UNIVERZITA PARDUBICE Směrnice č. 6 /2010 Věc: Vedení účetnictví na Univerzitě Pardubice Působnost pro všechny útvary Univerzity Pardubice Účinnost 1.září 2010 Číslo jednací RPO/0075/10 Vypracovala Ing. Jana Kubíčková, vedoucí Finančního oddělení Předkládá Ing. Dagmar Andrlíková, vedoucí Ekonomického odboru Schválil Ing. Milan Bukač, kvestor Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Univerzita Pardubice (dále jen univerzita ) je právnickou osobou zřízenou zákonem jako veřejná vysoká škola. Hospodaření univerzity a nakládání s jejím majetkem se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů, zvláštními právními předpisy a vnitřními předpisy univerzity. K podpoře tohoto cíle je na univerzitě vedeno účtování o stavu a pohybu majetku, závazcích a ostatních aktivech a pasívech, nákladech a výnosech z hlavní a doplňkové (vedlejší) činnosti a o výsledku hospodaření v plném rozsahu. 2. Pro vedení účetnictví jsou důležité obecné právní normy a vnitřní předpisy a vnitřní normy univerzity 1. 3. Univerzita hospodaří a užívá majetek při plnění úkolů v hlavní vzdělávací a vědecké, výzkumné, vývojové a inovační, umělecké nebo další tvůrčí činnosti a v doplňkové činnosti 2 4. Univerzita svoji činnost člení na hlavní činnost, která je současně činností nehospodářskou a činnost doplňkovou (případně vedlejší), která je současně činností hospodářskou v souladu s ustanoveními bodů 3.1.1 a 3.1.2 Rámce společenství pro státní podporu výzkumu, vývoje a inovací (2006/C 323/01), zveřejněného v Úředním věstníku EU 30.12.2006.. Článek 2 Používané informační systémy při zpracování účetních dokladů 1. Systém objednávek je zabezpečen dvěma spolupracujícími informačními systémy, systémem VERSO a ekonomickým systémem ifis. Na úrovni systému VERSO je zabezpečeno vystavení objednávky a provedení předběžné řídící kontroly (schvalování objednávky). Po schválení je objednávka automaticky předána ke zpracování ekonomickému systému ifis, kde do doby zaúčtování příslušné faktury (či jiného obdobného účetního dokladu) blokuje rozpočet určeného finančního zdroje. 1 čl. 5 Statutu Univerzity Pardubice 2 čl. 3 Statutu Univerzity Pardubice 1 z 8
2. Pro zpracování účetních dokladů (přijaté a vydané faktury, pokladní doklady, interní doklady apod.), pro evidenci a účtování majetku, evidenci a účtování zásob materiálu (na FChT, sklad IC, ústřední sklad, sklad skript apod.) je využíván informační systém ifis. Pro získání tiskových přehledů jsou dále využívány nástroje WEBMAILER a DISCOVERER. 3. Pro sklady potravin, stejně jako stravovací systém v menze se používá systém ISKaM. 4. Pro zpracování mezd je určen systém VEMA. 5. Studijní agenda je zajišťována prostřednictvím systému STAG. Článek 3 Struktura Univerzity Pardubice 1. Univerzita je právnická osoba, která ve své vnitřní účetní struktuře zahrnuje tyto součásti: 10 Fakulta filozofická (ve zkratce FF ), 20 Fakulta restaurování (ve zkratce FR ), 30 Fakulta chemicko-technologická (ve zkratce FChT ), 40 Fakulta ekonomicko-správní (ve zkratce FES ), 50 Dopravní fakulta Jana Pernera (ve zkratce DFJP ), 60 Fakulta elektrotechniky a informatiky (ve zkratce FEI ), 70 Fakulta zdravotnických studií (ve zkratce FZS ), 80 Správa kolejí a menzy (ve zkratce SKM ), 90 Celouniverzitní útvary mimo SKM. 2. Univerzita se člení na hospodářská střediska (HS), která jsou označena 3 místným číselným údajem a dále na nákladová střediska (NS) označená 5 místným číselným údajem. Článek 4 Používané účetní období, vymezení okamžiku uskutečnění účetního případu 1. Univerzita používá pro účetní období kalendářní rok. 2. Předmětem účetnictví jsou všechny skutečnosti související s daným účetním obdobím. 