Praktická příručka k zavádění práce z domova jako nástroje slaďování rodiny a práce

Praktická příručka k zavádění práce z domova jako nástroje slaďování rodiny a práce Projekt Rodina a práce šance pro Čelákovice www.rc-routa.cz Čelákovice, listopad 2013

Tato publikace vznikla v rámci projektu Slaďování rodiny a práce šance pro Čelákovice, který realizuje Rodinné centrum Routa, o.s., v partnerství s městem Čelákovice a firmou FV Plast, a.s. Autorky textu: JUDr. Eva Dandová Bc. Petra Kubálková Mgr. Linda Sokačová (ed.)

Vážené čtenářky, vážení čtenáři, předkládáme Vám metodiku práce z domova, která tuto moderní formu zaměstnávání představuje z několika úhlů pohledu personalistického, legislativního i praktického. Součástí textu je i návrh interní směrnice k práci z domova, která Vám usnadní zavádění této netradiční formy práce u Vás ve firmě. Metodika práce z domova nevznikala jen od stolu, ale jednotlivé návrhy byly přímo testovány u firmy FV Plast, a.s, specializující se na výrobu plastových trubek, tvarovek a armatur. Jedním z jejích cílů v oblasti rozvoje lidských zdrojů je zavádění nových flexibilních forem práce, jako jsou částečné úvazky, sdílené úvazky nebo práce z domova. Firma tak mj. podporuje zaměstnanost žen vracejících se z mateřské/rodičovské dovolené. Na začátku roku 2013 se FV Plast, a.s., aktivně zapojil do realizace projektu Rodinného centra ROUTA Slaďování rodiny a práce šance pro Čelákovice formou praktického ověřování využití práce z domova. Tato flexibilní forma práce se osvědčila jak z pohledu zaměstnankyně, která tak pracovala, tak z pohledu nadřízených. Ti si pochvalovali především větší efektivitu práce při plnění úkolů a možnost dohody se zaměstnankyní tak, aby byl úkol splněn včas. Tato praktická příručka zaměřená na práci z domova je jednou ze sady šesti metodik z oblasti slaďování rodinného a pracovního života a diskriminace na pracovním trhu, které Rodinné centrum ROUTA v rámci projektu Slaďování rodiny a práce šance pro Čelákovice připravuje. Všechny materiály budou zveřejněny na webových stránkách www.rc-routa.cz, anebo si je můžete vyžádat v Infocentru Rodina a práce v Čelákovicích. Věříme, že metodiku využijete. Rodinné centrum ROUTA je připraveno poskytnout Vám další informace, odborné konzultace i praktické zkušenosti s flexibilními formami práce v případě, že o ně budete mít zájem. Jana Fajtová Krausová, koordinátorka projektu Linda Sokačová, expertka na rovné příležitosti

Představujeme Rodinné centrum ROUTA, o.s. Sdružení založily v roce 2008 členky Mateřského centra Čelákovice, jimž v té době již odrostly děti a jejich rodiny začaly mít jiné potřeby než v předchozích letech. Cílem sdružení je podpora rodin s dětmi z Čelákovic a okolí. Pořádáním akcí pro celé rodiny se snažíme rodičům nabídnout program pro volný čas a seznámit je s dalšími rodinami, které žijí ve stejném regionu, často i ve stejném městě, mají děti stejného věku a řeší podobné problémy. Oblasti přilehlé k Praze bývají označovány za noclehárny, protože jejich obyvatelé jezdí každý den za prací do metropole. Proto se ROUTA soustředí na slaďování pracovního a rodinného života a prosazování principu rovných příležitostí žen a mužů. Spolupracujeme s rodinami, místní samosprávou i lokálními zaměstnavateli. Podařilo se nám získat finanční podporu z ESF a státního rozpočtu ČR na projekty Rodina a práce pro Čelákovice, navazující Slaďování rodiny a práce šance pro Čelákovice a Podporujme podnikatelky Polabí!. Naše vzdělávací a informační činnost je zaměřena na podporu rodin s dětmi, pozitivní rodičovství, partnerství, aktivní otcovství, mezigenerační vztahy a stále více i na podporu náhradního rodičovství. V rámci sdružení ROUTA dluhodobě působí klub Táta v akci a Klub náhradních rodin. Podílíme se na přípravě volnočasových aktivit pro děti, na organizaci jednorázových akcí pro veřejnost a v partnerství s Mateřským centrem Čelákovice pořádáme kurzy plavání pro děti. Organizujeme vzájemnou sousedskou výpomoc, která zahrnuje vyzvedávání dětí z MŠ a ZŠ, jejich převádění do kroužků, výměnu informací o službách pro rodiny. Naše činnost má podporu města Čelákovice a společně s mateřským centrem se snažíme o prohloubení spolupráce s městem v oblasti rodinné a sociální politiky. Více informací najdete na www.rc-routa.cz.

