CYCLOPE PRINT MANAGEMENT SOFTWARE- UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA Obsah Cyclope Print Management Software- uživatelská příručka... 1 1. Přehled produktu... 2 2. Stručný popis produtku CPMS... 2 2.1. Stažení CPMS... 3 2.2. Požadavky na systém... 3 2.3. Požadavky na Hardware... 4 3. Použití CPMS... 4 3.1. Záložka tiskárny... 4 Výchozí nastavení pro všechny tiskárny:... 5 Nastavení pro jednotlivé tiskárny:... 7 3.2. Záložka Fronta... 7 3.3. Záložka Zařízení... 8 3.4. Záložka Uživatelé... 9 3.5. Záložka Skupiny... 11 3.6. Záložka Servery... 11 3.7. Záložka Reporty... 12 4. Licencování... 14 5. Technická podpora... 14 1
1. PŘEHLED PRODUKTU Cyclope Print Management Software v4 (dále také jen CPMS) je výkonný nástroj pro monitorování tiskových úloh a tiskáren. Poskytuje ucelené informace o tiskových úlohách, přehled o vytížení tiskáren, umožňuje vytvářet uživatelské reporty a sledovat například cenu tiskových úloh. CPMS je designován pro použití v sítích všech velikostí. Poskytuje managementu firem statistické informace o vytížení tiskáren a umožní také řídit tisk z jednoho místa při použití funkcí pro restrikce tisku lze každému uživateli/skupině stanovit tiskové kvóty a po překročení kvót inicializovat předem definovanou akci. Použití CPMS dává možnost vyhodnotit, které tiskárny jsou vytíženy nejvíce, nastavovat pravidla pro řízení tiskových úloh a v neposlední řadě také řídit náklady na tisk. 2. STRUČNÝ POPIS PRODUTKU CPMS Cyclope Print Management Software je k dispozici jako win32 aplikace. Obsahuje dvě samostatné části klientskou část (aplikace s grafickým rozhraním) a serverovou část (služba, instaluje se na počítač, který sdílí tiskárny, typicky Windows server s funkcí tiskového serveru). Pomocí CPMS lze detailně sledovat údaje o tiskových úlohách a vytvářet reporty. K dispozici jsou například následující údaje: Jméno uživatele Jméno počítače Název dokumentu (souboru) Datum a čas tisku Počet stránek dokumentu Počet kopií dokumentu Velikost dokumentu Priorita tisku Velikost stránky (papíru) Orientace tisku (na výšku, na šířku) Barva tisku (barevně, černobíle) Režim duplexu (oboustranný nebo jednostranný tisk) Kvalita tisku Cena tiskové úlohy 2
Kromě monitoringu a reportovacích nástrojů také budete mít k dispozici další rozšířené funkce pro ovládání tiskáren a tiskových front: Kopírovat nebo přesouvat tiskové úlohy mezi tiskárnami Prohlížet obsah tiskové úlohy před tím, než bude odeslána do tiskárny Pozastavit nebo zrušit (uzamknout) tisk všech nových tiskových úloh Prohlížet obsah tiskových úloh Upozornit uživatele na překročení stanovených kvót Ovládat více tiskáren najednou Seřazovat tiskárny dle požadovaných parametrů (například pokud seřadíte tiskárny podle počtu momentálně tisknutých úloh, získáte představu o nejvytíženějších tiskárnách). CPMS může ukládat a ovládat tiskové úlohy nezávisle na operačním systému, ze kterého byly na tiskový server zaslány (DOS, Windows 3.11/95/98/ME, Windows NT / 2000 / XP / Vista, Windows Server 2003 / 2008, Macintosh, Linux, Solaris a jiné verze Unixu). CPMS zjednodušuje a zrychluje management tiskových úloh a tiskáren - vše je dostupné centrálně z jednoho místa. Navíc lze jednoduše přistupovat k webovým stránkám tiskáren přímo z grafického rozhraní CPMS, takže administrátor nemusí "znát z hlavy" IP adresy tiskáren. Statistické údaje jsou dostupné v mnoha variantách třídění a lze je exportovat do různých formátů (XLS, CSV, TXT, HTML, ODT, ODS...) 2.1. STAŽENÍ CPMS CPMS je po vyplnění registračního formuláře ke stažení na adrese http://www.cyclopeseries.cz/stranky/download.aspx. Instalační soubor je samorozbalovací 7zip archiv, který obsahuje dva spustitelné instalační exe soubory: CyclopePrintManagmentClient.exe klientská část, awin32 aplikace s grafickým rozhraním CyclopePrintManagmentServer.exe serverová služba, instaluje se na počítače poskytující tiskové služby 2.2. POŽADAVKY NA SYSTÉM Cyclope Printer Monitor SERVER Windows 2000/XP/2003/Vista/2008 Cyclope Printer Monitor CLIENT Windows 2000/XP/2003/Vista/2008 3
