SADA PRO DODAVATELE JAK POSÍLAT E-FAKTURY ZÁŘÍ 2018 Dodavatelé dodržují pokyny uvedené v sadě pro dodavatele. Společnost zlepšuje cyklus od nákupu po platbu a efektivitu procesu. Basware Corporation Copyright Basware Corporation, všechna práva vyhrazena Faktury se platí včas, což znamená úsporu času i prostředků.
2 (14) Obsah Nové pokyny pro fakturaci společnostem... 3 Specifické informace týkající se společnosti coby příjemce e-faktury... 4 A. Adresy pro e-fakturaci... 4 B. Obsah faktury... 10 C. Doplňkové informace viz též následující text... 11 D. Zasílání e-faktur prostřednictvím poskytovatele služeb... 12 E. Posílání e-faktur ve formátu PDF e-mailem... 13 F. Služba Key-In dostupná na portálu... 13 G. Papírové faktury... 14
3 (14) Nové pokyny pro fakturaci společnostem Vážený dodavateli, společnost přechází na elektronickou fakturaci. Z důvodu zavedení nových pokynů pro fakturaci budeme od nynějška využívat faktury v elektronickém formátu jako upřednostňovanou alternativu a postupně jako jedinou možnost pro fakturaci. Jako našeho partnera, který nám bude elektronické faktury doručovat, jsme vybrali společnost Basware. Možnosti, jak zasílat faktury společnosti, jsou následující: 1. Začněte zasílat e-faktury prostřednictvím poskytovatele služeb Posílejte společnosti strukturovaná fakturační data přímo ze svého fakturačního systému prostřednictvím vašeho poskytovatele služeb. Informace o adresách pro e-fakturaci a požadavcích na obsah naleznete v této sadě pro dodavatele. 2. Začněte zasílat e-faktury ve formátu PDF Využijete-li bezplatnou službu příjmu faktur ve formátu PDF, můžete společnosti začít zasílat faktury ve formátu PDF e-mailem. Vzhledem k tomu, že faktury jsou zpracovávány elektronicky, faktury ve formátu PDF musí obsahovat strojově čitelný text, nesmějí tedy být psané rukou ani skenované. Tuto službu můžete aktivovat zde: https://portal.basware.com/open/konepdf Další pokyny naleznete v části E této sady pro dodavatele. 3. Začněte používat službu Key-In na portálu Zaregistrujte se na portálu společnosti Basware a začněte posílat bezplatně e-faktury přes službu webového portálu. Portál umožňuje zadávat fakturační informace a odesílat je společnosti jako e-faktury. Chcete-li aktivovat tuto službu, zaregistrujte se na portálu společnosti Basware zde: https://portal.basware.com/open/koneportal Další pokyny naleznete v části F této sady pro dodavatele. Pokud máte jakékoli otázky ohledně zasílání faktur společnosti, neváhejte nás kontaktovat s využitím níže uvedených údajů: Kontaktní údaje Společnost Basware Máte-li dotazy týkající se fakturace, kontaktujte Máte-li otázky týkající se služeb portálu Kontaktní údaje Česká: ContactAP_CZ@kone.com Kontaktní formulář (v angličtině) S pozdravem
4 (14) Specifické informace týkající se společnosti coby příjemce e-faktury A. Adresy pro e-fakturaci Pro řádné doručení e-faktury společnosti je třeba použít správnou adresu pro e-fakturaci. Naše adresy pro e-fakturaci jsou uvedeny níže: Firemní jednotka DIČ pro účely DPH nebo jiné identifikační číslo Adresa pro e-fakturaci E-mailová adresa pro faktury ve formátu PDF (vyžaduje registraci) AUSTRALIA: KEP AU (Australia) KEP NZ (New Zealand) Holdings (Australia) Ltd. AUSTRIA: 47000142423 KEPAU201 kone.kep.au@email.basware.com 26-961-408 KEPNZ202 kone.kep.nz@email.basware.com ACN 003 986 436 ACN003986436 kone.holdings.au@email.basware.com AG ATU 14651205 ATU14651205 kone.ag@email.basware.com BAHRAIN: Bahrain SPC Elevators SPC BELGIUM: Belgium S.A. International N.V. CANADA: Inc. CKE Inc. CKQ CYPRUS: Elevators Cyprus Ltd. 99698-1 BH996981.Bahrain.SPC@email.basware.com 67721-1 BH677211.Elevators.SPC@email.basware.com BE0436407453 BE0436407453 kone.belgium.sa@email.basware.com BE0444307015 BE0444307015 kone.international.nv@email.basware.com 103753497 103753497CKE kone.inc.cke@email.basware.com 103753497 103753497CKQ kone.inc.ckq@email.basware.com 10100106J CY10100106J.Elevators.Cyprus.Ltd@email.basware.com