OBSAH ZAVÁDĚNÍ PROGRAMŮ SLAĎOVÁNÍ KROK ZA KROKEM... 7 PRÁCE Z DOMOVA, PRÁCE NA DÁLKU... 11 Co to je? A jaký je rozdíl mezi prací na dálku a prací z domova?...11 Práce z domova a práce na dálku v české legislativě...12 Nejčastější argumenty v diskusi o zavedení práce z domova a práce na dálku...14 Nejčastější argumenty proti... 14 Nejčastější argumenty pro... 16 Co je třeba zajistit pro snadný chod práce z domova nebo práce na dálku?...17 Organizace práce...18 Pro zaměstnavatele... 18 Pro zaměstnance a zaměstnankyně... 19 Otevření pozice práce z domova nebo na dálku check list...20 Umožnění práce z domova nebo na dálku...20 Postup... 21 Příklady z praxe...21 Britský Telecom... 21 APERIO - Společnost pro zdravé rodičovství... 22 Komerční banka... 23 T-Mobile... 23 ČD-Telematika... 24 Vodafone... 24 IBM... 24

PRÁCE Z DOMOVA A ČESKÁ LEGISLATIVA... 26 Domácký zaměstnanec...27 Režim práce z domova... 27 Zvláštní povaha práce z domova... 28 Pracovní doba při práci z domova... 29 Překážky v práci při práci z domova... 30 Odměňování domáckých zaměstnanců... 31 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci doma... 31 Teleworking - práce na dálku... 32 Závěr... 34 CHECK LIST: CO SI MUSÍTE PROMYSLET, NEŽ ZAČNETE S PRACÍ Z DOMOVA... 36 SMĚRNICE O TELEWORKINGU... 39 Úvodem... 39 Právo zemí Evropských společenství... 40 Rámcová dohoda o práci na dálku (telework)... 41 Zákoník práce a teleworking...45 Vzor části pracovního řádu práce z domova...48 SLOVNÍČEK ZÁKLADNÍCH POJMŮ... 52 AUTORKY... 54

ZAVÁDĚNÍ PROGRAMŮ SLAĎOVÁNÍ KROK ZA KROKEM Jak postupovat, když se rozhodnete zavádět rovné příležitosti a programy slaďování? K realizaci programů rovných příležitostí a slaďování rodinného a pracovního života se zaměstnavatelé často rozhodují z těchto důvodů: buď cítí potřebu zlepšit politiku rozvoje lidských zdrojů a dosahování obchodních cílů, nebo reagují na potřeby zaměstnanců a hlavně zaměstnankyň, kterých se téma harmonizace rodinného a pracovního života a péče o děti týká častěji než mužů. Příprava a zavádění těchto programů by měly především reagovat na konkrétní potřeby zaměstnanců/zaměstnankyň a měly by respektovat podobu firmy/organizace, ve které mají být zavedeny. Příprava a zavádění programů rovných příležitostí a slaďování práce a rodiny by měly proběhnout v projektovém cyklu. Předcházet by měla alespoň základní analýza potřeb zaměstnanců. V praxi se totiž často stává, že zaměstnavatel přijde se zajímavým programem, ukáže se však, že není vhodný pro skladbu a potřeby zaměstnanců v dané firmě. Problematičtější je to zejména u programů, které jsou časově a finančně náročné, jako je např. založení podnikové mateřské školky či jeslí. Již v několika firmách se stalo, že společnost investovala značné finanční prostředky do přípravy mateřské školky pro děti zaměstnanců a posléze zjistila, že se nenajde dostatečný počet dětí, které by mohly zařízení navštěvovat. Úspěch tohoto benefitu pro zaměstnance závisí především na řadě vnějších faktorů: dostupnost veřejného zařízení péče o děti, věk dětí zaměstnanců, obavy zaměstnanců z návštěvy firemního zařízení péče atd. U jiných opatření, jako jsou např. flexibilní formy práce, takového negativní finanční dopady nehrozí. Přesto je důležité reagovat na konkrétní podmínky ve společnosti, a nikoli na obecnější požadavky a představy. 7

