PROPAGAČNÍ OPATŘENÍ PRO ZEMĚDĚLSKÉ PRODUKTY SPOLUFINANCOVANÁ EU Příručka administrace propagačního programu

PROPAGAČNÍ OPATŘENÍ PRO ZEMĚDĚLSKÉ PRODUKTY SPOLUFINANCOVANÁ EU Příručka administrace propagačního programu Září 2014 Oddělení dotací včelařských opatření a propagace propagace_eu@szif.cz

Obsah 1. Základní informace... 1 1.1. Legislativa... 1 1.2. Předmět podpory... 1 1.3. Základní pojmy... 2 2. Plán akcí a rozpočtu... 4 2.1. Součásti Plánu akcí a rozpočtu... 4 2.2. Termín pro předložení Plánu akcí a rozpočtu... 5 2.3. Jak podat Plán akcí a rozpočtu... 5 3. Propagační materiály... 6 3.1. Termín pro podání žádosti o schválení propagačních materiálů... 7 3.2. Jak žádat o schválení propagačních materiálů... 7 4. Žádost o průběžnou platbu... 8 4.1. Formulář Žádosti o průběžnou platbu... 8 4.2. Čtvrtletní zpráva - příloha č. 1 Žádosti... 9 4.3. Kopie faktur a příslušných dokladů příloha č. 2 Žádosti...10 4.4. Výpisy z účtů příloha č. 3 Žádosti...11 4.5. Ostatní přílohy příloha č. 4 Žádosti...11 4.6. Termín pro podání žádosti...12 4.7. Jak podat žádost o průběžnou platbu...13 4.8. Kontrola Žádosti o průběžnou platbu...13 4.9. Termín výplaty žádosti o průběžnou platbu...13 5. Žádost o vyplacení zůstatku...13 5.1. Součásti žádosti o vyplacení zůstatku...14 5.2. Formulář Žádost o vyplacení zůstatku...14 5.3. Termín pro podání Žádosti o vyplacení zůstatku...15 5.4. Jak podat Žádost o vyplacení zůstatku...16 5.5. Kontrola Žádosti o vyplacení zůstatku...16 5.6. Termín výplaty Žádosti o vyplacení zůstatku...16 5.7. Povolení k pokračování programu v dalším roce...16 6. Společná pravidla pro žádosti o platby...17 6.1. Výpočet výše odměny provádějící organizace a nákladů žadatele...17 6.2. Výše finančních prostředků...17 6.3. Pravidla pro uznatelnost faktur...17 6.4. Platba DPH...18

7. Kontrola na místě...18 7.1. Základní informace...18 7.2. Skutečnosti prověřované při kontrole na místě...19 7.2.1. Výdaje žadatele...19 7.2.2. Výdaje provádějící organizace...19 7.2.3. Cestovní náklady a náklady na pobyt a stravu nárokované na základě dokladů...24 7.2.4. Ostatní náklady spojené s prováděním opatření...24 7.2.5. Nezpůsobilé výdaje...26 8. Formuláře SZIF...27 8.1. Plán akcí a rozpočtu...27 8.2. Vzor Žádosti o průběžnou platbu...29 8.3. Vzor Čtvrtletní zprávy a čtvrtletního finančního výkazu...32 8.4. Ostatní přílohy...37 8.4.1. Vzor Přehledu akcí...37 8.4.2. Vzor Přehled placené inzerce...37 8.4.3. Vzor Přehled neplacených mediálních výstupů...38 8.4.4. Vzor Přehled TV reklamy...38 8.4.5. Vzor Přehled schválených materiálů...39 8.5. Vzor Žádosti o vyplacení zůstatku...40 9. Kontakty...43

1. Základní informace Propagace zemědělských produktů je součástí společné zemědělské politiky a je financována v rámci Evropského zemědělského záručního fondu (EZZF), který financuje tržní opatření. Tato příručka si klade za cíl poskytnout žadatelům provádějícím propagační programy pro zemědělské produkty spolufinancované EU a administrované Státním zemědělským intervenčním fondem (dále jen SZIF ) základní informace jak postupovat při administrativních úkonech souvisejících s vlastní realizací programů, jako je předkládání Plánu akcí a rozpočtu, Žádosti o průběžnou platbu a Žádosti o vyplacení zůstatku a dále informace související s kontrolou na místě. V kapitole č. 8 Formuláře SZIF jsou uvedeny předvyplněné vzory formulářů. Veškeré informace vztahující se k propagačním opatřením, formuláře, legislativu a tuto příručku si můžete stáhnout zde: https://www.szif.cz/cs/eu-propagace-zemedelskychproduktu. 1.1. Legislativa Administrace propagačních programů pro zemědělské produkty spolufinancovaných EU se řídí následujícími právními předpisy Evropské unie: Nařízení Rady (ES) č. 3/2008, o informačních a propagačních opatřeních na podporu zemědělských produktů na vnitřním trhu a ve třetích zemích, v platném znění (Dále jen nařízení Rady (ES) ). Nařízení Komise (ES) č. 501/2008, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 3/2008 o informačních a propagačních opatřeních na podporu zemědělských produktů na vnitřním trhu a ve třetích zemích, v platném znění (Dále jen nařízení Komise (ES) ). 1.2. Předmět podpory Podpora je poskytována na propagační opatření pro zemědělské produkty, realizovaná v souladu s příslušnou legislativou a na základě rozhodnutí Komise a smlouvy uzavřené mezi žadatelem a SZIF. 1

1.3. Základní pojmy Program - soubor souvisejících opatření, která mají dostatečný rozsah, aby přispívala ke zvyšování informovanosti o daných produktech a jejich odbytu. Propagační program - soubor souvisejících opatření, která mají dostatečný rozsah pro zlepšení informování veřejnosti/odborné veřejnosti o dotčených produktech a jejich odbytu za podmínek efektivní alokace státních a evropských finančních prostředků. Propagační materiál - jakékoli grafické, vizuální, audiovizuální materiály včetně internetových stránek použité v rámci programu (informačních a propagačních opatření) k propagaci dané komodity. Žadatel (navrhující organizace/příjemce podpory) - organizace, která vypracuje program na základě pravidel stanovených v legislativě EU, má uzavřenou smlouvu s provádějící organizací a SZIF a program na základě těchto smluv a příslušné legislativy a rozhodnutí Komise realizuje. Žadatel je jediným subjektem odpovědným za řádné plnění programu ve vztahu k SZIF. Provádějící organizace - právní subjekt, který je vybrán navrhující organizací na základě výběrového řízení za účelem plánování a realizace jednotlivých opatření propagačního programu. Smlouva s přílohami - smlouva o propagaci uzavřená mezi SZIF a žadatelem, která vymezuje podmínky pro realizaci opatření schváleného programu dle platné legislativy. Plán akcí a rozpočtu plán, ve kterém jsou uvedena opatření, která mají být během příslušného čtvrtletí realizována a k nim vztahující se rozpočet a případné změny v opatřeních a jejich rozpočtu. Průběžná platba platba realizovaná žadatelem a uhrazená na bankovní účet provádějící organizace do konce příslušného čtvrtletí příslušného roku (fáze) programu. Platba je za opatření realizovaná během daného čtvrtletí nebo za opatření ve čtvrtletí předcházejícím, pokud platba za ně byla na účet provádějící organizace uhrazena po skončení tohoto čtvrtletí. Průběžná platba se týká 1., 2. a 3. čtvrtletí roku programu. Platbu vyplácí SZIF žadateli zpětně na základě Žádosti o průběžnou platbu. 2

