Směrnice pro oběh účetních dokladů Obce Batňovice 1. ÚVOD 1.1 Tato směrnice stanovuje základní zásady pro nařizování, schvalování, ověřování a přezkušování přípustnosti hospodářských a účetních operací a oběh účetních dokladů v souladu se: - zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, - vyhláškou č. - 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu, - zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, - zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů apod. 1.2 Tato směrnice a dle ní realizovaný oběh dokladů tak vytvářejí předpoklady pro dosažení věrného a poctivého obrazu předmětu účetnictví, jeho průkaznost, správnost a úplnost. Dodržování uvedeného oběhu účetních dokladů vytváří předpoklady pro kontrolovatelný, plynulý a zároveň rychlý oběh dokladů se zaúčtováním těchto dokladů do správného účetního období. Kontrolou účetních dokladů v rámci jejich oběhu se zároveň odstraňují případné chyby a nedostatky dokladů, či operací, které tyto zachycují. 2. OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ Při oběhu účetních dokladů musí být zabezpečeno: - správnost nařizování a schvalování hospodářských a účetních operací, - ověřování a přezkušování účetních dokladů před jejich zaúčtováním, - proúčtování účetních dokladů do správného účetního období. 2.1 Správnost nařizování a schvalování hospodářských a účetních operací Nařizování a schvalování hospodářských a účetních operací je příslušnými obecně závaznými právními předpisy, zejména zákonem č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu atd. Dále je pravomoc a odpovědnost zaměstnanců upravena organizačním řádem obecního úřadu a ostatními právními předpisy obce. Každá hospodářská, účetní operace musí být řádně dokladována. Zodpovídá účetní, uvedená v příloze č. 2 této směrnice. Je oprávněna a povinna potvrdit všechny doklady týkající se předmětné hospodářské a účetní operace.schvaluje starostka, v nepřítomnosti místostarosta obce. Odpovědný zaměstnanec / účetní obce/ je povinna zajistit správnost, úplnost a včasnost provedení hospodářských a účetních operací, aby nedošlo k prodlení. 1
2.2 Ověřování a přezkušování účetních dokladů před jejich zaúčtováním 2.2.1 Ověřování věcné správnosti účetních dokladů Ověřování věcné správnosti provádějí statutární orgány obce odpovídající za jednotlivé položky rozpočtu obce, uvedené v příloze č. 2/ starostka a místostarosta obce/ této směrnice, ke kterým se hospodářské a účetní operace vztahují. Ověřuje se soulad údajů se skutečností zejména: a) správnost uvedené částky (kalkulace) se sjednanými smluvními podmínkami, včetně výpočtu, b) kompletnost dodávek, c) jakost odebraných (nasmlouvaných) služeb, d) správnost popisu operace a období, e) dodací podmínky, f) ověření shody s předem vystavenou objednávkou, kupní smlouvou apod. Ověření věcné správnosti stvrdí na dokladu svým podpisem. (Podpisové vzory jsou uvedeny v příloze č.2 této směrnice) Pokud se zjistí, že financování hospodářské operace nebylo zahrnuto do schváleného rozpočtu, vyvolá se jednání o rozpočtové změně. Pro účely zákona o účetnictví se jedná o schválení účetního případu. 2.2.2 Ověřování formální správnosti účetních dokladů Ověřování formální správnosti účetních dokladů provádí zaměstnanec obce / účetní obce/. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokladuje a prokazuje jednotlivé účetní případy zachycené v systému pro vedení účetnictví GORDIC. Tyto účetní doklady musí v souladu s 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, obsahovat následující náležitosti: - označení účetního dokladu, - obsah účetního případu a jeho účastníky, - peněžní částku nebo informaci a ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, - okamžik vyhotovení účetního dokladu, - okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, - podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ / starostka a místostarosta/ a podpisový záznam a osoby odpovědné za jeho zaúčtování / účetní obce/. Dále musí doklad obsahovat náležitosti dle jednotlivých typů těchto dokladů a v souladu s 12 zákona č. 588/1992 Sb., o DPH, ve znění pozdějších předpisů, zejména: - obchodní jméno, sídlo nebo místo podnikání, který uskutečňuje zdanitelné plnění, - daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění, - obchodní jméno, sídlo nebo místo, pro něhož se uskutečňuje zdanitelné plnění, - daňové identifikační číslo plátce, pro něhož se uskutečňuje zdanitelné plnění, - pořadové číslo dokladu, - rozsah a předmět zdanitelného plnění,
- výši ceny bez daně celkem, - základní nebo sníženou sazbu daně, případně sdělení, že se jedná o zdanitelné plnění osvobozené od daně, - výši daně celkem. Ověří-li odpovědný zaměstnanec, že účetní doklad splňuje požadovanou formální správnost, úplnost a přípustnost po účetní stránce, stvrdí jej svým podpisem dle podpisového řádu. 2.2.3. Odpovědnost za zaúčtování účetních dokladů Za zaúčtování účetních dokladů zodpovídá účetní obce s využití programu GORDIC. Současně odpovídá za ověření formální správnosti účetního dokladu viz. bod 2.2.2. 2.2.4. Odpovědnost za účetní případ Za účetní případ odpovídá starostka obce, v její nepřítomnosti místostarosta obce a současně zodpovídá za ověřování věcné správnosti účetních dokladů viz bod 2.2.1. 3. ÚČETNÍ DOKLADY Základními účetními doklady (prvotními záznamy) jsou zejména: - smlouva, - objednávka, - dodavatelská faktura (dobropis), - odběratelská faktura (dobropis), - příjmový a výdajový pokladní doklad, - šek, - výpis z bankovního účtu, - protokol o zařazení dlouhodobého majetku do užívání, - protokol o převodu majetku, - protokol o likvidaci majetku, - cestovní příkaz, - měsíční výkaz o odparované a neodpracované době a výdělku, - formulář mimořádná záloha apod. - interní účetní doklad 3.1 Smlouvy Smlouvy jsou podepisovány statutárními zástupci obce (starostou nebo místostarostou), popř. zmocněným zaměstnancem (zmocňuje starosta). 3.2 Objednávky Objednávky kontroluje a schvaluje je starostka (popř. místostarosta). Evidence objednávek je vedena na podatelně obecního úřadu. 3.3 Dodavatelské faktury Dodavatelské faktury jsou po doručení na podatelně označeny datem, kdy byly doručeny a dále jsou evidovány v knize došlých faktur a následně jsou postoupeny ke schvalování
starostce obce, v její nepřítomnosti místostarostovi obce. Úhrady faktur provádí účetní obce podle data splatnosti. Jejich proplacení vyznačí fyzicky do knihy došlých faktur. 3.4 Odběratelské faktury Odběratelské faktury vystavuje účetní obce a eviduje je v knize vydaných faktur, kde taktéž fyzicky vyznačí. Schvaluje je starostka nebo místostarosta obce. 3.5 Pokladní doklady Oběh pokladních dokladů se řídí pokladním řádem. 3.6 Šeky Šeky vystavuje příslušný pokladník / účetní / a schvalují jej pověřené osoby/ starostka a místostarosta obce/ s dispozičním právem dle smluv s bankovními ústavy. Podpisové vzory jsou součástí smluv o bankovních službách. 3.7 Výpisy z bankovních účtů Finanční operace na bankovních účtech, včetně výpisů z těchto účtů, provádí účetní obce; schvalují je starostka a místostarosta obce. Podpisové vzory pro jsou uvedeny v příloze č.2. 