3. Účetnictví dle účtového rozvrhu, sestaveného a jednotně platného pro celou univerzitu, je zpracováváno do jedné hlavní knihy. 4. Prvotní účetní doklady jsou centrálně zadávány do účetního systému ifis na pracovištích oddělení finančního ekonomického odboru univerzity (ve zkratce OF ), SKM a FR v Litomyšli. 5. Okamžik uskutečnění účetního případu je den, ve kterém dojde ke splnění dodávky, vzniku závazku, platbě závazku, vzniku pohledávky, inkasu pohledávky, postoupení pohledávky, vkladu pohledávky, poskytnutí či přijetí zálohy, převzetí dluhu, zjištění 2 z 8
manka, schodku, přebytku či škody, pohybu majetku uvnitř účetní jednotky a k dalším skutečnostem. 6. Pro potřeby oceňování pohledávek a závazků vyjádřených v cizí měně ke dni jejich vzniku lze za okamžik uskutečnění účetního případu považovat u dodavatele den vystavení faktury nebo obdobného dokladu, u odběratele den přijetí faktury nebo obdobného dokladu. 7. Při převodu vlastnického práva k nemovitostem se za okamžik uskutečnění účetního případu považuje den doručení návrhu na vklad do katastru nemovitostí vedeného příslušným katastrálním úřadem. 8. Ekonomický odbor (ve zkratce EkO ) provádí ve stanovených termínech, v měsíčních intervalech, účetní uzávěrku za celou univerzitu. 9. EkO zpracovává roční účetní závěrku a vytváří rozvahu, výkaz zisku a ztrát, přílohu a výroční zprávu o hospodaření univerzity. Článek 5 Účtový rozvrh 1. Účtový rozvrh je sestaven na podkladě směrné účtové osnovy 3. 2. Účty a zásady účtování na účtech upravuje Český účetní standard (dále jen ČÚS) č. 401. 3. Při vytváření analytických účtů univerzita respektuje takové skutečnosti jako je provozování hlavní činnosti a doplňkové činnosti. Dále jsou zohledněna: a) členění podle časového hlediska u pohledávek a závazků (krátkodobé, dlouhodobé), b) členění na českou a cizí měnu, c) členění dle položek účetní závěrky, d) členění nákladů a výnosů na činnosti, z nichž příjmy (výnosy) jsou předmětem daně z příjmů a v rámci tohoto členění na činnosti, z nichž příjmy jsou od daně osvobozeny, e) členění pro daňové účely, tzn. pro transformaci účetního výsledku hospodaření, f) členění pro potřeby zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění, g) členění z hlediska potřeb finančního řízení účetní jednotky, h) členění podle druhu činnosti účetní jednotky, i) členění podle požadavků externích uživatelů údajů z účetnictví, zejména orgánů státní statistiky. 4. Účtový rozvrh pro každé účetní období bude v případě nutnosti aktualizován. Platný účtový rozvrh je součástí systému ifis. 3 14 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a 31 vyhlášky č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá stanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví 3 z 8
5. EkO zajišťuje doplnění účtového rozvrhu i v průběhu účetního období, pokud je nezbytné, aby došlo k zachycení všech účetních případů v účetnictví. 6. Požadavky s odůvodněním potřeb na doplnění účtového rozvrhu jsou předávány vedoucímu OF. 7. Účtový rozvrh a použité číselníky k rozvahovému dni a další skutečnosti dokládají průkaznost účetnictví v daném účetním období. 8. Univerzita používá další vybrané číselníky: a) číselník zakázek, b) číselník dokladových řad, c) číselník používaných variabilních symbolů. 