ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA, O.P.S. Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu POHLEDÁVKY ZA ŠKODY ZPŮSOBENÉ ZAMĚSTNANCI A JEJICH VYMÁHÁNÍ Ludmila HLAVÁČOVÁ Vedoucí práce: JUDr. Ing. Hana Skalická, BA, Ph.D.
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci vypracoval(a) samostatně s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná a v práci jsem neporušil(a) autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským). V Mladé Boleslavi dne 11. 12. 2014 3
Děkuji JUDr. Ing. Haně Skalické, BA, Ph.D. za odborné vedení bakalářské práce, poskytování rad a informačních podkladů. 4
Obsah Seznam použitých zkratek a symbolů... 6 Úvod... 7 1 Teoretická východiska řešení... 8 1.1 Pohledávka... 8 1.2 Škoda... 9 1.3 Základní nástroje zajištění pohledávek... 10 1.4 Zánik pohledávek... 10 1.5 Vliv pohledávek po splatnosti na finanční situaci podniku... 10 1.6 Obecná odpovědnost zaměstnance za škodu... 11 1.7 Rozsah náhrady škody... 13 2 Analýza současného stavu... 15 2.1 Proces řešení škodových událostí... 15 2.2 Elektronický protokol o škodě způsobené zaměstnancem... 18 2.3 Uznání závazku k náhradě škody a dohoda o způsobu jeho úhrady... 19 2.4 Srážky ze mzdy... 20 2.5 Finanční plnění... 20 2.6 Pojištění odpovědnosti za škodu... 21 2.7 Mimosoudní vymáhání ve ŠA... 21 2.8 Vymáhání pohledávek soudní cestou... 22 2.9 Insolvenční řízení... 22 3 Vlastní návrhy zlepšení... 25 3.1 Analýza škodných událostí... 25 3.2 Dohoda o srážkách ze mzdy... 27 3.3 Příspěvek na pojištění odpovědnosti... 27 Závěr... 28 Seznam literatury... 30 Seznam obrázků a tabulek... 31 Seznam příloh... 32 5
Seznam použitých zkratek a symbolů BOZP EBP EŠP EUM EUU bezpečnost a ochrana zdraví při práci systém pro schvalování elektronických formulářů elektronický škodový protokol oddělení mzdové účtárny ve ŠA oddělení finanční účtárny ve ŠA Insolvenční zákon zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení OJ OZ SAP organizační jednotka zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník integrovaný systém pro řízení podniku ŠA ŠKODA AUTO, a. s. Uznání závazku Vyhláška Uznání závazku a dohoda o způsobu jeho úhrady vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví Zákon o účetnictví zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ZDP Změnový zákon ZO ZP ZP/4 zákon 586/1992 Sb., zákon o daních z příjmů zákon 303/2013 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím rekodifikace soukromého práva oddělení bezpečnosti závodu ve ŠA zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce právní oddělení ve ŠA, zabývající se pracovněprávními vztahy 6
Úvod Důvodem pro zvolení téma mé bakalářské práce: Pohledávky za škody způsobené zaměstnanci a jejich vymáhání byla skutečnost, že pracuji jako odborný referent v účtárně kontokorentů ve společnosti Škoda Auto a. s. (dále jen: ŠA ), kde částí mojí práce jsou i činnosti spojené s evidencí, účtováním a vymáháním pohledávek za škody způsobené zaměstnanci. Tyto situace, kdy zaměstnanec způsobí svému zaměstnavateli nějakou škodu, jsou denní realitou většiny firem. Způsobit škodu v zaměstnání je velmi snadné, aniž by to bylo úmyslem zaměstnance. Stačí lidská nepozornost, neopatrnost, nešikovnost a vznikne škoda. Může se jednat o dopravní nehodu služebním vozem nebo vysokozdvižným vozíkem, notebook politý kávou, krádež či ztrátu mobilního telefonu a jiné. Výsledkem je škoda, kterou musí zaměstnanec svému zaměstnavateli uhradit. Škoda způsobená zaměstnavateli během výkonu povolání je vymahatelná například srážkou ze mzdy zaměstnance, ale i úhrada škody má svoje pravidla, zaměstnavatel nemůže zaměstnanci strhnout vše. Zaměstnanec se může proti škodě způsobené zaměstnavateli pojistit uzavřením pojistky odpovědnosti za škodu. V teoretické části jsou uvedeny základní pojmy souvisejícími s touto tematikou. Jsou to pojmy pohledávka, škoda, základní nástroje zajištění pohledávek, zánik pohledávek, vliv pohledávek po splatnosti na finanční situaci podniku, obecná odpovědnost za škodu, rozsah náhrady škody. Druhá část je zaměřena na popis procesu, který řeší pohledávky za škody způsobené zaměstnanci ve ŠA. Jsou zde definovány slabé a silné stránky tohoto procesu. V závěrečné části jsou navržena doporučení a možná zlepšení. 7
1 Teoretická východiska řešení Cílem bakalářské práce je popsat proces, který řeší pohledávky za škody způsobené zaměstnanci ve ŠA. Odhalit silná a slabá místa tohoto procesu. Zhodnotit současný stav a navrhnout případná zlepšení procesu vymáhání pohledávek za škody způsobené zaměstnanci. 