WATERJET HOLDINGS HLAVNÍ ZÁSADY CHOVÁNÍ
Vážení zaměstnanci společnosti Waterjet Holdings, pověst naší společnosti jako špičkového výrobce systémů pro řezání vysokotlakým vodním paprskem závisí především na našich zaměstnancích: na tom, jak spolupracujeme mezi sebou a s našimi zákazníky, externími partnery a dalšími subjekty. Proto musí každý z nás znát a dodržovat hlavní zásady chování naší společnosti: Znalost Musíme znát situaci kolem nás a také pravidla, předpisy a zvyklosti zemí, ve kterých působíme. Našim zaměstnancům zajišťujeme řádné školení a nástroje, aby se dokázali řídit kulturními zvyklostmi a zákony daného regionu a znali zevrubně své povinnosti. Integrita Osobní integrita je základem naší práce a odráží se v našich každodenních činech a slovech. Chceme vždy jednat správně. Musíme dodržovat zákony a pečlivě zvažovat naše kroky, abychom nevzbudili byť jen zdání nesprávného chování. Se všemi komunikujeme otevřeně a čestně. Naše bezúhonnost se rovná naší pověsti na trhu, naší důvěře u zákazníků, dodavatelů, investorů i mezi sebou navzájem. Odpovědnost Jsme připraveni dodržovat naše závazky, reagovat včas na vznesené požadavky a převzít zodpovědnost za důsledky našich činů. Dodržujeme naše základní hodnoty během časů dobrých i zlých. Máme odvahu zaujmout etický postoj, i když bude nepopulární. Zapojení ostatních Budujeme konstruktivní a efektivní pracovní vztahy tak, že si vzájemně nasloucháme a respektujeme názory druhých, bez ohledu na jejich pozici ve společnosti. Respektujeme kulturní rozdíly a netolerujeme diskriminaci, obtěžování a jiné chování, které nepřispívá k pozitivní pracovní atmosféře. Dodržování těchto hlavních zásad je podmínkou zaměstnání v naší společnosti, která platí pro každého z nás, bez ohledu na zemi nebo postavení. Očekáváme, že všichni pracovníci budou jednat a pracovat tak, jak je v těchto zásadách popsáno. Naše zásady jsou základními kameny, na nichž stavíme a jejichž prostřednictvím udržujeme výkonnou a důvěryhodnou společnost, kde dáváme stejnou šanci všem, kde nejsme vystaveni obtěžování, kde se nevyskytují návykové látky a kde dbáme na bezpečnost a na zapojení všech zaměstnanců. V případě jakýchkoli otázek se spojte se svým přímým nadřízeným nebo vedoucím personálního oddělení. S pozdravem David Savage Prezident a generální ředitel Waterjet Holdings, Inc. www.waterjetholdings.com 23500 64th Avenue South Kent, WA 98032 USA
OBSAH Jak pracujeme... 5 Protikorupční ustanovení... 6 Vývozní omezení, sankce a bojkoty... 6 Střet zájmů... 7 Dary... 8 Antimonopolní opatření...10 Ochrana hospodářské soutěže a čestné jednání s dodavateli...11 Využívání majetku společnosti...11 Podnikové a důvěrné informace...12 Ochrana údajů o zaměstnancích...13 Kontrolní mechanismy v oblasti evidence, finančních dat a důvěrných údajů...14 Interní informace, média a finanční komunita...16 Podvody...18 Odveta a zlomyslné falešné ohlášení...19 Administrativa...19 Slovníček...22 Příloha...24
4 EthicsPoint www.ethicspoint.com
JAK PRACUJEME Způsob naší práce je základem všech našich kroků, rozhodnutí, která činíme, a dojmu, kterým působíme. Proto musíme vždy vědět, co se kolem nás děje, a znát pravidla a předpisy v našem regionu a zajistit tak dodržování našich zásad a přínos pro naši společnost. Jak jednáme: Mezi sebou navzájem Budujeme konstruktivní a efektivní pracovní vztahy tak, že si vzájemně nasloucháme, respektujeme se a pomáháme si s řešením problémů přímo a včas tím, že budeme mluvit pravdu, avšak taktně vzhledem k podmínkám. Netolerujeme obtěžování, šikanu, diskriminaci nebo jiné chování, které zhoršuje prostředí na pracovišti. Se zákazníky, distributory a zástupci S našimi zákazníky spolupracujeme po dobu životnosti našich produktů. Nabízíme ten nejlepší poměr ceny a výkonu v rámci alternativních technologií a poskytujeme ty nejlepší služby, technickou podporu a náhradní díly v oboru. Věříme, že měřítkem našeho úspěchu je důvěra zákazníků v naše výrobky a služby. Na trhu soutěžíme čestně a včas řešíme potenciální i již vzniklé střety zájmů či jim, v ideálním případě, předcházíme. Spoléháme na síť distributorů a obchodních zástupců, kteří nás reprezentují a podílejí se na našem špičkovém servisu a podpoře pro zákazníky. S distributory a zástupci jednáme čestně a budujeme s nimi vztahy založené na důvěře. Jsme si vědomi předpisů na ochranu hospodářské soutěže a vyhýbáme se vyjádřením a krokům, které by mohly být vnímány jako jejich porušení. S dodavateli zboží a služeb S dodavateli jednáme vždy spravedlivě a čestně. Umožňujeme jim férové soutěžení o naše zakázky, vždy podle celkové hodnoty, kterou naší společnosti nabízejí. Spoléháme na vybrané dodavatele, kteří poskytují špičkové služby našim zákazníkům, a bereme je jako součást naší společnosti. Zdržíme se poznámek na adresu dodavatelů, které by mohly být vnímány jako pohrdavé nebo zkreslující. Odmítáme poskytovat neoficiální peněžní částky a nedáváme dary zástupcům státních institucí, ani je od nich nepřijímáme. Jsme si vědomi potenciálních střetů zájmů a snažíme se předejít byť jen zdání jejich existence. Doporučujeme našim zaměstnancům, aby se zapojili do veřejného života způsobem, který je v souladu s našimi hlavními zásadami. S investory Našim investorům poskytujeme věcné a včasné informace o hospodaření společnosti. Všem investorům poskytujeme konzistentní aktualizace a snažíme se, aby je měli všichni stejně dostupné. V případě nejistoty Zavázali jsme se k prostudování všech zásad, postupů a zákonů a k jejich konzistentnímu dodržování. Pokud si řešením nějakého problému nebo situace nejsme jisti, požádáme o radu, přičemž problémy jsme povinni hlásit a řešit je. Neznalost těchto hlavních zásad, dalších zásad ani zákonů není omluvou za jejich porušení. Waterjet Holdings Hlavní zásady chování 5
