Příručka k produktu GFI. Příručka ke klientu

Transkript

1 Příručka k produktu GFI Příručka ke klientu

2 Informace a obsah v tomto dokumentu slouží jen pro informační účely a jsou poskytovány, tak jak jsou, bez jakýchkoli dalších záruk, výslovných či implikovaných, mimo jiné implikovaných záruk obchodovatelnosti, vhodnosti pro určitý účel a neporušení zákona. Společnost GFI Software není zodpovědná za jakékoli škody, včetně jakýchkoli následných, které mohou být způsobeny použitím tohoto dokumentu. Informace jsou získávány z veřejně dostupných zdrojů. Přestože byla vyvinuta maximální snaha o zajištění přesnosti uvedených dat, společnost GFI nemůže poskytovat žádnou záruku na úplnost, přesnost, aktuálnost a adekvátnost informací v tomto dokumentu a není odpovědná za chyby tisku, neaktuálnost údajů ani chyby v textu. Společnost GFI neposkytuje žádnou výslovnou nebo implikovanou záruku a nepřebírá žádnou právní ani jinou odpovědnost za přesnost nebo úplnost informací obsažených v tomto dokumentu. Pokud se domníváte, že tento dokument obsahuje faktické chyby, kontaktujte nás. Vaše oznámení co nejdříve prověříme. Všechny názvy produktů a společností, které jsou zde uvedeny, mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Produkt GFI FaxMaker je chráněn autorskými právy společnosti GFI Software Development Ltd GFI Software Development Ltd. Všechna práva vyhrazena. Verze dokumentu: Datum poslední aktualizace (měsíc/den/rok): 9/25/2014

3 Obsah 1 Úvod O této příručce 4 2 Instalace klienta GFI FaxMaker Požadavky na systém Postup instalace Bezobslužná instalace 8 3 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker Online Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker Odesílání faxu přímo z formuláře faxové zprávy v aplikaci GFI FaxMaker Vytváření faxů v aplikaci Microsoft Outlook Vytvoření faxu pomocí poštovního klienta Možnosti odesílání faxu 13 4 Příjem faxů 15 5 Prohlížeč faxů GFI FaxMaker Správa faxů Úprava faxů 17 6 Použití formuláře pro faxovou zprávu GFI FaxMaker Adresář formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker Připojení k GFI FaxMaker Online 22 7 Rejstřík 24

4 1 Úvod Klient GFI FaxMaker je aplikace nainstalovaná v počítači uživatele, která slouží k odesílání faxů a zpráv SMS prostřednictvím serveru GFI FaxMaker Online. Faxy lze v závislosti na prostředí a instalaci aplikace odesílat různými způsoby. 1.1 O této příručce Tato příručka je určena pro uživatele klienta GFI FaxMaker a předpokládáme, že uživatelé mají základní znalosti o odesílání a příjmu ů pomocí poštovních klientů, jako například Microsoft Outlook. Předpokladem k používání klienta GFI FaxMaker je rovněž správné nastavení a fungování serveru GFI FaxMaker Online Termíny a konvence používané v této příručce Tabulka 1: Termíny a konvence používané v této příručce Termín > Podrobné pokyny popisující přístup k určité funkci. Tučný text Text kurzívou Kód Položky, které lze vybrat, například uzly, možnosti nabídek a tlačítka příkazů. Parametry a hodnoty, které je třeba nahradit odpovídající hodnotou, jako jsou například vlastní cesty a názvy souborů. Indikuje textové hodnoty, které je třeba zadat, například příkazy a adresy. GFI FaxMaker 1 Úvod 4

5 2 Instalace klienta GFI FaxMaker V této kapitole je popsán postup instalace klienta GFI FaxMaker na počítač uživatele. 2.1 Požadavky na systém Postup instalace Bezobslužná instalace Požadavky na systém Podporované operační systémy pro instalaci klienta GFI FaxMaker. Windows 8 & 8.1 Windows 7 Windows Vista Windows XP Windows Small Business Server 2003 Windows Server 2008 Standard nebo Enterprise Windows Server 2003 Standard nebo Enterprise 2.2 Postup instalace Důležité poznámky 1. Ověřte, zda počítač, na který instalujete klienta GFI FaxMaker, splňuje požadavky na systém. 2. Musíte být přihlášeni jako správce nebo pomocí účtu s oprávněními správce. 3. Uložte nevyřízené úlohy a zavřete všechny aplikace otevřené v počítači. Instalace 1. V klientském počítači spusťte instalační soubor. 2. Na úvodní obrazovce klikněte na tlačítko Další. GFI FaxMaker 2 Instalace klienta GFI FaxMaker 5

