IT podpora projektového řízení
IT pro podporu PM Komunikace členů týmu Nástroje pro podporu řízení Podpůrné nástroje
Osobně E-mail IM Telefon Videokonference Komunikace
K čemu potřebujeme SW Komunikace mezi členy týmu Plánování Úkoly a zdroje, kritická cesta, Sledování Čas Náklady Zdroje Kvalita Změny Vyhodnocení Výstupy
Sdílení dokumentů Sdílení DOC, XLS, apod. On-line nástroje Google docs Office Live Workspace ZOHO Formáty.doc,.rtf,.odt,.csv,.xls,.ods,.ppt Web Access
docs.google.com Jednoduchá registrace přes e-mail Snadné sdílení, práce více lidí najednou Verzování dokumentů Offline Podporované prohlížeče Mozilla Firefox: 1.0.5+ Mozilla SeaMonkey: 1.0+ Internet Explorer: 6.0+
Klasický projekt Velké množství úkolů Existence vazeb (závislostí) Termíny (milníky) Více zdrojů Pracovní Materiálové
Informace Seznam lidí a jejich přiřazení úkolům Přehled o možnostech splnění úkolů při aktuálním přiřazení zdrojů Varování v případě rizika Nesplnění termínu Přetížení zdrojů, Sledování průběhu
Software Desktop 1 osoba, 1PC, ukládání do souboru Možnosti sdílení? Web Internet, intranet, web prohlížeč Multi-user Rychlost?
Proč využít SW podporu řízení? Shromáždění požadavků, úkolů, zdrojů, Roztřídění Přidělování Časová náročnost jednotlivých fází Návaznosti Přehlednost
Výhody SW podpory Lepší načasování, sledování Snadnější změny, aktualizace Průběžné výstupy v reálném čase Kontrola nad plněním úkolů, limitů, nákladů Lepší spolupráce mezi členy projektového týmu Někdy i nevýhody
Workflow (oběh dokumentů) Cíl Plánování Závislosti Omezení Rozvržení času Kritická cesta Vykazování
Cíl projektu Identifikace hlavních fází projektu Vytvoření úkolů a jejich logická návaznost Rozsah Rozdělení do menších projektů Upřesnění cíle
Plánování Úkoly Zdroje Lidé Vybavení Materiál Zajistit vhodné kombinace Různé kombinace různá náročnost Nejrychlejší, nejlevnější,
Závislosti Které úkoly na sebe navazují Které úkoly jsou na sobě závislé Kdy je potřeba který úkol splnit
Omezení Lhůty Nutné pořadí úkolů Neurčitost
Rozvržení času Sledování, plnění jednotlivých fází Přehled / Rozvrh Co je potřeba udělat, jak dlouho to bude trvat Project 2007 11 různých směrných plánů Pomáhá sledovat plnění plánu Byl původní plán reálný? Je potřeba plán upravit? Východisko pro budoucí obdobné projekty
Plánování kritické cesty Nedodržení termínů u některých úkolů nutně vede ke zpoždění celého projektu Start 2 1 A B 2 2 C F G D 2 6 2 2 Cíl 2 3 E 4 H 2
Monitorování Zaznamenávání Vykazování Aktualizace termínů a nákladů při změně vstupních dat Jednoduché sdílení
MS Project umožňuje: Vytvářet projektové plány, časové rozvrhy s přidělením zdrojů Komunikovat s ostatními Vyrovnat se rychle se změnami Vytvářet různé vazby mezi činnostmi a zadávat časové odstupy
V plánovací fázi projektu pomáhá Při tvorbě časového plánu projektu (Scheduling) Při přidělování zdrojů činnostem Při určování nákladů na projekt, ocenění zdrojů
Tvorba časového plánu Určení projektových úloh Odhad doby na splnění úlohy, činnosti Určení vzájemné vazby úloh
Vazby mezi úlohami Konec začátek (Finish to start FS) Začátek začátek (Start to start SS) Konec konec (Finish finish FF) Začátek konec (Start to finish SF)
Další druhy vazeb mezi úlohami Co možná nejdříve (As soon as possible ASAP) Co možná nejpozději (As late as possible ALAP) Konec ne dříve než (Finish no earlier than FNET) Začátek ne dříve něž (Start no earlier than SNET) Konec ne později než (Finish no later than FNLT) Začátek ne později než (Start no later than SNLT) Musí skončit v (Must finish on MFO)
Cílem přiřazení zdrojů k činnostem je: Zajistit vysokou průhlednost projektu Stanovit jasné odpovědnosti Vytipovat zdroje s malým nebo velkým zatížením Přiřazením zdrojů je možno ovlivňovat dobu trvání činnosti Získat přehled zdrojů a jejich pracovního vytížení v čase
Pomocí MSP je možné: Přiřadit ke zdrojům mzdy (pracovníci) nebo taxy Účtovat náklady za materiál Porovnávat skutečné a plánované náklady
Některé z metod, které jsou k dispozici ke zkrácení rozvrhu: Změna vazeb mezi úlohami na kritické cestě Prodloužení pracovní doby změnou projektového kalendáře Zkrácení doby trvání činnosti vhodným přesunutím určitého obsahu úlohy do jiné nekritické činnosti Zvětšit počet zdrojových jednotek přiděleným úloze Zvětšit možnosti zdroje změnou kalendáře zdroje Přidělit zdroji přesčasovou práci
Pro odstranění přetížení zdrojů lze použít některou ze strategií: Změna úloh přetížených zdrojů Redukce pracovního času přetíženého zdroje Redukce rozsahu úlohy a snížení počtu pracovních hodin ne její kompletaci Umožní se přetíženému zdroji pracovat více hodin a tím se zvýší kapacita zdroje Konflikt přetížení může program řešit automaticky metodou vyrovnávání rozvrhu (leveling)
Sledování postupu prací pomocí MSP má několik přínosů: Lze identifikovat a řešit problémy včas Lze snadno vypracovat situační zprávu pro management a účastníky projektu Zachovat historická data
Alokace zdrojů Projektové výkony G E A B H C F čas zdroje D
Další sw produkty pro řízení projektů Project Planner (Primavera) Time Line (Symantec) Super project (Computer Associates) Power Project (Asta Development)
Ganttův diagram MS Project GanttProject SmartDraw OmniPlan
Ganttův diagram v Excelu
Ganttův diagram v Excelu
MindManager Freemind Myšlenkové mapy
Právní aspekty Osobní využití Studijní, vědecká apod. činnost Komerční využití