PROTIKORUPČNÍ USTANOVENÍ Společnost Waterjet Holdings přijala zásady, které mají zajistit na úrovni managementu, zaměstnanců i obchodních zástupců zajistit znalost a dodržování amerického (FCPA) a britského protikorupčního zákona a jiné podobné legislativy zakazující uplácení. Zákony USA, Německa, Kanady, Velké Británie a dalších zemí stanovují velmi přísné tresty za podplácení, a to včetně poskytování čehokoli hodnotného představitelům státní správy v cizích zemích. Těmito představiteli se rozumí každá osoba zaměstnaná státními orgány v zahraničí nebo tyto orgány zastupující, zaměstnanci státních podniků, vedoucí představitelé zahraničních politických stran a kandidáti na tamější úřední funkce. Za úplatek se považují nejen peníze, ale i nabízení darů, služeb, pozorností nebo jiných výhod. Nelze poskytovat ani odměny za urychlení úředního postupu, protože i ty jsou považovány britskou legislativou za úplatky. Příklad porušení protikorupčních zákonů: firma M je akciová společnost z USA obchodovaná na burze, která vyrábí detektory výbušnin. Její regionální manažer v Číně se přihlásil do výběrového řízení na detektory pro nové místní letiště. Letiště je vlastněno a provozováno čínským státem. Regionální manažer prodeje zaplatí 100 000 dolarů jako odměnu za poradenství místnímu úředníkovi zajišťujícímu tendr s vědomím, že peníze budou předány přímo úředníkům ze správy letiště, abychom zakázku získali. manažer nabídne úředníkovi 100 dolarů, aby usnadnil proclení zásilky, country manažer naváže spolupráci s obchodním zástupcem, který je znám tím, že dokázal namazat úřední soukolí při výběrových řízeních pro několik velkých zákazníků, i když manažer ví, že část zástupcovy provize může být použita na úplatky k zajištění zakázky. VÝVOZNÍ OMEZENÍ, SANKCE A BOJKOTY Kontrola exportu Společnost Waterjet Holdings dodržuje všechna exportní omezení Spojených států a dalších zemí, v nichž působíme. Dodržování těchto zákonů je povinností pro každou obchodní jednotku. Většina našich zaměstnanců se zabývá prodejem, nákupem, dodávkami, elektronickým přenosem nebo poskytováním technických informací, softwaru, zboží a služeb do jiných zemí. Proto je důležité, abychom pozorně sledovali změny relevantních pravidel a zákonů. Při jakýchkoli otázkách nebo pochybnostech o zákonnosti nebo vhodnosti libovolné budoucí transakce nebo chování je nutno se poradit s právníkem. Většina zemí určitým způsobem reguluje vývoz a dovoz zboží, mnoho zemí je též signatářem mezinárodních dohod o regulaci vývozu a dovozu, které výměnu zboží, technologií a softwaru upravují. Naše zásady pojednávající o kontrole exportu a importu a souvisejících ekonomických sankcích obsahují specifické pokyny k těmto bodům: získání náležitého vývozního povolení, posouzení vhodnosti příjemců vyváženého zboží, příprava a dodání požadované dokumentace, uchovávání evidence o výše uvedených krocích. Jakékoli dotazy ohledně exportu zodpoví pracovník ve funkci Global Trade Compliance Specialist. 6 EthicsPoint www.ethicspoint.com
Sankce V některých případech jsou vůči určitým zemím z politických důvodů uvaleny ekonomické sankce. Tyto sankce se v průběhu času liší v závislosti na vývoji mezinárodních vztahů. Sankce lze aplikovat na konkrétní země, firmy i fyzické osoby. Nesmíme provozovat žádnou obchodní spolupráci se zemí, společností nebo osobou, na něž se takové sankce vztahují, pokud k tomu Global Trade Compliance Specialist předem neposkytne souhlas. Sankce uvalené jednou zemí mohou být v některých případech v rozporu se zákony země jiné (viz dále). Náš Global Trade Compliance Specialist bude tyto situace individuálně posuzovat a může zajistit i konzultaci s místním právníkem. Bojkoty Zákony některých zemí zakazují společnostem i fyzickým osobám, na něž se tyto zákony vztahují, účast na jakémkoli bojkotu nebo sankcích, které daná země neschválila (tzv. protibojkotové zákony ). Mezi země, které tyto zákony implementovaly, patří i Spojené státy. Musíme zajistit, že budeme jednat v souladu s těmito zákony bez ohledu na to, v které zemi působíme. Výzvy k bojkotu mohou mít různou formu, nejčastěji se však objevují v oznámeních k tendrům, v nákupních objednávkách, akreditivech a dodací dokumentaci. Někdy je taková výzva zřejmá, někdy méně. K příkladům výzev mimo jiné patří požadavky: odmítnout obchodování s konkrétními zeměmi nebo společnostmi nebo odmítnutí slíbit, poskytnout informace o obchodních vztazích s konkrétními zeměmi nebo společnostmi nebo poskytnutí slíbit, chovat se k určitým osobám diskriminačně na základě rasy, náboženského vyznání, pohlaví či národnosti nebo s takovou diskriminací souhlasit, poskytnout informace o rase, náboženském vyznání, pohlaví nebo národnosti konkrétních osob nebo poskytnutí slíbit. Výzvy k bojkotu týkající se kterékoli země je nutno hlásit pracovníkovi ve funkci Export Compliance Officer, který poradí vhodnou reakci. Výzvu je nutno ohlásit, i když odesilatel neočekává odpověď. STŘET ZÁJMŮ Jako pracovníci společnosti Waterjet Holdings činíme každý den obchodní rozhodnutí. Je třeba zajistit, aby každé naše rozhodnutí a návazné kroky byly podniknuty podle potřeb společnosti, ne s ohledem na osobní zájmy a vztahy. Tyto kroky jsme povinni provádět v souladu se základními principy, kterými jsou integrita, odpovědnost a vysoké etické standardy, a v souladu se všemi platnými zásadami, zákony a předpisy. Spolupracujeme s dodavateli, zákazníky, spotřebiteli a dalšími osobami, kteří jsou s námi v pravidelném kontaktu. V našich obchodních vztazích a rozhodnutích musíme předcházet i byť jen zdánlivému střetu zájmů. Pro účely těchto zásad je střetem zájmů každá situace, která je v rozporu (skutečném nebo domnělém) s účelem, zásadami nebo službami, které jménem společnosti poskytujete. Tyto zásady platí pro obchodní vztahy i osobní aktivity. Vedlejší dokumentace Při přípravě smlouvy se zákazníkem nebo dodavatelem je nutno zajistit, aby obsahovala všechny klíčové podmínky už v základním textu a aby nebylo nutno vytvářet vedlejší dokumenty a dopisy upravující náš vztah s dalšími subjekty. Praní špinavých peněz Musíme se vždy snažit získat dostatek informací o zákaznících a pochopit jejich firemní strukturu a finanční situaci, abychom si byli jisti, že peníze, kterými nám platí za zařízení nebo díly, nepocházejí z nezákonné činnosti. Waterjet Holdings Hlavní zásady chování 7
