ODŮVODNĚNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY s názvem DODÁVKA MULTIFUNKČNÍCH ZAŘÍZENÍ, VČETNĚ TISKOVÉHO SYSTÉMU, Sp.zn.: 586/14-NKU180/387/14 zpracované v souladu s ustanovením 156 odst. 8 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ) a v souladu s ustanovením 2 až 8 vyhlášky č. 232/2012 Sb., o podrobnostech rozsahu odůvodnění účelnosti veřejné zakázky a odůvodnění veřejné zakázky (dále jen Vyhláška ). Zadavatel: Česká republika Nejvyšší kontrolní úřad Sídlo: Jankovcova 1518/2, 170 04 Praha 7 IČ: 49370227, neplátce DPH Zastoupená: PhDr. Radkem Haubertem, vrchním ředitelem správní sekce (dále jen Zadavatel nebo NKÚ ). Druh veřejné zakázky: Nadlimitní veřejná zakázka zadávaná v otevřeném zadávacím řízení na dodávky. Zveřejnění na profilu zadavatele: dne 24. 7. 2014, evidenční číslo veřejné zakázky: 488073 ÚVOD 1. Zadavatel provozuje multifunkční zařízení, která jsou součástí tiskového systému včetně provozu v síti WAN a včetně zabezpečeného tisku. Komponenty tiskového systému jsou na konci doby životnosti. Pro poruchovost a nutnost častých oprav je nutná obnova multifunkčních zařízení včetně tiskového systému. 2. Některá stávající další zařízení však bude Zadavatel provozovat i v dalším období. 3. Tiskový systém se nebude týkat tiskáren, které jsou připojovány lokálně (přenosné tiskárny, stáří 6-11 let, laserové tiskárny, stáří více než 13 let). ZÁKLADNÍ ZÁSADY 1. Zadavatel provozuje kombinovaný tiskový systém, kde hlavní tiskový server (SW stáří sedm let) zároveň komprimuje tisky na mimopražská pracoviště a další server (SW stáří devět let) řídí bezpečný tisk a zároveň udržuje statistiky tištěných úloh. Oboje řešení již nedostačuje současnému provozu, systém zabezpečeného tisku využívá identifikačních prvků (sedm let), která jsou již ve špatném stavu a nadále neopravitelná. Systém zabezpečeného tisku Zadavatel používá jednak k tisku ze zákona neveřejných dokumentů a v sídle Zadavatele zároveň jako flexibilní tiskový prostředek (uživatel dokument vytiskne tam, kde se nachází). Součástí dodávky proto bude kompletní tiskový systém a systém zabezpečeného tisku. 1
2. Zadavatel má sídlo s cca 330 zaměstnanci v Praze a 10 dalších mimopražských pracovišť do 20 zaměstnanců. Všichni zaměstnanci mají jako hlavní pracovní prostředek unikátní virtuální desktop na virtuální infrastruktuře umístěné v datovém centru v Praze, mimo sídlo Zadavatele. Linky datové centrum - mimopražská pracoviště jsou dimenzovány úměrně průměrnému provozu. Proto je důležitá komprimace tiskových úloh přenášených z datového sídla na tiskárny mimo Prahu. 3. Zadavatel má na každém mimopražském pracovišti multifunkční zařízení sloužící k: a) velkokapacitní tisk A4 (oboustranný, barevný), b) běžný tisk ( A-B standard ) od A3 po A5 (oboustranný, barevný), c) speciální tisky (formuláře, nestandardní formáty, různá síla papíru atd.), d) snímání včetně A3 barevně, oboustranně, s podavačem umožňujícím oboustranné sejmutí většího množství listů, nasnímané pak lze přímo ze zařízení: vytisknout = kopírování posílat e-mailem jako přílohu, uložit do síťové složky v rámci domény, e) adresářem centrálně spravovaným, s přímou vazbou na LDAP a AD. Zařízení jsou vybavena snímačem čipových karet Zadavatele, sloužícím k identifikaci vůči AD. Na základě potvrzené identity si uživatel vyžádá tisk z tiskového serveru, současně je bez identifikace zakázáno kopírování. Tato zařízení jsou v provozu cca 8 let a jsou opotřebované, na hranici životnosti. Z tohoto důvodu je součástí dodávky obnova multifunkčních zařízení. 4. Dosud provozované tiskárny budou začleněny do tohoto systému. ZÁVĚR Zadavatel hodlá pořídit nový tiskový systém podle zde popsaných zásad. 2