1.1 Pohledávka Význam pojmu pohledávka vyplývá z 1721 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen: OZ ), ve kterém je uvedeno: Ze závazku má věřitel vůči dlužníku právo na určité plnění jako na pohledávku a dlužník má povinnost toto právo splněním dluhu uspokojit. Přitom platí, že plnění, které je předmětem závazku, musí být majetkové povahy a musí odpovídat zájmu věřitele, i když tento zájem není jen majetkový (OZ, 2012). Pohledávku můžeme též definovat jako právo podniku na zaplacení určité peněžní částky. Pohledávky patří jednoznačně mezi aktiva, přičemž pohledávky lze členit na dlouhodobé a krátkodobé podle předpokládané doby splatnosti v době jejich vzniku. Pohledávky nejčastěji vznikají z obchodního styku, tj. vůči odběratelům za dodávky našich výrobků, zboží či služeb, a to na základě dokladu, který se obvykle nazývá faktura vydaná či faktura odběratelská. Kromě pohledávek z obchodního styku mohou podniku vznikat další typy pohledávek, například: za zaměstnanci (např. zaměstnanci zaplacená, ale zaměstnancem dosud nevyúčtovaná záloha na pracovní cestu, škoda způsobená zaměstnancem, a jiné) za státem (daňové přeplatky) za dodavateli (například z titulu dlužných dobropisů) jiné pohledávky (za jinými osobami) (Kovanicová, 2012) Pohledávky jsou také upraveny zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen: zákon o účetnictví ); vyhláškou č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen: vyhláška ), a Českými účetními standardy pro podnikatele. 8
1.2 Škoda Vyhláška uvádí, že škodou se rozumí fyzické znehodnocení, to je neodstranitelné poškození nebo zničení, dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku a zásob a to z objektivních i subjektivních příčin (Kořínek, 2014, str. 18). Zaměstnavatel při řešení škody postupuje podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (dále jen: ZP ), podle OZ, zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (dále jen: ZDP ), zákona o účetnictví, ale také v souladu s ujednáním v kolektivní smlouvě, pokud je uzavřena. Protože se tato práce věnuje škodám způsobeným zaměstnanci, je také nutné zmínit vztah OZ a ZP. Od 1. ledna 2014 došlo k zásadním změnám v pracovním právu, zejména v ZP Je to důsledek účinnosti OZ a zákona č. 303/2013 Sb., který v souvislosti s rekodifikací soukromého práva změnil některé zákony (dále jen: změnový zákon ). Podpůrná platnost - V pracovněprávních vztazích se vychází z principu subsidiarity (podpůrnosti) OZ. Tuto zásadu vyjadřuje 9 odst. 2 OZ. Soukromá práva a povinnosti osobní a majetkové povahy se řídí OZ v tom rozsahu, v jakém je neupravují jiné právní předpisy. Toto znění má odraz v 4 ZP: Pracovněprávní vztahy se řídí tímto zákonem, nelze-li použít tento zákon, řídí se občanským zákoníkem, a to vždy v souladu se základními zásadami pracovněprávních vztahů. Občanský zákoník se použije na pracovněprávní vztahy vždy, neobsahuje-li ZP speciální úpravu, a to aniž by bylo třeba zvláštního odkazu (Jouza, 2014, str. 41). Jak ve svém článku píše JUDr. Ladislav Jouza, nadále bude pro pracovněprávní vztahy rozhodující právní úprava použitá v zákoníku práce. Tento stav právní úpravy náhrady škody tak zachovává dvoukolejnost, která se v širším časovém výhledu však jeví jako dále neudržitelná (Novotný, 2014). Pro účely ZDP je škoda definována v 25 odst. 2 ZDP. Velká část škod je daňově uznatelná pouze do výše náhrad, což vyplývá z ustanovení 25 odst. 1 písm. n) ZDP. 9
1.3 Základní nástroje zajištění pohledávek Existuje několik způsobů zajištění a utvrzení pohledávek. Zajištění pohledávky je schopnost plnění dluhu nahradit. Rozdíl mezi instituty zajišťujícími a utvrzujícími je v tom, že zajištění pohledávky je schopno plnění dluhu nahradit, kdežto utvrzení pouze utvrzuje v tom, že pohledávka v době uznání existovala. Mezi nejrozšířenější nástroje zajištění pohledávek patří zejména: Zástavní právo Zadržovací právo Ručení Smluvní pokuta Finanční záruka Směnka Dokumentární akreditiv a potvrzený akreditiv Pojištění pohledávek Výhrada vlastnického práva Zajištění postoupením pohledávky (OZ, 2012) 1.4 Zánik pohledávek K zániku pohledávky dochází nejčastěji splněním dluhu při vyrovnání dlužníkem. Dále pak započtením pohledávky stejného druhu, a to ve výši, do které se vzájemně kryjí. K zániku pohledávek může dojít také na základě dalších právních skutečností. 1.5 Vliv pohledávek po splatnosti na finanční situaci podniku Neuhrazení pohledávky do lhůty splatnosti má negativní vliv na peněžní toky podniku, zhoršuje finanční ukazatele a může vést až k platební neschopnosti. Je proto důležité zahájit proces jejího vymáhání včas. 10
Pohledávky po lhůtě splatnosti ztrácí na nominální hodnotě, kvůli stoupajícímu riziku z hlediska inkasa a mohou se změnit na pohledávky nedobytné. Kvůli zásadě věrného zobrazení spolu se zásadou opatrnosti, je důležité brát na vědomí, snížení hodnoty pohledávky. V opačném případě by účetní závěrka neposkytovala věrný obraz o finanční situaci podniku (Pilařová, 2011/5). 1.6 Obecná odpovědnost zaměstnance za škodu Obecná odpovědnost zaměstnance za škodu je upravena přímo v zákoníku práce. Zaměstnanec odpovídá zaměstnavateli za škodu, kterou mu způsobil zaviněným porušením povinností při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním. Zaměstnavatel je, až na výjimky, povinen prokázat zavinění zaměstnance. Obecná odpovědnost Obecná odpovědnost se týká všech zaměstnanců. Ke vzniku odpovědnosti zaměstnance za škodu musí být splněny následující předpoklady: vznik škody na straně zaměstnavatele porušení povinností zaměstnancem při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním Plněním pracovních úkolů je výkon pracovních povinností vyplývajících z pracovního poměru a z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, jiná činnost vykonávaná na příkaz zaměstnavatele