1. Základné nastavenia programu a číselníkov 1.1 Založenie firmy z hlavného menu programu vyberte voľbu: Firma Nová do poľa Obchodné meno firmy napíšte celý obchodný názov firmy typ účtovnej jednotky zvoľte fyzická osoba podnikateľ nastavte položku účtovný rok a formulár potvrďte tlačidlom OK pri otázke, či bude firma platiteľom DPH, zvoľte Áno po vygenerovaní a otvorení nového účtovníctva sa zobrazí formulár Firemné údaje, ktoré je potrebné vyplniť podľa skutočnosti v tomto číselníku si v záložkách Logo firmy, Pečiatka a Podpis môžete doplniť obrázok, ktorý sa bude zobrazovať na faktúrach, preddavkových faktúrach a dodacích listoch 1.2 Zadefinovanie počiatočných stavov pokladne a bankového účtu z hlavného menu programu vyberte voľbu Číselník Začiatočné zostatky, v ktorom nadefinujete počiatočné stavy pre ceniny, tuzemskú pokladnicu, sociálny fond a priebežné položky TIP: Ak vediete len jednu tuzemskú pokladnicu, začiatočný zostatok doplňte do poľa Tuzemská pokladnica. Ak vediete aj valutové pokladne napr. v mene CZK, vtedy tuzemskú pokladňu zadefinujete cez Číselník/Pokladnice (Valutové, EUR) ako valutovú s menou EUR a počiatočný stav prepočítate kurzom 1,-Eur. V tomto prípade, začiatočný zostatok tuzemskej pokladne nevypĺňate cez Číselník/Začiatočné zostatky. začiatočný zostatok bankového účtu v mene Eur alebo v cudzej mene nastavte cez voľbu Číselník Bankové účty (Devízové, EUR) 1.3 Zadefinovanie partnerov do číselníka z hlavného menu programu vyberte voľbu Číselník Partneri po stlačení tlačidla Pridaj vyplníte vo formulári údaje o odberateľovi alebo dodávateľovi 1.4 Zadefinovanie auta služobné alebo vlastné (súkromné) z hlavného menu programu vyberte Číselník Autá po stlačení tlačidla Pridaj zadajte príslušné údaje prepínač vlastné alebo služobné nastavte podľa toho, či je auto vlastné a využíva sa na firemné účely alebo je služobné a teda je majetkom firmy ak zvolíte auto vlastné, pri pridávaní jazdy v evidencii jázd budete zadávať aj údaje pre výpočet náhrady za jazdu Strana 1 z 7
1.5 Nastavenie režimu účtovania z hlavného menu programu vyberte Číselník Režim účtovania v tomto formulári je možné nastaviť základný režim účtovania pre každú firmu môžete si preddefinovať položku Vystavil, čo znamená že pri vystavení nového dokladu program automaticky doplní pole Vystavil do účtovných, skladových a fakturačných dokladov môžete si preddefinovať texty, bankový účet, mernú jednotku, ktoré sa majú automaticky použiť pri pridávaní novej faktúry ďalej si tu môžete nastaviť automatické číslovanie pre príjmové, výdavkové a interné doklady 2. Vystavenie faktúry výberom položky zo skladu + automatické vystavenie výdajky v Číselníku/Režim účtovania/fakturácia a Sklad/Ďalšie nastavenia/automatické generovanie výdajky zakliknite voľbu Zapísať výdajku s otázkou. z hlavného menu programu vyberte Fakturácia - Faktúry po stlačení tlačidla Pridaj sa zobrazí formulár pre pridanie novej faktúry vyplňte príslušné údaje ako dátumy, odberateľa, spôsob dopravy, forma úhrady prípadne úvodný a záverečný text, pokiaľ nemáte nastavené automatické vypĺňanie v režime účtovania konkrétnu položku pridáte voľbou Pridaj/F7 Sklad. Automaticky sa doplní názov tovaru alebo služby, jednotka, cena bez DPH. určite si smerovanie do riadkov výkazu DPH, doplňte množstvo a položku uložte tlačidlom OK Strana 2 z 7
