SPOLEČNOST: SEASPOL s.r.o. ( DÁLE JEN MANDATÁŘ ) ADRESA: IČ: 45359024 DIČ: CZ 45359024 REGISTRACE: VEDENÁ U REJSTŘÍKOVÉHO SOUDU V PLZNI V ODDÍLE C, VLOŽKA 2016, SPOLEČNOST: ( DÁLE JEN MANDANT ) ADRESA: IČ: ZASTOUPENÝ REGISTRACE: VEDENÁ U REJSTŘÍKOVÉHO SOUDU V.. V ODDÍLE, VLOŽKA.. A UZAVŘELI SPOLU dle 566 a násl. zákona č. 513/1991 Sb. v platném znění (obchodní zákoník) MANDÁTNÍ SMLOUVU č. XXX 1 PŘEDMĚT MANDÁTNÍ SMLOUVY Předmětem této smlouvy je závazek mandatáře vykonávat pro mandanta administrativní správu nemovitostí, uvedených v čl. 9. této smlouvy (kód odvětvové klasifikace ekonomických činností OKE č.70.32). Smyslem dojednaných činností je zajistit řádný stav a řádný provoz spravovaných nemovitostí a zajištění z toho vyplývajících povinností mandanta vůči třetím osobám, a to zejména: - vést příslušnou evidenci - zařizovat jménem mandanta a na jeho účet dodávky vody, energie, prací
Správa nemovitostí a služeb - v případě zmocnění mandantem provádět platby jménem mandanta - vybírat platby na účet mandanta a vést účetnictví spravovaných nemovitostí 2 POVINNOSTI MANDATÁŘE 2.1 PROVOZNĚ TECHNICKÁ OBLAST Správa nemovitostí zahrnuje zejména následující činnosti (za předpokladu, že se uvedená technická zařízení ve spravovaných nemovitostech nalézají nebo uvedené potřeby vzniknou) 2.1.1 zařizování dodávek služeb spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů (např. dodávka vody, TUV, tepla, elektrické energie, plynu, odvoz odpadu apod.) 2.1.2. zařizování odečtu, popř. výměn vodoměrů, poměrových měřidel tepla (IRTN) v bytech a nebytových prostorech 2.1.3. zařizování vyúčtování vody a tepla na základě naměřených hodnot 2.1.4. zařizování pravidelného úklidu společných prostorů domů, chodníků a zelených ploch, včetně zimní služby na chodnících 2.1.5. zařizování údržby zelených ploch zahradnických prací 2.1.6. zařizování nepřetržité havarijní služby (voda, elektro, plyn, topení, apod.) 2.1.7. zařizování nepřetržité služby vyprošťování z výtahů; 2.1.8. vedení technické evidence domů, bytů, nebytových prostorů, pozemků 2.1.9. periodické vizuální kontroly společných prostorů a částí domů; 2.1.10. posuzování záměrů vlastníků bytů a nebytových prostorů týkajících se bytů, nebytových prostorů i společných prostorů a částí domů s ohledem na zájmy mandanta 2.1.11. periodické hodnocení stavu nemovitostí, formulace koncepce údržby, oprav, příp. investic, plány oprav včetně odborného odhadu nákladů; 2.1.12. zařizování technických prohlídek, odborných posouzení a znaleckých posudků 2.1.13. zařizování revizí, kontrol a prohlídek technických zařízení dle příslušných technických a právních norem 2.1.14. zařizování běžné údržby a oprav stavebních částí budov v rozsahu vyplývajícím ze zákona, popř. z uzavřených smluv; 2.1.15. zařizování provozu, běžné údržby a oprav technologických zařízení (výtahy, vzduchotechnika, rozvody plynu, vody, kanalizace, silnoproudé a slaboproudé rozvody apod.). SEASPOL s.r.o. strana č. 2 z 9
