Projektový manažer 250+ Kariéra projektového manažera začíná u nás! B Strategické řízení organizace B7 Logický rámec projektu Toto téma obsahuje informace o metodě logického rámce projektu, která slouží ke správnému rozvržení a rozmyšlení projektu během předprojektové přípravy. Významným podkladem při zpracovávání toho textu je publikace Projektové řízení podle IPMA od nakladatelství GRADA. Předpokládaná časová náročnost zvládnutí tématu jsou dvě vyučovací hodiny. Klíčová slova: logický rámec, logické vazby Autor: Ing. Jan Doležal, Ph.D. Doporučená literatura DOLEŽAL, J. a kol. Projektový management podle IPMA. Praha: Grada, 2009. GAREIS, R. Happy projects!. Vienna: MANZ Verlag, 2005. CHARVÁT, J. Firemní strategie pro praxi. Praha: Grada, 2006. KERKOVSKÝ, M.; VYKYPĚL, O. Strategické řízení teorie pro praxi. Praha: C.H. Beck, 2002.
Metoda logického rámce slouží jako pomůcka při stanovování cílů projektu a jako podpora k jejich dosahování. Hlavním aspektem je efekt sladění úhlu pohledu na problematiku všemi zainteresovanými stranami. Metoda byla původně vyvinuta jednou grantovou agenturou v USA, později rozšířena především firmou Team Technologies. Postupem času v podstatě zobecněla a je používána mnoha organizacemi a institucemi. Základním principem je fakt, že základní parametry projektu jsou vzájemně logicky provázány. Dalšími použitými principy je potřeba měřitelnosti výsledků, práce v týmu a systémový přístup uvažování věcí ve vzájemných souvislostech. Logický rámec - tabulka Záměr Objektivně ověřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření (způsob ověření) Nevyplňuje se Cíl Objektivně ověřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření (způsob ověření) Předpoklady a rizika Výstupy (konkrétní výstupy) Objektivně ověřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření (způsob ověření) Předpoklady a rizika Aktivity (klíčové činnosti) Zdroje (peníze, lidé, ) Časový rámec aktivit Předpoklady a rizika Nevyplňuje se Nevyplňuje se Nevyplňuje se Předběžné podmínky Smyslem metody je identifikovat hlavní prvky projektu, tedy jeho cíl, konkrétní výstupy atd., a to takovým způsobem, aby byly co možná nejlépe specifikovány, v logických souvislostech a objektivně ověřitelné. Správným časem pro zpracování logického rámce jsou předprojektové fáze, nejpozději by měl být logický rámec zpracován během zahájení projektu. U řady projektů může dobře sestavený logický rámec i zcela nahradit předběžné studie a analýzy, případně poukáže na takové skutečnosti a fakta, které je třeba zjistit, analyzovat. Velmi důležitou zásadou je sestavování logického rámce ve skupině, nejlépe složené ze zástupců různých zainteresovaných stran. Pouze tak lze zajistit nejvyšší kvalitu návrhu projektu a zároveň získat přidanou hodnotu toho, že se všichni mezi sebou domluví ještě dříve, než případná nedorozumění způsobí nějaké problémy. Zřejmě neexistuje nic takového, jako ideální logický rámec pro jeden konkrétní projekt. I pokud by dva velmi dobré týmy samostatně zpracovávaly logický rámec se stejným zadáním, výsledkem by byly dvě různé tabulky. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 43