vytvorenú faktúru potvrďte tlačidlom OK. Pri otázke či chcete faktúru zapísať do evidencie pohľadávok a do evidencie DPH, potvrďte Áno. následne sa zobrazí otázka Medzi položkami faktúry sú skladové karty, z ktorých nie je vytvorená výdajka zo skladu. Chcete pre ne vystaviť výdajku? Zvoľte Áno a program vygeneruje výdajku a odpíše tovar zo skladu 3. Vystavenie zahraničnej faktúry(služby) v mene CZK faktúru vytvoríte v rovnakej evidencii ako vystavujete tuzemské faktúry alebo dobropisy a to výberom z hlavného menu programu Fakturácia Faktúry po stlačení tlačidla Pridaj sa zobrazí formulár pre pridanie novej faktúry vyplňte príslušné údaje ako dátumy, odberateľa, spôsob dopravy, forma úhrady prípadne úvodný a záverečný text, pokiaľ nemáte nastavené automatické vypĺňanie v režime účtovania položku pridáte voľbou Pridaj/F7 Cenník alebo položku vyplňte ručne do políčka Cena za jednotku bez DPH doplňte sumu v cudzej mene sadzbu DPH zmeňte na 0%, určíte smerovanie do riadkov výkazu DPH(napr. NSV), doplňte množstvo a položku uložte tlačidlom OK skôr ako uložíte faktúru, ešte musíte zmeniť celkovú menu faktúry. Vpravo dole, kde je údaj Celkom sa pomocou voľby F7 dostanete do užívateľských textov, vyberte príslušnú menu CZK a potvrďte Prenes text vytvorenú faktúru uložte tlačidlom OK. Na otázku, či chcete faktúru zapísať do evidencie pohľadávok, zvoľte Áno. Následne sa zobrazí tabuľka Zápis do evidencie pohľadávok, kde doplňte kurz ECB, ktorým sa fakturovaná suma prepočíta na menu EUR, pre potreby zápisu do evidencie pohľadávok a aj do evidencie DPH. TIP: Ak máte v programe Alfa stiahnutý kurzový lístok, cez Pomôcky/Stiahnutie kurzového lístka z internetu, kurz ECB sa doplní automaticky. Podľa platnej legislatívy sa doplní kurz ECB, deň predchádzajúci dňu, kedy bola faktúra vystavená. 4. Zaevidovanie došlej faktúry všetky prijaté tuzemské, zahraničné faktúry, dobropisy príp. ďalšie záväzky evidujete v evidencii záväzkov z hlavného menu programu vyberte Evidencia Záväzky voľbou Pridaj sa zobrazí formulár pre pridanie nového záväzku vyplňte príslušné údaje názov partnera, predmet fakturácie, prípadne Stĺpec peňažného denníka, ďalej číslo dokladu a typ dokladu. V spodnej časti formulára doplňte sumu celkom, program automaticky rozpočíta sumu na základ a DPH. Vyplnený formulár uložte tlačidlom OK na otázku či zapísať záväzok do evidencie DPH, zvoľte Áno v evidencii DPH sa suma zapíše do formulára Odpočítanie dane, riadok X/19 a X/21 Strana 3 z 7
5. Účtovanie úhrad v peňažnom denníku 5.1 Úhrada odoslanej faktúry v hotovosti z hlavného menu programu vyberte Evidencia Peňažný denník v spodnej časti zvoľte Pokladňa Príjem a zadajte dátum úhrady následne zvoľte Účel - stĺpec PD, do ktorého chcete zaúčtovať úhradu sumu vyberte pomocou voľby F7 z evidencie pohľadávok po prenesení sa aktivuje voľba Úhrada pohľadávky po uložení dokladu tlačidlom OK sa dostanete do evidencie pohľadávok a potvrďte Uhraď pohľadávku 5.2 Úhrada došlej zahraničnej faktúry z bankového účtu v cudzej mene v peňažnom denníku v časti Banka vyberte účet vedený v cudzej mene a zvoľte Banka Výdavok zadajte dátum úhrady a zvoľte Účel - stĺpec PD, do ktorého chcete zaúčtovať úhradu sumu vyberte pomocou voľby F7 z evidencie záväzkov vyplňte políčka Kurz ECB a Kurz Banka. Týmto kurzom sa prepočíta suma na menu Eur voľba Úhrada záväzku sa automaticky aktivuje po prenesení sumy z evidencie záväzkov po uložení dokladu tlačidlom OK sa dostanete do evidencie záväzkov a potvrďte Uhraď záväzok kurzový rozdiel sa automaticky vypočíta a zapíše sa do záväzku v časti Úhrady 6. Poskytnutý preddavok a jeho vyúčtovanie Postup pre zaúčtovanie poskytnutého preddavku, faktúry k prijatej platbe a konečnej faktúry za dodanie tovaru. 1. Dodávateľ vám vystavil preddavkovú faktúru vo výške 395,-. Túto faktúru si zaevidujte do evidencie záväzkov. Typ dokladu vyberte Preddavok a sumu 395,- zaevidujte ako položku s nulovou sadzbou DPH. 2. Zaevidujte úhradu požadovaného preddavku v sume 395,- do peňažného denníka ako výdavok s účelom napr. Výdavok za tovar (pokladnica alebo banka). Príslušnú sumu vyberte z evidencie záväzkov pomocou tlačidla F7. V prípade, že neevidujete preddavkové faktúry v programe, je potrebné dať vo výdavkom doklade celú sumu v rozpise do riadku s nulovou sadzbou DPH. Strana 4 z 7
