Kontaktní centrum, Opletalova 22, 110 00 Praha 1, tel.: 606 761 106, www.akcelerace-praha.cz Vystavování dokladů a jejich náležitosti Začínáte? Příručka pražského podnikatele
O tom, co na který doklad uvést, bohužel nerozhoduje podnikatel, ale příslušný zákon. A těch je hned několik. Vyznat se v nich není jednoduché. Připravili jsme jednoduchý návod. Účetní často řeší problém, jak vysvětlit svým klientům, drobným řemeslníkům či majitelům větších firem, jaké náležitosti musí uvádět na účetních nebo daňových dokladech, fakturách, objednávkách či obchodní korespondenci. Jednoznačně totiž odpovědět nelze. Vždy je nutné si uvědomit, k čemu takový doklad slouží a jakým zákonem se řídí. Ten nám napoví, jaké údaje je nutné na dokladu uvést. 1. Náležitosti podle občanského zákoníku Při prodeji konečnému zákazníkovi, tj. spotřebiteli se řídíme občanským zákoníkem. Na žádost kupujícího je prodávající povinen poskytnout záruku písemnou formou (záruční list). Záruční list se nemusí vystavovat automaticky, ale jen na vyžádání kupujícím. Kdyby prodávající odmítnul vystavit záruční list (a doklad o koupi byl nedostačující), poruší zákon. Když to povaha věci umožňuje, může jako záruční list posloužit pouhý doklad o koupi. Vlastní doklad o koupi se pak řídí náležitostmi buď daňového nebo účetního dokladu (viz dále). Záruční list musí obsahovat: jméno a příjmení, název nebo obchodní firmu prodávajícího identifikační číslo prodávajícího sídlo (jde-li o právnickou osobu) nebo bydliště (jde-li o fyzickou osobu) Prodávající zde musí vysvětlit obsah poskytované záruky, uvést její rozsah, podmínky, dobu platnosti a způsob, jakým je možno uplatnit nároky z ní plynoucí. 2. Náležitosti podle živnostenského zákona V souladu s živnostenským zákonem 31 odst. 14 je podnikatel povinen vydat na žádost zákazníka doklady o prodeji zboží a o poskytnutí služby. Na dokladu musí být uvedeno: označení podnikatele obchodní firmou, popřípadě názvem nebo jménem a příjmením identifikační číslo datum prodeje zboží nebo poskytnutí služby druh zboží nebo služby cena, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak Nejčastěji se samozřejmě jedná o fakturu či paragon. 3. Náležitosti podle zákona o DPH Pokud je podnikatel plátce DPH, musí uvádět údaje předepsané 26 a násl. zákona o DPH. Daňovými doklady jsou zejména: zjednodušený daňový doklad běžný daňový doklad souhrnný daňový doklad 2
splátkový kalendář platební kalendář opravný daňový doklad vývozní daňový doklad dovozní daňový doklad Od 1. 1. 2013 není možné činit na vydaném daňovém dokladu žádné následné úpravy či doplnění, proto je nutné řádnosti dokladu věnovat příslušnou pozornost a současně je možné prokázat chybějící náležitosti daňového dokladu včetně DIČ i jiným způsobem. ZJEDNODUŠENÝ DAŇOVÝ DOKLAD Vystavován pro platbu pouze do 10 tisíc Kč. Od 1. 1. 2013 lze použít pro jakékoliv úhrady, tedy i bezhotovostní, dále pro splátkový kalendář, platební kalendář, souhrnný daňový doklad a doklad o použití. Od 1. 1. 2013 se vystavuje zjednodušený daňový doklad na základě vlastního rozhodnutí prodávajícího (do konce roku 2012 na žádost odběratele). Obsahuje: název (jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu), sídlo nebo místo podnikání prodávajícího DIČ prodávajícího evidenční číslo daňového dokladu rozsah a předmět plnění den vystavení daňového dokladu datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí úplaty, a to ten den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu celkovou částku, kterou má kupující uhradit (není povinný rozpisu na částku bez DPH, výši DPH a sazbu DPH), popř. s rozpisem na částku Daňový doklad nelze vystavit jako zjednodušený daňový doklad v případě dodání zboží do EU, na které se vztahuje osvobození od daně s nárokem na odpočet daně zasílání zboží do tuzemska s místem plnění v tuzemsku uskutečnění plnění, u něhož je povinna přiznat daň osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje prodeje zboží, které je předmětem