6. Výkazy práce, příprava mezd k výpočtu Kapitoly k modulu: Co jsou Výkazy práce Výkazy práce jsou prostředí, ve kterém se zapisují všechny položky, které vstupují u zaměstnance do výpočtu mzdy. Tyto položky jsou do výkazu pořizovány buď načtením přímo z nastavení zaměstnance nebo jsou pořizovány ručním zápisem. O těchto možnostech se více dozvíte níže. Doporučený způsob zpracování mezd 1. Ve výkazech práce zadáme jednotlivým zaměstnancům veškeré nepřítomnosti v práci, tj. dovolené a další absence - nepřítomnost v práci (neplacené volno, náhrada za nemoc, nemoc, OČR, neomluvená absence, lékař ostatní náhrady). Svátky nezadáváme - program pracuje se svátky v kalendáři tak, že připadne-li na obvykle pracovní den - po zahájení měsíce automaticky vyplatí náhradu, nebo nezkrátí měsíční mzdu, pokud na tento den není ve výkazu práce zadaná pracovní neschopnost z důvodu nemoci nebo OČR. Pokud zpracováváte mzdy na zakázky, pak v nastavení zahájení zvolte volbu bez odpr. doby. Další informace ohledně zápisu mzdových položek najdete na konci této kapitoly. Zvolením této možnosti vstoupíte do seznamu výkazů práce všech zaměstnanců, kteří byli v pracovním poměru v daném období. 2. Ve výkazech práce provedeme Zahájení měsíce. Jedná se o operaci, při níž program doplní odpracovanou dobu dle fondu PD mezi jednotlivé neschopnosti a dále doplní trvalé individuální složky mzdy zadané ve mzdových údajích daného zaměstnance (včetně zadaných exekučních srážek). Pokud zpracováváte mzdy tak, že rozpočítáváte v rámci měsíce na různé zakázky, pak v nastavení zahájení zvolte volbu bez odpr. doby. 6. 1. Dávky nemocenského pojištění a náhrada mzdy 6. 2. Sledování rizik, zdravotních prohlídek a školení 6. 3. Roční zúčtování daně 6. 4. Import dat do výkazů práce ze souboru (externí docházky) Na této stránce najdete: Co jsou Výkazy práce Doporučený způsob zpracování mezd Podrobnější informace k jednotlivým krokům při výpočtu mezd ad.1. Vyplnění veškeré absence ve výkazu práce ad 2. Zahájení měsíce ad 3. Editace výkazů práce Režimy zpracování výkazu práce Standard ní režim Režim mzdová karta Hromadné pořizování mzdových složek Pořizování mzdových složek sumačně Rozúčtování mzdových složek na střediska, zakázky Další příklady zadávání mzdových složek OPRAVY ad 4. Výpočet mezd ad 5. Zaúčtování mezd UPOZORNĚNÍ Zahájení měsíce má pro správnost výpočtu mzdy klíčový význam, proto - zejména u zaměstnanců v hlavním pracovním poměru, tento krok nikdy neobcházejte! Zahájení měsíce provedeme tak, že ve výkazech práce zvolíme "zahájení měsíce", vybereme okruh zaměstnanců a potvrdíme dále zapíšeme heslo pro zahájení - tj. slovo "zahajit" bez diakritiky a potvrdíme.
Pokud byly před zahájením měsíce ve výkazech práce zadány jiné položky mzdy než uvedené v bodu 1., dojde k jejich smazání. 3. Editujeme (otevíráme) jednotlivé zaměstnance ve výkazech práce a upravujeme mzdu dle požadavků přidáváme nebo měníme položky, zadáváme přesčasy, stravenky, prémie atd. 4. Ve zpracování mezd provedeme výpočet u všech zaměstnanců (mzdu můžeme zpracovávat i pro jednotlivé zaměstnance přímo ve výkazu práce daného zaměstnance) 5. Před tiskem výstupů (OSSZ, ZP, výplaty) provedeme ve zpracování mezd zaúčtování mezd, a to proto, že při zaúčtování se provádí další kontrola na konzistenci výkazů práce a zpracovaných mezd.. 6. Uzamčení měsíce.
