SMĚRNICE Metodický pokyn pro zpracování přehledu o činnosti a vyúčtování sekcí a regionů České asociace sester za rok 2007 Vydání: 7. 1. 2008 Frekvence kontroly: 1x ročně Česká asociace sester Prezidium Připomínkové řízení do: 4. 1. 2008 Odborný garant: Ing. Marie Kočová Datum: 21. 12. 2007 Schválil: Prezidium ČAS Datum: 4. 1. 2008 Zpracovatelé: Ing. Marie Kočová, Věra Kunová Datum: 21. 12. 2007 Kontaktní osoba: Ing. Marie Kočová E-mail: kocova@volny.cz Nabývá účinnosti dne: 7. 1. 2008 Držitel dokumentu: Česká asociace sester prezidium DEFINICE A CÍL SMĚRNICE Cílem směrnice je sjednocení pravidel pro vykázání činnosti jednotlivých sekcí a regionů České asociace sester, včetně předložených účetních dokladů. VYMEZENÍ VYBRANÝCH POJMŮ Přehled o činnosti sekce/regionu vyúčtování list č. 1 Vyúčtování sekcí/regionu veškeré hospodaření sekce s finančními prostředky list č. 2. ČAS Česká asociace sester KOMPETENTNÍ OSOBY Za převzetí všech dokladů a vypracování zprávy odpovídá revizní komise ČAS. Za průkazné vedené účetnictví odpovídají pokladní sekcí a regionů. POSTUP (Výkazy se používají zásadně v programu MS Excel!) 1) List č. 1 Přehled o činnosti sekce regionu za rok 2007 a) V zájmu získání informací o činnosti jednotlivých sekcí a regionů pro závěrečné zhodnocení činnosti celé ČAS obsahuje vyúčtování titulní list č. 1, kde je potřebné 1
vyplnit všechny jednotlivé předepsané rubriky. Jejich předtisk je dostatečně srozumitelný. b) Pro kontrolu úplnosti odvedených daní ze mzdy je nutné vyplnit i seznam vyplacených odměn za dohody o provedení práce (v součtu za měsíc), i když sekce v průběhu roku částky vyplácených odměn oznamovala revizní komisi a ekonomce prezidia. Podle rozhodnutí prezidia zůstávají částky odvedených daní ze mzdy nákladem prezidia, výdajem sekce je jen vyplacená čistá mzda. c) Pokud ve vyúčtování na listu č. 2 je vyplněn řádek ostatní příjmy nebo ostatní výdaje, je nutné jejich specifikaci uvést v dané rubrice, případně na zadní stranu. 2) List č. 2 Vyúčtování sekce regionu za rok 2007 a) Veškeré hospodaření sekcí s finančními prostředky je zahrnováno do celkového účetnictví ČAS. Podrobné vyúčtování sekce regionu za rok 2007 je nutné zpracovat do tabulky na listu č. 2, kde nedošlo proti minulému roku prakticky k žádným změnám. b) K formuláři vyúčtování (list č. 2) je přiložen i vzor příklad jeho vyplnění. Tento příklad je možné vytisknout jako pomůcku, ale kdo chce využít přednosti tabulkového procesoru Excel, může si vyplněný příklad zkopírovat na další list (aby zůstalo k použití více výtisků), na jednom výtisku potom může přepsat čísla a využít vzorce na součty, které jsou ve vzoru připraveny. c) K vyplnění tabulky je především potřebné provést sumarizaci všech pohybů v pokladně a na běžném účtu a rozdělit všechny příjmy a výdaje do připravených řádků. V tabulce jsou rozděleny příjmy a výdaje na sloupce: o v hotovosti pokladnou o obraty na běžném účtu o třetí sloupec je součet těchto částek. 3) Pravidla pro vedení evidence finančních prostředků sekce a jejich závěrečnou kontrolu: 1. Všechny sekce a regiony musí mít pokladní knihu, a to vedenou na počítači jakýmkoliv účetním programem nebo ručně jako samopropisovací pokladní knihu s jednou kopií záznamů podle předtisku. Přední strana musí být vyplněna i s podpisovým vzorem pokladníka a předsedkyně. Záznamy musí být vedeny postupně podle datumů, jednotlivé účetní doklady číslovány. 