2.2 EKONOMICKO SPRÁVNÍ OBLAST 2.2.1. vedení evidence vlastníků bytů a nebytových prostorů 2.2.2. předpis, výběr a evidence plateb do provozního fondu (popř. dalších fondů upravených stanovami a dalšími interními předpisy) a zálohových plateb za služby poskytované s užíváním bytů a nebytových prostorů 2.2.3. vymáhání dlužných plateb včetně příslušenství jakož i náhrad škod na spravovaném majetku jménem vlastníků (vedení přehledu neplatičů, upomínky, příprava podkladů pro žaloby, součinnost v průběhu soudních řízení) 2.2.4. roční vyúčtování zálohových plateb za služby poskytované s užíváním bytů a nebytových prostorů jednotlivým vlastníkům dle platných předpisů (v případě měření spotřeby vody nebo tepla zahrnutí výsledků výše uvedených samostatných vyúčtování ) 2.2.5. roční vyúčtování fondů jednotlivým vlastníkům, do kterých přispívali 2.2.6. vypořádání přeplatků a nedoplatků z vyúčtování služeb 2.2.7. kontrola a úhrada dodavatelských faktur (věcná správnost, náležitosti dle zákona, sjednaná cena) 2.2.8. vedení podvojného účetnictví, týkajícího se nemovitostí spravovaných dle této smlouvy (průběžné vedení účetnictví, příprava podkladů pro vypracování přiznání k dani z příjmu) 2.2.9. zastupování zájmů mandanta, týkajících se nemovitostí spravovaných dle této smlouvy, v případech sporů (příprava podkladů pro jednání, součinnost v průběhu soudních řízení) 2.2.10. zařizování právního zastupování mandanta 2.2.11. zastupování mandanta v případech pojistných událostí 2.2.12. vyřizování stížností, oznámení, podnětů. 2.3 DALŠÍ POVINNOSTI MANDATÁŘE 2.3.1. respektovat pokyny mandanta v intencích této smlouvy mimo případy možného ohrožení zdraví, života či majetku 2.3.2. na požádání umožnit mandantovi kontrolu vedené dokumentace a poskytovat přitom přiměřenou součinnost; 2.3.3 na žádost mandanta, nejčastěji však 1 x za čtvrtletí předkládat účetní závěrku správy domu, nejdříve 6 měsíců po nabytí účinnosti této smlouvy 2.3.4. vždy do 15. března předložit souhrnnou zprávu o hospodaření včetně účetní závěrky za uplynulý kalendářní rok a případně provést vyúčtování všech fondů jednotlivým vlastníkům; Tel. a fax: 377 328 531, 377 327 473 strana č. 3 z 9 E-mail: seaspol@seaspol.cz
Správa nemovitostí 2.3.5. vždy do 30. dubna provést vyúčtování zálohových plateb za služby poskytované s užíváním bytů a nebytových prostorů a vyúčtování provozních fondů za uplynulý kalendářní rok. Pokud nebudou dodány platné podklady pro vyúčtování prodlužuje se lhůta do 30-tého dne od doručení posledního dokladu obsahujícího data potřebná pro vyúčtování; 2.3.6. mít uzavřeno pojištění odpovědnosti za škodu 2.3.7. při ukončení plnění této smlouvy uzavřít vedenou dokumentaci a předat ji mandantovi. 2.3.8. Nebude-li dohodnuto jinak, veškeré datové výstupy budou mandatářem poskytovány ve formě tištěných, popř. digitalizovaných výstupů. 2.4 POVINNOSTI MANDANTA 2.4.1. vyhotovit pro mandatáře písemnou plnou moc k zastupování mandanta při plnění závazků mandatáře podle této smlouvy 2.4.2. zřídit samostatný provozní účet pro správu domu. Na tento účet budou vybírány příspěvky do provozního fondu a ostatních fondů a zálohové platby za služby. Z tohoto účtu budou mandatářem hrazeny došlé faktury za služby a faktury za běžnou údržbu. Podpisové právo k bankovnímu účtu budou mít výhradně členové výboru společenství vlastníků. 