Aplikace Microsoft Office Outlook 2003 se součástí Business Contact Manager

Transkript

1 Aplikace Microsoft Office Outlook 2003 se součástí Business Contact Manager Tipy a triky

2 Obsah Tento dokument obsahuje tipy a triky, které vám pomohou maximalizovat produktivitu při používání aplikace Outlook 2003 se součástí Business Contact Manager. Nastavení pracovního prostředí...3 Změna zobrazení v navigačním podokně...3 Vlastní nastavení navigačního podokna...3 Práce se záznamy klientů, obchodních kontaktů a prodejních příležitostí...3 Přesunutí více kontaktů současně z aplikace Outlook do aplikace Business Contact Manager...3 Sledování položek a souborů v záznamech klientů, obchodních kontaktů nebo prodejních příležitostí...4 Správa duplicitních záznamů klientů nebo obchodních kontaktů...4 Správa záznamů klienta nebo obchodního kontaktu u klienta s více pobočkami...4 Odstranění obchodní poznámky z historie záznamu...5 Tisk sestav a záznamů aplikace Business Contact Manager pro plánovací kalendář...6 Práce s položkami historie...6 Třídění úkolů podle termínu splnění...6 Seskupování a tisk úkolů...6 Zrušení propojení položek historie...7 Zachování propojených položek při odstranění záznamu obchodního kontaktu...7 Odstranění položky historie...8 Zrušení seskupení položek historie...8 Vyhledání nepropojené položky historie...8 Záznam o telefonním hovoru uskutečněném pomocí telefonu aplikace Microsoft Office Outlook Zobrazení informací...9 Úprava zobrazení pomocí polí záznamů Klient a Obchodní kontakt...9 Vytvoření přizpůsobených zobrazení...9 Použití filtrů v sestavách Strana 2

3 Nastavení pracovního prostředí Změna zobrazení v navigačním podokně Zobrazení měňte v Navigačním podokně místo v nabídce Zobrazit na panelu nástrojů Standardní. Jednotlivá zobrazení v navigačním podokně 1. V nabídce Zobrazení vyberte klepnutím položku Navigační podokno. 2. V nabídce Zobrazit přejděte na příkaz Uspořádat podle a klepněte na příkaz Zobrazit zobrazení v navigačním podokně. Změna zobrazení v navigačním podokně Ve skupinovém rámečku Aktuální zobrazení v navigačním podokně vyberte klepnutím příslušné zobrazení. Vlastní nastavení navigačního podokna Můžete snadno změnit tlačítka, která se zobrazí v navigačním podokně (sloupec na levé straně okna aplikace Outlook), a změnit pořadí jejich zobrazení. 1. V navigačním podokně klepněte pravým tlačítkem myši na libovolné tlačítko (například Úkoly nebo Kontakty). 2. V místní nabídce klepněte na příkaz Možnosti navigačního podokna. 3. V dialogovém okně Možnosti navigačního podokna vyberte tlačítka, která se mají v navigačním podokně zobrazit. 4. Chcete-li změnit pořadí zobrazení tlačítek, vyberte tlačítko a potom klepněte na tlačítko Nahoru nebo Dolů. Práce se záznamy klientů, obchodních kontaktů a prodejních příležitostí Přesunutí více kontaktů současně z aplikace Outlook do aplikace Business Contact Manager Nejrychlejším způsobem přesunutí kontaktů z aplikace Microsoft Office Outlook 2003 do aplikace Business Contact Manager je jejich přetažení z aplikace Outlook do složky Klienti nebo Obchodní kontakty. 1. V navigačním podokně rozbalte v podokně Seznam složek složku Business Contact Manager klepnutím na znaménko plus vedle této složky. Strana 3