1. Plánovaný cíl nebo očekávaný budoucí stav Provoz nového tiskového systému a) tiskový server (servery) zajišťuje tisky včetně speciálních, b) je v provozu zabezpečený tisk pro všechna pracoviště, c) tiskové úlohy směřující na mimopražské tiskárny jsou komprimovány, d) vzdálená správa tisků je v provozu a plně funkční, e) vzdálená správa tiskáren je v provozu a plně funkční, f) nová multifunkční zařízení jsou dodána a plně v provozu, g) provoz všech dosavadních síťových tiskáren je převeden. 2. Předpokládaný nebo plánovaný termín dosažení cíle a) do 15. 12. 2014, b) převzetí tiskového systému včetně komprimace tisků a správy, c) začlenění dosavadních tiskáren a multifunkčních zařízení, d) převzetí zabezpečeného tisku, e) převzetí multifunkčních zařízení. 3. Ukazatele, prostřednictvím kterých se plnění cíle bude měřit Ukazatel: Tiskový systém je funkční, včetně zabezpečeného tisku, komprimace a správy, multifunkční zařízení plně odpovídají požadavkům, jsou začleněna do systému a mohou být převzata do majetku Zadavatele. 4. Další informace odůvodňující účelnost veřejné zakázky (nepovinný údaj) Účelnost: a) Prostřednictvím dodávky bude moci Zadavatel pokračovat v řádném plnění jemu stanovených úkolů. Tiskový systém nelze nahradit jinak než tiskovým systémem. Multifunkční zařízení jsou pro činnost Zadavatele nezbytná. b) Požadavky jsou nastaveny tak, aby účelnosti bylo dosaženo, aniž by byl činěn kompromis v hospodárnosti nebo efektivnosti. 3
Odůvodnění účelnosti veřejné zakázky podle 2 Vyhlášky Plánovaný cíl dle 3 písm. a) Provoz nového tiskového systému Popis vzájemného vztahu mezi realizovanou veřejnou zakázkou a plánovaným cílem. - tiskový server (servery) zajišťuje tisky včetně speciálních - je v provozu zabezpečený tisk pro všechna pracoviště - tiskové úlohy směřující na mimopražské tiskárny jsou komprimovány - vzdálená správa tisků je v provozu a plně funkční - vzdálená správa tiskáren je v provozu a plně funkční - nová multifunkční zařízení jsou dodána a plně v provozu - provoz všech dosavadních síťových tiskáren je převeden Vlastní realizace projektu se předpokládá do 15. 12. 2014. Zakázkou má dojít k naplnění cílů z předchozího odstavce. Popis alternativ naplnění plánovaného cíle a zdůvodnění zvolené alternativy veřejné zakázky. Popis toho, do jaké míry ovlivní veřejná zakázka plnění plánovaného cíle. Popis očekávaného budoucího negativního stavu nebo účinku, který bude vyžadovat vynaložení dalších finančních prostředků pro tuto veřejnou zakázku původně neplánovaných, lze-li jej předpokládat. Další informace odůvodňující účelnost veřejné zakázky. (nepovinný údaj) Alternativa plánovaného cíle, vzhledem ke stáří současné techniky není reálná. Celková obnova tiskového systému je nutná. Zakázka plánovaný cíl zcela naplní. Tato zakázka řeší problém obměny zařízení komplexně a účelem je i sdružení sekundárních nákladů do této jedné zakázky bez vynaložení dalších finančních prostředků mimo tuto soutěž. Nepořízení či oddalování této zakázky by si vyžádalo stále rostoucí náklady na udržování stávající techniky, včetně hrozby vyřazování neopravitelných zařízení, jejichž náhrada již ve stávajícím systému již možná není, z důsledkem omezení tisků nebo omezení bezpečnosti tisku. 4
