Obsah: 1. ÚČEL... 3 2. ROZSAH PLATNOSTI... 3 3. POJMY A ZKRATKY... 3 3.1 Audit SMK... 3 3.2 Vedoucí auditor/auditor... 3 3.3 Zpráva z auditu kvality... 3 3.4 Zkratky... 3 4. POPIS... 3 4.1 Plánování auditu... 3 4.2 Provádění auditu... 3 4.3 Auditní tým... 4 4.4 Kvalifikace auditora... 4 4.5 Klasifikace neshod... 4 4.5.1 Velká neshoda... 4 4.5.2 Malá neshoda... 5 4.5.3 Zjištění... 5 4.5.4 Doporučení ke zlepšení... 5 4.6 Protokol o neshodě při auditu kvality... 5 4.7 Zpráva z auditu kvality... 5 4.8 Hodnocení výsledků auditu kvality... 5 4.9 Mimořádný audit... 6 4.10 Uchovávání záznamů z auditu... 6 5. VLASTNÍ POSTUP... 6 6. MATICE ODPOVĚDNOSTI A PRAVOMOCI... 8 7. SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE... 8 8. ZÁZNAMY... 9
1. ÚČEL Stanovit zásady, organizační vazby, odpovědnosti a postupy pro auditování systému managementu kvality ve společnosti T Machinery a.s. (dále jen společnost). 2. ROZSAH PLATNOSTI Platí pro auditování systému managementu kvality (dále jen audity) ve společnosti. 3. POJMY A ZKRATKY 3.1 Audit SMK Nezávislé přezkoumávání systému managementu kvality (dále jen SMK), které se provádí za účelem ověření, zda vykonávané činnosti v oblasti kvality jsou v souladu s požadavky specifikovanými v platné dokumentaci SMK. Zda je platná dokumentace v souladu s ČSN EN ISO 9001:2016. 3.2 Vedoucí auditor/auditor Je pracovník s potřebnou kvalifikací pro provádění auditu kvality, který je oprávněn přezkoumávat skutečný stav SMK ve společnosti dle zásad uvedených v této směrnici. 3.3 Zpráva z auditu kvality Závěrečná zpráva z auditu kvality, ve které vedoucí auditor vyhodnocuje průběh a výsledky prověřování systému managementu kvality. 3.4 Zkratky ON PO SMK opatření k nápravě preventivní opatření k nápravě systém managementu kvality 4. POPIS Interní audit je ve společnosti prováděn formou outsourcingu externí organizací na základě smluvního vztahu. Externí organizace musí provádět interní audit v souladu s touto směrnicí. 4.1 Plánování auditu Systém kvality společnosti je v celém rozsahu podroben auditu kvality jedenkrát ročně v souladu s Ročním programem auditů kvality. Roční program auditu kvality je zpracován představitelem managementu pro kvalitu a schválen generálním ředitelem společnosti. Roční program auditu kvality obsahuje plánované audity kvality, které jsou prováděny v daném roce. 4.2 Provádění auditu Audit SMK je prováděn týmem auditorů, který provádí přezkoumání dokumentace SMK z hlediska jejich úplnosti a ověření, zda je v dostatečném rozsahu uplatňována. Audit SMK je prováděn v souladu s Plánem auditu kvality (Příloha č.1). Je prováděno hodnocení odpovědí pracovníků společnosti a hodnocení úplnosti dokumentace SMK. Výsledky auditu jsou zaznamenány ve Zprávě z auditu kvality a v případných Protokolech o neshodě při auditu kvality (příloha č.2) a ON.
