ZÁPIS ze shromáždění vlastníků Společenství pro dům Dvořákova 2847/4A, Plzeň ze dne 29.10.2008 Místo konání: salónek restaurace U Švejka, Dvořákova ul., Plzeň Datum: 29.10.2008 Přítomni: viz. Prezenční listina shromáždění vlastníků I. Program schůze shromáždění 1) Zahájení a schválení programu schůze 2) Informace o odstoupení místopředsedy výboru společenství pana Ing. Pavla Kůse 3) Volba nového člena výboru Společenství 4) Informace výboru Společenství o uzavřených smluvních vztazích (voda, elektřina, teplo, telekomunikace, správa domu, úklid domu, pojištění domu, servis výtahu) a informace o úhradě závazků Společenství za období do 31.7.2008 5) Vysvětlení položek v měsíčních zálohách na úhradu služeb spojených s bydlením 6) Fond oprav, výše příspěvků do fondu oprav 7) Přehled hospodaření Společenství a přehled aktuálního stavu úhrad záloh na služby spojené s bydlením u jednotlivých bytových jednotek 8) Schválení Domovního řádu 9) Různé: způsob komunikace vlastníků s výborem Společenství, péče o předzahrádku a další zelené plochy příslušné k domu, zajištění drobných oprav v domě, umístění informační nástěnky Společenství, koule u dveří garáž-suterén, preventivní kontroly výtahu-proškolení vybraných osob, zamykání popelnic, poštovní schránky, zavírání vrat garáže, pojištění nemovitosti... 10) Diskuze a náměty II. Průběh jednotlivých bodů program schůze 1) Zahájení a schválení programu schůze Jednání schůze zahájil v 17.10 hod pan Ing. Miroslav Svozil, který řídil průběh schůze shromáždění. Konstatoval, že schůze shromáždění byla řádně svolána v souladu se zákonem č. 72/1994 Sb. v platném znění. Po kontrole listiny přítomných, která je přílohou č. 1 tohoto zápisu, bylo konstatováno, že v okamžiku zahájení schůze shromáždění jsou přítomni osobně vlastníci jednotek, jejichž spoluvlastnické podíly na společných částech domu činí 64,44 % (podle spoluvlastnických podílů 761/1181) a že jednání je v souladu s 11 odst. 2 zák.č. 72/1994 Sb. schopné usnášení ve všech věcech, které jsou na programu jednání. Sčítáním hlasů byl pověřena MUDr. Dvořáková. Poté bylo přistoupeno ke schválení programu jednání dle pozvánky. 1z8
2) Informace o odsoupení místopředsedy výboru společenství Ing. Pavla Kůse Společenství vzalo na vědomí odstoupení místopředsedy výboru společenství Ing. Pavla Kůse na základě písemného oznámení ke dni 26.10.2008. 3) Volba nového člena výboru společenství Pan Ing. Miroslav Svozil navrhnul, aby shromáždění rozhodlo o zvolení nového člena výboru společenství. Po krátké diskuzi navrhl jako nového člena společenství Ing. Karla Ruperta, r.č. 430402/051, Dvořákova 2847/4A, 301 00 Plzeň. Poté bylo přistoupeno k hlasování o tomto návrhu. Navržený člen výboru byl zvolen více než potřebnou nadpoloviční většinou hlasů všech přítomných 4) Informace výboru Společenství o uzavřených smluvních vztazích (voda, elektřina, teplo, telekomunikace, správa domu, úklid domu, pojištění domu, servis výtahu) a informace o úhradě závazků Společenství za období do 31.7.2008 Pan Ing. Miroslav Svozil nejdříve sdělil, že k zapsání společenství do rejstříku společenství vlastníků jednotek došlo na základě rozhodnutí Krajského soudu dne 10.6.2008. Až od tohoto data mohlo společenství vstupovat do smluvních vztahů. Nejdříve bylo nutné dořešit vyrovnání závazků společenství, které vznikly z důsledků hrazení provozních nákladů domu Dvořákova 4A společnostmi DEVELOPMENT NOVÝ SVĚT, a.s. a TEBYT-BTZ s.r.o.. Náklady uhrazené těmito společnostmi činily: DEVELOPMENT NOVÝ SVĚT, a.s. CZK 