5 (14) CZECH REPUBLIC: a.s. CZ00176842 CZ00176842 kone.as@email.basware.com Industrial - koncern s.r.o. DENMARK: Elevator A/S EGYPT: CZ27111440 CZ27111440 kone.industrial.koncern@email.basware.com DK62953519 DK62953519 kone.elevator.as@email.basware.com LLC 67523 EG67523.LLC@email.basware.com ESTONIA: AS EE100085310 EE100085310 AS.@email.basware.com FINLAND: Oyj FI19274001 003719274001 kone.oyj@email.basware.com Industrial Oy Elevators Oy Export Oy FI18919760 DE814060910 FR07478053796 ATU58065827 IT00107459992 FI19042921 DE814060897 FR43484464441 HU26961046 996905829MVA HR42098860484 003718919760 kone.industrial.oy@email.basware.com 003719042921 kone.hissit@email.basware.com FI27784642 003727784642 kone.export.oy@email.basware.com FRANCE: KONÉ S.A. FR 06 592 052 302 GERMANY: FR06592052302 kone.sa@email.basware.com Montage GmbH GmbH, (Frontline) Holding GmbH DE260260937 DE260260937 kone.montage.gmbh@email.basware.com DE196233671 DE196233671 kone.gmbh@email.basware.com DE196233671 DE196233671KGM kone.holding.gmbh@email.basware.com
6 (14) Escalator SSC Europe GmbH Automatiktür en GmbH Servicezentr ale GmbH HONG KONG: Elevator (HK) Limited Ben Fung Machineries and Engineering Ltd HUNGARY: Felvonó Kft IRELAND: Ireland Limited ITALY: DE239780388 DE239780388 kone.escalator.slk.gmbh@email.basware.com DE220493160 DE220493160 kone.automatiktueren.gmbh@email.basware.com DE227883394 DE227883394 kone.servicezentrale.gmbh@email.basware.com 441616 HK441616 kone.elevator.hk@email.basware.com 28642 HK28642 kone.bfm.hk@email.basware.com 10851285-2-41 10851285241 kone.felvono@email.basware.com IE4815768T IE4815768T kone.ireland.limited@email.basware.com Slimpa S.p.A IT00192220127 IT00192220127 slimpa@email.basware.com Industrial S.p.A IT04160240968 IT04160240968 kone.industrial.spa@email.basware.com S.p.A IT12899760156 IT12899760156 kone.spa@email.basware.com KENYA: Kenya Limited LATVIA: SIA Lifti Latvija LITHUANIA: A02134566P A02134566P.Kenya.Limited@email.basware.com LV40003226874 LV40003226874 SIA..Lifti.Latvija@email.basware.com UAB LT234477811 LT234477811 UAB.@email.basware.com LUXEMBOURG: Luxembourg S.A.R.L. LU 1988 2405 675 LU19882405675 kone.luxembourg@email.basware.com
7 (14) LUMICO SARL MALAYSIA: Elevator (M) Sdn. Bhd B 138491 LUB138491 kone.lumico@email.basware.com 1707311104 MY1707311104 kone.elevator.my@email.basware.com MEXICO: Mexico S.A. de C.V. Industrial S.A. de C.V. KME880401DZ8 KME880401DZ8 N/A KIN050429782 KIN050429782 N/A Industrial Servicios S.A. de C.V. NETHERLANDS: KIS050429B79 KIS050429B79 N/A Holland B.V. 1657902 NL1657902 kone.holland@email.basware.com B.V. 1190994 NL1190994 kone.bv@email.basware.com Hissi B.V. 810356995 NL810356995 hissi.bv@email.basware.com Nederland Holding B.V. Deursystem en B.V. Kone Finance Holding BV 810540678 NL810540678 kone.nederland.holding@email.basware.com 008132148 NL008132148 kone.deursystem@email.basware.com 807557316 NL807557316 kone.finance.holding@email.basware.com NORWAY: Aksjeselskap AS 918 201 548 MVA NO918201548MVA kone.aksjeselskap.as@email.basware.com OMAN: Assarain LLC 1149803 OM1149803.Assarain.LLC@email.basware.com POLAND: Sp.zo.o. PL 521-053-45-32 PL5210534532 kone.sp.zoo@email.basware.com