Ověřování zájmu o plánované opatření může probíhat formou sociologického zjišťování a vyhodnocování dat dotazníky, individuální a skupinové rozhovory, desk research. Průzkum by se měl zaměřit zejména na postoje zaměstnanců k možnostem slaďování rodiny a práce a uplatňování rovných příležitostí. Dále by se měl zaměřit na to, jak zaměstnanci tyto možnosti hodnotí, jaké mají potřeby a pocit spokojenost ve firmě. Založení pracovní skupiny, rozdělení kompetencí a odpovědností Pro realizaci plánovaného opatření je třeba vytvořit pracovní skupinu. V ní budou zastoupeny osoby odpovědné za personální politiku, ale také zástupci vedení firmy, aby byla zajištěna prosaditelnost jednotlivých opatření. Dalšími členy mohou být zástupci a zástupkyně zaměstnaných, odborů pokud ve firmě působí, případně i zástupci expertských organizací či dodavatelů služeb. Náplní práce této pracovní skupiny je příprava a realizace jednotlivých opatření a souvisejících kroků, které jsou nezbytné pro jejich úspěch. Po založení pracovní skupiny je nezbytně nutné rozdělit kompetence a určit odpovědnost jednotlivých členů při realizaci a zavádění jednotlivých opatření. Při ustanovování skupiny je třeba také rozšířit úvazek odpovědných osob nebo změnit popis jejich pracovní pozice. Není vhodné pouze rozšířit pracovní povinnosti a úvazek ponechat bez rozšíření. Taková situace může existovat jen omezenou dobu než budou zavedena uváděná opatření. Nemělo by však dojít jen k úpravě popisů práce, na realizaci aktivit by měly být alokovány také finanční a materiální zdroje, aby plán neselhal kvůli nedostatku financí. Návrh základních opatření Návrh vytvořený pracovní skupinou by měl vycházet ze zjištěných potřeb, míry spokojenosti a z postojů zaměstnanců/zaměstnankyň i managementu. Nákladná a drahá opatření by neměla být realizována bez předchozího zjištění jejich potřeby a potencionální využitelnosti (to se týká např. již uváděných mateřských škol nebo nákladných vzdělávacích programů). Současně s návrhem opatření by měl být vytvořen finanční plán, přidělen rozpočet a jmenovány osoby, které budou odpovědné za realizaci. V tomto stadiu by měl být také navržen konkrétní plán realizace. 8

Co by měl tento plán obsahovat? Návrh konkrétních opatření a jejich popis Náklady a potencionální přínosy opatření Osoby odpovědné za přípravu a realizaci opatření Cílové skupiny Časový harmonogram Indikátory pro změření úspěšnosti opatření Komunikační plán Finanční a materiální rozpočet Testování a implementace opatření V této fázi by měla být zahájena realizace vytipovaných opatření. Tím je spuštěna časově ohraničená testovací fáze, po níž bude následovat první kolo vyhodnocení opatření a jeho dopadů. Míra testování závisí na velikosti firmy. Úprava interních směrnic a pracovního řádu Již v průběhu testování by měly být upravovány vnitřní směrnice firmy, pracovní řád a vzory pracovních smluv tak, aby byla jasně a transparentně stanovena pravidla pro využívání práce z domova či dalších flexibilních forem práce a aby tyto dokumenty obsahovaly všechny zákonné záležitosti a nebyly v rozporu s platnou legislativou. Evaluace Evaluace je vyhodnocení, jak navržená opatření fungují na úrovni zaměstnavatele (organizace, finanční a další nákladnost opatření atd.) a z hlediska jejich uživatelů i celkového fungování. Evaluace zároveň hodnotí přijetí navržených opatření ve firmě po kvantitativní i kvalitativní stránce jak u zaměstnanců, tak u manažerů i majitelů. Další fáze realizace inovovaných opatření Realizují se opatření, která se osvědčila a která jsou vhodná pro danou firmu/organizaci, na celofiremní úrovni. 9

Komunikace Všechny fáze realizačního cyklu musí prostupovat komunikace mezi všemi jeho účastníky. Je bezpodmínečně nutné, aby všichni zaměstnanci a manažeři odpovědní za realizaci jednotlivých opatření byli informování o plánech, vybraných opatřeních, jejich smysluplnosti i důvodech jejich realizace. Komunikace vedená uvnitř pracovního týmu zabraňuje vzniku nedorozumění a nesprávnému pochopení, které by mohly vést k roztržkám mezi členy. Komunikace je důležitá zejména v případě, kdy je plánováno vybrané formy flexibilní práce, práce z domova či další speciální opatření umožnit pouze omezené skupině zaměstnanců. Součástí komunikace by měly být i informační a osvětové semináře/worshopy pro zaměstnance a zaměstnankyně z cílových skupin, kterých se mají opatření týkat. Komunikační kampaň by neměla opomenout ani top-management. Vhodné je užít různé interní komunikační nástroje podnikové časopisy, zpravodaje, webové stránky, letáky, nástěnky apod. Možnost využívání práce z domova či jiných flexibilních forem může firma samozřejmě šířit i směrem ven k zákazníkům, médiím i širší veřejnosti, a propagovat tak image firmy jako férového zaměstnavatele. 10