2.4.3. poskytovat mandatáři potřebnou součinnost k plnění předmětu smlouvy včetně pravidelného předávání podkladů pro zpracování účetnictví 2.4.4. zajišťovat přiměřené množství finančních prostředků pro řádnou správu a údržbu nemovitostí 2.4.5. uzavřít vlastním jménem pojištění nemovitosti včetně pojištění odpovědnosti za škody 2.4.6. přebírat od mandatáře a archivovat účetní dokumentaci nemovitostí spravovaných dle této smlouvy, starší 2 let. 2.4.7. předat mandatáři do 1 měsíce od uzavření této smlouvy stanovy společenství vlastníků v platném znění a následně o všech změnách stanov mandatáře písemně informovat 2.4.8. přijmout Pravidla o poskytování a rozúčtování plnění nezbytných při užívání bytových a nebytových jednotek, a to nejpozději do konce zúčtovacího období, za které má být mandatářem zpracováno vyúčtování. 3 SLUŽBY ŘEŠENÉ MIMO PŘEDMĚT SMLOUVY 3.1. Výše uvedené činnosti dle této smlouvy se nevztahují na tepelné zdroje; plnění povinností provozovatele tepelných zdrojů podléhá zvláštnímu režimu a bude v případě potřeby zajištěno na základě samostatné smlouvy sepsané dle konkrétních podmínek. SEASPOL s.r.o. strana č. 4 z 9
3.2. Zařizování rozsáhlejších oprav a rekonstrukcí přesahujících rámec běžné údržby a vyžadujících spolupráci mandatáře při vyhotovení odborných posudků, projektové dokumentace, výběru zhotovitele, provádění úkonů ve stavebním řízení nebo stavebního dozoru a správnosti účtovaných cen bude sjednáno samostatnou dohodou pro každou takovou akci mimo rámec této smlouvy. Výchozím podkladem pro kalkulaci odměny mandatáře bude honorářový řád ČKAIT. 3.3. Vypracování přiznání k dani z příjmu bude mandatář zařizovat či provádět na základě samostatných objednávek, zpracovatel bude stanoven dohodou a cena bude stanovena dohodou na základě ceny obvyklé. 3.4. Předmět této smlouvy nezakládá právo mandatáře uzavírat smlouvy o dílo nebo vystavovat objednávky, jejichž předmět plnění přesahuje rámec běžných oprav a údržby, bez předchozího písemného souhlasu mandanta, bez tohoto souhlasu je smlouva (objednávka) neplatná. Za běžné opravy a údržbu budou pro účely této smlouvy považovány jednotlivé akce do výše 5.000,-Kč bez DPH. 3.5. Povinnost provést účetní závěrku, vyúčtování provozního fondu a vyúčtování zálohových plateb za služby se vztahuje v případech zahájení a ukončení správy vždy pouze na tu část roku, po kterou mandatář vykonával správu nemovitostí dle této smlouvy. Vyúčtování předchozích období, popř. též rekonstrukce účetní dokumentace, budou mandatářem v případě potřeby provedeny na základě samostatné objednávky mandanta, cena bude stanovena dohodou na základě ceny obvyklé. 4 ODPOVĚDNOST 4.1. Mandatář nenese odpovědnost za závady či škody vzniklé v důsledku nedostatečné péče o níže uvedené nemovitosti. Rovněž neodpovídá za stav dokumentace, související s nemovitostí, která vznikla před datem účinnosti této smlouvy. Mandatář neodpovídá za závady či škody vzniklé v důsledku nedostatku finančních prostředků mandanta, v důsledku přírodních katastrof nebo působení vyšší moci. 4.2. Mandatář nenese odpovědnost za vadné či neúplné plnění smluvního vztahu třetími osobami. V takovýchto případech vadného či neúplného plnění smluvních vztahů třetími osobami přijímá mandatář, v součinnosti s mandantem, jménem mandanta a na jeho účet, v přiměřeném čase, odpovídající opatření k nápravě a to v případě, že tento smluvní vztah zařizoval. 4.3. Mandatář nese plnou odpovědnost za výkony provedené vlastními zaměstnanci. Tel. a fax: 377 328 531, 377 327 473 strana č. 5 z 9 E-mail: seaspol@seaspol.cz
