Příloha č. 1 Spisového a skartačního řádu KHS ZK Spisový a skartační plán A archivace dokumentu S skartace dokumentu Spisový znak Spisový a skartační plán Skartač ní znak Lhůta roků Spouštěcí událost Dokumenty obecného charakteru 0 Agenda ředitele KHS a sekretariátu 0.1 Zřizovací dokumenty A 10 0.2 Roční zpráva o činnosti OOVZ A 15 0.3 Vnitřní a služební předpisy A 20 0.4 Zřízení komisí 0.5 Zápisy z porad ředitele KHS A 10 0.6 Kontrolní plány 0.7 Kolektivní smlouvy, kolektivní dohody A 10 0.8 Statistika, výkaznictví A 10 0.9 Ostatní dokumenty, běžná korespondence S 5 0.10 Krizové řízení 0.11 Zdravotní politika a podpora zdraví 0.12 Korespondence MZ 0.13 Korespondence ke státní službě 0.13.1 korespondence státního tajemníka MZ 0.13.2 korespondence MV 0.14 Podání veřejného ochránce práv 6 Odbor správní 6.1 Stížnosti 6.2 Zápisy z kontrolní činnosti 6.3 Evidence razítek A 15 6.4 Statistika A 10 6.5 Předložení nezaplacených pokut k vymáhání, splátkové kalendáře 6.6 Ostatní dokumenty S 5 6.7 Dokumenty informativního charakteru S 1 6.8 Spisová služba 6.8.1 skartační řízení A 5 6.8.2 podací deníky, předávací seznamy dokumentů 6.8.3 poštovní arch odesílané pošty S 5 6.8.4 soupis došlých doporučených zásilek S 1 6.8.5 zápůjční kniha S 5 6.8.6 Ostatní S 5 6.8.7 transakční protokoly A 1 6.8.8 evidence provedených konverzí z moci úřední A 10
6.8.9 evidence vydaných certifikátů 6.9 Přestupky a řízení o přestupku 6.10 Jiné správní delikty 6.11 Vnitřní pokyny ředitele odboru správního A 10 6.12 Zápisy z porad S 5 6.13 Personální agenda 6.13.1 osobní spisy A 50 6.13.2 ostatní personální agenda S 5 6.13.3 výběrová řízení S 5 6.13.4 kárná řízení S 5 6.14 Vzdělávací agenda S 5 6.15 Stáže a praxe studentů 6.15.1 stáže a praxe studentů S 5 6.15.2 dokumentace akreditovaného zařízení 6.16 Poskytování informací podle zák. č. 106/1999 Sb. S 5 7 Odbor ekonomicko provozní 7.1 Smlouvy 7.1.1 Obchodní S 5 7.1.2 Nájemní 7.1.3 Majetkoprávní A 15 7.1.4 Ostatní S 5 7.2 Statistika, výkaznictví 7.2.1 roční výkazy A 10 7.2.2 výkazy s kratší než roční periodicitou S 5 7.2.3 podkladový materiál k výkazům S 5 7.3 Rozpočty 7.3.1 roční rozpočty, tabulková i textová část A 10 7.3.2 rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření A 10 7.3.3 ostatní dokumenty o finančním hospodaření S 5 7.4 Hospodaření s majetkem 7.4.1 evidence budov a pozemků včetně dokumentace A 10 běžné písemnosti o správě a údržbě a budov a kancel. 7.4.2 zařízení S 5 7.4.3 roční a mimořádná inventarizace, vyřazování majetku A 10 7.4.4 veřejné zakázky a výběrová řízení 7.4.5 evidence akce v systému EDS/SMVS 7.4.6 ostatní písemnosti S 5 7.4.7 provozní revizní zprávy S 5 7.4.8 agenda škodní a likvidační komise A 10 od uzavření smlouvy
