MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3 Rada městské části U S N E S E N Í č. 706 ze dne 17.10.2018 Směrnice rady městské části k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části Praha 3 Rada městské části I. s c h v a l u j e II. 1. Směrnici rady městské části k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části Praha 3, která je přílohou tohoto usnesení u k l á d á 1. JUDr. Michaelu Víchovi, tajemníkovi ÚMČ 1.1. informovat o přijetí směrnice zaměstnance ÚMČ Mgr. Alexander Bellu starosta městské části David Gregor místostarosta městské části
Městská část Praha 3 Směrnice Rady městské části RMČ/2018/3 k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části Praha 3 Zpracovatel: Odbor ekonomický Vydáno: Účinnost: Revize a změny dokumentu Verze Vydáno Účinnost Popis revize/změny Zpracovatel
Obsah I. Definice základních pojmů... 1 II. Oprávnění k provádění a dokumentaci pokladních operací a nakládání s ceninami... 1 III. Povinnosti pokladních/pokladníků a zaměstnanců/úředníků odboru, resp. oddělení, při provádění pokladních operací a nakládání s ceninami... 1 IV. Náležitosti pokladních dokladů... 2 V. Pokladní kniha... 3 VI. Postup při výplatách hromadné povahy... 3 VII. Poskytování záloh... 4 VIII. Odvádění hotovosti... 4 IX. Zabezpečení kontroly pokladních operací a nakládání s ceninami... 4 X. Zajištění bezpečnosti při manipulaci s hotovostí a ceninami a při jejich úschově... 5 XI. Režim hlavních pokladen... 5 XII. Nakládání s finanční hotovostí a ceninami v rámci jednotlivých odborů Úřadu... 7 XIII. Účinnost... 7
I. Definice základních pojmů Hlavní pokladna pokladny odboru ekonomického v ul. Seifertova 51 a Havlíčkovo nám. 9, hlavní pokladna odboru dopravy (ZPS) Perunova 5 Hlavní pokladna odboru, resp. oddělení uzamykatelná schránka vedoucí/vedoucího odboru, resp. oddělení, jež je uložena v trezoru nebo v pevně zabudované uzamykatelné schránce odboru, resp. oddělení Pokladnička (uzamykatelná schránka) uzamykatelná schránka jednotlivých zaměstnanců odboru, resp. oddělení, vedlejší pokladny odboru dopravy (ZPS) Perunova 5 Ceniny podléhající této směrnici kolkové známky, jednorázové parkovací karty pro potřeby OVVK, peněžní poukázky Dohoda o hmotné odpovědnosti - dohody o odpovědnosti vypracovává oddělení personální práce a mezd na základě pokynu příslušné/příslušného vedoucí/vedoucího odboru. Vedoucí odboru odpovídá za to, že dá pokyn k uzavření dohody o odpovědnosti se všemi zaměstnanci/úředníky, kteří mají mít svěřeny hodnoty určené k vyúčtování a zároveň za to, že do doby uzavření dohody zaměstnanci/úředníku hodnoty svěřeny nebudou. II. Oprávnění k provádění a dokumentaci pokladních operací a nakládání s ceninami pokladní operace jsou prováděny v hlavních pokladnách, hlavních pokladnách odboru, resp. oddělení a pokladničkách Úřadu městské části (dále jen Úřadu) písemně pověřeným zaměstnancem, se kterým byla sepsána dohoda o hmotné odpovědnosti (pokladní/pokladník) při předání a převzetí trvalého i přechodného výkonu funkce pokladní/pokladníka musí být provedena inventarizace pokladní hotovosti operace s ceninami jsou prováděny v hlavní pokladně Havlíčkovo nám. 9 a na příslušných odborech, resp. odděleních Úřadu písemně pověřeným zaměstnancem/úředníkem, se kterým byla sepsána dohoda o hmotné odpovědnosti při předání a převzetí trvalého i přechodného pověření k nakládání s ceninami pokladníka musí být provedena inventarizace stavu cenin III. Povinnosti pokladních/pokladníků a zaměstnanců/úředníků odboru, resp. oddělení, při