Projektový management - WBS, síťový graf, vazby

Transkript

1 Projektový management - WBS, síťový graf, vazby KATEDRA PSYCHOLOGIE FF UP V OLOMOUCI 2010

2 Cíl (Goal) Průběžné cíle (Objectives) Rozsah Odhady množství práce (effort), nákladů (cost) a doby trvání (duration) Předpoklady (assumptions) Rizika Přístup

3 Jak vytvořit plán - postup 1. Vytvoř základní strukturu prací (Work Breakdown Structure - WBS) 2. Odhadni pracnosti činností 3. Vytvoř síťový diagram 4. Přiděl zdroje 5. Vylaď plán a doplň milníky

4 Struktura prací - WBS Každá struktura musí pokrývat všechny práce / všechny části produktu Pro strukturu není důležitá časová posloupnost

5 Jiné definice Struktura rozkladu prací Strukturovaná dekompozice práce Je orientováno na ucelené části díla Vejde se jen do celkového rozsahu projektu hlídat si hranice projektu pomůže logický rámec Je základním dokumentem, protože: Struktura rozpisu prací - WBS Základ pro plánování času Základ pro plánování zdrojů v projektu Základ pro plánování rozpočtu Základ pro plánování změn v projektu 5

6 Uspořádání struktury prací podle výsledných produktů intranet stránka pro top Stránka vzorových smluv Stránka oznámení Stránka diskuse Ověření použitelnosti zjištění požadavků top nastavení stránky ověření schopnosti plnit informacemi ověření 6

7 Uspořádání struktury prací podle fází intranet iniciace zahájení plánování realizace vyhodnocení Úroveň 1 Sestavení týmu Hrubý LR Představení projektu Návrh projektu Úroveň 2 schůzka nastavení systému komunikace Úroveň 3 Upřesnění LR s týmem Sestavení WBS Sestavení rozp. 7

8 Co je to pracovní balíček Přílišná podrobnost ve wbs až na jednotlivé úkoly vede k nepřehlednosti Devalvace úkolů a podceňování jejich plnění členy týmu Proto radši nazýváme koncové úkoly pracovními balíčky (work package) a do nich ukládáme soubor úkolů Jsou to tedy ty, co jsou úplně dole a dál se nevětví Mají přiřazeného manažera, který má pracovní balíček splnit a odevzdat Tedy je to prostředek ke sledování odpovědnosti a oznamování postupu práce Při podpoře SW jen pracovní balíček má manažera a čas Ostatní časy se sčítají 8

9 Řídí někdo projekty bez WBS? Vytvoření logické struktury je v praxi VELMI obtížné Musíme rozumět projektu a jeho rozsahu Nedělat WBS sami (jen manažer projektu), rozhodujte VŽDY ve skupině Různé přístupy dle schopnosti manažera systémově myslet Někteří postupují tak, že nejprve stanoví souhrnné úkoly a potom se ponoří do podrobností Vždy jde však o nějaké činnosti, nikoliv o vlastnosti (specifikace) jednotlivých výstupů 9

10 Možné přístupy k vytvoření WBS Vytvoření podle zásad organizace Existují i šablony pro určité typy projektů Project template Postup podle analogie Vhodné hlavně u opakujících se projektů Postup shora dolů nebo zdola nahoru Myšlenkové mapy (mind mapping) FreeMind (volně ke stažení) freemind.sourceforge.net 10

11 11

12 Myšlenková mapa Doprostřed dáte problém, který chcete vyřešit Větve vycházejí z centrální hlavní myšlenky Nepíšeme seznamy úkolů a vůbec se nesnažíme tvořit strukturu Větší tvořivost v týmu Méně strukturovaný přístup Uvolnění větší tvořivosti mezi jednotlivci a zvýšení účasti a aktivity při tvorbě WBS, která vzejde později z myšlenkové mapy Každá z hlavních větví vycházejících z centra představuje později úroveň 1 Takto lze udělat i strukturu zdola, tedy pro každou větev samostatnou mapu myšlení 12

13 Zejména máte li v týmu nováčky, nebo pokud řešíte projekt poprvé, věnujte se i popisu jednotlivých pracovních balíčků Nepřesný popis úkolů se potom vymstí v tom, že každý chápe jinou náplň daného úkolu Jeden pracovní balíček jen jednou ve struktuře, ne víckrát Nevyhýbejte se struktuře, souhrnu pracovních balíků Za jeden pracovní balík odpovídá vždy jen jeden člověk (i kdyby na něm mělo pracovat více lidí) Do vytvoření WBS zapojte všechny, kteří z ní později dostanou úkoly Nemyslete si, že je vyhráno, WBS není dogma, musíte Pár rad při tvorbě struktury prací být schopni přidávat nové úkoly Nemáte li však dobrou základní strukturu, úkoly se 13 budou přidávat obtížně

