MĚSTO HRANICE, MATERIÁL pro zasedání Zastupitelstva města Hranic, dne 21. 2. 2013 Bod programu: 15 Předkládá: Okruh zpracovatelů: Zpracoval: Rada města Ing. Bc. Vladimír Vyplelík; Vedoucí odborů příloha č. 1: Ing. Bc. Vladimír Vyplelík, tajemník MěÚ vedoucí odborů příloha č. 2: Ing. Bc. Vladimír Vyplelík, tajemník MěÚ JUDr. Dana Hlavinková Název bodu: Zpráva o činnosti MěÚ Hranice za rok 2012 Návrh na usnesení: Zastupitelstvo města Hranic po projednání: 1. bere na vědomí zprávu o činnosti MěÚ Hranice za rok 2012, včetně zprávy o systému managementu jakosti dle ČSN EN ISO 9001:2001 bez připomínek / s připomínkami uvedenými v zápise
Důvodová zpráva: Rada města Hranic schválila usnesením 1437/2013 - RM 46 ze den 5.2.2013 Zprávu o činnosti MěÚ Hranice za rok 2012 včetně přílohy č. 1 - Zpráva o činnosti jednotlivých odborů MěÚ Hranice a přílohy č. 2 - Systém managementu jakosti (SMJ) dle ČSN EN ISO 9001:2001. Kompletní zpráva je nyní předloţena Zastupitelstvu města Hranic k informaci. Bez připomínkového řízení Přílohy: ZOČ - Úvod.doc ZOČ_2012.doc ZOČ_QMS.doc Úvod Počet funkčních míst na MěÚ Hranice k 1.1.2012 činil 115 míst a k 1.1.2013 byl počet funkčních míst 112. Vlastních úřednických míst je 106. Na mateřské a následné rodičovské dovolené je 10 kolegyň. K 1.7.2007 byl počet funkčních míst na úřadě 143. Za 5,5 roku došlo k poklesu počtu úředníků o 31. (Z toho 6 bylo převedeno na úřad práce.) Ke sníţení počtu pracovníků úřadu přispělo zcela určitě aktivní vyuţívání metod kvality, tedy řádně popsaných procesů dle zavedeného QMS dle normy ISO 9001 a vyuţití metody CAF a především benchmarkingu tj. soustavného srovnávání s ostatními úřady, dle stanovené metodiky. Je otázkou, zda jiţ nenastal čas zastavit sniţování počtu zaměstnanců. Byrokracie za poslední roky totiţ neubylo, spíše naopak a sniţování počtu zaměstnanců začíná být kontraproduktivní. Vzhledem k převodu většiny činností odboru sociálních věci a zdravotnictví na stát úřady práce k 1.1.2012 a také vzhledem k tomu, ţe po výše uvedené delimitaci větší část činnosti tohoto odboru činila sociálně-právní ochrana dětí, došlo ke sloučení odboru školství kultury a cestovního ruchu a odboru sociálních věcí a zdravotnictví a od 1.1.2013 vznikl nový odbor školství a sociálních věcí. Zaměstnanci zařazení do MěÚ jsou nyní organizování v devíti odborech. Z důvodu jednodušší organizace a výkonu jednotlivých činností a také z pohledu jednodušší realizace investic hodláme pokračovat ve slučování činností některých odborů. Pro část úředníků (úředníky vykonávající státní správu) je předepsaná zkouška zvláštní odborné způsobilosti. Dlouhodobý trend u zaměstnanců našeho úřadu, téměř stoprocentní úspěšnost, zůstal zachován. Pokud se v tomto ohledu srovnáme s ostatními úřady, tak to není samozřejmost. V roce 2012 úspěšně sloţili zkoušku zvláštní odborné způsobilosti všichni 3 přihlášené kolegyně. V současné době je snaha o přijímání nových zaměstnanců úředníků jiţ s odpovídajícím odborným vzděláváním na danou pracovní pozici. V tom případě samozřejmě stačí, kdyţ absolvují pouze obecnou část zkoušek zvláštní odborné způsobilosti. Tím dochází k úspoře nemalých finančních nákladů za úhradu získání osvědčení o zvláštní odborné způsobilosti. Rovnocennost vzdělání byla v roce 2012 uznána u dvou zaměstnankyň. V loňském roce byl také proveden dozorový audit QMS (quality management system) dle normy ISO 9001:2009, který provedl certifikační orgán při České společnosti pro jakost. Při tomto auditu nebyly zjištěny ţádné neshody. MěÚ Hranice i nadále pracoval s dalšími metodami kvality benchmarking (členství v Benchmarkingové iniciativě 2005) a CAF (Common Assessment Framework - Společný hodnotící rámec). 2
