Příloha č. 1 a skartační plán základní školy 1. Organizace a řízení 1.1 Právní základ organizace 1.1.1 Zřizovací listina, její dodatky a změny A 10 1.1.2 Rozhodnutí o do školského rejstříku a o jeho změnách a doklady uvedené v 147 školského zákona, výpisy ze školského rejstříku A 10 1.1.3 Kolektivní smlouvy A 10 1.1.4 Koncepce rozvoje školy A 10 po uplynutí období, k němuž se koncepce vztahuje 1.1.5 Výroční zprávy A 10 1.2 Plánování a organizace činnosti 1.2.1 Plány práce roční a delší A10 1.2.2 Plány práce s kratší než roční periodicitou 1.2.3 Vnitřní organizační směrnice (např. organizační řád, spisový a skartační řád, školní řád apod.) A 5 1.2.4 Pokyny a řídící akty vedení školy A 5 1.2.5 Autoevaluace V5 1.2.6 Výkazy o škole a statistická hlášení roční a delší A 10 1.2.7 Výkazy o škole a statistická hlášení s kratší než roční periodicitou 1.2.8 Dotazníky pro potřebu školy 1.2.9 Inspekční zprávy A 10 1.3 Dokumentace činnosti školy kud je vedena) 1.3.1 Kronika školy A 10 po uzavření ) 1.3.2 Kroniky tříd A5 po uzavření ) 1.3.3 Fotodokumentace činnosti školy, fotoalba A 10 1.3.4 Výstřižky z tisku A 10 1.3.5 Filmové a zvukové záznamy, videozáznamy A 10 1.3.6 Školní časopisy A10 1.3.7 Vlastní ročenky, publikace, almanachy A 10 1.4 Zápisy z porad 1.4.1 Zápisy z porad školské rady A 5 1.4.2 Zápisy z porad vedení A 5 1.4.3 Zápisy z pedagogických a klasifikačních porad V 10
1.4.4 Zápisy z porad komisí (výchovných, metodických, V 5 předmětových atd.) 1.4.5 Zápisy z provozních porad V5 1.5 Záznamy z kontrol 1.5.1 Záznamy z kontrol nadřízených orgánů V 10 1.5.2 Záznamy z ostatních kontrol (finanční úřad, úřad práce, V5 BOZP, hygiena, požární ochrana) 1.6 Korespondence 1.6.1 Stížnosti V 10 1.6.2 Evidence stížností A 10 po uzavření ) 1.6.3 Korespondence běžná došlá i odeslaná V 5 1.7 Pojištění 1.7.1 Pojištění organizace V 5 1.7.2 Pojištění žáků 1.8 Spisová služba 1.8.1 Podací protokol A 5 po uzavření ) 1.8.2 Evidence poštovného (známek) po uzavření 1.8.3 Evidence dokumentů uložených ve spisovně (případně A 10 po vyřazení archivní kniha) dokumentu 1.8.4 Evidence razítek A 5 1.8.5 Razítka V 5, poškození, opotřebování 1.8.6 Evidence kvalifikovaných certifikátů dle 17 vyhlášky č. A 5 259/2012 1.8.7 Kniha výpůjček dokumentů ze spisovny po uzavření a vrácení všech zápůjček) 1.8.8 návrhy, protokoly, záznamy o předání archiválií k trvalému uložení do archivu, protokoly, potvrzení o likvidaci dokumentů A trvale uloženy ve škole 1.8.9 Denní transakční protokol A 1 pokud původce používá ERMS 1.8.10 Typový spis ERMS A pokud původce používá
ERMS 2. Výchovně vzdělávací proces 2.1. Školní vzdělávací program A 5 2.2 Podklady k organizaci výuky na škole (rámcový V 5 vzdělávací program, učební osnovy) 2.3 Matrika žáků A 45 2.4 Třídní výkazy A 45 2.5 Katalogové listy A 45 2.6 Seznamy žáků A 20 2.7 Třídní knihy 2.8 Záznamy o práci ve volitelném, nepovinném předmětu, zájmovém útvaru 2.9 Rozvrhy tříd a učeben, přehledu dozorů nad žáky S 1 2.10 Tematické plány 2.11 Učební plány 2.12 Individuální vzdělávací plány žáků 2.13 Klasifikační zprávy 2.14 Hospitace 2.15 Záznamy z činnosti výchovných poradců, případně dalších specialistů (psychologů, asistentů apod. ) 2.16 Dokumentace akcí pořádaných školou, mimoškolní akce, V 5 exkurze, školy v přírodě, sportovní výcviky 2.17 Osobní spisy žáků kud se vedou) 2.18 Šetření školní zralosti, logopedická vyšetření, psychologická vyšetření 2.19 Integrace postižených žáků 2.20 Zápisy z třídních schůzek S 1 2.21 Pedagogické deníky učitelů S 1 2.22 Vysvědčení (nevyzvednuté vyplněné rukopisy, duplikáty) S 3 2.23 Srovnávací testy žáků S 3 2.24 Písemné