14 Osnova projektu - WBS Osnova obsahuje dílčí úkoly, které jsou seskupeny nebo podřazeny pod souhrnné úkoly Každý úkol v osnově má unikátní číslo, které můžeme před názvem úkolu zobrazit To se nazývá Struktura rozpisu práce (WBS) Kód WBS je generován automaticky

15 Zobrazení WBS Přidáním sloupce do tabulkového zobrazení: klikneme na záhlaví sloupce, vedle kterého vlevo chceme sloupec s kódem WBS vložit z místní nabídky vybereme příkaz Vložit sloupec v dialogovém okně Definice sloupce vybereme z nabídky Kód WBS

16 Úprava masky kódu WBS Kód WBS si můžeme přizpůsobit zvolíme příkaz Projekt kód WBS definovat kód WBS v dialogovém okně si navolíme jak bude výsledný kód vypadat

17 Struktura prací - WBS Příklad: Sportovní den Příprava Realizace Propagace Pořadatelé Prostory Tělocvična Bazén Plakáty Tělocvična Posilovna Bazén Posilovna

18 Odhad pracnosti Nejprve odhadni pracnost (pracovní hodiny) Odhad doby trvání činnosti se určí po přidělení zdrojů Odhad nákladů se vytváří až po dokončení celého plánu

19 Techniky odhadování Předcházející projekty - historie Analogie Poměřování Parametrické modelování Struktura prací

20 Parametrické modelování Užívá modelovací a matematické prostředky Jeden parametr reprezentuje pracnost/ náklady celé činnosti/projektu Příklad Cena 1 m 2 obytné plochy bytu je 20 tis. Kč. Jaké je cena bytu o 60 m 2?

21 Vazby mezi úkoly Není příliš reálné aby všechny úkoly začínaly ve stejnou dobu Musí být vytvořené vzájemné vazby mezi úkoly Vznikají tedy závislosti mezi jednotlivými úkoly

22 Předchůdci a následníci Ve vzájemné vazbě vystupují úkoly jako předchůdci a následníci V Ganttově diagramu je vazba znázorněna šipkou Šipka vede vždy od předchůdce k následníkovi

23 Vazby mezi činnostmi Finish to Start (F -> S) A musí skončit než B začne Start to Finish (S -> F) A musí začít než B skončí Start to Start (S -> S) A musí začít než B začne Finish to Finish (F -> F) A musí skončit než B skončí

24 Finish to Start (F -> S) A musí skončit než B začne Nejobvyklejší typ vazby Koupě počítače Potom Instalace nového programu A B

25 Start to Start (S -> S) A musí začít než začne B Nátěry v bytě Potom Tapetování A B

26 Finish to Finish (F -> F) A skončí a skončí B Krocan se musí upéci a Dovaří se brambory A B

27 Vytvoření vazby Vazby můžeme vytvářet různými způsoby: v tabulce v levé části zobrazení v pravé grafické části pomocí dialogu Informace o úkolu formulářem průvodce projektem

28 Vytvoření vazby v tabulce Musíme označit úkoly, které chceme propojit tažením myši nesouvislé oblasti klepneme na první úkol, stiskneme klávesu ctrl a klepnutím vybereme další úkol více souvislých úkolů označíme pomocí klávesy shift a kurzorových šipek

29 Vytvoření vazby v grafické části V grafu propojíme úkoly jednoduše tažením myší ukážeme na modrý pruh předchůdce, ukazatel myši se změní na čtvereček se šipkami stiskneme a držíme tlačítko myši a se stále stisknutým tlačítkem ukážeme na úkol následníka (ukazatel se změní na řetěz) vazbu vytvoříme uvolněním tlačítka myši na následníkovi

30 Vytvoření vazby v okně Informace o úkolu Otevřeme dialog Informace o úkolu poklepáním myší na úkol volbou příkazu Informace o úkolu tlačítkem informace o úkolu ze standardního řádku nástrojů Aktivujeme záložku Předchůdci vybereme název úkolu nebo zapíšeme ID