6 Snímek obrazovky 1: Volba typu faxového serveru 3. Vyberte software, který se bude používat k odesílání a příjmu faxů, a klikněte na tlačítko Další. Tabulka 2: Instalace klienta možnosti formuláře pro zprávu Typ serveru Server GFI FaxMaker GFI FaxMaker Online Tuto možnost nastavte, pokud organizace používá aplikaci GFI FaxMaker jako místní aplikaci k odesílání a příjmu faxů a zpráv SMS. Více informací najdete na stránkách: Tuto možnost vyberte, pokud organizace používá GFI FaxMaker Online k odesílání a příjmu faxů server. GFI FaxMaker Online je online řešení k odesílání faxů. Více informací najdete na stránkách: GFI FaxMaker 2 Instalace klienta GFI FaxMaker 6

7 Snímek obrazovky 2: ová adresa a přihlašovací údaje klientagfi FaxMaker Online 4. Zadejte ovou adresu tak, jak ji nakonfiguroval správce v klientovi GFI FaxMaker Online. Zadejte také přihlašovací údaje uživatele klienta GFI FaxMaker Online. Tyto údaje vám bude zaslány em, když váš správce vytvoří váš uživatelský účet GFI FaxMaker Online. Uživatelské jméno obvykle začíná písmeny MBX a po něm následuje dlouhé číslo. Pokud máte pochybnosti, klikněte na možnost Zapomenuté přihlašovací údaje, aby vám byl na nakonfigurovanou e- mailovou adresu zaslán s vaším uživatelským jménem a odkazem pro resetování hesla. Pokud nejsou přihlašovací údaje zadány během instalace, budete požádáni o jejich zadání při prvním načtení formuláře pro faxovou zprávu klienta GFI FaxMaker. Klikněte na tlačítko Další. 5. Kliknutím na tlačítko Další pokračujte v instalaci klienta GFI FaxMaker do výchozí složky. Pokud si přejete vybrat vlastní cestu, klikněte na tlačítko Procházet. 6. Kliknutím na tlačítko Další spusťte instalaci. POZNÁMKA Pokud se zobrazí upozornění ovladače tiskárny, klikněte na tlačítko umožňující v instalaci pokračovat. 7. Po dokončení instalace klikněte na tlačítko Dokončit. GFI FaxMaker 2 Instalace klienta GFI FaxMaker 7

8 2.3 Bezobslužná instalace Klienta GFI FaxMaker lze nainstalovat také bezobslužně. 1. Pomocí komprimačního nástroje (např. software Winrar) rozbalte instalační soubory klienta GFI FaxMaker. POZNÁMKA Dbejte na to, abyste rozbalili vhodnou 32- nebo 64bitovou verzi. 2. Ze seznamu rozbalených souborů přesuňte do počítače klienta soubor faxclient.msi. 3. Otevřete příkazový řádek a upravte adresář tak, aby obsahoval cestu k souboru faxclient.msi. 4. Zadejte příkaz msiexec /i /qb "faxclient.msi" následovaný požadovanými parametry: Tabulka 3: Parametry pro bezobslužnou instalaci klienta Akce Vyberte typ používaného serveru. Nastavení ové adresy klienta GFI FaxMaker Online Zadejte přihlašovací údaje pro ověřování GFI FaxMaker Online Určete typ faxové služby využívaný organizací: ONLINE=1 Přidáním tohoto parametru povolíte spolupráci klienta GFI FaxMaker se serverem GFI FaxMaker Online (online faxové řešení). POZNÁMKA: Pokud nastavíte hodnotu ONLINE=0, bude nainstalován klient GFI FaxMaker pro aplikacigfi FaxMaker (místní řešení). Kompatibilita se serverem GFI FaxMaker Online nebude zajištěna. Zadejte ovou adresu tak, jak ji nakonfiguroval správce na portálu pro správu klienta GFI FaxMaker Online. ONLINE =jan.novak@mojedomena.com Zadejte podrobnosti o účtu tak, jak jsou nakonfigurovány na portálu pro správu klienta GFI FaxMaker Online: ONLINEUSER=mojeuzivatelskejmeno Uživatelské jméno. Uživatelské jméno obvykle začíná písmeny MBX a po něm následuje dlouhé číslo. ONLINEPW=mojeheslo Nastavené heslo uživatele. Např.: msiexec /i /qb "faxclient.msi" ONLINE=1 ONLINE =jan.novak@mojedomena.com ONLINEUSER=mbx ONLINEPW=MyPa55w0rd GFI FaxMaker 2 Instalace klienta GFI FaxMaker 8

