Veřejné zakázky spolufinancované z ROP Střední Čechy

Veřejné zakázky spolufinancované z ROP Střední Čechy

Úvod Vážení příjemci dotací z ROP Střední Čechy, tato informační brožura Vám chce poskytnout nejnutnější praktické informace, které můžete potřebovat při zadávání veřejných zakázek při realizaci Vašich projektů spolufinancovaných z Regionálního operačního programu Střední Čechy. Naleznete v ní doporučení, podle jakých pravidel postupovat při zadávání zakázky, jednoduchý popis základních principů pro zadávání zakázek, výčet nejčastějších chyb, kterých se dopouští zadavatelé při zadávání zakázek kontrolovaných Úřadem Regionální rady, upozornění na sankce, které mohou být za porušení pravidel uplatněny, a doporučení na závěr. Rozhodnete-li se respektovat pokyny a doporučení obsažené v této brožuře, může to přispět k bezproblémovému čerpání dotace z ROPu Střední Čechy na Váš projekt.

Podle jakých pravidel postupovat? Před tím, než začnete připravovat zadávací dokumentaci, si ujasněte tyto otázky: Jsme veřejným zadavatelem podle definice 2 zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách? Pozor na nové vymezení dotovaného zadavatele dle 2, odst. 3 zákona. Co je hlavním předmětem zakázky, kterou zadáváme? Jaká je předpokládaná hodnota zakázky? Podle odpovědi na tyto tři otázky určíte základní rámec, podle kterého budete zakázku zadávat. Pokud jste veřejný zadavatel nebo dotovaný zadavatel a zadáváte zakázku na dodávky a služby s předpokládanou hodnotou nad 1 mil. Kč bez DPH nebo na stavební práce s předpokládanou hodnotou nad 3 mil. Kč bez DPH, řídíte se při zadávání zakázky v plném rozsahu zákonem o zadávání veřejných zakázek č. 137/2006 Sb. v platném znění (pozor, bývá poměrně často novelizován, rozsáhlá novela platí od 1. 4. 2012). Veřejné zakázky spolufinancované z ROP Střední Čechy 3

V ostatních případech se řídíte pravidly obsaženými v Metodickém pokynu č. 62 Podmínky zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných z prostředků ROP NUTS 2 Střední Čechy (je součástí Pokynů pro žadatele a příjemce jako příloha č. 5). Tento předpis je pro zadavatele závazný ve všech případech, kdy nejsou povinni postupovat podle zákona. Týká se vždy zadávání zakázek malého rozsahu a dále těch zadavatelů, kteří zadávají zakázky podlimitní a nadlimitní a nejsou veřejnými či dotovanými zadavateli podle definice 2 zákona o veřejných zakázkách. Připomenutí a doporučení: Každé zadání zakázky spolufinancované z ROP se řídí pravidly. Před zpracováním zadávací dokumentace se dobře seznamte s pravidly, podle kterých budete při zadávání zakázky postupovat. Oslovit přímo jednoho dodavatele lze u zakázek na dodávky a služby s předpokládanou hodnotou do 200 tis. Kč bez DPH, u zakázek na stavební práce do 600 tis. Kč bez DPH. Sledujte novely zákona o veřejných zakázkách a metodické pokyny ROP Střední Čechy, které výše uvedená pravidla často mění. 4 Veřejné zakázky spolufinancované z ROP Střední Čechy

Základní principy zadávání zakázek Dodržování zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace platí jak pro zakázky zadávané v režimu zákona ( 6), tak pro zakázky v režimu metodického pokynu č. 62. Právní definici těchto principů naleznete ve zmíněném metodickém pokynu (čl. II). Tyto zásady jednoduše znamenají: Transparentnost počínejte si tak, aby bylo zřetelné, průkazné a ověřitelné, jakým způsobem jste zakázku zadali, popř. zrušili. O všech krocích, které v průběhu zadávacího řízení činíte, veďte pečlivé záznamy a uchovávejte je. Všechny kroky, které činíte, budou kontrolovány. Zákaz diskriminace vyvarujte se záměrných pokusů o nastavení pravidel pro výběr dodavatele (kvalifikační kriteria, hodnotící kriteria) tak, aby soutěž vyhrála firma, kterou byste rádi viděli jako vítěze. Při kontrole se na to přijde, následky ponese zadavatel. Rovné zacházení měřte každému, kdo se do soutěže přihlásí, stejným metrem. Poskytujte každému uchazeči o zakázku stejné informace, dbejte na to, aby nikdo z účastníků soutěže nemohl namítat, že někoho jiného upřednostňujete. Veřejné zakázky spolufinancované z ROP Střední Čechy 5