2. Doklady stejného druhu výdaje mohou být do pokladní knihy zavedeny pod jedním číslem za celý měsíc. V každém případě je nutné zajistit, aby bylo možné z výstupů programu sestavit předepsané roční vyúčtování. 3. Účty a paragony musí být nalepeny na podložce (listu papíru), označené číslem výdajového dokladu, které musí odpovídat údaji o čísle dokladu v pokladní knize. Na každém listu musí být pro lepší orientaci součet paragonů a účtů na této podložce. Přitom je možné shromáždit na jedno číslo výdajového dokladu a na jeden list 2
všechny paragony jednoho druhu např. za kancelářské potřeby nakoupené za jeden měsíc, nebo obdobně poštovné nebo jiné služby za celý měsíc. Není přípustné nalepit na jeden list papíru účtenky nebo paragony za více druhů dokladů znesnadňuje to kontrolu hospodaření. 4. V pokladní knize musí být i záznam o příjmech a výdajích v hotovosti včetně vkladu do pokladny výběrem z účtu a výběr z pokladny pro uložení na účet. 5. Veškeré paragony, faktury a účty musí být podepsány předsedkyní sekce nebo regionu. Datum na účtu nebo paragonu musí být z roku, v kterém je účtován. 6. Došlé a vydané faktury, které jsou placeny bankovním převodem, musí být očíslované a založené buď u bankovního výpisu, nebo samostatně s poznámkou, kdy a jak byly uhrazeny. 7. Zálohová faktura nebo výzva k úhradě není účetní (daňový) doklad. Po úhradě musí dodavatel vystavit daňový doklad fakturu, kde je uvedeno zaplaceno zálohou k úhradě 0. Tento doklad je určen k založení, archivaci. 8. Každá výplata odměn za jakoukoliv práci nebo činnost musí být zdaněna. Podrobné pokyny obsahuje ČAS_SM_001/07 Směrnice ČAS o uzavírání dohod o provedení práce a jejich zdaňování z 9. 7. 2007. (příklad: nemůže tedy existovat výdajový doklad na např. XX Kč za administrativní služby panu XY, který by nebyl zahrnut do seznamu podle směrnice a zdaněn). 9. K přijatým sponzorským darům je třeba mít mezi doklady darovací smlouvu, kde je uveden dárce a účel daru. ČAS musí vyplňovat přiznání k darovací dani, i když daně neplatí. Pokud sekce obdržela nějaké účelové dotace nebo granty, je třeba uvedené příjmy doložit smlouvami. Pokud dar firmy nebo společnosti prakticky odpovídá případné prezentaci nebo reklamě této společnosti na semináři, nejde o dar, ale o úhradu služby. 10. Dárkové knižní poukázky nemohou být zařazeny mezi odbornou literaturu pokud není dodatečně doloženo, na nákup jakých knih byly použity. Jinak jde o dar. 11. K účtování semináře musí být přiložena pozvánka a prezenční listina s počtem účastníků. 12. Některé banky posílají výpisy (např. KB) až k 6. 1. 2008. Je třeba, aby na vyplněné tabulce byl opravdu skutečný stav finančních prostředků k 31. 12. 2007, kdy končí účetní rok. Stav zůstatek Kč k 31. 12. 2007 je na posledním listu výpisu uveden. 13. Částky v řádcích Výběr peněz z účtu do pokladny a Vklad peněz na účet z pokladny před konečným zůstatkem musí v součtu ve sloupci Celkem hotovost a účet být nulové. 14. Příjmy za příspěvky od členů jsou účetně evidovány jako příjem až v ústředí ČAS. Pokud má sekce např. přijaté částky za příspěvky od členů v hotovosti a odesílá je bankou příkazem k úhradě do ústředí, uvedeme je sice v pokladní knize jako příjem za příspěvky v hotovosti a dále jsou dvě možnosti: a) pokud je sekce posílá na účet ústředí poukázkou jako hotové peníze a ne prostřednictvím svého účtu, uvede odeslanou částku v řádku výdajů z hotovosti jako členské příspěvky poukázané ČAS 3
