Uživatelská dokumentace (provozní řád) Výpis o využití údajů z registru osob Vytvořeno dne: 30.5.2012 Aktualizováno: 25.6.2012 Verze: 1.0 2012 MVČR
Obsah 1. Přihlášení do centrály Czech POINT...3 1.1. Přihlášení... 3 1.2. Volba formuláře... 4 2. Žádost o výpis o využití údajů z registru osob...5 2.1. Specifikace osoby, jejíž výpis se požaduje... 5 2.2. Výpis údajů z registru obyvatel... 5 2.2.1. Výpis údajů nelze získat...5 2.2.2. Zadaná osoba byla v registru nalezena...5 2.3. Ověření údajů o totožnosti osoby... 6 2.3.1. Údaje se neshodují s předloženým dokladem...6 2.3.2. Údaje se s předloženým dokladem shodují...6 2.4. Vytvoření a odeslání žádosti... 6 2.4.1. Údaje o subjektu...6 2.4.2. Určení období využívání údajů...7 2.4.3. Tisk formuláře žádosti a jeho vyplnění žadatelem...8 2.4.4. Odeslání žádosti a přijetí ověřeného výpisu...8 2.5. Tisk ověřeného výpisu... 9 2.5.1. Žadatel s výpisem nesouhlasí...9 2.5.2. Žadatel s výpisem souhlasí...9 2.6. Evidence a uložení formuláře... 9 2.7. Tisk ověřovací doložky a pokladního dokladu...10 2.7.1. Tisk ověřovací doložky...10 2.7.2. Tisk pokladního dokladu...10 2.8. Finální práce...10 3. Ukončení práce v prostředí Czech POINT...11 4. Příloha problémy při vyhledání v registru...11 4.1. Kritérium pro výběr osoby nebylo jednoznačné...11 4.2. Osoba nebyla v databázi nalezena...12 5. Příloha Interní prohlížeč souborů...12 5.1. Zobrazení dokumentu...12 5.2. Tisk dokumentu z prohlížeče...13 2
1. Přihlášení do centrály Czech POINT Než začnete cokoliv pomocí Czech POINT dělat, je třeba se přihlásit do jeho centrály, autentifikovat se a vybrat druh činnosti. Do centrály Czech POINTU se dostanete z webového prohlížeče zadáním adresy https://www.czechpoint.cz. Následuje vaše autentifikace výběrem komerčního certifikátu a zadáním odpovídajícího PINu; dále pak ověření přihlašovacích údajů uživatelského jména a přístupového hesla. 1.1. Přihlášení Při vstupu do softwarového rozhraní pro práci s Czech POINT je vyžádána autentifikace (přihlášení) pracovníka. Pro tento účel je zapotřebí, aby do USB konektoru počítače byl zasunut jeho tzv. token, zařízení ikey 4000, ve kterém je uložen privátní klíč pracovníka. Prvním krokem při přihlášení je výběr a potvrzení digitálního certifikátu. Certifikát potvrďte v okně Zvolit digitální certifikát. Následuje zadání PIN kódu pracovníka zapište jej do vstupního pole Enter PIN dialogu Token Login. Pokud je vše v pořádku, otevře se stránka pro přihlášení do prostředí Czech POINT. Pracovník zde vyplní do vstupních polí tato data: Jméno identifikace pracovníka ve formě jeho přihlašovacího jména obecně to může být kombinace znaků a číslic, často se užívá kombinace částí jména a příjmení. Heslo přístupové heslo vytvořené k výše zapsanému uživatelskému jménu. Vlastní přihlášení proběhne po stisku tlačítka Přihlásit. 3
1.2. Volba formuláře Po přihlášení se na následující stránce zobrazí nabídka formulářů. V levé sekci okna klepněte ve skupině Czech POINT na položku Základní registry. Zkontrolujte dostupnost formuláře Výpis o využití údajů z registru osob v kladném případě je ve sloupci Dostupnost zobrazen zelený indikátor; v případě, že je formulář dočasně nedostupný, je barva indikátoru červená. Klepněte myší do řádku s položkou formuláře. V následujícím dialogu zvolte otevření souboru s formulářem nikoliv tedy jeho uložení. Formulář se načte a otevře v okně aplikace Software602 Form Filler. 4