113.344,40 vč. DPH (Plzeňská teplárenská, O2 Telefonica, ČEZ stanice tepla, ČEZ společné prostory), TEBYT-BTZ s.r.o. CZK 50.548,-- Kč (úklid, svoz domovního odpadu + nepřefakturován 1x úklid za 05/2008 kvůli chybně na straně TEBYT-BTZ ve výši CZK 1785,-- vč. DPH). Zároveň bylo nutné převést na společenství smlouvy týkající se dodávek elektřiny ČEZ, tepla, teplé vody Plzeňská teplárenská, vodné a stočné Vodárna Plzeň a telefonu ve výtahu O2 Telefonica. Tento převod byl uskutečněn k 31.7.2008. Na základě výše uvedené výbor společenství rozhodl o platbě mimořádné částky CZK 15.000,-- na bytovou jednotku, která bude sloužit k úhradě výše uvedených nákladů. Zároveň výbor rozhodl o zahájení pravidelných plateb ( inkaso ) každé bytové jednotky již od 08/2008, tak aby bylo možné hradit veškeré náklady spojené s provozem domu bez toho, aby se společenství dostalo do prodlení s platbou kvůli nedostatku finančních prostředků. Výbor si je vědom, že současné vyúčtování pro každou bytovou jednotku je vzhledem ke krátkému časového období fungování společenství velmi nepřesné, avšak je nutné si uvědomit, že při ročním vyúčtování budou veškeré platby porovnány se skutečně vynaloženými náklady a dojde k jejich vyrovnání. Výbor společenství také rozhodl o uzavření mandátní smlouvy se společností TEBYT-BTZ s.r.o., která bude zajišťovat pro společenství správu a výkon práv a 2z8
povinností ze soukromoprávních a veřejnoprávních vztahů bytového domu. Volba této společnosti byla učiněna kvůli zachování kontinuity vztahů, neboť tato společnost byla vybrána investorem stavby a má k dispozici kompletní projektovou a další dokumentaci k domu. Výbor rozhodl také o ukončení poskytování úklidu společností Rypl kvůli vysokým nákladům na úklid (týdně CZK 1500,-- bez DPH) k 30.6.2008 a takto byla informována společnost TEBYT-BTZ, která smlouvu uzavírala. Od listopadu 11/2008 byla uzavřena nová smlouva na úklid se společností GSUS úklid s.r.o., kde jsou náklady výrazně nižší a smlouva má 1měsíčního výpovědní lhůtu včetně možnosti okamžitého ukončení v případě neplnění podmínek smlouvy. Výbor společenství také rozhodl o zřízení běžného účtu společenství u Komerční banky, a.s., pobočky Klatovská 125. Jediným důvodem byla blízkost pobočky, která umožnila rychlé zřízení účtu. Optimalizace nákladů spojených s vedením účtu bude řešena až následně (např. lepší úroky, nižší poplatky). Výbor společenství rozhodl o uzavření smlouvy na servis výtahu se společností KONE a.s. - vzhledem k tomu, že tato společnost byla dodavatelem výtahu a je platná záruka jsou podmínky pro zajištění servisu jinou firmou (levnější) problematické. Oproti původní nabídce společnosti KONE je finální smlouva o 20 % levnější. Zástupce společnosti TEBYT-BTZ s.r.o. Ing. Suchý vstoupil do diskuze a sdělil, že jedinou smlouvou, která ještě nebyla převedena je svoz TDO, společenství zatím uhradilo náklady do 30.6.2008, do konce roku má TEBYT-BTZ platnou smlouvu, dojde tedy k doúčtování nákladů za ½ roku 2008 a bude nutné na společenství uzavřít smlouvu platnou od 1.1.2009. Přehled veškerých smluv je k dispozici u předsedy výboru Ing. Miroslava Svozila. 