8 (14) PORTUGAL: Portugal - Elevadores Lda QATAR: Elevators LLC RUSSIA: 46630 R3 PT46630R3 kone.portugal@email.basware.com 32647 QA32647.Elevators.LLC@email.basware.com CJSC Lifts SAUDI ARABIA: 7704186604 RO7704186604 N/A Areeco Ltd SINGAPORE: 4030093714 SA4030093714.Areeco.Ltd@email.basware.com Pte. Ltd. 197801381N 197801381N kone.pte.ltd@email.basware.com SLOVAKIA: s.r.o. SK2020336417 SK2020336417 kone.sro@email.basware.com SSC s.r.o. SLOVENIA: 2021862315 SX2021862315 kone.ssc@email.basware.com d.o.o. SI 94615225 SI94615225 kone.doo@email.basware.com SOUTH AFRICA: Elevators South Africa (Pty) Ltd. SPAIN: Elevadores S.A. Marvi Ascensores SL SWEDEN: 4850103047 ZA4850103047.South.Africa.Pty.Ltd@email.basware.com A28791069 A28791069 kone.elevadores@email.basware.com B60600897 B60600897 marvi.ascensore@email.basware.com Ab SE556234463901 SE556234463901 kone.ab@email.basware.com SWITZERLAND: (Schweiz) AG CHE-114.993.455 MWST CHE114993455MWST kone.schweiz@email.basware.com
9 (14) TURKEY: Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S. UGANDA: 8340057092 TR8340057092 N/A Uganda Limited UNITED ARAB EMIRATES: 1003964115 UG1003964115.Uganda.Limited@email.basware.com Middle East LCC 59446 AE59446.Middle.East.LCC@email.basware.com UNITED KINGDOM: Plc. GB 222 2799 69 GB222279969 kone.plc@email.basware.com (NI) Ltd. USA: GB 222 2269 79 GB222226979 kone.ni.ltd@email.basware.com Inc. 36-2357423 US362357423MKO kone.inc@email.basware.com Marine Elevators LLC 84-1679224 US841679224MUS marine.elevators.llc@email.basware.com Nemůžete-li posílat e-faktury: Pokud nemůžete posílat e-faktury, kontaktujte nás na některé z e-mailových adres příslušné země, kde společnost působí, jak jsou uvedeny na straně 3. Jiné dokumenty: Jakékoli další dokumenty, například obchodní korespondenci, bankovní záruky, certifikáty původu, výpisy z účtu a další podobné dokumenty je nutné posílat na poštovní adresu.
10 (14) Údaje poskytovatele služeb Všechny e-faktury zasílané společnosti jsou směrovány přes síť poskytovatele služeb, kterým je společnost Basware. Úlohou společnosti Basware je zajistit, aby společnost dostávala faktury ve správném formátu, což umožňuje na straně společnosti zpracování faktur automatizovat. Poskytovatel služeb ID provozovatele Další informace Basware BAWCFI22 https://www.basware.com/ B. Obsah faktury Tabulka níže ukazuje, co musí obsahovat e-faktura zasílaná společnosti. Zbývající informace musí vyhovovat zákonným požadavkům a vaší smlouvě se společností. Typ informace Adresa dodavatele pro e-fakturaci Jméno dodavatele Adresa dodavatele DIČ dodavatele pro účely DPH Bankovní účet dodavatele / číslo IBAN Název banky dodavatele a kód SWIFT/BIC Adresa společnosti pro e-fakturaci Název společnosti Adresa společnosti Číslo faktury Datum vystavení faktury Datum splatnosti faktury Fakturovaná částka včetně daně Fakturovaná částka bez daně Měna Číslo nákupní objednávky Reference společnosti Poznámka DIČ pro účely DPH V případě plateb SEPA je nezbytné použít správné číslo IBAN. V případě plateb SEPA je nezbytné použít správný kód BIC. Viz část A. Musí být jasně uvedeno, které společnosti je faktura adresována. Na faktuře musí být uvedeno datum splatnosti faktury. Je nutné jasně uvést měnu (kód). Pokud faktura vychází z nákupní objednávky, je nutné uvést číslo objednávky společnosti. Číslo objednávky poskytne společnost. Reference, jejíž uvedení si společnost vyžádá, například jméno kontaktní osoby ve společnosti nebo nákladové středisko.