3. Dodávateľ je povinný do 15 dní vystaviť daňový doklad k prijatej platbe na sumu 395,- spolu (331,93 základ a 63,07 DPH). Takúto faktúru zapíšte do evidencie záväzkov s rozpisom na základ a dph. Pri potvrdení zápisu do DPH sa záväzok správne zapíše do príslušných riadkov daňového priznania k DPH. 4. V peňažnom denníku je potrebné uskutočniť nasledovnú účtovnú operáciu: z výdavkov za tovar odúčtujete hodnotu DPH. V časti Interný doklad zvoľte Výdavok. Účel stĺpca zvoľte Výdavok za tovar, dátum uveďte dátum vzniku daňovej povinnosti z faktúry k prijatej platbe. Z evidencie záväzkov vyberte pomocou tlačidla F7 príslušnú faktúru k prijatej platbe. Podrobný rozpis je potrebné upraviť nasledovne: do poľa pre 19% sadzbu DPH uvediete hodnotu 395,-, program automaticky rozúčtuje sumu na základ 331,93 a DPH 63,07. Následne je potrebné odúčtovať v poli pre 0% sadzbu DPH sumu -395,-. Po potvrdení tohto rozpisu sa v poli Suma, zobrazí hodnota -63,07 v poli pre základ a hodnota 63,07 v poli pre DPH Voľbu Úhrada záväzku deaktivujte, úhradu vykonáte neskôr. Po potvrdení dokladu tlačidlom Ok sa program spýta, či sa jedná o uzávierkovú operáciu, zvoľte Nie. 5. Úhradu 395,- zapíšte do evidencie záväzkov ručne. Vyberte príslušnú faktúru, otvorte ju pomocou tlačidla Oprav a pridajte úhradu pomocou tlačidla Pridaj v časti Úhrady. Strana 5 z 7
6. Ďalší mesiac vám dodávateľ pošle tovar spolu s konečnou faktúrou, v ktorej je celková hodnota dodávky uvedená 495,- (415,97 základ a 79,03 DPH). Túto faktúru zaevidujte do evidencie záväzkov, s rozpisom na základ a DPH, pričom zaevidujte len rozdiel, o ktorý vám dodávateľ vyfakturoval viac ako bolo vyfakturované faktúrou k prijatej platbe. Faktúru zapíšte do evidencie DPH. 7. Posledným krokom je douhradenie konečnej faktúry. Zaevidujte úhradu v sume 100,- do peňažného denníka ako Výdavok za tovar (pokladnica alebo banka), príslušnú sumu vyberte z evidencie záväzkov pomocou tlačidla F7. V prípade, že suma PFA je uhradená 31.12. a daňová faktúra je vystavená až v nasledujúcom roku, celú sumu(vrátane DPH) 31.12. zaúčtujte do výdavkov ovplyvňujúcich základ dane (napr. Výdavok za tovaru). V nasledujúcom roku interným dokladom sumu DPH preúčtujte z výdavkov ovplyvňujúcich základ dane do stĺpca DPH. 7. Úhrada platobnou kartou (napr. Nákup kancelárskych potrieb) 1. Dňa 03.03.2010 ste urobili nákup kancelárskych potrieb v hodnote 15,8 s DPH. Pri platbe za nákup ste použili platobnú kartu. Dostali ste daňový doklad - bloček z registračnej pokladne, ktorý zaúčtujete do peňažného denníka a uskutočníte zápis do evidencie DPH aj napriek tomu, že banka spracuje túto transakciu neskôr. Dňom nákupu vzniká nárok na odpočet dane. V peňažnom denníku je potrebné uskutočniť tieto operácie: V časti Interný doklad zvoľte Výdavok s dátumom 03.03.2010. Účel - stĺpec PD vyberte Prevádzková réžia s analytickým členením Kancelárske potreby v sume 15,8 (základ 13,28 2,52 DPH). Pri otázke či chcete doklad uložiť ako uzávierkový, kliknite na voľbu NIE. Doklad zapíšte do evidencie DPH - Odpočet dane riadok X/19, X/21. Strana 6 z 7
Ďalšími účtovnými zápismi vysporiadate sumu medzi interným dokladom a bankou. V časti Interný doklad zvoľte Príjem s dátumom 03.03.2010. Účel - stĺpec PD vyberte Príjem z priebežnej položky v sume 15,8. Pri otázke či chcete doklad uložiť ako uzávierkový, kliknite na voľbu NIE. V peňažnom denníku sa suma zapíše do stĺpca Priebežné položky Výdavok. 1. Dňa 05.03.2010 dostanete bankový výpis, na ktorom je odpísaná suma 15,8 za nákup platobnou kartou. Túto položku zaúčtujte do peňažného denníka nasledovne: V časti Banka zvoľte Výdavok s dátumom 05.03.2010. Účel - stĺpec PD vyberte Výdavok na priebežnú položku v sume 15,8. V peňažnom denníku sa táto suma zapíše do stĺpca Priebežné položky Príjem. Takýmto spôsobom sa vyrovnajú priebežné položky a zníži sa stav na bankovom účte. Strana 7 z 7