Příloha č. 1 k příkazní smlouvě Rozsah služeb zahrnutých v paušální částce S odkazem na článek II. příkazní smlouvy o obstarání správy domu a výkonu některých práv a povinností plynoucích ze vztahu ke společným částem domu a jednotkám ve vlastnictví, kterou účastníci uzavřeli, se rozsah poskytovaných služeb ze strany správce stanoví takto: A. Ekonomická správa a účetnictví 1. Vykonává administrativní a technickou činnost spojenou se správou domu a vede spisovou evidenci členů Společenství vlastníků na základě podkladů dodaných příkazcem (společenstvím vlastníků), přičemž plnění povinností vlastníka jednotky dle ustanovení 1177 a 1178 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník v platném znění (dále jen OZ ) zůstává v kompetenci příkazce. 2. Vede účetnictví příkazce dle zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů. 3. Zpracovává roční účetní závěrku a předkládá ji příkazci ke schválení v termínu do 15. 3. následujícího roku. 4. Pokud má příkazce příjmy podléhající dani z příjmů právnických osob, zpracovává a podává daňového přiznání v zákonném termínu na příslušný finanční úřad,. 5. Zpracovává statistických hlášení a další zákonem vyžadovaných výkazů. 6. Pro každý následující rok vypracovává Podklad pro stanovení záloh příspěvků vlastníka a záloh na služby pro následující rok (dále podklad ) a předkládá jej nejpozději do 30. 6. běžného roku příkazci k projednání. Příkazce projedná předložený podklad a po projednání a schválení, včetně případných změn, jej předá správci do 5. 9. běžného roku. Na základě schváleného rozpočtu výdajů za služby (zálohy na výdaje spojené se správou domu a dlouhodobé zálohy na opravy, rekonstrukce a modernizace domu v souladu s příslušnými právními předpisy) stanoví správce výši měsíční zálohy za dům jako 1/12 z celkové roční zálohy za dům a stanoví výši měsíční zálohy připadající na jednotlivé vlastníky v souladu s příslušnými, obecně závaznými právními předpisy a se stanovami příkazce. Správce je oprávněn měnit v průběhu zúčtovacího období výši měsíčních záloh stanovených dle tohoto odstavce jen na základě písemného souhlasu příkazce. 7. Vykonává správu pronajatých společných prostor, které jsou ve spoluvlastnictví členů společenství. V souvislosti s touto činností správce: 1
a) jménem příkazce uzavírá a vypovídá nájemní smlouvy k pronajatým prostorům dle písemného pokynu příkazce; b) provádí kontrolu plateb nájemného a úhrad za služby; c) provádí rozúčtování nezdaněného zisku z přijatého nájemného mezi spoluvlastníky těchto jednotek podle jejich spoluvlastnických podílů nejpozději do 31. 1. následujícího roku. 8. Pro potřeby ročního vyúčtování záloh zajišťuje prostřednictvím externí firmy odečty vodoměrů, spotřeby TUV a tepla (1 x ročně). 9. Provádí vyúčtování všech zúčtovatelných záloh takto: a) do 30. 4. roku následujícího po roku, za nějž je vyúčtování prováděno, provede správce vyčíslení celkových nákladů a předepsaných záloh a spotřeb a vyúčtování všech zúčtovatelných záloh. Správce předá příkazci souhrnnou sestavu vyúčtování v členění na jednotlivé vlastníky bytových jednotek i nájemce společných prostor; b) do 31. 7. provede správce finanční vyrovnání přeplatků a nedoplatků s jednotlivými vlastníky bytových jednotek i nájemci společných prostor; c) vyúčtování s nedoplatky do 1.000,- Kč zašle správce elektronickou poštou jednotlivým vlastníkům a nájemcům společných prostor; d) vyúčtování s nedoplatky nad 1.000,- Kč zašle správce doporučeně poštou jednotlivým vlastníkům a nájemcům společných prostor na náklady příkazce; e) na pokyn příkazce předá správce vyúčtování s přeplatky příkazci, který zajistí jeho distribuci do schránek; vyúčtování, které nebude možno doručit tímto způsobem do 31. 5., pošle správce elektronickou poštou (případně doporučenou poštou) jednotlivým vlastníkům a nájemcům společných prostor na náklady příkazce; v těchto případech správce neodpovídá za případná pozdní dodání vyúčtování; f) těm vlastníkům, u kterých správce eviduje kontaktní adresu mimo objekt příkazce, bude vyúčtování s přeplatky i nedoplatky zasláno na tuto adresu na náklady příkazce. 