7.5 Účetnictví 7.5.1 výroční zpráva, účetní závěrka a roční účetní výkazy A 10 7.5.2 hlavní účetní kniha A 10 7.5.3 měsíční účetní sestavy 7.5.4 účetní doklady 7.5.5 účtový rozvrh, účtové osnovy, předpisy 7.5.6 účetní výkazy mimořádné A 10 7.5.7 roční rozvahy, mimořádné A 10 7.5.8 blokové pokuty 7.5.9 ostatní účetní dokumenty, písemnosti S 5 7.6 Platová agenda 7.6.1 Platové listy, evidenční listy důchod. pojištění S 45 7.6.2 záznamy pro odvod pojistného (sociální a zdrav. pojištění) 7.6.3 daň z příjmu včetně veškerých písemností 7.6.4 dávky nemocenského pojištění 7.6.5 evidence náhrad v době nemoci 7.6.6 příjmy z pracovního/služebního poměru 7.6.7 odškodňování pracovních/služebních úrazů 7.6.8 evidence docházky S 5 7.6.9 ostatní platová agenda S 5 7.7 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci/výkonu služby 7.7.1 hlášení o pracovních úrazech při práci/výkonu služby 7.7.2 kniha úrazů a nemoci z povolání A 10 7.7.3 protokoly výsledků kontrol a prověrek bezpečnosti S 5 práce/výkonu služby 7.7.4 ochranné pracovní prostředky (evidenční karty, výdejní a S 5 likvidační listy) 7.7.5 ostatní písemnosti (např. školení, instruktáže ) S 5 7.8 Požární ochrana S 5 7.9 Agenda provozu vozidel S 5 7.10 Výpočetní technika S 5 7.11 Vnitřní pokyny ředitele ekonomicko provozního A 10 7.12 Zápisy z porad S 5 7.13 Ostatní S 5 7.14 Poskytování informací podle zák. č. 106/1999 Sb. S 5 7.15 Dokumenty informativního charakteru S 1 7.16 Korespondence s MZ týkající se odboru Dokumenty sekce OPVZ 1 Epidemiologie 1.1 Ministerstvo zdravotnictví ČR 1.1.1 metodické pokyny MZ týkající se odboru 1.1.2 úkoly hlavního hygienika týkající se odboru 1.1.3 plán kontrolní činnosti týkající se odboru 1.1.4 zápisy z porady odboru na ministerstvu, ze seminářů 1.1.5 korespondence s MZ týkající se odboru 1.2 Porady odboru, oddělení S 5 1.3 Metodické vedení územních pracovišť S 5 Součinnost s jinými orgány, osobami (stavební úřad, 1.4 zdravotní ústav atd.) Stanoviska, vyjádření k řízení, kde OOVZ je dotčeným 1.5
1.6 Rozhodnutí (popř. opatření dle zákona): 1.6.1 rozhodnutí k infekčním onemocněním 1.6.2 ostatní rozhodnutí 1.7 Pokuty - správní tresty 1.8 Podněty a petice S 5 1.9 Poskytování informací podle zák. č. 106/1999 Sb. S 5 1.10 Státní zdravotní dozor 1.10.1 hluk S 5 1.10.2 vibrace S 5 1.10.3 Indoor S 5 1.10.4 pitná voda S 5 1.10.5 teplá voda S 5 1.10.6 zdravotnické služby S 5 1.10.7 Bazény S 5 1.10.8 zařízení sociálních služeb dle zák. č. 108/2006 Sb. S 5 1.10.9 DDD S 5 1.10.10 očkování S 5 1.10.11 drogy 1.11 Zprávy o epidemiologické situaci S 3 1.12 Zprávy o epidemiích A 10 1.13 Hlášenky infekčních nemocí S 5 1.14 Listy epid. šetření 1.15 Roční zprávy o epidemiologické situaci A 10 1.16 Zkoušky DDD A 10 1.17 Šetření NzP S 20 1.18 Ostatní S 5 1.19 Oznámení provedení speciální DDD S 5 1.20 Hlášení poranění kontaminovaným nástrojem 1.21 Drogová epidemiologie A 10 1.22 Dokumenty informativního charakteru S 1 1.23 Námitky proti protokolu ze SZD S 5 2 Hygiena obecná a komunální 2.1 Ministerstvo zdravotnictví ČR 2.1.1 metodické pokyny MZ týkající se