PRÁCE Z DOMOVA, PRÁCE NA DÁLKU Bc. Petra Kubálková Co to je? A jaký je rozdíl mezi prací na dálku a prací z domova? Tato kapitola pojednává o domácké práci/práci z domova v kontextu personalistické práce. Pro potřeby této kapitoly rozdělíme v rámci personalistiky práci, která je vykonávána z domova (v legislativě nazývána jako domácká práce či teleworking), na dva různé režimy - a to práce z domova a práce na dálku. Legislativní aspekty práce z domova jsou potom pojednávány v samostatné kapitole. Práce z domova je nástrojem pro slaďování rodinného a pracovního života a označuje činnost, kdy zaměstnanec/zaměstnankyně během své pracovní doby pracuje namísto v kanceláři doma. Taková osoba je převážnou část své týdenní pracovní doby přítomna v kanceláři a menší část pak pracuje mimo kancelář - obvykle doma. Do této skupiny patří režimy označované jako home working a home office. Home working a home office jsou synonyma a záleží pouze na zaměstnavateli, který výraz si vybere. Nicméně z jazykového hlediska bychom mohli výrazy odlišit podle délky doby, po kterou režim trvá. Režim home office je vnímán spíše jako jednorázová záležitost, která je využívána v případně náhlé potřeby postarat se například o nemocné děti, někdy se na místo home office používá v tomto případě sick day. Home working je oproti tomu záležitost již zakotvená dohodou, ústní nebo písemnou, o režimu pracovní doby. Model: Marie má hlavní pracovní poměr na plný úvazek. Její děti chodí do školy a školky. Pracuje na pozici konzultantky pro nové zákazníky, pod obchodním oddělením. Její pracovní doba je od 9:00 do 17:30. Každou středu má přidělen home office, protože chce své malé dítě dávat do školky pouze na 4 dny v týdnu. Dohodu nemá zakotvenou ve smlouvě, ale její nadřízená s upraveným režimem souhlasí. V tento den platí dohoda, že Marie je na telefonu a e-mailu ve své standardní pracovní době. Pokud je mimořádná porada, home office se ruší bez náhrady. Stejně tak kolegové a kolegyně Marie vědí, že tento den není v kanceláři. Její nepřítomnost je zaznamenána v kalendáři. 11

Druhou variantou pak je práce na dálku. Tato forma práce má přesně opačný úhel pohledu. Zaměstnanec/zaměstnankyně pracuje většinu své pracovní doby doma, kdežto do kanceláře dochází pouze na strategické schůzky a porady, a to často velmi zřídka. Mezi typy práce na dálku patří režimy, které nazýváme teleworking, telecomputing, práce online. I zde jsou jednotlivé výrazy spíše synonymy, která vyjadřují fakt, že jednotliví zaměstnanci/zaměstnankyně nejsou fyzicky přítomní. Ke své práci využívají technologie. Nicméně jako práci z domova můžeme označit i domácí výrobu zboží, kterou často dělají lidé na RD/MD nebo ZTP, pak také služby účetních, kteří/které zpracovávají daně a mzdy vzdáleně. Velmi často na podobné bázi fungují mezinárodní pracovní týmy, které nabízejí služby v oblasti cestování a služeb, jako je poradenství, volná zaměstnání a podobně. Pracovník komunikuje a spolupracuje se svými kolegy a kolegyněmi, nadřízenými nebo podřízenými v reálném čase s využitím informačních technologií. Práce z domova je v řadě zemí (skandinávské země, USA) velice rozšířená a podle dostupných statistik ji umožňuje i více než 40 % zaměstnavatelů. V ČR to v roce 2011 bylo méně než 5 %. 1 Model: Robert má hlavní pracovní poměr na plný úvazek, ale definovaný jako práce na dálku. Standardně pracuje doma, ale občas také z kavárny nebo coworkingového centra. Má dvě malé děti, o které se stará. Pracuje na pozici konzultanta pro nové zákazníky. Svůj čas si organizuje podle přidělených případů, které mu zasílají z obchodního oddělení. Jeho úkolem je připravit smlouvu s novým zákazníkem a definovat rozsah služeb. Ve smlouvě má uvedeno místo působení Kolín. V kanceláři je přítomen pouze v době konání měsíčních velkých porad. Práce z domova a práce na dálku v české legislativě 2 Zákoník práce neobsahuje pojem práce z domova, a tudíž ani nestanovuje specifické podmínky pro výkon práce z domova včetně vymezení práv a povinností zaměstnavatele nebo zaměstnance. Práci z domova lze zařadit mezi tzv. práce zvláštní povahy, stejně jako např. práce na dálku. Zákoník práce umožňuje zaměstnancům, aby si při práci z domova libovolně upravili svou pracovní dobu. 1 Zdroj: Práce na dálku.cz, staženo 1. února 2013. 2 Více se dočtete v kapitole Právní aspekty práce z domova. 12