provádění pokladních operací a nakládání s ceninami pokladní/pokladník hlavní pokladny plynule a rychle zajišťuje oběh hotovosti zajištěním vhodné hodnotové skladby při výběrech a výplatách pokladní/pokladník hlavní pokladny dodržuje termín a místo výběru hotovosti dle dohody s peněžním ústavem pokladní/pokladník hlavní pokladny odvádí přijatou hotovost na účet u peněžního ústavu ve stanovených termínech, nebo při překročení pokladního limitu tentýž den. V případě kumulování příjmové a výdajové pokladny na jedné funkci tvoří pokladní limit součet hotovostí obou pokladen pokladní/pokladník hlavní pokladny předává dokumentaci pokladních operací (jednotlivé listy pokladní knihy potvrdí svým podpisem a dále musí být podepsány nadřízeným zaměstnancem) oddělení účetnictví ve stanovených lhůtách pro vedení analytické evidence. 1
zaměstnanci odboru, resp. oddělení odvádějí přijatou hotovost do hlavní pokladny při překročení pokladního limitu tentýž den, jinak jedenkrát týdně, nejpozději v pátek pokladní/pokladník vede pokladní knihu v souladu se zákonem o účetnictví v platném znění. V případě kumulace vedení příjmové i výdajové pokladny na jedné funkci vede pokladní příjmovou pokladní knihu odděleně od výdajové, včetně odděleného ukládání pokladní hotovosti pokladní/pokladník uvádí účel platby na dokladech, na jejichž podkladě vybírá nebo odvádí hotovost a používá hotovost pro stanovený účel pokladní/pokladník denně inventarizuje pokladní hotovost, tj. odsouhlasuje zůstatek finančních prostředků na stav uvedený v pokladní knize a hlásí neprodleně přímému nadřízenému rozdíl mezi evidovaným a hmotným finančním stavem. pokladní/pokladník průběžně kontroluje provádění a dokumentaci pokladních operací pokladní/pokladník provádí každodenní uzávěrku vyznačením mezisoučtu v příjmové a výdajové pokladní knize na samostatném řádku pokladní knihy s vyznačením: zůstatek dne: V případě využívání systému GINIS je tento úkon prováděn systémem pokladní/pokladník vystavuje okamžitě příjmový nebo výdajový pokladní doklad při příjmu nebo výdeji hotovosti. Při využívání systému GINIS toto provádí prostřednictvím systému GINIS v modulu Pokladna. Doklady vyhotovuje v provedení jeden originál a jedna kopie. V případě příjmu hotovosti do pokladny obdrží originál příjmového dokladu plátce a kopii oddělení účetnictví odboru ekonomického. V případě výplaty hotovosti pokladnou obdrží originál výdajového dokladu oddělení účetnictví odboru ekonomického a kopii příjemce hotovosti. pokladní/pokladník kontroluje formální správnost a průkaznost platebních poukazů na podkladě podpisových vzorů pokladní/pokladník ověřuje totožnost příjemce hotovosti pokladní/pokladník svým podpisem na pokladním dokladu potvrzuje uskutečnění pokladní operace pokladní/pokladník přijímá, vydává a eviduje ceniny ve stejném režimu jako finanční hotovost zaměstnanec/úředník odboru, resp. oddělení Úřadu pověřený k nakládání s ceninami přijímá, vydává a eviduje ceniny ve stejném režimu jako finanční hotovost na základě evidence vypracuje zaměstnanec/úředník odboru, resp. oddělení Úřadu pověřený k nakládání s ceninami vyúčtování o příjmech a vydáních cenin za každý kalendářní měsíc a toto vyúčtování po kontrole vedoucí/vedoucího odboru, opatřené podpisem svým a vedoucí/vedoucího odboru předá do oddělení účetnictví odboru ekonomického vždy nejpozději 5. pracovní den následujícího měsíce k provedení účtování o pohybu cenin zaměstnanec/úředník odboru, resp. oddělení Úřadu pověřený k nakládání s ceninami průběžně kontroluje provádění a dokumentaci operací s ceninami. název pokladního dokladu číslo pokladního dokladu název organizace datum vyhotovení jméno a adresa plátce nebo příjemce IV. Náležitosti pokladních dokladů 2