Další obchodní a finanční zájmy Střet zájmů nekončí ve chvíli, kdy opustíme kancelář. I při pracovních aktivitách mimo ni nesmíme zapomínat na naše zásady. Mimo kancelář bychom se měli vyhnout situacím, které mohou vést ke střetu zájmů (nebo i pouhému zdání takového střetu) mezi námi a naší prací ve společnosti. Pokud navíc máme my nebo blízký příbuzný významný finanční zájem související s dodavatelem, odběratelem, konzultantem nebo konkurentem naší společnosti, musíme o tom informovat místního personálního ředitele nebo naše přímého nadřízeného (bez prozrazení totožnosti příbuzného). Blízcí příbuzní jsou definováni v glosáři. V oblastech týkajících se finančních zájmů si manažeři vyžádají posouzení významnosti takového zájmu od personálního či právního oddělení. Pokud nahlásíte významný finanční zájem týkající se dodavatele, odběratele, konzultanta nebo konkurenta naší společnosti, pomůžeme vám učinit vhodná opatření. Práce pro jiné firmy Pokud pracujete jako manažer, člen představenstva nebo konzultant firmy, která je naším obchodním partnerem, musíte o tom neprodleně informovat místního personálního ředitele nebo svého přímého nadřízeného a vyžádat si souhlas se setrváním v takové funkci. Tato zásada platí pro placené i neplacené funkce. Příklady střetu zájmů: náš člen vrcholného managementu je také členem představenstva ve firmě, která nám poskytuje služby, a tuto funkci nám nenahlásil, správce našich budov má sestru, která vlastní firmu s prodejními automaty. Správce se dozví, že jeho závod bude brzy vybírat nového dodavatele prodejní techniky. Předá sestře specifikace nejlepší nabídky, které společnost dosud na základě výběrového řízení obdržela. Sestra pak zašle lepší nabídku. vedoucí pracovnice má zajistit přijetí zaměstnance na volné místo v jejím úseku. Její bratranec má vhodnou kvalifikaci a hledá práci. Místo toho, aby vedoucí požádala o výběr nejlepšího kandidáta svého nadřízeného, zaměstná rovnou svého bratrance. náš zaměstnanec soukromě podniká a spolupracuje s naším schváleným dodavatelem, aniž by informoval svého nadřízeného. DARY Je zakázáno přijímat dary vyšší než symbolické hodnoty (obecně nad 25 dolarů) od obchodních partnerů společnosti a také dary takové hodnoty dávat. Podobný dar může vzbudit dojem střetu zájmů a očekávání, že se dárce nebo příjemce bude těšit lepšímu nebo preferenčnímu zacházení. Tato zásada platí pro dodavatele, distributory, zákazníky a také další subjekty a fyzické osoby, které v současnosti obchodně spolupracují s naší společností nebo o to usilují. Přijímání darů Nesmíme a ani členové našich rodin (dle definice v sekci Střet zájmů či Další obchodní a finanční zájmy) nesmějí přijímat dary, služby nebo přednostní zacházení od kohokoli (zákazníků, dodavatelů atd.) výměnou za současné a budoucí zakázky od naší společnosti nebo speciální peněžní či obchodní podmínky. Ověřit si, zda nejde o možný střet zájmů, je jednoduché: Bude si osoba nabízející dar myslet, že vás podplatila? Mohou si to myslet jiné osoby? Je-li odpověď na kteroukoli z těchto otázek Ano, poděkujte dárci, ale rozhodně dar odmítněte přijmout s vysvětlením, že jste vázáni podnikovými zásadami. Pokud máte jakékoli otázky ohledně vhodnosti daru nebo pozvání, proberte před přijetím záležitost s místním vedoucím personálního oddělení nebo přímým nadřízeným. Ve výjimečných situacích, kdy byste odmítnutím nebo vrácením daru mohli druhou stranu urazit nebo působit trapně, což by mohlo poškodit naše obchodní vztahy, můžete dar přijmout jménem společnosti a po konzultaci se svým manažerem jej předat společnosti. 8 EthicsPoint www.ethicspoint.com
Bez porušení zásad týkajících se darů lze přijmout občasné nepeněžní dary nominální hodnoty podle místních zvyklostí (obvykle méně než 25 dolarů ve všech zemích) a drobné dary či pozornosti, jejichž poskytnutí lze oplatit, jako jsou reklamní předměty s logem společnosti nebo příležitostný pracovní oběd. V případě přijetí nebo poskytnutí darů s vyšší než nominální hodnotou je bezpodmínečně nutné schválení přímého nadřízeného. Příklady nevhodně přijatých dárků: nákupčí obdrží od dodavatele pro svou osobní potřebu vstupenky na drahý sportovní zápas. Sám pak vybere tohoto dodavatele, aniž by komukoli oznámil přijetí vstupenek a aniž by spravedlivě posoudil další dodavatele. správce budov se nechává pravidelně pozvat na oběd místními dodavateli. Přestože dodavatele pro každý projekt důkladně vyhodnotí a zvolí toho nejlepšího, vzbudil zdání, že bez pozvání na oběd zakázku neudělí. manažer prodeje poskytne dodatečnou slevu velkému zákazníkovi poté, co tentýž zákazník nabídl místo jeho bratrovi. Dávání darů Při prodeji a nákupu produktů a služeb nebo v případě, že je potřeba usnadnit či urychlit naše obchodní transakce, jsou zakázány tyto kroky: nabídnout nebo poskytnout nadstandardní platební podmínky nezahrnuté ve smlouvě nebo objednávce, poskytnout jiné zvýhodnění, poskytovat luxusní dary nebo pohoštění pracovníkům státních institucí, zákazníkům a jiným osobám. Naše obecné pravidlo ohledně dávání darů: Neposkytujte dary ani nic jiného hodnotného, co by mohlo být vnímáno jako věcný dar. Hrazení přiměřeného a obvyklého občerstvení a zábavy je při běžném obchodním styku povoleno při dodržení našich podmínek týkajících se proplácení obchodních výdajů (viz zásady proplácení cestovného a pohoštění a další obchodně specifické zásady, které se týkají pohoštění zákazníků). Pokud okolnosti dar vyžadují, pečlivě zvažte, jak by se mohl jevit jiným osobám. Pokud by mohl být vykládán jako protihodnota za nějakou úřední nebo obchodní výhodu, dar nelze poskytnout. Musíme znát a dodržovat platná omezení ohledně poskytování jídla, ubytování, dopravy, zábavy nebo dárků představitelům a zaměstnancům státních institucí. Zákony různých zemí se pohybují od absolutního zákazu darů (bez ohledu na hodnotu) až po zákaz dávat dárky výměnou za kladné rozhodnutí úředníka. V případě dalších otázek se spojte se svým přímým nadřízeným, vedoucím personálního oddělení nebo právním oddělením společnosti. Waterjet Holdings Hlavní zásady chování 9
Příklady nevhodně poskytnutých dárků: prodejce slíbí nákupčímu sadu golfových holí, pokud bude navzdory vyšší ceně nakupovat zboží výhradně od něj, pracovník personálního oddělení pošle dárkovou poukázku v hodnotě 200 dolarů zaměstnanci firmy, která nám zajišťuje benefity, aby dosáhl nižší ceny. S konkrétními dotazy ohledně dárků nebo jednání se zákazníky z řad státní správy nebo místní samosprávy se obracejte na místního personálního ředitele, přímého nadřízeného nebo právní oddělení. ANTIMONOPOLNÍ OPATŘENÍ Antimonopolní zákony mají zajistit volnou hospodářskou soutěž bez nekalých praktik. Jako zaměstnanci společnosti Waterjet Holdings jsme povinni dodržovat všechny relevantní antimonopolní zákony včetně zákonů USA. Antimonopolních zákonů a nařízení si musejí být vědomi především zaměstnanci pracující v oblasti marketingu, prodeje, nákupu a akvizic a ti, kdo se účastní aktivit oborových nebo obchodních sdružení. Antimonopolní záležitosti jsou velmi složité a legislativa v různých zemích se liší. Některé prohřešky proti ní mohou mít za následek trestní stíhání a značné pokuty pro společnost a také