Modul Ekonomika
Modul Ekonomika Podvojné ú etnictví a majetek MTJ Service, s.r.o. Ekonomický modul systému Soft-4-Sale umož uje vést podvojné ú etnictví a evidenci majetku malým a st edním firmám ídící se zákony eské republiky.
Obsah 5 Obsah Ekonomika 9 ást I Nápov da k modulu Ekonomika v. 1.709.03 10 ást II Úvod 10 1 Copyright... 10 2 Doporu ená... konfigurace 10 3 Technická... podpora 11 4 Než za nete... ú tovat 11 Zavedení ú etnictví... 12 ístupová práva... 13 Vytvo ení a p ipojení... ú etní databáze 13 Konfigurace a íselníky... 14 ást III Kde a Jak... 18 1 Kde a Jak... nastavím ú etní osnovu 18 2 Kde a Jak... nastavím p edkontace 19 3 Kde a Jak... nastavím typy DPH 19 4 Jak zaú tuji... ú etní doklad 20 Ru ní založení nového... ú etního dokladu 20 evzetí ú etních doklad... 21 Zú tování faktur... vystavených 21 Zú tování faktur... p ijatých 24 Zú tování pokladen... 27 Zú tování bankovních... výpis 30 Zú tování skladových... p íjemek 34 Zú tování skladových... výdejek 36 Zú tování zápo... 39 Zú tování interních... doklad 39 5 Jak vytvo it... p ehled pro p iznání DPH 39 ást IV Modul Ekonomika 39 1 Hlavní kniha... 40 Hlavní kniha p ehled... 41 Hlavní kniha dokladov... 41 Hlavní kniha obratov... 42 Tisk hlavní knihy... 42 ížová tabulka hlavní... knihy 43 ížova tabulka obrat... hlavní knihy 43 Rozhraní hlavní knihy... 44 Import dat na rozhraní... hlavní knihy 45 2 etní doklady... 45 ehled doklad Nový doklad... 47... 48 5
6 Modul Ekonomika 3 Saldo Tisk p ehledu ú etních... doklad 50 evzetí faktur vystavených... 50 evzetí faktur p ijatých... 51 evzetí pokladen... 52 evzetí bankovních... výpis 54 evzetí skladových... p íjemek 55 evzetí skladových... výdejek 56 evzetí zápo... 57 evzetí interních odklad... 57 Doklady po áte ních... stav 57 Import ú etních doklad... 58 Konfigurace... 58 evzetí faktur vystavených... 58 evzetí faktur p ijatých... 62 evzetí pokladen... 66 evzetí bankovních... výpis 69 evzetí skladových... p íjemek 69 evzetí skladových... výdejek 69 evzetí zápo... 69 evzetí interních... doklad 71 Tisková sestava... dokladu 71... 72 ehled saldokonta... 72 Tisk saldokonta... 73 Konfigurace saldokonta... 73 4 Výkazy... 75 5 DPH Obratová p edvaha... 75 Tisk obratové p edvahy... 76 ížová tabulka obratové... p edvahy 77 Rozvaha Výsledovka Cash-Flow Konfigurace... 77... 78... 79... 79 Definice rozvahy... 80 Definice výsledovky... 81 Definice Cash-Flow... 83... 83 iznání DPH... 84 Tisk p ehledu pro DPH... 85 Konfigurace... 85 íselník kód typ... DPH 85 íselník zákonných... typ DPH 86 6 Uzáv rka... 86 Uzáv rka kurzových... rozdíl 86 etní uzáv rka Datová uzáv rka... 88... 88 7 Žurnály... 89 Žurnál zm n v hlavní... knize 89 Žurnál chybových... zpráv 89 8 Konfigurace... 89 9 íselníky... 96
Obsah 7 10 Majetek... 98 ehled investi ního... majetku 98 Po ízení investi ního... majetku 98 Import karet investi ního... majetku 99 Tisk p ehledu investi ního... majetku 99 Tisk plán odpis... 100 ehled drobného... majetku 100 Nový drobný majetek... 101 Tisk p ehled drobného... majetku 101 Tisk p ehledu majetku... 102 Konfigurace... 102 ídy majetku... 102 ídy drobného... majetku 103 Da ové odpisové... skupiny 103 etní odpisové... skupiny a p edpisy 103 11 ipojení... ú etní databáze 103 Index 105 7
Ekonomika 9 MODUL EKONOMIKA Podvojného ú etnictví a evidence majetku.