částka platby číslicemi a slovy účel platby podpis osoby, která se účastní pokladní operace a podpis pokladníka příp. plná moc k převzetí finanční hotovosti nebo ceniny Na pracovištích využívajících systém GINIS je podoba pokladních dokladů nadefinována prostřednictvím tohoto systému. Pokladní doklady musí být číslovány podle pořadí v pokladní knize. Příjmové a výdajové pokladní doklady jsou evidovány v samostatných číselných řadách, tj. příjmový doklad ve výdajové pokladně (příjem hotovosti z účtu) bude číslován v souladu s číselnou řadou příjmových dokladů, výdajový doklad v příjmové pokladně (odvod hotovosti na účet) bude číslován v souladu s číselnou řadou výdajových dokladů. Na pracovištích využívajících systém GINIS je podoba pokladních dokladů nadefinována prostřednictvím tohoto systému. výdajový pokladní doklad musí být vystaven na jméno příjemce příjemce nebo jeho zmocněný zástupce potvrdí příjem hotovosti na výdajovém pokladním dokladu svým podpisem při výplatě hotovosti příjemci, který není pokladní osobně znám, poznamená pokladní do výdajového pokladního dokladu základní údaje z příjemcova průkazu totožnosti V. Pokladní kniha Musí být vázaná a před prvním zápisem se vyznačí: označení pokladní knihy název organizace období, kterého se pokladní kniha týká čísla stránek, počínajíc číslem jedna, a počet očíslovaných stránek uvedených na začátku nebo konci pokladní knihy Na pracovištích využívajících systém GINIS je pokladní kniha vedena prostřednictvím tohoto systému. Jednotlivé listy potvrzené při předání oddělení účetnictví odboru ekonomického jsou ukládány pokladní/pokladníkem. Každý zápis do pokladní knihy o pokladní operaci musí obsahovat: datum uskutečněné pokladní operace číslo pokladního dokladu stručný popis pokladní operace částku v hotovosti přijatou nebo vydanou zůstatek při zúčtování stanovené pokladní hotovosti opravy zápisů lze provádět pouze dle zákona o účetnictví, event. regulérním odpovídajícím zásahem v systému GINIS VI. Postup při výplatách hromadné povahy 3
výplaty hromadné povahy se provádí na podkladě zúčtovacích a výplatních listin, které jsou součástí výdajového pokladního dokladu převzetí výplat hromadné povahy potvrzují oprávnění příjemci nebo osoby jimi k tomu písemně zmocněné svým podpisem na výplatní listině, je-li částka zaslána příjemci prostřednictvím peněžního ústavu či pošty, je podpis nahrazen stvrzenkou peněžního ústavu či pošty pokud částky uvedené na výplatní listině nemohou být příjemci vyplaceny v den výplaty, zašle je pokladní/pokladník nejpozději třetí následující pracovní den na adresu příjemce po skončení výplat porovná pokladní/pokladník soupis vyplacených částek s celkovým součtem výplatní listiny a potvrdí jeho správnost svým podpisem VII. Poskytování záloh poskytnuté individuální zálohy jsou běžně zúčtovány po uskutečnění akce u stálých záloh, ze kterých se pořizuje drobný nákup, je veden rozpis výdajů (vyúčtování této zálohy a vyžádání nové je shodné jako u individuální zálohy) k vyúčtování zálohy musí být předloženy předepsané doklady o nákupu VIII. Odvádění hotovosti po skončení pracovního dne smí zůstat v hlavní pokladně, hlavní pokladně odboru, resp. oddělení a pokladničce pouze hotovost nepřesahující limit pokladního zůstatku. Výše limitů je stanovena touto směrnicí a změněna může být