Začínáme pracovat s tabulkovým procesorem MS Excel Nejtypičtějším představitelem tabulkových procesorů je MS Excel. Je to pokročilý nástroj pro tvorbu jednoduchých i složitých výpočtů a grafů. Program spustíme V prostředí Windows z nabídky Do políčka hledání zadáme Excel Z plochy - poklepáním na ikonu Uživatelské prostředí tabulkového procesoru MS Excel 2007 Abychom dále mohli snadněji a jednoznačně popisovat jednotlivé kroky či postupy v prostředí programu MS Excel, je třeba zavést určité názvosloví. Tlačítko office Pruh karet Titulní lišta Panely nástrojů Ikony Adresa buňky Řádek vzorců Záhlaví sloupců Buňkový kurzor Záhlaví řádků Pracovní list Posuvníky Záložky s názvy listů Stavový řádek Chceme-li práci s MS Excel ukončit, stačí kliknout na červený křížek v pravém horním rohu okna Upozornění Před ukončením práce vždy uložte svá data. Pokud tak neučiníte, MS Excel Vám uložení dat sám nabídne. Pokud nabídku k uložení dat odmítnete, Vaše data budou ztracena! 4
Ukládání dat Svou práci nejrychleji uložíte kliknutím na ikonu v levém horním rohu okna (hned vedle tlačítka office). Pokud se jedná o první uložení, dosud nepojmenovaného sešitu (pozn. dokumentu v Excelu se neříká dokument, ale sešit), Excel Vám nabídne dialog Uložit jako, pomocí nějž ukládáme sešit pod jiným jménem volíme název, typ a umístění souboru. Volbu uložit jako můžeme sami vyvolat kdykoliv přes tlačítko office následujícím způsobem: Co znamená která volba, si můžete přečíst na obrázku a je to velmi podobné, jako u ukládání dokumentů MS Word (viz Modul 3). Za zdůraznění stojí zejména volby: Sešit aplikace Excel uloží soubor v nejnovějším formátu se všemi podporovanými funkcemi, které MS Excel 2007 nabízí. Takto uložený soubor bude mít příponu *.xlsx Uživatelé straších verzí MS Excel tento soubor nebudou moci přečíst (pokud nemají dodatečně nainstalován převaděč, který umožní pracovat s formátem *.xlsx i na starších verzích MS Excel zdarma ke stažení na webu Microsoftu) Sešit aplikace Excel 97-2003 uloží soubor ve starším formátu, který používaly předchozí verze MS Excel. Soubor tak budou moci bez problémů otevřít i uživatelé, používající starší verzi MS Excel. Jiné formáty zde najdeme výběr všech ostatních formátů, které se používají méně často, jako je šablona MS Excel, soubory typu *.csv, *.txt, datový soubor typu XML, nebo dokonce možnost uložit sešit jako webovou stránku 5
Standardně je Excel nastaven tak, aby sešity ukládal do Vaší složky Dokumenty, ve formátu Sešit aplikace Excel, tedy *.xlsx. Chceme-li sešit uložit pod jiným jménem a zvolit také jiné umístění souboru, klikneme na Uložit jako a v takto vyvolaném dialogu můžeme měnit zejména tyto nastavení: Změna cílové složky Změna názvu souboru Změna autora Změna typu souboru Provedeme všechna požadovaná nastavení, tak aby se soubor jmenoval jak chceme, byl takového typu, který požadujeme, uložil se do správné složky apod. Soubor uložíme kliknutím na Změna výchozího nastavení MS Excel Pokud bychom častěji používali jiné, než standardní nastavení MS Excel, tedy ukládání do složky Dokumenty ve formátu *.xlsx a podobně, můžeme Excelu nastavit své vlastní Výchozí nastavení. Excel si tak bude pamatovat, že vždy (pokud dialogem Uložit jako neřekneme jinak) chceme ukládat soubory jako *.xls do úplně jiné složky, chceme psát jiným výchozím písmem apod. Tyto změny výchozího nastavení se provádí v dialogu Možnosti aplikace Excel schovaném pod tlačítkem office. 6
V tomto dialogu můžeme nastavovat různé oblasti prostředí MS Excel: Oblíbené umožňuje změnit nejoblíbenější možnosti v MS Excel, například výchozí písmo Vzorce umožňuje změnit možnosti související s výpočtem vzorců, výkonem a zpracováním chyb, například vizuální podobu chyby ve vzorci Kontrola pravopisu a mluvnice umožňuje změnit možnosti oprav a jazykové korekce při psaní textu, například zde můžeme zvolit jazyk slovníku Uložit umožňuje přizpůsobit způsob uložení sešitů, např. typ souboru, složka pro ukládání Upřesnit rozšířené možnosti práce s MS Excel nastavení jak velký je vlastně velký výpočet, vkládání desetinné čárky, nebo chování MS Excel při kopírování dat Přizpůsobit zde můžeme přidávat a odebírat ikony do panelu rychlého přístupu (panel ikon hned vedle tlačítka office) Doplňky zde můžeme doinstalovat a aktivovat doplňky MS Excel, jako jsou různé analytické nástroje apod. Centrum zabezpečení nastavení sešitů MS Excel z bezpečnostního hlediska Zdroje informací zde se aktivuje MS Office, či získávají aktualizace Další možností přizpůsobení MS Excel pro jednodušší práci je přizpůsobení panelu nástrojů v pásu karet. Ten můžeme skrýt a zobrazit pomocí volby Minimalizovat pás karet. Tuto vyvoláme stisknutím pravého tlačítka myši při kurzoru tam, kde jsou (nebo naopak mají být) panely nástrojů. 7
Dalším pomocníkem, zejména při použití MS Excel na velkých monitorech s jemným rozlišením může být velikost zobrazení sešitu pomocí lupy. Najdeme ji v pravém dolním rohu uživatelského prostředí procesoru Excel. Pomocí lupy můžeme měnit měřítko zobrazení (neměníme skutečnou velikost objektů, ale pouze velikost jejich zobrazení na monitoru). Velikost zobrazení měníme klikáním na symboly a, případně rovnou tažením za posuvník mezi nimi. Další velmi pohodlnou možností jak lupu ovládat je použití držení klávesy CTRL a současného točení kolečka na myši. Všechny způsoby vedou ke stejnému cíli optimálnímu zobrazení pracovního prostředí MS Excel, tak aby se nám s ním pohodlně pracovalo. Nápověda Pokud něco nevíme, není nad dobrou radu. Proto je nám k dispozici Nápověda programu MS Excel. Nápovědu spustíme stiskem klávesy F1 na klávesnici (standardní ve většině programů), nebo přímo kliknutím na ikonku v pravé horní části uživatelského prostředí. Objeví se dialogové okno, kterému vévodí pole pro zadání hledaného výrazu. Jak je vidět z obrázku, v našem případě jsme zadali výraz sum a nechali vyhledat vše, co jen najde. Pak už stačí si jen vybrat (=kliknout) z nalezených témat (psány modře) a nechat si poradit. 8