b) pokud je sekce posílá na účet ústředí příkazem ze svého účtu (což je ta úspornější varianta), uvede poukázanou částku v řádku výdajů z účtu jako členské příspěvky poukázané ČAS Obdobně je nutné započítat i registrační poplatky za vzdělávání (kreditní body). 15. Zůstatek v pokladní knize má 4x ročně namátkově zkontrolovat předsedkyně revizní komise sekce a zaznamenat vč. podpisu do pokladní knihy, kdy byl skutečný, inventurou ověřený zůstatek peněz v hotovosti zkontrolován se zůstatkem, vykázaným v knize. 16. Pokud má některá pokladní zájem vést účetnictví jednoduchým způsobem na tabulce v programu Excel, kontaktujte Ing. Marii Kočovou na e-mail. adresu: kocova@volny.cz. 17. Vyplněný a podepsaný originál vyúčtování (oba listy) je nutné odevzdat okamžitě po skončení kalendářního roku, a to: a) poštou nebo osobně na adresu sekretariát ČAS, Londýnská 15, Praha 2, 120 00 (telefonem zjistit přítomnost p. Pacholíkové 222 514 797) b) e-mailem na adresu: kocova@volny.cz. Proto je vhodné si údaje pro vyplnění připravit již v průběhu prosince a po 31. 12. 2007 doplnit jen bankovní poplatky, případně poslední pohyby v pokladně. 18. Posouzení a potvrzení vyplněných formulářů bude provedeno ve dnech: Praha Brno 19. 1. 2008 sobota 10,00 15,00 hod. 26. 1. 08 sobota 10,00 14,00 hod. 3. 2. 2008 neděle 9,00 12,00 hod. 6. 2. 2008 středa 17,00 20,00 hod. Konkrétní termín a hodinu musí každá sekce a region dohodnout s předsedkyní revizní komisí paní Milenou Nociarovou na adrese: milena.nociarova@fnspo.cz. 19. K tomuto projednání a potvrzení vyúčtování je nutné donést originály i fotokopie listu č. 1 a 2 (přehled o činnosti a vyúčtování) včetně originálů všech účetních dokladů a záznamů o seminářích. Všechny tyto doklady jsou archivovány v sekretariátu ČAS. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 1) Písemnou zprávu o převzetí všech dokladů zpracuje Revizní komise do 28. 2. 2008. 2) Kontrolou plnění této směrnice pověřuji ekonoma ČAS. PŘÍLOHY Příloha č. 1 Zápis předání dokladů o činnosti sekce/regionu za rok 2007 Příloha č. 2 Soubor MS Excel vyúčtování 4
o list č. 1 Přehled o činnosti sekce regionu za rok 2007 o list č. 2 Vyúčtování sekce regionu za rok 2007 o list č. 3 Příklad (vzor) vyúčtování sekce regionu za rok 2007 5
Příloha č. 1 Zápis předání dokladů o činnosti sekce/regionu za rok 2007 Zápis předání dokladů o činnosti sekce/regionu za rok 2007 Název sekce/regionu Číslo Předsedkyně Pokladník Zástupce revizní komise Počet členů Názvy seminářů a konferencí v roce 2007 pořádaných sekcí/regionem Předány programy proběhlých akcí Předány prezenční listiny proběhlých akcí Prezentace sekce/regionu v rámci kraje, ČR, mezinárodně Další aktivity sekce/regionu Ano Ano Ne Ne Aktualizace informací na webových stránkách Doklady předány dne Předala pokladní Předala členka revizní komise Provedeny Neprovedeny Doklady souhlasí Ano Ne Poznámka Převzala ekonomka Převzala za revizní komisi Převzala za evidenci členů 6