pouze usnesením rady městské části s přihlédnutím k hospodářské potřebě hotovostí a k bezpečnosti jejich úschovy nad stanovený limit může pokladní/pokladník v hlavní pokladně ponechat pouze hotovost, která byla přijata v době, kdy již prokazatelně nemohla být odvedena na účet u peněžního ústavu. Dále pak hotovost určenou na výplatu platů, přijímanou do pokladny maximálně jeden pracovní den před výplatním termínem odvod hotovosti v oddělení ověřování a Czech POINT odboru organizačního realizuje vždy vedoucí oddělení (v případě nepřítomnosti jeho/její písemně pověřený zástupce) a to v souladu s touto směrnicí odvod hotovosti v oddělení osobních dokladů a evidence obyvatel odboru občansko správního realizuje vždy vedoucí oddělení (v případě nepřítomnosti jeho/její písemně pověřený zástupce), a to v souladu s touto směrnicí IX. Zabezpečení kontroly pokladních operací a nakládání s ceninami kontrola pokladních operací se provádí namátkově minimálně čtyřikrát ročně v hlavních pokladnách Havlíčkovo nám. 9 a Seifertova 51 a dále na pokladnách Perunova 5 a na pokladních místech na odborech a je zajištěna vnitřní řídící kontrolou plně v režimu zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole prostřednictvím příslušných vedoucích odborů. 4
při kontrole se přepočítá pokladní hotovost a zjištěný stav se porovná s údaji v pokladní knize. Podle výpisu z účtu se ověří výběry a vklady pokladny. Přezkoumá se správnost náležitostí pokladních dokladů a správnost vedení pokladní knihy. Z kontroly se pořizuje zápis, který je uložen v jednom výtisku na pokladně a v jednom výtisku u vedoucí/vedoucího odboru. útvar interního auditu zahrne do plánu interního auditu každý rok kontrolu návaznosti číselných řad pokladních dokladů na vybraných pokladnách. Z této kontroly bude pořízena zpráva interního auditora. kontrola nakládání s ceninami se provádí namátkově minimálně čtyřikrát ročně v hlavní pokladně Havlíčkovo nám. 9 a na příslušných místech na odborech a je zajištěna vnitřní řídící kontrolou plně v režimu Zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole prostřednictvím příslušných vedoucích odborů. při kontrole se přepočítají ceniny a zjištěný stav se porovná s údaji v evidenci na příslušném odboru a s údaji v účetní evidenci. Z kontroly se pořizuje zápis, který je uložen v jednom výtisku u zaměstnance/úředníka pověřeného k nakládání s ceninami a v jednom výtisku u vedoucí/vedoucího odboru. X. Zajištění bezpečnosti při manipulaci s hotovostí a ceninami a při jejich úschově pokladní/pokladník a zaměstnanci/úředníci odboru, resp. oddělení odpovídají za přenos, přepravu a uložení hotovosti, cenin a pokladních dokladů v rámci zásad vyplývajících z převzaté hmotné odpovědnosti, z bezpečnostních, požárních a organizačních předpisů hlavní pokladna Havlíčkovo nám. 9 provádí nákup cenin pro jednotlivé odbory Úřadu (kolkové známky, jednorázové parkovací karty). Tyto ceniny do doby předání odpovědnému zaměstnanci/úředníku odboru podléhají pravidlům úschovy dle následujícího odstavce. Předání probíhá na základě písemného požadavku vedoucího/vedoucí odboru proti podpisu přejímajícího zaměstnance/úředníka hotovost a ceniny musí být uschovány v hlavních pokladnách v bezpečných uzamykatelných pokladních skříních (trezorech). Klíče od pokladní skříně má pokladní/pokladník, duplikáty klíčů uschovává zaměstnavatel (vedoucí odboru) na bezpečném a k tomu určeném místě v obálce zapečetěné pokladní/pokladníkem, jíž/jemuž byly svěřeny originály klíčů zajištění bezpečnosti při manipulaci s hotovostí a ceninami a při jejich úschově na příslušných odborech úřadu se řídí ustanoveními Čl. XII - Nakládání s finanční hotovostí a ceninami v rámci jednotlivých odborů Úřadu Pokladna Havlíčkovo náměstí 9 XI. Režim hlavních pokladen 1. Organizační začlenění: odbor ekonomický 2. Pokladní hodiny: Pondělí 8.00 11.30 13.00 17.30 Úterý 8.00 11.30 13.00 15.00 Středa 8.00 11.30 13.00 17.30 Čtvrtek 8.00 11.30 13.00 15.00 5