Nejčastější chyby při zadávání zakázek Při kontrolách veřejných zakázek, které provádí Úřad Regionální rady, jako součást kontroly realizace projektů spolufinancovaných z ROP SČ, se často opakují některé chyby. Dále je uveden stručný výčet a popis těch chyb, které považujeme za závažné, a které pro Vás mohou znamenat, že přijdete o část, popř. celou částku těch výdajů projektu, které jste si v rozpočtu vyhradili na danou veřejnou zakázku. Nedostatečný nebo netransparentní způsob uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení. V případě zakázek v režimu zákona je zahájení zadávacího řízení a rozsah a způsob zveřejňování informací o záměru zadat zakázku poměrně jasně vymezen a nečiní většinou potíže. Upozorňujeme na nutnost zveřejnění předběžného oznámení o zakázce včetně odůvodnění účelnosti zakázky měsíc před zahájením zadávacího řízení. Stává se ovšem, že zadavatelé, kteří zadávají zakázku mimo režim zákona, tedy podle pravidel ROP, nevěnují dostatečnou pozornost požadavku na zveřejnění informací o zakázce před zahájením zadávacího řízení, který platí i pro tuto kategorii zakázek. Doporučujeme všem zadavatelům zřídit kvalitní a dostupný elektronický profil pro zveřejňování. Doporučujeme důsledně dokumentovat způsob, rozsah a dobu zveřejnění dokumentace na elektronických profilech. 6 Veřejné zakázky spolufinancované z ROP Střední Čechy

Nevhodně zvolená hodnotící kriteria. Hodnotící kriteria jsou parametry, které se vztahují pouze k zadavatelem vymezenému předmětu veřejné zakázky a musí být pokud možno objektivně měřitelná a vzájemně porovnatelná. Jako hodnotící kriteria nesmí být zvoleny smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinností dodavatele (např. výše smluvní pokuty) a platební podmínky (např. výše dodavatelského úvěru). Dbejte znění metodického pokynu č. 23 ROP Střední Čechy nabídková cena musí představovat nejméně 75 % váhy hodnotících kriterií. Diskriminační nastavení požadavků na kvalifikaci uchazečů o zakázku. Požadavky na kvalifikaci uchazečů musí být přiměřené charakteru a předpokládané hodnotě zakázky. Upozorňujeme na rozsáhlou novelu části zákona o veřejných zakázkách související s požadavky na kvalifikaci uchazečů. Pravidla ROP pro zadávání zakázek metodický pokyn 62 přímou úpravu požadavků na kvalifikaci uchazečů neupravuje, proto doporučujeme postupovat analogicky dle pravidel uvedených v zákoně o veřejných zakázkách. Veřejné zakázky spolufinancované z ROP Střední Čechy 7

Prokazování kvalifikace prostřednictvím subdodavatele. V praxi dochází při hodnocení kvalifikace uchazečů o zakázku často ke zjištění, že uchazeč, který nedosáhne na kvalifikační požadavky zadavatele, obejde tuto překážku své účasti v zadávacím řízení tím, že si od jiného dodavatele opatří potřebné dokumenty k prokázání kvalifikace (zpravidla se jedná o technické kvalifikační předpoklady jako např. reference). Subdodavatelská smlouva, kterou požaduje pro tyto případy zákon, však často neobsahuje buďto žádné konkrétní plnění v rámci subdodavatelského závazku, nebo obsahuje závazek k plnění značně obecně formulovanému (např. konzultace, dohled apod.). Takové jednání je obcházením zákona. Věnujte posuzování obsahu subdodavatelských smluv náležitou pozornost. Kontroly ROP obcházení zákona netolerují. Nekompletní nebo nedostatečně průkazná dokumentace o průběhu zadávacího řízení. Předloží-li zadavatel ke kontrole zadávací dokumentaci, která není kompletní či obsahuje neurčité informace, dává tím signál k tomu, aby se kontrolující osoba zaměřila na prověření dodržování zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Je nutné dokládat písemnou dokumentaci o veškerých úkonech, které zadavatel v souvislosti se zadáním zakázky učinil, včetně komunikace s uchazeči, poskytováním dodatečných informací k zakázce apod. 8 Veřejné zakázky spolufinancované z ROP Střední Čechy