Čtvrtletní zpráva - zpráva o provedených činnostech a souvisejících výdajích v rámci opatření realizovaných v uplynulém čtvrtletí dle návrhu programu schváleného Komisí. Zpráva je součástí Žádosti o průběžnou platbu a Žádosti o vyplacení zůstatku. Zůstatek/vyplacení zůstatku platba za opatření realizovaná žadatelem a uhrazená na bankovní účet provádějící organizace za 4. nebo za předcházející čtvrtletí příslušného roku (fáze) programu. Zůstatek může kromě výdajů vynaložených na realizaci opatření ve 4. čtvrtletí zahrnovat výdaje za ta opatření, která byla realizována v 1. - 3. čtvrtletí příslušné fáze programu, a která nebyla z jakéhokoli důvodu zahrnuta v žádostech o průběžnou platbu v 1. - 3. čtvrtletí dané fáze. Platbu vyplácí SZIF žadateli zpětně na základě Žádosti o vyplacení zůstatku a po provedení kontroly na místě u žadatele a provádějící organizace. Výroční zpráva souhrnná zpráva o provedených opatření a vyhodnocení obdržených výsledků v rámci opatření realizovaných v uplynulém roce (jedná se především o dosažené výsledky programu splnění či nesplnění cílů programu) Rok/fáze období 1 roku realizace programu, počítáno ode dne podpisu smlouvy. Administrace - správa příslušné agendy vztahující se k danému programu. 3

2. Plán akcí a rozpočtu Žadatel zašle SZIF Plán akcí a rozpočtu na následující čtvrtletí (Příloha VII Smlouvy), kde jsou popsána opatření, která mají být během příslušného čtvrtletí realizována a k nim vztahující se rozpočet a případné změny v opatřeních a jejich rozpočtu. V případě 1. čtvrtletí 1. roku realizace programu dodá žadatel na SZIF Plán akcí a rozpočtu na 1. čtvrtletí nejpozději v den podpisu Smlouvy. V případě každého následujícího čtvrtletí předloží žadatel na SZIF plán akcí a rozpočtu nejpozději 30 dnů před začátkem následujícího čtvrtletí. Nebude-li Plán akcí a rozpočtu předložen, jsou náklady za opatření realizovaná během čtvrtletí, na které plán nebyl předložen, považovány za nezpůsobilé. Vzor Plánu akcí a rozpočtu naleznete v kapitole č. 8.1. Plán akcí a rozpočtu. 2.1. Součásti Plánu akcí a rozpočtu Plán akcí a rozpočtu má 3 části: předběžný časový plán činností list 1, popis plánovaných činností list 2, plánovaný rozpočet list 3. Do části předběžný časový plán činností se uvádí (list 1): číslo opatření dle smlouvy, název opatření dle smlouvy, datum zahájení realizace opatření v rámci čtvrtletí, datum ukončení realizace opatření v rámci čtvrtletí, země, kde bude příslušné opatření probíhat. Do části popis plánovaných činností se uvádí (list 2): číslo opatření dle smlouvy, název opatření dle smlouvy, stručný popis plánovaných činností jaké aktivity bude daná činnost zahrnovat, stručný popis změny a její odůvodnění v případě, že se v dané aktivitě plánuje změna oproti smlouvě. Do části plánovaný rozpočet se uvádí (list 3): číslo/název opatření dle smlouvy, plánovaný rozpočet v Kč bez DPH, 4

změna v případě, že dojde ke změně v ceně daného opatření oproti smlouvě nebo původně předloženému Plánu, navrhovaný rozpočet v Kč bez DHP po zahrnutí případné změny, přesunuto z/do v případě, že dojde k přesunu finančních prostředků mezi jednotlivými opatřeními, případně mezi jednotlivými čtvrtletími. 2.2. Termín pro předložení Plánu akcí a rozpočtu Žadatel předloží SZIF Plán akcí a rozpočtu nejpozději 30 dní před začátkem každého čtvrtletí. Pokud nastanou během aktuálního čtvrtletí jakékoli změny oproti předloženému plánu: v rozsahu do 10 % původního plánu se přijímají automaticky, provozní změnu (např. změnu místa konání akce) oznámí žadatel neprodleně SZIF v elektronické či písemné formě, v rozsahu nad 10 % původního plánu, zašle žadatel neprodleně SZIF odůvodněnou žádost o změnu v elektronické či písemné formě. Tyto změny podléhají schválení SZIF. V případě podstatné změny v plánu je žadatel povinen zaslat SZIF aktualizovaný formulář Plán akcí a rozpočtu společně s žádostí o změnu. Formulář Plánu akcí a rozpočtu je k dispozici na https://www.szif.cz/cs/eu-propagacezemedelskych-produktu. 2.3. Jak podat Plán akcí a rozpočtu - Na formuláři SZIF Plán akcí a rozpočtu vydaným SZIF, a to: o písemně na podatelnu SZIF; o elektronicky: datovou schránkou (ID: jn2aiqd) se zaručeným elektronickým podpisem na email podatelna@szif.cz. 5

