Na Vápence 14 130 00 Praha 3 SZR-4399-1/Ř-2016 Praha 15. prosince 2016 ZPRÁVA O STAVU PROTIKORUPČNÍHO PROSTŘEDÍ SPRÁVY ZÁKLADNÍCH REGISTRŮ Předkládá Ing. Michal PEŠEK vedoucí služebního úřadu ředitel Správy základních registrů 130 00 Praha 3 Strana 1 / 15
1. ÚVOD... 3 Pave Dele 2. POPIS... 5 3. POPIS AKTUÁLNÍHO STAVU PROTIKORUPČNÍHO PROSTŘEDÍ... 7 4. HODNOCENÍ ÚČINNOSTI PROTIKORUPČNÍHO PROGRAMU A PROSTŘEDÍ Z POHLEDU SPRÁVY ZÁKLADNÍCH REGISTRŮ... 13 5. ZÁVĚR... 15 130 00 Praha 3 Strana 2 / 15
1. Úvod Interní protikorupční program Správy základních registrů (dále jen SZR ) si klade za cíl stanovit možné oblasti, místa a funkce, kde by mohlo dojít ke vzniku potenciálního rizika korupčního jednání. Jeho smyslem je posílení protikorupčního klimatu v činnosti SZR a v jednání jejích zaměstnanců na všech úrovních. Minimalizace možných příležitostí korupčního chování a vyšší porozumění základním pravidlům ochrany před korupcí podporuje kvalitu služeb a zvyšuje důvěryhodnost SZR. V rámci činnosti SZR byla vytipována a identifikována možná potenciální rizika korupce a vytvořena pravidla ochrany před ni v podobě nastavení interních pravidel a postupů směřujících ke snížení možnosti poskytování neoprávněných výhod či jejich přijímání zaměstnanci SZR ve spojení s výkonem služby resp. pracovní činnosti. Korupci je možno charakterizovat jako zneužití postavení, které je spojeno s porušením principu nestrannosti při rozhodování. V prostředí veřejné správy je korupce vnímána převážně ve formě přijímání a předávání úplatků, protislužeb, klientelismu nebo nepotismu. Korupční jednání je motivováno snahou po materiálním zisku nebo získání jiných výhod. Korupce je projevem chyby v rozhodovacím a řídícím procesu. Součástí korupčního vztahu je vždy ten, kdo rozhoduje, jeho moc odchylovat se od stanovených pravidel, výměna takto vychýleného rozhodnutí za výhodu a nesprávnost, protiprávnost nebo amorálnost takového vztahu výměny. V širším smyslu je účast v korupčním vztahu etickým a mravním selháním jednotlivců. Schopnost instituce korupci potlačovat a bránit se jí je indikátorem kvality vnitřní kultury celého institucionálního systému jako takového a z ní vyplývajících norem chování v příslušných institucích. Účelem této zprávy je popsat stav korupčního prostředí v SZR za období roku 2016, aktualizovat a vyhodnotit prvotní vypracování a vedení identifikovaných rizik za SZR. Nedílnou součástí je pravidelné monitorování a sledování případného korupčního jednání. V rámci monitoringu je rovněž kontrolováno a hodnoceno dodržování 130 00 Praha 3 Strana 3 / 15
základních zásad protikorupčního jednání všech zaměstnanců SZR, a to dodržováním platné legislativy a interních řídicích dokumentů (např. Etického kodexu SZR, Pracovního řádu SZR aj.). 130 00 Praha 3 Strana 4 / 15
2. Popis První protikorupční program SZR (byl vydán na základě pokynu č. 1 ministra vnitra ze dne 20. listopadu 2014, kterým byl vydán Resortní interní protikorupční program Ministerstva vnitra. Protikorupční program SZR byl schválen 17. 3. 2015 a nabyl účinnosti dnem 1. 4. 2015. Následně byl na základě Pokynu ministra vnitra ze dne 4. prosince 2015 a 17. května 2016 revidován. Současný protikorupční program SZR (SLP004A-2016) byl schválen 20. 