Praktické aspekty ABC Metoda maticového propočtu 1. Zjednodušený procesní model 2. Produktový přístup k nákladům 3. Analýza vnitřních produktů 4. Sestavení ABC rozpočtů 5. Maticový propočet Tomáš Nekvapil Crystalline, s.r.o. nekvapil@abcosting.biz
Doporučený přístup k ABC Vždy doporučujeme zvážit, zda potřebujete detailní rozložení nákladů na činnosti v procesech Vždy doporučujeme řešit ABC již z úrovně rozpočtů Omezení na vnitřní produkty aktivit (viz dále) umožňuje: -rychlejší aplikaci -nižší náklady zavedení -názornější strukturu, použití pojmů blízkých praxi -využít maticový propočet a tudíž zahrnout speciální kategorie nákladů (projekty, utopené náklady,...) -lepší východiska pro ABM.
Zjednodušený procesní model Zjednodušený procesní model reflektuje prioritně ekonomické aspekty procesního uspořádání. Tento model je založen na následujících pojmech: Aktivita je skupina nákladových středisek, realizujících činnosti za společným účelem poskytnout v rámci podnikových procesů určité jednoznačně definované výstupy, tzv. vnitřní produkty. Nákladové středisko je nejnižší úroveň účetní identifikace odpovědnosti, přiřazená vždy určité vedoucí pozici v rámci organizační struktury. Jeden manažer podnikového útvaru tak může disponovat jedním nebo několika nákladovými středisky zřízenými v rámci svého útvaru. Je víceméně zřejmé, že ne všechny aktivity ve smyslu ABC mohou být středisky organizační struktury společnosti, naopak, některé aktivity musí sdružovat činnosti průřezově, napříč organizační strukturou. Tento postup může vyžadovat malou úpravu existujících nákladových středisek, budovaných zpravidla na útvarové bázi pokud běžné organizační jednotky vykonávají svou činnost pro větší počet aktivit, musí být rozděleny na nákladová střediska (virtuální) k jednotlivým aktivitám, počet samotných podnikových aktivit však není nijak navýšen. Nákladová střediska, začleněná odpovědnostně do organizační struktury podniku, jsou potom ve věci sestavení ABC rozpočtů podřízena manažerům příslušných aktivit, zatímco ve všech ostatních otázkách podléhají nadřízenému stupni organizační struktury (případně svým následníkům v již definovaných podnikových procesech). Tato dvojí podřízenost je vždy oddělena, takže nedochází ke konfliktům.
Příklad zjednodušeného procesního modelu: Příslušný procesní model lze znázornit jako schéma výměny vnitřních produktů (barevné šipky) mezi aktivitami (pojmenované objekty) při realizaci hlavního procesu.
Produktový přístup k nákladům Výsledkem produktového přístupu je ocenění každé výměny vnitřních produktů mezi aktivitami a jejich vstupů do hlavního procesu, tak jak jsou znázorněny jednotlivými šipkami zjednodušeného procesního modelu, příslušnou výší skutečných nákladů v peněžních jednotkách podle jednotlivých druhů a kategorií produktů. Ocenění vychází z rozpočtovaných nákladů. Toto ocenění lze na základě získaných hodnot provádět jak nad jednotlivými zakázkami (vstupy produktů do hlavního procesu víceméně odpovídají řádkům kalkulačního vzorce), tak například nad celou strukturou obchodního plánu pro fiskální období. Předností použití produktového přístupu je rychlost, jednoduchost a rovněž maticová struktura, která na rozdíl od "nákladových stromů" při detailním modelu dává věcně správné výsledky i pro okrajové a obecné kategorie nákladů. Tato struktura proto umožňuje popsat skutečně komplexní nákladový tok v podniku (zahrnující takové kategorie nákladů, jako jsou utopené náklady, náklady na strategické projekty a podobně). Při vhodné volbě produktových druhů a kategorií poskytne již produktový přístup v převážné většině případů dostatečně přesnou informaci jak pro kalkulace, tak pro optimalizaci nákladů (přesnost je zpravidla dostatečná vzhledem k omezené přesnosti datových zdrojů a účetních metod). Ukazuje se tedy, že optimální je provádět detailní analýzu z podrobného modelu činností pouze u vybraných aktivit, kde existuje taková poptávka (daná například tvrdou konkurencí a absolutně vysokou nákladovostí určitých technologicky náročných činností), přičemž produktové ocenění dle výše uvedeného modelu se stane základní kostrou.