2.3. POŽADAVKY NA HARDWARE Služba Cyclope Print Management Software 10MB free HD Space Doporučeno: 512MB RAM 500MHz nebo vyšší x86 kompatibilní počítač Cyclope Print Management Software klient 10MB diskového prostoru Cyclope Print Management Software databáze 50MB nebo více, pokud nebudete využívat funkcí uložení obsahu tiskových úloh 25GB nebo více, pokud budete využívat funkcí uložení obsahu tiskových úloh 3. POUŽITÍ CPMS Grafické rozhraní CPMS je rozděleno do několika záložek, ve kterých jsou poskytovány potřebné údaje a lze také provádět všechna nastavení. Nastavení se může týkat jedné konkrétní tiskárny (uživatele, skupiny uživatelů...), nebo všech tiskáren (uživatelů, skupin uživatelů...) najednou pomocí globálních voleb. Kromě toho je samozřejmě také k dispozici globální nastavení (jazyková verze, nastavení kvót, nastavení odesílaní emailů apod.). 3.1. ZÁLOŽKA TISKÁRNY Záložka tiskárny obsahuje informace o tiskárnách v rámci jednoho vybraného počítače. Může se jednat jak o lokální tiskárny (tiskárny fyzicky připojené k vybranému počítači), tak o síťové tiskárny, ke kterým se lokální počítač připojil prostřednictvím tiskového serveru (namapované síťové tiskárny): 4
Na obrázku je na záložce Tiskárny vidět více záznamů: - První řádek je globální nastavení platné pro všechny zobrazené tiskárny - Další řádky zobrazují konkrétní tiskárny připojené k vybranému počítači (lokální i síťové) a poskytují nastavení pro každou konkrétní tiskárnu. V pravé části okna jsou k dispozici ovládací prvky pro rychlé nastavení základních vlastností tiskárny: - Použít globální nastavení - pokud je tato volba aktivní, přebírá tiskárna globální nastavení - Povolit historii - pokud je tato volba aktivní, bude CPMS ukládat historii tiskových úloh - Uložit obsah - pokud je tato volba aktivní, bude CPMS ukládat obsah všech tiskových úloh vybrané tiskárny. Obsah tiskové úlohy bude administrátor schopen kdykoliv zobrazit Volby Povolit historii a Uložit obsah jsou dostupné pouze tehdy, když je volba Použít globální nastavení neaktivní. Dále lze přejít do detailního nastavení pomocí tlačítka "Vlastnosti tiskárny". K dispozici je rovněž stručná charakteristika tiskárny (standardní tiskárna, plotter ) Výchozí nastavení pro všechny tiskárny: Globální nastavení parametrů, které jsou společné pro všechny tiskárny, které jsou na daném počítači nainstalovány bez ohledu na to, zda se jedná o tiskárny lokální či síťové ("namapované" z tiskového serveru): 5
Volba Možnosti: Nastavení globálních možností tiskáren obsahuje volby pro povolení/zakázání uložení historie tiskových úloh a povolení/zakázání uložení obsahu tiskových úloh. Volba Pozastavení tisku: Nastavení globálních možností pozastavení tisku obsahuje volby pro pozastavení tiskových úloh a nastavení podmínek pro odpauzování tisku. 6
Volba Cena: Nastavení globálních cen pro všechny tiskárny. Nastavit lze cenu stránky a pak sledy za černobílý a duplexní tisk. Nastavení typu tiskárny (Standardní tiskárna, Plotter) zde nemá význam. Volba Restrikce: Nastavení restrikcí platných pro všechny tiskárny. Nastavení pro jednotlivé tiskárny: Nastavení vlastností pro jednotlivé tiskárny je principielně shodné s volbami pro globální nastavení. 3.2. ZÁLOŽKA FRONTA Záložka Fronta slouží pro správu tiskových front vybraného počítače, nebo ostatních počítačů v síti. 7