7. Tisk výstupních sestav. Podrobnější informace k jednotlivým krokům při výpočtu mezd ad.1. Vyplnění veškeré absence ve výkazu práce Nejrychleji zadáte např. dovolenou od 06.02.2017 do 09.02.2017 takto: F3 06 (ENTER) 09 (ENTER) 500 (ENTER) F2
Při zadávání jednotlivých nových položek nemusíte nutně procházet všechna pole - stačí vyplnit pouze ta, která jsou nutná a přímo uložit pomocí F2. U polí "od:" a "do:" stačí vyplnit pouze den a potvrdit ENTER nebo přejít do dalšího pole pomocí myši. Pokud zadáváte překážku v práci kratší než směna, pak zadáte datum od - do a v pozici Pr.dnů ručně zapíšete 0,5 a potvrdíte ENTER - propočte se položka jen za polovinu směny (zbytek směny se zaměstnanci doplní při zahájení měsíce automaticky. Stejnému zaměstnanci na 24.2.2017 zadáme 0,5 dne placené překážky v práci - např. návštěvu u lékaře: Po uložení obou těchto zadání bude výkaz práce přichystán k zahájení a bude vypadat takto: Stejným způsobem zapíšete do výkazu práce i dočasné pracovní neschopnosti a jiné dávky hrazené z nemocenského pojištění - podrobněji o zápisu a možnostech k těmto dávkám v kapitole 1. 7. Zpracování dávek nemocenského pojištění ad 2. Zahájení měsíce Zahájení měsíce lze provést dvěma způsoby: a) pro všechny zaměstnance najednou (případně pro zvolený okruh zaměstnanců) b) pro jediného zaměstnance přímo ve výkazu práce (je to možné pouze ve režimu zpracování mezd - standardně - viz obrázek níže) Vypsáním hesla pro zahájení - tj. slova " zahajit" bez diakritiky - dojde ve výkazu práce k doplnění odpracované doby a všech mzdových položek, které má zaměstnanec uvedené v personalistice - v nastavení - mzdové údaje (např. osobní hodnocení, speciální příplatky, dodanění služebního vozidla i pro soukromé účely, půjčky, penzijní pojištění, exekuční srážky atd.).
Výkaz práce po zahájení bude vypadat takto: Uživatelé, kterým z nějakých důvodů nevyhovuje doplnění odpracované doby v rámci zahájení měsíce (např. zaměstnanci pracují ve zcela nepravidelné pracovní době apod.), mohou použít zahájení měsíce "bez odpracované doby" nebo "Doplnit pouze individuální položky" - v tomto případě se do výkazu práce přenesou pouze mzdové složky z personalistiky. ad 3. Editace výkazů práce Po zapsání všech absenci a po "zahájení měsíce/zahájení zaměstnance" můžete dále doplňovat do výkazu práce další mzdové složky, které mají být ve mzdě zohledněny - např. příplatky, prémie, roční odměny apod. Tyto složky doplníte tak, že otevřete výkaz práce daného zaměstnance a jako novou mzdovou položku zadáte to, co potřebujete doplnit. V příkladu níže doplníme měsíční prémie částkou - 500 Kč.
