Spisová služba a DMS v resortu ČÚZK Ing. Adéla Kratochvílová, ČÚZK Ing. Vít Suchánek, ČÚZK Konference e-government 20:10 Mikulov, 3. září 2013
Projekt DMS ČÚZK v návaznosti na zavedení elektronické konverze dokumentu a datové schránky je spolufinancován z prostředků Evropské unie, Evropského fondu pro regionální rozvoj. Registrační číslo projektu: CZ. 1.06/1.100/07.06381
Projekt Komplexní elektronická spisová služba ČÚZK v návaznosti na systém datových schránek je spolufinancován z prostředků Evropské unie, Evropského fondu pro regionální rozvoj. Registrační číslo projektu:cz. 1.06/1.1.00/03.05956
Hlavní cíle projektu DMS ČÚZK Definovány v roce 2011: Sjednocení evidence a uložení všech digitálních dokumentů, jednotné řízení skartace a zajištění bezpečnosti a dlouhodobé archivace. Zrychlení a zjednodušení přístupu k dokumentům z jakéhokoli pracoviště - snadné sdílení dokumentů, včetně z napojených IS, např. ISKN. Projekt logicky předvídal návaznost na Komplexní elektronickou spisovou službu ČÚZK ( KESSL ), ale do průběhu projektu výrazně zasáhla prodlení ve veřejných zakázkách projektu, přičemž lhůty projektů IOP jsou omezené a snaha udržet projekty nutně vede k vynuceným změnám. 4
VZ Pořízení skenovacích pracovišť Otevírání obálek 4.1.2012, řízení u ÚOHS skoro 7 měsíců, vyloučený uchazeč vrácen do výběrového řízení, smlouva s vítězným uzavřena 22.8.2013 Nejdéle do konce roku 2013 budou dodány: Dokumentové skenery A4 (167) a A3 (129), též s plochými loži pro ČÚZK, ZÚ, ZKI a KÚ a všechna KP Skenery A0 (15) pro KÚ a ZÚ, pro tento též velkoformátový skener pro skenování archiválií Akcelerátory síťového provozu pro centrum a KÚ. 5
VZ na implementátora DMS Poptáván robustní DMS v geoclusteru, včetně bezpečného dlouhodobého úložiště Otevírání obálek 6.12.2011, posouzení od 7.12.2011, není dosud dokončeno! 1. vlna řízení u ÚOHS na podnět dvou vyloučených uchazečů, z nichž jeden nesložil kauci 5 měsíců, druhý byl ÚOHS vrácen do výběrového řízení 2. vlna řízení u ÚOHS na podnět dvou uchazečů, vyloučených pro mimořádně nízké nabídkové ceny za část řešení, z nichž jeden vzal později návrh zpět od 1.3.2013 dosud, tedy zatím 6 měsíců 6
Projekt Komplexní elektronická spisová služba ČÚZK v návaznosti na systém datových schránek je spolufinancován z prostředků Evropské unie, Evropského fondu pro regionální rozvoj. Registrační číslo projektu:cz. 1.06/1.1.00/03.05956
Projektová žádost Datum zahájení realizace projektu 1.7. 2009 Datum předpokládaného ukončení projektu 30.6.2010 Dle aktuální schválené projektové dokumentace je plán ukončení projektu termínován do konce roku 2013 V průběhu realizace došlo k několika zásadním změnám oproti původnímu plánu vzhledem k projektu DMS
Hlavní cíle projektu Systémově a technicky zabezpečit komunikaci s datovými schránkami, vyřešit evidenci, zpracování a uchovávání dokumentů přijatých a odesílaných tímto systémem. Dále pak sjednotit práci s dokumenty přicházejícími do ČÚZK různými komunikačními kanály (datové schránky, emaily, listinná podání); zefektivnění vnitřních procesů zpracování a oběhu dokumentů v rámci ČÚZK, snížení pracnosti a chybovosti; vytvořit jednotný auditní systém pro procesy prováděnými nad elektronickými dokumenty.