Pátek 8.00 11.30 3. Pokladní činnost: pokladní služby pro potřeby Úřadu, zajištění cenin, vč. výplaty platů, výběr poplatků Ve věci výběru správních poplatků vyplývajících z činnosti odboru živnostenského se stanovuje následující: úředník/úřednice odesílající klienta k úhradě poplatku do hlavní pokladny vybaví klienta dokladem, který bude obsahovat požadovanou částku k úhradě, celé jméno a příjmení klienta a jeho adresu, pro umožnění správné identifikace klienta v pokladně. Podoba tohoto dokladu bude za celý odbor jednotná. Způsob vyplňování a vzhled dokladu se ponechává na rozhodnutí vedoucí/vedoucího odboru živnostenského z důvodu co nejmenší zátěže odboru související s plněním tohoto ustanovení. Jedná se pouze o podpůrný doklad, který nebude využit k jinému účelu. 4. Hmotná odpovědnost pokladní/pokladníka: za svěřené finanční prostředky, ceniny 5. Limit pokladní hotovosti: výdajová pokladna 200 tis. Kč příjmová pokladna 100 tis. Kč 6. Pojištění: Kooperativa pojišťovna, a.s. na celkovou výši 2 500 tis. Kč, převoz hotovosti, v termínu výplat pojištěn na 500 tis. Kč 7. Limit hotovosti k samostatnému přenášení: 30 tis. Kč, nad tuto částku je pokladní/pokladník povinna/povinen mít doprovod 8. Odvody přijaté hotovosti: při dosažení limitu, nejpozději poslední den v měsíci, zůstatek k 31. 12. každého roku musí být roven nule Pokladna Seifertova 51 1. Organizační začlenění: odbor ekonomický 2. Pokladní hodiny: Pondělí 8.00 12.00 13.00 17.00 Úterý 8.00 12.00 Středa 8.00 12.00 13.00 17.00 Čtvrtek 8.00 12.00 3. Pokladní činnost: pokladní služby pro potřeby Úřadu a veřejnost, prodej kolků 4. 4. Hmotná odpovědnost pokladní/pokladníka: za svěřené finanční prostředky, ceniny 5. Limit pokladní hotovosti: výdajová pokladna 20 tis. Kč příjmová pokladna 200 tis. Kč 6. Pojištění: Kooperativa pojišťovna, a.s. na celkovou výši 2 500 tis. Kč 7. Limit hotovostí k samostatnému přenášení: 30 tis. Kč, nad tuto částku je pokladní/pokladník povinna/povinen mít doprovod 8. Odvody přijaté hotovosti: za hotovost přijatou v pondělí a středu následující kalendářní den, za hotovost přijatou v úterý, čtvrtek a pátek týž den, při dosažení limitu ihned, vždy nejpozději poslední den v měsíci, zůstatek k 31. 12. každého roku musí být roven nule Pokladna ZPS Perunova 5 6
1. Organizační začlenění: odbor dopravy 2. Pokladní hodiny: Pondělí 8.00 18.00 Úterý 8.00 15.00 Středa 8.00 18.00 Čtvrtek 8.00 15.00 Pátek 8.00 14.00 3. Pokladní činnost: pokladní služby pro potřeby Úřadu prodej parkovacích oprávnění 4. Hmotná odpovědnost pokladních/pokladníků: za svěřené finanční prostředky 5. Limit pokladní hotovosti: 400 tis. Kč vč. pokladniček 6. Pojištění: Kooperativa pojišťovna, a.s. na celkovou výši 2 500 tis. Kč 7. Limit hotovostí k samostatnému přenášení: 100 tis. Kč, nad tuto částku je pokladní/pokladník povinna/povinen mít doprovod 8. Odvody přijaté hotovosti: za hotovost přijatou v pondělí a středu samostatně následující kalendářní den, za hotovost přijatou v úterý, čtvrtek a pátek týž den, při dosažení limitu vždy ihned, poslední den v měsíci týž den, zůstatek k 31. 