odboru 2.1.2 úkoly hlavního hygienika týkající se odboru 2.1.3 plán kontrolní činnosti týkající se odboru 2.1.4 zápisy z porady odboru na ministerstvu, ze seminářů 2.1.5 korespondence s MZ týkající se odboru 2.2 Porady odboru, oddělení S 5 2.3 Metodické vedení územních pracovišť S 5 Součinnost s jinými orgány, osobami (stavební úřad, 2.4 zdravotní ústav atd.) Stanoviska, vyjádření k řízení, kde OOVZ je dotčeným 2.5 2.6 Rozhodnutí (popř. opatření dle zákona) 2.7 Pokuty - správní tresty 2.8 Podněty a petice S 5 2.9 Poskytování informací podle zák. č. 106/1999 Sb. S 5
2.10 Státní zdravotní dozor 2.10.1 hluk S 5 2.10.2 vibrace S 5 2.10.3 indoor S 5 2.10.4 pitná voda S 5 2.10.5 teplá voda S 5 2.10.6 koupací oblasti S 5 2.10.7 koupaliště ve volné přírodě S 5 2.10.8 umělá koupaliště (bazény) S 5 2.10.9 sauny S 5 2.10.10 holičství a kadeřnictví S 5 2.10.11 kosmetika S 5 2.10.12 pedikúra a manikúra S 5 2.10.13 solária S 5 2.10.14 regenerační, rekondiční a masérské služby S 5 2.10.15 výkony při kterých je porušována integrita kůže S 5 2.10.16 ubytovací služby S 5 2.10.17 pohřebnictví S 5 2.10.18 neionizující záření S 5 2.10.19 výrobky přicházející do styku s vodou S 5 2.11 Ostatní S 5 2.22 Dokumenty informativního charakteru S 1 2.23 Námitky proti protokolu ze SZD S 5 3 Hygiena práce 3.1 Ministerstvo zdravotnictví ČR 3.1.1 metodické pokyny MZ týkající se odboru 3.1.2 úkoly hlavního hygienika týkající se odboru 3.1.3 plán kontrolní činnosti týkající se odboru 3.1.4 zápisy z porady odboru na ministerstvu, ze seminářů 3.1.5 korespondence s MZ týkající se odboru 3.2 Porady odboru, oddělení S 5 3.3 Metodické vedení územních pracovišť S 5 3.4 Součinnost s jinými orgány, osobami 3.4.1 součinnost se stavebním úřadem, zdravotním ústavem aj. 3.4.2 součinnost s Ústředním kontrolním a zkušebním ústavem zemědělským 3.5 Stanoviska, vyjádření k řízení, kde OOVZ je dotčeným 3.6 Rozhodnutí (popř. opatření dle zákona): 3.6.1 o zařazení prací do kategorie 2R, 3 a 4 S 20 3.6.2 ostatní rozhodnutí 3.6.3 oznámení zařazení prací do kategorie 2 S 20 3.7 Pokuty - správní tresty 3.8 Podněty a petice S 5 3.9 Poskytování informací podle zák. č. 106/1999 Sb. S 5 3.10 Státní zdravotní dozor
3.10.1 hluk S 5 3.10.2 vibrace S 5 3.10.3 indoor S 5 3.10.4 pitná voda S 5 3.10.5 teplá voda S 5 3.10.6 pracoviště, pracovní podmínky S 5 3.10.7 chemické látky, azbest S 5 3.10.8 biocidy S 5 3.10.9 neionizující záření S 5 Zkoušky odborné způsobilosti nakládání s chemickými 3.11 látkami ( 44b zákona č. 258/2000 Sb.) 3.12 Ostatní S 5 3.13 Nakládání s chemickými látkami S 5 3.14 Hlášení prací s azbestem S 5 3.15 Šetření NzP S 20 3.22 Dokumenty informativního charakteru S 1 3.23 Námitky proti protokolu ze SZD S 5 3.24 Oznámení provedení speciální DDD S 5 4 Hygiena výživy a PBU 4.1 Ministerstvo zdravotnictví ČR 4.1.1 metodické pokyny MZ týkající se odboru 4.1.2 úkoly hlavního hygienika týkající se odboru 