Z hlediska právní úpravy práce z domova se zákoník práce řídí principem co není zakázáno, je dovoleno, takže prostor pro hledání cesty je dostatečně široký. Záleží tedy na zaměstnavateli, jak se s institutem práce na dálku nebo práce z domova vyrovná. Práce zvláštní povahy je charakterizovaná těmito znaky ( 317 zákoníku práce): zaměstnanec nepracuje na pracovišti zaměstnavatele, ale podle dohodnutých podmínek pro něj vykonává sjednanou práci v pracovní době, kterou si sám rozvrhuje; pracovněprávní vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem se řídí zákoníkem práce s těmito výjimkami: na zaměstnance se nevztahuje právní úprava rozvržení pracovní doby, prostojů ani přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy zákoníku práce; při jiných důležitých osobních překážkách v práci a přiznání náhrad mzdy nebo platu se postupuje odchylně; zaměstnanci nepřísluší mzda nebo plat nebo náhradní volno za práci přesčas ani náhradní volno nebo náhrada mzdy anebo příplatek za práci ve svátek. Pokud tedy podržíme rozdělení, které je uvedeno výše, pak do této definice spadá námi definovaná práce na dálku, kdy zaměstnanec pravidelně nevykonává práci na pracovišti zaměstnavatele, ale ze svého bydliště (bytu či domu). V tomto případě pak bývá v pracovních smlouvách uvedeno, že místem výkonu práce je bydliště zaměstnance. Z této definice pak na zaměstnavatele přechází i určité povinnosti jak zajistit bezpečnost a ochranu zdraví při práci (dále BOZP ). První jeho povinností je prevence před poškozením zdraví zaměstnance v rámci BOZP a druhá se týká samotného řešení pracovního úrazu. Podle rozboru právničky Jany Seemanové pro práci na dálku neexistují žádné výjimky. Zaměstnavatel má vůči těmto zaměstnancům zcela stejné povinnosti v oblasti BOZP jako vůči zaměstnancům pracujícím na jeho pracovištích. Právní předpisy BOZP obsahují požadavky směrnic Evropské unie (2), např. směrnice č. 89/391/EHS, o provádění opatření ke zlepšení bezpečnosti a ochrany zdraví zaměstnanců při práci. Základem právní úpravy jsou ustanovení 101 a násl. zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce. Hlavním cílem a úkolem zaměstnavatele při zajišťování BOZP je 13

předcházet nebo omezovat rizika ohrožující životy a zdraví zaměstnanců při práci. V oblasti BOZP a při vytváření neohrožujícího pracovního prostředí plní zaměstnavatelé své úkoly jednak vhodnou organizací práce, jednak systémem opatření k prevenci rizik. Další podrobnosti stanoví několik podzákonných právních předpisů (nařízení vlády a vyhlášky) (3), např. nařízení vlády č. 378/2001 Sb., kterým se stanoví bližší požadavky na bezpečný provoz a používání strojů, technických zařízení, přístrojů a nářadí. (Zdroj: www.aperio.cz/264/prace-zdomova-a-bozp-z-pohledu-zamestnavatele). Dále pak je zaměstnavatel povinen zaměstnance/zaměstnankyni informovat o rizicích práce (např. o škodlivosti rozvržení práce na noční dobu) a o opatřeních na ochranu před působením těchto rizik (např. technologicky nepřipustí výkon práce v noci) a zajistit školení. Na druhé straně určitá zodpovědnost přechází i na zaměstnané v tomto režimu, kdy existuje povinnost podílet se na vytváření bezpečného a zdraví neohrožujícího pracovního prostředí, a to zejména dodržováním zaměstnavatelem přijatých opatření a také svou aktivní účastí na řešení otázek BOZP. Práce z domova i na dálku tedy předpokládá, že tento režim mají přiděleny osoby, které rozumí svým právům i povinnostem. Nejčastější argumenty v diskusi o zavedení práce z domova a práce na dálku Nejčastější argumenty proti zavedení práce z domova a práce na dálku: - Menší kontrola zaměstnaných - Otázka zabezpečení dat a možnosti úniků - BZOP a pracovní úrazy - Nedostupnost zaměstnance/zaměstnankyně - Zaměstnanec/zaměstnankyně není součástí týmu - Nebezpečí vzdálených přístupů k datům - Obtížnější koordinace činností a workflow Nejčastější argumenty proti Nejčastějším argumentem proti práci z domova nebo práci na dálku je obtížná 14