2. Žádost o výpis o využití údajů z registru osob 2.1. Specifikace osoby, jejíž výpis se požaduje Údaje o osobě, jejíž výpis o využití údajů z registru osob se požaduje, lze v databázi vyhledat podle dokladu totožnosti. Voličem Typ dokladu vyberte, jaký doklad totožnosti dává žadatel k dispozici: občanský průkaz, cestovní pas, povolení k pobytu, vízový štítek, pobytový štítek. Do pole Číslo dokladu zapište číslo příslušného dokladu. Stiskněte tlačítko Vyhledat v registru obyvatel. 2.2. Výpis údajů z registru obyvatel Po stisknutí tlačítka pro vyhledání v registru obyvatel je požadavek odeslán registru obyvatel. Vrácené hodnoty se pak zobrazí ve formuláři. 2.2.1. Výpis údajů nelze získat Jestliže dojde při vyhledávání v registru obyvatel k problémům, je chybová situace popsána zprávou zobrazenou ve zvláštním rámečku. Obvyklé problémy jsou popsané v kapitole Příloha problémy při vyhledání v registru na straně 11. 2.2.2. Zadaná osoba byla v registru nalezena Pokud byly údaje registru nalezeny a odpovídají konkrétní osobě, vypíšou se příslušné údaje o zadané osobě do formuláře. 5
2.3. Ověření údajů o totožnosti osoby Jestliže byly v registru obyvatel potřebné údaje o osobě žadatele nalezeny, je třeba ověřit, zda jméno, příjmení a datum narození souhlasí s předloženým dokladem. K zápisu výsledku ověření je určena dvojice políček v části Souhlasí referenční údaje osoby s údaji v dokladu? 2.3.1. Údaje se neshodují s předloženým dokladem Pokud se údaje vypsané ve formuláři neshodují s údaji v předloženém dokladu, klepněte myší na zaškrtnuté políčko NE. Poté se zobrazí rámeček s dotazem, zda si přejete formulář zavřít. Stiskem tlačítka Ano bude transakce ukončena. Pokud chcete ještě zadání i vyhledání zkusit zopakovat, stiskněte tlačítko Ne. 2.3.2. Údaje se s předloženým dokladem shodují Pokud se údaje vypsané ve formuláři shodují s údaji v předloženém dokladu, zaškrtněte políčko ANO. 2.4. Vytvoření a odeslání žádosti Potvrzením souhlasu referenčních údajů osoby s údaji v předloženém dokladu totožnosti se otevře červená sekce Příprava žádosti. Nejprve je třeba podle údajů žadatele specifikovat subjekt, pro který je žádost vytvářena. Žadatel vám sdělí identifikační číslo subjektu a vy jej vyplníte do vstupního pole IČ subjektu. 2.4.1. Údaje o subjektu Stiskem tlačítka Vyhledat v registru osob se kontaktuje registr s cílem nalézt v něm údaje o hledaném subjektu. Jestliže je hledání neúspěšné, vypíše se o tom zpráva. 6
V tom případě je možnost v sekci Vyhledání subjektu podle specifikaci osoby změnit a pokus o vyhledání opakovat. Pokud se vyhledávání nedaří, nelze transakci provést. Stiskem tlačítka Zavřít formulář ukončíte zobrazení formuláře a transakci zakončíte předepsaným způsobem. Pokud se vyhledání v registru osob zdařilo, do formuláře se vypíšou načtené údaje o subjektu. 2.4.2. Určení období využívání údajů V sekci Období využívání údajů je třeba pomocí datových voličů Období od a Období do určit, za jaké období chce žadatel výpis o využití údajů z registru osob získat. 7
