JAK POPSAT KONTROLNÍ ZJIŠTĚNÍ

Pouze pro osobní potřebu JAK POPSAT KONTROLNÍ ZJIŠTĚNÍ Pro seminář MV konaný v květnu 2009 zpracovala Ing. Miroslava Pýchová www.miroslava.pychova.sweb.cz O B S A H: Strana 1 Druhy popisu výsledných zjištění 2 2 Požadavky na popis kontrolních zjištění 3 3 Citace právních předpisů 4 4 Příklady chyb 5 4.1 Jazykové chyby 4.2 Chyby v používání cizích slov 6 5 Formální úprava textů 7 5.1 Psaní čísel a znamének 8 5.2 Vícestránkové písemnosti 6 Věcně nesprávné nebo nepřesné formulace 9

1 Druhy popisu výsledných zjištění, např. 1.1 Protokol - výsledek kontroly orgánů veřejné správy, dozoru, inspekce aj. dle 15 zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole: Obsahuje zejména popis zjištěných skutečností s uvedením nedostatků a označení ustanovení právních předpisů, které byly porušeny. Náležitosti: Označení kontrolního orgánu a kontrolních pracovníků na kontrole zúčastněných, označení kontrolované osoby, místo a čas provedení kontroly, předmět kontroly, kontrolní zjištění, označení dokladů a ostatních materiálů, o které se kontrolní zjištění opírá. Podepsaný kontrolními pracovníky, kteří se kontroly zúčastnili. K náležitostem protokolu a dalších písemností dle ZSK viz kurz BOVA - Postup orgánů veřejné správy při kontrole na místě, který se bude konat ve dnech 22. a 29. 9. 2009. Výpisky z protokolů o finanční kontrole v pís. materiálech ke dvoudenním kurzům BOVA - Kontrola výdajů orgánů veřejné správy a příjemců dotací ve dnech 5. a 10. 11. 2009 - Kontrola příjmů a majetku ve dnech 1. a 8. 12. 2009 a kurzu Poznatky z kontrol hospodárnosti a efektivnosti, který uvede TSM v Ostravě 5. 6. 2009 a Český institut interních auditorů v Praze 3. 11. 2009. 1.2 Zpráva o auditu - výsledek auditního orgánu (prostředky z EU) dle 13a odst. 2 a 3 zák. č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění č. 298/2007 Sb.: Součástí zprávy o auditu vykonaném u orgánu veřejné správy je v případě zjištěných nedostatků též doporučení ke zdokonalení systému finanční kontroly, k předcházení nebo zmírnění rizik a k nápravě těchto nedostatků. Součástí zprávy je stanovisko osoby, u které je audit vykonáván. 1.3 Zpráva o zjištěních z provedeného auditu - výsledek interního auditu dle 31 odst. 1 a 28 odst. 3 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole: Útvar IA předává zprávy o svých zjištěních z provedených auditů vedoucímu orgánu s doporučením k přijetí opatření ke zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo zmírnění rizik a k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků. Dle 31 vyhl. č. 416/2004 Sb. se ke zprávě o zjištěních z vykonaného auditu připojuje stanovisko vedoucího zaměstnance odpovědného za řízení a kontrolu auditované činnosti. Podrobněji k písemnostem interního auditu viz kurz Jak popsat výsledky auditu, který se bude konat v Českém institutu interních auditorů v Praze dne 6. 10. 2009. 1.4 Výsledek vnitřní kontroly forma ani obsah nejsou v právních předpisech stanoveny. 2