12. každého roku je stanoven na 30 tis. Kč. Při odvodu hotovosti mimo pracovní dobu banky bude použit vkladový bankomat. XII. Nakládání s finanční hotovostí a ceninami v rámci jednotlivých odborů Úřadu Režim nakládání s finanční hotovostí se stanovuje takto: Jednotlivým odborům, resp. oddělením Úřadu se tímto nařízením povoluje realizovat příjmy v hotovosti dle přílohy č. 1 tohoto nařízení. Výše hotovosti, kterou je povoleno na odboru přechovávat se stanovuje na 3.000,- Kč. V případě pevně zabudované uzamykatelné schránky pak 10.000,- Kč. Výjimky tvoří pouze níže uvedené odbory, resp. oddělení: výše hotovosti, kterou je povoleno přechovávat na oddělení matrik a státního občanství odboru občansko správního je stanovena na 15.000,- Kč v případě pokladniček, v případě trezoru nebo pevně zabudované uzamykatelné schránky na 100.000,- Kč výše hotovosti, kterou je povoleno přechovávat na oddělení ověřování a Czech POINT odboru organizačního je stanovena na 10.000,- Kč v případě pokladniček, v případě trezoru nebo pevně zabudované uzamykatelné schránky na 100.000,- Kč výše hotovosti, kterou je povoleno přechovávat na oddělení správy dokumentů odboru organizačního je 10.000,- Kč. Minimální povolené zajištění hotovosti: příruční přenosná uzamykatelná pokladnička. výše hotovosti, kterou je povoleno přechovávat na oddělení správním odboru občansko správního je stanovena na 10.000,- Kč. Minimální povolené zajištění hotovosti: příruční přenosná uzamykatelná pokladnička, příp. jiná uzamykatelná schránka. 7
výše hotovosti, kterou je povoleno přechovávat na odboru živnostenském je stanovena na 30.000,- Kč. Minimální povolené zajištění hotovosti: příruční přenosná uzamykatelná pokladnička. výše hotovosti, kterou je povoleno přechovávat na oddělení osobních dokladů a evidence obyvatel odboru občansko správního je stanovena na 30.000,- Kč v případě pokladniček, v případě trezoru nebo pevně zabudované uzamykatelné schránky na 300.000,- Kč výše hotovosti, kterou je povoleno přechovávat na oddělení dopravy v klidu odboru dopravy je stanovena na 30.000,- Kč v případě pokladniček, v případě trezoru nebo pevně zabudované uzamykatelné schránky na 130.000,- Kč výše hotovosti, kterou je povoleno přechovávat na oddělení životního prostředí odboru dopravy je stanovena na 10.000,- Kč. Minimální povolené zajištění hotovosti: příruční přenosná uzamykatelná pokladnička. Toto pokladní místo se zřizuje od 1. 1. 2016 termíny předávání hotovosti do některé z hlavních pokladen: nejpozději každý pátek a vždy k poslednímu dni v měsíci, dále vždy při dosažení povolené výše přechovávané hotovosti. Výjimku tvoří pouze odbor občansko správní, oddělení matrik a státního občanství, a oddělení osobních dokladů a evidence obyvatel ÚMČ, které budou předávání hotovosti do některé z hlavních pokladen realizovat jednou za 14 dnů, a to v pondělí, dále vždy k poslednímu dni v měsíci a vždy při dosažení povolené výše přechovávané hotovosti. V oddělení osobních dokladů a evidence obyvatel odboru občansko správního je při výše uvedeném předávání hotovosti do některé z hlavních pokladen povoleno, aby si každý zaměstnanec uvedeného oddělení ponechal v příruční pokladničce záložní finanční hotovost ve výši 1.000,- Kč. Tato výjimka neplatí v případě předávání hotovosti a vyúčtování pokladen k datu 31. 