2.4.3. Tisk formuláře žádosti a jeho vyplnění žadatelem Stiskem tlačítka Tisk žádosti pak vygenerujte žádost a v jednom exempláři vytiskněte. Při tom je k dispozici obvyklý dialog pro volbu tiskárny a jejích parametrů a platí standardní metodika její obsluhy. Pod tlačítkem Tisk žádosti se po ukončení tisku vytvoří část Byla žádost vytištěna v pořádku, vyplněna a podepsána žadatelem? s dvojicí políček ANO a NE. Ponechte prozatím zaškrtnuté políčko NE. Zkontrolujte, zda je formulář žádosti správně vytištěn. Není-li tomu tak, můžete je stiskem tlačítka Tisk žádosti vytisknout znovu. Žadatel v žádosti doplní potřebné údaje. Vyplněnou žádost musí žadatel bezpodmínečně podepsat! Žádost se po skončení transakce archivuje. Teprve když je žádost správně vyplněna a podepsána, klepněte na políčko ANO. 2.4.4. Odeslání žádosti a přijetí ověřeného výpisu Po specifikaci požadavků (sestavení žádosti) stiskněte tlačítko Zažádat o ověřený výstup, které se zpřístupnilo na konci růžové sekce Příprava žádosti. 8
Jakmile je žádost v registru obyvatel vyřízena a vydán a zaslán ověřený výpis, reaguje formulář otevřením nové růžové sekce Vydaný ověřený výstup z registru obyvatel. Zde jsou uvedeny údaje o zabezpečení vlastního výpisu a také počet jeho stránek spolu s cenou, kterou musí žadatel uhradit. 2.5. Tisk ověřeného výpisu Dokument s výpisem je třeba stiskem tlačítka Otevřete a vytiskněte vydaný ověřený výstup otevřít a vytisknout žadateli na papír. Bližší informace najdete v kapitole Příloha Interní prohlížeč souborů na str. 12. 2.5.1. Žadatel s výpisem nesouhlasí Může se stát, že žadatel s obsahem výpisu nesouhlasí. Pak nepokračujte dál a tuto transakci předepsaným způsobem dokončete. 2.5.2. Žadatel s výpisem souhlasí Pokud žadatel s výpisem souhlasí, pokračujte dále zaevidováním a uložením formuláře na disk počítače. 2.6. Evidence a uložení formuláře Do pole Číslo jednací (pořadové číslo) zapište číslo, pod kterým bude tato transakce evidována. 9
Stiskem tlačítka Uložit formulář na lokální disk počítače se otevře systémový dialog pro ukládání souborů. Vyplněný formulář se uloží do souboru ve formátu ZFO pod názvem generovaným ze značky agendy a vámi zadaného čísla jednacího. 2.7. Tisk ověřovací doložky a pokladního dokladu 2.7.1. Tisk ověřovací doložky Po uložení formuláře se na jeho konci zobrazí ověřovací doložka. Tu vytiskněte na běžný kancelářský papír stiskem tlačítka Tisk ověřovací doložky na papír A4 případně pomocí dalších tlačítek můžete doložku vytisknout na některý z předem určených formátů štítků. 2.7.2. Tisk pokladního dokladu Dále stiskem tlačítka Tisk pokladního dokladu vytiskněte stvrzenku o zaplacení poplatku za provedenou transakci. 2.8. Finální práce V tuto chvíli již máte vytištěno vše, co jste potřebovali. Zbývá jednotlivé listy PDF dokumentu a ověřovací doložky svázat, orazítkovat a podepsat. Výpis předejte žadateli a inkasujte od něj správní podle údaje ve formuláři. Žadatel vydaný výstup podepíše v kolonce PŘEVZAL (podpis žadatele). Klepnutím na tlačítko Zavřít formulář pak formulář výpisu uzavřete. 10
3. Ukončení práce v prostředí Czech POINT V průběhu pracovního dne, při vyřizování jednotlivých požadavků žadatelů, vždy předepsaným způsobem uzavřete otevřený formulář (formuláře) a dokončete transakci. Při tom zůstáváte stále přihlášeni v prostředí Czech POINT. Při ukončení práce na přepážce pošty (například na konci pracovní směny), je třeba se z prostředí Czech POINT odhlásit. Odhlásíte se klepnutím na tlačítko Odhlásit v pravém horním rohu okna Czech POINT s nabídkou formulářů. Pokud byste se neodhlásili, a okno s nabídkou formulářů jen zavřeli (například klepnutím