a činnost, která je předmětem pracovní cesty. Dále je tímto plněním i činnost konaná pro zaměstnavatele na podnět odborové organizace, rady zaměstnanců, popř. zástupce pro oblast BOZP nebo ostatních zaměstnanců, popřípadě i činnost konaná pro zaměstnavatele z vlastní iniciativy, pokud k ní zaměstnanec nepotřebuje zvláštní oprávnění nebo jí nekoná proti výslovnému zákazu zaměstnavatele, jakož i dobrovolná výpomoc organizovaná zaměstnavatelem. V přímé souvislosti s plněním pracovních úkolů jsou úkony potřebné k výkonu práce a úkony během práce obvyklé nebo nutné před počátkem práce nebo po jejím skončení a úkony obvyklé v době přestávky na jídlo a oddech konané v objektu zaměstnavatele. Patří sem i vyšetření u poskytovatele pracovně lékařských služeb prováděné na příkaz zaměstnavatele nebo vyšetření v souvislosti s noční prací, ošetření při první pomoci a cesta tam a zpět, školení organizované zaměstnavatelem nebo 11
odborovou organizací, případě orgánem nadřízeným zaměstnavateli, kterým se sleduje odborné připravenosti zaměstnanců. Nepatří sem však cesta do zaměstnání a zpět, stravování, ošetření, popřípadě vyšetření ve zdravotnickém zařízení, ani cesta tam a zpět, pokud není konána v objektu zaměstnavatele. existence příčinné souvislosti mezi porušením povinnosti zaměstnancem a vznikem škody Jde o takový stav, kdy porušení povinnosti zaměstnancem je příčinou vzniku škody na straně zaměstnavatele zavinění zaměstnance Zaměstnanec odpovídá za škodu, jen pokud mu zaměstnavatel prokáže zavinění. Zaměstnanec tedy není povinen dokázat, že škodu nezavinil, neboť důkazní břemeno spočívá na zaměstnavateli, s výjimkou schodku na svěřených hodnotách, které je povinen zaměstnanec vyúčtovat, a při ztrátě svěřených předmětů. Není rozhodující, o jaký druh zavinění se jedná, zda o škody způsobené úmyslně, nebo z nedbalosti. Zaměstnanec odpovídá i za škodu, kterou způsobil úmyslným jednáním proti dobrým mravům, za škodu způsobenou ve stavu, do kterého se vlastní vinou uvedl (alkohol, drogy) a kdy není schopen ovládat svoje jednání nebo posoudit jeho následky (ZP, 250 až 264). 12
1.7 Rozsah náhrady škody 1.7.1 Rozsah náhrady při obecné odpovědnosti Při obecné odpovědnosti je zaměstnanec povinen nahradit zaměstnavateli skutečnou škodu, a to v penězích, pokud škodu neodčiní uvedením v předešlý stav. Výše náhrady škody způsobené z nedbalosti požadovaná na zaměstnanci nesmí přesáhnout částku 4,5násobku jeho průměrného měsíčního výdělku dosahovaného před způsobením škody. Toto omezení neplatí, byla-li škoda způsobena v opilosti nebo po zneužití jiných návykových látek. Neplatí rovněž při škodě způsobené úmyslně a v tomto případě může zaměstnavatel požadovat i náhradu jiné škody (například ušlý zisk). Při společné odpovědnosti zaměstnanců za škodu je každý z nich povinen hradit poměrnou část škody podle míry svého zavinění. Byla-li škoda způsobena také porušením povinností ze strany zaměstnavatele, odpovědnost se poměrně omezí. Zaměstnanec je v takovém případě povinen hradit pouze poměrnou část škody, a to podle míry svého zavinění. Při určení výše škody na věci se vychází z ceny v době poškození (Schmied, 2014). 1.7.2 Rozsah náhrady při schodku Zaměstnanec, který odpovídá za schodek, je povinen nahradit schodek v plné výši, tedy bez omezení. Jiná je situace při společné odpovědnosti. Při společné odpovědnosti se jednotlivým zaměstnancům určí podíl náhrady podle poměru jejich hrubých výdělků. Jednotlivým zaměstnancům určí podíl náhrady podle poměru jejich hrubých výdělků, přičemž výdělek jejich vedoucího zaměstnance a jeho zástupce se započítává ve dvojnásobné výši. Podíl náhrady jednotlivých zaměstnanců (s výjimkou vedoucího a jeho zástupce) nesmí přesáhnout částku rovnající se jejich průměrnému měsíčnímu výdělku před vznikem škody. Jestliže se neuhradí takto určenými podíly celá škoda, jsou povinni zbytek uhradit vedoucí a jeho zástupce podle poměru svých dosažených hrubých výdělků. Prakticky tedy náhrada škody u vedoucího a jeho zástupce není omezena. U ostatních řadových zaměstnanců je omezena jednoměsíčním průměrným výdělkem. 13
I u společné odpovědnosti je třeba nejprve zhodnotit, zda konkrétní část vzniklé škody nezavinil jen určitý společně odpovědný zaměstnanec. Tuto částku je nutno od uplatňované náhrady na společně odpovědných zaměstnancích odečíst (ZP, 250 až 264). 1.7.3 Rozsah náhrady škody u svěřených věcí Ztrátu svěřených věcí je povinen zaměstnanec hradit zaměstnavateli v plné výši, omezení výší výdělku neexistuje. Přičemž ke vzniku odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí musejí být splněny tyto předpoklady. písemné potvrzení o převzetí svěřené věci Musí se jednat o takové předměty, které zaměstnanec sám výlučně používá a má možnost zabezpečit jejich ochranu. Jde o nástroje, ochranné pracovní prostředky a jiné podobné předměty (například přenosné počítače, diktafony) škoda ve formě ztráty svěřené věci zavinění, které se předpokládá, zaměstnavatel je neprokazuje Zaměstnanec se této odpovědnosti zprostí zcela nebo zčásti, jestliže prokáže, že ztráta vznikla zcela nebo zčásti bez jeho zavinění. Věci, jejichž cena převyšuje 50 000 Kč, smí být zaměstnanci svěřeny jen na základě dohody o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí. Dohoda musí být uzavřena písemně. Lze ji uzavřít nejdříve v den, kdy fyzická osoba dosáhne 18 let věku (ZP, 250 až 264). 14
