České dráhy, a.s. Depo kolejových vozidel PRAHA Pokyn vedoucího oddělení zkoušek a kultury cestování č.54/201 2015 Účetně pokladní činnost na konci roku 2015 Účinnost od : 1.1.1.2016.2016 Platí do : 31.1.2016 Č.j. : - FUNKCE JMÉNO DATUM PODPIS Zpracoval: IŽD Charous Miroslav 16.12.2015 Schválil: Vedoucí oddělení ZaKC Ing.Průcha Vladimír MPA 16.12.2015 Rozdělovník: K,VOP,VOO,Ing.Blažek,Ing.Průcha V.MPA,Mikeš Zd.,všem přednostům a vedoucím PJ a PP,, všechna pracoviště strojmistrů,kv, vyšetřovatelé,operátor PP Pha hl.n.,p.nová,strojvedoucím 0/0-S DKV Praha. Strana 1 (celkem 6)
Pokyn č. 4/2015 - Účetně pokladní činnosti na konci roku 2015 Pokyn řeší problematiku činností souvisejících s provedením inventur hotovosti a zboží ve stanicích na konci roku 2015. Provedení inventur nařizuje zákon, proto je třeba jim věnovat patřičnou pozornost. Tento pokyn ředitele O 16 GŘ ČD je závazný pro pokladníky, pověřené vedoucí směn ČD center, průvodčí, výběrčí tržeb, zaměstnance sběrných míst. Seznámení se s obsahem tohoto pokynu ředitele O 16 potvrdí zaměstnanci uvedení v EDPS č.53 ze dne 1.12.2015 v Knize normálií. 1. Inventura zboží 1.1. ČD centrum 1.1.1. Pověření vedoucí směny provedou nejpozději 31. 12. 2015 fyzickou inventuru stavu zásob veškerého zboží, jízdenek IDS a MHD evidovaného v modulu ČDc. 1.1.2. Pověřený vedoucí směny provede fyzické odsouhlasení stavu zásob zboží dle sestavy Soupis zásob zboží (zobrazení bez omezení ). Soupis nesmí obsahovat zboží s ukončenou platností. Pokud stav zásob uvedený v sestavě Soupis zásob zboží nesouhlasí se skutečným fyzickým stavem, provede pověřený vedoucí směny opravu stavu zásob zboží v UNIPOK dle skutečného stavu (např. oprava záměny zboží při prodeji, prodej zboží, ztráta). 1.1.3. Po odsouhlasení stavu zásob použije pověřený vedoucí směny v modulu ČDc volbu Inventura zásob zboží a vytiskne sestavu Inventura zásob zboží ČDc. Inventuru a tisk sestavy provede i v případě, že nemá žádné zásoby zboží. Každé použití volby Inventura zásob zboží vytvoří záznam v pásce (a to i v případě storna tisku), proto smí být použita pouze jednou. Do vytištěné sestavy Inventura zásob zboží ČDc zapíše pověřený vedoucí směny text: Uvedené konečné stavy souhlasí s fyzickým stavem zboží a provedení inventury potvrdí svým podpisem a otiskem razítka. Odsouhlasení a inventura stavu zásob musí být provedeny v roce 2015! 1.1.4. Po provedení inventarizace lze používat veškeré nabídky v modulu ČDc, provádět příděly a převody, prodávat zboží a jízdenky IDS a MHD nejdříve 1. 1. 2016! 1.1.5. Tisk sestavy Inventura zásob zboží ČDc zašle pověřený vedoucí směny ČD centra do 4. 1. 2016 na sběrné místo. 1.2. Osobní pokladník 1.2.1. Pokladníci provedou ve své poslední směně roku 2015 fyzickou inventuru stavu zásob veškerého zboží, jízdenek IDS a MHD evidovaného v modulu Zboží. Strana 2 (celkem 6)
1.2.2. Pokladník provede fyzické odsouhlasení stavu zásob zboží podle sestavy Stav zásob zboží pokladny. Soupis nesmí obsahovat zboží s ukončenou platností. Pokud stav zásob uvedený v sestavě nesouhlasí se skutečným fyzickým stavem, provede pokladník opravu stavu zásob zboží v otevřené pokladně UNIPOK (např. zkažení dokladů IDS nebo MHD, prodej zboží, ztráta). 1.2.3. Po odsouhlasení stavu zásob použije pokladník v modulu Zboží volbu Inventura zásob zboží a vytiskne sestavu Inventura zásob zboží pokladny. Inventuru a tisk sestavy provede i v případě, že nemá žádné zásoby zboží. Každé použití této volby vytvoří záznam v pásce Zásoby PÚT (a to i v případě storna tisku), proto smí být použita pouze jednou. 