Case Study google apps jako nástroj personální politiky pro centrum holdings
Kdo je centrum holdings Původně jeden z prvních internetových portálů v Česku, dnes mediální společnost působící také na Slovensku a v Chorvatsku. Centrum Holdings poskytuje obsah a služby, které monetizuje s pomocí reklamy, provozuje několik transkačních webů a také full servisovou agenturu Najisto. Společnost vznikla v roce 1997 a zaměstnává několik stovek zaměstnanců. Velká roztříštěnost využívaných platforem představující bezpečností riziko. Zaměstnanci byli zvyklí používat soukromé Gmailové účty. Google Apps jako reakce na autentickou poptávku, důležitý zaměstnanecký benefit a cesta ke standardizaci firemní komunikace.
koncepce it Oddělení IT má dvě části. Většina zaměstnanců je přímo zapojena do vývoje produktů, které jsou následně monetizovány. Druhá úloha je servisní, tedy podpora interních uživatelů ve firmě. Z celkových 80 zaměstnancl IT oddělení mají podporu všech uživatelů na starosti čtyři lidé. Zahraniční pobočky vykazují velkou míru autonomie, mimo jiné i v oblasti IT. Proto například v Chorvatsku je již nasazení Google Apps v rozsáhlejší podobě než v domovském Česku. V rámci České republiky se firma v oblasti CRM a souvisejících nástrojů v současné době opírá o řešení společnosti Microsoft (Exchange, Outlook). Využívání stávajícího korporátního řešení nicméně není v rámci otevřené firemní politiky vymáháno a uživatelé mohou využívat i vlastní preferované služby. Z balíku Google Apps byla dosud oficiálně nasazena služba Disk Google/Dokumenty Google coby rozšíření Sharepointu, s nímž většina zaměstnanců nebyla spokojena. V dlouhodobém výhledu by následně mohl Exchange ustoupit Gmailu.
Google Apps ve vztahu k zaměstnancům Centrum Holdings funguje na dynamickém konkurenčním trhu, kde se jednotlivé společnosti snaží přilákat zajímavé mladé lidi z oblasti internetu s vysokou znalostí IT. Nastavení komfortního prostředí je tak jedním z významných faktorů pro úspěch v personální oblasti. Společnost proto respektuje návyky zaměstnanců a neoficiálně umožňuje využití široké řady platforem.» Z pohledu Centrum Holdings zároveň došlo k výraznému zjednodušení administrace těchto zaměstnanců a posílení transparentnosti a řízení rizik skrze lepší přehled o pohybu dat, která společnost do té doby nemohla efektivně kontrolovat. Je velký rozdíl mezi tím, co je firemní politika, a co lidé reálně používají. Pro nás jsou Google Apps reakcí na zvyky uživatelů, kteří k nám přišli. Ti postupně začali přicházet s požadavky, které jsme nebyli schopni obsloužit. Nástroje Microsoftu nabízejí výrazně horší komfort práce, a i proto jejich prosazování nebyla vhodná cesta. Bylo ale třeba reagovat a v konečném důsledku je nejjednodušší dát uživatelům to, co chtějí, a současně tak jejich aktivitu dostat pod kontrolu v rámci oficiálních účtů. Štěpán Burda, ředitel IT
Specifika otázky bezpečnosti Vztah Centrum Holdings vůči Googlu je do značné míry ovlivněn tím, že obě značky ve střední Evropě spolupracují na komerční bázi a pravidelně spolu vedou obchodní jednání. Důvěra v bezpečnost Google Apps a odpovědný přístup ze strany Googlu je tak zcela klíčová, neboť by mohlo dojít k získání konkurenční výhody. Přesto se firma rozhodla svá data Google Apps svěřit, což je důkazem vysoké kredibility společnosti Google a jejích řešení. S ohledem na dobrou a neposkvrněnou pověst Googlu se domnívám, že zneužitím dat by s ohledem na svou reputaci riskovali příliš. Jinak samotný fakt, že data nejsou uložena lokálně, považuji naopak za velkou výhodu. Bezpečnostní riziko vidím jako extrémně malé. Jsem pragmatický a vím, že nejjednodušší cesta k informacím ve velké firmě je přes zaměstnance. Možností je spousta, tak proč zvolit zrovna tu nejtěžší. Štěpán Burda, ředitel IT
Další využívané služby Specifické využití našla v Centrum Holdings služba CloudLock, která zde neslouží primárně ke sledování toku dat, ale spíše k vyhledávání dalších neoficiálních uživatelů uvnitř společnosti a jejich následné migraci na oficiální účty. V dohledné době nicméně dojde i k hlubšímu využití této služby a posílení dohledu nad pohybem a šířením citlivých dat. Centrum Holdings je také dlouhodobě významným obchodním partnerem Googlu zejména v oblasti vyhledávání či map a intenzivně využívá Google Analytics, k nimž mají nově přístup pouze zaměstnanci s migrovaným Google účtem. Celkově je ze strany zaměstnanců kromě intuitivnosti oceňována především dostupnost a mobilita Google Apps. Pracovní doba v Centrum Holdings nutně nekončí odchodem domů a snaha umožnit komfortní práci mimo kancelář či v rámci home office byla jedním z významných argumentů pro změnu. Řada zaměstnanců zároveň ke vzájemné komunikaci využívá i služby Hangouts a Google Talk, byť zatím nejsou oficiálně podporovány.
Nástroje využívané v rámci Google Apps Pod oficiální účty byli migrováni ti zaměstnanci, kteří již sami měli zájem služby Google využívat. V rámci zavádění Google Apps se osvědčil pilotní provoz realizovaný pod vedením firmy Netmail (Google Enterprise Partner) pro úzkou skupinu vybraných uživatelů, který mimo jiné ukázal nutnost migrace ze soukromých účtů. Po vyhodnocení začal fungovat ostrý provoz, kdy byly všechny účty převáděny pod Centrum Holdings a začala postupná konsolidace uživatelů, kteří se připojovali skrze vlastní účty. Důležitým prvkem v pozitivně přijaté komunikaci změny bylo zdůraznění bezpečnostních otázek, nutnosti vytvoření oficiálního rámce a zejména zajištění oficiální uživatelské podpory. Implementaci Google Apps zajišťovala společnost Netmail s. r. o., autorizovaný partner společnosti Google pro implementaci a podporu řešení Google Apps. Netmail je integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR. Společnost poskytuje komplexní servis při implementaci od návrhu architektury informačního systému, change management, migrací dat, školení koncových uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi. Důvody byly jiné než finanční, i když na náklady jsme se samozřejmě dívali. Brali jsme to jako přidanou hodnotu pro uživatele a cestu, jak dostat pod kontrolu to, co už ve společnosti tak jako tak máme. Je to vlastně vícenáklad, protože nadále provozujeme i původní řešení. Ale je to také řešení, které šetří čas, a náklady jsou směšné s ohledem na to, jak velké jinak máme náklady na zaměstnance. Štěpán Burda, ředitel IT