2 Analýza současného stavu Ve ŠA vzniká mnoho situací, při kterých může dojít ke škodě na majetku firmy. Je to dáno velikostí organizace a různorodostí pracovních činností. Kmenoví zaměstnanci firmy jsou často původci těchto škod. Jsou to škody na materiálu, na vysokozdvižných vozících, na budovách, zapůjčeném nářadí, na výrobcích, IT technice a jiné. Zaměstnanec společnosti ŠA má dle zákona, ale i v souvislosti s organizační normou povinnost upozornit příslušného vedoucího na hrozící škodu a zakročit proti ní, pokud tomu nebrání důležité okolnosti. Dostatečná informovanost a proškolení zaměstnanců, je také jednou z možných prevencí, již před vznikem škodné události. Bohužel ne vždy se dá škodě zabránit a tím vznikají pohledávky za škody způsobené zaměstnanci. 2.1 Proces řešení škodových událostí Ve ŠA vznikne zaměstnavateli škoda způsobená zaměstnancem. Zaměstnavatel určuje požadovanou výši náhrady škody. ZP mu neukládá povinnost požadovat náhradu po zaměstnanci a umožňuje náhradu uplatňovat i v nižší výši (Šubrt, 2013). Pokud zaměstnanec s náhradou škody souhlasí, dojde k zatížení zaměstnance na základě podepsaného: Uznání závazku a dohodě o způsobu jeho úhrady (dále jen: uznání závazku ) viz příloha č. 1. Zaměstnanec škodu splatí a pohledávka zaniká. Ale může také nastat situace, že zaměstnanec s náhradou škody nesouhlasí, nebo nehradí dle sepsané dohody. Potom je nutné přistoupit k vymáhání pohledávky na zaměstnanci. 15
Na následujícím jednoduchém grafickém znázornění je tento proces pro lepší výstižnost zobrazen a níže jsou také vysvětleny použité zkratky: Organizační jednotka ve ŠA (dále jen: OJ ) Oddělení finanční účtárny ve ŠA (dále jen: EUU ) Oddělení mzdové účtárny ve ŠA (dále jen: EUM ) Právní oddělení ve ŠA (dále jen: ZP/4 ) Škoda způsobená zaměstnavateli Náhrada škody neuplatňována Náhrada škody uplatňována Souhlas zaměstnance Nesouhlas zaměstnance ve prospěch zaměstnavatele na základě žádosti vedení OJ Soudní spor ZP/4 v neprospěch zaměstnavatele Zatížení zaměstnance Konec na základě dohod o srážkách ze mzdy EUU/EUM Zaplaceno Nezaplaceno Soudní spor ZP/4, EUU Zdroj: Intranet ŠA, Organizační směrnice 711/3 - Škody na základě žádosti vedení OJ Obr. I Grafické znázornění škod způsobených zaměstnancem zaměstnavateli 16
Aby bylo možné odhalit slabé a silné stránky tohoto procesu, je nutné ještě detailnější členění. Jednotlivé kroky procesu jsou: vznik škody šetření vzniku škody, možnost ustanovení škodové komise (poradního orgánu) bezodkladné nahlášení vzniku škody bezpečnosti závodu (dále jen: ZO ) vystavení protokolu o škodě (škodové protokoly mají za úkol zaznamenat jakoukoliv škodu, která vznikla při výkonu zaměstnání nebo na věci v majetku ŠA) ocenění (vyčíslení) škody (při určení výše škody se vychází z ceny v době poškození) rozhodnutí o uplatnění požadavku na náhradu škody, zaměstnavatel je povinen projednat výši náhrady škody přesahující částku 1 000,- Kč s odborovou organizací, vč. vyhotovení zápisu sjednání uznání závazku zaúčtování pohledávek náhrady škody vůči zaměstnancům ve prospěch společnosti na základě podepsaného uznání závazku zadání a zaúčtování srážek ze mzdy na základě uznání závazku analýza příčin vzniku škody a realizace preventivních opatření archivace dokladů V tomto procesu je zapojeno mnoho zaměstnanců z různých částí organizace. Nevýhody tohoto procesu jsou: nedostatky ve vzájemné komunikaci jednotlivých OJ (telefonická a emailová komunikace) zdlouhavost (předávání potřebných dokumentů mezi jednotlivými účastníky procesu) 17
administrativní náročnost (archivace a kopírování nezbytných dokumentů, následné vyhledávání jednotlivých škod v případě upomínání a vymáhání pohledávek) 2.2 Elektronický protokol o škodě způsobené zaměstnancem Škodový protokol, který škodu popisuje a je důležitým dokladem o způsobené škodě, byl původně vyplňován na papírovém formuláři (viz příloha č. 2). Jak již bylo uvedeno v předchozí kapitole, evidence na papírovém formuláři nebyla dostačující. V průběhu psaní této bakalářské práce byl zaveden nový elektronický systém. Tento systém jasně vymezil povinnosti zaměstnanců napříč celou organizací, zkrátil proces na minimálně nutnou dobu a omezil administrativní náročnost. Nový škodový protokol (dále jen: EŠP ) se již vyplňuje v elektronické podobě v systému EBP ( Enterprise Buyer Professional mimo jiné i systém pro elektronické schvalování formulářů). Elektronický formulář škodového protokolu je k dispozici na zaměstnaneckém portále, kam mají přístup všichni zaměstnanci ŠA. Standardní schvalovací workflow protokolu je uvedeno níže: 1. Zadavatel protokolu 2. Správce věci / majetku 3. ZO - dispečink 4. Odborníci dle typu události 5. Vedoucí zaměstnance, který způsobil škodu 6. EUU Workflow (pracovní postup, technologický postup, průběh pracovní operace) je schéma provádění nějaké komplexnější činnosti (procesu) rozepsané na jednodušší činnosti a jejich vazby. Pokud je nutné, aby škodový protokol měl k dispozici nebo jej schválil také jiný zaměstnanec ŠA (který není v standardním schvalovacím workflow uveden), přidá se tato osoba do schvalování. Každý pracovník, který je uveden ve schvalování, obdrží informační email do Outlooku o tom, že má ve své schránce v EBP protokol ke schválení. Dle své zodpovědnosti doplní do EŠP vše nezbytné a předá 18