10 Modul Ekonomika 1 Nápov da k modulu Ekonomika v. 1.709.03 Ekonomický modul systému Soft-4-Sale je ur en pro zpracování finan ního ú etnictví malých a st edních firem. Podporuje zpracování ú etnictví podnikatelských subjekt. V programu jsou dodržovány relevantní principy a postupy ú tování. i ú tování jsou využívány pojmenované ú etní souvztažnosti, tzv. p edkontace. V ú etnictví je používáno ú tování prost ednictvím p edkontací, ale program rovn ž umož uje ve výjime ných ípadech použít i p ímé ú tování na souvztažné ú ty bez použití p edkontace. ísla ú jsou šestimístná. První t i ísla tvo í syntetické ú ty, druhá t i ísla tvo í analytický ú et. Ze systému lze vytisknout standardní sestavy ú etní záv rky v plném i zkráceném rozsahu. Prost ednictvím rozlišení nákladových a výnosových ú na da ové a neda ové program v etnictví eší oblast týkající se dan z p íjm. V da ové evidenci jsou da ové a neda ové p íjmy a výdeje rozlišeny pomocí typu p edkontace. 2 Úvod Produkt umož uje sledování náklad a výnos v len ní na st ediska, innosti a zakázky. Verze nápov dy 1.709.03 2.1 Copyright 1995-2007 MTJ Service, s.r.o. Soft-4-Sale je registrovaná známka. 2.2 Doporu ená konfigurace Požadavky na systém do zna né míry vycházejí z požadavk na provoz opera ního systému Windows. SYSTÉMOVÉ POŽADAVKY Pro provoz programu na jednom po íta i posta í zcela b žné vybavení. Pro provoz sí ové verze na více po íta ích doporu ujeme kvalitn jší vybavení. Opera ní systém. Doporu ujeme MS Windows XP nebo MS Windows 2000 s využitím souborového systému NTFS. Procesor. Intel Pentium 1 GHz. Pam. Opera ní pam doporu ujeme 256 MB nebo více. Pevný disk. Doporu ujeme rychlý pevný disk ATA100/7200 s alespo 1 GB volného místa p ed zapo etím instalace. Instalace zabere na pevném disku p ibližn 100MB, další místo budete pot ebovat pro ú etní data a jejich zálohy. Opera ní systém pot ebuje zna ný prostor pro systémový odkládací soubor. UPS. Po íta doporu ujeme napájet ze záložního zdroje UPS, aby p i výpadku proudu nedošlo ke ztr
Úvod 11 át dat nebo porušení databází. Monitor. Minimáln 15" v rozlišení 800x600. Z hlediska ergonomie práce doporu ujeme 17" TFT displej. Tiskárna. Laserová tiskárna, nap. HP LaserJet 1200. Pro rychlý tisk paragon lze použít pokladní tiskárnu. Volitelné dopl ky. K po íta i lze p ipojit celou adu systémem Soft-4-Sale podporovaných za ízení, nap. te ku árových kód, pokladní displej, pokladní zásuvku, registra ní pokladnu nebo fiskální modul. Bližší informace naleznete na našich int. stránkách www.mtj.cz. DALŠÍ SYSTÉMOVÁ DOPORU ENÍ PRO SÍ OVOU VERZI Sí ová verze Soft-4-Sale umož uje pracovat s daty umíst nými na serveru s libovolným po tem stanic propojených do sít. P i sí ové práci se po síti p enášejí zna né objemy dat. Pro bezpe ný provoz sí ové verze Soft-4-Sale je proto t eba kvalitní, výkonný a správn nastavený hardware. Zde uvádíme dopl ující informace týkající se požadavk sí ových verzí. Server. Po íta by m l být vybaven také zálohovací jednotkou, nap. páskovou jednotkou apod. Na tomto po íta i by ideáln nem l nikdo pracovat, m l by sloužit pouze jako server. Stanice. Klientské po íta e, na kterých budou pracovat jednotliví uživatelé Soft-4-Sale, by ideáln m ly být stejné konfigurace. Jedna nekvalitní stanice nebo sí ová karta m že být p inou výpadk cel é sít. Sí. Doporu ujeme kvalitní 100Mb sí ové prvky stejného výrobce s použitím pouze protokolu TCP/IP. P i v tším zatížení doporu ujeme p ipojit server k sí ovému prvku rychlostí 1 Gb. Nastavení vypínání harddisk a sí ových karet z d vodu úspory energie není vhodné. UPS. Všechny po íta e a aktivní sí ové prvky je t eba napájet ze záložních zdroj UPS. Software. Základem bezchybného provozu je správn nainstalovaný opera ní systém v etn prost edk základní desky s omezením režimu zpožd ného zápisu na disk. Doporu ujeme provedení údrž by systému p ed instalací aplikace a následný pravidelný datový servis. Nasazení sí ové verze doporu ujeme sv it kvalifikovaným odborník m. Jsme p ipraveni vyhov t Vá m i v p ípad zájmu o tyto služby. Naši specialisté Vás navštíví a poskytnou servisní služby typu instalace, nastavení systému, individuální zaškolení nebo provedou servisní zásah dle pot eby. 2.3 Technická podpora Technickou podporu a aktualizace produktu Soft-4-Sale poskytuje výrobce prost ednictvím souboru služeb zákaznické podpory (programu servisní údržby), který garantuje svým držitel m automatický p ísun všech nových verzí, informací a poskytování dalších služeb. Bližší informace se dozvíte p ímo na stránkách výrobce www.mtj.cz nebo na telefonním ísle 545 576 759. 2.4 Než za nete ú tovat ed tím než se pustíme do samotného popisu nastavení a ovládání modulu Ekonomika, považujeme za nutné, zastavit se a vysv tlit provázanost ekonomického modulu na obchodní ást systému Soft-4-Sale. A už se jedná o vazby uvnit systému Soft-4-Sale nebo p ímo vnit ní strukturu etnictví. VAZBY UVNIT SYSTÉMU S4S (OBCHODNÍ A Ú ETNÍ DATABÁZE) Provázanost a vazby mezi databázemi systému Soft-4-Sale jsou graficky znázorn ny na obrázku "Vazby ú etního modulu na Soft-4-Sale a zbývající".