pokuty nebo trest odnětí svobody pro provinilé zaměstnance. Porušení zákona v této oblasti může také vést k soudním sporům, což by pro naši společnost představovalo riziko velkých škod a soudního omezení obchodních aktivit. Abychom předešli byť i jen dojmu protiprávního jednání, musíme se vyhýbat těmto aktivitám: diskuse s konkurenty o cenách, podmínkách prodeje, nákladech, výrobě, výrobcích a službách, účasti v tendrech, jiných neveřejných obchodních záležitostech, prodejních oblastech, trhu nebo obchodní strategii, distribučních kanálech a zákaznících, omezování práva zákazníků prodávat nebo pronajímat produkty za konkrétní cenu nebo dráže než za určitou cenu, následující opatření učiněná bez přezkoumání právním oddělením: podmiňování prodeje nebo zapůjčení výrobku či služby prodejem nebo pronájmem jiného výrobku či služby, případně vytváření balíčků výrobků a služeb, podmiňování nákupu, prodeje nebo zapůjčení výrobku či služby uzavřením reciproční dohody se zákazníkem nebo dodavatelem, zákaz dalšího prodeje a pronájmu našich výrobků a služeb zákazníky na určitém území nebo určitým osobám, diskriminace týkající se cen nebo podmínek pro zákazníky, kteří si navzájem konkurují. Příklady porušení antimonopolních zákonů: několik výrobců plastů se poradí a dohodne se, že nastaví vysoké ceny, které budou udržovat, obchodní zástupci různých konkurentů se nad skleničkou dohodnou na rozdělení zákazníků v daném regionu, aby si každý zajistil potřebný obrat. 10 EthicsPoint www.ethicspoint.com
OCHRANA HOSPODÁŘSKÉ SOUTĚŽE A ČESTNÉ JEDNÁNÍ S DODAVATELI Společnost Waterjet Holdings jedná se svými dodavateli, smluvními partnery a poskytovateli služeb vždy čestně a spravedlivě. Umožňujeme jim férové soutěžení o naše zakázky, vždy podle celkové hodnoty, kterou naší společnosti nabízejí. Zásady našeho chování vůči dodavatelům: o nákupu materiálu nebo služeb pro společnost rozhodujeme podle kvality výrobků a služeb, včetně konzistentnosti a spolehlivosti dodávek, nezadáváme zakázky na základě reciprocity (tj. těm dodavatelům, kteří na oplátku slíbí koupit určité naše produkty), před transakcí, v jejímž rámci nám dodavatel slíbil lepší cenu za zboží než jiným zákazníkům, se poradíme s právním oddělením, při rozhodování o nákupu nevyžadujeme od dodavatelů příspěvky pro charitativní či jiné neziskové organizace. Vyžadování hmotných osobních výhod je zakázáno. důvěrné obchodní informace dodavatelů neposkytujeme mimo naši společnost a rovněž je nepředáváme zaměstnancům, kteří je nepotřebují, nabádáme zaměstnance k tomu, aby dodavateli ani zákazníkům nesdělovali nepravdivá nebo zavádějící prohlášení o jiných dodavatelích, zákaznících a konkurentech či o jejich produktech a službách. Další informace o ochraně hospodářské soutěže lze získat u našeho hlavního ředitele pro Global Supply Chain nebo u vedoucího lokálního obchodního zastoupení. VYUŽÍVÁNÍ MAJETKU SPOLEČNOSTI Majetek naší společnosti, včetně budov, vozidel, zařízení a komunikačních systémů (například e-mailu a internetového připojení) slouží pro potřeby naší práce a plnění povinností. Měli bychom jej tedy využívat primárně k pracovním činnostem. Příležitostné osobní použití Společnost si uvědomuje, že téměř každý občas potřebuje využít její vybavení nebo komunikační prostředky pro osobní potřebu. Obecně je to povoleno, pokud takové užití splňuje několik podmínek: má omezenou dobu trvání nebo rozsah, nemá negativní vliv na pozornost nebo plnění pracovních povinností, nemá za následek významné zvýšení nákladů pro společnost, pokud toto zvýšení není s předstihem schváleno nadřízeným zaměstnance, nejedná se o zasílání pornografických nebo urážlivých materiálů, obtěžujících zpráv nebo hanlivých komentářů ohledně věku, barvy kůže, postižení, etnické příslušnosti, manželského nebo rodinného stavu, národnostního původu, rasy, náboženství, pohlaví, sexuální orientace, postavení veterána nebo jiné charakteristiky chráněné zákonem, neporušuje žádným jiným způsobem hlavní zásady společnosti ani jiné zásady, postupy a pokyny. Veškerá komunikace, která probíhá pomocí podnikových telefonů, e-mailu nebo počítačů po dobu našeho zaměstnání u společnosti, je majetkem společnosti, nikoli soukromou komunikací. Společnost Waterjet Holdings vlastní nebo kontroluje přístup ke všem svým komunikačním zařízením a zdrojům počítačům, softwaru, e-mailu, záznamníkům, konferenčnímu zařízení a kancelářským potřebám. Společnost si vyhrazuje právo sledovat veškerou komunikaci prováděnou pomocí tohoto zařízení, a to včetně používání internetu. Waterjet Holdings Hlavní zásady chování 11
Pokud využijeme podnikovou výpočetní techniku, telekomunikační zařízení, sítě, e-mail a internet k soukromým účelům, dáváme tím souhlas s výše uvedenými podmínkami, zejména s tím, že se všemi daty bude zacházeno stejně, bez ohledu na to, zda jsou soukromá nebo pracovní. V majetku společnosti je i počítačový software, k němuž jsou zajištěny licence od různých externích dodavatelů. Společnost dbá na to, aby byl software používán pouze v souladu s licenčními smlouvami, a nebude tolerovat jeho nelegální kopírování. Příklady nesprávného použití podnikového majetku, e-mailu, internetu a jiných komunikačních prostředků: účetní obdrží od dávného spolužáka vtip se sexuálním podtextem na pracovní e-mail. Pošle jej kolegům. asistentku z marketingu poslali na delší nucenou neplacenou dovolenou. Rozzlobeně napíše dlouhou zprávu na velmi frekventovanou diskusní skupinu o tom, jak jí firma ukřivdila. bývalý zaměstnavatel našeho manažera vytvoří speciální tabulky na rozdělování bonusů mezi zaměstnance. Manažer bez povolení vlastníka tabulku využije pro naši společnost. zaměstnanec několikrát denně sleduje on-line aukce osobních předmětů a přihazuje, zaměstnanec na podnikové barevné kopírce vyrobí desítky pozvánek na svou oslavu výročí svatby. PODNIKOVÉ A DŮVĚRNÉ INFORMACE Naše obchodní informace jsou velmi cenné a musejí být chráněny. Jsme povinni je udržovat v nejpřísnější tajnosti. To znamená, že je neposkytujeme lidem, kteří je nepotřebují (i když jsou to kolegové). Příklady podnikových a důvěrných informací: duševní vlastnictví (např. obchodní tajemství, ochranné známky, patenty a autorská práva), technické informace, například vynálezy, složení směsí, návrhy, provozní parametry, specifikace a vědecké údaje, patentovaný software nebo modifikace softwaru vlastněného společností, šablony, pracovní listy nebo jiné programy, výkresy současných nebo chystaných výrobků, obchodní informace plány, náklady, cenové studie, studie trhu, údaje o zákaznících a personálu, seznamy zákazníků a dohody s nimi, údaje o podílu na trhu, smlouvy s dodavateli a jiné soubory, podnikové informace finančního charakteru, finanční a jiné informace o možných akvizicích, písemné a ústní dohody mezi společností a zaměstnanci, obchodními zástupci, strategickými partnery nebo jinými subjekty, informace od našich zákazníků a dodavatelů. 12 EthicsPoint www.ethicspoint.com