a dále pak srážku zálohy ve výši 3000 Kč Tlačítko "nerozděleno" Režimy zpracování výkazu práce V PREMIERU existují dva možné režimy zpracování výkazu práce. Volbu daného režimu zpracování se provádí ve Správci - v Globálních předvolbách pod záložkou Mzdy: Standardní režim Doporučený - standardní režim (používat standardní zadávání hodin/dnů) - zde je vidět rozložení odpracované doby a absencí v rámci měsíce, zde je také barevná provázanost podbarvení zápisů jednotlivých složek mzdy ve výkazu práce a na zobrazení měsíce. Výhodou tohoto režimu je i možnost zahájení zaměstnance - tedy zahájení jenom této jediné mzdy, výhodou je také větší přehlednost, další informace o fondu pracovní doby. Režim mzdová karta
Druhým režimem je režim - mzdová karta - kde vidíte celou dobu mzdovou kartu. Hromadné pořizování mzdových složek Tato volba ve výkazu práce slouží pro pořízení složek mezd, které uživatel pořizuje či mění hromadně např. odměny, stravenky, roční vyúčtování daně. V tomto režimu lze pořizovat ty mzdové položky, které se zadávají přímo částkou (mají nastaveno Kč za měsíc nezávisle na fondu pracovní doby ) nebo položky, které se počítají sazbou ze zadaných hodin (mají nastaveno Kč/hodinu ). V prvním případě vyplňujete pole sazba, v druhém pole "hodiny". Aby se Vám zobrazil seznam zaměstnanců, zadáte nahoře do pole "Sledovaný kód" kód požadované mzdové položky, kterou chcete takto hromadně pořídit. Po vyplnění u všech zaměstnanců, kterým chcete mzdovou položku zadat, zvolíte vlevo dole propočítat u všech a uložit. Opustíte Hromadné pořizování a ve výkazech u jednotlivých zaměstnanců budou položky uloženy. K hromadnému zpracování ročního zúčtování daní najdete bližší informace v kapitole: 6. 2 Roční zúčtování daně Pořizování mzdových složek sumačně Je jedním způsobem, kterým se dá v rámci měsíce rozúčtovávat mzdové složky na zakázky a střediska. Pro tyto účely musí být mzdové položky upraveny takto:
Když pak takto upravenou mzdovou položku zapíšete ve výkazu práce, otevře se vám okno pro rozepsání příslušných počtů hodin na jednotlivé zakázky nebo střediska tak, jak to potřebujete. Metodu rozkontování mzdy lze nastavit. (pamatuje si poslední uloženou a to absolutně tzn. ne u každého zápisu zvlášť): 1. Přidávat rozdíl mzda je dána sumarizačními údaji v horní části obrazovky a uživatel provádí změny v dolní detailní části. Mění hodiny (mzdu) a program automaticky přidává další řádky tak, aby součet tvořil sumarizační údaje. 2. Sčítat po přidání mzda je tvořena součtem detailních řádků tzn. že uživatel zadává hodnoty do nového řádku sám. Takto pořízené mzdové složky uvidíte na mzdovém výkazu jako oddělené položky pro jednotlivá střediska. Rozúčtování mzdových složek na střediska, zakázky Zaměstnavatelé, kteří potřebují v rámci měsíce rozčleňovat mzdy na různá střediska a zakázky, mohou využívat i další způsob pořizování mzdových složek. Pro tyto účely musí mít přizpůsobené příslušné mzdové položky, které takto chtějí členit. V nastavení mzdových položek musí mít provedenou tuto úpravu: dále pak v globálních předvolbách v záložce mzdy musí mít toto nastavení:
Příklad na pořízení mzdy k rozúčtování - rozdělení podle středisek: zadáte celkový počet hodin do položky základní mzdy. po uložení stiskem tlačítka "nerozděleno" otevřete obrazovku pro zápis rozdělení hodin na jednotlivá střediska a přidáváním řádků hodiny rozdělíte. Je tedy zapotřebí vypsat tolik řádků, abyste dosáhli nulového rozdílu. Po uložení již bude na tlačítku zobrazeno "Rozděleno". Toto rozdělení provedete pouze na této jediné mzdové položce, hodnoty ostatních mzdových položek, u kterých máte v nastavení zaškrtnuto "rozúčtovat na zakázky, střediska...", se již pro účely zaúčtování v tomto měsíci rozdělí automaticky ve stejném poměru. Takto rozdělené mzdové složky se ve výkazu práce zobrazují každá jako jeden řádek /tedy nejsou rozdělené podle zadaných středisek/. Další příklady zadávání mzdových složek Zaměstnanec má hodinovou mzdu, dne 14.4.2017, kdy byl státní svátek, byl v práci - takže mu nenáleží náhrada mzdy za svátek, ale hodinová mzda a k ní příplatek za práci ve svátek.