O dosažení technicky dokonalého logického rámce snad ani nejde. Podstatným je, že pokud se zpracovávání předmětné tabulky účastní zástupci všech relevantních zainteresovaných stran (což je nutný předpoklad kvalitního logického rámce), tak se tyto osoby dohodnou co, proč a jakým způsobem má být realizováno, jaký je časový a finanční rámec daného snažení, jaká jsou s realizací spojená rizika a předpoklady. Pokud se mají různé strany shodnout, logický rámec musí nutně reflektovat všechny potřeby a požadavky zákazníka projektu, stejně jako technická a další omezení na straně realizace. Definováním prostředních sloupků se pak tvůrčí skupina shodne na kritériích úspěchu projektu a jeho jednotlivých etap, stejně jako na definovaném způsobu jejich ověření. Pravděpodobnost, že poté při realizaci a ukončování projektu vznikne nějaký spor typu ale my jsme mysleli, že to bude dělat ještě to a ono je redukována na minimum. Logický rámec může sloužit i v průběhu realizace jako jeden z prostředků pro sledování projektu a eventuelně pro posuzování a realizaci změn. V neposlední řadě je tabulka logického rámce výborným komunikačním prostředkem. Velmi rychle lze jeho pomocí vysvětlit základní smysl a strukturu projektu kterékoliv zainteresované straně. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 44
Význam polí logického rámce strom cílů ZÁMĚR deklaruje příčinu provádění projektu a zodpovídá otázku, PROČ chceme dosáhnout níže uvedené změny, kterou přispíváme k naplnění záměru. Jedná se o popis přínosů projektu po jeho realizaci. Zpravidla se jedná o nepřímo dosažitelnou věc, jako např. zvýšení konkurenceschopnosti nebo zlepšení ekonomických ukazatelů apod., ke které projekt nějakým způsobem přispívá (respektive je z tohoto důvodu realizován). V projektech EU zde mohou být uvedeny např. specifické cíle příslušného dotačního programu, v interních projektech různých organizací pak třeba takové strategické cíle, ke kterým daný projekt přispívá a je s nimi v souladu. V podstatě se jedná o jakési zdůvodnění, legalizaci potřeby realizovat projekt (nebo také o rámcové byznys zadání). CÍL (změna) popisuje zaměření projektu a odpovídá na otázku CO konkrétně (ČEHO) chceme dosáhnout. Jakou konkrétní změnu má projekt zajistit? Jaký je požadovaný cílový stav? Cíl musí být pro jeden projekt jen jeden. Pokud při sestavování LR nenalezneme konsensus ohledně cíle a stále budou vycházet cíle minimálně dva, je třeba přehodnotit náš postoj a pro každý z cílů spustit samostatný projekt. Cílem je rozuměna taková kvalitativní a kvantitativní změna, že ji tým není obvykle schopen dosáhnout přímo, ale pouze prostřednictvím určitých výstupů (respektive, tým zrealizuje výstupy a předpokládá, že tím pádem dojde k definované změně, naplnění cíle). Cíl může být konkrétním vyjádřením byznys potřeby, kterou má projekt naplnit. KONKRÉTNÍ VÝSTUPY projektu blíže specifikují, JAK chceme změny (účelu) dosáhnout. Aneb co vše je potřeba vytvořit, aby nastala výše uvedená změna? Co konkrétně bude projektový tým fyzicky realizovat? KLÍČOVÉ ČINNOSTI (aktivity) jsou potom ty, které rozhodujícím způsobem ovlivňují realizaci konkrétních výstupů. Pro lepší pochopení si představme projekt v oblasti životního prostředí, dotovaný z nějakého programu EU. Jako Záměr uvedeme zlepšení životního prostředí v regionu NUTS II XY. Poměrně nekonkrétní definice, ale tak už to se specifickými cíli nějaké strategie nebo programu bývá. V některých případech je možné uvést vazbu i na další strategické (programové) cíle nebo jen rozšířit množinu přínosů daného projektu. Například zvýšení kvality života obyvatel daného regionu atd. V poli Cíl bychom však už měli konkrétně sdělit, jaké změny chceme dosáhnout. Tzn. jít v detailu o úroveň níže a konkretizovat, o co budeme usilovat, čeho hodláme dosáhnout. V daném příkladu by mohlo jít např. o cíl: Kvalita vody v řece A na úseku MN zlepšena. To už je celkem konkrétní a jasné. Projektový tým ovšem bude obtížně dosahovat takové změny přímo. Co tedy bude projektový tým vlastně dělat? Konkrétními výstupy našeho příkladu mohou být například čističky odpadních vod v okolních obcích, odkanalizování obcí apod. To jsou věci, které bude projektový tým ve skutečnosti dělat. Jako zdůvodnění těchto akcí je poté dosažení výše uvedené změny, která těmto výstupům dává smysl. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 45