12 Modul Ekonomika ístupy: obchodní a operativní data: jsou jediná spole ná pro mnoho rok a p itom distribuovaná na více míst (satelit ) pomocí replikací, data mají velkou míru volnosti etní data: jsou vedena jako samostatná databáze pro jednotlivá ú etní období, data nejsou distribuovaná, data mohou být dostupná jen vybranému okruhu uživatel, zaú tovaná data mají nízkou míru volnosti které obchodní záznamy se mohou stát ú etními zápisy v ú etní databázi. Tento proces je ízený a nazýváme jej p evzetí VNIT NÍ STRUKTURA Ú ETNICTVÍ Vnit ní struktura ú etnictví a její provázanost na jednotlivé agendy systému Soft-4-Sale je názorn zobrazena na schématu. 2.4.1 Zavedení ú etnictví V modulu EKONOMIKA lze ú tovat prakticky neomezený po et ú etních p ípad, tzn. ú etnictví jedné firmy v jednom ú etním roce. Konkrétn v modulu EKONOMIKA mohou vést ú etnictví právnické i fyzické osoby. Tato kapitola popisuje postup p i zavedení nového ú etnictví do programu, v etn souvisejících
Úvod 13 nastavení. Na za átek použití ekonomického modulu systém vyžaduje t í základní kroky: 1. ÍSTUPOVÁ PRÁVA 2. VYTVO ENÍ A P IPOJENÍ Ú ETNÍ DATABÁZE 3. KONFIGURACE A ÍSELNÍKY 2.4.1.1 ístupová práva Uživatel ú etnictví musí dostat p ístupová práva k modulu Ekonomika vyšší než NONE. Po instalaci jsou všichni uživatelé s nejnižší právem, a proto menu Ekonomika v bec nevidí! Proto p id lení ístupových práv bude Vaším prvním krokem. Nastavení p ístupových práv provedete v menu Systém P ístupová práva Uživatelé. Dvojklikem p ed ádek uživatele nebo kliknutím na ikonu nad p ehledem uživatel, zobrazíte ístupová práva vybraného uživatele (ú etní). V ádku Ekonomika doporu ujeme zm nit nastavení z NONE na CTRL (plný p ístup) a následn zav ete okno Nastavení schématu p ístupu. Provedené zm ny se projeví po znovu p ihlášení daného uživatele (ú etního). Nyní už máme nastavená p ístupová práva a s tím související zobrazení menu Ekonomika. Dalším krokem bude vytvo ení a p ipojení ú etní databáze. 2.4.1.2 Vytvo ení a p ipojení ú etní databáze ipojení ú etních dat je v podstat základní pokyn, který vytvá í nebo p ipojuje ú etní databázi. Dle schématu o struktu e databází je jasné, že pro každý ú etní období vzniká nová ú etní databáze. etní databáze vzniká p i provedení ú etní uzáv rky. S tím souvisí vznik nové ú etní databáze. To, se kterou ú etní databází ú etní pracuje, eší tato konfigurace. Konfigurace sou asn umož uje vytvo it úpln novou ú etní databázi ze vzorové systémové databáze, kterou pro tuto akci použije. POSTUP P I VYTVO ENÍ A OTEV ENÍ NOVÉ Ú ETNÍ DATABÁZE 1. vyplníme název databáze 2. vygenerování nové ú etní databáze 3. otev ení ú etní databáze
14 Modul Ekonomika Pojmenování databáze není ni ím omezeno, uživatel m že zvolit libovolné jméno databáze a pod databázového souboru a sou asn uživatel m že zvolit libovolné umíst ní. Ta logika také spo ívá v tom, že umíst ní ú etní databáze m že být na disku nebo serveru, do kterého má p ístup pouze omezený okruh uživatel. To znamená, že p i práci s obchodním systémem Soft-4-Sale mohou n kte í uživatelé pracovat s p ipojenou ú etní databází, protože na ní vidí a protože použili funkci pro ipojení ú etních dat. Zbývající ást uživatel pracuje jen s obchodní ástí a kdyby se pokusili o p ipojení ú etní databáze zjistí, že p íslušný disk, datový soubor není pro n k dispozici. To znamená, že se nemají do ú etní databáze jak dostat. V takové situaci ovšem, pokud oby ejní uživatelé nemají p ístup do ú etní databáze, není možné konfigurovat automatické evzetí doklad v rámci p evzetí doklad ze Soft-4-Sale. Funk ní tla ítka karty Otev e existující ú etní databázi Otev e okno k vyhledání existující ú etní databáze Vygeneruje novou ú etní databázi To, která ú etní databáze je aktivní poznáte podle 2 ervených šipek p ed názvem ú etní databáze. Nyní máme vytvo enou prázdnou ú etní databázi a jsme p ipraveni k její konfiguraci. Vytvo í archiv s ú etním souborem ve formátu NÁZEV.ZIP Nyní už máme vytvo enou a nastavenou ú etní databázi. Dalším krokem bude konfigurace a íselníky. 