9 3 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker Online Fax lze odeslat třemi způsoby. Vyberte upřednostňovaný způsob odesílání faxů: GFI FaxMaker Ovladač tiskárny 1. Vytiskněte obsah na tiskárně GFI FaxMaker z libovolné aplikace, kterou zvolíte. Přejděte na položky Soubor > Tisk a vyberte možnost FAXmaker. 2. GFI FaxMaker Klient automaticky převede obsah na formát faxu. 3. Pomocí možností GFI FaxMaker Formulář pro faxovou zprávu určete příjemce faxu, předměte a text zprávy. 4. Fax odešlete kliknutím na tlačítko Poslat. Další informace Vytvořte novou ovou zprávu. 2. Do pole Komu přidejte číslo faxu příjemce ve formátu: číslofaxu@gfifax.com, například @gfifax.com. 3. Zadejte předmět. 4. Vyplňte text faxové zprávy. Ten se bude zobrazovat na titulní straně faxu. 5. Připojte obsah faxu. 6. Fax odešlete kliknutím na tlačítko Poslat. Další informace... GFI FaxMaker Formulář pro faxovou zprávu 1. Přejděte na položky Start > Programy > GFI FaxMaker Klient > GFI FaxMaker Formulář pro faxovou zprávu. 2. Do pole Komu zadejte číslo faxu příjemce. Případně vyberte příjemce v poli Adresář. 3. Přidejte předmět faxu. 4. Vyplňte text faxové zprávy. Ten se bude zobrazovat na titulní straně faxu. 5. Připojte obsah faxu. 6. Fax odešlete kliknutím na tlačítko Poslat. Další informace Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker Po instalaci klienta GFI FaxMaker bude na seznam tiskáren automaticky přidán ovladač tiskárny. Tento ovladač umožňuje uživatelům tisknout obsah k odeslání faxem. Postup: 1. Vytvořte obsah faxu v libovolné aplikaci, která umožňuje tisk. Můžete použít například aplikaci Microsoft Word, sadu účetních aplikací, systém pro správu obsahu nebo systém CRM. GFI FaxMaker 3 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker Online 9

10 Snímek obrazovky 3: Tisk pomocí ovladače tiskárny klienta FaxMaker 2. Vyberte obsah faxu a vytiskněte jej pomocí ovladače tiskárny klienta FaxMaker. Obsah je automaticky převeden na formát faxu (přípona *.fax) a připojen k formuláři pro zprávu klienta GFI FaxMaker. Určete příjemce faxu, předmět a zadejte zprávu pro uvedení na titulní straně faxu. 3.2 Odesílání faxu přímo z formuláře faxové zprávy v aplikaci GFI FaxMaker Klient GFI FaxMaker obsahuje formulář faxové zprávy sloužící k odesílání faxů. 1. Přejděte k možnostem Start > Programy > GFI FaxMaker Klient > GFI FaxMaker Formulář pro faxovou zprávu a načtěte formulář faxové zprávy klienta GFI FaxMaker. 2. Zadejte všechny parametry faxu, jako například příjemce, předmět a přílohu. Seznam možností dostupných ve formuláři faxové zprávy klienta GFI FaxMaker najdete v této příručce. Více informací najdete zde: Použití formuláře pro faxovou zprávu GFI FaxMaker (str. 19). 3. Odešlete fax kliknutím na tlačítko Poslat. GFI FaxMaker 3 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker Online 10

11 Snímek obrazovky 4: Vytvoření faxu ve formuláři faxové zprávy klienta GFI FaxMaker Důležitá poznámka: Při tomto způsobu jsou přílohy převáděny na serveru GFI FaxMaker Online. V takovém případě lze připojit pouze soubory takového typu, který je podporován serverem GFI FaxMaker Online. Více informací najdete zde: Možnosti odesílání faxu (str. 13). Proto doporučujeme převádět obsah do faxového formátu přímo v uživatelském zařízení. Více informací najdete zde: Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker (str. 9). 3.3 Vytváření faxů v aplikaci Microsoft Outlook Faxy lze odesílat přímo z aplikace Microsoft Outlook. Vytvořte novou ovou zprávu a zadejte podrobnosti o faxu, jako například příjemce, předmět a přílohu. Více informací najdete zde: Možnosti odesílání faxu (str. 13).. Odešlete fax kliknutím na tlačítko Poslat. GFI FaxMaker 3 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker Online 11