Městský úřad Hranice podstoupil na konci roku 2012 hodnocení zavedeného modelu CAF (Common Assessment Framework Společný hodnotící rámec) a od Ministerstva vnitra obdrţel za rok 2012 ocenění Organizace dobré veřejné sluţby. (Bude slavnostně předáno ministerstvem vnitra v únoru 2013). Ocenění se opět dostalo městskému webu v celostátní soutěţi Zelená informacím o nejlepší prezentaci týkající se ţivotního prostředí. Soutěţe se v kategorii měst s více neţ 5000 obyvateli zúčastnilo 271 měst z celé republiky. Hranice obsadily 5. místo. Nutno konstatovat, ţe se vlastně nejedná o soutěţ, jak je prezentováno, ale spíše o celostátní srovnávací průzkum. Města se do soutěţe nepřihlašují, ale organizátoři samostatně posuzují jejich weby a následně vyhlašují výsledky. Město Hranice bylo zařazeno také do dalšího srovnávacího průzkumu Město pro byznys. Na tento srovnávací průzkum můţeme mít různé názory a je otázka, zda výsledky tohoto průzkumu jsou objektivní a dostatečně vypovídající. Přesto za ne nezajímavý a určitě i vypovídající můţeme povaţovat názor podnikatelů. Při srovnání 13 měst s úřadem s rozšířenou působností byla hranická veřejná správa hodnocena dotazovanými hranickými podnikateli takto: rozsah úředních hodin 2. místo, vstřícnost a ochota úředníků 5. místo, odborná kompetence úředníků 1. místo, rychlost vyřizování agendy 5. místo, přehlednost webových stránek 3. místo, rozšířenost korupčního prostředí 2. - 3. místo. Je třeba si uvědomit, ţe to nebyl úspěch jednookého mezi slepými, i ostatní úřady měst se hodně snaţí zlepšovat sluţby pro občany. Ovšem je třeba přiznat, ţe pokud se jednalo o spokojenost podnikatelů s přístupem radnice (nazval bych to umělecký dojem) dělili jsme s Mohelnicí 11-12. místo a poslední 13. byl Přerov. Je otázkou, proč při tak dobrých výše uvedených dílčích hodnoceních, dosáhlo hodnocení radnice tak špatného výsledku. Jiţ pošesté bylo realizováno Šetření spokojenosti klientů MěÚ Hranice, které zajišťuje firma EDUKOL ve spolupráci s Univerzitou Palackého v Olomouci. Dotazování je prováděno studenty sociologie. Při hodnocení nejnavštěvovanějších odborů - odbor vnitřních věcí, odbor stavební úřad, odbor sociálních věcí a zdravotnictví a odbor dopravy - bylo dosaţeno zatím nejlepší průměrné známky 1,32 (při hodnocení školní stupnicí). Všech rozhovorů bylo v roce 2012 uskutečněno celkem 324. V roce 2012 bylo podáno 22 ţádostí o informace dle Zákona č.106/1999sb. o svobodném přístupu k informacím. Počet podaných ţádostí o informace byl 22. Všem ţádostem bylo vyhověno. Celkově lze současný stav, ve kterém se nalézá česká veřejná správa, nazvat ticho před legislativní bouří. Od 1.1.2014 by měly být účinné některé nové zákony týkající se veřejné správy. Nejvýznačnější z nich budou zákon o územních samosprávných celcích a zákon o úřednících. Co se týká výkonu dalších činností městskými úřady, zvaţuje se převedení stavebního úřadu a speciálního stavebního úřadu vodoprávního pod stát do nově vzniklých úřadů řízených jednotlivými ministerstvy. Obdobné je to u převedení zkušebních komisařů do přímé gesce ministerstva dopravy a ministerstvo průmyslu dosud neupustilo od myšlenky reorganizace ţivnostenských úřadů. Ve hře je i nadále připravovaná změna struktury výkonu státní správy zrušení výkonu státní správy na obcích (tzv. působnost 1), na obcích s pověřeným úřadem (tzv. působnost 2) a zároveň zrušení matričních a stavebních úřadů v území a její přenesení na obce s úřadem s rozšířenou působností. Vše směřuje k centralizaci veřejné správy a k postupnému opouštění spojeného modelu. (Tedy samospráva a přenesený výkon státní správy vykonávaný společně). Plnění hlavních úkolů pro rok 2012: 1. Zváţit další změny organizační struktury Městského úřadu Hranice. Plněno a dále probíhá 3