2.4.1.3 Konfigurace a íselníky Nastavení konfigura ních parametr a napln ní resp. modifikace základních íselník bude jeden z prvních nutných krok k zahájení ú tování. Následující popis se v nuje pouze konfiguraci nutných nastavení pot ebných pro zahájení ú tování. Podrobná konfigurace všech agend je popsána v ásti Modul Ekonomika - Konfigurace. Konfigurace Nastavení parametr ú etnictví provedete v menu Ekonomika - Konfigurace. 1. FIREMNÍ KONFIGURACE Firemní konfigurace je složena z 5 záložek. Nás v této chvíli zajímá pouze první záložka Období. Ostatní záložky mají pouze informativní charakter. Záložka Období popisuje ú etní období, ve kterém je ú továno a to formou od-do v etn titulku, který se potom bude objevovat v hlavi ce Soft-4-Sale, aby uživatel v l v jaké verzi Soft-4-Sale uživatel je a s jakým ú etnictvím je práv
Úvod 15 ipojen. Den uzav ení p edstavuje "obranu" proti necht nému zp tnému zápisu ú tujícího. 2. Ú ETNÍ OSNOVA Definice ú etní osnovy používané ú etní jednotkou je dalším nutným krokem p ed za átkem tování. Po instalaci Soft-4-Sale systém sám nabídne standardní ú tovou osnovu vycházející ze sm nné ú tové osnovy, kterou je t eba upravit na ú tový rozvrh ú etní jednotky. Analytické ú ty, používané ve firm, je t eba doplnit dle vlastních interních standard. V první fázi definice ú etní osnovy je pro vás d ležité: íslo ú tu název ú tu druh ú tu a vlastnosti ú tu. azení ú tu na ádek rozvahy a výsledovky v plném nebo zkráceném rozsahu m žete pozd ji. 3. Ú ETNÍ KONFIGURACE etí konfigurací v systému na této úrovni je konfigurace ú etní, která obsahuje 6 konfigura ních záložek. Než se pustíme do nastavení jednotlivých záložek ú etní konfigurace musíme provést nastavení etní osnovy, na kterou se ú etní konfigurace následn odkazuje: záložka len ní definuje, zda bude nebo nebude ú továno na st ediska, na innosti a na zakázky (viz. íselníky). Je možné ke všem t mto len ním vyjet hlavní knihy, definovat výchozí hodnoty, které se automaticky dopl ují do nových ú etních doklad p i ru ním vstupu záložka cizí m ny umož uje p eddefinovat, zda se bude používat denní kurz, nebo pevný kurz. Pokud se jedná o denní kurz, pak existuje kurzovní lístek s možností zápisu aktuálních denních kurz. Existuje i p ehled veškerých kurz zadaných a existuje i íselník cizích m n, pro které jsou kurzy sledovány. V rámci p edkontace jsou p ipraveny vazby na p edkontace pro kurzový
16 Modul Ekonomika zisk/ztrátu. U pohledávek a závazk a p i ro ním zú tování u pokladen a bank kurzový zisk/ztráta jak bude ú tována. Tzn., že je zde možné definovat p edkonta ní p edpisy pro kurzové rozdíly záložka DPH definuje, zda jste m sí ní nebo kvartální plátce, zda jste plátce a v p ípadné nového plátce od kdy záložka tování umož uje nastavení, zda se za datum zaú tování bude považovat datum zdanitelného pln ní. V každém ádku hlavní knihy je uvedeno vedle data ú etního datum uskute ní data zdanitelného pln ní, a pokud toho datum je vypln no a pokud zvolíte tu variantu, že ú etní p ípad dává p ednost datu zdanitelného pln ní, pak veškeré tiskové výstupy typu rozvaha, výsledovka jsou zpracovávány podle tohoto data. Volba dobropisy p ijaté a vydané tovat kladn znamená zm nu ú etní metodiky z hlediska zaú tování obchodního dokladu typu dobropis. Standardn se ú tuje se zápornými ástkami, tzn., že je možné tolerovat ú tování v kladných ástkách. K tomu ovšem musí odpovídat i p edkonta ní p edpis. U této situace potom je nutné v rámci p edkonfigurace p evzetí faktur vystavených a faktur p ijatých je nutné správn se odkázat na jiný ú etní p edpis pro dobropisy než pro faktury vystavené a musí být oto ené strany MD a DAL. Ú ty zaokrouhlení pro výnosy a pro náklady souvisí s možností ú tovat halé ové zaokrouhlování s ú etních doklad p evzetí, týká se p edevším faktur vystavených/p ijatých, ale týká se i pokladních doklad výdajových, pultového prodeje