Jako klíčové činnosti pak mohou být uvedeny hlavní skupiny aktivit, které bude třeba realizovat a které budou z hlediska projektu zásadní. Nejde zde o kompletní výčet, spíše o identifikaci toho zásadního. V našem případě by zde mohly bát aktivity typu výběr a výkup pozemků, projektování, výstavba, kolaudace apod. Význam polí logického rámce - objektivně ověřitelné ukazatele Políčka na příslušném řádku druhého sloupce uvádí ukazatele, které prokazují, že záměru, cíle a konkrétních výstupů bylo dosaženo. Pro každý bod v prvním sloupku tabulky by měly být alespoň dva, potenciálně nezávislé ukazatele, které by měly být měřitelné. Pokud nejsme schopni nalézt vhodné ukazatele, zkusme pozměnit formulaci záměru, cíle nebo výstupů. V našem příkladu, na úrovni cíle, tedy zlepšení kvality vody v dané řece na daném úseku by mohly být ukazatele jako obsah látky X na metr krychlový nebo výskyt určitého druhu. Vždy by zde měla být zmíněna hodnota, meta, které chceme dosáhnout a po jejím dosažení můžeme konstatovat splnění záměru. Tedy například obsah dusičnanů je nižší než X jednotek na metr krychlový nebo obsah dusičnanů je o 20% nižší oproti současnému stavu. Pouhé konstatování co bude ukazatelem, není dostatečné, musíme stanovit i příslušnou hodnotu. Význam polí logického rámce způsob ověření Třetí sloupec vádí, jak budou ukazatele zjištěny (včetně definovaného postupu pro ověření, pokud se jedná o složitější případ), kdo zodpovídá za ověření, jaké náklady a čas ověření vyžaduje, kdy bude ukazatel ověřen a jakým způsobem bude dokumentován. V našem případě by to pro definovaný obsah určitých látek ve vodě, mohl být způsob ověření měřením autorizovanou laboratoří před zahájením projektu, těsně po jeho ukončení a poté ještě šest měsíců po ukončení. Některé z ukazatelů se projeví až s časovým odstupem. Výstupem všech měření by pak mohl být protokol od dané laboratoře (s razítkem a podpisem). Nějaký dokument obdobného charakteru je ideálním výstupem z ověření ukazatelů (zdroj informací sloužící k ověření). Význam polí logického rámce předpoklady a rizika Uvádějí se výslovně předpoklady, ze kterých se vycházelo při stanovování jednotlivých skutečností a které podmiňují realizaci projektu. Dále se uvádějí významné skutečnosti, které mohou ohrozit projekt a které je potřeba mít na zřeteli při návrhu a realizaci projektu. Například, pokud budeme zkoumat vazbu mezi výstupy a cílem, do políčka rizik na řádku výstupů bychom mohli napsat, že předpokládáme, že si nějaká továrna nepostaví u našeho úseku řeky výrobnu, která významným způsobem zhorší kvalitu vody. Do budoucna to pro nás bude jednak předpoklad, jednak riziko nenaplnění takového předpokladu. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 46