31 Vytvoření vazby ve formuláři úkolů Formulář zobrazíme jako část okna dokumentu příkazem OKNO ROZDĚLIT tažením či poklepáním na posuvnou příčku pod posuvníkem na pravé straně okna dokumentu Změníme výchozí formulář (zdroje a předchůdci) na Předchůdci a následníci FORMÁT PODROBNOSTI

32 Vytvoření vazby pomocí průvodce projektem Průvodce projektem má užitečnou stránku plánování úkolů Tuto stránku zobrazíme v oblasti úkoly a zvolíme možnost plánování úkolů Stránka obsahuje tlačítka nabízející vazby: FS, SS, FF a tlačítko na zrušení vazby

33 Změna a zrušení vazby Vytvořenou vazbu můžeme samozřejmě měnit nebo úplně odstranit Vazby lze měnit a rušit již známým způsobem v souvislosti s tvorbou vazeb Z možností se tedy nabízejí: v tabulce zadávání v poli předchůdce v dialogu informace o úkolu ve formuláři úkolů pomocí dialogu závislosti mezi úkoly

34 Prodleva a předstih Některé situace mohou vyžadovat prodlevu ve vazbě, tedy další úkol začíná až po nějaké době Obdobně některé situace může následník začít ještě před dokončením úkolu předchozího, tedy s předstihem Prodlevu nebo předstih lze zadat pro všechny čtyři typy vazeb Prodleva nebo předstih se zadává buď jako pevná doba nebo v procentech doby trvání

35 Prodleva a předstih zadání pevné doby Zkratky pro zadávání jsou stejné jako pro trvání úkolů Zadáme-li pevnou dobu například 5d (5 dní) bude zohledněn pracovní i nepracovní čas Pokud nechceme zohlednit nepracovní čas jako zkratku napíšeme 5ud (5ed) To se označuje jako uplynulý čas

36 Prodleva a předstih procento doby trvání Zadáme jednoduše jako procento Je-li typ vazby FS potom -50% bude znamenat že následník začíná v polovině jeho předchůdce Obdobně 50% vyjadřuje, že následník začne až za polovinu uplynulé doby jeho předchůdce Je-li předchůdce zadán pomocí uplynulé doby (ud nebo ed) zadané procento prodlevy nebo

37 Zadání prodlevy nebo předstihu Prodlevu je možno zadat opět na několika místech (lze říci že všude tam kde nastavujeme typ vazby mezi úkoly) v tabulce zadávání ve sloupci předchůdci, kde napíšeme požadovanou prodlevu (např. 6FS + 5d) v dialogu Závislosti mezi úkoly do pole prodleva v dialogu Informace o úkolu v záložce předchůdci je k dispozici sloupec prodleva

38 Omezení úkolu a konečný termín Každý úkol zadaný do projektu má nějaké omezení (constrain) Omezení je podmínkou pro datum zahájení nebo dokončení úkolu Podmínky jsou pružné, středně pružné nebo pevné Při pružných omezeních může aplikace Project měnit datum začátku i konec úkolu nejsou vázány na pevné datum Pevná omezení stanovují pevné datum začátku i konec úkolu

39 Typ omezení - ASAP Co nejdříve (As Soon As Possible) Výchozí omezení pro všechny úkoly projektu, který je plánován od data zahájení projektu Úkol bude naplánován tak, aby začal co nejdříve Toto omezení je pružné

40 Typ omezení - ALAP Co nejpozději (As Late As Possible) Omezení je výchozí pro všechny úkoly pokud je projekt plánován od data dokončení Takový úkol je naplánován na co nejpozdější dobu, aby se přitom nezpozdili začátky následujících úkolů, nebo neposunulo datum dokončení projektu Toto omezení je pružné

41 Typ omezení - FNET Dokončit po dni (Finish No Earlier Than) Toto omezení říká, že úkol nesmí skončit dříve než v zadaný den Úkol bude plánován, aby skončil v zadaný den nebo později

42 Typ omezení - FNLT Dokončit před dnem (Finish No Later Than) Toto omezení stanovuje ukončení úkolu před či na daný den Úkol nesmí skočit po zadaném dni

43 Typ omezení - SNET Zahájit po dni (Start No Earlier Than) Úkol začne v uvedený den či později Úkol nesmí začít dříve

44 Typ omezení - SNLT Zahájit před dnem (Start No Later Than) Omezení způsobí, že úkol začne před či nejpozději v daný den Úkol nesmí začít později