2 Požadavky na popis kontrolního zjištění Protokoly, zápisy a zprávy o kontrolách mají být přehledně uspořádány, vhodně stylizovány, mají obsahovat přesné a stručné údaje o výsledcích kontroly. Přesnost Uvádějí se pouze prokázaná zjištění, jednoznačná fakta (odkaz na doklad, šetření na místě, fotodokumentace apod.) Dokumenty ke kontrole hospodaření (smlouvy, faktury, paragony, bankovní výpisy aj.) viz kurz BOVA Jak postupovat při kontrole hospodaření konaný 13. 10. 2009 a kurz TSM a ČIIA Doklady a předpisy ke kontrole hospodaření a internímu auditu. Porovnání se žádoucím stavem (zjištěné odchylky - porušení právních předpisů, vnitřních předpisů, úkoly stanovené vedením aj.) Každé číslo musí být doloženo (odkaz na doklad nebo výpočet). Opakovaná kontrola všech údajů podle prvotních dokladů. Kontrola jazykové a formální správnosti. Srozumitelnost a přehlednost Přehledné členění jednotlivých částí textu, obsah a seznam příloh. Označování částí textu logické, má vyjadřovat vzájemné vztahy jednotlivých částí a zjednodušit vyhledávání určitých pasáží. Nadpisy zvýrazněny a odděleny mezerami 2 řádky nad a 1 řádek pod. Logický sled popisovaných skutečností a srovnání. Správné členění textu do odstavců, ne příliš krátké nebo naopak dlouhé. Jasná a logická větná stavba. Kratší věty, ne příliš složitá a dlouhá souvětí. Vysvětlené neobvyklé zkratky (seznam zkratek za obsahem a při prvním použití). Nepoužívání zbytečných zkratek. Pozor zkratky nemají pádové koncovky, možnost nesrozumitelnosti. Odborná problematika vysvětlena s ohledem na příjemce zprávy. Stručnost Plně vystihnout myšlenky při minimálním počtu slov. Pouze nezbytné údaje. Ne dlouhé popisy skutečností, které nejsou nedostatky. Neopakovat stejné údaje a formulace. Složité propočty a popisy uvést v přílohách. V textu musí být odvolávka na přílohu. Všechny přílohy a jejich stránky musí být očíslovány. Zařadí se jen přílohy, které slouží k pochopení a doplnění textu. 3

3 Citace právních předpisů podle legislativních pravidel Legislativní pravidla schválená usnesením vlády č. 188/1998, poslední změna č. 816/2007, upravují např. druhy a používání citací v právních předpisech ve článcích 61 až 75: Čl. 63 Slovní citace obecně známých předpisů: např. správní řád, občanský zákoník, obchodní zákoník, zákoník práce. Čl. 64 66 Citace novelizovaného právního předpisu: při jedné novele - vyhláška č. 62/2001 Sb., o hospodaření organizačních složek státu a státních organizací s majetkem státu, ve znění vyhlášky č. 569/2006 Sb. - zákon č. 36/1967 Sb., o znalcích a tlumočnících, ve znění zákona č. 322/2006 Sb. při několika novelizacích zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů při vyhlášení úplného znění zákon o dani z přidané hodnoty, úplné znění vyhlášeno pod č. 85/2009 Sb. paragraf, který nebyl novelizován - cituje se jen původní předpis, např. 16 zákona č. 552/1991 Sb. Čl. 69 74 Citace paragrafů, odstavců, písmen: na začátku věty Ustanovení 8 citace několika paragrafů 8 až 26, 22 odst. 6 a 25 odst. 3, nelze citace paragrafu, odstavce a písmena 4 odst. 1 písm. b). citace více odstavců nebo písmen téhož paragrafu 11 odst. 1, 3 a 4 písm. a), b) Čl. 75 Užívání zkratek: Sbírka zákonů Sb. Úřední list Ú. l., např. vyhláška č. 150/1958 Ú. l. (byla zrušena k 1.1.2006) Sbírka mezinárodních smluv Sb. m. s., např. Sdělení č. 56/2004 Sb. m. s. 4

4 Příklady chyb 4.1 Jazykové chyby Chybně: od datumu správně: od data více jak více než míň zkušenější méně zkušený předložka na předložka v - na pořadí, na útvaru, pokračovat na odpovídá požadavkům stanovených zákonem požadavkům stanoveným zákonem v pracech, k pracem v pracích, k pracím (vzor růže) Pravidla používání dotací byly porušeny. Rizika nebyly vyhodnoceny. Pracovníci byli seznámeni s jejich povinnostmi. Odpovídáme na Vaší žádost o sdělení výsledku kontroly. Pozn.: O pravomocech i pravomocích lze oboje (skloňování podle kost, lze i píseň). Euro - skloňuje se jako město, v jednotném i množném čísle. Pozor na - dvojznačnost předložky kromě - slova, která mají stejný tvar ve více pádech. Stylistické chyby Stanoviska slouží jako východiska. Představy představitelů obchodní společnosti. Požadavek zastavení narůstání nákladů. Ustanovení 4 zákona stanovuje. Kontrolní skupina vykonala prošetření. Při kontrole bylo zkontrolováno. Další nálezy nebyly nalezeny. Komise rozhodla rozhodnutím. Ve výkazech vykázali. Kontrola pomůcek, které chrání ochranu zdraví. Bylo nahlášeno formou hlášení Do v současné době připravovaného pokynu S o něco menší četností zjištěných nedostatků. Stížnost na podle pisatele neobjektivní výsledky. že aby že kdyby Tříleté výročí vzniku útvaru interního auditu. Cena byla vyšší než stanovená výše 40 tis. Kč. Toto však nebylo v souladu. Vedoucí jsou povinni zabezpečit ve svých útvarech zabezpečení zákona o finanční kontrole. Předložené doklady k čerpání dotace za rok 2008 nebyly označeny, že se jedná o čerpání dotace. Po ukončení kontroly na místě bylo pracovnicí družstva prostřednictvím družstva doloženo 5