4 2. V nabídce Přejít klepněte na příkaz Kontakty. 3. Klepněte na složku kontaktů aplikace Outlook, ze které chcete kopírovat. 4. Postupujte některým z následujících způsobů: Chcete-li vybrat více kontaktů, které jsou zobrazeny za sebou, vyberte první kontakt, stiskněte klávesu Shift a vyberte poslední kontakt. Jestliže chcete vybrat více kontaktů, které nejsou zobrazeny za sebou, vyberte první kontakt, stiskněte klávesu Ctrl a vyberte zbývající kontakty. 5. Postupujte některým z následujících způsobů: Chcete-li vybrané kontakty zkopírovat, přetáhněte je z okna aplikace Outlook do příslušné složky v podokně Seznam složek. Jestliže chcete vybrané kontakty přesunout, klepněte pravým tlačítkem myši na některý z vybraných kontaktů, přetáhněte kontakt do příslušné složky v podokně Seznam složek a v místní nabídce klepněte na příkaz Přesunout. Sledování položek a souborů v záznamech klientů, obchodních kontaktů nebo prodejních příležitostí Propojením položek a souborů se záznamy můžete sledovat všechny položky a soubory vztahující se k danému záznamu. 1. V nabídce Obchodní nástroje klepněte na příkaz Klienti, Obchodní kontakty nebo Příležitosti. 2. Poklepejte na záznam, který chcete zobrazit. 3. Na kartě Obecné se zobrazí položky v protokolu historie. Správa duplicitních záznamů klientů nebo obchodních kontaktů Jestliže uložíte záznam klienta nebo obchodního kontaktu a tento záznam buď obsahuje stejnou adresu nebo má stejný název jako již existující záznam, budete požádáni, abyste vybrali jednu z následujících možností: Přidat nový záznam do složky Klienti. Záznam bude obsahovat stejné jméno jako existující záznam klienta. Chcete-li tyto dva kontakty od sebe odlišit, přidejte k jednomu ze záznamů identifikátor. Aktualizovat existující záznam přidáním novějších informací z nově vytvořeného záznamu klienta nebo obchodního kontaktu k existujícímu záznamu. Jestliže zvolíte aktualizaci existujícího záznamu, aplikace Business Contact Manager uloží kopii původního záznamu do složky Odstraněná pošta. Správa záznamů klienta nebo obchodního kontaktu u klienta s více pobočkami Strana 4

5 Jestliže obchodujete s klientem, který má více poboček, můžete propojit obchodní kontakty z jednotlivých poboček s jedním záznamem klienta nebo vytvořit samostatné klientské záznamy v jednotlivých pobočkách a přidělit každému záznamu identifikátor. Můžete například pojmenovat každý záznam podle města, ve kterém je pobočka umístěna. Propojení záznamu obchodního kontaktu se záznamem klienta 1. V nabídce Obchodní nástroje klepněte na příkaz Klienti. 2. Poklepejte na záznam klienta, ke kterému chcete přidat obchodní kontakt. 3. Ve skupinovém rámečku Obchodní kontakty klepněte na tlačítko Přidat a proveďte některou z následujících akcí: Klepněte na položku Přidat existující kontakt a pokračujte podle pokynů v dialogovém okně. Klepněte na položku Vytvořit nový kontakt, v dialogovém okně Vytvořit obchodní kontakt zadejte jméno a klepněte na tlačítko OK. Automatické propojení zpráv elektronické pošty se záznamy klientů a obchodních kontaktů Změnou předvoleb propojování zpráv elektronické pošty je možné určit, které příchozí zprávy elektronické pošty budou automaticky propojovány s historií záznamu klienta nebo obchodního kontaktu. 1. V nabídce Obchodní nástroje klepněte na příkaz Propojit Postupujte podle pokynů v dialogovém okně Propojit automaticky. Potřebujete-li pomoc při zadávání informací na některé stránce dialogového okna Propojit automaticky, klepněte na příslušné stránce na ikonu Nápověda. Odstranění obchodní poznámky z historie záznamu Jestliže obchodní poznámku odeberete z historie záznamu, odstraní ji aplikace Business Contact Manager automaticky ze složky Historie obchodního vztahu. Pokud chcete přesunout obchodní poznámku z jednoho záznamu do jiného, je nutné poznámku propojit s druhým záznamem před jejím odebráním z prvního záznamu. 1. V nabídce Obchodní nástroje klepněte na příkaz Klienti, Obchodní kontakty nebo Příležitosti. 2. Poklepejte na záznam obsahující obchodní poznámku, kterou chcete přesunout. 3. V protokolu historie záznamu poklepejte na obchodní poznámku, kterou chcete přesunout. 4. Do pole Propojit s historií na panelu nástrojů Business Contact Manager zadejte typ záznamu, se kterým chcete obchodní poznámku propojit. 5. U seznamu Jméno proveďte jeden z následujících kroků: Chcete-li vybrat jeden záznam, klepněte na šipku. Strana 5