spotřební daně z tabákových výrobků, za jiné než pevné ceny pro konečného spotřebitele BĚŽNÝ DAŇOVÝ DOKLAD Vystavován pro platbu nad 10 tisíc Kč. Za správnost a úplnost běžného daňového dokladu a výpočet DPH odpovídá ten, kdo jej vydává. Oproti zjednodušenému daňovému dokladu musí navíc obsahovat: název (jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu), sídlo nebo místo podnikání kupujícího pokud je kupujícím plátce DPH, tak také jeho DIČ vyčíslený základ DPH základní nebo sníženou sazbu DPH (nebo sdělení, že plnění je osvobozené od DPH, a odkaz na příslušné ustanovení zákona o DPH) 3
výši DPH - tato daň může být zaokrouhlena na celé koruny tak, že částka 0,50 koruny a vyšší se zaokrouhlí na celou korunu nahoru a částka nižší než 0,50 koruny se zaokrouhlí na celou korunu dolů, jednotkovou cenu bez DPH případnou slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně Daňový doklad naopak nemusí obsahovat tyto údaje: daňové identifikační číslo kupujícího, není-li mu přiděleno (například v případě, že kupující není plátcem DPH) rozsah plnění a jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně, pokud vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat uskutečnění plnění ke dni přijetí úplaty sazbu daně a výši daně jedná-li se o plnění osvobozené od daně je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno SOUHRNNÝ DAŇOVÝ DOKLAD Vystavován, pokud plátce DPH uskutečňuje několik samostatných plnění pro stejného kupucího a nahrazuje tak samostatné daňové doklady souhrnným daňovým dokladem. Souhrnný daňový doklad se vystavuje do 15 dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém: se uskutečnilo první plnění uvedené na tomto souhrnném daňovém dokladu, nebo byla přijata první platba kupujícím uvedená na tomto souhrnném daňovém dokladu, pokud vznikla povinnost vystavit daňový doklad v důsledku přijetí úplaty. Údaje společné pro všechna samostatná plnění mohou být na souhrnném daňovém dokladu uvedeny pouze jednou. Pro každé samostatné plnění musí být zvlášť uvedeny tyto údaje: den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, podle toho, který nastane dříve jednotková cena bez daně a sleva, není-li obsažena v jednotkové ceně základ daně sazba daně výše daně SPLÁTKOVÝ KALENDÁŘ Splátkový kalendář je daňovým dokladem, pokud obsahuje náležitosti daňového dokladu a tvoří součást nájemní smlouvy nebo smlouvy o nájmu podniku nebo je na něj v těchto smlouvách výslovně odkazováno PLATEBNÍ KALENDÁŘ Platební kalendář je daňovým dokladem, pokud obsahuje náležitosti daňového dokladu kupující poskytuje platbu před uskutečněním zdanitelného plnění na dokladu je uveden rozpis plateb na předem stanovené období Platební kalendář nemusí obsahovat den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty. OPRAVNÝ DAŇOVÝ DOKLAD Opravný daňový doklad nahradil dřívější daňový dobropis a daňový vrubopis. S pomocí opravného daňového dokladu lze následně opravit základ DPH, sazbu DPH i výši DPH. 4
Opravný daňový doklad se vystavuje do 15 dnů ode dne zjištění skutečností rozhodných pro provedení opravy. Na opravném daňovém dokladu se uvádí souhrnné rozdíly oproti dokladu, který obsahoval chyby. DOVOZNÍ DAŇOVÝ DOKLAD Za daňový doklad při dovozu zboží do tuzemska se považuje rozhodnutí o propuštění zboží do celního režimu, ve kterém vznikla daňová povinnost nebo jiné rozhodnutí o vyměřené dani vydané celním úřadem, pokud je daň zaplacena Za daňový doklad při vrácení zboží zpět do tuzemska se považuje rozhodnutí o vyměřené dani vydané celním úřadem, pokud je daň zaplacena. VÝVOZNÍ DAŇOVÝ DOKLAD Za daňový doklad při vývozu zboží se považuje rozhodnutí celního úřadu o vývozu zboží do třetí země, kterým je celním úřadem potvrzen výstup zboží z území Evropského společenství rozhodnutí celního úřadu o umístění zboží do svobodného pásma nebo svobodného skladu v tuzemsku Společné náležitosti daňových dokladů: Daňové doklady musíme 10 let uchovávat, a to tak, aby byly po celou dobu