4.2 Chyby v používání cizích slov Používání cizích slov, jejichž smysl není pisateli znám, např.: permanentně trvale, přibližně identický, manažerské vedení, maximálně nejvýš, sledovat faktory a činitele, zaměření na orientaci. Používání cizích slov, případně v počeštělé podobě, místo přesných odborných termínů, např.: externí auditorská autorita = v podmínkách ČR obvykle Nejvyšší kontrolní úřad autorizující = zmocňující, opravňující místní vlády = zastupitelstva obcí, krajů národní = celostátní, vnitrostátní, státní národní legislativa = vnitrostátní právní předpisy národní veřejné prostředky = prostředky státního rozpočtu, státních fondů, obcí, krajů. Používání cizích slov, které mají více významů, místo jednoznačného českého pojmu, např.: alokace = rozmístění, rozložení, přidělení, rozpis certifikát = průkaz, osvědčení, potvrzení, stvrzenka draft = návrh, koncept, směnka implementace = uskutečnění, realizace, zavedení, dostání závazku inherentní = obsažený v něčem, vlastní čemu, spojený s čím monitorování = sledování, vyhodnocování, dohled, kontrola negociace = vyjednávání, zprostředkování relevantní = podstatný, závažný, důležitý, rozhodující, příslušný reporting = předávání zpráv, hlášení, výkazů, zpravodajství vágní = neurčitý, nejistý, nejasný, nepřesný verifikace = potvrzení správnosti, ověřování, osvědčení, přezkoumání. Nadbytečné používání cizích slov místo srozumitelného pojmu v češtině, např.: compliance audit = audit souladu detekce = zjišťování evaluace = hodnocení, oceňování flexibilita = pružnost, ohebnost, přizpůsobivost input = vstup output = výstup, výsledek indirektivní rezultát = nepřímý výsledek, důsledek investigativní = vyšetřující, pátrající, zkoumající kompatibilita = slučitelnost komparace = porovnání, přirovnání konsekventní = důsledný, logicky vyplývající kreativita = tvořivost latentní = skrytý, neprojevený lídr, leader = předák municipální = obecní, městský, komunální obligatorní komponent = nezbytná složka, součást. 6

5 Formální úprava textů Zákon č. 22/1997 Sb., o technických požadavcích na výrobky, ve znění p. p., stanoví v 4: Česká technická norma je dokument schválený pověřenou právnickou osobou označený ČSN, jehož vydání bylo oznámeno ve Věstníku Úřadu pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví. Není obecně závazná poskytuje pro obecné a opakované používání pravidla zaměřená na dosažení optimálního stupně uspořádání ve vymezených souvislostech. (Pozn.: Zvláštní zákon může stanovit povinnost postupovat dle ČSN, např. stavební zákon.) Odborné činnosti související s vydáváním a distribucí českých technických norem a úplata za jejich poskytování (ceny dle počtu stránek normy, rešerše, výpůjčky, prohlížení) ve vyhlášce č. 486/2008 Sb. ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory z dubna 2007 (předchozí verze z listopadu 2002) stanoví pravidla pro grafickou úpravu textů a zásady formálního uspořádání obchodních a úředních písemností. Upravuje např. psaní značek, zkratek, čísel, kalendářní data, poznámky pod čarou, umístění razítka, podpisů, zvýrazňování textu, úpravu nadpisů, poštovní adresy aj. ČSN ISO 2145:1997 Dokumentace - Číslování oddílů a pododdílů psaných dokumentů, nahradila předchozí ČSN 01 0184 z roku 1986. Zavádí systém číslování všech druhů částí textu, psané a mluvené odkazy na čísla částí textu. ČSN ISO 8601 Datové prvky a formáty výměny zobrazení data a času z roku 2005 Upravuje psaní kalendářních dat, hodin a minut aj. ČSN ISO 5966 (01 0173) Formální úprava vědeckých a technických zpráv z roku 1995 Obsahuje např. uspořádání zprávy, obsah, citace, číslování obrázků, tabulky, matematické vzorce. Norma byla zrušena v roce 2008.. Prodejna a studovna norem od 1. 1. 2009 v Úřadu pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví, adresa www.unmz.cz, podatelna@unmz.cz. 7