5) Vysvětlení položek v měsíčních zálohách na úhradu služeb spojených s bydlením Ve spolupráci s Ing. Suchým byly vlastníci informováni o jednotlivých položkách v měsíčních zálohách na úhradu služeb spojených s bydlením ( inkaso ). Vzhledem k diskuzi, která se rozvinula k bodům 4) a 5) bylo nutné přistoupit k hlasování o následujících bodech: a) Hlasování o způsobu rozúčtování nákladů na teplo, teplou vodu a spotřebu studené vody: Pan Ing. Miroslav Svozil navrhl hlasovat o přijetí způsobu rozúčtování výše uvedených nákladů na každou bytovou jednotku následujícím způsobem: 100 % se bude skládat ze 60 % dle skutečné spotřeby zjištěné na základě poměrových měřidel a 40 % dle velikosti spoluvlastnických podílů členů společenství na společných částech domu + dojde k výpočtu neoficiální orientační varianty, kdy se změří se stav dodaného tepla, teplé vody a studené vody na patě domu, provedou se odečty měřidel v bytech, stanoví se spotřebované 3z8
teplo, teplá voda a studená voda v každém bytě podle měřidel a teprve dodávky, které nebudou součtem individuálních měření pokryté, budou rozpočteny podle vlastnických podílů a přičteny k naměřené individuální spotřebě (zajistí fa TEBYT). Pro: 80,3 % hlasů Proti: 19,7 % hlasů Zdrželo se: 0 % hlasů tj. pro 611/761 Tento návrh byl přijat více než potřebnou tříčtvrtinovou většinou hlasů všech přítomných b) Hlasování o způsobu rozúčtování nákladů spojených s provozem a servisem výtahu Pan Ing. Miroslav Svozil navrhl hlasovat o přijetí způsobu rozúčtování nákladů spojených s provozem a servisem výtahu následujícím způsobem: náklady na výtah budou rozúčtovány na každý byt stejně, tj. Náklady na 1 byt = náklady na provoz a servis výtahu děleno 16. Tento návrh byl přijat více než potřebnou tříčtvrtinovou většinou hlasů všech přítomných V 18.40 h opustil shromáždění zástupce bytu č. 10 (vlastník REPLAST holding, spol. s r.o.). Pan Ing. Miroslav Svozil sdělil, že aktuálně jsou přítomni osobně vlastníci jednotek, jejichž spoluvlastnické podíly na společných částech domu činí 59,4 % (podle spoluvlastnických podílů 702/1181) a že jednání je v souladu s 11 odst. 2 zák.č. 72/1994 Sb. nadále schopné usnášení ve všech věcech, které jsou dále na programu jednání. c) Hlasování o spolupráci se společnosti TEBYT-BTZ s.r.o. Pan Ing. Miroslav Svozil navrhl hlasovat o pokračování spolupráce se společností TEBYT-BTZ s.r.o. na základě již uzavřené mandántní smlouvy. Pro: 92,9 % hlasů Proti: 7,1 % hlasů Zdrželo se: 0 % hlasů Pro 652/702 Tento návrh byl přijat více než potřebnou nadpoloviční většinou hlasů všech přítomných 6) Fond oprav, výše příspěvků do fondu oprav Pan Ing. Miroslav Svozil sdělil, že výbor na svém jednání v létě 2008 přijal návrh na zahájení tvorby fondu oprav ve výši CZK 20,-- /m2 (tj. Pro každý byt ve výši spoluvlastnického podílu na společných částech domu krát CZK 20,--). Tento návrh byl již zakomponován do plateb záloh na služby ( inkaso ) od 08/2008. Na základě 4z8
proběhlé diskuze p. Miroslav Svozil navrhl hlasovat o tvorbě fondu oprav ve výši CZK 20,-- / m2. Pro: 57,4 % hlasů Proti: 42,6 % hlasů Zdrželo se: 0 % hlasů Pro 403/702 Tento návrh byl přijat více než potřebnou nadpoloviční většinou hlasů všech přítomných Dále pan Ing. Miroslav Svozil sdělil shromáždění, že dům není pojištěn a bude nutné uzavřít pojistku. Na základě diskuze by se mělo jednat o uzavření pojistky, která bude uzavřena se stabilní a kvalitní pojišťovnou a pojistka by měla i zahrnovat krytí odpovědnosti za způsobené škody 3tím osobám. Předpokládaná pojištěná hodnota nemovitosti by neměla být nižší než CZK 44 mil., cena za pojištění je odhadována na ca 30 tis. Kč / ročně. Shromáždění uložilo výboru společenství provést výběrové řízení na pojišťovnu a uzavřít pojistku v co nejbližší době. Na základě diskuze pan Ing. Miroslav Svozil navrh hlasovat o způsobu rozpočítání ceny za pojištění na každou jednotku dle