Nastavení pro resort ČÚZK Český úřad zeměměřický a katastrální (ČÚZK) o 14 Katastrálních úřadů (KÚ) o 99 Katastrálních pracovišť (KP) o 7 Zeměměřických a katastrálních inspektorátů (ZKI) o Zeměměřický úřad (ZÚ) Požadováno centralizované řešení SW/HW pro celkem 23 aplikačních instancí až 3000 aktivních uživatelů.
Původní etapy projektu Komplexní elektronická služba 1. etapa - Elektronické podatelny a výpravny resortu ČÚZK a zajištění návaznosti na informační systém datových schránek (EPVDS) 2. etapa - Komplexní elektronická spisová služba ČÚZK 3. etapa - Pořízení HW na elektronickou spisovou službu ČÚZK 4. etapa - Bezpečné úložiště dat v elektronické spisové službě ČÚZK 5. etapa - Integrace do prostředí resortu ČÚZK
Změny vzhledem k plánované realizaci projektu DMS - 2011 4. etapa - Bezpečné úložiště dat v elektronické spisové službě ČÚZK ZRUŠENA; 5. etapa - Integrace do prostředí resortu ČÚZK zaměření na DMS a jiné agendové systémy ČÚZK; DMS mělo představovat robustnější systém s vlastním HW větší kapacita disků, širší možnost zajištění HW vybavení (skenovací pracoviště); termíny ukončení projektu byly posouvány v návaznosti na posun termínů realizace projektu DMS.
Návrh řešení pro propojení spisové služby a DMS
Změny vzhledem ke stavu projektu DMS 2013 Projekt byl před poslední fází realizace Integrace do prostředí ČÚZK, tedy propojení s DMS; docházelo k umělému prodlužování termínů bez možnosti finančního čerpání; dle stávajícího plánu nebylo možné projekt ukončit. V průběhu 2011-2013 došlo k výraznému posunu v oblasti právních předpisů a technických norem vztahujících se k systémům DMS a spisovým službám. Bylo zvoleno samostatné řešení projektu, které bude na DMS primárně nezávislé, ale připravené na možnost propojení v případě úspěšného dokončení výběru implementátora DMS.
Úpravy projektů IOP Situace v projektu IOP DMS ČÚZK byla projednávána s OSF MV ČR a je diskutována zúžená varianta, umožňující naplnění cílů a indikátorů projektu rozhodnutí v závislosti na rozhodnutí ÚOHS bude v září 2013 s možným prodloužením projektu do konce roku 2014 V projektu IOP KESSL bylo v době, kdy nebyl znám projekt DMS, uvažováno o samostatném bezpečném úložišti Po schválení DMS bylo změněno na integraci s DMS a DMS mělo zajišťovat bezpečné úložiště i pro KESSL Zpoždění v DMS a požadavek na dokončení projektu KESSL vedl k návratu k původnímu plánu zajištění bezpečného úložiště pro dokumenty spisové služby KESSL v projektu KESSL 15
Závěr Nepředvídatelně dlouhé doby veřejných zakázek způsobují řadu problémů: Technické, např. původně nabídnuté komponenty již nemusí být vyráběny, nabídnuté řešení již může zastarat, přitom v projektech IOP je striktní požadavek na dodání původně nabídnutého Projekty nejsou většinou izolované, ale navazující na sebe a vzájemně podmíněné, zpoždění v jednom má za následek řetězovou reakci problémů v dalších projektech V čase se mění i zákonné předpisy a standardy Přesto je povinností hledat racionální náhradní řešení, která lze zpravidla nalézt, ale za cenu neúnosně zvýšeného úsilí 16
Dotazy? Adela.Kratochvilova@cuzk.cz Vit.Suchanek@cuzk.cz www.cuzk.cz