kontrola zaměstnaných, co se týče jejich pracovního výkonu. Tento argument zaznívá napříč všemi diskuzemi. Zde je nutné si uvědomit, že podobný způsob práce by měl být přidělován na pozicích, kde je možné nebýt na pracovišti. Velmi těžko půjde podobný způsob práce zavést např. na asistentských pozicích, kde je třeba být vždy při všech jednáních, koordinovat denní činnost nebo administrativu. Tyto režimy jsou převážně přidělovány takovým pozicím, u nichž je možná jistá míra samostatnosti a zodpovědnosti a činnost je kontrolovatelná na základě výstupů a výsledků práce. U podobných pozic se předpokládá, že zaměstnanci a zaměstnankyně znají svoje úkoly, termíny i důležité milníky ve své práci. Nejvhodnější je pro ty pozice, kde se pracuje projektově. Úkoly jsou tedy řešeny celistvě a každý člen nebo členka týmu mají jasně definovaná kritéria, co a v jakém termínu má být hotové. U pracovníka se tedy předpokládá vysoká úroveň samostatnosti a zodpovědnosti, ale i zde platí pravidlo Důvěřujte, ale prověřujte.. Práci na dálku nebo z domova mohou například využívat ženy na rodičovské či mateřské dovolené (dále RD/MD), které mají po tuto dobu nějakou formu jiné zaměstnanecké dohody, např. dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti. Další, kdo může tento způsob práce využívat, jsou osoby na konzultantských, obchodních, expertních nebo manažerských pozicích, ale vždy je nutné zvážit, nakolik je nutná přítomnost na pracovišti. U manažerských pozic se přítomnost očekává častěji, např. z důvodů předávání důležitých informací nebo z důvodu potřeby koordinovat a vést pracovní týmy. Pro pro ně bude vhodnější první varianta, tedy práce z domova. U ostatních pozic se vždy očekává zvážení zapojení do denního provozu firmy. Dalším argumentem je ohrožení zabezpečení dat. Proti tomuto argumentu už mluví současné technologie. V dnešní době existuje řada bezpečných cest, jak je možné sdílet data a informace a přitom nebýt ohrožen jejich únikem. Na vzestupu jsou nástroje cloud computingu, které všem pracovníkům umožňují v reálném čase přístup k souborům, které potřebují pro svoji práci. Pokud firma nemá tuto službu, pak existují zabezpečené přístupy na severy přes internet nebo využívání služeb sdíleného pracovního prostoru jako Google Apps, Dropbox a jiné. Zároveň je již běžnou praxí, že zaměstnanec/zaměstnankyně podepisují souhlas s pravidly nakládání s informacemi a daty při podpisu pracovních smluv, kde se zavazují, že data nepředají třetí osobě. V tomto ohledu je vždy potřeba zvážit, co 15

je nezbytně nutné pro ochranu bezpečnosti dat a co je výmluvou proti zavádění výkonu práce z domova. Součástí zabezpečení dat je pak přidělování osobních počítačů, které mají instalovány takové technické způsoby řešení, jež obsahují vysoký stupeň ochrany. Jedním z nesilnějších argumentů je směrnice BZOP. I zde se směrnice dá naplnit interním školením, kde si zaměstnavatel stanoví podmínky pro práci z domova nebo práci na dálku a zároveň ve smlouvách přesně definuje, jak mají vypadat podmínky na pracovišti doma. Jedná se především o úpravu pracovní doby stanovení denní doby kdy zaměstnanec nesmí pracovat, a o souhlas zaměstnaných s čerpáním bezpečnostních přestávek. Zaměstnanec by si měl také pracovní dobu každodenně evidovat. Dalším ujednáním, které může být součástí smlouvy, je možnost přístupu zaměstnavatele na pracoviště, protože nyní zaměstnavatel nemá, bez souhlasu zaměstnance, přístup na pracoviště (bydliště) zaměstnance. Nemůže proto kontrolovat jeho pracovní podmínky a bezpečné pracovní prostředí a prevenci v ochraně bezpečnosti. Zaměstnavatel by si měl proto v pracovní smlouvě sjednat možnost přístupu na pracoviště (bydliště) zaměstnance za účelem kontroly bezpečnostních rizik a v případě pracovního úrazu za účelem zjištění příčin úrazu. Posledním argumentem pak bývá horší komunikace a pozdější reakce na výzvy a e-maily. I v této oblasti hodně pomáhají technologie. Existují nástroje a programy na chat, call hovory, konferenční hovory a jiné. Nicméně velmi důležitá pro hladkou komunikaci je dohoda, jak bude probíhat kontakt s týmem a zákazníky, respektive, kdy je vhodné vyřizovat telefonáty a e-maily. Velkým nešvarem je, pokud zaměstnanec či zaměstnankyně nejčastěji odpovídá na e-maily nebo telefonuje v nočních hodinách. Velmi často tak porušuje firemní kulturu. Nepůsobí totiž dobře, pokud hlavní komunikace z firmy je rozesílána po osmé hodině večer. Je proto vhodné, aby každá osoba pracující na podobné pozici byla seznámena s pravidly komunikace a bylo stanoveno, kdy a jak bude reagovat na e-mailovou komunikaci. Nejčastější argumenty pro Na druhou stranu existují i argumenty, které podporují práci na dálku nebo práci z domova. Tyto způsoby práce v jakémkoliv mixu a poměru jsou zajímavým 16

