ROZŠÍŘENÉ FAXOVÉ FUNKCE

Transkript

1 ROZŠÍŘENÉ FAXOVÉ FUNKCE Technický průvodce verze 1.0 Konica Minolta Bussiness Solutions Czech spol s r.o. březen, 2006 centrála Technická podpora Brno

2 OBSAH 1 ÚVOD FAXOVÉ FUNKCE NA STROJÍCH KONICA MINOLTA F-KÓD RŮZNÉ FAXOVÉ FUNKCE RYCHLÉ VYSÍLÁNÍ Z PAMĚTI (PŘENOS V REÁLNÉM ČASE) ODESLÁNÍ FAXU V URČENOU DOBU POZICE VAZBY POOLING Vyslání dokumentu poolingem (bh 350) Vyslání dokumentu poolingem (bh C450) Přijetí dokumentu poolingem (bh 350) Přijetí dokumentu poolingem (bh C450) Vysílání poolingem deník (bh C450, bh 420) Příjem poolingem deník (bh C450, bh 420) VY S HESLEM PŘ UZAVŘENÉ SÍTĚ (BH C450, BH 420) DŮVĚRNÁ KOMUNIKACE (BH C450, BH 420) Vytvoření důvěrné schránky Poslání důvěrného dokumentu PŘÍJEM FAXŮ PŘESMĚROVÁNÍ NASTAVENÍ PŘESMĚROVÁNÍ PŘÍJMU FAXŮ (BH C450 FW PHASE II)NA ADRESU Z ADRESÁŘE NASTAVENÍ PŘESMĚROVÁNÍ PŘÍJMU FAXŮ (BH 250/350) NA ADRESU Z ADRESÁŘE NASTAVENÍ PŘESMĚROVÁNÍ PŘÍJMU FAXŮ (BH C450 FW PHASE II) PODLE TELEFONNÍHO ČÍSLA ODESÍLATELE NASTAVENÍ PŘESMĚROVÁNÍ PŘÍJMU FAXŮ (BH C450 FW PHASE II) DO BOXŮ NA ZÁKLADĚ ČÍSLA BOXU - F- KÓDU NASTAVENÍ PŘESMĚROVÁNÍ PŘÍJMU FAXŮ (BH 250/350) NA ZÁKLADĚ F-KÓDU PŘÍJEM DO PAMĚTI (BH C450, BH 420) ZDROJE INFORMACÍ Vytvořeno dne

3 1 Úvod Tento průvodce je popisem různých faxových funkcí, kterými disponují zařízení Konica Minolta. Vaše návrhy na vylepšení tohoto průvodce posílejte prosím na lukas.bursik@konicaminolta.cz 2 Faxové funkce na strojích Konica Minolta Některé stroje Konica Minolta mohou být vybaveny faxovým modulem. S tímto příslušenstvím stroje mohou nejenom klasicky faxovat, ale zákazník může využívat i další rozšířené funkce faxování. Těmi jsou např.: Rychlé vysílání z paměti při tomto režimu je přenos zahájen vždy při načtení stránky originálu Odeslání faxu v určenou dobu odeslání faxu proběhne v zadanou dobu Pozice vazby při odesílání oboustranných originálů je možné nastavit pozici vazby pro korektní vytištění na straně příjemce Pooling odeslání dokumentu až na příkaz od příjemce Pooling pro zadaný dokument odeslání dokumentu z deníku stroje až na příkaz od příjemce Odeslání faxu chráněného heslem fax je možné poslat spolu s heslem, které je také nastaveno na straně příjemce. Schránka na důvěrné dokumenty je možné faxovat do schránky, chráněné heslem Komunikace pomocí F-kódů stroje podporují F-kód. Pro test byly použity stroje bizhub 350, bizhub C450 a stroj bizhub 420. Funkce, které jsou představeny ve FW Phase II pro barevné stroje budou ve stejné podobě implementovány i u BW strojů bizhub 420/500 a bizhub 600/750. Pouze stroj bizhub 250/350 je v tomto směru unikátní. 2.1 F-kód Pro řadu faxových funkcí (schránky, denník) u strojů Konica Minolta se používá F-kód. Jedná se o normu G3 ITU-T (mezinárodní telekomunikační unie). Skládá se ze 3. číselných hodnot: SUB - subadresa SEP selektivní pooling SID/PWD - heslo V jednoduchosti se jedná o další informaci, kterou stroj vysílá při faxování. Aby bylo možno F-kód využívat, musí F-kód podporovat jak odesílatel, tak adresát. V příštích kapitolách bude uvedeno využití F-kódů pro různé funkce. 3 Různé faxové funkce Následuje popis různých faxových funkcí. 3.1 Rychlé vysílání z paměti (přenos v reálném čase) Přenos je zahájen vždy po načtení stránky originálu. Funkci je možné zvolit v menu Nabídka faxu -> FAX (bh350) nebo v menu Nastav. komunik. (bh C450). 3 Vytvořeno dne