protokol na dalšího pracovníka ve schvalování. Jestliže informace, které potřebuje ke svému schválení, nejsou v protokolu k dispozici, vrátí protokol zodpovědné osobě. Je také možné doplňovat komentáře, které se u konkrétního protokolu ukládají. Všechny EŠP i s přílohami jsou uloženy v aplikaci systému SAP. SAP je integrovaný systém pro řízení podniku. Ve ŠA je systém SAP využíván pro podporu obchodních procesů v oblasti personalistiky, mezd, financí, controllingu, materiálového hospodářství a odbytu. Zkratka SAP znamená Systémy, Aplikace a Produkty v oblasti zpracování dat. Výhody EŠP: řádně a přehledně vedená evidence, která je základem úspěšného vymáhání pohledávek možnost okamžitého vyhledání konkrétního protokolu dle různých atributů v jakémkoliv jeho stádiu, ať je již ukončen, nebo rozpracován 2.3 Uznání závazku k náhradě škody a dohoda o způsobu jeho úhrady Uznání závazku je nástrojem, který zvyšuje jistotu zaměstnavatele, stvrzujícím jeho právo. Tato dohoda k uspokojení pohledávky zaměstnavatele musí být uzavřena vždy písemně, jinak je neplatná. S touto dohodou je spojena i dohoda o způsobu úhrady tohoto závazku. Dluh nová soukromoprávní úprava důsledně odlišuje pojmy (navzájem je nesměšuje) závazek a dluh. Závazek je možné v současné právní úpravě chápat jako pojem nadřazený pojmu dluh. Závazek je tvořen povinnostmi a právy povinnosti se označují jako dluhy a práva jako pohledávky (Brychta, 2014). Následkem uznání závazku je vznik nové promlčecí lhůty v délce deseti let a založení vyvratitelné právní domněnky existence dluhu v době jeho uznání. Aktuální vzory těchto dokumentů jsou k dispozici na Zaměstnaneckém portále ŠA. 19
Způsoby úhrady závazku jsou následující: úhrada škody srážkou ze mzdy (jednorázově nebo splátky) úhrada na pokladně ŠA úhrada bankovním převodem na účet ŠA úhrada srážkou ze mzdy a částečná úhrada pojišťovnou Toto jsou standardní způsoby úhrady. Pokud v konkrétním případě standardní způsoby úhrady z jakéhokoliv důvodu nevyhovují, je nutné kontaktovat útvar ZP/4, který zajistí individuální formulaci požadovaného smluvního dokumentu. Řádně vyplněné a podepsané uznání závazku se přikládá jako příloha do EŠP a originály těchto dokumentů jsou k dispozici v příslušných OJ. Nároky zaměstnavatele vůči zaměstnanci mohou být uspokojeny a zajištěny dohodou, formou srážek ze mzdy. Srážky ze mzdy tak mohou být právní formou, jak si zaměstnavatel zajistí náhradu škody. 2.4 Srážky ze mzdy OZ upravuje dohodu o srážkách ze mzdy nebo jiných příjmů v 2045 a násl. Jedná se o podstatnou změnu úpravy platné do 31. 12. 2013. Ustanovení 327 ZP, které upravovalo dohodu o srážkách ze mzdy jako formu zajištění závazku, se zrušilo. Dohoda o srážkách ze mzdy se řídí 2015 OZ. Dluh zaměstnance je možné zajistit dohodou o srážkách ze mzdy maximálně do výše poloviny jeho mzdy nebo platu nebo náhrady. Nepůjde-li o dohodu o srážkách směřující k uspokojení práva zaměstnavatele (např. náhrada škody způsobená zaměstnancem), bude třeba k uzavření dohody předchozího souhlasu zaměstnavatele (Jouza, 2014, str. 44). 2.5 Finanční plnění Finanční plnění, neboli zaplacení pohledávky dlužníkem. Nejčastější způsob zániku pohledávky je jeho splnění peněžní formou, tj. úhrada plná případně částečná. Samotná transakce se uskutečňuje hotovostním nebo bezhotovostním převodem. 20
2.6 Pojištění odpovědnosti za škodu Rizika související se skutečností, že pojištěný subjekt může způsobit svou činností škody jinému subjektu, a to škody na majetku, na zdraví a na životě, nebo finanční škody, za které poškozenému odpovídá, kryje pojištění odpovědnosti. Zaměstnanci si mohou sjednat soukromé pojištění odpovědnosti, které dle zvolené varianty dokáže pokrýt část způsobené škody. Jsou profese, ve kterých je toto pojištění dnes již nutností. Avšak žádný právní předpis nestanoví zaměstnancům povinnost mít uzavřeno pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou zaměstnavateli a zaměstnavatel je k tomu nemůže nutit (Rajdl, 2014). Pojišťovna vyplácí pojistné plnění na základě rozhodnutí o povinnosti nahradit škodu, a to obvykle nikoliv pojištěnému, ale poškozenému. Informační dopis od pojišťovny (pokud má zaměstnanec sjednané soukromé pojištění odpovědnosti) přiloží jako přílohu do EŠP. EŠP postupně prochází schvalovacím procesem až do oddělení finanční účtárny ve ŠA. Které následně bez zbytečného odkladu prověří připsání příslušného pojistného plnění na účet poškozeného (firmy) a pouze v takovém případě je možné upravit průběh provádění srážek ze mzdy zaměstnance. 2.7 Mimosoudní vymáhání ve ŠA S existencí pohledávek po lhůtě splatnosti se jistě nemůže smířit žádný finanční manažer. Neuhrazení pohledávek má negativní vliv na peněžní toky podniku, zhoršuje finanční ukazatele a v konečném důsledku může vést i k vlastní platební neschopnosti. Je proto nevyhnutelné zahájit proces jejich vymáhání. Řádně vedená evidence pohledávek věřitele je základním předpokladem úspěšného vymáhání pohledávek. Je nutné stanovit nejen výši pohledávky, ale především doložit, jak daná pohledávka vznikla. Z tohoto důvodu je důležité, aby zaměstnavatel vedl evidenci nejen účetních dokladů, ale také ostatních dokumentů dokládajících oprávněnost pohledávky. Mezi takové dokumenty patří zejména protokol o škodě způsobené zaměstnancem, fotografie a další související dokumenty. 21