Práva duševního vlastnictví Technické inovace, objevy, systémové návrhy nebo technická vylepšení, která zaměstnanci navrhnou nebo zpracují v rámci zaměstnání u naší společnosti, jsou jejím duševním vlastnictvím. Zaměstnanci jsou povinni takové objevy a inovace společnosti oznámit. Pokyny k oznámení poskytne právní oddělení. Hlášení bezpečnostních incidentů Slabiny v zabezpečení mohou mít vážné důsledky. Jako zaměstnanci musíme být ostražití, abychom zaznamenali náhodné i úmyslné bezpečnostní incidenty. Pokud zjistíte některou z následujících aktivit, neprodleně ji ohlaste právnímu oddělení, informačnímu řediteli a svému nadřízenému: zneužití důvěrných informací, neoprávněné použití zdrojů nebo informací společnosti, ohrožení funkčnosti podnikové IT infrastruktury, poskytnutí podnikové výpočetní techniky k útokům proti zdrojům a informacím jiných osob, firem a organizací. Příklady nesprávného použití podnikových informací: inženýrka představí svému zaměstnavateli nový proces a informace jako své vlastní, přestože vlastnická práva patří někomu jinému, asistentka technického ředitele zkopíruje schéma nového elektronického relé a předá je příteli, který pak si pak relé nechá patentovat pod svým jménem, zaměstnankyně firmy instalující protipožární systémy má na starosti sběr dat o podnikových zákaznících. Tyto informace poskytne bratrovi své známé, který má marketingovou firmu v odvětví průmyslové požární ochrany. Ochrana hesel Hesla jsou důležitým prvkem zabezpečení sítě a chrání přístup k mnoha podnikovým systémům, mj. k počítačové síti, e-mailu, internetu a záznamníkům. Hesla slouží k ochraně uživatelských účtů a je nutno je považovat za důvěrné informace. Při jejich vytváření bychom neměli využívat dobře známé nebo snadno dostupné osobní informace, například jméno nebo telefonní číslo. Pokud máme podezření, že došlo k prozrazení určitého hesla, obraťte se na IT oddělení a požádejte o okamžitou změnu hesla. Plné znění příslušných zásad najdete v příloze. V případě dalších otázek ohledně podnikových a důvěrných informací se spojte s naším managementem nebo právním oddělením společnosti. OCHRANA ÚDAJŮ O ZAMĚSTNANCÍCH V rámci běžného provozu naše společnost shromažďuje, zpracovává, využívá a předává osobní údaje zaměstnanců pouze pro legální a legitimní podnikové účely. Společnost dbá o ochranu a zabezpečení všech důvěrných osobních údajů podle všech podnikových zásad i místní legislativy. Za účelem ochrany osobních údajů a práva na soukromí musíme: činit vhodná opatření k zabezpečení osobních údajů, chránit důvěrnost osobních údajů při jednání s externími subjekty, Waterjet Holdings Hlavní zásady chování 13
poskytovat osobní údaje jen těm, kdo je oprávněně, ze zákonných či pracovních důvodů, potřebují, usilovat o to, aby osobní údaje byly vždy přesné a aktuální. Pokud dojde ke změně vašich osobních údajů, informujte o ní místního personálního ředitele. Příklady porušení ochrany osobních údajů zaměstnanců: vedoucí hovoří o zdravotních údajích zaměstnance s jeho kolegy, vedoucí ponechá vyplněnou žádost o dovolenou na svém stole tak, že ji mohou všichni vidět. KONTROLNÍ MECHANISMY V OBLASTI EVIDENCE, FINANČNÍCH DAT A DŮVĚRNÝCH ÚDAJŮ Přesné a včasné finanční záznamy a kontroly poskytují informace potřebné k řízení našich obchodních aktivit. Jsou také nezbytné k plnění povinností vůči našim investorům, státním orgánům a široké veřejnosti. Veškerá naše interní a externí finanční dokumentace a informace musejí obecně splňovat: všeobecně uznávané účetní zásady v USA (US GAAP), místní předpisy týkající se výkaznictví, zásady vedení evidence v souladu se systémem kvality, platné zásady interních kontrol, včetně postupů sloužících k ochraně majetku společnosti. Finanční údaje o naší společnosti lze externě poskytnout pouze s předchozím souhlasem právního oddělení. Dodržování zásad interních kontrol Za vytváření a dodržování kvalitního a efektivního systému interních kontrolních mechanismů odpovídá ve své oblasti působení každý zaměstnanec. Tyto kontrolní mechanismy mají zajistit plnění následujících bodů: transakce jsou řádně povoleny a přesně zaznamenány, a to v souladu se zásadami a postupy společnosti, majetek společnosti je přiměřeně zabezpečen, finanční a správní výkaznictví je spolehlivé a přesné a odráží skutečnou obchodní činnost, veškeré aktivity jsou v souladu s platnými právními předpisy, obchodní činnost je efektivní a účinná. Využití interních kontrolních mechanismů Naši zaměstnanci mají tyto povinnosti: vést úplnou, přesnou a včasnou evidenci a účty veškerých obchodních transakcí, podnikového majetku, prostředků a závazků, vyžadovat od nadřízených schválení pouze legitimních výdajů a dokládat je relevantní a přesnou dokumentací. Vyžadovat proplácení pouze těch výdajů, které byly vynaloženy ve prospěch společnosti. ti, kdo mají pravomoc schvalovat obchodní výdaje, tak mohou učinit až po zvážení, zda jsou dané výdaje v souladu s firemními zásadami. Pokud tuto pravomoc máte, berte ji vážně. V některých případech můžete dostat svolení 14 EthicsPoint www.ethicspoint.com