Správa nemovitostí 5 PLATEBNÍ PODMÍNKY 5.1. ODMĚNA MANDATÁŘI 5.1.1 Smluvní cena za plnění předmětu této smlouvy v rozsahu dle čl. II. této smlouvy činí,-kč/měs. (slovy:.. měsíčně). 5.1.2. K uvedené ceně bude připočtena zákonná DPH 5.1.3. Výše uvedená smluvní cena je kalkulována na základě Ceníku služeb při správě nemovitostí. 5.2. ZPŮSOB PLATBY 5.2.1. Nárok na odměnu vzniká mandatáři na základě jím vystaveného daňového dokladu - faktury po ukončení kalendářního měsíce, za který mandatář nárokuje odměnu, nebude-li dohodnuto jinak. 5.2.2. Mandatář dohodnutou cenu z vystavené faktury převede z účtu mandanta na svůj účet, uvedený v této smlouvě. Nebude-li na účtu mandanta dostatek finančních prostředků, bude mandant vyzván, aby tuto skutečnost napravil. Do doby než dojde k navýšení finančních prostředků na účtu mandanta tak, aby mohlo dojít k uhrazení vystavené faktury, je mandant povinen zaplatit mandatáři úrok z prodlení ve výši 0,1% z dlužné částky za každý den prodlení. 5.2.3. Výše odměny bude upravována každoročně vždy k 1. lednu podle míry inflace za předchozí kalendářní rok vyhlášené českým statistickým úřadem, a to počínaje rokem následujícím po datu podpisu smlouvy. Mandatář je oprávněn upravit cenu též podle úhrnné míry inflace za více roků trvání této smlouvy, pokud v předchozích rocích práva na úpravu ceny nevyužil. 5.2.4. Ostatní doplňující služby budou vykonávány na základě samostatných objednávek. 5.2.5. V základní odměně mandatáře nejsou zahrnuty odměny třetích osob nebo mandatáře za plnění dodávek vody, energií, dalších prací a služeb, zajištění odvozu odpadků, zejména pak za havarijní služby, opravy a údržbářské práce, obsluha tepelných zdrojů, za odečty vodoměrů a vyúčtování vody nebo tepla prováděného na základě naměřených hodnot; dále náklady na zpoplatněná podání úřadům jménem mandanta, placené výpisy z úřední dokumentace, ověřování dokumentů mandanta (kolkové známky, poplatky úřadům apod.), poštovné za poštovní zásilky posílané jménem mandanta, náklady na rekonstrukci či doplnění jakékoli dokumentace chybějící mandantovi při předání správy mandatáři, náklady na přepracování datových výstupů do jiné podoby, soudní poplatky, odměny advokátů, znalců, auditorů, daňových poradců, odměna za zpracování podkladů pro banky za účelem poskytnutí úvěru, odměna za svolávání a vedení shromáždění vlastníků apod. SEASPOL s.r.o. strana č. 6 z 9
6. DOBA PLNĚNÍ MANDATÁŘE 6.1. Mandatář bude činnosti dle této smlouvy provádět od data její účinnosti. 6.2. Tato smlouva nabývá účinnosti dnem: 1... 201 6.3. Smlouva je uzavřena na dobu neurčitou. 7 ZPŮSOB KOMUNIKACE 7.1. Zaměstnanci mandatáře budou pro mandanta dosažitelní telefonem, faxem nebo elektronickou poštou v pracovních dnech v běžné pracovní době v celkovém rozsahu 40 hodin týdně. Pro jednání s mandantem jsou stanoveny úřední hodiny v sídle mandatáře. 7.2. Plán činnosti a z toho vyplývající odpovědnost, jsou na mandatáři, za předpokladu, že hrazené úkony jsou mandantem finančně zajištěny. 7.3. Osobní jednání mimo úřední hodiny a termíny návštěv spravovaných nemovitostí zaměstnanci mandatáře budou stanoveny dohodou. Posouzení závažnosti hlášených závad a potřeby osobní návštěvy spravovaných nemovitostí zaměstnancem mandatáře, jakož i z toho vyplývající odpovědnost, jsou na mandatáři. 7.4. Technické havárie v mimopracovní době budou mandantem, hlášeny přímo havarijní nebo vyprošťovací službě, jejichž činnost je smluvně řešena s mandatářem a jejichž činnost má mandant u mandatáře objednánu. 