Slezská univerzita v Opavě Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné TIME-MANAGEMENT Distanční studijní opora Milan Bumbálek Opava 2011 Projekt OP VK 2.2 (CZ.1.07/2.2.00/15.0176) Rozvoj kompetencí managementu a pracovníků VŠ MSK (s podporou ICT)
Obor: Klíčová slova: Anotace: Organizace a management Time management, plánování, cíle, delegování, produktivita práce, čas, plánování času, energie, prostředky, časový snímek dne, časožrout, energie v průběhu dne, tipy na zvýšení energie, předsudky, činnosti a návyky, Eisenhowerova mřížka, životní role, přehled závazků, aktivity, rituály, projekty, přirozené plánování, GTD, proces řízení, přirozené plánování, INBOX, organizace, seznam projektů, kontextové listy, feflexe, akce, uspořádání projektu, týdenní plánování, seznam denních úkolů, priorita úkolů, automatismus, práce s informacemi, osobní informační portfolio, informační toky, psycho-ekonomické náklady, ztráty při práci s informacemi, zásady efektivní práce s informacemi, e-mail, tag, organizace souborů, organizace dat, synchronizace složek, internetové záložky, RSS čtečky, pravidla třídění dokumentů, organizace pracovního prostředí, Microsoft OneNote, EverNote, hypertextové odkazy. Schopnost efektivního nakládání s časem je základním předpokladem úspěšného života. V rámci této studijní opory se čtenáři nejprve seznámí se základními teoretickými přístupy k organizaci času, včetně základních psychologických a fyziologických principů, které mohou výrazně ovlivnit efektivnost v dosahování pracovních i osobních cílů. Následně si budou moci čtenáři vytvořit vlastní systém pro nakládání s úkoly a projekty a seznámí se rovněž s technikami, se kterými lze lépe organizovat a zvládat svůj čas. Ve třetím modulu se seznámí s technikami pro práci s informacemi, zejména s důrazem na organizaci e-mailu, počítače, online i papírových informací. Samostatný prostor bude věnován programům pro osobní informační databázi. Slezská univerzita v Opavě Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné Autor: Mgr. Bc. Milan Bumbálek Lektoři: Mgr. Bc. Milan Bumbálek ISBN
OBSAH 1 TIME-MANAGEMENT ZÁKLADNÍ VÝCHODISKA...8 1.1 Generace plánování času...11 1.1.1 Významní autoři v oblasti řízení času...11 2 PRINCIPY ŘÍZENÍ ČASU...14 2.1 Život ve světě limitů...14 2.2 ČAS limitovaný zdroj...15 2.2.1 Čas a časové ztráty...16 2.2.2 Práce s časem...17 2.2.3 Časový snímek dne...17 2.3 ENERGIE limitovaný zdroj...18 2.3.1 Energie v průběhu dne...19 2.3.2 Tipy jak si zvýšit energii...19 2.4 PROSTŘEDKY limitovaný zdroj...21 2.4.1 Prostředky...22 2.4.2 Příprava...22 2.4.3 Síla jednoduchosti...23 2.4.4 Prostředí...23 3 SEBEPOZNÁNÍ...25 3.1 Škodlivé názory a předsudky...25 3.2 Činnosti a návyky...26 3.3 Typy činností a úkolů - Eisenhowerova mřížka...28 4 ČTYŘI PILÍŘE PLÁNOVÁNÍ...30 4.1 Klíčové životní role...30 4.2 Cíle...32 4.3 Cíl by měl být písemný!...33 4.4 Zapsáním cíle to nekončí...33 4.5 Aktivity (rituály)...35 4.6 Projekty a úkoly...35 4.6.1 Projekty...36 4.6.2 Úkoly...36 4.6.3 Proč úkoly a projekty oddělovat?...37 4.6.4 Pravidla pro úkoly...38 4.6.5 Pravidla pro projekty...38 4.6.6 Model přirozeného plánování...39 5 OSOBNÍ SYSTÉM PRÁCE S ÚKOLY SYSTÉM GTD...41 5.1 Proces řízení dle GTD...42 5.2 A. Zaznamenej (položky vkládáme do inboxu)...42 5.2.1 Začínáme...44 5.3 B. Objasni (definujeme a odstraňujeme položky z Inboxu)...45 5.3.1 Pravidla pro objasnění...46 5.4 C. Organizuj...47 5.4.1 Neakční položky = nevyžaduje se od nás žádná akce...47 5.4.2 Akční položky = s položkou je spojená nějaká naše akce...47 5.4.3 Seznam projektů...48 5.4.4 Kontextové listy úkolů...48 5.4.5 Archivace materiálů...50 3
5.5 D. Reflexe...50 5.5.1 Týdenní zhodnocení...50 5.6 E. Vyber a udělej (akce)...51 5.7 Proces GTD - shrnutí...51 5.8 Praktické fungování systému GTD...52 5.9 Software na GTD...53 5.9.1 Výhody softwaru...53 5.9.2 Výhody papíru...54 5.9.3 Software pro GTD...54 6 OPERATIVNÍ PLÁNOVÁNÍ...56 6.1 Jednotlivé kroky ke zjednodušení systému...57 6.1.1 První krok uspořádání projektů a úkolů dle rolí (oblastí zájmu)...57 6.1.2 Druhý krok týdenní plánování (seznam úkolů týdne)...57 6.1.3 Třetí krok seznam denních úkolů...58 6.1.4 Čtvrtý krok - Určete prioritu úkolů...58 6.2 Jak se vypořádat s novými úkoly v průběhu dne...60 7 NÁVYKY...61 7.1 Pravidla pro budování návyků...62 Pravidlo 1 Soustřeďte se na změnu jediného návyku...62 Pravidlo 2 Začněte v malém...62 Pravidlo 3 Posilte návyk jeho opakováním po určitou dobu...62 Pravidlo 4 Pravidelná doba a místo...62 Pravidlo 5 Návyk přesně definujte jako rituál...63 