11 (14) C. Doplňkové informace viz též následující text 1. Jiné dokumenty: Jakékoli další dokumenty, například obchodní korespondenci, bankovní záruky, certifikáty původu, výpisy z účtu a další podobné dokumenty je nutné posílat na poštovní adresu nebo e-mailovou adresu (viz kontaktní údaje, strana 3). 2. REFERENČNÍ číslo používáme k automatizaci zpracování faktur: Je důležité, abyste číslo, které vám poskytneme, na faktuře uvedli. Reference je třeba uvést přesně tak, jak se uvádí v polích Číslo nákupní objednávky a Reference zákazníka (jméno nákupčího). K číslu ani jménu nic nepřidávejte ani z něj nic neodebírejte. 3. Přílohy musí být doručeny společně s e-fakturou: Všechny přílohy musí být k elektronickým fakturám připojeny. Faktury, jejichž přílohy jsou doručeny samostatně, nelze schválit. 4. Jednotlivé a hromadné faktury: Upřednostňujeme, aby nám byly faktury zasílány jako jednotlivé faktury. Tento postup umožňuje při zpracování faktur využívat ve vyšší míře automatizaci, automatizovat procesy a též nám pomáhá vaše faktury včas uhradit. Přestože elektronická fakturace nevylučuje zasílání hromadných faktur, doporučujeme se tomu vyhnout. Hromadné faktury snižují možnosti automatického zpracování a komplikují využití procesů automatizace. Hromadné faktury také mohou vyžadovat speciální zákaznické rozvržení, což znamená vyšší náklady pro všechny zúčastněné strany. 5. Speciální požadavky na jednotlivé dodavatele: Kromě požadavků uvedených v tomto dokumentu může být v případě některých dodavatelů nutné uvést ještě další informace. Takové dodatečné požadavky jsou a budou upravovány vaší smlouvou se společností. 6. Formát: Jsme schopni přijímat faktury ve všech relevantních standardizovaných formátech xml. V tomto dokumentu se předpokládá použití poslední verze formátu _XML format_. Podrobný popis formátu získáte od společnosti Basware nebo od svého poskytovatele služeb e-fakturace. 7. Přiložené obrázky faktury: Všechny přiložené obrázky faktury musí být ve formátu PDF nebo TIFF. Pokud není přiložen žádný obrázek faktury, společnost Basware vygeneruje standardizovaný obrázek faktury. Obrázek generovaný společností Basware nemusí obsahovat všechny informace, které byste chtěli sdílet se společností. Proto důrazně doporučujeme zahrnout vlastní kopii obrázku ve formátu PDF/TIFF.