3. Propagační materiály Pokud má být v rámci plnění programu použit tištěný či audiovizuální propagační materiál (např. leták, placený PR článek, podklad pro novináře, billboard, roll up, tiskový inzerát, video, TV spot apod.) je žadatel povinen před prováděním opatření zaslat SZIF návrhy těchto materiálů, které vyhotoví v rámci programu s žádostí o jejich schválení. SZIF předložené materiály posoudí z hlediska formálního, zejména soulad s čl. 5 nařízení Komise (ES): - veškerá sdělení jsou založena na skutečných vlastnostech dotyčného produktu nebo jeho znacích; o sdělení musí být v souladu s právními předpisy, které platí ve třetích zemích, kterým jsou sdělení určena. - jakýkoliv odkaz na původ produktů musí být druhořadý ve srovnání s hlavním poselstvím kampaně (označení původu produktu se však může objevit v rámci určitého informačního nebo propagačního opatření, jedná-li se o označení v souladu s právními předpisy Společenství nebo jde-li o typický produkt nezbytný k dokreslení informačních nebo propagačních opatření) a s čl. 4 odst. 5 Smlouvy o propagaci: - nezaměřovat opatření na určité obchodní značky, nepropagovat názvy podniků nebo původ (výjimka uvedená viz výše); - uvádět zřetelně a viditelně na všech materiálech (včetně audiovizuálních nosičů), které vyhotoví, že financování opatření, na něž se vztahuje tato smlouva, se účastnila Evropská unie v souladu s přílohou IV. Smlouvy. logo Enjoy! it s from Europe Veškeré propagační materiály vyrobené v rámci propagačních programů (počínaje programy předloženými kompetentním orgánům v členských státech do 30.09.2014 a 28.02.2015) budou muset být opatřeny logem Enjoy! it s from Europe, dle pravidel uvedených v příslušném logo manuálu, který je dostupný zde: https://www.szif.cz/cs/eu-propagace-zemedelskych-produktu. Logo Enjoy! it s from Europe bude používáno pouze v anglickém jazyce. Logo může být přeloženo do českého jazyka ve formě poznámky pod čarou ve spodní části konkrétního materiálu. Nové logo Enjoy! it s from Europe není určeno k nahrazení dosavadního povinného loga EU a věty o spolufinancování ( Kampaň financovaná s finanční podporou Evropské unie a České republiky ). Oba prvky musí být viditelné (nové logo a samostatné logo EU s doprovodným textem) na všech propagačních materiálech. Logo Enjoy! it s from Europe může být použito samostatně 6

nebo v kombinaci s doplňujícím sloganem. Dle tematického zaměření programu mohou být spolu s logem uvedeny následující doplňující tematické slogany: Téma kampaně Životní prostředí Kvalita a bezpečnost potravin Zdraví Rozmanitost Tradice Doplňující slogan Evropská unie podporuje kampaně zaměřené na ochranu životního prostředí. Evropská unie podporuje kampaně zaměřené na propagaci vysoce kvalitních zemědělských produktů. Evropská unie podporuje kampaně zaměřené Evropská unie na propagaci podporuje zdravého kampaně životního zaměřené stylu. na propagaci širokou škálu zemědělských produktů. Evropská unie podporuje kampaně zaměřené na propagaci tradic. Pro již schválené programy je použití nového loga nepovinné, ale možné. Pokud SZIF neshledá žádné nedostatky, oznámí to žadateli. Pokud shledá na materiálu vady, požaduje na žadateli opravu. Žádost o opravu se zasílá e-mailem. Po odstranění vad žadatel zašle opravený materiál zpět SZIF. Žádný propagační materiál nesmí být použit bez předchozího schválení. Propagační materiály neschválené SZIF budou považovány za nezpůsobilé k proplacení. 3.1. Termín pro podání žádosti o schválení propagačních materiálů Žadatel zašle žádost o schválení propagačních materiálů nejméně 5 pracovních dní před datem, kdy mají být použity. Ve výjimečných a odůvodněných případech je možné po předchozím oznámení Oddělení podpor živočišných podpor a propagace tuto lhůtu zkrátit. 3.2. Jak žádat o schválení propagačních materiálů elektronicky na e-mail propagace_eu@szif.cz. Příklad: Tisková konference se má konat ve středu 19. 06. a v souvislosti s ní bude vydávána tisková zpráva a materiály pro novináře. Žadatel zašle materiály ke schválení nejpozději 12.06. 7

4. Žádost o průběžnou platbu Průběžná platba je platba za opatření realizovaná a proplacená žadatelem na bankovní účet provádějící organizace v rámci čtvrtletí, počítáno ode dne podpisu smlouvy mezi SZIF a žadatelem. Pro vyplacení příslušného podílu prostředků vynaložených na provedená opatření žadatel podává na SZIF Žádost o průběžnou platbu. Součásti Žádosti o průběžnou platbu: K žádosti o průběžnou platbu, vyplněné na formuláři SZIF Žádost o průběžnou platbu, která se týká plateb a opatření provedených během uvedeného čtvrtletí, se přiloží následující přílohy: Příloha 1 Čtvrtletní zpráva, Příloha 2 Kopie faktur a příslušných dokladů, Příloha 3 Výpisy z účtů (o zaplacení a o přijetí platby/teb), Příloha 4 Ostatní přílohy. Obsahové náležitosti příloh jsou popsány níže. 4.1. Formulář Žádosti o průběžnou platbu Vzor Žádosti o průběžnou platbu naleznete v kapitole č. 8.2. Vzor Žádosti o průběžnou platbu. Vlastní formulář žádosti má 3 strany: strana 1 údaje o žadateli, programu a částce platby a) údaje o žadateli všeobecné údaje o žadateli jako je jméno, adresa subjektu, kontaktní osoba a kontaktní údaje, b) údaje k programu na podporu propagace název programu, číslo smlouvy, datum podpisu smlouvy, c) údaje k výši průběžné platby celkové výdaje za příslušné období a jejich rozdělení na podíl EU a ČR. strana 2 přílohy žádosti a podpis a) přílohy k žádosti - forma příloh žádosti (listinná/elektronická), počet listů/souborů příloh, b) čestné prohlášení a podpis oprávněné osoby s uvedením jména a datum žádosti strana 3 seznam dokladů připojených k žádosti a) tabulka pro doklady vztahující se k danému čtvrtletí, tj. doklady, které byly uhrazeny na účet provádějící organizace v rámci čtvrtletí, za které je žádost podávána, 8

b) tabulka pro doklady vztahující se k předchozímu čtvrtletí, tj. doklady, které byly uhrazeny na účet provádějící organizace v rámci aktuálního čtvrtletí. K žádosti o průběžnou platbu žadatel doloží následující přílohy: 4.2. Čtvrtletní zpráva - příloha č. 1 Žádosti Čtvrtletní zpráva má následující části: I. Provádění opatření, II. Rozvoj programu, III. Plánovaný a skutečný rozpočet, IV. Uskutečněné výdaje zahrnuté do čtvrtletní žádosti o platbu. Vzor Čtvrtletní zprávy a čtvrtletního finančního výkazu naleznete v kapitole č. 8.3. Vzor Čtvrtletní zprávy a čtvrtletního finančního výkazu. III + IV = čtvrtletní finanční výkaz V části I. Provádění opatření popíše žadatel stručně a heslovitě opatření, která byla provedena během čtvrtletí, ke kterému se žádost o průběžnou platbu vztahuje a to v členění dle položek opatření uvedených ve smlouvě. U každého opatření musí být uvedeny následující informace: doba a místo konání, počet účastníků, počet opakování akce, množství vytištěných materiálů, délka a počet rozhlasových a televizních reklamních vysílání, u internetových stránek www adresa. Dále se uvádí informace o případných změnách nebo zrušení plánovaných opatření a rovněž důvod změny nebo zrušení. V části II. Rozvoj programu žadatel uvede další důležité informace týkající se každého opatření a případné obtíže nebo mimořádné události vzniklé při provádění programu, V části III. Plánovaný a skutečný rozpočet v tabulce A. Výdaje vztahující se k aktuálnímu čtvrtletí žadatel uvede pro každou položku opatření dle smlouvy plánovaný a skutečně čerpaný rozpočet a případný rozdíl v procentech. V případě, že některé z opatření bylo realizováno, ale nebylo žadatelem uhrazeno na účet provádějící organizace do konce daného čtvrtletí, nebo bylo uhrazeno jen částečně, žadatel uvede do sloupce zaplaceno, kolik skutečně za opatření uhradil. Do sloupce skutečné výdaje se 9