Pravidlo 6 Návyk si zapište na seznam denních úkolů, příp. kalendáře...63 Pravidlo 7 Veďte si písemný přehled o tom, jak se Vám daří plnění návyku...63 Pravidlo 8 Motivujte se (odměna)...63 Pravidlo 9 Každý den...63 7.2 Metoda budování návyků dle L. Babauty...64 7.3 Plánování s návyky...65 8 OSOBNÍ INFORMAČNÍ PORTFOLIO...67 8.1 Základní principy práce s informacemi...68 Efektivní práce s informacemi by měla dodržovat šest základních principů:...68 8.2 Základní informační toky...69 9 ORGANIZACE ELEKTRONICKÉ POŠTY...71 9.1 E-mail a principy GTD...71 9.2 Doručená pošta = inbox...71 9.3 Objasnění pošty...72 9.4 Pravidla pro práci s e-maily...75 10 ORGANIZACE POČÍTAČE...77 10.1 Jediný Inbox...77 10.2 Objasnění a organizace souborů...77 10.3 Složky Kartotéka (Reference)...78 10.4 Umístění akčních položek...79 10.5 Návod jak začít s organizací dat...79 10.6 Ukládání dat a souborů online...80 Skydrive (https://skydrive.live.com/)...80 Dropbox (https://www.dropbox.com/)...80 SugarSync (https://www.sugarsync.com/)...81 4
Google Drive (https://drive.google.com/)...81 10.7 Off-line synchronizace složek a souborů...81 10.8 Synchronizace v praxi...81 11 ORGANIZACE ONLINE INFORMACÍ...82 11.1 Internetové záložky...82 11.2 RSS čtečky...83 12 ORGANIZACE PAPÍROVÝCH DOKUMENTŮ...85 12.1 Čistý stůl...86 12.2 Inbox (přihrádka příchozích dokumentů)...86 12.3 Kartotéka...86 12.4 Složka aktuálních projektů...86 12.5 Pravidla pro třídění dokumentů...87 12.6 Archivace...88 12.7 Návod jak začít s organizací pracovního prostředí...89 13 PROGRAMY PRO PRÁCI S INFORMACEMI (OSOBNÍ DATABÁZE INFORMA- CÍ)...90 13.1 Microsoft OneNote...91 13.1.1 Ukládání nových poznámek (nezařazené)...92 13.1.2 Organizujeme poznámky do oddílů...92 13.1.3 Hlasové poznámky a kreslení...92 13.1.4 Vyhledávání informací...92 13.1.5 Značkování informací...92 13.1.6 Hypertextové odkazy a sdílení bloků...93 13.1.7 Mobilita...93 13.2 Evernote...93 13.2.1 Vyhledávání a informací...93 13.2.2 Mobilita...94 13.2.3 Verze Evernote...94 13.2.4 Celkové hodnocení...94 13.3 Jak pracovat s programy pro práci s informacemi...94 5
ÚVODEM Předkládaná studijní opora je určena primárně pro akademické, neakademické pracovníky a dále studenty doktorských studijních programů Slezské univerzity v Opavě a Ostravské univerzity v Ostravě, Obě jmenované skupiny se ve své práci setkávají s řešením nejrůznějších úkolů, které zasahují do rozdílných odborných oblastí. Každý se dennodenně setkáváme s tím nejzákladnějším limitem všech našich činností, kterým je jednoznačně čas. Úkolem studijní opory je seznámit Vás, jakožto čtenáře, s důležitou oblastí řízení omezených časových zdrojů. Jedná se o oblast, se kterou se sice každý z nás denně setkává, ale zpravidla jí nevěnuje odpovídající pozornost. Poznání významu efektivního využívání času čtenáři ve svém důsledku umožní velmi pozitivně ovlivnit jeho pracovní výkon. A pozitivní efekty nejsou omezeny jen na samotnou práci, ale lze je s úspěchem aplikovat i v řadě dalších oblastí života. 6
RYCHLÝ NÁHLED STUDIJNÍ OPORY Studijní oporu lze rozdělit na tři navazující oblasti: 1. teoretická část time-managementu, 2. představení nejdůležitějších soudobých systémů pro organizaci času a úkolů, 3. aplikace získaných poznatků do pracovního procesu čtenáře. První část Základní východiska řízení času Nejprve se seznámíme se základními principy a východisky time-managementu. V další kapitole objasníme základní principy řízení času ve světle třech hlavních limitů času, energie, prostředků. Následuje kapitola věnovaná sebepoznání a celý teoretický blok bude ukončen definicí a popisem čtyř pilířů plánování. Druhá část - Budování systému pro organizaci času a úkolů Tato část opory je věnována popisu vybraných organizačních systémů a osvojení si základů pro práci čtenáře s informacemi. Nejprve je představen systém GTD (Getting Things Done). Druhým důležitým systémem je systém operativního plánování. Efektivní využívání těchto technik je spojeno s důležitou oblastí budování správných návyků. Problematice se věnuje poslední kapitola druhé části. Třetí část - Práce s informacemi Poslední část opory provádí čtenáře problematikou aplikace získaných poznatků na jeho osobní informační portfolio (databáze). Pozornost je věnována organizaci elektronické pošty, organizaci práce s počítačem, vyhledávání a správě on-line zdrojů informací. Nesmíme také zapomenout na základy efektivní práce s papírovými dokumenty. Závěr třetí části je pak věnován informacím o dostupných softwarových aplikacích, které lze využít jako osobní informační databázi. 7