4.3 Auditní tým Tým auditorů je vždy sestaven z vedoucího auditora a v případě potřeby z dalších auditorů jako členů týmu auditorů. Vedoucí auditor a auditoři musí splňovat kvalifikační požadavky stanovené v tomto postupu a musí být nezávislí na řízení nebo provádění auditovaných činností. 4.4 Kvalifikace auditora Předpoklady k získání kvalifikace auditora: minimálně úplné středoškolské vzdělání alespoň 4 roky praxe u VŠ a 5 let praxe u SŠ, alespoň 2 roky v činnostech SMK absolvovat školení s osvědčením způsobilost k jasnému a plynulému vyjadřování pojmů a myšlenek v ústním i písemném projevu schopnost objektivně a nestranně analyzovat zjištěné skutečnosti a hodnotit účinnost postupů SMK Získávání kvalifikace auditora: Budoucí auditoři získávají kvalifikaci pro provádění auditu v rámci školení a výcviku zaměřeného na: znalost a pochopení požadavků norem ČSN EN ISO 9001:2016, ČSN EN ISO 19011:2012 a dalších předpisů, podle nichž se budou provádět jednotlivé audity znalost metod provádění auditu, jejich hodnocení a vypracování zpráv z auditu praktické provádění auditu, a to účastí nejméně na 4 auditech v rozsahu 20 pracovních dnů (zahrnujících přezkoumání dokumentace, auditní činnost a zpracování zprávy o auditu kvality) O splnění požadavků pro získání kvalifikace auditora a vedoucího auditora jsou vedeny a udržovány příslušné záznamy dle ustanovení tohoto postupu u představitele managementu. Získávání kvalifikace vedoucího auditora Vedoucí auditor musí provést alespoň 3 audity kvality jako kvalifikovaný auditor během posledních 24 měsíců pod vedením vedoucího auditora. Udržování kvalifikace Vedoucí auditoři a auditoři si udržují svou kvalifikaci účastí nejméně na 1 auditu ve funkci auditora nebo vedoucího auditora během posledních 12 měsíců. Představitel managementu pro kvalitu ověřuje kvalifikaci auditorů před zahájením interního auditu dle kvalifikačních kritérií daných v této SK. 4.5 Klasifikace neshod 4.5.1 Velká neshoda Jedná se o zásadní systémovou neshodu, která způsobuje, že SMK je nefunkční (chybějící implementace či nefunkčnost určitého prvku SMK apod.). Je vystaven Protokol o neshodě při auditu kvality. Provést opatření k nápravě je nutné okamžitě. Ověření odstranění neshody si navíc vyžaduje posouzení zpravidla celého relevantního prvku SMK a navazujících prvků SMK a činnost celého auditního týmu. Příkladem velké neshody může být: nerealizování opatření k nápravě, neexistence aplikace zdokumentovaného SMK do praxe,
opakované nedodržování dokumentovaných postupů, neexistence nebo zřejmé nedodržování postupu pro vnitřní audit SMK nebo pro přezkoumávání SMK vedením aj. 4.5.2 Malá neshoda Jedná se o podstatnou neshodu, již lze však poměrně rychle odstranit a není nutné ověřovat celý relevantní prvek SMK, ale pouze jeho příslušnou část. Je vystaven Protokol o neshodě při auditu kvality. Odstranění malé neshody zpravidla ověřuje pouze vedoucí auditor. Tři a více malých neshod vůči stejné kapitole normy/dokumentaci SMK je automaticky povýšeno na velkou neshodu. 4.5.3 Zjištění Je vystaveno auditorem v případě zjištění nesouladu při auditu. Zjištění nemá váhu neshody, není vypisován Protokol o neshodě při auditu kvality, ale jednotlivé zjištění se uvedou s komentářem ve zprávě z auditu. 4.5.4 Doporučení ke zlepšení Je vystaveno vedoucím auditorem pro přijetí opatření pro zlepšení systému kvality, která nemá charakter neshody ani zjištění. Na doporučení společnost může a nemusí reagovat. 4.6 Protokol o neshodě při auditu kvality Protokol slouží ke stanovení, sledování a ověření realizace opatření k nápravě (ON). Protokol o neshodě při auditu kvality je vystaven vedoucím auditorem v případě zjištění nesouladu (malá neshoda MN, velká neshoda VN) při auditu mezi auditovanou činností a dokumentací systému managementu kvality, na každý nesoulad (malá, velká neshoda) samostatně. Každý Protokol o neshodě při auditu kvality musí být potvrzen vedoucím auditorem a zástupcem auditovaného úseku. 4.7 Zpráva z auditu kvality Každá Zpráva z auditu kvality musí minimálně obsahovat: číslo auditu, které je pro každý audit stanoveno v Ročním programu auditů kvality včetně uvedeného úseku, ve kterém byla prověrka provedena plán auditu kvality jména vedoucího auditora a auditorů jména zaměstnanců, s nimiž bylo jednáno během auditu kvality přehled výsledků auditu včetně prohlášení o účinnosti prověřovaných prvků SMK daného úseku popis každé neshody zjištěné při auditu včetně stanovení termínu pro nezbytné sledování jeho splnění 4.8 Hodnocení výsledků auditu kvality Hodnocení výsledků auditu kvality je zaznamenáno vedoucím auditorem ve Zprávě z auditu kvality. Hodnocení je prováděno dle následujících kritérií: Vyhovující Požadavky dokumentace SK jsou splněny. Vyhovující s poznámkou Požadavky dokumentace SMK jsou splněny, ale vyskytují se malé neshody.