Úvod 17 záložka odpisy obsahuje nastavení, zda se odpisy budou ú tovat podle da ového p edpisu nebo se budou ú tovat podle ú etního p edpisu jako ro ní odpisy nebo podle ú etního p edpisu jako sí ní odpisy. Navíc je tato možnost definována na každé kart investi ního majetku, tzn., tady se jedná spíš o p ednastavení pro nové majetkové karty záložka žurnál umož uje nastavení žurnálu zm n. Žurnál zm n je p ipraven s možností standardního režimu, kdy zapisuje textové informace o zm nách údaj v hlavní knize. Rozší ená varianta si pamatuje obsah záznamu v hlavní knize a ukládá ho jako starý záznam a je možné se k n mu kompletn vrátit. Ta varianta s vypnutým žurnálováním v podstat umož uje nežurnálovat zm ny, ke kterým dochází v hlavní knize a je spíše myšlena pro oblast testování tohoto systému. V rámci žurnálu je definován i uživatel, který hraje roli správce ú etnictví, protože p i n kterých událostech systém používá nástroj proaktivních dokument, aby upozornil správce na n které závažné situace, ke kterým došlo p i zpracování n kterých ú etních dokument. 4. KONFIGURACE P EVZETÍ DOKLAD Konfigurace p evzetí doklad je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady - Konfigurace. Zde nastavíte konfiguraci parametr u t chto doklad : evzetí faktur vystavených evzetí faktur p ijatých evzetí pokladen evzetí bankovních výpis evzetí skladových p íjemek evzetí skladových výdejek evzetí zápo
18 Modul Ekonomika evzetí interních doklad 5. ÍSELNÍKY Konfiguraci íselník nastavíte v menu Ekonomika íselníky. V p ípad, že chce využít ú tování podle st edisek/zakázky/ innosti k následnému sledování a vyhodnocování náklad a výnos musíte doplnit údaje do pat ného íselníku. Další definice íselníku mají pouze informativní charakter a jejich vypln ní není nutnou podmínkou k ú tování. íselník ú etních skupin je p eddefinován od výrobce stejn jako íselník stát a bankovních kód. Nyní máme hotová všechna nutná nastavení pot ebná k zahájení ú tování v systému Soft-4-Sale. Informace o tom jak zaú tovat a další odpov di na asté otázky naleznete v sekci p ízna nazvané Kde a Jak... 3 Kde a Jak... V sekci p ízna nazvané Kde a Jak... najdete odpov di na asto kladené otázky k ú tování v modulu Ekonomika systému Soft-4-Sale. Kde a jak nastavíme ú etní osnovu Kde a jak nastavíme p edkontace Jak zaú tuji ú etní doklad Jak vytvo ím p ehled pro p iznání DPH 3.1 Kde a Jak nastavím ú etní osnovu Konfigurace ú etní osnovy je umíst na v menu Ekonomika - Konfigurace - etní osnova. POSTUP P I NASTAVENÍ Ú ETNÍ OSNOVY: v prvním kroku je pot eba zadat íslo a název ú tu (nap. 042001 - Po ízení DHM-odepisovaný nad 40 tis.) pole druh ú tu rozhoduje, jestli se jedná o aktivní/pasivní/rozvahový/nákladový/výnosový/podrozvahový/záv rkový/vnitropodnikový ú et DPH - jedná-li se o ú et zaznamenávající pohyb DPH (standardn se jedná jenom o ú et 343) v dalším kroku je t eba rozhodnout o vlastnostech ú tu: z hlediska výnos a náklad zda se jedná o da ový ú et (sloupec D ) následuje rozhodnutí, který z ú chcete saldokont sledovat sloupec SA. Samoz ejm je možné na chvilku zapnout ú et jako saldokont sledovaný a pak ho zase vypnout. Ovliv uje to v podstat jen agendu staticky a dynamicky vytvá eného saldokonta další je p íznak použití ú tu N. Pokud používáte analytické len ní, pak úvodní lánek se emi nulami nechcete, aby uživatelé používali p i typování doklad. Je možné takové to ú ty ozna it, že by nem li být používány, tím se nebudou uživateli nabízet p i zadávání ísla ú tu, nap. v p edkontacích, ú etních dokladech, oprav záznamu v hlavní knize se budou nabízet pouze ty ú ty, které jsou vedeny jako používané. Samoz ejm pokud pot ebujete vyhledat íslo ú tu a použít pro filtraci, budou Vám nabízeny kompletní ísla ú tu, v etn t ch, které jsou zna eny jako nepoužívané pro b žnou editaci následuje je p íznak, zda se jedná o korektní ú et K. V takovém p ípad ú et ovliv uje