4 3.2 Odeslání faxu v určenou dobu Je možné nastavit, aby fax odešel až např. večer, kdy jsou poplatky za telefon levnější. Nastavuje se čas, kdy dojde k přenosu. Nastavení se provede v menu Nabídka faxu -> Nast. 2 (bh 350) nebo v menu Nastav. komunik. (bh C450). Nastavit lze až 200 přenosů (bh 350) resp. 21 přenosů (bh C450). 3.3 Pozice vazby Je možné nastavit pozici vazby u oboustranných originálů pro jejich správný tisk na straně příjemce. Pozor.: Také má velký vliv pozice snímaného originálu naležato/nastojato. Nastavení se provede v menu Nabídka faxu -> Nast. 1 (bh350) nebo v menu Nastav. Snimani -> Aplikace (bhc450). 3.4 Pooling Tato funkce umožňuje nasnímat do paměti stroje jednu úlohu, která bude čekat na vyzvednutí příjemcem. Po vyzvednutí se úloha z paměti stroje vymaže. Náklady na přenos hradí příjemce Vyslání dokumentu poolingem (bh 350) V menu Nabídka faxu -> Aplikace stiskněte tlačítko Pooling VY. Na následujících obrazovkách zadejte kvalitu, osvit a výstupní nastavení dokumentu. Vložte dokument a stiskněte tlačítko Start. Dokument se uloží do paměti stroje. Pozor: Logicky se u vysílání poolingem nezadává číslo adresáta. Dokument Je uložen v paměti stroje a první, kdo se na stroj připojí si ho stáhne. Ikona vedle seznamu úloh bude indikovat dokument uložený pro polling Vyslání dokumentu poolingem (bh C450) V menu Nastav. komunik. (bhc450) stiskněte VY poolingem. Na následující obrazovce zvolte Normální (Deník bude vysvětlen později). Stiskněte OK objeví se obrazovka faxování, kde můžete provést nastavení dokumentu příp. jiných funkcí. Vložte dokument a stiskněte tlačítko Start. Dokument se uloží v paměti stroje. 4 Vytvořeno dne

5 3.4.3 Přijetí dokumentu poolingem (bh 350) V menu Nabídka faxu -> Aplikace stiskněte tlačítko Pooling PŘ. Na následující obrazovce vyberte z jednotlačítkových voleb případně zadejte přímo telefonní číslo faxu, kde je uložený dokument, připravený pro Pooling. Na další obrazovce máte možnost zadat čas, kdy dojde k přenosu Přijetí dokumentu poolingem (bh C450) V menu Nastav. komunik. (bhc450) stiskněte PŘ poolingem. Na následující obrazovce stiskněte tlačítko Normální (Deník bude vysvětlen později) a stiskněte tlačítko OK. Na následující obrazovce zadejte telefonní číslo faxu, kde je uložený dokument, připravený pro pooling Vysílání poolingem deník (bh C450, bh 420) Vysílání poolingem za použití deníku je vlastně uložení souboru pro přenos do schránky. Příjemce se připojí do této schránky a stáhne si dokument v této schránce. Příjemce musí znát jednak telefonní číslo stroje, který má uložen dokument v deníku a také musí znát číslo schránky (deníku), ve kterém je dokument uložen. Nejdříve je nutné vytvořit schránku deníku v režimu Nástroje/Počitadla -> Přiřazení jednotlač. volby -> Schránka uživatele -> Schránka uživatele deníku. Zapamatujte si číslo schránky. Poté v menu Nastav. komunik. stiskněte VY poolingem. Na následující obrazovce zvolte Deník a zadejte Č.deníku (číslo Vaší vytvořené schránky). Stiskněte OK objeví se obrazovka faxování, kde můžete provést nastavení dokumentu příp. jiných funkcí. Vložte dokument a stiskněte tlačítko Start. Dokument se uloží v paměti stroje do deníku. 5 Vytvořeno dne