7.2016 a nabyl účinnosti dnem 1. srpna 2016. Protikorupční program se vztahuje na všechny zaměstnance SZR a na externisty vykonávající činnost na základě služebního, pracovního poměru nebo jiného smluvního stavu. Prověřením interních procesů z pohledu potencionálních korupčních rizik byly stanoveny základní oblasti s největší pravděpodobností vzniku rizika. K základním oblastem v SZR patří: - oblast zadávání veřejných zakázek, - oblast hospodaření s finančními prostředky a majetkem, nesprávné nebo neoprávněné použití finančních prostředků, - oblast poskytnutí výhody, a to při jednání se stávajícími resp. potencionálními dodavateli služeb nebo zboží, - oblast vytváření a dodržování externích a vnitřních předpisů a postupů, - oblast zajišťování vzdělávání, - oblast zpracování požadavků doručených prostřednictvím Service Desk SZR Mapa rizik SZR 2016 je Přílohou č. 1 tohoto dokumentu. Grafická mapa rizik Přílohou č. 2 tohoto dokumentu V rámci zajištění lepší transparentnosti a zvýšení efektivity správy úřadu byla v souvislosti s přípravou nové systemizace služebních a pracovních míst SZR navržena nová organizační struktura, a to s účinnosti od 1. 1. 2017. Nově bylo 130 00 Praha 3 Strana 5 / 15
oddělení architektury a analýzy vyčleněno z odboru koncepce a rozvoje a zařazeno do přímé podřízenosti ředitele SZR. SZR v roce 2016 prošla novým auditem svého systému managementu bezpečnosti informací a získala nové certifikáty ISO 27001:2013 (informační bezpečnostní standard) pro tři klíčové oblasti poskytovaných služeb: - Poskytování služeb ISZR - Poskytování služeb uživatelské podpory Service Desk - Poskytování služeb správy přístupu k základním registrům Výsledek: Silnou stránkou SZR je zcela přirozená vysoká úroveň vnímání potřeby řídit bezpečnost informací. Zároveň angažovanost vrcholového managementu a disciplinovanost personálu zaručuje velmi vysokou úroveň ISMS. ISMS je zaveden a udržován v přiměřeném rozsahu a je nedílnou součástí každodenního života společnosti. SZR získala v rámci recertifikace v roce 2016 nové certifikáty ISO 20000-1:2011 (certifikát systému řízení služeb) pro svůj systém managementu IT služeb. V SZR je patrné neustálé zlepšování, zvláště změny v oblasti řešení CMDB (řízení konfigurace databáze úložiště, které se chová jako datový sklad pro IT) a výrazné zkvalitnění v oblasti monitoringu a zejména sledování plnění SLA (úroveň sjednaných poskytovaných služeb). Řízení dokumentace a procesů je na vysoké úrovni. 130 00 Praha 3 Strana 6 / 15
3. Popis aktuálního stavu protikorupčního prostředí V rámci zajištění maximální transparentnosti a pro minimalizaci možného korupčního jednání byla v jednotlivých oblastech přijata opatření spočívající v dodržování následujících pokynů: 3.1 Oblast zadávání veřejných zakázek - Stanovit zadávací podmínky veřejné zakázky tak, aby realizace veřejné zakázky proběhla řádně a včas v souladu s právním řádem ČR. Při realizaci veřejné zakázky postupovat plně v souladu s Nařízením MV č. 45/2016 ze dne 23. listopadu 2016, o zadávání veřejných zakázek a příslušnými ustanoveními zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek. Dodržovat všechna další nařízení popř. usnesení týkající se realizace veřejných zakázek např. UV 889/2015 ze dne 2. listopadu 2015, postupy definované RVIS a pracovní skupiny pro transparentní veřejné zakázky apod. - Jasně definovat předmět plnění veřejné zakázky v zadávacích podmínkách. Vymezit předmět plnění veřejné zakázky v souladu s Nařízením MV č. 45/2016, o zadávání veřejných zakázek a se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek. - Dodržet vymezené výše rozpočtových prostředků zejména kontrolou poskytnutého plnění zadavatelem, ale i správcem rozpočtu. - V systému zadávání veřejných zakázek využívat všechny právně dostupné metody a formy kontroly výběrových komisí. Navržená opatření pro odborné posílení prevence protikorupčního jednání v oblasti zadávání veřejných zakázek: - Mimořádný důraz položit na průběžné zvyšování odborné úrovně pracovníků podílejících se na přípravě a průběhu zadávacího řízení, členů výběrových komisí a samotných zadavatelů. Organizovat různá odborně-zdokonalovací setkání spojená s výměnou zkušeností a zobecňováním nedostatků odhalených kontrolní činností nebo metodickými dohledy při zadávání 130 00 Praha 3 Strana 7 / 15