Odůvodnění přiměřenosti požadavků na technické kvalifikační předpoklady pro plnění veřejné zakázky na dodávky podle 3 odst. 1 Vyhlášky Odůvodnění přiměřenosti požadavků na seznam významných dodávek. (Zadavatel povinně vyplní, pokud požadovaná finanční hodnota všech významných dodávek činí v souhrnu minimálně trojnásobek předpokládané hodnoty veřejné zakázky.) Odůvodnění přiměřenosti požadavku na předložení seznamu techniků či technických útvarů. (Zadavatel povinně vyplní, pokud požaduje předložení seznamu více než 3 techniků či technických útvarů.) Odůvodnění přiměřenosti požadavku na předložení popisu technického vybavení a opatření používaných dodavatelem k zajištění jakosti a popis zařízení či vybavení dodavatele určeného k provádění výzkumu. Odůvodnění přiměřenosti požadavku na provedení kontroly výrobní kapacity veřejným zadavatelem nebo jinou osobou jeho jménem, případně provedení kontroly opatření týkajících se zabezpečení jakosti a výzkumu. Odůvodnění přiměřenosti požadavku na předložení vzorků, popisů nebo fotografií zboží určeného k dodání. Seznam významných dodávek v uvedených hodnotách byl stanoven s ohledem na výši předpokládané hodnoty zakázky a zajištění účasti dodavatelů, kteří mají dostatek zkušeností. Zadavatel nežádá takové Zadavatel nežádá takové Zadavatel nežádá provedení kontroly. Zadavatel žádá dodání vzorků za účelem: a) zařízení: kontrola vlastností, které Zadavatel předepisuje jako povinné, b) systém: kontrola funkčnosti a testy spolupráce s dalšími zařízeními (i dodávanými v rámci zakázky), které se systémem musí fungovat bezchybně, c) provozních testů. Odůvodnění přiměřenosti požadavku na předložení dokladu prokazujícího shodu požadovaného výrobku vydaného příslušným orgánem. Kromě obecných certifikátů (ESČ nebo ekvivalent) Zadavatel požaduje, aby všechny výrobky splňovaly požadavek dle zákona č. 22/1997 Sb., o technických požadavcích na výrobky (shoda výrobku (CE), dále všechny výrobky musí splňovat normy pro energetický výkon ENERGY STAR a všechny výrobky musí splňovat požadavky Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2002/95ES ze dne 27. 1. 2003 o omezení používání některých nebezpečných látek v elektrických a elektronických zařízeních (RoHS Directive) transponované zákonem č. 185/2001 Sb., o odpadech. 5
Odůvodnění přiměřenosti požadavků na technické kvalifikační předpoklady pro plnění veřejné zakázky na služby podle 3 odst. 2 Vyhlášky Odůvodnění přiměřenosti požadavků na seznam Zadavatel nepožaduje takovou významných služeb. (Zadavatel povinně vyplní, pokud hodnotu. požadovaná finanční hodnota všech významných služeb činí v souhrnu minimálně trojnásobek předpokládané hodnoty veřejné zakázky.) seznamu techniků či technických útvarů. (Zadavatel povinně vyplní, pokud požaduje předložení seznamu více než 3 techniků či technických útvarů.) popisu technického vybavení a opatření používaných dodavatelem k zajištění jakosti a popis zařízení či vybavení dodavatele určeného k provádění výzkumu. Odůvodnění přiměřenosti požadavku na provedení kontroly technické kapacity veřejným zadavatelem nebo jinou osobou jeho jménem, případně provedení kontroly opatření týkajících se zabezpečení jakosti a výzkumu. osvědčení o vzdělání a odborné kvalifikaci dodavatele nebo vedoucích zaměstnanců dodavatele nebo osob v obdobném postavení a osob odpovědných za poskytování příslušných služeb (Zadavatel povinně vyplní, pokud požaduje předložení osvědčení o vyšším stupni vzdělání než je středoškolské s maturitou, nebo osvědčení o odborné kvalifikaci delší než tři roky.) přehledu průměrného ročního počtu zaměstnanců dodavatele či jiných osob podílejících se na plnění zakázek podobného charakteru a počtu vedoucích zaměstnanců dodavatele nebo osob v obdobném postavení. přehledu nástrojů či pomůcek, provozních a technických zařízení, které bude mít dodavatel při plnění veřejné zakázky k dispozici. 6