3.8 Protokoly o zařazení majetku do užívání Materiál v pořizovací hodnotě do 3.000,- Kč, jehož životnost (popř. použitelnost) přesahuje jeden rok je evidován v programu pro evidenci majetku, stejně jako drobný dlouhodobý hmotný majetek v pořizovací hodnotě od 3.000,- Kč do 40.000,- Kč. Protokol o jeho zařazení do majetku vystavuje příslušný zaměstnanec obce. U dlouhodobého hmotného majetku v pořizovací hodnotě nad 40.000,- Kč vystavuje protokol o zařazení do majetku zaměstnanec obce. 3.9. Protokoly o návrhu na vyřazení majetku Protokoly o návrhu na vyřazení majetku vystavují příslušní členové inventarizační komise při inventarizaci majetku. Ta je předá k rozhodnutí o způsobu likvidace likvidační komisi, která předloží materiály k projednání zastupitelstvu obce. 3.10 Cestovní příkazy Pro cestovní příkazy se používají závazné tiskopisy. Pracovní cestu nařizuje příslušný přímý nadřízený. Účetní obce zodpovídá za výpočet cestovních náhrad. 3.11 Měsíční výkaz o odpracované a neodpracované době a výdělku Veškeré podklady ke mzdám, včetně kontrolních lístků se zaznamenanou docházkou, kontroluje účetní obce. Ta na kontrolním lístku sleduje a podpisem schvaluje vykázanou pracovní dobu a dobu nepřítomnosti. Dle zákoníku práce se mzda vyplácí v pracovní době a na pracovišti, pokud se nedohodne zaměstnanec se zaměstnavatelem jinak. Výplatním termínem je 13. kalendářní den měsíce. Připadá-li tento den na sobotu nebo neděli, je výplatním dnem pátek tomuto termínu předcházející. 3.12 Formuláře mimořádné zálohy Mimořádné zálohy je možno poskytnout pouze: - při služební cestě, - při čerpání dovolené ve výplatním termínu, - v odůvodněných případech, na základě schválení starostkou obce
4. ÚSCHOVA ÚČETNÍCH DOKLADŮ Účetní doklady za kalendářní rok jsou, po sestavení roční uzávěrky a uzavřeném auditu hospodaření obce, vždy nejdéle do 30. června následujícího roku předány do spisovny. Úschovu účetních dokladů řeší samostatná směrnice Spisový a skartační řád. 5. PODPISOVÉ VZORY Podpisové vzory jsou součástí přílohy č.2 této směrnice. 6. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 6.1 Postupy uvedené v této směrnici jsou závazné pro všechny zaměstnance Obecního úřadu Batňovice. 6.2 Tato směrnice pro oběh účetních dokladů ruší směrnici pro oběh účetních dokladů ze dne 25.2.2011. 7. ÚČINNOST SMĚRNICE PRO OBĚH ÚČETNÍH DOKLADŮ Aktualizace směrnice byla provedena dne 15.6.2011 Účinnost této směrnice je od 16.6.2011 Vladimíra Pátková starostka obce
Příloha č. 1 Pokladní řád Obce Batňovice I. Úvodní ustanovení K provádění pokladních operací jsou pro Obecní úřad zřízeny tyto pokladny: a) příjmová pokladna č. 1 ( podatelna) b) výdajová pokladna č. 2 (- podatelna) Uvedené pokladny jsou vedeny elektronicky v PC. Převod dat z programu pokladny do programu účetnictví z jednotlivých pokladen provádí účetní obce. Jednotlivé výstupy z programu (pokladní doklady, deníky) jsou založeny v účetnictví. Pokladní operace provádí účetní obce zodpovědná za pokladnu. V případě nemoci nebo dovolené je určen zástupce. Takto jmenovaný zástupce přejímá všechny povinnosti a práva. Předání se provádí inventarizací pokladny. Pokladní je povinen: a) prověřit, zda pokladní doklady mají požadované náležitosti, b) ověřit si totožnost příjemce hotovosti, c) potvrdit svým podpisem na pokladním dokladu uskutečnění pokladní operace, d) vést pokladní knihu v PC e) vykazovat účetní zůstatek v pokladně a kontrolovat jeho výši se skutečným stavem hotovosti II. Pokladní doklady 1. Náležitosti pokladního dokladu: a) druh pokladního dokladu (příjmový, výdajový, daňový, nedaňový), b) číslo pokladního dokladu, c) datum vyhotovení, d) název organizace, e) jméno a adresu plátce nebo příjemce hotovosti, f) účel platby, g) částku platby číselně i slovně, h) podpis příjemce hotovosti, i) razítko u právnické osoby, j) podpis výstavce dokladu. 2. Před výplatou hotovosti je zúčtovatelný doklad podepsán oprávněnými zaměstnanci. 3. Jména a podpisy oprávněných zaměstnanců jsou uvedeny v příloze ke Směrnici pro oběh účetních dokladů.