veřejných zakázek. Zajistit pravidelná školení v souvislosti se změnami legislativy týkající se oblasti zadávání veřejných zakázek - Pravidelně obměňovat členy hodnotících komisí. - Striktně dodržovat požadavky zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv. Všechny smlouvy včetně objednávek s ročním plněním nad 50 000 Kč bez DPH u jednotlivého dodavatele povinně zveřejnit v Registru smluv. Plnění v roce 2016 - Pracovníci, pověření zadáváním veřejných zakázek, se zúčastnili školení zaměřených na změny a podmínky při zadávání veřejných zakázek, v souvislosti s platností a účinnosti nového zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek. V rámci vzdělávání proběhlo rovněž školení organizované advokátní kanceláři Havel, Holásek Partners zaměřené na podmínky a požadavky vyplývající ze zákona č. 340/2014 Sb., o registru smluv. - V rámci administrace veřejných zakázek je dle možností úřadu dodržováno pravidlo pravidelného obměňování členů hodnoticích komisí. V rámci obměny jsou rovněž do komisí jmenování externí spolupracovníci SZR. 3.2 Oblast hospodaření s finančními prostředky a majetkem - Důsledně využívat zavedené kontrolní systémy organizované v souladu s právními předpisy do předběžné, průběžné a následné finanční kontroly, jakož i službu interního auditu. Podrobně analyzovat výsledky finančních kontrol, závěry provedených interních auditů a nekompromisně odstraňovat příčiny a podmínky, které by mohly vytvořit prostor pro porušování právních předpisů při hospodaření s veřejnými prostředky, různá podvodná jednání, klientelismus či pro korupci. - Při sestavování rozpočtu a nakládání s finančními prostředky SZR dodržovat rozpočtová pravidla, platnou legislativu a interní předpisy. - V rozpočtu používat přesné, adresné a jednoznačné označení uváděných rozpočtových položek - Vést, aktualizovat a pravidelně předkládat finanční plán na poradu vedení SZR. 130 00 Praha 3 Strana 8 / 15
- V interních aktech řízení, upravujících oběh účetních dokladů a proces řídící kontroly transparentně definovat povinnosti, oprávnění a odpovědnost řídících a výkonných zaměstnanců k jednotlivým činnostem směřujícím k zajištění základních cílů a funkcí orgánu veřejné správy. - Za porušování právních předpisů a interních aktů řízení upravujících hospodaření s veřejnými prostředky vyvozovat adekvátní personální a kázeňská opatření. - Důsledně dbát na dodržování zákonem stanovených lhůt a procesních úkonů při řešení náhrad škod a uplatňování smluvních pokut. Navržená opatření pro odborné posílení prevence protikorupčního jednání v oblasti hospodaření s finančními prostředky a majetkem. - Důsledně ověřovat a kontrolovat čerpání finančních prostředků SZR s cílem zabránit riziku možného podezření na rozpočtovou nekázeň, a to v souladu s příslušnou platnou legislativou. - Všechny mimořádné požadavky na čerpání finančních prostředků na služby v oblasti IT (konzultační služby, provoz IT) prezentovat na poradě vedení SZR. Plnění v roce 2016 - Čerpání finančních prostředků z rozpočtu SZR je důsledně kontrolováno, tak aby bylo podloženo závazky vyplývajícími z platně uzavřených smluv. Finanční prostředky SZR jsou vynakládány na služby související s úkoly, danými zákonem č. 111/2009 Sb. o základních registrech, tedy se zajištěním provozu a bezpečnosti jednotlivých základních registrů (podpora provozu, poskytování služeb Service Desk, nájem a služby datových center, zabezpečení kybernetické bezpečnosti v souladu se zákonem 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti, apod.). 3.3 Oblast poskytnutí výhody při jednání se stávajícími resp. potencionálními dodavateli služeb nebo zboží - Poskytovat shodné informace všem uchazečům o zakázku. 130 00 Praha 3 Strana 9 / 15