uvede skutečné plnění daného opatření, bez ohledu na to, kolik žadatel ve čtvrtletí za toto opatření zaplatil provádějící organizaci. Příklad: Plánováno bylo 10 ochutnávek v ceně 100 000 Kč, realizováno bylo 10 ochutnávek v ceně 100 000 Kč. Žadatel uhradil provádějící organizaci do konce čtvrtletí 70 000 Kč. Do kolonky skutečné výdaje uvede částku 100 000 Kč (opatření bylo splněno), do kolonky zaplaceno uvede částku 70 000 Kč. V části III. Plánovaný a skutečný rozpočet - B. Výdaje vztahující se k předchozímu čtvrtletí uvede žadatel výdaje za opatření realizovaná v předchozím čtvrtletí, ale uhrazený na účet provádějící organizace po skončení tohoto čtvrtletí. V části IV. Uskutečněné výdaje zahrnuté do čtvrtletní žádosti o platbu žadatel uvede za každé čtvrtletí výdaje za uskutečněná opatření, za která byly provedeny platby, dále náklady na záruku (pokud je uplatňuje), odměnu provádějící organizace a náklady na měření výsledků činností a to za čtvrtletí předcházející i aktuální. Musí zde být uvedena všechna opatření, i ta, na která nebyl v daném čtvrtletí čerpán rozpočet. 4.3. Kopie faktur a příslušných dokladů příloha č. 2 Žádosti Do této přílohy žadatel zahrne všechny kopie faktur vystavené provádějící organizací na žadatele a dále dle uvážení žadatele faktury subdodavatele vystavené na provádějící organizaci. U každé faktury vystavené provádějící organizací musí být uveden název, číslo opatření a období, ke kterému se vztahují, popis, fakturovaná částka s DPH i bez DPH. Z vystavené faktury musí jasně vyplývat, z čeho se skládá, např. k faktuře za realizaci veletrhu musí být pro kontrolu na místě přiložen i přesný výpis jednotlivých podopatření, které vycházejí ze schváleného programu. Příklad: K faktuře za realizaci veletrhu v celkové výši 120.000,- Kč je přiložen níže uvedený výpis (odpovídá cca. schválenému programu) - Poplatek a registrace za výstavní plochu (stánek 5x5m) = 50.000,- Kč - 5 hostesek/10 hod denně/5 dnů x 150,- Kč za hodinu = 37.500,- Kč - Oblečení pro hostesky dle schváleného programu 500 na osobu = 2.500,- Kč - Občerstvení = 10.000,- Kč - Výroba propagačního materiálu (XY propisek, XY triček apod.) = 20.000,- Kč 10

4.4. Výpisy z účtů příloha č. 3 Žádosti Jedná se o výpisy z účtu žadatele a provádějící organizace prokazující úhradu faktury vystavené na žadatele v rámci čtvrtletí, za nějž je žádost podávána. Forma výpisu je ponechána na dohodě mezi žadatelem a provádějící organizací, musí však obsahovat následující údaje: datum připsání platby na účet/odeslání platby z účtu, částku platby, variabilní symbol číslo faktury vystavené na žadatele. 4.5. Ostatní přílohy příloha č. 4 Žádosti Přehled akcí vzor naleznete v kapitole č. 8.4.1. o pro akce konané v rámci programu jako jsou ochutnávky, road show, veletrhy, press tripy, tiskové konference, Přehled placené inzerce - vzor naleznete v kapitole č. 8.4.2. o pro placenou inzerci v rámci programu PPC kampaně, bannery, tisková inzerce, outdoorová reklama, Přehled neplacených mediálních výstupů - vzor naleznete v kapitole č. 8.4.3. o pro neplacené mediální výstupy v rámci programu neplacené PR v tisku, na webových stránkách, v TV, Přehled TV reklamy - vzor naleznete v kapitole č. 8.4.4. o pro placenou reklamu v TV reklamní spoty nebo product placement, Přehled schválených materiálů - vzor naleznete v kapitole č. 8.4.5. o pro přehled materiálů schválených SZIF v rámci čtvrtletí s uvedením druhu materiálu a data schválení SZIF (datum e-mailu, kterým SZIF příslušný materiál schválil) Ostatní dokumentace o pro fotodokumentaci z akcí - postačí 2 až 4 fotografie z každé akce dle rozsahu Dle potřeby SZIF může být žadatel vyzván k doložení tzv. Status reportu týkajícího se aktualizace webových stránek programu. 11

Doklady o propagačních materiálech a výstupech realizovaných během všech čtvrtletí příslušné fáze programu a mediálních výstupech v rámci každého čtvrtletí a roku realizace programu musí být fyzicky uschovány pro kontrolu u Žadatele či provádějící organizace. Ke všem propagačním materiálům musí být evidován i email o jeho schválení ze strany SZIF. Jedná se o následující doklady: u inzerce v tisku dokladové výtisky, u grafických materiálů (letáky, brožury) výtisk příslušného materiálu, u audiovizuálních materiálů (spoty, virální video, product placement) CD nebo DVD s nahraným materiálem, u dárkových předmětů příslušný předmět, u jiných materiálů (oblečení promotérů, potisky stánků) dle charakteru materiálu, monitoring médií s uvedením náhledu výstupu (v případě výstupu v tisku), printscreen v případě výstupu na Internetu a CD nebo DVD v případě výstupu v TV nebo rozhlase. 4.6. Termín pro podání žádosti Žádost o průběžnou platbu musí být dle čl. 18 nařízení Komise (ES) podána do konce kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž uplyne každé čtvrtletí, počítáno ode dne podpisu smlouvy. Pokud během uplynulého čtvrtletí nebyla realizována žádná opatření ani platby, čtvrtletní zpráva musí být též předložena v termínu stanoveném nařízení Komise (ES). Jestliže žadatel nedodrží výše uvedenou lhůtu pro podání žádosti, bude průběžná platba snížena: o 3 % za každý celý měsíc zpoždění. Příklad: Smlouva mezi žadatelem a SZIF je uzavřena 26. září. Počítání lhůt (čtvrtletí) pro průběžnou platbu a termín předložení Žádosti o průběžnou platbu bude následující: 5. čtvrtletí: 26.09 26.12*., termín pro podání žádosti je do 31.01. 6. čtvrtletí: 27.12. 26.03., termín pro podání žádosti je do 30.04. 7. čtvrtletí: 27.03. 26.06., termín pro podání žádosti je do 31.07. 8. čtvrtletí: 27.06. 26.09., termín pro podání žádosti je do 31.10. * platí pouze v případě, že se jedná o 1. čtvrtletí 1. roku realizace programu. V případě 1. čtvrtletí 2. a 3. roku realizace programu je čtvrtletí vymezeno od 27. 09. do 26.12. Formulář Žádosti o průběžnou platbu a příslušné přílohy jsou k dispozici na https://www.szif.cz/cs/eu-propagace-zemedelskych-produktu. 12