benefitem nejen pro rodiče. Spokojenost zaměstnaných, že mohou přizpůsobit práci svým potřebám, se projeví na postoji k firmě, loajalitě, ochotě pracovat více a přicházet s inovacemi. Pravděpodobně se sníží i nemocnost a fluktuace. Dá se předpokládat, že takto vstřícného zaměstnavatele si budou zaměstnaní vážit více. Např. snížení fluktuace s sebou přináší úsporu nákladů při hledání nových lidí a jejich náboru. Ukazuje se také, že se zvyšuje produktivita práce, a to z toho důvodu, že lidé jsou motivovaní splnit svou denní dávku úkolů za kratší čas; jejich time-management se zlepší. Pokud využijete více zaměstnanců pracujících na dálku, nepotřebujete velké kanceláře. Stačí menší prostor s dostatečnou zasedací místností. Máte tak možnost ušetřit na nájmu a energiích. Pokud se home office stane součástí strategie firmy, můžete vytvořit více týmů, které pracují částečně z domova a částečně v kanceláři, a využívat pro ně stávající prostory, kde se týmy potkávají v sjednané dny. Z vaší firmy se tak stává malé coworkingové centrum. Dle zákoníku práce však nesmí docházet k přenosu nákladů podnikání na zaměstnance firmy. Z pohledu regionů pak přichází potenciál podobných úvazků s lidmi, které můžete hledat napříč krajem a kteří by se nepřihlásili, pokud by museli každý den dojíždět hodinu až dvě do kanceláře. V mnoha šetřeních se ukazuje, že ochota mladých lidí a rodičů cestovat za prací je relativně nízká. Tento benefit tak může přilákat experty nebo zaměstnance, které potřebujete. Co je třeba zajistit pro snadný chod práce z domova nebo práce na dálku? Práci z domova je nutné vždy přizpůsobit konkrétním možnostem zaměstnavatele i zaměstnance, charakteru pracovního místa a obsahu práce. TIP! Při formulování pracovní smlouvy dejte pozor, zda bude zaměstnanec/zaměstnankyně pracovat v rovnoměrném nebo nerovnoměrném režimu rozvržení pracovní doby. Vztahují se k tomu překážky ve výkonu práce zda vznikají na straně zaměstnanců, nebo na straně zaměstnavatele. Jde např. o to, zda je možné navštívit lékaře v pracovní době nebo pouze mimo ni. 17

TIP! Při formulování pracovní smlouvy myslete na směrnici BZOP. Zařaďte pravidla, která považujete za bezpodmínečně nutná pro výkon práce tak, aby se zajistila bezpečnost práce. Můžete zapracovat i možnost přístupu na pracoviště. TIP! Zaveďte interní školení formou e-learningu. Ošetříte tak povinnost informovat o pravidlech BZOP, ale také osvěžíte pravidla firemní kultury, komunikace a řady dalších. TIP! Zvažte možnosti využití technologií a spočítejte si náklady na zavedení cloud computingu nebo jiného způsobu sdílení dat z dlouhodobého hlediska. Stejně tak zvažte, jaké pracovní pomůcky poskytnete zaměstnanci - osobní počítač, chytrý telefon atd. TIP! Jako benefit pro zaměstnance můžete nabízet vysokorychlostní internet. Nebo tuto možnost můžete včlenit do pracovní smlouvy, pokud přidělujete práci z domova nebo práci na dálku. TIP! Začněte využívat telekonference, videokonference a chat. Organizace práce Pro zaměstnavatele TIP! Zaveďte efektivní proces projektového managementu. Existuje řada formátů, např. projektové řízení PRINCE2, nebo softwarů typu Project management. TIP! Stanovte pozice mentora a supervizora, kteří budou kontaktní osobou pro řešení nečekaných osobních nebo pracovních komplikací a kteří budou mít zodpovědnost informovat vás o případných problémech s prací z domova nebo na dálku. Ukazuje se, že ne každá osoba je vhodná pro tento způsob práce. Supervizor by měl předcházet případným nedorozuměním pramenícím z odlišného vnímání odvedené práce. TIP! Manažer by měl pravidelně komunikovat se zaměstnanci vykonávajícími práci z domova. Vhodné je také stanovit si plán práce s přesnými termíny pro jejich výkon, aby nedocházelo k nedorozuměním a existoval podklad pro trans- 18