Smlouva s vybraným dodavatelem neodpovídá výsledku zadávacího řízení. Smlouva uzavřená s vybraným uchazečem musí v podstatných náležitostech odpovídat výsledku zadávacího řízení. Zejména je nepřípustné dodatečně měnit přímo ve smlouvě či sjednáním dodatku ke smlouvě ty paramenty, které byly předmětem hodnocení nabídek. Upozorňujeme na výslovný zákaz zavedený novelou zákona o veřejných zakázkách umožnit podstatnou změnu práv a povinností vyplývajících ze smlouvy uzavřené s vybraným uchazečem. Zadávání víceprací. Věnujte náležitou pozornost formálně správnému postupu pro zadávání víceprací, a to jak u zakázek v režimu zákona, tak u zakázek zadávaných dle pravidel ROP. Změny projektu konzultujte předem s projektovým manažerem. Realizujte je až po odsouhlasení. Zadáte-li vícepráce způsobem, který neodpovídá požadavkům zákona, nebudou vám výdaje s nimi související proplaceny. Veřejné zakázky spolufinancované z ROP Střední Čechy 9

Sankce za nedodržování pravidel pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných z ROP SČ Co se může stát, jsou-li při kontrole veřejné zakázky zjištěna porušení pravidel? Drobná formální porušení pravidel (např. nedodržení některých méně podstatných lhůt bez vlivu na práva účastníků soutěže, nepřesnosti v záznamech o jednotlivých krocích zadavatele bez významu pro hodnocení nabídek apod.) jsou zaznamenávána do protokolu o kontrole a nejsou dále postihována. Závažnější a opakovaná porušení pravidel, která měla vliv na průběh zadávacího řízení a vyhodnocení nabídek nebo která poukazují na porušení základních principů pro zadávání zakázek, jsou postihována tzv. finanční korekcí, což je krácení dotace vztahující se k dané zakázce o určitou částku v závislosti na typu a závažnosti pochybení. Předpis pro uplatňování korekcí včetně sazebníku korekcí za jednotlivé typy porušení pravidel je uveřejněn na webu ROP. Úřad Regionální rady má možnost v rámci svého posouzení rozhodnout o tom, že podá podnět k přezkoumání postupu zadavatele u Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže. Zadavateli hrozí zrušení zadávacího řízení, zákaz plnění smlouvy na dodávku nebo pokuta za správní delikt. Přitom je Úřad Regionální rady paralelně s tímto postupem oprávněn uplatnit finanční korekci podle předchozího odstavce. 10 Veřejné zakázky spolufinancované z ROP Střední Čechy

Závěrem Využívejte možnosti konzultací s pracovníky Úřadu Regionální rady veřejné zakázky kontroluje oddělení Právní a veřejných zakázek a oddělení Realizace projektů a plateb. Veřejné zakázky jsou podle dosavadních zkušeností jednou z nejvíce problémových a tudíž nejpřísněji kontrolovaných oblastí při čerpání dotací z ROP Střední Čechy. Neriskujte tedy, že to nějak projde. Jde o Vaše peníze, a snad i o něco navíc Přejeme Vám hodně štěstí při realizaci Vašich projektů. Kontakty: Oddělení Právní a veřejných zakázek, Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Střední Čechy, Karlovo nám. 313/8, 120 00 Praha 2 Mgr. Ladislav Maršálek, vedoucí, tel: 222 749 733, e-mail: Marsalek@ropsc.cz Mgr. Jaroslav Gramel, tel: 222 749 728, e-mail: Gramel@ropsc.cz Mgr.et Mgr. Michal Novotný, tel: 222 749 723, e-mail: Novotnym@ropsc.cz Sekretariát tel: 222 749 769, 222 749 773 Veřejné zakázky spolufinancované z ROP Střední Čechy 11

Regionální rada regionu soudržnosti Střední Čechy Úřad Regionální rady Karlovo nám. 313/8, Praha 2 Tel.: +420 222 749 769, e-mail: info@ropsc.cz www.ropstrednicechy.cz