9. Číselník zakázek je využíván pro sledování nákladů a výnosů (u investičních akcí pro sledování příjmů a výdajů) podle jednotlivých finančních zdrojů. Platný číselník zakázek je součástí systému ifis. 10. Platný číselník dokladových řad, které tvoří systém evidence jednotlivých prvotních dokladů v účetnictví, je součástí systému ifis. 11. Variabilní symboly jsou určeny pro identifikaci plateb. U faktur jsou generovány systémem ifis, přičemž první dvě pozice číselného kódu představují rok účetního období (2 místa), následuje číslo deníku (3 místa) a pořadové číslo (5 míst). U jiných plateb, než prostřednictvím faktur, se variabilní symboly stanovují individuálně, aby sloužily stejnému účelu nejčastěji se uvádí číslo inkasujícího střediska. Článek 6 Zásady pro účtování nákladů a výnosů a jejich časové rozlišování 1. Náklady a výnosy se účtují zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisejí. 2. Opravy nákladů nebo výnosů minulých účetních období se účtují na účtech nákladů a výnosů, kterých se týkají. 3. Náklady a výdaje, výnosy a příjmy, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě: nákladů příštích období, výdajů příštích období, výnosů příštích období, příjmů příštích období. Článek 7 Zásady pro tvorbu a používání rezerv a vytváření opravných položek (ČÚS č. 407) 1. Univerzita účtuje pouze o zákonných rezervách. Rezervy se tvoří na vrub nákladů. Jejich použití, částečné snížení nebo zrušení pro nepotřebnost se zahrnuje do výnosů. 2. Zůstatky rezerv se převádějí do následujícího účetního období. Rezervy nesmějí mít aktivní zůstatek. Rezervy podléhají inventarizaci, při které se posuzuje jejich výše 4 z 8
a odůvodněnost. Pominou-li důvody, pro které byly rezervy vytvořeny, je povinna univerzita v účetním období, ve kterém skutečnosti o výši rezerv zjistila, je zrušit. 3. Univerzita vytváří opravné položky k pohledávkám pouze v zákonné výši 4. Účetní opravné položky k pohledávkám se mohou vytvořit pouze ve zcela ojedinělých případech, kdy existuje závažný předpoklad, že jejich nevytvoření by významně zkreslilo účetnictví univerzity. Článek 8 Kurzové rozdíly (ČÚS č. 404) 1. Majetek a závazky univerzity vyjádřené v cizí měně jsou přepočítávány na českou měnu směnným kurzem devizového trhu vyhlášeným Českou národní bankou. Při přepočtu cizích měn, které nejsou obsaženy v kurzech devizového trhu stanovených ČNB, se pro přepočet použijí oficiální střední kurzy centrálních bank, popř. aktuální kurzy na mezibankovním trhu k americkému dolaru nebo k EURu. Při přepočtu nakoupených nebo prodaných valut a deviz se používá kurz, za který byl obchod uskutečněn. Ke dni roční účetní závěrky se majetek a závazky univerzity vyjádřené v cizí měně přepočítávají na českou měnu aktuálním kurzem ČNB k 31. prosinci. 2. Při výpočtu kurzových rozdílů je za okamžik uskutečnění účetního případu u univerzity jako dodavatele považován den vystavení účetního dokladu (odběratelské faktury apod.) a jako odběratele den přijetí účetního dokladu (dodavatelské faktury apod.). 3. Okamžik uskutečnění přepočtu cizí měny u cestovních náhrad a stipendií je v případě poskytnutí zálohy den, kdy byla záloha poskytnuta. V případě, že nebyla záloha poskytnuta, je to první den pracovní cesty. Pokud na zahraniční cestu byla poskytnuta záloha v Kč, použije se pro přepočet měny kurz platný v první den pracovní cesty. Článek 9 Inventarizační rozdíly (ČÚS č. 403) 1. Za inventarizační rozdíly jsou považovány rozdíly mezi evidovaným stavem majetku a závazků a skutečným stavem majetku a závazků zjištěných inventurou. Jedná se o případy kdy: skutečný stav je nižší než evidovaný stav a rozdíl nelze doložit účetním dokladem nebo nelze jinak dokázat, skutečný stav je vyšší než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem. Za inventarizační rozdíl se nepovažuje stav, kdy evidovaný majetek se nachází v jiné místnosti nebo na jiném pracovišti univerzity a zde je řádně inventován. 2. Vzniklé rozdíly se vždy účtují do nákladů nebo výnosů toho účetního období, za které se inventarizace provádí, s výjimkou případného inventarizačního rozdílu u pokladní hotovosti a cenin, který je vždy účtován jako pohledávka vůči hmotně odpovědné osobě. 4 zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů 5 z 8