III. Výplata v hotovosti Při výplatě hotovosti se postupuje takto: a) výdajový pokladní doklad musí být vystaven na jméno příjemce, b) příjemce nebo zmocněný zástupce potvrdí převzetí hotovosti na výdajovém pokladním dokladu svým podpisem, c) při výplatě hotovosti příjemci, který není pokladníkovi znám, poznamená pokladník do dokladu údaje z příjemcova občanského průkazu. Výdej peněz z poklady se provádí každý den v průběhu běžné pracovní doby. Při výdaji větší finanční částky z výdajové pokladny č. 2 (např. mimořádné zálohy apod.) je nutno alespoň den předem upozornit pokladní na vyšší finanční výdej pokladní hotovosti. IV. Pokladní kniha 1. Náležitosti pokladní knihy: a) číslo pokladní knihy, b) název organizace, c) období pokladních operací, d) pořadové číslování stránek, e) datum uskutečnění pokladní operace, f) číslo pokladního dokladu, g) druh pokladního dokladu (příjmový, výdajový, daňový, nedaňový), h) stručný popis pokladní operace, i) jméno plátce nebo příjemce hotovosti, j) částku přijaté či vydané pokladní hotovosti, k) zůstatek pokladny, l) podpis pokladní, m) razítko organizace. 2. Pokladní knihy jsou tištěny vždy za kalendářní měsíc a spolu s příslušnými pokladními doklady ukládány u účetní obce. V. Pokladní limit a) příjmová pokladna č. 1 ( podatelna) - stanoven do výše: 50 000,00 Kč b) výdajová pokladna č. 2 ( podatelna) - stanoven do výše: 50 000,00 Kč K 31. 12. musí být zůstatek všech pokladen nulový. Finanční prostředky musí být nejpozději v tento den vloženy na bankovní účet obce a GE Money Bank, a.s. VI. Opravy v pokladních dokladech
Opravy zápisů v pokladních dokladech a v pokladní knize lze provádět jen způsobem platným pro opravy zápisů v účetních písemnostech. VII. Výběr hotovosti Výběr hotovosti, jako záloha pokladně se provádí pouze do výdajové pokladny č. 2. z účtu obce u GE Money Bank, a.s.. Výběr provádí pokladní pomocí šeku, který podepíší oprávněné osoby. Výběr hotovosti na mzdy provádí v termínech předem dohodnutých a dle předem dodaných výplatních listin. VIII. Vklad hotovosti Vklad hotovosti z příjmových pokladen provádí pokladní dle stanovených pokladních limitů na účet města u GE Money Bank, a.s.. IX. Postup při výplatách mzdy a záloh na mzdu 1. Výplata mzdy V případě, že zaměstnanec nepřevzal mzdu v den výplaty, musí mu být následující pracovní den zaslána poštou. Podpis je nahrazen stvrzenkou pošty o převzetí zaslané částky. Tato stvrzenka se připojí k výplatní listině. 2. Výplata záloh na mzdu Zaměstnanec předloží žádost svému nejbližšímu nadřízenému. Zálohu na mzdu schvaluje starosta. Pokladník zajistí, aby kopie dokladu zálohy na mzdu byla předána mzdové účetní. X. Bezpečnost při manipulaci a úschově hotovosti Při výběru nebo vkladu finanční částky vyšší než 50 tis. Kč doprovází pokladní vždy zástupce obce. Hotovost je vždy přenášena bezpečným způsobem. Peněžní hotovost je ukládána v příručních pokladnách, mimo pracování dobu uzamčena v trezoru Obecního úřadu. XI. Kontrola dokumentace pokladních operací Starosta určuje počet a rozsah kontrol dokumentace pokladních operací a kontrol fyzické pokladní hotovosti na vykazovaný účetní stav. Termín provedení namátkových kontrol stanoví tak, aby nebyl předem znám. Stanoví též odpovědného zaměstnance pro provádění kontrol. Při kontrole se přepočítává pokladní hotovost a zjištěný stav se porovná s údaji v pokladní knize. Dále se ověří výběry a vklady podle výpisů z účtu organizace a k nim přiložených dokladů. Přezkoumá se přípustnost provedených pokladních operací, správnost
náležitostí pokladních dokladů, správnost vedení pokladní knihy, zajištění bezpečnosti při manipulaci s hotovostí a jejich úschově. O provedené kontrole a zjištěných nedostatcích se sepisuje protokol. Starosta rozhodne o opatřeních k odstranění zjištěných nedostatků, stanoví termíny do kdy musí být opatření provedena. Protokol schvaluje starosta obce. XII. Účinnost Pokladního řádu Platnost a účinnost tohoto Pokladního řádu je od 25. 2. 2011. Schváleno v zastupitelstvu obce Batňovice dne 24. 2. 2011 Aktualizace dne 15.6.2011 Vladimíra Pátková starostka obce
Příloha č. 2 PODPISOVÉ VZORY Starostka obce : Vladimíra Pátková Místostarosta obce: Miloslav Šrejber Účetní obce: Hana Mrázková