8 ZPŮSOB VÝPOVĚDI 8.1. Každá ze smluvních stran může tuto smlouvu vypovědět s šestiměsíční výpovědní lhůtou, běžící od prvého dne měsíce následujícího po doručení výpovědi. Výpověď musí být provedena písemnou formou, a to buď doporučeným dopisem, nebo messengerem s prokazatelným předáním. 8.2. V případě, že některá ze smluvních stran hrubě poruší své povinnosti dané touto smlouvou, může strana druhá tuto smlouvu vypovědět a to písemně doporučeným dopisem nebo messengerem s prokazatelným předáním se 14-ti denní lhůtou. Výpovědní lhůta začíná běžet dnem doručení výpovědi druhé smluvní straně. Náhrada škody dle článku 4. této smlouvy tím není dotčena. Za hrubé porušení smlouvy na straně mandatáře bude považováno zejména: - neoprávněné nakládání se svěřenými nemovitostmi; - neoprávněné nakládání s finančními prostředky mandanta. Za hrubé porušení smlouvy na straně mandanta bude považováno zejména: Tel. a fax: 377 328 531, 377 327 473 strana č. 7 z 9 E-mail: seaspol@seaspol.cz
Správa nemovitostí - neplacení odměny dle čl. IV této smlouvy mandatáři, pokud závazky mandanta po lhůtě splatnosti dosáhnou výše odpovídající odměně mandatáře dle č. IV této smlouvy za dobu tří měsíců. 8.3. Mandatář v průběhu výpovědní lhůty předá mandantu kompletní dokumentaci, včetně přehledu všech důležitých údajů tak, aby bylo možno na činnost mandatáře okamžitě navázat. O předání bude vyhotoven předávací protokol, který obě smluvní strany podepíší. 9 VYMEZENÍ PŮSOBNOSTI Povinnosti mandatáře dle této smlouvy se vztahují na objekty mandanta : Objekty mandanta 10 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 10.1. Doplnění a změny této smlouvy lze provádět pouze písemnou formou po dohodě smluvních stran. 10.2. Mandatář má uzavřenou pojistnou smlouvu s pojišťovnou Kooperativa č 5400624730, za účelem zajištění případných škod způsobených mandantovi, a to až do výše 1 mil. Kč na jednotlivý případ. 10.3. Komunikace mezi mandantem a mandatářem týkající se fakturace, oznámení změny doručovací a fakturační adresy, změn smlouvy a výpovědi smlouvy bude probíhat v písemné formě, a to doporučeným dopisem nebo messengerem na doručovací adresu druhé smluvní strany uvedenou v této smlouvě. Ostatní komunikace může být uskutečněna i jinou formou, tj. zejména telefonicky, faxem s následným předložením potvrzení o odeslání nebo e-mailem. Doručovací a fakt. adresou mandanta je: xxxxxxxxx Doručovací a fakt. adresou mandatáře je: Změnu doručovací a fakturační adresy je smluvní strana povinna nahlásit druhé smluvní straně nejpozději v den, kdy ke změně dojde. 10.4. Tato smlouva se řídí českým právem, a to zejména příslušnými ustanoveními obchodního zákoníku a zákoníku práce a právními a technickými normami v oboru požární ochrany a bezpečnosti práce. 10.5. Veškeré spory vzniklé při plnění z této smlouvy budou řešeny smírem. Nepodaří-li se vzniklý spor vyřešit smírnou cestou, bude pak svěřen k SEASPOL s.r.o. strana č. 8 z 9
rozhodnutí příslušnému českému soudu nebo rozhodčímu soudu. Případná dohoda o rozhodčím soudu musí být uvedena v příloze této smlouvy. 10.6. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou vyhotoveních v jazyce českém, z nichž po jednom vyhotovení si ponechá každá smluvní strana. V Plzni: 201 Za mandatáře Za mandanta Rudolf ŠLEHOFER jednatel společnosti SEASPOL.. Statutární zástupce Tel. a fax: 377 328 531, 377 327 473 strana č. 9 z 9 E-mail: seaspol@seaspol.cz