3. Provádění inventarizace majetku a závazků stanoví Směrnice univerzity 5. Článek 10 Průkaznost účetního záznamu 1. Účetním záznamem 6 se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Účetními záznamy jsou: účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy, odpisový plán, inventurní soupisy apod. 2. Za průkazný účetní záznam se považuje pouze: a) účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje, b) účetní záznam, jehož obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů, c) účetní záznam přenesený způsobem splňujícím požadavky právního předpisu 7, d) účetní záznam týkající se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky, k němuž je připojen podpisový záznam oprávněné osoby 8. 3. Zjistí-li zaměstnanec univerzity, že obsah účetního záznamu neodpovídá skutečnosti, je povinen od tohoto okamžiku považovat tento účetní záznam za neprůkazný. Článek 11 Účetní závěrka 1. Pro provádění roční účetní závěrky a práce na ni navazující je každoročně sestavován harmonogram účetní závěrky. Harmonogram je v průběhu prací na roční účetní závěrce upřesňován. 2. Součástí účetní závěrky je rozvaha, výkaz zisku a ztráty a dále příloha. Uspořádání a označování položek jednotlivých výkazů účetní závěrky stanoví právní předpis 9. 3. Příloha vysvětluje a doplňuje informace obsažené v rozvaze a výkazu zisku a ztráty. Příloha se sestavuje popisným způsobem nebo ve formě tabulek k zajištění přehlednosti a srozumitelnosti předkládaných informací. V příloze se uvádějí i další významné události, které v průběhu účetního období nastaly a významným způsobem ovlivnily hospodaření účetní jednotky. Článek 12 Úschova a archivace 5 Směrnice Univerzity Pardubice č. 25/2005 Provádění inventarizace majetku a závazků 6 33 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví 7 34 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví 8 Směrnice Univerzity Pardubice č. 11/2005 Oběh a zpracování účetních dokladů 9 Vyhláška č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá stanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví 6 z 8
1. Účetní záznamy vedené ve formě písemné nebo technické mají stanovenou povinnou uschovací lhůtu pro účely vedení účetnictví 10. V ostatních případech platí zvláštní právní předpisy (např. zákon o archivnictví). 2. Účetní záznamy jsou pracovníky EkO ukládány odděleně od ostatních písemností do archivu a zabezpečeny proti poškození, zničení a ztrátě. 3. Za archivaci účetních dokladů odpovídá vedoucí OF. 4. Uschovací lhůty: účetní doklady, účetní knihy, účtové rozvrhy, odpisové plány, inventurní soupisy, přehledy, účetní záznamy dokládající formu vedení účetnictví - po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, seznamy číselných znaků, jiných symbolů a zkratek použitých v účetnictví po dobu, po kterou se uschovávají účetní záznamy, v nichž jich bylo použito, účetní závěrka, výroční zpráva - po dobu deseti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, mzdové listy se archivují po dobu 45 let, doklady a jiné záznamy potřebné pro účely sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění - po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní záznamy týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků (upomínky apod.) - do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění, účetní doklady a jiné účetní záznamy týkající se záručních lhůt, ochrany autorských práv a řízení trestních, občansko-soudních, daňových, správních, reklamačních nebo jiných neskončených řízení - do konce následujícího roku po roce, v němž skončila stanovená lhůta, daňové doklady splňující náležitosti dle zákona o dani z přidané hodnoty a zároveň i náležitosti účetního dokladu - po dobu deseti let počínajících koncem období, kterého se týkají. 5. Zásady archivace a skartace stanovuje směrnice univerzity. 6. Originály dokladů v rámci zahraničních projektů a grantů (např. 6. rámcový program) jsou účastníci smlouvy povinni uchovávat po dobu 5 let od skončení příslušného projektu. 7. Univerzita jako příjemce dotace ze Strukturálních fondů EU, tj. Evropského sociálního fondu (dále jen ESF ) a Evropského fondu regionálního rozvoje (dále jen ERDF ) je povinna uchovávat originál Rozhodnutí/Smlouvy včetně jeho případných dodatků a příloh, veškeré originály účetních dokladů a originály (příp. kopie, pokud univerzita nedisponuje originálem) dalších dokumentů souvisejících s realizací projektu, a to do konce roku 2025, pokud český právní systém nebo jiný operační program nestanovuje lhůtu delší. Doklady musí být uchovávány stanoveným způsobem 11 : 10 31 a 32 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví 11 zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů 7 z 8
8. V souvislosti s požadavky uchování dokladů financovaných z prostředků ESF i po uplynutí stanovené lhůty pro uschování účetních dokladů je třeba přijmout následující opatření: zaměstnanec odpovědný za příslušný projekt financovaný z ESF předá originál účetního dokladu k zaúčtování; účetní zpracovávající účetní doklad, doplní na originál dokladu číslo účetního dokladu, pod kterým je tento doklad zachycen v informačním systému; po účetní závěrce daného účetního období vyhotoví zaměstnanec EkO odpovědný za projekty (dále jen odpovědný zaměstnanec ) seznam dokladů týkající se jednotlivých projektů a uloží seznam do samostatného šanonu označeného informací, že se jedná o projekty ESF pro dané účetní období; originál účetního dokladu bude uložen standardním způsobem v účetním archivu; po uplynutí uschovací lhůty pro archivaci účetních dokladů daného účetního období vyhledá odpovědný zaměstnanec příslušné účetní doklady. Využije při tom seznamy dokladů týkající se uložených projektů. Tyto účetní doklady budou vyjmuty ze skartace. Prodlouží se jejich doba úschovy v účetním archivu na stanovenou dobu. 9. Pro dotační prostředky poskytnuté na projekty Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (dále jen OP VK), prioritní osy 2, oblasti podpory 2.2.,platí, že příjemce i partner mají povinnost vést o čerpání a užití dotace samostatnou účetní evidenci tak, aby tyto prostředky a nakládání s nimi bylo odděleno od ostatního majetku a tuto evidenci uchovávat minimálně do roku 2025 a v souladu s obecně platnými právními předpisy a vnitřními předpisy univerzity. Archivaci účetních dokladů zabezpečuje EkO, za archivaci dalších dokumentů souvisejících s projektem odpovídá řešitel 12. Článek 13 Společná a závěrečná ustanovení 1. Zrušuje se Směrnice Univerzity Pardubice č. 8/2005 Vedení účetnictví na Univerzitě Pardubice 2. Tato směrnice nabývá platnosti a účinnosti dnem 1. září 2010 V Pardubicích dne 1. září 2010 prof. Ing. Miroslav Ludwig, CSc. rektor 12 Směrnice Univerzity Pardubice č. 15/2007 Předkládání a správa projektů na Univerzitě Pardubice 8 z 8