čitelné, byla zajištěna věrohodnost jejich původu a neporušenost jejich obsahu. Při zasílání daňového dokladu do zahraničí je nutné uvést číslo bankovního spojení ve formátu IBAN a doplnit SWIFT kód banky (ten naleznete na výpisu z účtu), jež umožňuje provést zahraniční platby, datum splatnosti a formu úhrady (převodem, v hotovosti). POZOR: dle 4 zákona č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, je stanoven limit pro úhrady v hotovosti na max. 350 tisíc Kč (za porušení lze fyzické osobě uložit pokutu do 500 tis. Kč, právnické osobě do 5 mil. Kč). Podpis, razítko nebo logo vystavovatele není povinnou zákonnou náležitostí dokladu, jakékoliv formy ochranných prvků dokladů však mohou být sjednány mezi kupujícím a prodávajícím, aby tak bylo předcházeno falsům dokladů. Daňový doklad lze vystavovat i v elektronické formě (pokud s tím příjemce souhlasí) a je postaven na stejnou úroveň s listinným dokladem. U dokladů vystavených v rámci tzv. reverse charge, tedy přenesení daňové povinnosti, je třeba u plátců DPH na dokladu uvést údaj, že daň odvede odběratel. Příklad povinné věty v různých jazycích: CZ Faktura je v režimu přenesené daňové povinnosti. Daň odvede zákazník. EN Invoice in Reverse charge mode. The buyer is obligated to fill in the VAT amounts and pay the tax. DE Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. SK Faktúra je v režime prenesené daňovej povinnosti. Daň odvedie zákazník. 5
Ve všech případech, kdy jde pro poskytovatele o plnění osvobozené od daně, je povinen na dokladu uvést, že jde o plnění osvobozené od daně, a odkaz na příslušný paragraf zákona o DPH či část předpisu EU, dle kterého je plnění osvobozeno. Příklad povinné věty v různých jazycích: CZ Osvobozeno od daně podle zákona o DPH č. 235/2004 EN Tax exemption according to VAT Law no. 235/2004 DE Steuerbefreiung laut Umsatzsteuergesetz Nr. 235/2004 SK Oslobodenie od dane podľa zákona o DPH č. 235/2004 ÁČKO radí... Zálohová faktura (proformafaktura) není daňovým ani účetním dokladem (o zálohové faktuře se neúčtuje, účtuje se až daňový doklad po provedené úhradě této zálohové faktury), nemá předepsané náležitosti. Je to pouze forma výzvy k úhradě. Po zaplacení či obdržení úhrady je povinnost do 15 dnů od přijetí platby vystavit daňový doklad k přijaté platbě pro účely DPH. 4. Náležitosti podle zákona o účetnictví Daňový doklad není totéž co účetní doklad. Jakýkoliv doklad například faktura se stává účetním dokladem jeho zaúčtováním. Účetními doklady jsou: a) Faktura vydaná doporučeno stanovit pro každý rok tzv. číselnou řadu (i proto, aby bylo vyloučeno opomenutí proúčtování jakékoliv faktury). b) Faktury přijatá obdobně jako v předchozím případě je doporučeno stanovit pro každý rok tzv. číselnou řadu. Nemusí mít razítko ani podpis, stačí vytisknutá faktura obdržená e-mailem. Pokud je přikládáme k úhradě v hotovosti, není třeba ani číslovat. c) Výdaje v hotovosti a dobírka Při nákupu za hotové například v obchodě je nutné zajistit si originál dokladu. Když je doklad nejednoznačný, je lepší k němu přidat upřesnění. Když hrozí vyblednutí, je dobré jej okopírovat. Pokud něco koupíme na dobírku, požádáme při úhradě dobírky přepravce, aby nám vystavil potvrzení o převzetí peněz. Pokud by totiž v balíčku byla faktura, chyběl by nám doklad o úhradě. Pokud víme,že v balíčku bude paragon, potvrzení od dopravce potřebovat nebudeme. d) Příjmy v hotovosti doklady je třeba číslovat. Lze vydávat anonymní paragony nebo příjmové pokladní doklady na jméno zákazníka. Originál náleží zákazníkovi, kopie prodávajícímu. Pokud se jedná o neplátce DPH (tzn. nevystavuje daňové doklady ve smyslu zákona. o DPH, nýbrž vystavuje účetní doklady ve smyslu zákona o účetnictví), žádný předpis neurčuje, jak mají účetní doklady vypadat. Z více důvodů by však z těchto dokladů a faktur mělo být jasné alespoň: zda jde o příjem či výdej peněz v hotovosti, bankovní výpis, pohledávku (vydaná faktura) nebo závazek (přijatá faktura) datum úhrady nebo vzniku pohledávky či závazku označení toho, kdo doklad vydal (firma nebo jméno, sídlo a případně IČ) označení zboží či služby podpis prodávajícího (není potřeba u faktur) naše pořadové číslo dokladu 6