4.1.3 plán kontrolní činnosti týkající se odboru 4.1.4 zápisy z porady odboru na ministerstvu, ze seminářů 4.1.5 korespondence s MZ týkající se odboru 4.1.6 hlášení - RAPEX, RASFF, nebezpečné výrobky S 5 4.2 Porady odboru, oddělení 4.3 Metodické vedení územních pracovišť S 5 4.4 Součinnost s jinými orgány, osobami 4.4.1 Součinnost se stavebním úřadem, zdravotním ústavem aj. 4.4.2 Oznámení o zahájení/ukončení provozování stravovacích služeb S 3 Stanoviska, vyjádření k řízení, kde OOVZ je dotčeným 4.5 4.6 Rozhodnutí (popř. opatření dle zákona) 4.7 Pokuty - správní tresty 4.8 Podněty a petice S 5 4.9 Poskytování informací podle zák. č. 106/1999 Sb. S 5 4.10 Státní zdravotní dozor 4.10.1 hluk S 5 4.10.2 vibrace S 5 4.10.3 indoor S 5 4.10.4 pitná voda S 5 4.10.5 teplá voda S 5 4.10.6 stravovací služby S 5 4.10.7 prodejny a výrobny potravin S 5 4.10.8 materiály a předměty určené pro styk s potravinami S 5 4.10.9 kosmetické prostředky S 5
4.10.10 hračky a výrobky pro děti do 3 let S 5 4.10.11 RASFF S 5 4.10.12 RAPEX S 5 4.11 Zkoušky ze znalostí hub 4.12 Zkouška ze znalostí epidemiologicky závažných 4.13 Ostatní S 5 4.22 Dokumenty informativního charakteru S 1 4.23 Námitky proti protokolu ze SZD S 5 5 Hygiena dětí a mladistvých 5.1 Ministerstvo zdravotnictví ČR 5.1.1 metodické pokyny MZ týkající se odboru 5.1.2 úkoly hlavního hygienika týkající se odboru 5.1.3 plán kontrolní činnosti týkající se odboru 5.1.4 zápisy z porady odboru na ministerstvu, ze seminářů 5.1.5 korespondence s MZ týkající se odboru 5.2 Porady odboru, oddělení S 5 5.3 Metodické vedení územních pracovišť S 5 5.4 Součinnost s jinými orgány, osobami 5.4.1 Součinnost se stavebním úřadem, zdravotním ústavem aj. 5.4.2 Oznámení o zahájení/ukončení provozování stravovacích služeb S 3 5.4.3 Ohlášení zotavovací akce, školy v přírodě S 3 5.5 Stanoviska, vyjádření k řízení, kde OOVZ je dotčeným 5.6 Rozhodnutí (popř. opatření dle zákona) 5.7 Pokuty - správní tresty 5.8 Podněty a petice S 5 5.9 Poskytování informací podle zák. č. 106/1999 Sb. S 5 5.10 Státní zdravotní dozor 5.10.1 Hluk S 5 5.10.2 Vibrace S 5 5.10.3 Indoor S 5 5.10.4 pitná voda S 5 5.10.5 teplá voda S 5 5.10.6 stravovací služby ve školských zařízeních S 5 5.10.7 školy S 5 5.10.8 školská zařízení S 5 5.10.9 zotavovací akce a školy v přírodě a jiné podobné akce S 5 5.10.10 ostatní zařízení pro výchovu a vzdělávání S 5 5.10.11 provozovny pro výchovu a vzdělávání (provozované na živnost) S 5 5.10.12 venkovní hrací plochy S 5 5.10.13 dětské skupiny S 5 5.10.14 Výdejní automaty (nápojové, potravinové) S 5 5.11 Ostatní S 5 5.22 Dokumenty informativního charakteru S 1
5.23 Námitky proti protokolu ze SZD S 5 8 Agenda ředitele sekce OPVZ 8.1 Vnitřní pokyny ředitele sekce A 10 8.2 Zápisy z porad S 5 8.3 Statistika, výkaznictví A 10 8.4 Plán kontrolní činnosti 8.5 Ostatní S 5 8.6 Dokumenty informativního charakteru S 1 8.7 Korespondence s MZ