1.2.4. V této vytištěné sestavě uvede pokladník text: Uvedené konečné stavy souhlasí s fyzickým stavem zboží a správnost údajů inventury potvrdí svým podpisem a otiskem staničního datového razítka. 1.2.5. Po provedení inventarizace lze používat veškeré nabídky v modulu Zboží, provádět převody a příděly a prodávat zboží a jízdenky IDS a MHD nejdříve 1. 1. 2016! 1.2.6. Pokud po poslední směně pokladníka budou z jeho pokladny ještě v roce 2015 prodávat jeho prodejci, pak pokladník provede ve své poslední směně pouze fyzickou inventuru zboží a případně opravu stavu zboží. Pokladník nepoužije volbu Inventura zásob zboží. Tuto volbu použije a sestavu vytiskne až prodejce po prodeji posledního zboží dne 31. 12. 2015, nejpozději před provedením posledního Zavření pokladny UNIPOK dne 31. 12. 2015. Pokladník před odesláním potvrdí správnost údajů v této sestavě dle výše uvedeného. 1.2.7. Tisk inventarizační sestavy Inventura zásob zboží pokladny (nebo náhradně sepsaného inventarizačního stavu) zašle pokladník do 4. 1. 2016 na sběrné místo. 1.3. Distributor 1.3.1. Pokud má distributor v zásobách zboží dosud nepřidělené jednotlivým pokladníkům, postupuje obdobně jako osobní pokladník. 2. Inventura hotovosti 2.1. Osobní pokladna 2.1.1. Výdejce na noční směně z 31. 12. 2015 na 1. 1. 2016 se musí přesvědčit, zda má pořízeny veškeré příjmy a výdaje za měsíc prosinec. Tyto platby musí být pořízeny nejpozději do 23:59 hodin. Po výdeji posledního dokladu (pořízení posledního záznamu) ze dne 31. 12. 2015 provede výdejce Zavření pokladny UNIPOK nejpozději do 23:59 hodin. Následné otevření pokladny UNIPOK smí provést až 1. 1. 2016! 2.1.2. Pokud nebude provedeno Zavření pokladny UNIPOK dne 31. 12. 2015, UNIPOK ho bude automaticky vyžadovat před tiskem prvního dokladu nebo Strana 3 (celkem 6)
před pořízením první platby dne 1. 1. 2016. V tomto případě musí výdejce na peněžní výčetce opravit datum Zavření pokladny UNIPOK na 31. 12. 2015. 2.1.3. Číslování směn (Zavření pokladny UNIPOK) bude od 1. 1. 2016 pokračovat dále nepřetržitou číselnou řadou. 2.2. Průvodčí 2.2.1. Průvodčí musí po prodeji poslední jízdenky dne 31. 12. 2015 provést uzavření směny POP nejpozději do 23:59 hodin, otevřít novou směnu smí až 1. 1. 2016. 2.2.2. V případě, že nebude provedeno uzavření směny POP do 31. 12. 2015, zařízení POP neumožní vydat jízdenku dne 1. 1. 2016, dokud nebude provedeno Zavření směny POP otevřené v roce 2015. V tomto tisku Protokolu směny uvede výrazně datum 31. 12. 2015. 2.2.3. Průvodčí budou od 1. 1. 2016 pokračovat v číslování směn a transakčních čísel jízdenek dále nepřetržitou číselnou řadou! Původní způsob číslování od č. 1 začátkem každého roku se ruší. 2.2.4. Průvodčí pracující ve směně z 31. 12. 2015 na 1. 1. 2016 musí provést samostatný odvod tržeb za psané jízdenky vydané do 31. 12. 2015 a samostatný odvod za psané jízdenky vydané od 1. 1. 2016. 2.3. Doplatková pokladna (DP) 2.3.1. Pokladník DP musí provést Zavření doplatkové pokladny dne 31. 12. 2015 nejpozději do 23:59 hod. V případě, že nebude provedeno Zavření DP dne 31. 12. 2015, nebude možno pořídit odvod průvodčího nebo příjem a výdej hotovosti dne 1. 1. 2016, dokud nebude provedeno Zavření DP otevřené v roce 2015. V tomto Zavření DP uvede datum 31. 12. 2015. 2.3.2. Pokladník DP na začátku měsíce ledna 2016 přijímá běžně do otevřené směny DP odvody průvodčích za prosinec 2015 i za leden 2016. 