Odůvodnění přiměřenosti požadavků na technické kvalifikační předpoklady pro plnění veřejné zakázky na stavební práce podle 3 odst. 3 Vyhlášky Zakázka neobsahuje stavební seznamu stavebních prací. (Zadavatel povinně vyplní, práce. pokud požaduje předložení seznamu stavebních prací, ze kterého bude vyplývat, že finanční hodnota uvedených stavebních prací je v souhrnu minimálně trojnásobek předpokládané hodnoty veřejné zakázky.) seznamu techniků či technických útvarů. (Zadavatel povinně vyplní, pokud požaduje předložení seznamu více než 3 techniků či technických útvarů.) osvědčení o vzdělání a odborné kvalifikaci dodavatele nebo vedoucích zaměstnanců dodavatele nebo osob v obdobném postavení a osob odpovědných za vedení realizace stavebních prací. (Zadavatel povinně vyplní, pokud požaduje předložení osvědčení o vyšším stupni vzdělání než je středoškolské s maturitou, nebo osvědčení o odborné kvalifikaci delší než 3 roky.) Odůvodnění požadavku na předložení přehledu průměrného ročního počtu zaměstnanců dodavatele či jiných osob podílejících se na plnění zakázek podobného charakteru a počtu vedoucích zaměstnanců dodavatele nebo osob v obdobném postavení. přehledu nástrojů či pomůcek, provozních a technických zařízení, které bude mít dodavatel při plnění veřejné zakázky k dispozici. Zakázka neobsahuje stavební práce. Zakázka neobsahuje stavební práce. Zakázka neobsahuje stavební práce. Zakázka neobsahuje stavební práce. 7
obchodních podmínek veřejné zakázky na dodávky a veřejné zakázky na služby ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele podle 4 Vyhlášky Zadavatel stanoví základní lhůtu splatnosti faktur na 15 obchodní podmínky stanovící kalendářních dnů od doručení faktury kupujícímu. delší lhůtu splatnosti faktur než 30 dnů od data vystavení faktury. Případné prodloužení této lhůty do 90 dnů Zadavatel stanoví pro situaci, kdy kupující obdrží fakturu po 15. prosinci příslušného kalendářního roku. V tom případě se prodlužuje lhůta splatnosti z 15 kalendářních dnů na 90 kalendářních dnů. V případě, že se kupující ocitne v platební neschopnosti například z důvodu rozpočtového provizoria, má se za to, že není v prodlení s plněním peněžitých závazků splatných v době rozpočtového provizoria. Splatnost všech daňových dokladů se v případě vzniku rozpočtového provizoria posouvá na 15. den po uvolnění rozpočtových prostředků pro rozpočtovou kapitolu objednatele, nejpozději však do 31. května obchodní podmínky stanovící požadavek na pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetím osobám ve výši přesahující dvojnásobek předpokládané hodnoty veřejné zakázky. obchodní podmínky stanovící požadavek bankovní záruky vyšší než je 5 % ceny veřejné zakázky. obchodní podmínky stanovící požadavek záruční lhůtu delší než 24 měsíců. obchodní podmínky stanovící smluvní pokutu za prodlení dodavatele vyšší než 0,1 % z předpokládané hodnoty veřejné zakázky za každý den prodlení. obchodní podmínky stanovící smluvní pokutu za prodlení zadavatele s úhradou faktur vyšší než 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. dalších obchodních podmínek dle 5 odst. 2. příslušného kalendářního roku. Prodávající je povinen po celou dobu platnosti smlouvy mít sjednáno pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou prodávajícím třetí osobě, a to s limitem pojistného plnění minimálně ve výši 3 mil. Kč a zaplacené pojistné. V případě, že dojde k porušení této smluvní povinnosti, prodávající se zavazuje uhradit kupujícímu smluvní pokutu ve výši 0,3 mil. Kč, a to do 10 dnů ode dne, kdy byl kupujícím vyzván. Úhradou smluvní pokuty není dotčeno právo Kupujícího na náhradu škody v plné výši, tedy i ve výši přesahující smluvní pokutu. Zadavatel nemá takovou podmínku. Součástí zakázky je i dodávka dlouhodobého hmotného majetku s dobou odpisu pět let, proto Zadavatel stanoví záruční lhůtu alespoň na čtyři (4) roky. Zadavatel nemá takovou podmínku. Zadavatel nemá takovou podmínku. Zadavatel nemá takovou podmínku. 8