12 Snímek obrazovky 5: Odeslání faxu z aplikace Microsoft Outlook Důležitá poznámka: Při tomto způsobu jsou přílohy převáděny na serveru GFI FaxMaker Online. V takovém případě lze připojit pouze soubory takového typu, který je podporován serverem GFI FaxMaker Online. Více informací najdete zde: Možnosti odesílání faxu (str. 13). Proto doporučujeme převádět obsah do faxového formátu přímo v uživatelském zařízení. Více informací najdete zde: Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker (str. 9). 3.4 Vytvoření faxu pomocí poštovního klienta Faxy lze odesílat přímo z poštovního klienta. 1. Vytvořte novou ovou zprávu. 2. Do pole Komu zadejte fax příjemce, vyplňte předmět a připojte přílohu faxu. Více informací najdete zde: Možnosti odesílání faxu (str. 13).. 3. Odešlete fax kliknutím na tlačítko Poslat. GFI FaxMaker 3 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker Online 12

13 Důležitá poznámka: Při tomto způsobu jsou přílohy převáděny na serveru GFI FaxMaker Online. V takovém případě lze připojit pouze soubory takového typu, který je podporován serverem GFI FaxMaker Online. Více informací najdete zde: Možnosti odesílání faxu (str. 13). Proto doporučujeme převádět obsah do faxového formátu přímo v uživatelském zařízení. Více informací najdete zde: Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker (str. 9). 3.5 Možnosti odesílání faxu Pokud chcete, aby server GFI FaxMaker Online odesílal faxy některým z možných způsobů, je nutné nastavit následující parametry: Parametr Předmět Tělo e- mailu Příloha Pokud je nastaveno připojení předmětu na serveru GFI FaxMaker Online, bude předmět použit jako předmět faxu a zobrazí se na titulní straně. Pokud je nastaveno připojení těla u na serveru GFI FaxMaker Online, zobrazí se tělo u na titulní straně. Připojit lze až pět příloh podporovaného formátu. GFI FaxMaker Online přidá obsah příloh k faxu. Velikost všech příloh dohromady nesmí přesahovat 10 MB. Podporované typy souborů:.doc, DOCX Microsoft Word.XLS, XLSX Microsoft Excel.PPT, PPTX Microsoft PowerPoint.TIF/TIFF Tagged Image File Format.TXT prostý text.html Hypertext Markup Language.RTF Rich Text Format.PDF Adobe Portable Document Format.JPG obrázky JPEG.VSD kresby Visio.GIF Graphics Interchange Format POZNÁMKA: Při odesílání faxů tiskovým ovladačem klienta GFI FaxMaker jsou faxy převedeny do faxového formátu už v klientském zařízení, a ne až na serveru GFI FaxMaker Online. Díky tomu je možné odesílat i nepodporované typy souborů. Více informací najdete zde: Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker (str. 9). GFI FaxMaker 3 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker Online 13

14 Parametr Příjemce faxu Do pole Komu vyplňte číslo faxu příjemce. Číslo faxu musí obsahovat symbol mezinárodní předvolby +, předčíslí země a předčíslí oblasti. Tyto údaje je nutné uvést i v případě, že fax odesíláte vnitrostátně (např. z České republiky do České republiky). Číslo faxu nerozdělujte mezerami, spojovníky ani pomlčkami. Při odesílání faxů ovým klientem zadávejte číslo faxu ve tvaru: cislofaxu@gfifax.com. Řetězec cislofaxu nahraďte úplným faxovým číslem příjemce. V tomto tvaru můžete zadat až pět příjemců, přičemž jednotlivá čísla oddělte středníkem (;). Například: @gfifax.com; @gfifax.com; Příklad 1: Při odesílání faxu do České republiky na číslo použijte tvar : + je symbol mezinárodní předvolby. 420 je předčíslí České republiky je faxové číslo. Příklad 2: Při odeslání faxu příjemci sídlícímu ve Velké Británii, který má předčíslí oblasti a číslo , použijte tvar : + je symbol mezinárodní předvolby. 44 je předčíslí Velké Británie je předčíslí oblasti (při použití mezinárodní předvolby se vynechává počáteční číslice 0) je číslo faxu. Příklad 3: Odeslání faxu z města ve Spojených státech amerických příjemci sídlícímu ve stejném městě. Jeho předčíslí oblasti/města je 718 a jeho číslo je V takovém případě použijte tvar : + je symbol mezinárodní předvolby (nutné vyplnit i v případě faxu odesílaného do stejného města). 1 je předčíslí USA. 718 je předčíslí oblasti/města je číslo faxu příjemce. GFI FaxMaker 3 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker Online 14