- Transparentně jednat s dodavateli resp. poskytovateli služeb, dodávek. - Při jednání zajistit účast minimálně dvou pracovníků. - Nesdělovat informace o připravovaných veřejných zakázkách potenciálním uchazečům (zamezení poskytnutí výhody). Plnění v roce 2016 V roce 2016 nebylo zaznamenáno žádné podezření na porušení transparentnosti jednání s dodavateli SZR. 3.4 Oblast externích a vnitřních předpisů a postupů - Posilovat a pravidelně kontrolovat povědomí zaměstnanců SZR o zásadách etického kodexu a o jeho užívání v každodenní praxi. - Nepřehlížet nedodržování etického kodexu a netolerovat korupční jednání zaměstnanců SZR. - Dodržovat principy managementu bezpečnosti informací dle normy ISO/IEC 27001:2013 - Pravidelně sledovat vývoj legislativy a seznamovat zaměstnance s aktuálními předpisy a interní řídící dokumentací SZR. 3.5 Oblast vzdělávání - Zajistit a průběžně ověřovat povědomí zaměstnanců SZR o cílech protikorupčního programu SZR. - Průběžně zvyšovat odborný a znalostní potenciál zaměstnanců SZR. - Pravidelně se seznamovat s různými metodickými doporučeními a nejnovějšími informacemi. - U pohovoru v rámci služebních hodnocení jasně definovat priority a cíle v oblasti vzdělávání. 3.6 Oblast zpracování požadavků doručených prostřednictvím Service Desk SZR - Dodržovat zásady popsané v interní řídící dokumentaci. 130 00 Praha 3 Strana 10 / 15
- Pravidelně zjišťovat stav spokojenosti externích žadatelů o podporu prostřednictvím Service Desk. Plnění v roce 2016 - Byly vypracovány interní řídící dokumenty popisující postup přijímání, zakládání a vyřizování požadavků přijatých prostřednictvím Service Desk a zároveň metodický dokument dostupný zákazníkům Service Desk: a) Uživatelská příručka a řešitelská příručka b) MET082C-2015 Service Desk SZR Procesní řešení požadavků, POS 009B-2014 Stanovení komunikačních postupů při vzniku kritického incidentu a havárie ZR. V rámci ověření míry spokojenosti se službami poskytovanými oddělením Service Desk bylo v období květen červen 2016 provedeno dotazníkové šetření. Závěrečná zpráva z průzkumu spokojenosti se službami Kampaň 2016 byla schválena ředitelem SZR. Zpráva byla následně předložena v rámci recertifikačního auditu SZR dle normy ISO 27001:2013. 3.7 Oblast lidské zdroje - Seznamovat zaměstnance s hodnotami SZR v oblasti protikorupčního jednání. - Zajistit podmínky pro výkon služby (práce) v souladu se zákonem 234/2014 Sb., o státní službě, zákoníkem práce a dalšími předpisy. - Provádět objektivní a nezávislé hodnocení státních zaměstnanců. - Zajistit spravedlivé odměňování zaměstnanců. - U pohovoru v rámci služebních hodnocení věnovat prostor diskuzi se zaměřením na etické a protikorupční chování. - Zajistit vhodné vzdělávání s ohledem na potřeby zaměstnance a změnu legislativy. Plnění v roce 2016 130 00 Praha 3 Strana 11 / 15