2.3.3. V každém Zavření DP a v Peněžní výčetce DP, ve které jsou pořízeny odvody průvodčích i za prosinec 2015, uvede ručně rozdružení celkové částky odvodu v Kč a EUR na částku odvodu za rok 2015 a na částku odvodu za rok 2016 dle data zavření směny průvodčího (tj. zvlášť za rok 2015 a zvlášť za rok 2016). Součet částek jednotlivých roků musí souhlasit s celkovou částkou zavření DP v Kč i EUR. Doklad Odvod hotovosti vyhotoví jeden na celkovou částku Zavření DP. Takto postupuje do doby, než budou pořízeny všechny odvody průvodčích za měsíc prosinec 2015. 2.4. Výběrčí tržeb (VT) 2.4.1. Výběrčí tržeb musí provést Zavření pokladny VT dne 31. 12. 2015 nejpozději do 23:59 hod. V případě, že nebude provedeno Zavření pokladny VT Strana 4 (celkem 6)
dne 31. 12. 2015, nebude možno pořídit převzetí odvodu hotovosti VT nebo příjem a výdej hotovosti, dokud nebude provedeno Zavření pokladny VT otevřené v roce 2015. 2.4.2. VT v měsíci lednu 2016 přijímá souběžně do otevřené směny VT odvody pokladníků za prosinec 2015 i za leden 2016. 2.4.3. VT po provedení Zavření směny VT zjistí dle peněžních výčetek z pokladen a dle rozdružení tržeb uvedených na peněžní výčetce DP částku odvodů hotovostí v Kč a EUR za rok 2015 i za rok 2016. VT vyhotoví vkladové doklady na celkovou částku odvodu v Kč a celkovou částku odvodu v EUR (tj. vždy za rok 2015 i 2016 dohromady). 2.4.4. VT vede údaje o hotovostech v Kč a v EUR přijatých pokladníky v roce 2015 a obsažených v Zavření směn VT provedených v roce 2016 ve své pomocné tabulce. Částky vede v rozdělení na odvody hotovostí doplatkových pokladen a všech ostatních pokladen. Pro rozdělení tržeb z doplatkových pokladen použije rozdružení odvodu DP uvedené v peněžní výčetce DP. Dále v pomocné tabulce uvede konečný zůstatek EUR z posledního Zavření VT v roce 2015. 2.4.5. Při pořízení Potvrzení odvodu hotovosti uvede VT skutečné datum odvodu a číslo zajištěného obalu (centrální svoz hotovostí) nebo podací číslo uvedené na ústřižku vkladového dokladu České pošty. 2.4.6. Částku odvodu EUR v Zavření směny VT v roce 2016, pokud dosáhne částky 50 EUR a více, VT odvede vždy jedním vkladovým dokladem, částku nižší ponechá v zůstatku. Převody EUR mezi VT (platby 067 a 068) musí být provedeny v prosinci 2015. 2.4.7. Každý výběrčí tržeb odsouhlasí správnost údajů v tabulce Hotovost z roku 2015 zaslané z OPT s údaji ve své pomocné tabulce. V případě nesrovnalostí údaje v tabulce z OPT opraví dle skutečnosti. Dále v tabulce z OPT uvede své jméno a ID číslo, potvrdí svým podpisem správnost údajů a tabulku odešle neprodleně na sběrné místo. Pomocnou tabulku si VT ponechá. 3. Sběrné místo 3.1. Sestavy Inventura zásob zboží ČDc a Inventura zásob zboží (za OP) Zaměstnanec sběrného místa před odesláním obdržených sestav překontroluje jejich plnopočetnost (tj. zda obdržel tabulky od všech ČDc a pokladníků svého obvodu) a správnost druhu sestavy (tj. musí být sestava Inventura zásob zboží ). Dále zkontroluje, zda je správnost údajů potvrzena zápisem, podpisem a otiskem razítka dle odstavců 1.1.3. a 1.2.4. tohoto pokynu. Případné chybné nebo nepotvrzené tisky vrátí pokladníkům k doplnění nebo požaduje správné tisky sestav. Tabulky roztříděné dle jednotlivých tarifních bodů přepáskuje a odešle za sběrné místo neprodleně na OPT Olomouc, oddělení přepravních tržeb. Strana 5 (celkem 6)
3.2. Tabulky z OPT Zaměstnanec sběrného místa před odesláním obdržených tabulek překontroluje jejich plnopočetnost (tj. zda obdržel tabulky od všech VT svého obvodu) a zda je správnost údajů potvrzena podpisem. Případné nepotvrzené tabulky vrátí VT k potvrzení. Tabulky roztříděné dle jednotlivých tarifních bodů přepáskuje a odešle neprodleně na OPT Olomouc, oddělení přepravních tržeb. Strana 6 (celkem 6)