Jednotlivé tiskové úlohy v tiskových frontách lze z tohoto místa ovládat - například zastavit tisk, uzamknout tisk, restartovat tisk, zobrazit náhled tisku, nastavit prioritu tisku nebo uložit obsah tiskové úlohy. Kromě toho také lze tiskové úlohy zkopírovat nebo přesunout z jedné tiskové fronty do druhé. Volby jsou dostupné po kliknutí pravým tlačítkem myši na vybranou tiskovou úlohu: 3.3. ZÁLOŽKA ZAŘÍZENÍ Záložka Zařízení poskytuje informace o portech, ovladačích, formátech papíru, monitorech (lokální nebo síťové porty) a tiskových procesorech ve vybraném počítači: 8
3.4. ZÁLOŽKA UŽIVATELÉ Záložka Uživatelé obsahuje volby týkající se nastavení uživatelů. Stejně jako u tiskáren lze nastavit volby globální i volby týkající se konkrétních uživatelů. Uživatele lze importovat z Active Directory. K dispozici je nastavení možností účtu, volby pozastavení tisku a restrikcí. 9
V pravé části okna jsou k dispozici rychlé ovládací prvky: Resetuj bilanci - vynuluje vybranému uživateli stav účtu (smaže bilanci vytištěných stránek a ceny vytištěných stránek) Přidat uživatele - zobrazí dialog pro přidání dalšího uživatele Smazat uživatele - smaže vybraného uživatele Možnosti uživatele - zobrazí dialog nastavení možností uživatele 10
3.5. ZÁLOŽKA SKUPINY Záložka Skupiny obsahuje volby týkající se nastavení skupin uživatelů. Nastavení parametrů je stejné jako pro uživatele. Skupiny lze importovat z Active Directory. V prvé části okna jsou k dispozici rychlé ovládací prvky, princip je stejný jakou na záložce Uživatelé. 3.6. ZÁLOŽKA SERVERY 11
Na záložce servery je k dispozici seznam počítačů, na kterých je nainstalována serverová část CPMS: 3.7. ZÁLOŽKA REPORTY Záložka Reporty je patrně nejzajímavější částí CPMS. Na této záložce je možné sestavovat velmi detailní reporty a výpisy činností tříděné podle mnoha parametrů. Správce si může vybrat, zda použije jednoduché třídění (podle tiskárny, podle uživatele, podle skupiny...), nebo zda použije vícenásobné třídění (podle tiskárny a zároveň podle uživatele, podle skupiny a zároveň podle tiskárny...). Reporty lze následně zobrazit pomocí několika typů grafů, lze je exportovat do mnoha typů souborů (XML, HTML, CSV, XLS, ODS, ODT ) a samozřejmě je také lze vytisknout. Po zobrazení statistiky lze 12
také se zobrazenými údaji pracovat, zobrazovat a filtrovat je dle potřeby. K dispozici jsou rychlé filtry v levém stromu (kliknutím na konkrétní tiskárnu se v pravé části oka zobrazí pouze údaje vybrané tiskárny), nebo po kliknutí pravým tlačítkem myši na záznam v pravé části okna lze vybraný záznam použít např. jako referenční pro vyloučení vybraného uživatele ze zobrazení statistik. Reporty obsahují další 3 záložky: Detaily - zobrazuje zvolený report textově Tabulka - zobrazuje vybraný report formou grafu Statistiky - zobrazuje vybraný report opět formou grafu s jiným tříděním 13
4. LICENCOVÁNÍ Licenční model CPMS je založen na počtu uživatelů, kteří využívají tiskové služby v síťovém prostředí bez ohledu na to, zda se jedná o tiskárny síťové nebo lokální. 5. TECHNICKÁ PODPORA Telefonická podpora pro produkty Cyclope Series je vám k dispozici v pracovních dnech od 08:00 do 16:00 na telefonním čísle +420 556 706 203 Emailová podpora je k dispozici v pracovních dnech na adrese support@cyclope-series.cz nebo support@amenit.cz. Odpověď na váš dotaz zašleme nejpozději následující pracovní den. 14