15 4 Příjem faxů Všechny příchozí faxy jsou ukládány do vaší poštovní schránky jako y s předmětem Nový fax přijatý od: <číslo faxu>. Informace o faxu jsou obsaženy v těle ové zprávy. Dvojitým kliknutím na přílohu zobrazíte obsah přijatého faxu. GFI FaxMaker 4 Příjem faxů 15

16 5 Prohlížeč faxů GFI FaxMaker Prohlížeč faxů GFI FaxMaker umožňuje správu souborů faxů (*.fax) a jejich prohlížení, úpravu, tisk a ukládání. Spusťte prohlížeč faxů GFI FaxMaker pomocí možností Start > Programy > GFI FaxMaker Klient > GFI FaxMaker Prohlížeč nebo dvojitým kliknutím na soubor faxu (*.fax). Snímek obrazovky 6: Fax načtený v prohlížeči faxů GFI FaxMaker Možnosti prohlížeče faxů GFI FaxMaker: 5.1 Správa faxů Úprava faxů Správa faxů Následující tabulka obsahuje funkce správy faxů v prohlížeči faxů GFI FaxMaker. GFI FaxMaker 5 Prohlížeč faxů GFI FaxMaker 16

17 Tabulka 4: Správa faxů v prohlížeči faxůgfi FaxMaker Funkce Zobrazení faxů Uložení faxu Tisk faxu Vytvoření faxu Lupa Procházení stránek Dvojitým kliknutím na souboru faxu (*.fax) zobrazíte fax v prohlížeči faxů GFI FaxMaker. Přejděte k možnostem Soubor > Uložit jako... Určete umístění, název souboru a příponu. Přejděte k možnostem Soubor > Tisk a vyberte tiskárnu. Nakonfigurujte možnosti tisku pomocí možností Soubor > Nastavení tisku... Přejděte k možnostem Soubor > Nový... Otevře se list nového faxu. POZNÁMKA: Doporučujeme faxy vytvářet v jiném nástroji a převést je na faxový formát vytisknutím obsahu pomocí ovladače tiskárny klienta GFI FaxMaker. Více informací najdete zde: Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker (str. 9). Vyberte v nabídce Lupa úroveň zvětšení/zmenšení zobrazeného obsahu faxu. K dispozici je několik možnosti změny měřítka, například zvětšení, zmenšení, přizpůsobení na šířku nebo výšku okna nebo změna měřítka podle určitého procenta nebo poměru. Pokud fax obsahuje více stránek, můžete je procházet. V nabídce Stránka vyberte možnost Další stránka nebo Předchozí stránka, chcete-li přejít na další nebo předchozí stránku. Klikněte na možnosti Stránka > Jdi na stránku a zobrazte stránku podle čísla. Případně stránku, na kterou chcete přejít, vyberte pomocí panelu Nástroje stránek. Panely nástrojů Zobrazení náhledu faxu Informace o stránce Také můžete zobrazit všechny stránky jako miniatury. Přejděte k možnostem Zobrazení > Zobrazení náhledů. Dvojitým kliknutím zobrazíte stránku. Pomocí nabídky Zobrazení můžete skrýt nebo zobrazit panely nástrojů. Panely nástrojů poskytují rychlý přístup k různým funkcím. Po úpravě můžete fax zobrazit tak, jak bude vypadat při odeslání v černobílém formátu. Přejděte k možnostem > Černobílý náhled. Chcete-li náhled zavřít a pokračovat v úpravě faxu, přejděte k možnostem > Ukázat. Pomocí možností Zobrazení > Informace o obrázku... načtěte informace o aktuální stránce. 5.2 Úprava faxů Následující tabulka obsahuje funkce pro úpravu faxů v prohlížeči faxů klienta GFI FaxMaker. Tabulka 5: Úprava faxů v prohlížeči faxůgfi FaxMaker Funkce Otočení stránky Vyberte nabídku Stránka a potom tyto možnosti: Otočit doleva otočí stránku o 90 stupňů proti směru hodinových ručiček. Otočit doprava otočí stránku o 90 stupňů po směru hodinových ručiček. Odstranění obsahu Skrytí obsahu Převrátit otočí stránku o 180 stupňů. Přejděte k možnostem > Guma a vyberte oblast k vymazání. Tato funkce skryje citlivé informace před odesláním faxu. Přejděte k možnostem > Kurzor pro výběr a vyberte oblast, kterou chcete skrýt. Výběrem možností Upravit > Začernit oblast vybranou oblast skryjete. GFI FaxMaker 5 Prohlížeč faxů GFI FaxMaker 17