Jak již bylo v bakalářské práci uvedeno, ve ŠA je účetnictví vedeno elektronicky v aplikaci SAP. Referentka z oddělení EUU provede kontrolu všech nezbytných dokumentů a manuálně zaúčtuje pohledávku dle sepsaného uznání závazku. Následně dochází k zaúčtování splátek od zaměstnance. Pokud zaměstnanec pravidelně splácí dle sepsaného dokumentu a dojde k uhrazení celého dluhu, pohledávka zaniká. Pokud ovšem zaměstnanec nehradí podle sepsaného uznání závazku, nebo odmítne uznat svoji odpovědnost k náhradě škody, je nutné přistoupit k vymáhání pohledávky. Na samém začátku vymáhání je dlužník osloven ze strany EUU (telefonicky, nebo písemnou upomínkou (viz příloha č. 4)) a je zjištěno, jaké jsou důvody opoždění platby a předpokládaná doba úhrady. V případě trvajícího neúspěchu vymáhání náhrady škody zaměstnavatelem je pohledávka za škodu způsobenou zaměstnancem předána do advokátní kanceláře, která spolupracuje se ŠA. 2.8 Vymáhání pohledávek soudní cestou Vymáhání pohledávek soudní cestou - formou státního donucení. Aby k vymožení došlo, v co možná nejkratším čase, předává se pohledávka k vymáhání do spolupracující advokátní kanceláře, která má praxi ve vymáhání pohledávek. 2.9 Insolvenční řízení Z analýz společnosti Creditreform vyplývá nárůst počtu osobních bankrotů. I když se tato dynamika růstu snižuje, bylo nutné reagovat na situaci zadlužování domácností. 22
Oddlužení - osobní bankroty v ČR 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 1019 660 počet podaných navrhů na oddlužení počet schválených oddlužení 1489 1623 1422 1426 968 966 876 963 2212 2144 1871 2124 1345 1429 1442 1398 2667 1796 2445 1652 2275 2744 1897 1945 2869 2543 2503 2231 2150 2089 0 Zdroj: insolvenční rejstřík, Creditreform Obr. II Počty navrhovaných a schválených oddlužení v ČR Zadlužování řeší zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (dále jen: insolvenční zákon ), který se vztahuje na řešení úpadku všech fyzických a právnických osob, podnikatelů i nepodnikatelů. Tento zákon upravuje procesní otázky a postupy v insolvenčním řízení. Fáze insolvenčního řízení: podání insolvenčního návrhu (směřuje ke krajskému soudu, v jehož obvodu má dlužník bydliště) zahájení insolvenčního řízení (zahajuje se dnem, kdy dojde návrh k věcně příslušnému soudu) podle 111 insolvenčního zákona, je povinnost dlužníka zdržet se nakládání s majetkovou podstatou a s majetkem, který do ní může náležet lhůta k přihlášení pohledávky rozhodnutí o úpadku přezkumné jednání schůze věřitelů rozhodnutí o způsobu řešení úpadku (konkurs, reorganizace, oddlužení) 23
Insolvenci fyzických osob je možné řešit oddlužením. Oddlužení probíhá buď formou zpeněžení majetku dlužníka, nebo plněním splátkového kalendáře, kdy dlužník musí během 5 let splatit věřitelům alespoň 30 % dluhu. Pokud dlužník není schopen řešit úpadek oddlužením, je prohlašován konkurz. U insolvenčního řízení je zásadní se o něm včas dozvědět, aby mohlo dojít k přihlášení pohledávky. Ve ŠA byl zaveden nový postup, který napomáhá včasnému přihlášení pohledávky za škody způsobené zaměstnanci do insolvenčního řízení a tím i odvrátit nedobytnost této pohledávky. K zjištění, že zaměstnanec je v insolvenci, se používá program, který v insolvenčním rejstříku prověřuje výskyt nových událostí u zaměstnanců ŠA. Na základě tohoto programu jsou generovány denní reporty, které jsou zasílány na kompetentní osoby ve ŠA. Tyto informace jsou důvěrného charakteru. Zahájením insolvenčního řízení má zaměstnavatel povinnost zastavit srážky ze mzdy, informovat o zastavení srážek ze mzdy zaměstnance a spolupracovat s insolvenčním soudem a správcem. Útvar ZP/4 zváží výši pohledávky a rozhodne, zda dojde k přihlášení pohledávky přes spolupracující advokátní kancelář, která zajišťuje další nutné kroky v insolvenčním řízení. Přihlášky se podávají od zahájení insolvenčního řízení až do uplynutí lhůty stanovené rozhodnutím o úpadku. 24
3 Vlastní návrhy zlepšení Myslím si, že proces ohledně pohledávek za škody způsobené zaměstnanci je ve ŠA řešen kvalitně. Neustále se pracuje na vylepšení jednotlivých částí tohoto procesu a firma se snaží pružně reagovat na změny v zákonech a různé nestandardní situace. Zavedení programu prověřující insolvenční řízení u zaměstnanců a elektronického škodového protokolu je toho důkazem. Firma také organizuje školení pro zainteresované zaměstnance. 3.1 Analýza škodných událostí Prostřednictvím EŠP byla provedena analýza škod způsobených zaměstnanci. Tab. I Přehled schválených škodných událostí v období od 01. 05. 2014 do 31. 10. 2014 Druh škody Počet škod Ocenění škody v CZK Průměr v CZK dopravní technika leasing 2 47 673,00 23 836,50 IT prostředky (MT, PC, aj) 67 254 696,49 3 801,44 jednicový materiál 42 1 075 709,15 25 612,12 manipulační technika 34 467 270,75 13 743,26 ostatní 19 124 459,43 6 550,50 poškození leasingového vozidla 1 10 000,00 10 000,00 regálová technika 2 15 920,00 7 960,00 režijní materiál 7 18 804,53 2 686,36 SPC/Náhradní díl, obal 5 25 133,04 5 026,61 transportní vozíky a koše 4 55 264,00 13 816,00 vratová technika 6 27 205,00 4 534,17 výrobek 2 64 722,72 32 361,36 výrobní zařízení 2 32 907,83 16 453,92 celkem: 193 2 219 765,94 166 382,23 Zdroj: report pro elektronický škodový protokol v aplikaci SAP 25