spoluvlastnického podílu bytové jednotky na společných částech domu. Tento návrh byl přijat více než potřebnou tříčtvrtinovou většinou hlasů všech přítomných 7) Přehled hospodaření Společenství a přehled aktuálního stavu úhrad záloh na služby spojené s bydlením u jednotlivých bytových jednotek Pan Ing. Miroslav Svozil informoval shromáždění o úhradě záloh na služby spojené s bydlením u jednotlivých bytových jednotek k datu shromáždění. Na základě diskuze bylo sděleno, že do konce roku 2008 nebudou dlužníci oficiálně upomínání ve spolupráci se správcovskou firmou, ale výbor bude zajišťovat upomínání neoficiálně. Od roku 2009 budou plně využívány pro hlídání plateb služby, které poskytuje správcovská firma. 8) Schválení Domovního řádu Součástí pozvánky na shromáždění vlastníků byl návrh Domovního řádu. Domovní řád má přispět k tomu, aby byl dům řádně užíván na požadované úrovni, aby bylo zabráněno jeho poškozování a znehodnocování. Zároveň upravuje užívání bytů a společných prostor, v rámci dobrých vztahů upravuje denní řád, technický provoz, bezpečnost a pořádek v domě. Pan Ing. Miroslav Svozil navrhl hlasovat o přijetí Domovního řádu dle návrhu, který 5z8
byl součástí pozvánky Tento návrh byl přijat více než potřebnou tříčtvrtinovou většinou hlasů všech přítomných 9) Různé: způsob komunikace vlastníků s výborem Společenství, péče o předzahrádku a další zelené plochy příslušné k domu, zajištění drobných oprav v domě, umístění informační nástěnky Společenství, koule u dveří garáž-suterén, preventivní kontroly výtahu-proškolení vybraných osob, zamykání popelnic, poštovní schránky, zavírání vrat garáže, pojištění nemovitosti... Způsob komunikace vlastníků s výborem Společenství aktuálně je pro účely komunikace provozována samostatná poštovní schránka u vchodu do domu (v pravém dolním rohu). Výbor navrhl založení vlastní e-mailové adresy pro rychlejší a pružnější komunikaci. Současně navrhl distribuci informací mimo jiné prostřednictvím e-mailu na vlastníky bytových jednotek. V neposlední řadě bude umístěna u vchodu informační nástěnka. Shromáždění vlastníků se shodlo na nevyhovujícím stavu předzahrádky. Z tohoto důvodu bude oslovena specializovaná firma za účelem estetického zlepšení a snížení náročnosti údržby. Běžná péče o předzahrádku (zahrnující zejména zalévání) byla svěřena vlastníkům bytů 8,9,12 za jejich souhlasu. Na základě dohody s firmou zajišťující servis výtahu (KONE) a za účelem snížení nákladů na servis byli proškoleni tito vlastníci bytových jednotek na dozorce výtahu : Ing. Pavel Kůs (byt č. 8), Ing. Karel Rupert (byt č. 6) Vlastníci se shodli na jednotném očíslování poštovních schránek za účelem lepší orientace poštovních doručovatelů. Současně se shodli na ponechání číselného označení bytových jednotek na zvoncích. Vlastníci se shodli na zamykání dveří při vstupu garáž suterén za účelem zvýšení bezpečnosti. Vlastníci byli výborem Společenství vyzváni ke zvýšené opatrnosti při výjezdu z garáží. Všichni vlastníci musí dbát na bezpečné zavření garážových vrat při výjezdu. Všichni vlastníci se shodli na zamykání vstupních dveří do domu ve večerních hodinách tj. po 22. hod. Úklid sněhu před domem byl svěřen do péče bytu č. 1 do doby, než bude řešeno jiným způsobem, např. úklidovou firmou. Vzhledem k nárůstu potřeby drobnějších oprav (poškození společných prostor např. v rámci stěhování..) vlastníci vyzvali výbor Společenství k zajištění těchto oprav z důvodu nezjištění viníka. V této souvislosti výbor Společenství požádal vlastníky, aby veškeré budoucí škody způsobené na společných prostorách byly nahlášeny některému z členů výboru Společenství včetně informace o tom, jak a v jakém termínu bude opraveno. V rámci úsporných opatření došlo k upozornění z řad vlastníků na nadměrně dlouhé intervaly svícení ve společných prostorách a v garáži. 6z8