6 Jestliže chcete vybrat více záznamů, klepněte na tlačítko Seznam záznamů. 6. Klepněte na tlačítko Uložit a zavřít. Tisk sestav a záznamů aplikace Business Contact Manager pro plánovací kalendář Z aplikace Business Contact Manager můžete vytisknout stránky, které se hodí do vašeho plánovacího kalendáře. 1. V sestavě nebo ve formuláři Klient, Obchodní kontakt nebo Příležitost klepněte v nabídce Soubor na příkaz Tisk. 2. V dialogovém okně Tisk klepněte na tlačítko Vzhled stránky a klepněte na kartu Papír. 3. V seznamu Typ klepněte na položku Vlastní. 4. V seznamu Velikost klepněte na formát papíru, na který chcete tisknout. 5. Klepněte na tlačítko Tisk. Práce s položkami historie Třídění úkolů podle termínu splnění Setříděním úkolů podle termínu splnění uvidíte, kterým z nich musíte věnovat pozornost nejdříve. 1. V nabídce Přejít klepněte na příkaz Úkoly. 2. V podokně úkolů klepněte na záhlaví Termín splnění. Nejnovější úkoly se v seznamu zobrazí jako první. Chcete-li zobrazit nejdříve nejstarší úkoly, klepněte v horní části sloupce Termín splnění na záhlaví Termín splnění. Seskupování a tisk úkolů Seskupte a vytiskněte všechny úkoly, které musíte dokončit v určitém časovém úseku. Jestliže například odjíždíte na služební cestu, můžete úkoly pro tuto cestu seskupit tak, že vytvoříte novou kategorii pro služební cestu a přiřadíte ji ke všem úkolům, které pro tuto cestu vytvoříte. Vytvoření nové kategorie úkolů 1. V nabídce Úpravy klepněte na příkaz Kategorie. 2. V dialogovém okně Kategorie klepněte na tlačítko Seznam hlavních kategorií. 3. Do pole Nová kategorie zadejte název kategorie a klepněte na tlačítko Přidat. Poté, co přiřadíte kategorii všem úkolům týkajícím se cesty, můžete úkoly seskupit podle kategorie a vytisknout. Strana 6

7 Seskupení a tisk seznamu úkolů 1. V nabídce Přejít klepněte na příkaz Úkoly. 2. V nabídce Zobrazit přejděte na příkaz Uspořádat podle, přejděte na příkaz Aktuální zobrazení a klepněte na příkaz Podle kategorie. 3. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Tisk. Zrušení propojení položek historie Položky historie musí být propojeny se záznamem klienta, obchodního kontaktu nebo příležitosti. Chcete-li změnit záznam, se kterým je položka historie propojena, nejdříve propojte položku historie s jiným záznamem a pak zrušte její propojení s původním záznamem. 1. V nabídce Obchodní nástroje klepněte na příkaz Klienti, Obchodní kontakty nebo Příležitosti. 2. Poklepejte na záznam obsahující položku historie, kterou chcete přesunout. 3. V protokolu historie záznamu poklepejte na položku historie, kterou chcete přesunout. 4. V poli Propojit s historií na panelu nástrojů Business Contact Manager vyberte typ záznamu, se kterým chcete položku historie propojit. 5. U seznamu Jméno proveďte jeden z následujících kroků: Chcete-li vybrat jeden záznam, klepněte na šipku. Jestliže chcete vybrat více záznamů, klepněte na tlačítko Seznam záznamů. 6. Klepněte na tlačítko Uložit a zavřít. Zachování propojených položek při odstranění záznamu obchodního kontaktu Při odstranění záznamu obchodního kontaktu odstraní aplikace Business Contact Manager všechny záznamy příležitostí a položky historie, které jsou s tímto záznamem obchodního kontaktu propojeny. Pokud chcete propojené záznamy a položky historie zachovat, je třeba před odstraněním obchodního kontaktu propojit jednotlivé položky historie s jiným záznamem. 1. V nabídce Obchodní nástroje klepněte na příkaz Klienti, Obchodní kontakty nebo Příležitosti. 2. Poklepejte na záznam obsahující položku historie, kterou chcete přesunout. 3. V protokolu historie záznamu poklepejte na položku historie, kterou chcete přesunout. 4. V poli Propojit s historií na panelu nástrojů Business Contact Manager vyberte typ záznamu, se kterým chcete položku historie propojit. 5. U seznamu Jméno proveďte jeden z následujících kroků: Chcete-li vybrat jeden záznam, klepněte na šipku. Jestliže chcete vybrat více záznamů, klepněte na tlačítko Seznam záznamů. 6. Klepněte na tlačítko Uložit a zavřít. Strana 7