Význam polí logického rámce výjimky Pole předpoklady a rizika se na prvním řádku nevyplňuje. Místo tohoto pole se obvykle uvádí pátý řádek s významem předběžné podmínky a jsou zde uvedeny takové položky, které musí být splněny, aby bylo vůbec možné uvažovat o zbytku tabulky. Např. předpoklad, že projekt uspěje v dotačním řízení a bude zajištěno jeho financování. Na řádku klíčových činností se do druhého políčka obvykle uvádí zdroje potřebné pro realizaci dané skupiny aktivit (peníze, počty lidí, stoje a zařízení, atd.), do třetího políčka pak hrubý odhad časové náročnosti realizace dané skupiny aktivit. Pozn.: Někdy se pod logický rámec ještě píše naprosto konkrétně, co nebude v daném projektu řešeno (subjects not to solve). Např.: V rámci výstavby tohoto objektu nebude řešena příjezdová komunikace. Tento doplněk slouží k upřesnění hranic projektu a nelze jej než doporučit. Logické vazby V LR jsou dva směry logických vazeb. Vertikální a horizontální. Vertikální vazba vyjadřuje logickou souvislost jednotlivých řádků logického rámce: Klíčové Činnosti - Konkrétní Výstupy - Cíl - Záměr Verbálně vyjádřeno: pokud provedeme klíčové činnosti, výsledkem budou konkrétní výstupy, pomocí kterých nastolíme požadovanou změnu dosáhneme cíle, který přispívá k naplnění záměru. Horizontální vazba má stejný význam pro všechny řádky logického rámce (kromě výše uvedených výjimek): Popis (Záměr, Cíl, Výstupy) - Oou - Způsob Ověření - Předpoklady A Rizika Verbálně vyjádřeno: pokud splníme položky popsané na daném řádku, což dokážeme prostřednictvím ukazatelů, které ověříme definovaným způsobem, tak za platnosti předpokladů a při ošetření rizik plníme úroveň vyšší. Čtení logického rámce pak probíhá od již zmíněného pátého řádku předběžných podmínek cik cak způsobem odspodu nahoru. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 47
Sestavení logického rámce Team Technologies doporučují pro tvorbu logického rámce následující postup: 1. stanovte cíl projektu, 2. stanovte konkrétní výstupy projektu pro dosažení cíle, 3. stanovte skupiny klíčových činností pro dosažení každého výstupu, 4. stanovte záměr, 5. ověřte dodržení vertikální logiky testem jestliže pak, 6. stanovte požadované předpoklady na každé úrovni, 7. stanovte objektivně ověřitelné ukazatele na úrovni: - cíle, výstupů, záměru, činností (časový a finanční rámec), 8. stanovte prostředky a způsob ověření, 9. určete náklady na provedení činnosti rozpočet na realizaci (zdroje), 10. proveďte kontrolní test návrhu dle kontrolního seznamu otázek, 11. přehodnoťte návrh projektu z hlediska zkušenosti s podobnými projekty. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 48
Kontrolní otázky pro zajištění kvality návrhu projektu Seznam kontrolních otázek k ověření kvality návrhu LR: Je pravda, že : 1. Projekt má pouze jeden cíl? 2. Cíl není pouze rozdílným vyjádřením výstupů? 3. Cíl je mimo dosah přímé odpovědnosti projektového týmu (nelze jej realizovat přímo)? 4. Cíl je jednoznačně stanoven? 5. Výstupy jsou jednoznačně stanoveny? 6. Dosažení všech výstupů je nutné pro naplnění cíle? 7. Z formulace výstupů je zřejmé, jakých výsledků má být dosaženo? 8. Činnosti určují postup pro dosažení výstupů? 9. Záměr je jednoznačně určen? 10. Vztah příčiny a důsledku mezi cílem a záměrem je logický a nejsou vynechány žádné důležité souvislosti? 11. Předpoklady na úrovni činností nezahrnují žádné z těch, které musejí předcházet zahájení každé z těchto činností (takové podmínky se uvádějí samostatně, jako předběžné podmínky na pátém řádku)? 12. Výstupy spolu s předpoklady na své úrovni vyjadřují nutné a postačující podmínky pro splnění cíle? 13. Cíl spolu s předpoklady na své úrovni vyjadřuje kritické podmínky pro dosažení záměru (respektive přispění k záměru)? 14. Vztah mezi výstupy a cílem je reálný? 15. Vztah mezi činnostmi a jejich zdroji je reálný? 