Obr. III Počet škodných událostí Obr. IV Ocenění škod Z těchto informací je evidentní, že největší počet škod byl v období od 01. 05. 31. 10. 2014 za IT techniku, avšak největší byla suma pohledávek za jednicový materiál. Na základě dlouhodobějších analýz obdobného charakteru, bude možné vyfiltrovat rozhodující škodné události a uskutečnit školení, jak těmto škodám předcházet. 26
3.2 Dohoda o srážkách ze mzdy Také bych doporučovala, pokud zaměstnanec uzná svoji škodu, sjednávat se zaměstnancem přednostně dohodu o srážkách ze mzdy. Při dohodě o srážkách ze mzdy dochází k pravidelnému plnění a ve většině případů již není nutné zaměstnance upomínat o úhradu nebo jinak škodu vymáhat. Což bohužel neplatí při dohodě o způsobu úhrady škody na pokladně ŠA, nebo úhradu bankovním převodem na účet ŠA. Je to způsobeno tím, že zaměstnanec musí věnovat úhradě svůj čas a neopomenout úhradu provést. Pokud je úhrada škody prováděna srážkou ze mzdy, vše potřebné zajistí mzdová účtárna. 3.3 Příspěvek na pojištění odpovědnosti Dle mého názoru by také bylo vhodné zvážit, zda neposkytovat zaměstnancům ŠA v útvarech, kde vzniká nejvíce vysokých pohledávek za škody způsobené zaměstnanci, příspěvek na pojištění odpovědnosti. Případně spolupracovat s konkrétní pojišťovnou na výhodné sazbě pro zaměstnance ŠA. 27
Závěr Tato bakalářská práce je zaměřena na proces ohledně pohledávek za škody způsobené zaměstnanci ve ŠA a jejich vymáhání. Teoretická část je věnována základním pojmům souvisejícím s touto tematikou. V praktické části je popsán proces ohledně škod způsobených zaměstnancem zaměstnavateli ve společnosti ŠA. Je analyzován současný stav a odhaleny slabé a silné stránky tohoto procesu. Proces ohledně škod způsobených zaměstnancem zaměstnavateli a jejich vymáhání je ve ŠA řešen kvalitně. Důkazem je postup, který napomáhá včasnému přihlášení pohledávky za škody způsobené zaměstnanci do insolvenčního řízení. Nedostatky ve vzájemné komunikaci jednotlivých částí organizace, které se podílely na procesu škod způsobených zaměstnanci, se projevily v zdlouhavosti a nepřehlednosti celého procesu. Řešením bylo zavedení elektronického schvalovacího protokolu za škody způsobené zaměstnanci, který jednoznačně urychlil a zpřehlednil celkovou evidenci, a tím i následné včasné vymáhání pohledávek. Podle mého názoru se tento elektronický škodový protokol stane pilířem pro další zjednodušení a optimalizaci celého procesu. Na základě elektronického přenosu vložených dat bude možné automatické zaúčtování přímo do účetní evidence v aplikaci SAP, čímž se výrazně sníží podíl manuální práce při účtování. Přehlednější evidence a rychlé členění dle jednotlivých ukazatelů tohoto procesu pomůže vyfiltrovat škody způsobené zaměstnanci a zaměřit se na problémové a nejčastější škody. Následně bude možné provést potřebná opatření a proškolení, která pomohou škodám předcházet. Myslím si, že je produktivnější škodám v maximální možné míře předcházet, než je následně na zaměstnancích vymáhat. Dobře informovaný a správně proškolený zaměstnanec je schopen škodám předcházet a eliminovat škodné události. Dalším z navrhovaných zlepšení je poskytovat zaměstnancům příspěvek na pojištění odpovědnosti (například formou zaměstnaneckých benefitů). 28
Také bych doporučovala sjednávat se zaměstnancem přednostně dohodu o srážkách ze mzdy. 29
Seznam literatury ŠUBRT, B. A kol. Abeceda mzdové účetní 2013. 23. vyd. Olomouc: ANAG, 2013. ISBN 978-80-7263-800-0. ZAHOŘOVÁ, E. -- KOUKAL, P. -- NOVOTNÝ, P. Nový občanský zákoník - Náhrada škody. Praha: GRADA, 2014. 144 s. ISBN 978-80-247-5165-8. SCHMIED, Z. -- TRYLČ, L. Zákoník práce. Olomouc: ANAG, 2014. 167 s. ISBN 978-80-7263-848-2. KOVANICOVÁ, D. Abeceda účetních znalostí pro každého. Praha: POLYGON, 2012. 412 s. ISBN 978-80-7273-169-5. KOŘÍNEK, M. Škody jako daňový výdaj (náklad). Daně a právo v praxi. 2014. sv. XIX, č. 2, ISSN 1211-7293. PILAŘOVÁ, I. Účetní a daňový pohled na pohledávky po lhůtě splatnosti účetní a zákonné opravné položky. Účetnictví v praxi: Měsíčník plný informací pro účetní a daňovou praxi. 2011. Praha: Adore, roč. 11, č. 5, ISSN 1211-7307. RAJDL J. Pojištění odpovědnosti. Otázky a odpovědi v praxi. Praha: Wolters Kluwer, 2014., č. 3, ISSN 1803-9031. JOUZA L. Uplatňování občanského zákoníku v pracovněprávních vztazích. Bulletin advokacie. 2014., č. 4, ISSN 1210-6348. Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce Zákon č.89/2012 Sb., občanský zákoník Směrnice, interní podklady společnosti Škoda Auto, a. s. Intranet společnosti Škoda Auto, a. s. BRYCHTA, K. Zákon o rezervách ve světle nové soukromoprávní úpravy. Daně a právo v praxi. 2014. sv. XIX, č. 6, ISSN 1211-7293. Creditreform: Vývoj insolvencí v ČR [online], 2014, [cit. 18. 11. 2014]. Dostupné z:http://www.creditreform.cz/fileadmin/user_upload/cr- International/local_documents/cz/Presseartikel/TZ_vyvoj_insolvenci_09_2014.pdf> 30