4.7. Jak podat žádost o průběžnou platbu Na formuláři SZIF Žádost o průběžnou platbu, a to: o o písemně na podatelnu SZIF elektronicky: datovou schránkou (ID: jn2aiqd); Ulehčeme si práci využijte Datovou schránku SZIF se zaručeným elektronickým podpisem na email podatelna@szif.cz. 4.8. Kontrola Žádosti o průběžnou platbu Po obdržení Žádosti o průběžnou platbu SZIF provede formální kontrolu všech náležitostí žádosti a pokud nezjistí žádné nedostatky, provede výplatu požadované částky. V opačném případě zašle SZIF žadateli výzvu k opravě a doplnění žádosti. 4.9. Termín výplaty žádosti o průběžnou platbu SZIF provede výplatu průběžné platby do šedesáti kalendářních dnů od přijetí žádosti o platbu. Tato lhůta se však během období šedesáti dnů od prvního doručení žádosti o platbu může kdykoli pozastavit oznámením žadateli, že jeho žádost není přípustná nebo že žádost není odůvodněna doklady požadovanými pro každou dodatečnou žádost, nebo že členský stát požaduje za nezbytné obdržení dodatečných informací nebo provedení kontrol. Lhůta započne znovu běžet dnem přijetí požadovaných informací nebo dnem provedení ověření členským státem; tyto informace nebo ověření musí být předány ve lhůtě třiceti kalendářních dnů po jejich oznámení. 5. Žádost o vyplacení zůstatku K vyplacení zůstatku (platba za 4. čtvrtletí každého roku programu) podá žadatel na SZIF Žádost o vyplacení zůstatku ve lhůtě čtyř měsíců po dni ukončení ročních opatření stanovených ve smlouvě. Aby mohla být žádost přijata, musí k ní být přiloženy tyto doklady: výroční zpráva o provedených opatřeních a vyhodnocení obdržených výsledků, které je možno posoudit ke dni zprávy, souhrnný finanční výkaz, ve kterém jsou jasně uvedeny všechny plánované a uskutečněné výdaje během uplynulého roku programu, opisy faktur a příslušných dokladů o provedených platbách, vyhodnocení výsledků programu (evaluace). Vzor Žádosti o vyplacení zůstatku naleznete v kapitole č. 8.5. Vzor Žádosti o vyplacení zůstatku. 13

5.1. Součásti žádosti o vyplacení zůstatku K Žádosti o vyplacení zůstatku, která se týká plateb provedených během 4. čtvrtletí daného roku programu nebo plateb nevypořádaných ať už z jakéhokoli důvodu během prvního až třetího čtvrtletí daného roku, se přiloží následující přílohy: Příloha 1 - Čtvrtletní zpráva, Příloha 2 - Výroční zpráva, Příloha 3 - Kopie faktur a příslušných dokladů, Příloha 4 - Výpisy z účtů (o zaplacení a o přijetí platby/teb), Příloha 5 - Ostatní přílohy. 5.2. Formulář Žádost o vyplacení zůstatku Žadatel vyplní formulář Žádost o vyplacení zůstatku. Vlastní žádost má 3 strany a k ní žadatel doloží předepsané přílohy (Čtvrtletní zpráva, Kopie faktur a příslušných dokladů, Výpisy z účtů a Ostatní přílohy), které jsou obsahově stejné jako v případě průběžných plateb. Navíc se přikládá Výroční zpráva: Příloha 2 Výroční zpráva Výroční zpráva má následující části: 1. Provádění opatření, 2. Provádění programu, 3. Souhrnný finanční výkaz. V části Provádění opatření popíše žadatel stručně všechny akce, které byly provedeny během uplynulého roku realizace programu ve struktuře členění dle položek opatření uvedených ve smlouvě. Popis každého opatření musí obsahovat informace (dle jejich relevantnosti k danému opatření) o době, místě a rozsahu opatření: počet účastníků, počet prodejních míst, množství vytištěných materiálů, délka a počet rozhlasových a televizních reklamních vysílání, u internetových stránek adresa. Výroční zpráva musí obsahovat souhrnnou zprávu o provedených opatřeních a vyhodnocení obdržených výsledků, které je možno posoudit ke dni zprávy. V části Provádění programu žadatel uvede další důležité informace týkající se každého opatření, jako jsou změny nebo zrušení plánovaných opatření a rovněž důvod změny nebo zrušení. 14

V souhrnném finančním výkazu žadatel uvede pro každou položku opatření dle smlouvy plánovaný a skutečně čerpaný rozpočet. V části Uskutečněné výdaje zahrnuté do čtvrtletní žádosti o platbu uvede žadatel všechny výdaje, které mu vznikly a které proplatil v souvislosti s realizací opatření během daného čtvrtletí a které vykázal v příslušné žádosti o platbu. Do této části se nezahrnují náklady žadatele. Veškeré grafické materiály vyprodukované během příslušného roku realizace programu, fotodokumentaci z akcí a výstupy z monitoringu médií se uvedou do přílohy Výroční zprávy. Vyhodnocení výsledků programu (evaluace) K výroční zprávě žadatel přikládá kromě popisu provedených opatření provedených během uplynulého roku programu též vyhodnocení výsledků programu za příslušnou fázi. V případě, že se jedná o závěrečnou fázi programu, by měla zpráva shrnovat všechny fáze programu a měla by být podrobnější. Zejména v případě, že žadatel uvažuje o pokračování programu a předložení nové žádosti o program, je na hodnotící zprávu kladen velký důraz a při odůvodnění pokračování programu má klíčový význam. Vyhodnocení výsledků programu by mělo být maximálně kvantifikováno, pokud jde o výsledky provádění programu a mělo by obsahovat: vyčíslení tržního dopadu programu v oblasti poptávky po propagovaném produktu, vyčíslení znalosti a/nebo image produktu mezi cílovými skupinami, jakýkoliv jiné aspekty spojené s cíli programu, tak jak byly stanoveny v jeho návrhu a vztahující se k jeho výsledkům. EK doporučuje zvolit jako vhodný postup hodnocení výsledků programu metodu návratnosti investic, tj. zisk z nákladů na investice, přičemž hodnocení se zaměří na celkové hodnocení obchodního dopadu (vliv na prodej propagovaného produktu) a/nebo na vliv některých konkrétních opatření programu na ekonomické ukazatele a zvýšení povědomí o propagovaném produktu. 5.3. Termín pro podání Žádosti o vyplacení zůstatku Žádost o vyplacení zůstatku podá žadatel dle čl. 18 nařízení Komise (ES) SZIF ve lhůtě čtyř měsíců po dni ukončení ročních opatření stanovených ve smlouvě, počítáno ode dne podpisu smlouvy. Pokud během uplynulého čtvrtletí nebyla realizována žádná opatření ani platby, čtvrtletní zpráva musí být též předložena v termínu stanoveném Nařízením Komise (ES). 15