V průběhu roku 2016 byl proveden průzkum postojů a spokojenosti zaměstnanců SZR. Cílem anonymního průzkumu bylo zmapovat stav spokojenosti a potřeb zaměstnanců. V průběhu šetření bylo možno rovněž položit případné dotazy týkající se pracovního prostředí a výkonu služby. V rámci interních pracovních jednání úřadu byly dotazníky vyhodnoceny, zaměstnanci SZR seznámeni s výsledky a zodpovězeny všechny položené dotazy. Problematika protikorupčního prostředí je v pravidelných měsíčních intervalech diskutována na poradě vedení SZR. Jednotliví ředitele odborů a vedoucí oddělení informují o stavu protikorupčního prostředí za daný odbor (oddělení). Stav protikorupčního prostředí je zaznamenán do zápisu z porady. Ve sledovaném období nebylo v SZR zaznamenáno žádné podezření na korupční jednání zaměstnanců. 130 00 Praha 3 Strana 12 / 15
4. Hodnocení účinnosti protikorupčního programu a prostředí z pohledu Správy základních registrů Účinnost protikorupčních opatření a potenciálně korupční jednání ze strany všech zaměstnanců SZR jsou pravidelně monitorovány a kontrolovány. Ředitel SZR a ředitelé jednotlivých odborů a oddělení pravidelně kontrolují podřízené zaměstnance s ohledem na možnost korupčního jednání. Hospodaření s přidělenými finančními prostředky je v pravidelných týdenních intervalech sledováno a diskutováno na poradě vedení SZR. Veškeré objednávky a realizované veřejné zakázky musí být předem schválené vedením SZR. Schválení požadavku je zaznamenáváno do zápisu z porady. Prvotní návrhy na realizaci investičních akcí a veřejných zakázek jsou diskutovány na investiční komisi SZR. Finanční prostředky čerpané na základě aktuálně platných smluv na zajištění podpory a rozvoje základních registrů (projekty, požadavky na změny systému) jsou předkládány a schvalovány projektovou komisí SZR a následně na poradě vedení SZR. V SZR probíhaly v roce 2016 kontroly Národního bezpečnostního úřadu, odboru interního auditu Ministerstva vnitra a v neposlední řadě kontrola Finančního úřadu zaměřená na povinnost SZR odvádět DPH. U SZR byla provedena veřejnosprávní kontrola odboru interního auditu a kontroly Ministerstva vnitra. Cílem kontroly bylo u vybraného vzorku finančních a majetkových operací prověřit: - dodržení všech legislativních předpisů v procesu zadávání veřejných zakázek, - zda kontrolovaná osoba při hospodaření s veřejnými prostředky k zajištění úkolů ve smyslu svěřené působnosti dodržovala právní předpisy a interní akty řízení vydané v mezích těchto předpisů, - zda přezkoumávané operace splňují kritéria hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti, 130 00 Praha 3 Strana 13 / 15
- zda jsou veřejné prostředky zajištěny proti nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům, zejména proti ztrátám, poškození, zneužívání či rozkrádání, - přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému. Kontrolovaným obdobím byl rok 2015 a období související. Termín kontroly byl únor až březen 2016. Výsledek kontroly nezaznamenal v oblasti administrace veřejných zakázek a hospodaření s finančními prostředky žádné závažné nedostatky. Pro následujícím období bude SZR v rámci boje proti korupčnímu jednání provádět pravidelné hodnocení detekovaných rizik a vyvíjet opatření k jejich eliminaci nebo snížení jejich významnosti. Zároveň bude ověřovat, zda se v rámci činnosti SZR neobjevilo nové riziko, popř. nějaké známé riziko nezaniklo. Zaměstnanci SZR budou pravidelně proškolování v dodržování Pravidel etiky zaměstnanců SZR a protikorupčního chování. 130 00 Praha 3 Strana 14 / 15
5. Závěr má platný aktualizovaný interní protikorupční program, řídí se jím ve své činnosti a rozvíjí protikorupční atmosféru v jednání svých zaměstnanců. V současné době, mimo jiné i na základě výsledků externích auditů a kontrol, hodnotíme stav protikorupčního prostředí v SZR jako uspokojivý a funkční. V roce 2016 nebylo zaznamenáno narušení protikorupčního prostředí zaměstnanci SZR. 130 00 Praha 3 Strana 15 / 15