18 Funkce Vkládání tvarů Pomocí panelu nástrojů Nástroje popisků nebo nabídky lze vložit řadu tvarů: Obdélník Kružnice Čáry pomocí myši můžete vložit čáru a nastavit její velikost. Pomocí panelu nástrojů Styl čáry nastavte tloušťku čáry. Barvy tvarů Vložení textu Změna velikosti tvarů Zarovnání obsahu Šipky pomocí panelu nástrojů Styl čáry vyberte požadovaný styl šipky. Vybraný styl šipky bude automaticky přidán při vložení nové čáry. Pomocí nástroje pro výběr ( > Nástroj výběr) můžete vybrat tvary. Pomocí panelu nástrojů Nástroje barev/odstínů můžete vybrat požadovanou barvu. POZNÁMKA: Barvy budou převedeny na odstíny šedé při uložení souboru faxu. Přejděte k možnostem > Napsaný text. Pomocí myši vložte textové pole a nastavte jeho velikost. Zadejte text. Text lze naformátovat pomocí panelu nástrojů Nástroje formátování. Pomocí nástroje pro výběr ( > Nástroj výběr) vyberte tvar, jehož velikost chcete změnit. Pomocí myši změňte velikost tvaru. Pomocí nástroje Nástroj výběr vyberte jeden či více objektů a pomocí panelu nástrojů Nástroje zarovnání nastavte následující vlastnosti týkající se umístění: Zarovnat vlevo / vpravo / nahoru / dolů / na střed zarovná jeden a více tvarů na jednu stranu nebo na střed. Tvary budou zarovnány podle prvního vybraného tvaru. Posunout dopředu pokud je na faxu více tvarů, tato funkce přenese vybraný tvar před ostatní tvary. Vkládání obrázků nebo razítek Invertované barvy Vylepšení obrazu Zvýraznění obsahu Poslat na konec pokud je na faxu více tvarů, tato funkce přenese vybraný tvar za ostatní tvary. Přejděte k možnostem > Razítka. Vyberte požadovaný tvar a klikněte na možnost Přijmout. Ve výchozím nastavení GFI FaxMaker obsahuje řadu běžně používaných razítek. Kliknutím na Přidat můžete přidat na seznam razítek další obrázky. Obrázek musí být ve formátu *.bmp. Pomocí možností Stránka > Invertovat můžete invertovat všechny barvy faxu. Soubory faxu nemohou obsahovat barvy. Pomocí funkce pro vylepšení obrazu můžete určit úroveň jasu, se kterou mají být barevné tvary uloženy. Přejděte k možnostem Zobrazení > Vylepšení obrázku a vyberte úroveň jasu, ve které má být fax uložen. Přejděte k možnostem > Zvýrazňovač a myší vložte zvýrazněný obdélník. GFI FaxMaker 5 Prohlížeč faxů GFI FaxMaker 18

19 6 Použití formuláře pro faxovou zprávu GFI FaxMaker Formulář faxové zprávy klienta GFI FaxMaker nabízí pro odesílání faxů řadu možností. Snímek obrazovky 7: Vytvoření faxu ve formuláři faxové zprávy klienta GFI FaxMaker Tabulka 6: GFI FaxMaker Možnosti formuláře pro faxovou zprávu Možnost Vytvoření nové faxové zprávy Příjemci faxu Příjemci v poli Kopie Předmět Faxová zpráva Příloha Podpis Přejděte k možnostem Start > Programy > GFI FaxMaker Klient > GFI FaxMaker Formulář pro faxovou zprávu. Do textového pole Komu zadejte faxové číslo jednoho nebo více příjemců. Případně klikněte na možnost Komu a vložte příjemce z adresáře. Zadejte jedno nebo více faxových čísel příjemců pro přidání do pole Kopie. Případně klikněte na možnost Kopie a vložte příjemce z adresáře. Zadejte předmět faxu do pole Předmět. Text bude vložen na titulní stranu faxu. Zadejte do textové oblasti formuláře zprávu. Text bude vložen na titulní stranu faxu. Klikněte na tlačítko Soubor... nebo přejděte k možnostem Vložení > Přiložený soubor... a vyberte přílohu faxu. POZNÁMKA: Tento způsob přenosu převádí faxy do faxového formátu (*.fax) na serveru GFI FaxMaker. Server GFI FaxMaker nedokáže převádět faxy odeslané ve formátech nebo s použitím písem, které nejsou ve faxovém serveru nainstalovány. Proto doporučujeme převádět obsah do faxového formátu přímo v uživatelském zařízení. Více informací najdete zde: Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker (str. 9). Připojení podpisu ke všem faxům: 1. Klikněte na tlačítko Možnosti. 2. Na kartě Formát vyberte možnost Připojit podpis. 3. Klikněte na možnost Upravit podpis... a zadejte nebo upravte podpis. 4. Klikněte na tlačítko OK. 5. Zavřete a znovu otevřete formulář faxové zprávy klienta GFI FaxMaker. GFI FaxMaker 6 Použití formuláře pro faxovou zprávu GFI FaxMaker 19