Jestliže žadatel nedodrží výše uvedenou lhůtu pro podání žádosti, bude průběžná platba snížena: o 3 % za každý celý měsíc zpoždění. 5.4. Jak podat Žádost o vyplacení zůstatku Na formuláři SZIF Žádost o vyplacení zůstatku, a to: o o písemně na podatelnu SZIF elektronicky: datovou schránkou (ID: jn2aiqd). Ulehčeme si práci využijte Datovou schránku SZIF Se zaručeným elektronickým podpisem na email podatelna@szif.cz Formulář Žádost o vyplacení zůstatku je k dispozici na https://www.szif.cz/cs/eupropagace-zemedelskych-produktu. 5.5. Kontrola Žádosti o vyplacení zůstatku Po obdržení Žádosti o vyplacení zůstatku SZIF provede formální kontrolu všech náležitostí žádosti a pokud zjistí v žádosti nedostatky, zašle SZIF žadateli výzvu k opravě a doplnění žádosti. SZIF po obdržení bezchybné žádosti o vyplacení zůstatku provede kontrolu na místě u žadatele a provádějící organizace. 5.6. Termín výplaty Žádosti o vyplacení zůstatku Členský stát provede platbu zůstatku do šedesáti kalendářních dnů od přijetí žádosti o platbu. Tato lhůta se však během provádění kontroly na místě pozastavuje. Lhůta započne znovu běžet dnem přijetí požadovaných informací nebo dnem provedení ověření členským státem; tyto informace nebo ověření musí být předány ve lhůtě třiceti kalendářních dnů po jejich oznámení. V praxi to znamená, že výplata zůstatku může být vyplacena až v horizontu několika měsíců. 5.7. Povolení k pokračování programu v dalším roce Žadatel je oprávněn pokračovat v plnění programu ve druhé a třetí fázi pouze po písemném povolení SZIF. Toto povolení je podmíněno dostupností požadovaných prostředků z rozpočtu Evropské unie. V případě, že kompetentní orgán neobdrží od EK informaci o nedostupnosti zdrojů pro příslušný propagační program, vystaví žadateli nejpozději v den skončení první či druhé fáze povolení k pokračování programu v následující druhé, resp. třetí fázi. Den vystavení povolení je počátečním dnem platnosti povolení. 16

6. Společná pravidla pro žádosti o platby K žádostem o platby zaslaným SZIF musí být přiloženy kopie faktur a dokladů (Příloha 3 Žádosti o platbu), které musí být rozčleněny podle jednotlivých rozpočtových položek uvedených ve smlouvě mezi SZIF a žadatelem a zaznamenány v seznamu faktur na straně 3 žádosti o průběžnou platbu/ Žádosti o vyplacení zůstatku 6.1. Výpočet výše odměny provádějící organizace a nákladů žadatele Opatření Opatření 1 Opatření 2 Opatření celkem (1) Náklady na záruku správné realizace Odměna provádějící organizace (maximálně 13*/15** % z (1), příloha Výsledky III, činností bod B.1.2 (maximálně smlouvy) 3 % z (1) Celkové přímé náklady (2) Náklady žadatele (maximálně 3/5% pro vnitřní trh; 4/6% pro třetí země)z (2) CELKEM *program realizovaný 1 členským státem **program realizovaný více členskými státy Rozpočet 10 000 Kč 10 000 Kč 20 000 Kč 1 000 Kč 2 600 Kč 600 Kč 24 200 Kč 700 Kč 24 900 Kč 6.2. Výše finančních prostředků EU se podílí na financování propagačních opatření ve výši 50 % celkových nákladů, ČR se spolupodílí na financování propagačních opatření ve výši 30 % celkových nákladů, 20 % hradí žadatel. Z celkové uznatelné částky nákladů v rámci Žádosti o průběžnou platbu/žádosti o vyplacení zůstatku bude tedy žadateli zpětně uhrazeno 80 % nákladů. V případě zjištěných pochybení, která vyplynou z kontroly na místě, bude SZIF vyčíslovat nesprávně vykázané částky a o tyto finanční prostředky bude žádost o vyplacení zůstatku pokrácena. Pokud by se při kontrole na místě prokázalo závažné pochybení (podvod, vědomá nedbalost), bude s žadatelem zahájeno správní řízení o uložení sankce, a to ve výši dvojnásobku rozdílu mezi původně vyplacenou částkou a částkou skutečně dlužnou. 6.3. Pravidla pro uznatelnost faktur faktura vystavená provádějící organizací na žadatele musí být žadatelem zaplacena v rámci čtvrtletí, tj. platba musí být připsána na účet provádějící organizace nejpozději poslední den čtvrtletí, pojmem provedená platba se rozumí den, kdy byla platba připsána na účet provádějící organizace, 17

v případě, že je platba provedena až po skončení čtvrtletí, žadatel ji zahrne do žádosti o platbu za následující čtvrtletí, v případě 4. čtvrtletí daného roku programu se jedná o výplatu zůstatku dle čl. 19 nařízení Komise (ES) a v rámci této platby mohou být vypořádány jakékoli platby neproplacené v 1. 3. čtvrtletí daného roku programu; jelikož se jedná o zůstatek a nikoli o čtvrtletní platbu, podmínka pro zaplacení faktury provádějící organizaci žadatelem nemusí být dodržena. - Faktury vystavené provádějící organizací musejí obsahovat název opatření, číslo opatření a období, ke kterému se vztahují 6.4. Platba DPH Pokud je žadatel povinen platit daň z přidané hodnoty některého členského státu EU, odpovídající částka není způsobilá k finanční účasti Evropského společenství. Veškeré částky, které budou uváděny v přehledech o výdajích, žádostech, a které budou následně vyplaceny, musí být proto uvedeny bez DPH. Toto se nevztahuje na daně a poplatky v cílových třetích zemích programu, kde jsou tyto daně a poplatky způsobilé k proplacení v rámci rozpočtu daného schváleného programu. 7. Kontrola na místě 7.1. Základní informace U veškerých propagačních programů bude provedena kontrola vždy minimálně 1x ročně. Kontrola na místě je prováděna každoročně po ukončení 4. čtvrtletí dané fáze programu po předložení Žádosti o výplatu zůstatku žadatelem na SZIF. Tyto kontroly se provádějí v prostorách žadatele a provádějící organizace za účelem ověření: a) přesnosti údajů a poskytnutých dokladů, b) splnění všech závazků vyplývajících ze smlouvy. V České republice je kontrola prováděna Oddělením kontrol SOT SZIF/RO SZIF. Kontrola je zaměřena do částí: - dodržování podmínek Smlouvy o propagaci - způsobilost výdajů dle Smlouvy o propagaci o výdaje Žadatele o výdaje provádějící organizace o náklady spojené s realizací jednotlivých opatření dle schváleného plánu. 18