Kde a Jak... 19 výpo et rozvahy na stran aktiv a ur uje který ú et se považuje za korek ní další údaje, které jsou v rámci ú tové osnovy vedeny se týkají rozvahy a výsledovky v zkráceném a plném rozsahu. Do polí R-pr (Rozvaha v plném rozsahu), R-pr-p (Rozvaha v plném rozsahu pasiv), R-zr (Rozvaha ve zkráceném rozsahu), R-zr-p (Rozvaha ve zkráceném rozsahu pasiv), V-pr (Výsledovka v plném rozsahu), V-zr (Výsledovka ve zkráceném rozsahu). Do t chto polí doplníte ísla ádk rozvahy/výsledovky, které se odkazují na konkrétní ádek rozvahy poslední p íznak, který m žete nastavit je platný/neplatný ú et (sloupec "P"). 3.2 Kde a Jak nastavím p edkontace Konfigurace p edkontací je umíst na ve stejnojmenné agend umíst né v modulu Ekonomika - Konfigurace - edkontace. Postup p i nastavení p edkontace si ukážeme na p íkladu vytvo ení edkontace pro prodej zboží na fakturu. POSTUP P I NASTAVENÍ P EDKONTACE v prvním kroku je pot eba zadat název edkontace - (FVzbozi) následuje pole íselná ada. Zde vyberete z nabídky roletového menu (obsah vychází z definice íselníku íselných ad) - (FV - faktury vystavené) do pole typ ady op t vyberete hodnotu z nabídky roletového menu (hodnoty nadefinované z íselníku) - (FA - fakturace) následuje zp sob zaú tování na strany Má Dáti a Dal: hlavní MD (ú et 311027 - analytika odpovídá zvoleným interním standard m ú etní jednotky), D (ú et 604102) snížená sazba MD (ú et 311027), D (ú et 343105) základní sazba MD (ú et 311027), D (ú et 343119) íznak platný/neplatný "P" Systém Soft-4-Sale umož uje zadat pouze íslo ú tu (nap. v p ípad, že si nejsme hned na za átku jisti p esným zn ním ú tu výnos, sta í zadat pouze íslo ú etní skupiny 6 - Výnosy). Systém vás následn p i p evzetí dokladu do hlavní knihy upozorní na zadání p esného zn ní syntetické i analytické ásti. 3.3 Kde a Jak nastavím typy DPH Konfigurace typ DPH je umíst na v menu Ekonomika - DPH - Konfigurace - íselník kód typ DPH. POSTUP NASTAVENÍ TYP DPH 1. do pole Typ DPH doplníme zkratku (pod kterou bude ádek zobrazen v nabídce roletového menu) 2. volíme íznak pln ní (p ijaté/uskute nitelné) 3. pole Název typu DPH (jak si popíšeme daný ádek - informace pro uživatele) 4. pole Norma nese informaci o zákonné normy da ové povinnosti DPH (viz. íselník zákonných typ DPH, který je p eddefinován od výrobce)
20 Modul Ekonomika 3.4 Jak zaú tuji ú etní doklad etní (ekonomické) doklady v systému Soft-4-Sale máte možnost zaú tovat dv ma zp soby: ru ní založení a následné zaú tování nového ú etního (ekonomického) dokladu evzetí ú etních (ekonomických) doklad z obchodní agendy Soft-4-Sale a následné zaú tování pomocí p edkontací 3.4.1 Ru ní založení nového ú etního dokladu Ru ní založení nového ú etního dokladu provedeme v menu Ekonomika - Ú etní doklady - Nový doklad. Systém otev e prázdnou kartu ú etního dokladu, kde musíme hodnoty postupn zadat nebo m žeme využít funkce pro import dat, která je sou ástí karty dokladu. i ru ním zadávání nového dokladu budeme asto vycházet z p ednastavených íselník. Díky íselník m je zadání nového dokladu otázkou rychlého výb ru hodnoty pole z roletového menu, které je tvo eno práv obsahem íselníku.! P íklad! Ru ní zadání nového dokladu si názorn ukážeme na faktu e vystavené. 1. V poli Typ dokladu vybereme o jaký doklad se jedná (banka, fakturace, interní, pokladna, skladové pohyby). V našem p ípade to bude FA (fakturace). 2. Pole íselná ada bude nést informaci o typu íselné ady (viz. íselník íselných ad). Zde vybereme FV (faktury vystavené). 3. íslo dokladu je automaticky dopln no po zadání íselné ady v návaznosti na prefix a poslední použité íslo. V p ípad, že chcete doklad ozna it jinak, m žete bu ru zadat a nebo vygenerovat pomocí tla ítka po adové íslo.. Systém tak v návaznosti na íselnou adu vygeneruje nové 4. Variabilní symbol, párovací symbol, datum vystavení, etní, zdanitelného pln ní a splatnosti doplníme ru podle dokladu. 5. Název firmy vybereme z íselníku firem, adresa firmy se doplní sama v návaznosti na zadání firmy. 6. Následuje vypln ní pole st edisko, innost, zakázka v souvislosti podle eho ú etní jednotka tuje. Op t by se jednalo o výb r z roletového menu z p eddefinovaného íselníku. 7. Zaú tování dokladu m žete provést hned n kolika zp soby vycházející z charakteru dokladu. My si ukážeme metodu zadání položek a ú : na záložce K zaú tování vyplníme údaje v tomto po adí (popis, cena, MD, DAL, p ípadn podle pot eby vyplníme pole St edisko, innost, Zakázka, Variabilní symbol,...)