20 Možnost Titulní strana POZNÁMKA: Vlastní titulní stranu lze nakonfigurovat pouze v případě, že se klient GFI FaxMaker připojuje k GFI FaxMaker Online pomocí protokolu HTTPS. V režimu SMTP se použije výchozí titulní strana nakonfigurovaná správcem GFI FaxMaker Online. Více informací najdete zde: Připojení k GFI FaxMaker Online (str. 22). Povolte, aby titulní strany obsahovaly titulní stranu faxu. 1. Klikněte na tlačítko Možnosti. 2. Na kartě Formát vyberte možnost Poslat titulní stranu. 3. Určete, jaká titulní strana se má použít: Výchozí titulní strana: Chcete-li použít výchozí titulní stranu nakonfigurovanou správcem, ponechejte pole Název titulní strany prázdné. Vlastní titulní strana: Vyberte název požadované titulní strany. 4. Klikněte na tlačítko OK. Po přidání veškerého obsahu a konfiguraci nastavení můžete fax odeslat kliknutím na tlačítko Poslat. 6.1 Adresář formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker Adresář klienta GFI FaxMaker slouží k ukládání a správě seznamu příjemců a dalších údajů o kontaktech. DŮLEŽITÉ Zkontrolujte, zda všechna faxová čísla v adresáři splňují požadavky na formát kladené serverem GFI FaxMaker Online. Více informací najdete zde: Příjemce faxu (str. 14).. POZNÁMKA Při použití aplikace Microsoft Outlook můžete kontakty používat a spravovat přímo z adresáře aplikace Microsoft Outlook. Kliknutím na možnosti Vložení > Příjemci z kontaktů Outlooku... otevřete adresář aplikace Microsoft Outlook. Načtěte adresář klienta GFI FaxMaker pomocí možností Vložení > Příjemci z adresáře FaxMaker... GFI FaxMaker 6 Použití formuláře pro faxovou zprávu GFI FaxMaker 20

21 Snímek obrazovky 8: Adresář klienta GFI FaxMaker Adresář klienta GFI FaxMaker obsahuje: Adresáře pro ukládání kontaktů a skupin. Lze vytvořit více adresářů. Skupiny kontakty lze řadit do skupin. Skupiny můžete použít k rozesílání faxů všem kontaktům v rámci skupiny. Jednotliví příjemci jeden kontakt v adresáři obsahující podrobnosti o daném příjemci. Adresáře Tabulka 7: Správa adresářů Funkce Vytvoření nového adresáře Odstranění adresáře Export adresáře 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker klikněte na tlačítko Možnosti a vyberte možnost Nový adresář. 2. Vyplňte pole Název adresáře. 3. Chcete-li vytvořit sdílený adresář, vyberte možnost Globální adresář. 4. Klikněte na tlačítko OK. 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte adresář, který chcete odstranit. 2. Vyberte položky Možnosti > Odstranit adresář. 3 Akci potvrďte kliknutím na tlačítko Ano. Kontakty v adresáři lze exportovat do souboru s položkami oddělenými čárkou. 1. Vyberte záznamy určené k exportu. Stisknutím a přidržením klávesy Shift vyberete více příjemců. 2. Klikněte na možnosti Možnosti > Exportovat do ASCII souboru. 3. Vyberte složku a určete název souboru ascii. 4. Klikněte na tlačítko Uložit. GFI FaxMaker 6 Použití formuláře pro faxovou zprávu GFI FaxMaker 21