10. Vede evidenci a provádí kontrolu úhrady plateb předpisu záloh na správu domu a za služby od jednotlivých vlastníků. Přehled dlužných částek jednotlivých vlastníků předává správce příkazci čtvrtletně spolu s výsledky hospodaření a včetně návrhu řešení k jejich vymáhání. Příkazce může kdykoliv požádat správce o přehled aktuálního stavu. 11. Zasílá upomínky k úhradě dlužných částek za plnění poskytovaná v souvislosti s užíváním bytových jednotek a za pronájem společných prostor, upomíná úhradu dlužné částky příspěvků vlastníků jednotek a nájemců společných prostor na náklady spojené se správou domů a pozemků. Upomínka zaslaná všem dlužníkům je zpoplatněna částkou dle ceníku, kterou uhradí dlužník správci na účet příkazce. Poplatek za upomínku si následně správce přefakturuje. V případě, že ani po zaslání upomínky vlastník neuhradí dlužnou částku, bude správce konat podle pokynů příkazce. 12. Uzavírá, na základě pokynů příkazce, Splátkové dohody s dlužníkem vlastníkem do výše dlužné částky 15.000,- Kč s maximální dobou splatnosti 12 měsíců. Uzavření dohody je zpoplatněno částkou dle platného ceníku, 2
kterou uhradí dlužník správci na účet příkazce. Poplatek si následně správce přefakturuje. 13. Kontroluje faktury a neprodleně předává kopie příkazci. Jejich úhradu provádí až na základě potvrzení příkazcem. 14. Vyhotovuje odběratelské faktury. Je odpovědný za dodržení termínu splatnosti faktur. Všechny ostatní faktury předkládá příkazci. Příkazce svým podpisem stvrdí věcnou správnost účetního případu a předá faktury správci k zaúčtování a úhradě. Správce neodpovídá za pozdní úhradu výše uvedených nákladů z důvodu nedostatku finančních prostředků nebo v případě pozdního odsouhlasení faktur příkazcem. 15. Předkládá jednou ročně, nejpozději do 15. 4. následujícího roku, Zprávu o hospodaření domu, stavu finančních prostředků a činnosti správce za uplynulý rok. 16. Předkládá jednou čtvrtletně, nejpozději do 6 týdnů po skončení čtvrtletí, s výjimkou IV. čtvrtletí, výsledky hospodaření, tj. sestavuje a předkládá čtvrtletní zprávy o hospodaření odběratele (ÚČE doklady, bankovní výpisy, pokladna.), Příkazce může kdykoliv požádat správce o přehled aktuálního stavu. 17. Předkládá nejpozději do 15. 3. roční účetní závěrku (rozvaha, výkaz zisku a ztráty, příloha) včetně výsledku hospodaření za IV. čtvrtletí předchozího roku. 18. Neprodleně informuje příkazce o nedostatku finančních prostředků na účtu příkazce. 19. Vede personální agendu a mzdové účetnictví zaměstnanců v pracovně právním vztahu s příkazcem na základě dohod o pracovní činnosti, resp. o provedení práce, včetně daňových povinností vůči příslušným finančním úřadům a zdravotním pojišťovnám. 20. Vede personální agendu a mzdové účetnictví statutárních orgánů příkazce včetně daňových povinností vůči příslušným finančním úřadům a zdravotním pojišťovnám. 21. Provádí výplatu odměn statutárních orgánů příkazce podle pokynů příkazce na účty u peněžních ústavů výše uvedených statutárních orgánů. 22. Vede bankovní agendu, tj. vystavuje příkazy k úhradě závazků, předává příkazy k úhradě zmocněné osobě příkazce nebo na základě plné moci přímo bance příkazce, a to vždy na základě odsouhlasení příkazcem. 23. Vede evidenci pokladní hotovosti a upozorňuje příkazce na nedostatek finančních prostředků. 24. Zastupuje příkazce při jednání s finančním úřadem a ostatními institucemi. 25. Připravuje organizaci shromáždění vlastníků příkazce 1 x ročně zahrnující: 3