45 Typ omezení - MFO Musí být dokončen (Must Finish On) Toto je nejpevnější omezení úkolu Udává přesné datum dokončení úkolu S takovým úkolem nelze hýbat v rámci časové osy Je to pevné omezení

46 Typ omezení - MSO Musí být zahájen (Must Start On) Opět nejpevnější omezení úkolu Omezení říká přesné datum, kdy musí úkol začít Nelze s úkolem hýbat v rámci časové osy Je to pevné omezení

47 Nastavení typu omezení Všechny typy podmínek můžeme nastavit v dialogu Informace o úkolu v záložce upřesnit Ve střední části je k dispozici nabídka Typ omezení Pokud se jedná o pevné omezení z nabídky datum omezení vybereme požadovaný datum

48 Síťový graf Časová posloupnost činností co je první na řadě, druhé, třetí atd. Vyhledej vazby mezi činnostmi Které činnosti se mohou vykonat paralelně? Které musí počkat, až jiné skončí?

49 Příklad síťového grafu (konverze WBS do síťového grafu) Start Konec

50 Kritická cesta Kritická cesta určuje, jak dlouho bude projekt trvat Cesta grafu s nulovou časovou rezervou Každé zpoždění na této cestě způsobí zpoždění celého projektu

51 Kritická cesta Může se vypočítat ručně pomocí nejdříve možných začátků a konců a nejpozději možných začátků a konců Dopředný a zpětný výpočet

52 Výpočet 4 termínů u každé činnosti začátku nejdříve možného začátku nejpozději přípustného ZP konce nejdříve možného konce nejpozději přípustného ZM KM KP uzel začátek Termín ZM Termín ZP činnost doba trvání činnosti uzel konec Termín KM Termín KP Rozdíly mezi termíny nejdříve možnými a nejpozději přípustnými postup v vpřed určují časové rezervy. postup vzad

53 Jeden uzel počáteční a jeden uzel koncový (jasně definovaný začátek a konec modelu) Uzly mohou být spojeny jen jednou hranou (mezi dvěma uzly je pouze jedna hlavní činnost) Každý uzel musí mít svoje jedinečné číslo Nesmí se vyskytovat izolované uzly a hrany (každý uzel a každá hrana je zapojena do celku) Graf nesmí být cyklický (nesmí v něm vzniknout smyčky a cykly ) Graf musí být plně ohodnocený (každá hrana má svoji dobu trvání)

54 A D 12 G J C 10 4 B H 2 E 20 5 F I KRITICKÁ CESTA uzel začátek Termín ZM Termín ZP činnost doba trvání činnosti postup v vpřed uzel konec Termín KM Termín KP postup vzad

55 Určení rezervy dny 3 dny 1 den den 4 8 Rezerva = dny 0 1 Rezerva = dnů 6 dnů Rezerva = 0 Rezerva = nejpozdější konec(lf) - nejdřívější konec (EF)

56 Určení rezervy dny 3 dny 1 den den Rezerva =3 Rezerva = dny 0 1 Rezerva = dnů 6 dnů Rezerva = 0 Rezerva = nejpozdější konec(lf) - nejdřívější konec (EF)

57 Určení rezervy dny 3 dny 1 den den 0 1 Rezerva = Rezerva =3 Rezerva =3 Rezerva = dnů 6 dnů dny Rezerva = 0 Rezerva = nejpozdější konec(lf) - nejdřívější konec (EF)

58 Určení rezervy dny 3 dny 1 den den 0 1 Rezerva = Rezerva =3 Rezerva =3 Rezerva = dnů 6 dnů dny Rezerva = 0 Rezerva = 0 Rezerva = nejpozdější konec(lf) - nejdřívější konec (EF)

59 Určení rezervy dny 3 dny 1 den den 0 1 Rezerva = Rezerva =3 Rezerva =3 Rezerva = dnů 6 dnů dny Rezerva = Rezerva = 0 Rezerva = 0 Rezerva = nejpozdější konec(lf) - nejdřívější konec (EF)

60 Další činnosti plánování Přidělení zdrojů činnostem. Zdroje lidské zdroje materiální Určení doby trvání činností. Určení nákladů na činnosti. Vyladění plánu a doplnění o milníky.

61 Děkuji za pozornost PhDr. Matúš Šucha, Ph. D. PhDr. Klára Bendová *zpracováno s použitím interních materiálů UTB Zlín a UP Olomouc