Nevyhovující SMK není dostatečně dokumentován a vybudován, nebo značný výskyt drobných nedostatků v dokumentaci SMK, nebo podstatné nedodržení požadavků dokumentace SMK. (velká neshoda) 4.9 Mimořádný audit Řádně plánované interní audity dle Ročního programu auditů mohou být doplněny o mimořádný interní audit: při potřebě opakovaně prověřit ON při provedení významných změn ve funkčních oblastech, tj. organizační změny, revize dokumentace apod. v případě opakovaného snížení úrovně kvality (neshody, reklamace, opatření k nápravě) na požádání generálního ředitele společnosti nebo představitele managementu O způsobu provedení mimořádného interního auditu rozhoduje představitel managementu. 4.10 Uchovávání záznamů z auditu Veškeré záznamy z auditu dle této směrnice jsou uchovávány v souladu se SK03 Spisový a skartační řád. 5. VLASTNÍ POSTUP Představitel managementu pro kvalitu Zpracuje Roční program auditů kvality, který projednává a schvaluje generální ředitel společnosti a provede seznámení zaměstnanců s tímto programem na příslušných organizačních složkách společnosti. Objednává provedení interního auditu u externí organizace, pokud je smluvně zabezpečeno. Ověřuje kvalifikaci auditorů, kteří budou provádět v příslušném roce audit. Poskytne vedoucímu auditorovi Zprávu o auditu kvality z předchozího interního auditu. Vedoucí auditor Přezkoumává výsledky z předchozího auditu, aby při následném auditu prověřil účinnost přijatých opatření. Zpracuje ve spolupráci s představitelem managementu Plán auditu kvality a nejpozději jeden týden před zahájením auditu SMK jej předá představiteli managementu pro kvalitu. Představitel managementu pro kvalitu Připraví potřebné podklady pro audit kvality a zajišťuje přístup týmu auditorů na příslušná pracoviště společnosti. Vedoucí auditor Vede úvodní jednání za účasti příslušného vedoucího a pracovníků společnosti před zahájením auditu, na kterém projedná Plán auditu kvality a zabezpečí prezenci přítomných. Řídí vlastní průběh auditu dle Plánu auditu kvality. Auditor K provedení auditu používá dokumentaci SMK. Zaznamenává všechna zjištění a nálezy z průběhu auditu, na základě, kterých bude audit vedoucím auditorem hodnocen. Vedoucí auditor Vystavuje Protokol o neshodě při auditu kvality v případě zjištění neshody v průběhu auditu. Vede závěrečné jednání auditu za účasti příslušného vedoucího a pracovníků společnosti, na kterém provede hodnocení provedeného auditu.