12 (14) D. Zasílání e-faktur prostřednictvím poskytovatele služeb Pokud zasíláte více než 500 faktur za měsíc a již máte uzavřenou smlouvu s poskytovatelem služeb e-fakturace, máte možnost zasílat faktury přímo ze svého fakturačního systému. KROK 1. Obraťte se na svého poskytovatele služeb e-fakturace. Pokud již spolupracujete s poskytovatelem služeb e-fakturace, obraťte se na něj a ověřte, že je napojen na systémy společnosti Basware. Partnerští provozovatelé, již jsou k dispozici, jsou uvedeni zde: (https://www.basware.com/enus/solutions/network-services/interoperability-partners). Pokud na tomto seznamu váš provozovatel není, přepošlete svému poskytovateli služeb Dotazník pro provozovatele. Dokument je možné stáhnout zde: https://kb.basware.com/sites/default/files/basware_operator_questionaire.pdf. Pokud v současné době nemůžete posílat e-faktury nebo nejste připojeni k provozovateli e-fakturace, rádi vám pomůžeme. Kontaktujte náš prodejní tým na adrese www.basware.com/en-gb/contact-us. KROK 2. Obsah faktury Faktura by měla splňovat obsahové požadavky uvedené v této sadě pro dodavatele, aby mohla společnost využívat automatické zpracování faktur. KROK 3. Začněte zasílat e-faktury Faktury je třeba zasílat na server společnosti Basware bt.basware.com. Požádejte svého poskytovatele služeb, aby posílal e-faktury pro společnost přes Basware. Až odešlete první e-fakturu, informujte o tom společnost (zasláním e-mailu na e-mailovou adresu pro příslušnou zemi, jak se uvádí na straně 3). My zkontrolujeme, zda byla faktura řádně přijata. Není třeba posílat žádné zkušební faktury. V případě jakýchkoli pochyb požádejte svého provozovatele o potvrzení, že byla faktura doručena společnosti Basware.
13 (14) E. Posílání e-faktur ve formátu PDF e-mailem Pokud nemáte řešení pro zasílání e-faktur, prosíme vás, abyste se zaregistrovali a využívali službu e-fakturace ve formátu PDF a začali společnosti zasílat e-faktury e-mailem. Tato služba je pro dodavatele bezplatná. Prohlédněte si toto krátké registrační video a službu aktivujte. Zaregistrujte se zde: https://portal.basware.com/open/konepdf Jak používat službu e-fakturace ve formátu PDF: 1. Zaregistrujte se pomocí e-mailové adresy. 2. Přijměte e-mail s potvrzením. 3. Otevřete e-mail s potvrzením a dokončete registraci. 4. Přejděte do e-mailu nebo fakturačního softwaru a připojte fakturu ve formátu PDF k e-mailu a můžete začít zasílat faktury ve formátu PDF na adresy společnosti pro e-fakturaci, jež jsou uvedeny v sadě pro dodavatele ve formátu PDF. Vzhledem k tomu, že faktury jsou zpracovávány elektronicky, musí faktury ve formátu PDF obsahovat strojově čitelný text, nesmějí tedy být psané rukou ani skenované. F. Služba Key-In dostupná na portálu Pokud zasíláte méně než 100 faktur za rok, nabízíme vám bezplatné řešení umožňující zasílat e-faktury přímo z portálu společnosti Basware. Pro tuto službu je třeba se na portálu zaregistrovat. Následně můžete začít vytvářet e-faktury pro. Zaregistrujte se zde: https://portal.basware.com/open/koneportal Jak používat službu Key-In: 1. Zaregistrujte se pomocí e-mailové adresy. 2. Po obdržení e-mailu s potvrzením potvrďte svou e-mailovou adresu. 3. Dokončete registraci. 4. Postupujte podle pokynů pro uživatele ohledně vytváření faktur pro, jež jsou uvedeny zde Další pokyny naleznete na stránkách podpory přímo na portálu.
14 (14) G. Papírové faktury Upozorňujeme, že se změnily adresy poštovních schránek a že tyto adresy jsou určeny pouze pro zasílání faktur. Ne všechny jednotky společnosti mají poštovní schránky. Primární možnosti pro fakturaci pro společnost jsou e-faktury, e-faktury ve formátu PDF a služba Key-In. Firemní jednotka Oyj Industrial Oy Elevators Oy Ab PO BOX PL 964, 00026 BASWARE PL 965, 00026 BASWARE PL 966, 00026 BASWARE FE779, 107 77 Stockholm, Inc PO BOX 42608, Indianapolis, IN 46242 GmbH, (Frontline) Automatiktüren GmbH Elevator A/S Aksjeselskap AS Plc. (NI) Ltd. Po box 4601, 12678 Berlin Po box 4602, 12678 Berlin +++70720+++, 7996 Fakturaservice PO. Box 49, Økern 0251, Oslo NORSKO PO Box 760, NORTHWICH, CW9 9TG PO Box 761, NORTHWICH, CW9 9TH Pte. Ltd. Jurong Point Post Office, PO Box 657, Singapore 916422