technických podmínek veřejné zakázky ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele podle 5 Vyhlášky Technická podmínka SERVER OS Windows Server 2008R2 a vyšší Virtuální server (VMware) Podpora zabezpečeného tisku/kopírování na multifunkčních zařízeních Podpora dosavadních stávajících obyčejných tisků Podpora monitoringu objemu použití Podpora komprese tisků Odůvodnění technické podmínky Zachování integrity se stávajícími servery Zadavatele. Začlenění do stávající infrastruktury Zadavatele. SW pro administraci tiskových a kopírovacích front, oprávnění, apod. Část tiskáren zůstává. Pro účely statistik využití tiskáren a nákladů na tisk na zaměstnance. Zohlednění kapacity linek na oblasti. TERMINÁL Zajištění zabezpečeného tisku s identifikací pomocí bezkontaktních karet Zajištění kopírování s identifikací pomocí bezkontaktních karet Zachování zabezpečeného tisku pro dokumenty ze zákona neveřejné. Zachování přesné statistiky kopírovacích nákladů na zaměstnance. Multifunkční zařízení Tisk/kopírování/skenování formátu A4 oboustranné, barevné Speciální tisky (nestandardní formáty, různá síla papíru atd.) Tisk/kopírování/skenování formátu A3 oboustranné barevné Skenování do e-mailu Skenování do síťové složky Podavač umožňující oboustranné sejmutí většího množství listů Adresář s přímou vazbou na LDAP a AD Podpora zabezpečeného tisku pomocí terminálu zabudovaný či možnost připojení externího Podpora vzdálené správy zařízení pomocí HTTP Podpora klonování zařízení Podpora přídavných finisherů Zpracování běžné agendy Zadavatele. Zpracování speciální agendy Zadavatele. Zpracování běžné agendy Zadavatele. Pro potřeby digitalizace dokumentů. Pro potřeby digitalizace dokumentů. Pro větší objemy zpracovávaných dokumentů. Pro potřeby digitalizace dokumentů. Probíhá zabezpečený tisk a autentizace docházkovými kartami. Pro administrátorský dohled a správu zařízení. Pro administraci a nastavování parametrů zařízení. Pro potřeby sešití či vazby tištěných dokumentů. Veškeré technické podmínky jsou vymezeny v zadávací dokumentaci, která je zpracována s ohledem na provozní potřeby Zadavatele a s ohledem na dodržení norem a předpisů. 9
Odůvodnění stanovení základních a dílčích hodnotících kritérií ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele podle 6 Vyhlášky Hodnotící kritérium Odůvodnění Zadavatel zvolil jako základní Cílem zadávacího řízení je dosažení co nejvýhodnější hodnotící kritérium nejnižší ceny dodaného předmětu veřejné zakázky. S ohledem na nabídkovou cenu. způsob vymezení požadavků na předmět plnění, jež zohledňuje veškeré potřeby Zadavatele, se Zadavatel rozhodl stanovit jako základní hodnotící kritérium nejnižší nabídkovou cenu. Odůvodnění způsobu hodnocení nabídek ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele podle 6 Vyhlášky Způsob hodnocení Odůvodnění Zadavatel zvolil jako základní hodnotící kritérium nejnižší nabídkovou cenu. Odůvodnění předpokládané hodnoty podle 7 Vyhlášky Hodnota Cca 4,7 mil. Kč bez DPH Odůvodnění Zadavatel stanovil předpokládanou hodnotu předmětu plnění na základě průzkumu trhu. PhDr. Radek Haubert vrchní ředitel správní sekce Česká republika Nejvyšší kontrolní úřad 10