22 Funkce Import adresáře Skupiny Tabulka 8: Správa skupin Funkce Přidání skupiny Zobrazení kontaktů ve skupinách Odstranění skupiny Odeslání faxu skupině Kontakty lze importovat ze souboru TXT s položkami oddělenými čárkou. Každý záznam musí být na samostatném řádku a v následujícím formátu: Jméno, Příjmení, Společnost, Oddělení, ová adresa, Číslo faxu, Telefonní číslo POZNÁMKA: Pole musí být zahrnuto, i když je prázdné. Zadejte dvojité uvozovky ("") a potom čárku. 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte adresář, do kterého chcete importované kontakty uložit. 2. Klikněte na možnosti Možnosti > Importovat z ASCII souboru Vyberte soubor určený k importu a klikněte na možnost Otevřít. 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte příjemce, které chcete přidat do skupiny. Stisknutím a přidržením klávesy Shift vyberete více příjemců. 2. Klikněte na tlačítko Možnosti a vyberte možnost Přidat do skupiny Vyberte stávající skupinu nebo zadejte název nové skupiny. 4. Klikněte na tlačítko OK. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte v rozevíracím seznamu Aktuální skupina skupinu, jejíž kontakty chcete zobrazit. V zobrazovací oblasti se objeví kontakty dané skupiny. Odstranění skupiny a všech kontaktů v této skupině: 1. V rozevíracím seznamu Aktuální skupina vyberte skupinu, kterou chcete odstranit. 2. Klikněte na tlačítko Odstranit. 3. Klikněte na tlačítko Ano. Odeslání faxu všem kontaktům ve skupině: 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte v rozevíracím seznamu Aktuální skupina požadovanou skupinu. 2. Klikněte na tlačítko OK. 3. Všichni členové skupiny budou automaticky přidáni na seznam příjemců faxu. Jednotliví příjemci Tabulka 9: Správa jednotlivých příjemců Funkce Přidání nového příjemce 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte adresář a skupinu pro vytvoření nového příjemce. 2. Klikněte na tlačítko Přidat. 3. Zadejte podrobnosti o příjemci. 4. Klikněte na tlačítko OK. Upravit 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte uživatele, kterého chcete upravit. 2. Klikněte na tlačítko Upravit Upravte podrobnosti o příjemci a klikněte na tlačítko OK. Odstranit 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte uživatele, kterého chcete odebrat. 2. Klikněte na tlačítko Odstranit. 3. Klikněte na tlačítko Ano. 6.2 Připojení k GFI FaxMaker Online Klient GFI FaxMaker nabízí různé způsoby připojování a ověřování pomocí klientagfi FaxMaker Online při odesílání faxů zejména prostřednictvím protokolů HTTPS nebo SMTP. Ve formuláři GFI FaxMaker Faxová zpráva klikněte na Možnosti a nakonfigurujte nastavení připojení. GFI FaxMaker 6 Použití formuláře pro faxovou zprávu GFI FaxMaker 22

23 Zadejte ovou adresu. Zadaná ová adresa musí odpovídat adrese uživatele, kterou nakonfiguroval správce v části GFI FaxMaker Online. Pokud máte pochybnosti, obraťte se na správce GFI FaxMaker Online, který může identifikovat vaši ovou adresu přímo z konzole pro správu GFI FaxMaker Online. V poli Typ připojení vyberte způsob připojení: HTTPS (doporučuje se) (SMTP) Toto je doporučený přístup, kde se připojení provádí přes zabezpečené internetové připojení. Zadejte uživatelské jméno a heslo pro GFI FaxMaker Online. Tyto údaje vám bude zaslány em, když váš správce vytvoří váš uživatelský účet. Uživatelské jméno obvykle začíná písmeny MBX a po něm následuje dlouhé číslo. Pokud máte pochybnosti, klikněte na možnost Zapomenuté přihlašovací údaje, aby vám bylo zasláno uživatelské jméno a heslo na ovou adresu nakonfigurovanou v poli ová adresa. Faxy se do aplikace GFI FaxMaker Online odesílají přes protokol SMTP (formát u) pomocí poštovního serveru. Pokud používáte poštovní server GFI FaxMaker Online, není potřeba žádná další konfigurace. Pokud používáte Vlastní poštovní serveru, budou y směrovány na GFI FaxMaker Online přes vlastní poštovní server. Zadejte podrobnosti o poštovním serveru: Název/IP adresa poštovního serveru: FQDN nebo IP adresa poštovního serveru. Port: Port SMTP, který je ve výchozím nastavení 25 nebo 465 při použití protokolu SSL. SSL: Tuto možnost vyberte v případě, že poštovní server vyžaduje k odeslání u zabezpečené připojení. Vyžaduje ověřování: Tuto možnost vyberte v případě, že poštovní server vyžaduje ověření. Zadejte uživatelské jméno a heslo pro . Pokud poštovní server vyžaduje použití možnosti Zabezpečené ověřování heslem, vyberte ji. Snímek obrazovky 9: Připojení k GFI FaxMaker Online prostřednictvím protokolu HTTPS GFI FaxMaker 6 Použití formuláře pro faxovou zprávu GFI FaxMaker 23