Analýza vnitřních produktů Konstrukce ABC rozpočtů pro metodu maticového propočtu vychází z analýzy struktury druhů a kategorií produktů jednotlivých aktivit ( jde o sloupce budoucích rozpočtů aktivit, řádky jsou tvořeny jednotlivými nákladovými položkami, viz dále). Předmětem analýzy jsou zejména následující entity: Druh produktu je v podniku společně pojmenovaná skupina produktů aktivity, sloužící zpravidla shodnému účelu a měřená stejnými jednotkami. Příklad: druhy produktů aktivity Plocha mohou být Kanceláře", Sklady, Sociální zařízení, Výrobní plochy (v několika kategoriích) a Komunikace. Kategorie produktů označuje podskupiny určitého druhu produktu, v rámci kterých jsou produkty oceňovány stejně. Příklad: Produkt Výrobní plocha může mít kategorie Běžná plocha, "Klimatizovaná plocha" a Běžná plocha s vyšší světlostí". Je zřejmé, že právě "jemnost" kategorií je rozhodujícím parametrem podrobnosti produktového modelu. Jednotkou produktu je jednotka veličiny, kterou je spotřeba produktu optimálně měřena. Dávkou produktu je množství jednotek, které musí být vždy spotřebováno společně (prakticky nelze poskytnout výrobní halu přesně na 18 minut a 4 sekundy).
Sestavení ABC rozpočtů Rozpočty aktivit pro jednotlivé kategorie jejich vnitřních produktů vychází z předpokladu požadovaného množství těchto produktů a rozpočtované spotřeby jednotlivých nákladových středisek aktivity. Rozpočty obsahují malou část externích nákladů, vyčíslených v peněžních jednotkách v obvyklé struktuře výsledovky, ale jejich základní část, týkající se spotřeby vnitřních produktů ostatních aktivit, je v jednotkách naturálních. Jak peněžních, tak i naturálních položek je ovšem v jednotlivých rozpočtech relativně málo, neboť vnitřní produkty jsou vhodně agregované (například náklady na člověka v kanceláři zahrnují kromě mezd a odvodů také pronájem kancelářské plochy, výpočetní techniky, spotřebu běžného materiálu, správu Aktivita: Administrativa ABC rozpočet sociálních zařízení, vnitřní produk ty kategorie nat.jednotka produkt 1 produkt 2 ostrahu, pojištění a běž.doklady faktury podobně). Dále je uveden Personál T1 člověkoměs. vzor struktury rozpočtu T2 člověkoměs. "kancelářské" aktivity: T3 člověkoměs. Doprava osobní km externí náklady Kč Kancelářské potřeby 50130 Kč Drobný spotřební materiál 50133 Kč Daňové poradenství 51855 Kč další kategorie administrativních produktů
Ukázka: Postup přípravy rozpočtů (vzor návodu pro manažery aktivit) 1. Vyjasněte si, jak se vaše aktivita podílí na procesních schématech podniku (jak a kdy se zapojuje do výstupního produktu). 2. Udělejte si jasno, která NS spadají pod vaši aktivitu. 3. Určete, jaké druhy produktů a komu vaše aktivita poskytuje a jak se měří. 4. Rozhodněte, zda jde o vždy stejný produkt v rámci jednoho druhu, nebo zda je účelné rozlišit v rámci produktu stejného druhu určité kategorie, odlišující se náročností své přípravy. Zpravidla je účelné vyčlenit zbytkovou kategorii, zahrnující všechny méně početné a méně významné případy. Popište si sloupce rozpočtové tabulky druhy a kategoriemi produktů, zajišťovaných vaší aktivitou. 5. Uvažte, které ostatní aktivity podporují činnost vašich nákladových středisek. Zjistěte, o jaký druh a kategorii jejich produktů se jedná. Popište si řádky rozpočtové tabulky druhy a kategoriemi produktů ostatních podnikových aktivit, které vaše aktivita spotřebovává. 6. Určete, které externí přímo placené náklady spotřebovává vaše aktivita a doplňte jejich názvy do příslušných řádků rozpočtové tabulky. 7. Společně s manažery NS určete požadovaná množství druhů a kategorií produktů od vaší aktivity za rok. 8. Společně s manažery svých NS určete celkovou roční spotřebu po jednotlivých řádcích rozpočtové tabulky a rozvrhnětě ji do jednotlivých jejich sloupců.
Maticový propočet K sestavení rozpočtů aktivit a jejich interpretaci pro maticový propočet je použito SW řešení v prostředí MS Excel. Uživatelské rozhraní pro rozpočet vypadá takto (výřez):
(Konec prezentace)