Kde a Jak... 21 8. Zaú tování ú etního dokladu na rozhraní hlavní knihy p ípadn p ímo do hlavní knihy (záleží na definici v konfiguraci ) provedeme pomocí tla ítka 9. Systém ohlásí po et úsp šn zaú tovaných doklad. V p ípad, že nedojde k p evzetí doklad, Soft-4-Sale tuto událost i popisem p iny zapíše do tzv. žurnálu zm n. V žurnálu zm n lze zp tn dohledat všechny historické operace. Žurnál zm n naleznete v menu Ekonomika - Žurnály. 3.4.2 evzetí ú etních doklad evzetí ú etních doklad p edstavuje další možnost zaú tování ú etních doklad. P evzetí jakéhokoliv dokumentu z systému Soft-4-Sale je funkce, která je p edem konfigurována a která zpracuje ú etní doklad tak, aby byl p ipraven k zaú tování v etn p ipravených ádk pro zaú tování. Po p evzetí následuje odeslání dokumentu bu na rozhraní hlavní knihy, nebo p ímo do hlavní knihy. P ed tím než se pustíte do konfigurace p evzetí ú etních doklad musíte nastavit etní osnovu a edkontace. evzetí faktur vystavených evzetí faktur p ijatých evzetí pokladen evzetí bankovních výpis evzetí skladových p íjemek evzetí skladových výdejek evzetí zápo evzetí interních doklad 3.4.2.1 Zú tování faktur vystavených K zaú tování faktur vystavených formou p evzetí dokladu z obchodní agendy systému Soft-4-Sale pot ebujete nejd ív provést konfiguraci p evzetí faktur vystavených. Konfigurace p evzetí faktur vystavených je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady - Konfigurace. Konfigurace p evzetí faktur vystavených Karta konfigurace p evzetí faktur vystavených se skládá ze 7 záložek a my si nyní na íkladu ukážeme, co všechno musíme nastavit, aby jsem mohli za ít ú tovat. ZÁLOŽKA FAKTURY ZÁKLAD 1. do pole edkontace vybereme z nabídky roletového menu typ p edkontace
22 Modul Ekonomika 2. pole Typ DPH bude obsahovat hodnotu pro tuzemské pln ní 3. pole Typ ady systém automaticky vyplní sám. Vzhledem k tomu, že celá konfigurace se váže k fakturám, bude zde 4. do pole íselná ada zadáme ozna ení pro faktury vystavené 5. et záloh bude standardn nést hodnotu 324 s p íslušnou analytikou Vaší firmy 6. et zú tování faktur op t bude standardn nést hodnotu 324 s p íslušnou analytikou Vaší firmy Datum uzav ení agendy p edstavuje obranu proti necht nému zápisu. Dále zde musíme nastavit informaci o " evzetí dokladu do", to znamená, jak se systém zachová i promá knutí tla ítka a "Nastavení automatického procesu p evzetí" doklad, to znamená, jak se systém zachová p i promá knutí tla ítka na kart dokladu. Informace o "P EVZETÍ DOKLADU DO" a o "NASTAVENÍ AUTOMATICKÉHO PROCESU P EVZETÍ" jsou umíst ny pouze na záložce ZÁKLAD, ale platí pro kompletní p evzetí faktur vystavených. ZÁLOŽKY ZAHRANI NÍ, DOBROPISY, ZAHRANI NÍ DOBROPISY Konfigurace t chto t í záložek je stejná jako v p ípad záložky Faktury - základ. I zde se jedná o nastavení existující edkontace, typ DPH, íselné ady, ZÁLOŽKA OBLASTI Konfigurace p evzetí faktur vystavených podle oblasti produkce. 1. vybereme oblast produkce (zdrojem je íselník Oblasti produkce v menu íselníky) 2. ú et strany DAL 3. text (popis ádku konfigurace) 4. v p ípad, že pro zaú tování ZÁLOŽKA SPRÁVCE Poslední záložka definice p evzetí faktur vystavených je záložka správce, která nese systémové informace. Tyto systémové informace se v p evážné v tšin budou týkat osoby ú etní (správce). Zde