k přenesení této pravomoci, přesto nadále nesete konečnou odpovědnost za kroky pověřené osoby. Při pověření je nutno poskytnout jasné instrukce a na použití pravomoci dohlížet. dbát na to, aby byly důležité informace zaznamenány, zpracovány, shrnuty a sděleny příslušným pracovníkům v účetním oddělení. Pouze tak lze posoudit, zda je nutno údaje o vývoji a riziku a další podstatné informace poskytovat dalším osobám. používat firemní prostředky účinně a efektivně, chránit veškerý fyzický, finanční, informační a jiný podnikový majetek. Přesnost podnikové dokumentace Všechny obchodní transakce musejí být řádně povoleny a také úplně a přesně zaznamenány v účetnictví. Při tom je nutno postupovat v souladu s našimi finančními zásadami a zásadami schvalování a vedení dokumentace a v souladu s obecně platnými účetními zásadami. Ověřené finanční výkazy a dotazníky musejí být úplné a přesné. Návrhy rozpočtu a jiné finanční analýzy a prognózy musejí správně odrážet veškeré informace relevantní pro učiněná rozhodnutí. Dále platí, že bez ohledu na účel nesmějí být uchovávány žádné nezaúčtované peněžní prostředky nebo jiná účetní aktiva. Nesprávné použití peněžních prostředků a majetku společnosti či zákazníků nebo falešné položky vytvořené zaměstnanci či jinými osobami musejí být oznámeny právnímu nebo personálnímu oddělení, případně na linku EthicsPoint. Telefonní čísla na tuto linku najdete v příloze. Dokumenty, soubory a vedení evidence S cílem zajistit bezchybnost systémů účetní evidence a výkaznictví naší organizační jednotky musíme znát místní postupy týkající se vedení záznamů a archivace evidence. Je naší odpovědností vědět, jak dokumentovat a evidovat veškeré položky a záznamy, které máme na starosti. Musíme také plně a přesně dodržovat všechny audity a včas reagovat na související požadavky. Žádný dokument originály, koncepty, duplikáty, počítačové soubory, výměnné disky, pevné disky, diskety, CD ani jakákoli jiná média nesmí být zničen, změněn ani odebrán z žádné složky nebo místa uložení jinak než podle zásad daného oddělení. Informujte se u přímého nadřízeného, zda toto opatření platí i ve vašem oddělení. Šíření nepravdivých nebo hanlivých informací či pozměňování nebo likvidace jakýchkoli dokumentů bez řádného povolení je porušením našich zásad a v mnoha případech je též nezákonné. Řešení chyb V souladu s našimi zásadami jsme povinni informovat zákazníky a dodavatele o vzniklých administrativních nebo účetních chybách a okamžitě je odstranit vystavením dobropisu, vrácením peněz nebo jiným způsobem přijatelným pro obě strany. Kontrolní mechanismy týkající se zpráv pro investory Společnost Waterjet Holdings je zavázána dodržovat zákony o cenných papírech, komunikuje se svými investory upřímně a přímo a poskytuje úplné, správné, přesné, včasné a srozumitelné údaje. Kromě toho jsou generální a finanční ředitel povinni zajistit, aby všechny dokumenty, které společnost připraví a poskytne investorům spolu s dalšími informacemi pro veřejnost, obsahovaly úplné, správné, přesné, včasné a srozumitelné informace o společnosti. Waterjet Holdings Hlavní zásady chování 15
Příklady nesprávné evidence a špatně nastavených kontrolních mechanismů: účetní je požádán nadřízeným, aby běžné provozní náklady zaúčtoval jako zvláštní účetní rezervu. Když účetní namítne, že to není správné a že by došlo k umělému navýšení příjmů, nadřízený odpoví, že na splnění příjmových cílů závisí roční prémie celého týmu. Nadřízený také dodá, že pokud účetní pokyn nesplní, najde si někoho rozumnějšího. manažer koupí zařízení pro svou osobní potřebu a pak dá svým přímým podřízeným pokyn, aby nákup zaúčtovali jako své cestovní a pracovní výdaje. Tím obchází schvalovací proces a navíc nakupuje pro sebe za firemní prostředky. zaměstnanec záměrně vykáže nevykonanou práci se smyšlenými časy a daty. INTERNÍ INFORMACE, MÉDIA A FINANČNÍ KOMUNITA Naše společnost není obchodována na burze, přesto musíme vědět, jak s informacemi o firmě zacházet. Správným zacházením se mimo jiné rozumí, že interní informace nesmíme zneužívat ani předávat jiným osobám za účelem osobního prospěchu. V rámci práce pro naši společnost se můžeme dostat k interním informacím o firmě, jejích zákaznících, dodavatelích nebo strategiích. Za interní informace se považují jakékoli neveřejné informace o naší nebo jiné společnosti, které lze zneužít k osobnímu prospěchu. Například pokud víme o finančních výsledcích společnosti nebo plánované akvizici či odprodeji dříve, než jsou tyto informace zveřejněny, máme k dispozici interní informace. Znalost neveřejných informací může znamenat riziko jejich zneužití. Pokud máme k dispozici interní informace, platí tato pravidla: interní informace nesdělujte: neveřejné informace nesmíme poskytovat jiným osobám (ve společnosti i mimo ni), pokud k tomu předem nedostaneme schválení, interní informace nevyužívejte: interní informace nesmíme využívat při obchodních transakcích, pokud to společnost znevýhodní nebo nám to přinese nečestnou osobní výhodu oproti ostatním, kteří tyto informace nemají. Příklady zneužití interních informací: zaměstnanec ví, že naše čtvrtletní výsledky budou lepší, než se čekalo, a tak poradí investorovi, aby nakoupil naše dluhopisy. Přítel dluhopisy koupí ještě před vyhlášením výsledků a prodá je po vyhlášení, když cena stoupne. známý sdělí našemu zaměstnanci, že jeho firma vstoupí do úpadkového řízení. Zaměstnanec varuje dodavatele, kteří s touto firmou také obchodují. 16 EthicsPoint www.ethicspoint.com
Komunikace s médii Komunikace s investory a sdělovacími prostředky je důležitou součástí našich vztahů s veřejností. Naše společnost má však při oznamování významných událostí veřejnosti právní závazky. Veškerá naše komunikace s médii musí proto být přesná a konzistentní. Společnost se snaží dostatečně informovat investory a sdělovací prostředky o našich úspěších, finančních výsledcích a plánech do budoucna. Média však někdy získávají informace i z jiných zdrojů a telefonicky si je u nás ověřují. Dotazy médií se mohou týkat např. těchto oblastí: zvěsti o fúzi, akvizici nebo jiné významné obchodní události, zvěsti o změnách v managementu, nové produkty, zásady, postupy nebo strategie. Tazatele ze zpravodajských médií, například z finančních časopisů a od finančních analytiků, je nutno odkázat na generálního a finančního ředitele (prostřednictvím jejich asistentky). Tazatele z obchodních periodik je třeba odkázat na asistentku generálního nebo finančního ředitele, pokud týkající se financí, určitého produktu a podobných témat, nebo na asistentku viceprezidenta pro lidské zdroje, pokud se dotaz týká zaměstnanců nebo organizačních záležitostí. Komentáře na webu a chatu V dnešním elektronickém věku znamená zveřejňování informací na diskusních fórech nebo na chatu (s výjimkou interních podnikových systémů) totéž, jako kdybychom tyto informace poskytli médiím. Na těchto fórech nesmíme diskutovat o záležitostech naší společnosti, jejích zaměstnanců, zákazníků a dodavatelů a ani na komentáře o společnosti reagovat. Pokud se objeví nějaký znepokojivý komentář ohledně společnosti, doporučujeme upozornit právní oddělení. Sociální sítě Aktivity na sociálních mediích (například Facebook, LinkedIn a Twitter) musejí být v souladu s obecnými zásadami společnosti. Od zaměstnanců zejména očekáváme, že budou postupovat opatrně a s rozvahou. Komentáře na blogu, fórech a sociálních sítích, k nimž nepotřebujeme schválení: nesmějí budit zdání, že jsou názorem společnosti, nesmějí prozrazovat soukromé, interní ani citlivé informace společnosti a jejích zákazníků, musejí být uctivé vůči společnosti, kolegům, zákazníkům, obchodním partnerům a konkurentům, by neměly citovat klienty, partnery a zákazníky společnosti, odkazovat na ně ani je zmiňovat, musejí respektovat autorská práva. Aktivity na sociálních sítích nesmějí narušovat plnění pracovních závazků a spotřebovávat zdroje společnosti. Firemní loga a ochranné známky nelze používat bez předchozího písemného souhlasu. Tyto požadavky platí, i když není konkrétně uvedeno určité pracoviště. Pokud si nejste jisti, obraťte se na místního personálního ředitele nebo přímého nadřízeného. Waterjet Holdings Hlavní zásady chování 17