16. Vertikální logika mezi činnostmi, výstupy, cílem a záměrem je reálná jako celek? 17. Ukazatele na úrovni cíle jsou nezávislé na výstupech? Nejsou jen souhrnem výstupů, ale skutečně ověřují naplnění cíle? 18. Ukazatele cíle vypovídají o tom, co je důležité? 19. Ukazatele jsou cílené a je stanoveno množství, jakost a čas? 20. Ukazatele výstupů jsou objektivně ověřitelné z hlediska množství, jakosti a času? 21. Ostatní ukazatele jsou objektivně ověřitelné z hlediska množství, jakosti a času? 22. Na úrovni činností jsou popsány zdroje a náklady požadované k naplnění cíle? 23. Ve sloupci způsob ověření je stanoveno, kde nalezneme informace potřebné pro ověření každého ukazatele? 24. Mezi činnostmi nalezneme všechny, které se vztahují k získání prostředků ověření? 25. Ze způsobu stanovení výstupů je zřejmé rozdělení odpovědností? 26. Z navrženého LR je zřejmé, podle čeho bude projekt hodnocen? 27. Ukazatele cíle vypovídají o dopadu projektu, který musí být předem odsouhlasen? 28. Součástí výstupů je i popis způsobu řízení projektu? Kariéra projektového manažera začíná u nás! 49
Logický rámec - příklad Strom cílů (popis) Objektivně ověřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření Předpoklady a rizika Záměr Fůze 2 firem proběhla. Vyšší efektivita nově vzniklé struktury Existuje jedno společné IČ. Vyšší produktivita práce při používání účetního SW (o 5%). Výpis z OŘ Firemní záznamy a metriky(is) Cíl Jednotné účetnictví implementováno do XY.2009. 1) Všichni uživatelé mají v novém systému aktivní účet 2) Organizační změny (směrnice apod.) jsou v platnosti 1) Logy a další údaje serveru 2) Aktuální platné verze interních směrnic Systém bude uživatelsky přívětivý a bude možné produktivitu zvýšit (v průběhu času) Výstupy 1) Interní analýza (zadání) hotova. 2) Výběrové řízení na dodavatele provedeno. 3) Podrobná analýza řešení provedena. 4) Implementováno. 5) Směrnice a procesy upraveny 1) Existuje oficielně schválený dokument zadání 2) Je vybrán dodavatel 3) Je schválena právě jedna varianta řešení 4) Pilotní provoz úspěšně ukončen 5) Jsou provedeny změny v souvislosti s novým účetnictvím 1) Zápisy z porad TOPM 2) Dokumentace VŘ 3) Zápisy z porad, dodatek ke smlouvě 4) Předávací a testovací dokumentace 5) Aktuální, platné verze interních směrnic Předpokládáme, že záměr vedení ohledně fůze zůstává Vedení nebude protahovat schvalování jednotlivých dokumentů tak, aby bylo možné vše stihnout včas Aktivity 1.1) Návrh základních parametrů 1.2) Návrh technických parametrů 1.3) Diskuze 1.4) Schválení 2.1) Tvorba zadání VŘ 2.2) VŘ 2.3) Zasmluvnění dodavatele 3.1) Analýza potřeb 3.2) Analýza stávajícího stavu 3.3) Návrh řešení atd. Zdroje (peníze, lidé, zařízení, ): 1.1) 25 000 1.2) 50 000 1.3) 100 000 1.4) 10 000 2.1) 50 000 2.2) 150 000 2.3) 25 000 3.1) 30 000 3.2) 40 000 3.3) 250 000 atd. Časový rámec aktivit: 1.1) 2 týdny 1.2) 2 týdny 1.3) 4 týdny 1.4) 2 týdny 2.1) 1 měsíc 2.2) 3 měsíce 2.3) 1 měsíc 3.1) 2 měsíce 3.2) 3 týdny 3.3) 2 měsíce atd. Předpokládáme součinnost v obou fúzovaných firmách Sloučení je technicky realizovatelné (v daném časovém horizontu) Budou nám přiděleny kapacity pro úpravy procesů a směrnic (kterými nedisponujeme) atd. Předběžné podmínky: Projekt je schválen vedením Jsou finance na realizaci Kariéra projektového manažera začíná u nás! 50
CVIČNÝ ÚKOL Vyberte si libovolný projekt, který jste realizovali, realizujete nebo je realizován ve Vaší organizaci a zkuste navrhnout logický rámec takového projektu. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 51