8 Odstranění položky historie Pokud odstraníte položku historie, zůstane propojení se záznamem zachováno, v protokolu historie se však nezobrazí. Jestliže soubor ze složky Odstraněná pošta obnovíte, můžete jej zobrazit v záznamu, se kterým byl původně propojen. Položky historie propojené s více záznamy jsou ve složce Historie obchodního vztahu uvedeny vícekrát. Při odstranění položky historie s více záznamy se zbývající položky historie i nadále zobrazí ve složce Historie obchodního vztahu. Poznámka: Názvy záznamů, s nimiž je položka propojena, se zobrazí ve sloupci Nadřazená položka ve složce Historie obchodního vztahu. Zrušení seskupení položek historie Seskupení položek historie můžete kdykoli zrušit odstraněním zaškrtnutí vedle příkazu Zobrazit ve skupinách. Zrušení zaškrtnutí vedle příkazu Zobrazit ve skupinách V nabídce Zobrazit přejděte na příkaz Uspořádat podle a klepnutím zrušte výběr příkazu Zobrazit ve skupinách. Vyhledání nepropojené položky historie Jestliže je zrušeno propojení položky historie s nadřazeným záznamem (například při odstranění záznamu), zůstává položka v počítači. Nepropojené položky historie jsou uloženy v následujících umístěních: Nepropojené položky kalendáře a zprávy elektronické pošty zůstávají v původním umístění v rámci aplikace Outlook. Nepropojené obchodní poznámky a zápisy o telefonních hovorech jsou uloženy ve složce Odstraněná pošta. Nepropojené soubory, například dokumenty aplikací Excel nebo Word, zůstávají v původním umístění na pevném disku nebo v síti. Záznam o telefonním hovoru uskutečněném pomocí telefonu aplikace Microsoft Office Outlook 2003 Chcete-li sledovat hovor uskutečněný pomocí telefonu aplikace Microsoft Office Outlook 2003, zaznamenejte podrobnosti o rozhovoru do formuláře Zápis o telefonním hovoru aplikace Business Contact Manager. Otevření zápisu o telefonním hovoru Postupujte některým z následujících způsobů: Strana 8

9 o Chcete-li otevřít zápis o telefonním hovoru ze záznamu klienta nebo obchodního kontaktu, klepněte na tlačítko Přidat vedle položky Protokol historie a poté klepněte na příkaz Zápis o telefonním hovoru. o Jestliže chcete otevřít zápis o telefonním hovoru z panelu nástrojů Standardní, klepněte na šipku vedle seznamu Nový a poté klepněte na příkaz Zápis o telefonním hovoru. Zobrazení informací Úprava zobrazení pomocí polí záznamů Klient a Obchodní kontakt Pomocí možnosti Vlastní nastavení aktuálního zobrazení v nabídce Zobrazit můžete zpřístupnit pole v záznamech Klient a Obchodní kontakt a použít je k přizpůsobení zobrazení. Po přidání polí do dialogového okna Přizpůsobit zobrazení je můžete použít k úpravě libovolného zobrazení, když je vyberete ze seznamu Dostupná pole vybrat z v dialogovém okně Zobrazit pole. Zpřístupnění polí záznamu Klient nebo Obchodní kontakt k úpravě zobrazení 1. V nabídce Zobrazit přejděte na příkaz Uspořádat podle, přejděte na příkaz Aktuální zobrazení a klepněte na příkaz Vlastní nastavení aktuálního zobrazení. 2. V dialogovém okně Přizpůsobit zobrazení klepněte na tlačítko Pole. 3. V dialogovém okně Zobrazit pole vyberte v seznamu Dostupná pole vybrat z položku Formuláře. 4. V dialogovém okně Zvolte formuláře organizace pro tuto složku vyberte možnost Osobní formuláře. 5. Klepněte na možnost Klient nebo Obchodní kontakt a klepněte na tlačítko Přidat, aby se v seznamu Vybrané formuláře zobrazila položka Klient nebo Obchodní kontakt. Klepněte na tlačítko Zavřít. 6. V dialogovém okně Zobrazit pole vyberte v seznamu Dostupná pole vybrat z položku Klient nebo Obchodní kontakt. Vytvoření přizpůsobených zobrazení Chcete-li seskupit informace přehledněji, můžete přizpůsobit výchozí zobrazení aplikace Business Contact Manager nebo vytvořit nová, odpovídající vašim potřebám. Úprava výchozího zobrazení 1. V nabídce Zobrazit přejděte na příkaz Uspořádat podle, přejděte na příkaz Aktuální zobrazení a klepněte na zobrazení, které chcete změnit. Strana 9