5.1 Psaní čísel a znamének Číselné údaje: Čísla, která mají více než 3 místa, se člení do skupin (mezera nebo tečka) Spojení čísel se slovy: 4,5násobek, 2krát, v 5 výtiscích Spojení čísel se značkami: 3 % platu, 3% úrok Značka a příslušná číselná hodnota musí být na témž řádku Matematické značky + - : x se oddělují od čísel mezerami: 10 + 20 V textu se matematické značky vypisují slovně: cena plus 120 Kč DPH. Číslovky řadové: 6. 50. Exponenty a indexy: funkce formát písmo horní index, např. m 2. Členící znaménka: Tečka, čárka, dvojtečka, středník, vykřičník, otazník se připojují k předcházejícímu slovu bez mezer. Závorky a uvozovky také bez mezer. Přednostně závorky okrouhlé. Mezery se nepíší před/za lomítkem. Tři tečky vynechaný text. 5.2 Vícestránkové písemnosti Stránka by neměla končit - nadpisem - rozděleným slovem. Začíná-li na konci stránky nový odstavec, měl by obsahovat alespoň 2 řádky. Na poslední stránce se píše alespoň jeden celý řádek textu. Stránka by neměla začínat podpisem osoby, která stvrzuje seznámení s textem. 8

6 Věcně nesprávné, nepřesné nebo nevhodné formulace ve zprávách auditorů a protokolech Bylo jednáno s kontrolovanými osobami ekonomickým náměstkem a vedoucí účtárny. Kontrolovaným subjektem byl Velký rybník. Zaměstnanci organizačního útvaru Statutárním zástupcem s. r. o. je jednatel. Zaplacené služby nejsou nákladem Efektivnost nelze doložit, protože stroj nebyl využit. Neoprávněně zadržené prostředky státního rozpočtu Dotace byla přečerpána... Občanské sdružení použilo prostředky státního rozpočtu na Akciové společnosti byl stanoven limit na pořízení dlouhodobého majetku Inventarizační soupisy nejsou archivovány. Majetek organizační složky Obecně závazné právní předpisy, platné pro organizaci, jsou Organizace byla povinna dodržovat zejména tyto předpisy Organizace se řídí zejména těmito předpisy V zákoně je zdůrazněno Ve smlouvě není zdůrazněno, že se jedná o dotaci. Výkaz nám podává informaci Bohužel bylo Je všeobecně známo, že organizační složka státu je povinna uplatňovat právo na náhradu škody. Chyba vznikla úmyslně, z nedbalosti, v dobré víře Jedná se o omyl Vedoucí útvaru hospodářské správy chtěl koupit Uživatelé nemají problém Je těžké dodržovat Kontrolní orgán neshledal ve finanční oblasti žádné nedostatky. Při výstavbě čističky vod nebyly porušeny právní předpisy. Poznámka: Pozor na hodnotící přídavná jména a příslovce značné, časté, velké chyby, často, zřídka, hodně, málo, nedostatečně apod. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- Další kurzy o kontrole a interním auditu lektorky Ing. Pýchové u vzdělávacích institucí: BOVA kurzy v Praze, bezplatná linka 800 100 539, e-mail: bova@bovapolygon.cz ČESKÝ INSTITUT INTERNÍCH AUDITORŮ, Praha, e-mail: kurzy@interniaudit.cz TSM, spol. s r. o. - kurzy v Praze, Brně, Ostravě, e-mail: tsm@tsmvyskov.cz ORE-institut, o. p. s. - kurzy v Olomouci, e-mail: ore@ore.cz. 9