12. každého roku, kdy musí být veškerá hotovost vypořádána tak, aby její stav byl roven nule s osobami odpovědnými za nakládání s hotovostí musí být sepsána dohoda o hmotné odpovědnosti veškeré nakládání s hotovostí je evidováno v pokladní knize, tj. všude tam, kde je vybírána hotovost, vede odpovědná osoba pokladní knihu. V případě hlavních pokladen a pokladniček ZPS prostřednictvím systému GINIS při předávání hotovosti hlavní pokladně je příslušná strana pokladní knihy po provedení kontroly potvrzena podpisem vedoucí/vedoucího odboru a podpisem osoby, která pokladní knihu vede. Dále je zde uvedeno datum a razítko. Originál listu se spolu s hotovostí předá pokladní/pokladníkovi hlavní pokladny odpovědnost za správnost nakládání s prostředky v hotovosti na odboru a za správnost odvodu hotovosti z odboru do hlavní pokladny nese vedoucí odboru na vyúčtování hotovostí na odborech se vztahují veškeré pokyny platné pro provádění inventarizací a vyúčtování pokladen k 31. 12. každého roku. K tomuto datu musí být veškerá hotovost vypořádána s hlavní pokladnou tak, aby její stav byl roven nule na vyúčtování hotovostí hlavních pokladen se vztahují veškeré pokyny platné pro provádění inventarizací a vyúčtování pokladen k 31. 12. každého roku. K tomuto datu musí být veškerá hotovost vypořádána tak, aby její stav byl roven nule Režim nakládání s ceninami se stanovuje takto: Kolkové známky pořizuje hlavní pokladna Havlíčkovo nám. 9 pro odbor bytů a odbor majetku nákupem v hotovosti na základě písemného požadavku vedoucích odborů vyplývajících z potřeb odboru. Jejich úschova v hlavní pokladně a způsob předání na odbor podléhá ustanovení Čl. X. - Zajištění bezpečnosti při manipulaci s 8
hotovostí a ceninami a při jejich úschově. Minimální povolené zajištění na odboru: příruční přenosná uzamykatelná pokladnička, příp. jiná zamykatelná schránka. Kolkové známky mohou být v případě potřeby za stejných podmínek pořízeny i pro další odbory Úřadu. Peněžní poukázky pořizuje odbor kultury od externího dodavatele. Poukázky přebírá při dodání pověřený zaměstnanec/úředník odboru kultury. Minimální povolené zajištění: příruční přenosná uzamykatelná pokladnička na vyúčtování cenin se vztahují veškeré pokyny platné pro provádění inventarizací k 31. 12. každého roku XIII. Účinnost Tato směrnice nabývá účinnosti dnem vydání a ruší Směrnici rady městské části k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části Praha 3, schválenou usnesením rady městské části č. 972 ze dne 14. 12. 2015. 9
Příloha č. 1 ke Směrnici rady městské části k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části Praha 3 Seznam pokladniček realizovaných odbory Úřadu městské části Praha 3 odbor druh činnosti předáváno kam občanskosprávní správní poplatky blokové pokuty pokladna S51, H9 pokladna H9 vnějších vztahů a kopírovací služby, prodej pokladna H9 komunikace upomínkových předmětů kultury prodej upomínkových předmětů pokladna H9 technické správy poplatky za zadávací dokumentace pokladna H9 majetku a investic bytů správní poplatky, kopírovací služby pokladna H9 životního prostředí blokové pokuty, správní poplatky pokladna S51 sociálních věcí prostředky veřejného opatrovníka správní poplatky záloha na dárky nesouvisí s pokladnou ÚMČ pokladna S51 pokladna H9 organizační správní poplatky, Czech POINT kopírovací služby, prodej tiskopisů pokladna H9 pokladna H9 výstavby kopírovací a archivní služby pokladna H9 živnostenský blokové pokuty pokladna H9 dopravy oddělení správní poplatky pokladna H9 životního prostředí dopravy oddělení dopravy v klidu Prodej parkovacích oprávnění ČS a.s. vklad na účet MČ Použité zkratky: ZPS - zóna placeného stání H9 - Havlíčkovo nám. 9 S51 - Seifertova 51 L14 - Lipanská 14 10