Po provedené kontrole je vyhotoven protokol o kontrole, proti němuž může žadatel - v případě kontrolního nálezu - podat ve stanovené lhůtě 15 dnů od doručení protokolu o kontrole námitky. Námitky posuzuje náměstek Fondu. 7.2. Skutečnosti prověřované při kontrole na místě Při kontrole na místě budou prověřovány výdaje žadatele a provádějící organizace související s realizací propagačního programu. Veškerá opatření zahrnutá v programu musí obsahovat jasný popis složení různých nákladů (dle schváleného programu), které jsou s nimi spojeny. Doklady předkládané ke kontrole musí být jednoznačně přiřaditelné k prováděným opatřením. Členění nákladů v předkládaných fakturách musí odpovídat členění nákladů dle kalkulace u jednotlivých opatření ve schváleném návrhu programu. 7.2.1. Výdaje žadatele Režijní náklady - na správu, koordinaci a řízení, včetně cestovních nákladů a nákladů na pobyt; na využití výpočetní techniky, sekretariát, účetnictví, nájemné, korespondence a běžnou spotřebu (voda, plyn, elektřina, údržba). Pro vnitřní trh mohou být: do 3% skutečných nákladů při realizaci 1 státem, do 5% skutečných nákladů při realizaci více státy. Pro třetí země mohou být: do 4% skutečných nákladů při realizaci 1 státem, do 6% skutečných nákladů při realizaci více státy. Náklady v nárokované paušální výši musí být účetně prověřitelné. U programů, které budou SZIF předloženy od 30. 09. 2014 a dále bude plně využíván paušální systém s maximálními stropy (3 až 6 % skutečných nákladů na realizaci opatření) namísto systému, ve kterém paušální výdaje musely být ověřeny na základě skutečných výdajů související s režijními náklady. Náklady, které se týkají záruky na řádné plnění smlouvy: jsou uznatelné např. v případě využití úvěru či bankovní záruky. Tyto náklady musí být v nárokované výši účetně prověřitelné. Kontrolovaná osoba předloží smlouvu o poskytnutí finančních prostředků, na základě které bude prokazatelný náklad na úhradu záruky, 7.2.2. Výdaje provádějící organizace Výdaje provádějící organizace zahrnují všechny náklady na personál, na plánování, provedení a řízení opatření. Náklady musí být uvedeny v žádostech o platbu formou 19

nákladů fakturovaných na základě skutečně provedených prací nebo na základě nákladů fakturovaných na základě paušální částky. Členění nákladů v předkládaných fakturách musí odpovídat členění nákladů dle kalkulace u jednotlivých opatření ve schváleném návrhu programu. Náklady fakturované na základě skutečně provedených prací Vykazované náklady uvedené na faktuře budou podloženy výkazem práce (tzv. timesheetem) za jednotlivé zaměstnance. Výkaz práce je veden měsíčně za každého zaměstnance zvlášť. Výkaz práce zpracovává dotyčný zaměstnanec, jedenkrát za měsíc musí být potvrzen vedoucím nebo osobou odpovědnou za personál. Takto uplatněné náklady se týkají kmenových zaměstnanců provádějící organizace (zaměstnanci, kteří mají uzavřenu s touto organizací pracovní smlouvu). Výkazy práce musí být dostupné a ověřitelné u žadatele. Náležitosti výkazu práce (tzv. timesheetu) jméno zaměstnance, období, za jaké je výkaz zpracován (kalendářní měsíc), den plnění, místo plnění, předmět činnosti, číslo opatření, počet hodin, náklady na jednotku (hodinová sazba = superhrubá mzda / počet odpracovaných hodin). Honoráře odborných poradců, práce provedené na základě smlouvy s externími pracovníky na základě objednávky provádějící agenturou a jí následně fakturované, by měly být členěny ve fakturované částce dle struktury na náklady na personál a ostatní náklady. Provádějící organizace ověří skutečně odpracovanou dobu. Náklady fakturované na základě paušální částky Náklady fakturované na základě paušální částky nemohou přesahovat níže uvedené procentní sazby skutečných nákladů na provádění opatření (s výjimkou výdajů žadatele (bod 7.2.1) a nákladů fakturovaných na základě skutečně provedených prací. V případě uplatňování paušální částky tyto mohou být: do 13% skutečných nákladů na provádění opatření při realizaci programu jedním členským státem; 20

do 15% skutečných nákladů na provádění opatření při realizaci programu několika členskými státy. 21

Příklady vykazování výdajů provádějící organizace: a) na základě skutečně provedených prací v případě, že provádějící organizace zajišťuje veškeré práce spojené s realizací opatření prostřednictvím svých kmenových zaměstnanců Opatření Suma Opatření č. 1. PR 700 000 Timesheet Provádějící organizace u Opatření 1 35 000 Opatření č. 2 webové stránky 300 000 Timesheet Provádějící organizace u Opatření 2 35 000 Celkové náklady na opatření 1 070 000 Odměna provádějící organizace (13 %) 0 Celkové přímé náklady za program 1 070 000 Odměna Žadatele (3 %) 32 100 Celkové náklady na program 1 102 100 b) externími subjekty v případě, že provádějící organizace zajišťuje veškeré práce spojené s realizací opatření přes externí subjekty (na základě smlouvy) Opatření Suma Opatření č. 1. PR 735 000 Timesheet Provádějící organizace u Opatření 1 0 Opatření č. 2 webové stránky 335 000 Timesheet Provádějící organizace u Opatření 2 0 Celkové náklady na opatření 1 070 000 Odměna provádějící organizace (13 %) 139 100 Celkové přímé náklady za program 1 209 100 Odměna Žadatele (3 %) 36 273 Celkové náklady na program 1 245 373 22

c) externími subjekty a provádějící organizací v případě, že některá opatření jsou zajišťována kmenovými zaměstnanci provádějící organizace (na základě pracovní smlouvy) a jiná externími subjekty (na základě smlouvy objednávky, dohody o provedení práce, autorské smlouvy apod.) Opatření Suma Opatření č. 1. PR 700 000 Timesheet Provádějící organizace u Opatření 1 35 000 Opatření č. 2 webové stránky 300 000 Timesheet Provádějící organizace u Opatření 2 35 000 Celkové náklady na opatření 1 070 000 Odměna provádějící organizace (13 %) pouze z nákladů na opatření bez započítání timesheetů, tj. z 1 000 000 130 000 Celkové přímé náklady za program 1 200 000 Odměna Žadatele (3 %) 36 000 Celkové náklady na program 1 236 000 Všechny náklady počítané na základě skutečně provedených prací musí být podloženy výkazem práce (tzv. timesheetem), jak je uvedeno v části 7 Kontrola na místě. 23