Jedná-li se o výstavce faktury, jenž podniká na základě živnostenského oprávnění a není právnickou osobou (není zapsán v OR), uvede na faktuře Podnikatel je zapsán v živnostenském rejstříku. Přitom nemusí uvádět konkrétní příslušnost, jednací čísla ani ID RŽP z výpisu z živnostenského oprávnění. Obdobně pokud se jedná o výstavce faktury, jenž je zapsán v OR, uvede na faktuře místně příslušný soud a vložku např.: Společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka XXXXXX. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí podle 11 zákona o účetnictví obsahovat: označení účetního dokladu obsah účetního případu a jeho účastníky peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství okamžik vyhotovení účetního dokladu okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu podpisový záznam podle 33 a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování ÁČKO radí... U dokladů je vyžadována archivace. Doklady se archivují 10 let a je nutné zajistit jejich trvanlivost. Účetní doklad ve smyslu zákona o účetnictví vzniká až po jeho zaúčtování. Na vydané faktuře odeslané zákazníkovi nemusí být podpis, ovšem na zaúčtované již ano. A to podpis osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za zaúčtování. Tento údaj nemusí být nutně přímo na faktuře, stačí uvedení na podkladu k faktuře. Obvykle se užívá označení průvodka či košilka faktury. Ať už pro daňové přiznání k dani z příjmu uplatňujeme výdaje podle skutečnosti podle daňové evidence, nebo paušálem, archivujeme veškeré evidence a veškeré doklady, které jsme v evidenci uvedli. Archivovat musíme celou dobu, po kterou nám může být doměřena daň z příjmů ze strany FÚ tzn.: po 3 roky ode dne, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání (nebo v němž se stala daň splatnou, pokud jsme neměli povinnost podat řádné daňové přiznání) po 10 let u daňových dokladů (dokladů plátců k DPH) Lhůta se automaticky prodlouží: zahájením daňové kontroly podáním řádného daňového přiznání (tvrzení) je-li nám oznámena výzva k podání řádného daňového přiznání (tvrzení) O 1 rok se lhůta prodlouží, pokud v posledních 12 měsících před uplynutím lhůty dojde k: podání dodatečného daňového přiznání doručení oznámení výzvy k podání dodatečného daňového přiznání, pokud tato výzva vedla k doměření daně oznámení rozhodnutí o stanovení daně zahájení řízení o mimořádném opravném nebo dozorčím prostředku nebo oznámení rozhodnutí o těchto prostředcích oznámení rozhodnutí o prohlášení nicotnosti rozhodnutí o stanovení daně Neuveďte druhou stranu v omyl Podnikatel se tedy musí řídit výše uvedenými předpisy. Na dokladech nesmí být údaje, které mohou uvést druhou stranu v omyl např.: 7
Neplátce DPH nesmí uvést DIČ. Fyzická osoba musí uvést jméno a příjemní (případně dodatek jména), ale nesmí se psát pouze dodatek, z důvodu záměny s právnickou osobou. Uvádí se například Petr Šroubek, Zámečnictví, nikdy ne Zámečnictví Petr Šroubek. Musíte uvést adresu místa podnikání (adresu provozovny lze uvést rovněž, ale nesmí být uvedena pouze provozovna). ÁČKO radí... Pokud si nejste něčím jistí, doporučujeme obrátit se na odborníka v dané problematice, na účetní, na daňového poradce. Předejdete tím možným problémům. Začínáte? Průvodce pražského podnikatele Název příručky: Vystavování daňových dokladů a jeho náležitosti Květen, 2014 Verze: 1.1 Mediálním partnerem projektu Akcelerace je Právní výhrada Veškerý obsah v tomto dokumentu má pouze informativní charakter, neslouží jako podklad pro úřady státní správy, např. pro vyplnění daňového přiznání atd. Tento materiál obsahuje odkazy na stránky jiných subjektů, jejichž obsah a funkčnost se může v čase měnit. Tvůrce nenese zodpovědnost za obsah, aktuálnost nebo případnou nefunkčnost těchto stránek. 8