Příloha č. 2 ke Směrnici rady městské části k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části Praha 3 Seznam pracovišť Úřadu městské části Praha 3 nakládajících s ceninami odbor druh odbor druh cenin způsob pořízení majetku kolkové známky hotově pokladna H9 bytů kolkové známky hotově pokladna H9 kultury peněžní poukázky externí dodavatel/faktura Použité zkratky: H9 Havlíčkovo nám. 9 11
Důvodová zpráva Zpracoval: Jonáš Merta, vedoucí odboru organizačního Poslední úprava Směrnice rady městské části k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části Praha 3 byla realizována usnesením rady městské části č. 972 ze dne 14. 12. 2015. Současná novelizace Směrnice rady městské části k provádění pokladních operací s penězi v hotovosti a ceninami, jejich dokumentaci a evidenci v pokladnách a na odborech Úřadu městské části Praha 3 je předkládána ke schválení z důvodu nutnosti navýšení finanční hotovosti na oddělení osobních dokladů odboru občansko správního. Vzhledem k tomu, že oddělení osobních dokladů a evidence obyvatel odboru občansko správního ÚMČ (dále jen OODEO ) má každý pracovní den současně stanovený jako den úřední, a prakticky při podání každé žádosti se v souladu se zákony o OP, CD a evidenci obyvatel, vybírají správní poplatky, dostávají se pracovníci OODEO opakovaně, tj. po každém předávání veškeré finanční hotovosti, do situace, že zde není k dispozici žádná hotovost na vracení peněz žadatelům. Občané jsou tak nezřídka přinuceni v průběhu vyřizování své žádosti odejít si rozměnit svou finanční hotovost mimo přepážku, resp. mimo dané oddělení. Kromě toho v době, kdy není otevřena hlavní pokladna úřadu na Seifertově 51, jsou pak v situaci, kdy musí odejít z budovy úřadu a vyhledat nějaký obchod, kde by jim peníze rozměnili. Tato skutečnost vede mj. i k oprávněným stížnostem žadatelů, kteří logicky odmítají zdůvodnění zaměstnanců OODEO, že jsou povinni v souladu se zněním současné Směrnice odevzdávat pravidelně vždy veškerou finanční hotovost do hlavní pokladny úřadu. Od změny Směrnice očekáváme především to, že ponechání finanční hotovosti ve výši 1.000,-Kč každému zaměstnanci OODEO v příruční pokladničce by pomohlo tento problém do značné míry eliminovat. Dále se vzhledem k ukončení používání jednorázových parkovacích karet zóny placeného stání vypouští ustanovená upravující nákup a manipulaci s těmito kartami v rámci pokladen a informačního centra odboru vnějších vztahů a komunikace. Novelizace směrnice dále reflektuje posun, který nastal v rámci přijímání hotovosti bankou Českou spořitelnou a.s. Dle současné Směrnice jsou pracovníci výdejny parkovacích oprávnění Perunova 5 povinni odevzdat každý den tržbu do banky. Po zrušení nočních trezorů je možné mimo pobočku vkládat hotovost na účet pouze pomocí vkladových bankomatů. Při vkládání hotovosti ve večerních hodinách se zaměstnanci opakovaně dostávají do situace, že nejbližší vkladový bankomat je přeplněný a hotovost nepřijme. Pro zaměstnance to znamená nutnost dalšího cestování s hotovostí po Praze a hledání funkčního vkladového bankomatu. Negativně je zaměstnanci vnímána i manipulace se svazkem bankovek při vkládání více méně na veřejnosti. Z tohoto důvodu je navrhována změna limitů na pracovišti Perunova 5 tak, aby bylo možné ve dnech s pracovní dobou do 18 hodin uschovat hotovost v trezoru na pracovišti a odvést ji až následující den přímo na pobočku. Limity byly konzultovány se zástupci pojišťovny a jsou v souladu s pojistnou smlouvou městské části. Návrh byl posouzen Odborem ekonomickým.