6 3.4.6 Příjem poolingem deník (bh C450, bh 420) Na stroji, který je příjemce dokumentu, v menu Nastav. komunik. stiskněte PŘ poolingem. Na následující obrazovce stiskněte tlačítko Deník a zadejte číslo schránky (deníku) na stroji, který pooling nabízí a v němž je dokument uložený a stiskněte tlačítko OK. Na následující obrazovce zadejte telefonní číslo faxu, kde je uložený dokument, připravený pro pooling. 3.5 VY s heslem PŘ uzavřené sítě (bh C450, bh 420) Na strojích je možné nastavit VY s heslem.pro umožnění této funkce musí oba stroje (odesílatel i příjemce) podporovat F-kódy. Funkce má smysl pouze v případě, že je na strojích nastaven příjem uzavřené sítě. V praxi to znamená, že odesílatel připojí k vlastní zprávě kód, který musí odpovídat heslu pro příjem uzavřené sítě u příjemce. Pokud je na příjemci nastaven příjem uzavřené sítě a odesílatel pošle fax bez hesla, objeví se komunikační chyba. Nejdříve na stroji příjemce povolte příjem uzavřené sítě v Nástroje/Počitadla -> Nastavení správce -> Nastavení faxu -> Nastavení funkcí -> PŘ uzavřené sítě a nastavte heslo. Při odesílání faxu odesílatelem v Nastav. komunik. stiskněte VY s heslem. Na následující obrazovce zadejte heslo (musí být stejné s heslem PŘ uzavřené sítě na příjemci). Stiskněte OK objeví se obrazovka faxování, kde můžete provést nastavení dokumentu příp. jiných funkcí. Vložte dokument a stiskněte tlačítko Start. Dokument se odešle. 3.6 Důvěrná komunikace (bh C450, bh 420) Stroje je možné použít pro posílání důvěrných dokumentů. Tyto dokumenty jsou na straně příjemce automaticky uloženy do schránky uživatele (boxu), v případě, že je schránka vytvořená a nastavená pro důvěrný příjem. Odesílatel připojuje informaci, do jaké schránky chce dokument uložit, k faxu jako F-kód. 6 Vytvořeno dne

7 3.6.1 Vytvoření důvěrné schránky Nejdříve je nutné na straně příjemce vytvořit schránku (box) a nastavit ji na příjem důvěrných dokumentů. Vytvoření se provede v menu Nástroje/Počitadla ->Přiřazení jednotlač. volby ->Schránka uživatele -> Veřejná / osobní schránka uživatele -> Nová Zadejte standardní atributy (název, index, heslo může být prázdné). Důležité je Č. schránky uživatele. To bude použito při zadávání F-kódu při odesílání. Stiskněte Vpřed. Na další obrazovce přepněte v pokročilých funkcích Důvěrný PŘ na ZAP. Po přepnutí se objeví další pole, do něhož zadejte heslo pro důvěrný přístup. Tím máte vytvořenou složku. Nejdůležitější informace, které si musíte zapamatovat: Č. schránky uživatele a Heslo pro důvěrný přístup. Tyto informace je nutné zadat při vysílání komunikaci pomocí F-kódu. Přehled všech schránek, které jsou určeny pro příjem důvěrných dokumentů je možné zjistit v menu Nástroje/Počitadla -> Nastavení správce -> Nastavení faxu -> Nastavení funkcí -> Kontorla hesla důvěrného PŘ Poslání důvěrného dokumentu Na stroji, který bude odesílat fax, v menu Nastav. komunik. stiskněte VY s F-kódem. Na následující obrazovce zadejte do pole podadresa Č. schránky uživatele (schránka musí na stroji adresáta existovat a být nastavená pro důvěrný přenos vytvoření viz 3.6.1) a jako Heslo zadejte heslo pro důvěrný přístup, které je nastaveno u schránky, do které faxujete. Stiskněte OK objeví se obrazovka faxování, kde můžete provést nastavení dokumentu příp. jiných funkcí. Vložte dokument a stiskněte tlačítko Start. Dokument se odešle na stroj adresáta a tam se uloží do schránky. Stroj vytiskne informaci o tom, že uložil důvěrný dokument. V případě, že důvěrná schránka neexistuje, stroj zahlásí chybu při přenosu. 4 Příjem faxů přesměrování Stroje umožňují několik možností přesměrování příchozích faxů. Nejpoužívanější je přesměrování na , což umožňují (budou umožňovat) stroje bizhub s FW Phase II, stroje bizhub 250/350 tuto funkci umožňují i se straším FW. 7 Vytvořeno dne