Kde a Jak... 23 v roletovém menu vyberete jméno ú etní. Dále máte možnost nastavení reakce systému v podob vygenerování proaktivní události v p ípad, že: došlo k chyb p enosu dokladu i úsp šném p enosu dokladu po p enosu dávky. Postup zaú tování faktur vystavených evzetí faktur vystavených se m že dít n kolika zp soby: automaticky p i provedení faktury (tichý režim) automaticky p i provedení faktury (s otev ením karty ekonom. dokladu) nep ebírat (faktury budou p ipraveny pro hromadné p evzetí) Poslední varianta je variantou, která bude používána nej ast ji. Systém, tak p ipraví všechny provedené faktury k hromadnému p evzetí do ú etnictví. Funkce pro hromadné p evzetí faktur vystavených je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady - P evzetí faktur vystavených. Po kliknutí na tuto položku menu se Vám otev e p ehledové okno všech provedených faktur, které ješt nebyly p evzaty do ú etnictví. POSTUP: 1. vybereme faktury, které mají být p evzaty do ú etnictví V p ípad malého po tu faktur m žete výb r provést zaškrtnutím zeleného pole u ádku faktury, která má být p enesena. Jedná-li se o v tší po et faktur, doporu ujeme využít výb rových kritérií umíst ných nad p ehledem faktur, pro selekci požadované skupiny a následn ozna it zelené pole. 2. p evzetí faktur V moment, kdy máme ozna ené všechny faktury, které chceme p enést do ú etnictví, klikneme na tla ítko. Systém provede p evzetí vybraných faktur v závislosti na konfiguraci, bu ímo do hlavní knihy a nebo na rozhraní hlavní knihy. 3. oznámení o úsp šném p evzetí Úsp šné p evzetí doklad systém ohlásí informa ním hlášením. V p ípad, že systém ohlásí chybu i p enosu doklad, musíme provést kontrolu nastavení p evzetí doklad
24 Modul Ekonomika V p ípad, že nedojde k p evzetí doklad, Soft-4-Sale tuto událost i popisem p iny zapíše do tzv. žurnálu zm n. V žurnálu zm n lze zp tn dohledat všechny historické operace. Žurnál zm n naleznete v menu Ekonomika - Žurnály. 3.4.2.2 Zú tování faktur p ijatých K zaú tování faktur p ijatých formou p evzetí dokladu z obchodní agendy systému Soft-4-Sale pot ebujete nejd ív provést konfiguraci p evzetí faktur p ijatých. Konfigurace p evzetí faktur p ijatých je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady - Konfigurace. Konfigurace p evzetí faktur p ijatých Karta konfigurace p evzetí faktur p ijatých se stejn jako konfigurace faktur vystavených skládá ze 7 záložek. A my si nyní na íkladu ukážeme, co všechno musíme nastavit, aby jsem mohli za ít tovat. Postup je analogický jako u konfigurace p evzetí faktur vystavených. ZÁLOŽKA FAKTURY ZÁKLAD 1. do pole edkontace vybereme z nabídky roletového menu typ p edkontace 2. pole Typ DPH bude obsahovat hodnotu pro tuzemské pln ní 3. pole Typ ady systém automaticky vyplní sám. Vzhledem k tomu, že celá konfigurace se váže k fakturám, bude zde 4. do pole íselná ada zadáme ozna ení pro faktury p ijaté 5. et záloh bude standardn nést hodnotu 324 s p íslušnou analytikou Vaší firmy 6. et zú tování faktur op t bude standardn nést hodnotu 324 s p íslušnou analytikou Vaší firmy Datum uzav ení agendy p edstavuje obranu proti necht nému zápisu. Dále zde musíme nastavit informaci o " evzetí dokladu do", to znamená, jak se systém zachová i promá knutí tla ítka a "Nastavení automatického procesu p evzetí" doklad, to znamená, jak se systém zachová p i promá knutí tla ítka na kart dokladu. Informace o "P EVZETÍ DOKLADU DO" a o "NASTAVENÍ AUTOMATICKÉHO PROCESU P EVZETÍ" jsou umíst ny pouze na záložce ZÁKLAD, ale platí pro kompletní p evzetí faktur p ijatých.