10) Diskuze a náměty Výbor Společenství navrhl umístění čísla popisného domu na dobře viditelné místo z důvodu lepší orientace. V této otázce není jednota. Bude opět řešeno na následujícím shromáždění vlastníků Výbor Společenství navrhl zajistit zamykání popelnice z důvodu nadměrného vhazování odpadků třetích osob, což vede k jejímu přeplňování. V této otázce není jednota z důvodu nutnosti zajistit v konkrétní den přístup technických pracovníků zajišťujících svoz odpadu. Výbor Společenství byl vyzván k oslovení dalších správcovských firem z důvodu zjištění poměru cena a nabízené služby. Souhrn plateb na bytovou jednotku (podklad pro úpravu vyúčtování záloh na služby): a) TEBYT správa CZK 2285,-- Kč vč. DPH/měsíčně, 1 bytová jednotka CZK 143,-- b) Telefon výtah CZK 589,05 Kč vč. DPH/měsíčně, 1 bytová jednotka CZK 37,-- c) Náklady na provoz společenství (vedení účtu apod.) 1 bytová jednotka CZK 50,-- / měsíčně d) Výtah CZK 4916,--/kvartálně, 1 bytová jednotka CZK 103,-- / měsíčně e) Úklid společných prostor CZK 2285,-- vč. DPH/měsíčně, 1 bytová jednotka CZK 143,-- / měsíčně f) Elektřina společné prostory 3 měsíční záloha CZK 6960,-- vč. DPH, 1 bytová jednotka CZK 145,-- / měsíčně g) Odvoz odpadu předpoklad CZK 1085,-- / měsíčně, tj. 1 bytová jednotka CZK 68,- / měsíčně Pan Ing. Miroslav Svozil poděkoval za výbor společenství p. Ing. Pavlu Kůsovi za odvedenou práci. III. Ukončení schůze shromáždění vlastníků V 19.40 hod pan Ing. Miroslav Svozil konstatoval, že shromáždění beze zbytku vyčerpalo svůj program, ke kterému nebyly vzneseny žádné protesty či připomínky, poděkoval přítomným za účast na schůzi a schůzi ukončil. Ing. Miroslav Svozil Ing. Jana Klírová Ing. Pavel Kůs 7z8
Úkoly pro výbor Společenství: Uzavřít smlouvu na svoz odpadu do 31.12.2008 Zajistit prostřednictvím firmy TEBYT odečet měřidel na patě domu vč. rozúčtování nákladů dle vlastnických podílů a porovnat tuto variantu s oficiálně schválenou variantou navrženou firmou TEBYT Zajistit cenový průzkum konkurenčních správcovských firem za účelem poměření ceny a nabízených služeb termín do 31.3.2009 Provést výběrové řízení na pojištění nemovitosti do 31.1.2009 a zajistit pojištění nemovitosti do 28.2.2009 Vyzvat všechny neplatiče z řad vlastníků bytových jednotek k úhradě nedoplatků do 31.12.2008. Po 1.1.2009 budou tyto dluhy vymáhány všemi dostupnými právními prostředky. Založit e-mailovou schránku pro výbor Společenství a informovat o tom vlastníky do 31.12.2008 Zajistit cenovou kalkulaci na úpravu předzahrádky od specializované firmy do 31.3.2009 a zajistit souhlas většinového podílu vlastníků s provedením úprav do 30.4.2009. Zajistit následující schůzku shromáždění vlastníků v období po ročním vyúčtování, nejdéle však do 31.5.2009 Zajistit seřízení čidel pro osvětlení ve veřejných prostorách do 31.1.2009. Předložit návrh na následujícím shromáždění vlastníků (a) jak snížit energetickou náročnost osvětlení v garážích při zachování bezpečnosti, (b) jak zajistit oddělení výpočtu spotřeby elektrické energie v garážích od společných prostor domu za účelem rozúčtování této spotřeby pouze mezi vlastníky garážových stání. Zprovoznění výstražného majáčku na vjezdových vratech do garáže do 31.1.2009. 8z8