- přípravu podkladů včetně zprávy o stavu domu a návrh rozpočtu ohledně nezbytné údržby a doporučených investic na nadcházející rok; - přípravu střednědobého výhledu (5 let) nákladů na údržbu domu, včetně posouzení výše příspěvku na fond oprav; a - rozesílá pozvánky (elektronicky). 26. Vede evidenci platných smluv příkazce, sleduje expiraci smluv uzavřených na dobu určitou, včas informuje příkazce o datu automatické prolongace smluv, sleduje ekonomickou výhodnost smluv. 27. Převezme 1 kompletní sadu klíčů, která bude k dispozici správci a bude sloužit jako záložní přístup do objektu. Případně převezme vstupní čip. 28. Metodicky vede příkazce v oblasti ekonomické, technické a legislativní. 29. Poskytuje 1 x ročně tyto standardních tiskové sestavy z účetnictví: - přehled vlastníků v jednotkách; - rozvaha ve zjednodušeném rozsahu; - výkaz zisku a ztrát ve zjednodušeném rozsahu; - inventarizace účtu; - obratová předvaha; - přehled nákladů k vyúčtování; - stav na účtu dlouhodobé zálohy na opravy a investice. B. Technická správa 1. Zajišťuje dodávku sjednaných služeb, údržbu, opravy, rekonstrukci a modernizaci společných částí domu a zařízení domu a pozemku v rozsahu podle požadavků příkazce a v souladu s platnými právními předpisy. 2. Zajišťuje se souhlasem příkazce v běžném roce periodické kontroly a revize technických zařízení domu vyplývajících z ustanovení právních předpisů a norem pro provoz obytných domů a předává příkazci do 10 (deset) dnů po obdržení kopie revizních zpráv. 3. Zajišťuje bezodkladně i bez souhlasu příkazce nezbytné zabezpečovací a údržbové práce v případech, kdy je možné předpokládat vznik dalších škod ve společných prostorách domu, jednotkách nebo na majetku vlastníků a nájemců jednotek. Zároveň je o takto vzniklých situacích povinen bezodkladně informovat příkazce. Tyto práce zajišťuje Pohotovostní havarijní službou. Havarijní opravy v bytech, které se netýkají společných prostor, budou hrazeny přímo na místě vlastníkem bytové jednotky. 4. Zajišťuje smluvní dodávku služeb spojených s bydlením a užíváním bytových jednotek a společných prostorů, a to zejména: 4
a) dodávku tepla a teplé užitkové vody; b) dodávku studené vody a odvod odpadních vod; c) dodávku elektrické energie pro společné části domu; d) odvoz domovního odpadu; e) úklid společných prostor objektu, úklid a schůdnost přístupových komunikací; f) opravy a údržba STA. 5. Zajišťuje prostřednictvím smluv uzavřených jménem správce služby: a) pojištění společných částí domu; b) servis na údržbu a opravy výtahů; c) servis a kontrolu požárního zabezpečení objektu; d) provedení odečtu měřidel a rozúčtování nákladů na vytápění, TUV a SV. Náklady vyplývající z těchto smluv budou správcem přeúčtovány příkazci. Tímto ustanovením není dotčeno právo příkazce na změnu dodavatele výše uvedených služeb. 6. Řeší jednotlivé pojistné události na základě smlouvy o pojištění k dané nemovitosti a zajišťuje likvidaci pojistných událostí. 7. Na základě žádosti příkazce a ve spolupráci s příkazcem provádí poptávková řízení nebo poskytuje nezbytnou součinnost při jejich provádění. 8. Poskytuje příkazci právní servis spočívající v přípravě standardní Smlouvy o dílo se zhotovitelem podle výběru příkazce a poskytuje konzultace týkající se správy domu. Informuje příkazce o změně relevantní legislativy. Podle pokynů příkazce a na základě jeho písemného požadavku a oprávnění k zastupování uzavírá smlouvy se zhotoviteli oprav, rekonstrukcí a modernizací objektu jménem příkazce. 9. Ve spolupráci s příkazcem vypracovává návrh plánu povinných revizí, oprav, rekonstrukcí a modernizace domu včetně plánovaných výdajů na jejich realizaci pro následující rok a předkládá jej příkazci nejpozději do 30. 9. běžného roku. Příkazce projedná a schválí návrh plánu oprav včetně případných změn a předá jej správci do 5. 11. běžného roku. 10. Předkládá přehled o stavu společných částí domu a ostatních závažných skutečnostech spojených se zajišťováním správy, vypracovaný na základě technické prohlídky objektu, provedené nejpozději do 30. 9. běžného roku. 11. Zajišťuje pravidelný úklid společných prostor domu, pozemku a přilehlého chodníku (četnost dle vyžádání). 12. Vede archiv příkazce včetně technické dokumentace k domu. 5