Předává, nejpozději na závěrečném jednání, vystavené Protokoly o neshodě při auditu kvality představiteli managementu pro kvalitu. Vypracuje a předá představiteli managementu pro kvalitu originál Zprávy z auditu kvality, nejpozději do 5 pracovních dnů od ukončení auditu. Představitel managementu pro kvalitu Seznámí se ze Zprávou o auditu kvality, podepíše ji a předá ji zpět vedoucímu auditorovi, a to nejpozději do 5 dnů. Informuje pracovníky společnosti o výsledcích IA uvedených ve Zprávě z auditu kvality. Odpovědný vedoucí prověřované organizační složky společnosti Zpracuje návrh řešení neshody s termínem realizace ve všech vystavených protokolech o neshodě při auditu kvality a představitel managementu tyto návrhy schválí (projedná na Radě kvality). Realizuje stanovené návrhy a po ukončení realizace informuje představitele managementu pro kvalitu. Představitel managementu pro kvalitu V případě nesplnění ON ve stanoveném termínu informuje příslušného ředitele, aby problém neprodleně řešil. Hodnotí přijatá opatření podle úplných záznamů z auditu z hlediska jejich účinnosti, eviduje Protokoly o neshodě při auditu kvality, opatření k nápravě (ON). Zpracovává roční hodnocení účinnosti systému managementu kvality ve společnosti. Archivuje originál Zprávy z auditu kvality a Roční program auditu kvality a další dokumentaci v souladu se SK03 Spisový a skartační řád. Projednává výsledky auditu kvality a účinnost ON na poradě s generálním ředitelem společnosti, řediteli útvarů, vedoucími úseků a vedoucími útvarů. Vedoucí auditor Ověří realizaci řešení neshody při nejbližší příležitosti nebo při příštím interním auditu a uzavírá Protokoly o neshodě při auditu kvality datováním a podpisem.
6. MATICE ODPOVĚDNOSTI A PRAVOMOCI Zpracování a aktualizace tohoto dokumentu Zpracování a realizace Ročního programu auditů kvality Schvalování Ročního programu auditů kvality Z S Rozhodování o provádění auditu externí organizací Z S 1 2 3 4 Ověřování kvalifikace personálu provádějícího audit kvality ve společnosti Z S Zabezpečování přípravy podkladů k řádnému provedení auditu kvality Z S Vypracování Plánu auditu kvality. S Z Ověření kvalifikace auditorů Z S Projednání rozsahu a plánu auditu s vedoucím auditované organizační složky společnosti. Zpracování prezentačního listu pro záznam osob účastněných při auditu Z S Provedení auditu a vypracování Zprávy z auditu kvality Projednání zjištěných nedostatků při auditu s představitelem managementu pro kvalitu. Z Z Z Z S S Z S Vystavení Protokolu o neshodě při auditu kvality nebo doporučení k nápravě Z S Zpracování, schválení a odsouhlasení návrhu ON Z S Ověření realizace a účinnost ON přijatých při předchozím auditu S Z Realizace přijatých ON, ověřit účinnost jeho splnění (PON) S Z Informování představitele managementu pro kvalitu o ukončení realizace ON S Z Vyhodnocování nálezů z interních auditů S Z S S Informování vedení společnosti o výsledcích auditů Z S Informování vedoucího auditora o ukončení realizace ON Z S Uchovávání a archivace dokumentace spojené s auditem kvality Z Legenda: 1 Generální ředitel společnosti Z Zodpovídá 2 Představitel managementu pro kvalitu S Spolupracuje 3 Vedoucí auditor 4 Odpovědný vedoucí auditované organizační složky společnosti 7. SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE SK03 SK12 Spisový, skartační a archivační řád Řízení neshody a reklamací, opatření k nápravě ČSN EN ISO 19011:2012 Směrnice pro auditování systému managementu kvality a/nebo systému environmentálního managementu
8. ZÁZNAMY Název záznamu Plán auditu kvality Protokol o neshodě z auditu kvality Zpráva z auditu kvality Harmonogram interního auditu SMK Číslo formuláře 08.02/F1 08.02/F2 08.02/F3 08.02/F4