Seznam obrázků a tabulek Seznam obrázků Obr. I Grafické znázornění škod způsobených zaměstnancem zaměstnavateli... 16 Obr. II Počty navrhovaných a schválených oddlužení v ČR... 23 Obr. III Počet škodných událostí... 26 Obr. IV Ocenění škod... 26 Seznam tabulek Tab. 1 Přehled schválených škodných událostí v období od 01. 05. 2014 do 31.10. 2014...25 31
Seznam příloh Příloha č. 1 Uznání závazku a dohoda o způsobu jeho úhrady... 33 Příloha č. 2 Původní škodový protokol... 34 Příloha č. 3 Elektronický škodový protokol... 35 Příloha č. 4 Písemná upomínka... 38 Příloha č. 5 Informační dopis od pojišťovny... 39 32
Příloha č. 1 Uznání závazku a dohoda o způsobu jeho úhrady Úhrada formou srážek ze mzdy UZNÁNÍ ZÁVAZKU K NÁHRADĚ ŠKODY A DOHODA O ZPŮSOBU JEHO ÚHRADY uzavřené mezi ŠKODA AUTO a.s. se sídlem Tř. Václava Klementa 869, 293 60 Mladá Boleslav zastoupená XY, vedoucím útvaru XXX (při celkové náhradě škody do 20.000,-Kč) HR Business Partnerem oblasti XXX (při celkové náhradě škody nad 20.000,-Kč) (dále jen Škoda Auto) a panem/paní XY, nar. dne XX.XX.XXXX, trvale bytem XXX, os.č. XXX, středisko XXX, útvar XXX (dále jen zaměstnanec) I. Podpisem této dohody zaměstnanec uznává co do důvodů a výše závazek ke Škoda Auto ve výši XXX,-Kč (slovy Xxxkorunčeských). Uvedený závazek vznikl z titulu odpovědnosti zaměstnance za ztrátu XXXXXXXXXXXXXX, který/á mu byla svěřen/a na základě písemného potvrzení ze dne XX.XX.XXXX. Alternativně: Uvedený závazek vznikl z titulu odpovědnosti zaměstnance za škodu na XXXXXXXXXXXXXX, která vznikla jeho zaviněním dne XX.XX.XXXX. II. Zaměstnanec se zavazuje hradit vzniklou škodu formou srážek ze mzdy v pravidelných měsíčních splátkách, a to ve výši XXX,-Kč až do úplného splacení celé dlužné částky. První splátka bude sražena ze mzdy za měsíc XXX letošního roku. Poslední splátka bude sražena ve výši zbytkové částky. Zaměstnanec tímto dává zaměstnavateli souhlas s prováděním uvedených srážek ze mzdy. III. Zaměstnavatel se se zaměstnancem dohodl, že v případě skončení pracovního poměru před uhrazením celé dlužné částky, je zaměstnanec povinen sjednat se zaměstnavatelem dodatek k této dohodě, kde bude sjednán způsob, jakým zaměstnanec zbývající část závazku zaměstnavateli řádně uhradí. V případě, kdy dodatek nebude uzavřen, zavazuje se zaměstnanec po skončení pracovního poměru se Škoda Auto uhradit zbývající část závazku jednorázově na účet Škoda Auto č. 1000053254/2700, IBAN: CZ19 2700 0000 0010 0005 3254, SWIFT: BACXCZPPXXX, vedený u UniCredit Bank Czech Republic a.s., (variabilní symbol osobní číslo zaměstnance). IV. Strany prohlašují, že uzavřely tuto dohodu svobodně, vážně a bez nátlaku a že berou na vědomí důsledky jejího porušení. V. Dohoda se vyhotovuje ve 3 stejnopisech, přičemž jedno vyhotovení obdrží zaměstnanec a dvě Škoda Auto. V Mladé Boleslavi dne XX.XX. XXXX... za Škoda Auto.. zaměstnanec 33
Příloha č. 2 Původní škodový protokol 34
Příloha č. 3 Elektronický škodový protokol 35
36
37
Příloha č. 4 Písemná upomínka 38
Příloha č. 5 Informační dopis od pojišťovny 39
ANOTAČNÍ ZÁZNAM AUTOR STUDIJNÍ OBOR NÁZEV PRÁCE Ludmila Hlaváčová 6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu Pohledávky za škody způsobené zaměstnanci a jejich vymáhání VEDOUCÍ PRÁCE JUDr. Ing. Hana Skalická, BA, Ph.D. KATEDRA KFDP - Katedra finančního a daňového práva ROK ODEVZDÁNÍ 2014 POČET STRAN 41 POČET OBRÁZKŮ 4 POČET TABULEK 1 POČET PŘÍLOH 5 STRUČNÝ POPIS Tato bakalářská práce je zaměřena na proces škod způsobených zaměstnancem zaměstnavateli ve společnosti ŠKODA AUTO a.s. V teoretické části jsou vysvětleny základní pojmy související s touto tematikou. V praktické části je popsán proces ohledně škod způsobených zaměstnancem zaměstnavateli ve společnosti ŠA. Je analyzován současný stav a odhaleny slabé a silné stránky tohoto procesu. V závěru práce je tento proces hodnocen a jsou navrhována případná zlepšení aktuálního stavu. KLÍČOVÁ SLOVA Škody způsobené zaměstnanci, vymáhání pohledávek za zaměstnanci PRÁCE OBSAHUJE UTAJENÉ ČÁSTI: Ano 40
ANNOTATION AUTHOR FIELD THESIS TITLE Ludmila Hlaváčová 6208R087 Business Management and Sales Receivables for damage caused by employees and their enforcing SUPERVISOR JUDr. Ing. Hana Skalická, BA, Ph.D. DEPARTMENT KFDP - Department of Financial and Tax Law YEAR 2014 NUMBER OF PAGES 41 NUMBER OF PICTURES 4 NUMBER OF TABLES 1 NUMBER OF APPENDICES 5 SUMMARY This thesis focuses on the process of damage caused by employees to the employer - the SKODA-AUTO company. In the theoretical section the basic concepts related to this topic are explained. The practical part describes the process of the damage caused by employees to the employer - the SKODA-AUTO. It analyzes the current situation and identifies the strong and weak points of this process. In conclusion, this process is evaluated and possible improvements are proposed. KEY WORDS Damage caused by employees, recovery of receivables from employees THESIS INCLUDES UNDISCLOSED PARTS: Yes 41