8 4.1 Nastavení přesměrování příjmu faxů (bh C450 FW Phase II)na adresu z adresáře Přesměrování příchozích faxů na jiné faxové číslo nebo libovolnou vytvořenou jednotlačítkovou volbu pro skenování ( , FTP, SMB) je možné provést v Nástroje/Počitadla -> Nastavení správce -> Nastavení faxu -> Nastavení funkcí -> Nastavení VY předávání. Nastavuje se podmínka pro předávání: VYP předávání není aktivní Předat a tisknout přijatý fax se předá a vytiskne Předat a tisknout jestliže se VY nezdaří nejpoužívanější nastavení, přijaté faxy se předají, vytisknou se pouze v případě, že se přesměrování nezdaří. V pravé části menu nastavujete přímo předávací stanici nebo vybíráte jednotlačítkovou volbu z adresáře. Všechny příchozí faxy se automaticky přesměrují na zadanou adresu, není třeba žádného speciálního nastavení na straně odesílatele. 4.2 Nastavení přesměrování příjmu faxů (bh 250/350) na adresu z adresáře U stroje bizhub 250/350 je možné provést nastavení přesměrování příchozích faxů přes webové rozhraní v režimu správce menu Fax/snímání RX document Port G3 Distribuční podmínky - Upřesní Nastavení pro PŘ dok. Předat (případně Předat + tisknout) Předávací stanice klikněte na Zvolte předávací stanici a vyberte jednotlačítkovou volbu pro předávání. Všechny příchozí faxy se automaticky přesměrují na zadanou adresu, není třeba žádného speciálního nastavení na straně odesílatele. 8 Vytvořeno dne

9 4.3 Nastavení přesměrování příjmu faxů (bh C450 FW Phase II) podle telefonního čísla odesílatele Na strojích je možné nastavit přesměrování příchozích faxů na různé adresy podle telefonního čísla odesílatele. V názvu je sice uvedeno TSI, ale vlastní selekci si stroj dělá podle telefonního čísla odesílatele. Nastavuje se v Nástroje/Počitadla -> Nastavení správce -> Nastavení faxu -> Nastavení funkcí -> Nastavení schránky uživatele TSI. Na úvodní obrazovce se funkce zapíná a také se nastavuje, co se bude dít s faxy, které nejsou registrované buďto se vytisknou nebo se uloží do schránky uživatele pro příjem do paměti (dostupné pod tlačítkem box). Registrace schránky uživatele TSI slouží k zadávání filtru telefonních čísel pro přesměrování. Zadává se telefonní číslo a adresa, na kterou se příchozí fax přesměruje. Adresu je možné zvolit z adresáře, případně zadat číslo schránky uživatele. V tomto případě se faxy uloží do složky (boxu) uživatele. Celkem je možné registrovat až 128 různých přesměrování. Pozor: I když je nastaveno přesměrování, stroj fax nejenom přesměruje, ale i vytiskne! Změna specifikace je slíbena ve fázi FW 2.5 Všechny příchozí faxy se podle svých čísel automaticky přesměrují na zadané adresy, není třeba žádného speciálního nastavení na straně odesílatele. 4.4 Nastavení přesměrování příjmu faxů (bh C450 FW Phase II) do boxů na základě čísla boxu - F-kódu V menu Nástroje/Počitadla -> Nastavení správce -> Nastavení faxu -> Nastavení funkcí -> Nastavení PŘ faxu se nastavuje přesměrování příchozích faxů do schránek na základě F-kódu. F-kód je v tomto případě číslo boxu, do kterého se příchozí fax uloží. V případě, že odesílatel pošle fax bez F-kódu, fax se uloží do schránky uloží do schránky uživatele pro PŘ do paměti (dostupné pod tlačítkem box). V případě, že se pošle fax s F-kódem (číslem boxu), který na stroji není vytvořený, stroj se zachová podle nastavení v Nástroje/Počitadla -> Nastavení správce -> Nastavení faxu -> Nastavení VY/PŘ -> Nespr. zadání č. schr. Uživatele. Je možnost nastavit: Tisk přijatý fax se vytiskne Zobraz. chybové hlášení stroj zahlásí chybu komunikace Aut. vytvoř. schr. uživ. automaticky vytvoří schránku s číslem, uvedeným v F-kódu u faxu. 9 Vytvořeno dne