7.2.3. Cestovní náklady a náklady na pobyt a stravu nárokované na základě dokladů Cestovní náklady letenka v ekonomické třídě a palubní vstupenka, vlaková jízdenka v 1. třídě, osobní vozidlo max. 0,25 EUR/km, cestovní doklad musí obsahovat dny, místo příjezdu a odjezdu a vzdálenost. Všechny náklady spojené s cestovným a náklady na pobyt je možné fakturovat jednou ročně, a to v případě, že je vše v souladu s předpokládaným časových plánem a rozpočtem programu (tj. letenky apod., které jsou zaplaceny např. v říjnu 2013, je možné přiložit k Žádosti o vyplacení zůstatku např. v říjnu 2014). V případě, že je nakoupena letenka 1. třídy je uznatelný náklad přípustný pouze do výše ceny letenky v ekonomické třídě. Jako důkaz postačí PrtScr obrazovky z rezervačního systému leteckých společností ze dne objednávky letenky. Náklady na ubytování a stravné náklady na ubytování mohou činit max. 120 EUR/den pro vnitřní trh a 180/EUR/den pro třetí země, náklady na stravné mohou činit max. 80 EUR/den pro vnitřní trh a 90 EUR/den pro třetí země. Je nezbytné, aby výše uvedené limity pro náklady na ubytování a stravné dodržovali i subdodavatelé. 7.2.4. Ostatní náklady spojené s prováděním opatření Náklady na skupinové cestování, stravování a setkání K fakturám za tato opatření musí být přiložena prezenční listina účastníků, hotelové účty musí být vystaveny na jména ubytovaných účastníků. Totéž platí pro stravování, kde musí být uvedena jména účastníků, jejich funkce a účel akce. Výdaje na spotřební materiál Výdaje spojené s nákupem, výrobou nebo použitím materiálu, zboží nebo zařízení, které mají životnost nižší než délka programu a jsou zaúčtovány jako náklad v plné výši. Není uznáno účtování ve formě odpisů nebo jakkoliv jinak. Výdaje na materiál dlouhodobé spotřeby O nákupu nebo výrobě materiálu nezbytného pro provedení opatření s životností stejnou nebo vyšší než délka programu bude účtováno jako o majetku dlouhodobé spotřeby. Toto 24

se vztahuje na materiál, jehož koupě či výroby byly uskutečněny po dni, kdy smlouva mezi SZIF a žadatelem nabyla účinku. Náklady na využití výpočetní techniky Náklady na využití výpočetní techniky zahrnují všechny výdaje týkající se doby připojení, doby použití procesoru, vytištěných řádků a služeb servisních společností. Tyto výdaje mohou být hrazeny v rámci smlouvy v souladu s vnitřním řádem provádějící organizace a na základě času spotřebovaného výpočetní technikou a jeho ceny, které byly skutečně vynaloženy na práce stanovené ve smlouvě. Náklady na zveřejnění a distribuci Zveřejnění a distribuce a s tím spojené náklady jsou náklady, které, které vyplynou z vydavatelské a překladatelské práce, distribuci publikací a audiovizuálního materiálu. Tyto práce jsou provedeny vždy na základě smlouvy. Hodnocení výsledků opatření Náklady nesmějí přesáhnout 3 % skutečných nákladů na provádění opatření programu. U programů, které byly předloženy SZIF 30. 09. 2013 a dále, musí roční hodnocení poslední etapy programu obsahovat hodnocení výsledků opatření programu. V takovémto případě se výše uvedená sazba navyšuje na 5 %. Provedení hodnocení výsledků opatření musí být provedeno nezávislým externím subjektem, který byl vybrán v souladu s předpisy platnými v daném členském státě. Celkové náklady na vysílací čas/reklamní prostor Do celkových nákladů na vysílací čas/reklamní prostor se řadí odměna provádějícího subjektu za nákup sdělovacích prostředků, což je finanční částka za získání mediálního prostoru s optimálním pokrytím a cenou v rozhlasu, na internetu, v televizi, tisku atd. Pro programy předložené kompetentnímu orgánu 30. 09. 2013 a dále nesmí přesáhnout 5 % celkových nákladů na vysílací čas/reklamní prostor a v souhrnné tabulce Rozpočtu na opatření čtvrtletní finanční výkaz musí být tento náklad vyčíslen samostatně. Veškerá opatření zahrnutá v programu musí obsahovat jasný popis složení různých nákladů, které jsou s nimi spojeny. Doklady předkládané ke kontrole musí být jednoznačně přiřaditelné k prováděným opatřením. Při kontrole jsou prověřovány všechny výdaje, zejména zda nezahrnují i nezpůsobilé výdaje. 25

7.2.5. Nezpůsobilé výdaje Za nezpůsobilé jsou považovány zejména tyto výdaje: rezervy na případné budoucí ztráty nebo dluhy, cestovní náklady na taxi nebo hromadnou dopravu, spadající pod denní náhrady, bankovní náklady, bankovní úroky nebo pojistné, kromě nákladů, které se týkají záruky na řádné plnění smlouvy, kurzové ztráty, změny v opatřeních neschválené SZIF, propagační materiály neschválené SZIF, opatření realizovaná bez předložení Plánu akcí a rozpočtu, výdaje vzniklé mimo oblast působnosti smlouvy. 26

8. Formuláře SZIF 8.1. Plán akcí a rozpočtu List 1 List 2 27

List 3 28

8.2. Vzor Žádosti o průběžnou platbu 29

30

31

8.3. Vzor Čtvrtletní zprávy a čtvrtletního finančního výkazu 32

33

34

35

36

8.4. Ostatní přílohy 8.4.1. Vzor Přehledu akcí 8.4.2. Vzor Přehled placené inzerce 37

8.4.3. Vzor Přehled neplacených mediálních výstupů 8.4.4. Vzor Přehled TV reklamy 38

8.4.5. Vzor Přehled schválených materiálů 39

8.5. Vzor Žádosti o vyplacení zůstatku 40

41

42

9. Kontakty Státní zemědělský intervenční fond Oddělení dotací včelařských dotací a propagace Ve Smečkách 33 110 00 Praha 1 Tel.: 222 871 543, 222 871 636 E-mail: propagace_eu@szif.cz Datová schránka: jn2aiqd 43