parentní hodnocení výkonu práce. Zaveďte proto pravidelná hodnocení výkonu práce. Tento bod je vhodné dodržovat, a to nikoliv z formálních důvodů, ale proto, aby nedocházelo k nedorozuměním v rámci týmu. Hodnocení by mělo probíhat minimálně jedenkrát za tři měsíce. I vy, jako vedoucí, musíte vědět, jak práce probíhá, budete tak připraveni na narážky týmu, že ne všichni dochází do kanceláře každý den. TIP! Stanovte pevné termíny týmových schůzek, kdy je nutné, aby osoba pracující doma byla přítomna na pracovišti. Schůzky by měly být pravidelné, aby si zaměstnankyně či zaměstnanec mohli domluvit hlídání dětí nebo uspořádat svůj čas. Pro zaměstnance a zaměstnankyně TIP! Pokud je práce z domova vykonávaná při mateřské/rodičovské dovolené nebo s dítětem předškolního věku, je nutné stanovit dobu a čas pro vyřizování telefonátů a e-mailů se zákazníky a zaměstnavatelem. Není vhodné telefonovat a zároveň koordinovat dětské hrátky. Stanovte si proto pevný hodinový režim, kdy jste k dispozici pro telefonní konference, telefonáty a skype call. TIP! Vždy je nutné mít na paměti, že i práce z domova je plnohodnotnou prací, a je důležité stanovit si pracovní dobu (byť vlastní) a úkoly, které mají být splněny. Je také užitečné vymezit si v domácnosti pracovní místo, které všichni respektují. Pokud je práce z domova vykonávaná při mateřské/rodičovské dovolené nebo s dítětem předškolního věku, je vhodné mít zajištěnou i péči o děti. 1 TIP! Pokud je třeba odpovědět na e-maily a už jsou pozdní hodiny, je třeba zvážit, zda je vhodné e-maily rozesílat pozdě večer, nebo vhodněji až ráno. E-maily si uložte do konceptů a rozešlete následující den. Respektujte směrnici nebo manuál zaměstnavatele s pokyny, jaká je firemní kultura pro komunikaci. 1 Sokačová, L. (2012). Co je to slaďování? Ústí nad Labem: Centrum komunitní práce. 19

Otevření pozice práce z domova nebo práce na dálku check list Oblast Podmínky Náležitosti Zodpovědnosti Pracovní podmínky Vydefinované požadavky na pracovní pozici včetně smlouvy a typových pozic, kdy je možné pracovat z domova nebo na dálku Typologie pozic, kdy je možné pracovat vzdáleně Směrnice pro práci mimo firmu komunikace, bezpečnost dat, projektové řízení, směrnice pro hodnocení zaměstnanců atd. HR oddělení, management Odpovídající technické a technologické vybavení Splněné technické podmínky: připojení k internetu, ntb nebo pc. IT oddělení Sdílení dat cloud computing, Google Apps, Dropbox aj. Zpracovaný pracovní profil pracovní diagnostika Profily zaměstnanců/zaměstnankyň HR oddělení Organizace práce Vytipované a proškolené vedoucí osoby v oblasti práce na dálku mentoři/supervizoři Mentoři/ky, supervizoři/ky spolupracující s lidmi pracujícími vzdáleně v oblasti sledování motivace, výkonu atd. HR oddělení, management Zavedené projektové řízení Efektivní projektové řízení, a to jak technické, tak procesní Management Pravidla pro vedení a řízení lidí, komunikaci, motivaci Vypracovaná metodika pro vedení a řízení lidí, komunikaci, motivaci a projektové řízení Harmonogram pravidelného hodnocení Harmonogram projektu Specifikované úkoly a termíny Management, vedoucí týmů Monitoring Manuál pro monitoring Jasně stanovená pravidla pro monitoring a evaluaci týmu HR oddělení, management, vedoucí týmů Umožnění práce z domova nebo na dálku Pro práci na dálku je důležité tlumočit zaměstnanci/zaměstnankyni pravidla, která je nutné dodržovat. Je velmi důležité, aby obě strany chápaly své 20