10 V menu Nastavení PŘ faxu se nastavuje: Příjem do schránky uživatele po přepnutí do ZAP zapnete tuto funkci Cíl schránky příjmu Schr. uživatele PŘ do paměti s tímto nastavením se budou všechny příchozí faxy ukládat do schránky uživatele pro PŘ do paměti. Pokud zvolíte toto nastavení, F-kód nebude mít žádný význam. Zadaná schr. uživatele s tímto nastavením se příchozí faxy budou ukládat do schránek se stejným číslem, jako je uvedeno v F-kódu. Pokud přijde neznámý F-kód, stroj se zachová podle nastavení Nastavení VY/PŘ (fax vytiskne, zahlásí chybu nebo vytvoří složku). Uložit + tisknout Nastavuje, jestli se bude fax spolku s uložením tisknout Komunikační heslo pokud povolíte komunikační heslo, přijaté budou pouze faxy, které budou mít kromě čísla schránky zadáno v F-kódu i heslo. Pozor: Pokud povolíte heslo a zároveň také automatické vytváření schr. uživatele, schránka se nevytvoří a stroj zahlásí chybu. Na straně odesílatele se musí zadat při odesílání informace o schránce, do které chceme dokument uložit, pomocí F-kódu, kde Podadresa je číslo boxu, do kterého chceme faxy ukládat Heslo zadáváme pouze v případě, že je komunikační heslo uvedeno povoleno. 4.5 Nastavení přesměrování příjmu faxů (bh 250/350) na základě F-kódu U stroje bizhub 250/350 je možné provést nastavení přesměrování příchozích faxů přes webové rozhraní v režimu správce menu Fax/snímání RX document F-kód. Celkem je možné nastavit předávání až pro 10 různých F-kódů. F-kód číslo F-kódu, podle kterého se budou dokumenty předávat Heslo F-kódu heslo F-kódu Vzdálená kontrole vstupu pokud ji zapnete, bude brán ohled i na hodnostu hesla F-kódu. Pokud ji vypnete, při přijmu dokumentu se bude kontrolovat pouze F-kód, heslo bude moci být libovolné a nebude na ně brán ohled. Nastavení pro PŘ. dok. nastavte, co se stane s přijatým dokumentem Předávací stanice vyberte jednotlačítkovou volbu, na kterou se budou faxy přesměrovávat. 10 Vytvořeno dne

11 Odesílatel musí pro správnou funkci použít vysílání s F-kódem a zadat F-kód a heslo. Pokud je na stroji bizhub 250/350 vypnuta vzdálená kontrola vstupu, není nutné uvádět heslo. 4.6 Příjem do paměti (bh C450, bh 420) Při příjmu do paměti se jednotlivé příchozí faxy automaticky ukládají do paměti. Příjem do paměti se nastavuje v Nástroje/Počitadla -> Nastavení správce -> Nastavení faxu -> Nastavení funkcí -> PŘ do paměti. Na následující obrazovce funkci zapněte a také zadejte heslo. Toto heslo budete muset zadat v případě, že chcete dokumenty z paměti vytisknout. Vlastní posílání faxů nevyžaduje od odesílatele žádné speciální nastavení, stačí zadat faxové číslo a dokumenty odfaxovat. Na straně příjemce, který je nastaven na příjem do paměti, se přijatý dokument automaticky uloží do systémové schránky Schránka uživ. PŘ do paměti. Vyvolání přijatých dokumentů se provede v režimu BOX > Systémová schr. uživ -> Schránka uživ. PŘ do paměti. Pro vstup do této schránky budete vyzváni k zadání hesla - stejné, jako jste zadával při zapínání funkce příjem do paměti. 5 Zdroje informací Pokud hledáte informace o : aktuálních technických problémech a jejich řešení návodech 11 Vytvořeno dne