10 2. V nabídce Zobrazit přejděte na příkaz Uspořádat podle, přejděte na příkaz Aktuální zobrazení a klepněte na příkaz Vlastní nastavení aktuálního zobrazení. 3. V dialogovém okně Přizpůsobit zobrazení klepněte na tlačítko Pole. 4. V dialogovém okně Zobrazit pole vyberte v seznamu Dostupná pole vybrat z možnost, odkud chcete vybrat pole. Poznámka: Nová pole můžete vytvořit také v dialogovém okně Zobrazit pole klepnutím na tlačítko Nové pole a vyplněním položek Název, Typ a Formát pro přidávané nové pole v dialogovém okně Nové pole. 5. V seznamu Dostupná pole vyberte pole, které chcete použít, a klepněte na tlačítko Přidat. Vytvoření nového zobrazení 1. V nabídce Zobrazit přejděte na příkaz Uspořádat podle, přejděte na příkaz Aktuální zobrazení a klepněte na příkaz Definovat zobrazení. 2. V dialogovém okně Organizátor vlastních zobrazení klepněte na tlačítko Nové. 3. V dialogovém okně Vytvořit nové zobrazení vyplňte pole Název nového zobrazení. 4. V poli Typ zobrazení vyberte požadovaný typ zobrazení. 5. Chcete-li změnit určení, kde bude toto zobrazení k dispozici, vyberte příslušnou možnost ve skupinovém rámečku Možno použít pro. 6. Klepněte na tlačítko OK. 7. V dialogovém okně Přizpůsobit zobrazení klepněte na tlačítko Pole. 8. V dialogovém okně Zobrazit pole vyberte v seznamu Dostupná pole vybrat z některé dostupné pole z některé kategorie a klepněte na tlačítko Přidat. Poznámky Nová pole můžete vytvořit také v dialogovém okně Zobrazit pole klepnutím na tlačítko Nové pole a vyplněním položek Název, Typ a Formát pro přidávané nové pole v dialogovém okně Nové pole. V dialogovém okně Přizpůsobit zobrazení můžete také určit způsob seskupení, řazení nebo filtrování polí. Použití filtrů v sestavách Informace můžete filtrovat smysluplnějšími způsoby nebo ke zdůraznění určitých informací. Můžete například filtrovat telefonní seznam obchodních kontaktů a zjistit, které obchodní kontakty mají v konkrétním měsíci narozeniny. Strana 10

11 1. V nabídce Obchodní nástroje přejděte na příkaz Sestavy, potom přejděte na příkaz Klienti, Obchodní kontakty nebo Příležitosti a klepněte na typ sestavy, kterou chcete spustit. 2. V sestavě klepněte na tlačítko Změnit sestavu. 3. V dialogovém okně Změnit sestavu klepněte na kartu Filtr. 4. Vyplňte potřebné informace a klepněte na tlačítko OK. Pokud potřebujete při změně sestavy nápovědu, klepněte v dialogovém okně na tlačítko Nápověda Microsoft Corporation. Všechna práva vyhrazena. Informace v tomto dokumentu představují aktuální názor společnosti Microsoft Corporation na diskutované otázky k datu vydání. Společnost Microsoft musí reagovat na měnící se podmínky na trhu, a proto nelze tyto informace interpretovat jako závazek ze strany společnosti Microsoft a společnost Microsoft nemůže po datu vydání garantovat přesnost žádných prezentovaných informací. Tento dokument má pouze informativní charakter. SPOLEČNOST MICROSOFT NEPOSKYTUJE V TOMTO DOKUMENTU ŽÁDNÉ VÝSLOVNÉ NEBO MLČKY PŘEDPOKLÁDANÉ ZÁRUKY. Názvy společností, organizací, výrobků, názvy domén, adresy elektronické pošty, loga, jména osob, místa a události použité v ukázkách jsou smyšlené. Nemůže být vyvozováno žádné jejich spojení se skutečnou společností, organizací, výrobkem, názvem domény, adresou elektronické pošty, logem, osobou, místy nebo událostmi. Microsoft, IntelliMouse, logo Office, Outlook a Windows jsou registrované ochranné známky nebo ochranné známky společnosti Microsoft Corporation ve Spojených státech amerických nebo jiných zemích. Uvedené názvy skutečných společností a produktů mohou být ochrannými známkami vlastníků těchto známek. Strana 11