Pro zadání takové mzdy máte ve mzdových položkách pořízenou mzdovou položku 190 - hodinová mzda za svátek, kterou jste pořídili kopií položky 102 a k ní máte přiřazenou položku 202 /příplatek za práce ve svátek ve výši 100% PHV). Ve výkazu práce budete postupovat takto: 1.Smažete náhradu mzdy za svátek, která v tom případě zaměstnanci nenáleží. Vyberete danou položku a zvolíte na dolní liště Smazat. Na den 14.4. zadáváte zaměstnanci směnu mzdovou položkou hodinová mzda ve svátek 190. Rychlé zadání: F3 14 (ENTER) 14 (ENTER) 190 (ENTER) F2 program Vám automaticky nabídne zadání položky 202 - potvrdíte F2. OPRAVY Pokud zjistíte, že máte v zadání mzdové položky chybu a zadání ještě jste ji neuložili - použijete Esc nebo Storno - položka se neuloží (pokud jste takto zrušili položku, ke které jsou přiřazené i další položky, program se Vás zeptá, zda zrušit i tyto položky. Pokud zjistíte, že máte chybu u položek, které jste již potvrdili, smažte chybně zadané položky tak, že kurzorem označíte ve výkazu práce řádek s chybnou položkou a na spodní liště potvrdíte tlačítko: Smazat. Pokud je k mazané mzdové položce přiřazena i další podřazená mzdová položka, program se Vás zeptá, zda zrušit i tyto položky. Pokud opravujete mzdové položky u mzdy, která již byla propočtena, nezapomeňte tuto mzdu opět propočítat. Pokud jste chybně zadali některou z absencí, můžete postupovat dvojím způsobem: 1. Za smazanou dovolenou např. za 11.11. zapíšete od 11.11. do 11.11. správnou položku např. smluvní mzdu (nebo např. jinou překážku - 511 ostatní náhrady), pak již můžete nechat mzdu propočítat. 2. Pokud jste chybně zapsali více absencí, které jste smazali a ponechali pouze ty, které do výkazu skutečně patří, vrátíte se zpět do seznamu výkazů práce a buď opravíte odpracovanou dobu ručně, nebo zvolíte zahájení měsíce pouze u tohoto vybraného zaměstnance - doplní se odpracovaná doba, ale zároveň se smažou všechny dodatečně zapsané mzdové položky, které nejsou absencí - např. prémie - ty pak musíte opět doplnit. ad 4. Výpočet mezd Mzdu můžeme vypočítat dvojím způsobem
buďto přímo ve výkazu práce daného zaměstnance stiskem tlačítka Propočítat nebo F11 - v této chvíli se zobrazí mzdová karta s propočtem mzdy, kterou můžete zkontrolovat. Tento způsob je vhodný zejména pro uživatele, kteří se zpracováním mezd v PREMIERU začínají, protože takto získají lepší povědomí o tom, jak se zadané mzdové složky promítají do výpočtu - mohou si dále zkontrolovat také další údaje, např. daně - použité slevy a daňové zvýhodnění, ověřit správnost výpočtu exekučních srážek apod. druhým - doporučeným způsobem je vypočítat mzdy hromadně pro všechny zaměstnance - ve zpracování mezd v této chvíli získáte protokol hlášení, ve kterém PREMIER upozorní na určité skutečnosti, které v rámci výpočtů mezd nastaly, tyto si máte ještě možnost zkontrolovat, případně se k výkazům práce, kterých se týkají, dodatečně vrátit a mzdu případně upravit. Tento protokol si můžete vytisknout. DOPORUČUJEME! Výpočet mezd pro všechny zaměstnance najednou proveďte i v případě, že jste propočítávali mzdy zaměstnancům jednotlivě v jejich výkazu práce. Výpočtem pro všechny nejenom získáte jistotu, že se na žádného ze zaměstnanců nezapomnělo, ale také provedete na základě protokolu i další kontrolu správností výpočtů. ad 5. Zaúčtování mezd Provedením zaúčtování mezd proběhnou ještě další kontroly - PREMIER vás např. upozorní na to, že jsou rozdíly mezi výkazy práce a zaúčtováním mezd - tj. že některá mzda nebyla po zásahu do výkazu práce přepočtena. Zaúčtováním mezd se připraví účetní doklad, který můžete dále zaúčtovat - tak se mzdy přenesou do účetnictví - bude vytvořen účetní doklad IMZ...