Příklad nevhodných komentářů na webu: zaměstnanec čte pravidelně na internetu zprávy o budoucnosti naší společnosti. Když vidí komentář, který fakta o ní jasně zkresluje, neodolá a napíše do diskuse opravu. Příklad nevhodného kontaktu s médii: reportér z oborového obchodního časopisu zavolá našemu zaměstnanci a požádá o komentář k tomu, jak společnost přišla na nedávno uvedený úspěšný produkt. Zaměstnanec popíše svůj podíl na vývoji výrobku, místo aby reportéra přesměroval na svého nadřízeného. PODVODY Úmyslné zneužití nebo neoprávněné použití zdrojů nebo prostředků společnosti k obohacení svému nebo osob mimo společnost je považováno za podvod. Ve firmách skupiny Waterjet Holdings netolerujeme žádnou formu podvodu. Abychom podvody dokázali rozpoznat, zamezit jim a hlásit je, musíme znát jejich podstatu. Podvod má obvykle jednu z těchto tří forem: zpronevěra majetku znamená krádež nebo zneužití majetku společnosti (např. zásob, výrobků, nástrojů a zařízení), ale i falšování výdajů, padělání a úpravy šeků a podvody v evidenci docházky, korupce nastává, když určitá osoba zneužije svůj vliv v obchodní transakci k zajištění výhod pro sebe nebo někoho jiného. Patří sem přijetí nebo poskytování úplatků či střety zájmů. Všechny transakce, do nichž je společnost přímo nebo nepřímo zapojena, musejí být legální a bez chyby. podvody ve výkaznictví znamenají padělání finančních výkazů nebo jiných dokumentů. Patří sem změny v datech transakcí, zveličování příjmů, podhodnocení závazků nebo výdajů a uvádění položek v evidenci nebo finančních výkazech společnosti, které nejsou přesné a odporují účetním standardům. Uvedli jsme jen několik příkladů možných podvodů. Pokud narazíte na jiné aktivity, které se jeví jako podvodné, okamžitě informujte místního personálního ředitele nebo právní oddělení, případně situaci anonymně nahlaste na lince EthicsPoint. Telefonní čísla na tuto linku najdete v příloze. Příklady podvodů: manažer prodeje požádá zákazníka, aby upravil datum na přejímacím protokolu instalace nového systému, aby mohl příjem vykázat až do příštího čtvrtletí, protože v tomto už dosáhl cílového obratu, pracovnice IT oddělení kopíruje programy, nakoupené společností, pro potřeby soukromého použití doma a kopie poskytne rodině a přátelům, manažer schválí nadsazené vyúčtování od dodavatele, protože z nadhodnocené částky dostane provizi, zaměstnankyně se vrací pozdě z oběda a požádá kolegu, aby ji uvedl v systému docházky jako přítomnou, aby neměla absenci. 18 EthicsPoint www.ethicspoint.com
ODVETA A ZLOMYSLNÉ FALEŠNÉ OHLÁŠENÍ Společnost nepodnikne žádná odvetná opatření vůči zaměstnancům, kteří nahlásí problém týkající se profesionálního chování nebo domnělého porušení podnikových zásad a zákonů. Odplata za ohlášení prohřešků může mít za následek disciplinární postih, který může vést i k rozvázání pracovního poměru. Pokud je ohlášení učiněno v dobré víře, ale čin není nezávislým vyšetřováním potvrzen, ohlašující osoba nebude nijak potrestána. Pokud je však důvodem hlášení snaha uškodit druhému, může být oznamovatel potrestán. ADMINISTRATIVA Všichni zaměstnanci musejí být seznámeni s hlavními zásadami a se všemi dalšími zásadami, postupy a zákony, které jsou relevantní pro jejich práci, a dodržovat je. Jejich nedodržování může vést k disciplinárnímu řízení a trestům, které může mít i podobu ukončení pracovního poměru, a také k trestnímu stíhání, v jehož důsledku hrozí pokuta nebo dokonce trest odnětí svobody. Jsme také povinni hlásit jakékoli porušení zásad a postupů společnosti. Veškerá taková hlášení budou brána vážně a neprodleně řešena. Pokud si nejste jisti přiměřeností nebo etičností nějakého jednání, položte si následující otázky: Souvisí problém s účetnictvím, interními kontrolními mechanismy, právními záležitostmi nebo audity? Nedošlo k porušení zákona či našich standardů týkajících se obtěžování, diskriminace a ochrany produktivního pracovního prostředí? Nedošlo k porušení zákona, našich hlavních zásad nebo dalších zásad a postupů týkajících se dodržování předpisů? Jak by se na situaci dívali naši zákazníci, akcionáři a široká veřejnost? Pokud situaci oznámím, zamezím tím podobným problémům v budoucnu? Hlášení a řešení problémů Pokud u některé z výše uvedených otázek musíte přemýšlet, podívejte se na schéma řešení problému na další stránce. Pokud se problém nedaří řešit nebo se týká etiky či neprofesionálního obchodního jednání, můžete se obrátit na linku EthicsPoint. Telefonní čísla na tuto linku najdete v příloze. Všechny takto nahlášené informace jsou předávány naší skupině BPT (Business Practice Team), která řeší problematiku obchodního styku. Skupina se skládá z našich zkušených manažerů a podléhá přímo představenstvu. Zajišťuje řádné vyřešení nahlášených etických problémů, a to profesionálním způsobem a se zachováním mlčenlivosti. Zprávy ohlášené na EthicsPoint budou řešeny důvěrně a, pokud budete chtít, také anonymně. Jakmile pracovníci linky vaši zprávu (oznámenou přes web nebo telefonicky) obdrží, předají informace příslušnému zástupci naší společnosti k rychlému vyřešení. Pokud se rozhodnete zůstat v anonymitě, uveďte co nejvíce podrobností k případu, aby mohl být řádně řešen. Pokud se problém týká některého z členů skupiny BPT nebo představenstva, zpráva těmto osobám nebude zpřístupněna, aby bylo možné zachovat její důvěrnost a anonymitu autora. Společnost se v maximální možné míře snaží vyřizovat stížnosti citlivým způsobem. Nebudeme podnikat odvetná opatření vůči osobám, které nahlásí problém týkající se obchodního jednání nebo oznámí možné porušení podnikových zásad či zákona. Odplata za ohlášení prohřešků může mít za následek disciplinární postih, který může vést i k rozvázání pracovního poměru. Waterjet Holdings Hlavní zásady chování 19