práce žáků (nepředané žákům) 2.25 Hodnocení žáků (nepředaná žákům) S 1 2.26 Žákovské knížky nepředané žákům S 3 včetně dat elektronických žákovských knížek 2.27 Spisy přijímacího řízení (zápis, rozhodnutí o odkladu školní docházky, přihláška na základní školu, rozhodnutí o přijetí) 2.28 Ostatní spisy správního řízení: opakování ročníku žáka základní školy přerušení vzdělávání žáka základní školy přestup žáka základní školy do jiné základní školy individuální vzdělávací plán rozhodnutí o příjetí žáka do vyššího ročníku rozhodnutí o uznání předchozího vzdělání od vydání rozhodnutí
rozhodnutí o vyloučení ze školy rozhodnutí o podmíněném vyloučení ze školy 2.29 Školní družina 2.29.1 Přehledy výchovně vzdělávací práce školní družiny S 3 2.29.2 Docházkový sešit pro školní družinu S 3 2.29.3 Rozhodnutí o osvobození od úplaty za činnost ve školní družině 3. Mzdové a personální záležitosti 3.1 Seznamy zaměstnanců A 20 3.2 Mzdové listy 0 po roce, kterého se týkají (zákonná lhůta je 30 let) 3.3 Osobní spisy zaměstnanců (žádost o přijetí do pracovního poměru, preventivní prohlídky, doklady o zvyšování a prohlubování kvalifikace, pracovní smlouvy, platové výměry, náplně práce) Typy dokumentů ukládané do osobního spisu se již nesmí vyskytovat jako samostatná položka spisového a skartačního plánu. 3.3.1 Osobní spisy zaměstnanců, kteří ze školy odešli V 50 po ukončení pracovního poměru 3.3.2 Osobní spisy zaměstnanců, kteří pracovali na škole do odchodu do důchodu nebo do smrti V 10 po odchodu do důchodu nebo po smrti 3.4 Pověření, hmotná zodpovědnost pokud není součástí osobního spisu 3.5 Evidenční listy důchodového zabezpečení S 3 pokud nejsou součástí osobního spisu 3.6 Mzdové sestavy (rekapitulace mezd, průměrné denní vyměřovací základy nemocenské, průměrné výdělky pracovně právní) 3.7 Doklady o výplatě mezd (výplatní listiny, výplatní lístky, převodní příkazy, odměny, stanovení osobních příplatků, náhradní plnění) 3.8 Dokumenty sloužící jako podklad ke mzdám (suplování, přesčasy, rozvržení pracovní doby, stanovení přímé a nepřímé vyučovací povinnosti atd.)
3.9 Evidence náhrady za ušlou mzdu 3.10 Potvrzení příjmů 3.11 Docházka zaměstnanců 3.12 Dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti * 0** 3.13 Smlouvy o dílo V 10 3.14 Přihlašování a odhlašování zaměstnanců ke zdravotním pojišťovnám 3.15 Nemocenské, zdravotní a sociální pojištění po ukončení sjednané práce * do částky 10 tisíc korun ** nad částku 10 tisíc korun 3.16 Statistická hlášení a výkazy týkající se zaměstnanců Výkaz o práci (čtvrtletní) Výkaz o pracovní neschopnosti pro nemoc a úraz (půlroční) Zaměstnání se změnou pracovní schopnosti Výkaz o platech loletní) Čtvrtletní výkaz o zaměstnancích a mzdových prostředcích v regionálním školství Přehled o výši pojistného (správa sociálního zabezpečení) Hlášení o vývoji zaměstnanosti (roční) 3.17 Fond kulturních a sociálních potřeb 4. Finanční záležitosti 4.1 Rozpočet školy 4.1.1 Rozpočty roční návrh, uzávěrka, změny rozpočtu A 10 4.1.2 Rozpočty ostatní krátkodobé rozpočty, přehledy čerpání 4.1.3 Podklady k sestavení rozpočtu, sjetiny 4.1.4 Roční zpráva o hospodaření (přehled o plnění rozpočtu, přehled o tvorbě a čerpání peněžitých fondů, přehled výnosů a nákladů, přehled pohledávek a závazků, výkazy rozvaha, výkaz zisků a ztrát, Hlavní kniha, Finanční vypořádání dotací poskytovaných krajům, Finanční vypořádání účelově určených prostředků na provoz a A 10 dotaci na investice poskytované z rozpočtu zřizovatele) 4.1.5 Měsíční, pololetní a čtvrtletní závěrky 4.1.6 Hlavní účetní kniha 4.1.7 Dotace (od obcí, nadací apod.) V 10 po skončení projektu 4.1.8 Projekty (EU a další) 4.1.8.1 Zásadní dokumenty týkající se návrhu a realizace projektu (žádost, rozhodnutí, závěrečná monitorovací zpráva) V 10 po skončení udržitelnosti projektu 4.1.8.2 Podklady k projektu, daňové doklady a další doklady po skončení