na tlačítko s křížkem v pravém horním rohu okna), zůstanete k Czech POINT ještě po určitou dobu (zhruba 30 minut) přihlášeni. Ke stejné situaci by došlo při nečekaném restartu počítače, například po výpadku napájecí sítě. Nové přihlášení k další práci - běžným zadáním jména a hesla - bude pak během této doby interpretováno jako pokus o neautorizovaný přístup do prostředí Czech POINT. Proto se budete v tomto případě muset přihlásit dvakrát po sobě. Po prvním přihlášení se zobrazí varování s informací, že někdo již byl přihlášený pod vaší identitou nebo že jste se korektně neodhlásili. Pole pro zadání jména a hesla jsou znovu zobrazena. Teprve po jejich opětovném vyplnění se vám prostředí Czech POINT znovu zpřístupní. 4. Příloha problémy při vyhledání v registru 4.1. Kritérium pro výběr osoby nebylo jednoznačné Může se stát, že pod stejným jménem, příjmením a datem narození figuruje v databázi více osob. Pak je vám nabídnut jejich seznam, a vy tlačítkem Vybrat vyberete tu osobu, která odpovídá hledanému občanovi. 11
4.2. Osoba nebyla v databázi nalezena Pokud údaje zapsané do formuláře neodpovídají žádné z osob v databázi, je možné, že v zadání došlo k chybě. Pokud ano, opravte ji a dotaz opakujte. Nelze-li osobu ani pak nalézt, nelze transakci provést a je třeba ji ukončit. Klepněte na uzavírací tlačítko s křížkem v pravém horním rohu okna, čímž zavřete okno formuláře; transakci pak ukončete předepsaným způsobem. 5. Příloha Interní prohlížeč souborů Načtený dokument se otevře v interním prohlížeči souborů PDF, který umožňuje prohlížet vícestránkové dokumenty ve formátu PDF s možností změny měřítka náhledu a také je tisknout na vybrané tiskárně ve zvoleném rozsahu. 5.1. Zobrazení dokumentu Prohlížeč otevře okno Náhled dokumentu, na jehož ploše je zobrazen načtený dokument. Okno se ovládá pomocí tlačítek na liště v jeho horní části. Abyste dokument mohli lépe posoudit, máte možnost změny měřítka náhledu. V pravé části lišty s tlačítky je skupina ovladačů, jejichž pomocí lze měřítko zvětšovat i zmenšovat. Tlačítky se symboly plus a minus je možné měřítko zobrazení zvětšit či zmenšit vždy po deseti procentech na jedno stisknutí. Stejný účinek má točítko na myši. Pokud byste chtěli nastavit přesné měřítko (v procentech výchozí velikosti), zapište požadovanou hodnotu do okénka případně v něm otevřete seznam voliče a vyberte některou z nabízených hodnot. 12
Předposledním tlačítkem přizpůsobíte zobrazení dokumentu aktuální velikosti okna aby se v něm zobrazila celá stránka. Poslední tlačítko (zcela vpravo) přizpůsobí zobrazení tak, aby dokument byl zobrazen v celé šířce okna. Pokud použijete větší měřítka zobrazení, můžete dokumentu v okně posouvat pomocí posuvníků nebo tahem myší při stisknutém levém tlačítku. K vyhledání a zobrazení konkrétní strany vícestránkového dokumentu můžete použít okénko Strana, kam můžete zadat číslo stránky, kterou chcete vidět. Celkový počet stránek je uveden vpravo od okénka. K listování stránku po stránce použijete dvojici tlačítek se šipkou nahoru a šipkou dolů. 5.2. Tisk dokumentu z prohlížeče Dokument vytiskněte klepnutím na tlačítko Vytisknout. V poli Název můžete změnit tiskárnu. Dokument vytiskněte stisknutím tlačítka OK. Činnost prohlížeče ukončíte a jeho okno zavřete klepnutím na tlačítko Zavřít nebo na uzavírací ikonu okna (křížek) v jeho pravém horním rohu. 13