Ohlašovací povinnost a neohlášení Všichni zaměstnanci mají za povinnost ohlásit porušení našich hlavních zásad chování. Chápeme, že můžete zpočátku váhat, ale neohlášení prohřešku může mít značné následky. Za neohlášení hrozí disciplinární řízení a trest, který může mít i podobu ukončení pracovního poměru, a také trestní stíhání, v jehož důsledku hrozí pokuta nebo dokonce trest odnětí svobody. Máte-li pochybnosti, ozvěte se. Každoroční prohlášení Všichni noví pracovníci v naší společnosti podepisují prohlášení o tom, že si přečetli naše hlavní zásady chování a rozumějí jim. V tomto prohlášení také potvrzujeme, že jsme s těmito zásadami plně v souladu. Služebně starší zaměstnanci tento požadavek plní absolvováním každoročního internetového školení. Tato příručka platí pro všechna pracoviště společnosti Waterjet Holdings a jejím cílem je zajistit dodržování všech zákonů platných pro každé z pracovišť. Obsahuje pouze obecné pokyny a podléhá místním zákonům. Nejedná se o zcela vyčerpávající materiál. Dodatečné pokyny najdete v dalších podnikových, divizních nebo místních zásadách věnujících se tématům, o nichž pojednává tento průvodce. 20 EthicsPoint www.ethicspoint.com
Schéma řešení problémů Mám problém Linku EthicsPoint lze kontaktovat kdykoli. EthicsPoint předává oznámení přímo skupině American Industrial Partners. Pokud se jedná o problémy osobní povahy a není to pro vás příliš nepříjemné, proberte problém přímo s osobou, které se týká. Veškeré problémy etické povahy nahlaste nadřízenému nebo na linku EthicsPoint. Sdělte své podezření těmto osobám: 1. Váš přímý nadřízený 2. Místní personální ředitel Každý člen globální skupiny BPT dostává oznámení přímo z linky EthicsPoint. Pokud problém nebude uspokojivě vyřešen, obraťte se na Člen skupiny BPT viceprezident pro lidské zdroje Člen skupiny BPT ředitel controllingu Člen skupiny BPT právní poradce Skupina BPT oznámené etické problémy prošetří a prostřednictvím viceprezidenta pro lidské zdroje sdělí výsledky představenstvu společnosti. Každý člen centrální skupiny BPT dostává zprávy přímo z linky EthicsPoint. Skupina oznámené etické problémy prošetří a prostřednictvím viceprezidenta pro lidské zdroje sdělí výsledky představenstvu společnosti. Pokud se jedná o problémy osobní povahy a není to pro vás příliš nepříjemné, doporučujeme problém prodiskutovat přímo s osobou, které se týká. Pokud si na přímý rozhovor netroufáte nebo je jinak obtížný, doporučujeme kontaktovat místního personálního ředitele nebo přímého nadřízeného. Pokud problém nebude uspokojivě vyřešen, obraťte se na EthicsPoint. Telefonní čísla na tuto linku najdete v příloze. Pokud je vám nepříjemné o problému mluvit s uvedenými osobami, lze kdykoli v průběhu procesu kontaktovat EthicsPoint. Waterjet Holdings Hlavní zásady chování 21
SLOVNÍČEK Odpovědnost splnění našich závazků a převzetí zodpovědnosti za výsledky v dobách dobrých i zlých a ochota vždy trvat na tom, co je etické. Zástupce fyzická nebo právnická osoba, která je prostředníkem nebo prodejcem naší společnosti. Cokoli hodnotného peníze, dary, pohoštění, zábavu, obchodní příležitosti, náš výrobek, nabídka zaměstnání atd. Neexistuje žádný finanční limit; jakákoli částka může být považována za úplatek. Zpronevěra majetku krádež nebo zneužití majetku společnosti a jejích dceřiných společností (např. zásob, výrobků, nástrojů a zařízení), ale i falšování výdajů, padělání či úpravy šeků a podvody v evidenci docházky. Podplácení poskytování čehokoli hodnotného osobám zaměstnaným státními orgány v zahraničí nebo tyto orgány zastupující, zaměstnancům státních podniků, vedoucím představitelům zahraničních politických stran a kandidátům na tamější úřední funkce. V některých zemích může být zákonem stanovena i širší definice. Skupina BPT (Business Practice Team) komise tvořená členy vyššího managementu, kteří odpovídají za řízení a provoz společnosti; má na starosti správu našich hlavních zásad chování. Majetek společnosti zahrnuje mimo jiné finanční prostředky a výrobky společnosti Waterjet Holdings a jejích dceřiných společností, pracovní dobu a výsledky práce zaměstnanců, počítačové systémy a software, telefony, bezdrátová komunikační zařízení, kopírky, firemní vozidla a důvěrné informace. Konkurence pro účely těchto zásad se konkurencí rozumí jakýkoli podnik nebo subjekt kromě společnosti Waterjet Holdings a jejích dceřiných společností, který vyrábí nebo prodává podobné produkty, řešení a služby, případně o takové činnosti aktivně uvažuje. Střet zájmů situace, která je v rozporu (skutečném nebo domnělém) s účelem, zásadami nebo službami, které jménem společnosti a jejich dceřiných společností poskytujete (včetně obchodních vztahů a osobních aktivit). Korupce situace, kdy určitá osoba zneužije svůj vliv v obchodní transakci k zajištění výhod pro sebe nebo někoho jiného. Zákazník osoba, která nakupuje, konkrétně od společnosti Waterjet Holdings. Distributor fyzická nebo právnická osoba, která je prostředníkem nebo prodejcem naší společnosti. EthicsPoint komunikační kanál sloužící k hlášení problémů, spravovaný externím subjektem, jehož prostřednictvím mohou zaměstnanci a jiné osoby klást otázky nebo hlásit podezření na porušení hlavních zásad a jiných pravidel týkajících se etiky a dodržování zákonů. Podvod úmyslné zneužití nebo neoprávněné použití zdrojů nebo prostředků společnosti k obohacení svému nebo osob mimo společnost. Podvody ve výkaznictví zahrnují například padělání finančních výkazů nebo jiných dokumentů, včetně změny data transakcí, zveličování příjmů, podhodnocení závazků nebo výdajů a uvádění položek v evidenci nebo finančních výkazů společnosti Waterjet Holdings a jejích dceřiných společností, které nejsou přesné a odporují účetním standardům. Věcný dar jakákoli nabídka v podobě zboží, jídla či zábavy, která může být vnímána jako protihodnota za úřední nebo obchodní službu. Blízký příbuzný rodiče, manžel(ka), děti, sourozenci, prarodiče, teta, strýc, bratranec, sestřenice, tchyně, tchán, zeť, snacha nebo jakákoli jiná osoba, s níž má zaměstnanec společnosti Waterjet Holdings či její dceřiné společnosti úzký osobní vztah (partner(ka), druh/družka nebo osoba, s níž žije ve společné domácnosti). 22 EthicsPoint www.ethicspoint.com