k čerpání peněz atd. 4.1.9 Výběrová řízení zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, maximálně však do výše předpokládané hodnoty veřejné zakázky stanovené zřizovací listinou V 10 udržitelnosti projektu po ukončení výběrového řízení 4.2 Účetní a daňové doklady 4.2.1 Přijaté faktury /* *plátce DPH 4.2.2 Vydané faktury /* *plátce DPH 4.2.3 Evidence faktur (kniha faktur, kniha závazků) S5/* po *plátce DPH 4.2.4 Objednávky 4.2.5 Evidence objednávek po 4.2.6 Bankovní doklady (příkazy k úhradě, výpisy z účtů) /S10* *u dotací a investičních akcí 4.2.7 Příjmové a pokladní doklady bez DPH/s DPH / 4.2.8 Pokladní kniha/pokladní kniha dokladů s DPH / po 4.2.9 Žádanky o poskytnutí zálohy S5 4.2.10 Daňová přiznání a prohlášení 4.2.11 Všeobecné účetní doklady 5. BOZP a požární ochrana 5.1 Úrazy 5.1.1 Evidence úrazů zaměstnanců A 10 po 5.1.2 Záznamy o úraze zaměstnanců a jejich odškodnění těžké A 10 a smrtelné úrazy 5.1.3 Záznamy o úraze zaměstnanců a jejich odškodnění ostatní úrazy 5.1.4 Evidence úrazů žáků A 10 po 5.1.5 Záznamy o úraze žáků a jejich odškodnění těžké a A 10 smrtelné úrazy 5.1.6 Záznamy o úraze žáků a jejich odškodnění ostatní úrazy 5.2 Prevence a organizace BOZP a požární ochrany 5.2.1 Zápisy o prověrkách BOZP, požární ochrany, revizní záznamy 5.2.2 Evidence ochranných osobních pomůcek po vyřazení pomůcek 5.2.3 Požární kniha po
5.2.4 Kniha BOZP po 6. Hospodaření s majetkem 6.1 Majetkoprávní záležitosti 6.1.1 Smlouvy delimitační V 5 6.1.2 Smlouvy darovací V 5 6.1.3 Smlouvy kupní movitosti, nájemní, kupní, zajištění služeb, leasingové a další 6.2 Evidence dlouhodobého hmotného i nehmotného majetku 6.2.1 Zařazovací protokoly po vyřazení majetku 6.2.2 Vyřazovací protokoly po vyřazení majetku 6.2.3 Odpisové plány S5 6.2.4 Předávací protokoly po vyřazení majetku 6.3 Inventury 6.3.1 Inventura řádná zápisy, sumáře A 10 6.3.2 Inventarura řádná ostatní (seznamy apod.) 6.3.3 Inventura mimořádná A 10 6.3.4 Škodní protokoly (zápisy škodní komise) 6.4 Budovy 6.4.1 Dokumenty související se získáním nemovitosti do vlastnictví (kupní smlouva, výpis z katastru, posudek) 6.4.2 Dokumenty související s výstavbou a stavebními úpravami budovy (projektová dokumentace, investiční záměry, výběrová řízení) A 5 V 5 po skončení vlastnictví budovy po zániku stavby 6.4.3 Technická dokumentace zařízení po likvidaci zařízení 6.4.4 Kontroly a revize budov a zařízení (revizní zprávy, audity) 6.4.5 Evidence klíčů a záznamy o výdeji 6.4.6 Telefonní provoz 6.4.7 Rozdělení šaten S 1 6.4.8 Přehled spotřeby energií 6.5 Doprava 6.5.1 Technické průkazy, povinné ručení, kopie havarijního pojištění 6.5.2 Školení o řízení referenčních vozidel 6.5.3 Dohody o řízení referenčních vozidel 6.5.4 Přehled o spotřebě pohonných hmot 7. Stravování 7.1 Výdejna
7.1.1 Přihlášky strávníků S 1 7.1.2 Objednávky jídla S 1 7.1.3 Uzávěrka stravování 7.1.4 Bankovní výpisy 7.2 Kuchyně 7.2.1 Inventurní soupis 7.2.2 Vyhodnocení mank, přehled inventurních rozdílů 7.2.3 Skladové karty zásob 7.2.4 Protokol o poškození, zničení a ztrátě zásob 7.2.5 Záznam stravovaných osob a poplatků 7.2.6 Kniha zbytků S 3 po 7.2.7 Přihlášky ke stravování S 3 7.2.8 Jídelní lístky S 1 7.2.9 Stravenky použité S 1 7.2.10 Spotřební koš 7.2.11 Receptury 7.3 Systém kritických bodů 7.3.1 Zavedení systému kritických bodů, dokumentace systému 7.3.2 Sledování kritických bodů S 3