2. Připravit a realizovat Volby do zastupitelstev krajů - splněno. 3. Vyhodnotit současný systém vydávání elektronických občanských průkazů a zpracovat návrh na organizační, popř. technické opatření pro zabezpečení této agendy, včetně jeho realizace. v termínu do 30. 6.2012 - vyhodnoceno a posouzeno, ţe stávající způsob vydávání e-op je dostačující. Splněno. 4. Pokračovat v realizaci projektu Technologického centra, vnitřní integrace úřadu a elektronické formuláře plněno a trvá 5. Zahájit projekt sebehodnocení dle modelu EFQM (přejít od modelu CAF) zahájeno a probíhá 6. Pokračovat v projektu benchmarking zapojení do Benchmarkingové iniciativy 2005. splněno 7. Zajistit plynulý přechod na vyuţívání Základních registrů plněno Hlavní úkoly pro rok 2013: 1. Dokončit hlavní organizační změny na MěÚ sníţení počtu odborů 2. Realizovat sebehodnocení dle modelu EFQM (název modelu je tvořen ze zkratky European Foundation for Quality management Evropská nadace pro kvalitní řízení je autorem tohoto modelu) 3. Úspěšná recertifikace QMS (quality management systém systém kvalitního řízení) 4. Provést optimalizaci telekomunikačních sluţeb. 5. Úspěšně zorganizovat volby prezidenta republiky (v době zpracovávání této zprávy jiţ splněno) Příloha č. 1 Zprávy o činnosti jednotlivých odborů MěÚ Hranice str. 1-104 01 Odbor školství, kultury, tělovýchovy a cestovního ruchu str. 1-24 02 Odbor sociálních věcí a zdravotnictví str. 25-29 03 Odbor správy majetku str. 30-40 04 Odbor ţivotního prostředí str. 41-64 05 Odbor vnitřních věcí str. 65-76 06 Odbor obecní ţivnostenský úřad str. 77-85 07 Odbor finanční str. 86-91 08 Odbor stavební úřad str. 92-96 09 Odbor kancelář starosty str. 97-99 11 Odbor dopravy str.100-104 Příloha č. 2 Systém managementu jakosti dle ČSN EN ISO 9001 : 2009 4
Příloha č. 2 1. Systém managementu kvality (QMS) dle EN ISO 9001 1.1. Koncepce a cíle jakosti Koncepce jakosti MěÚ Hranice QS 53-01, na kterou navazují cíle jakosti, je ve všech jejich bodech schválených radou města stále aktuální a nevyţaduje změny. Cíle jakosti MěÚ navazují na koncepci jakosti a byly pro rok 2012 rozpracovány jednotlivými odbory v písemných dokumentech (pokyn vedoucího odboru), kdyţ současně vycházejí také ze strategických dokumentů města umístěných na Intranetu a Internetu. V průběhu provádění interních auditů kvality proběhla kontrola stavu plnění všech cílů, které jsou nově umístěny ve zvláštní sloţce na Intranetu. Bylo zjištěno, ţe cíle jsou pravidelně sledovány a aktualizovány. Trvající doporučení - stanovit cíle jakosti odborů na další rok včetně nesplněných cílů z předchozího roku - průběţně aktualizovat cíle jakosti během roku v případech jejich změn či doplnění - aktualizované cíle umístit na intranetu, minimálně 1x za půl roku - změny související se změnami strategických dokumentů neprodleně zaznamenat Doporučení pro zlepšování v roce 2012 a 2013 - realizovat cíle Technologické centrum ORP Hranice (TC)-splněno - rozpracovat Koncepci úřadu v Programu rozvoje města (vzít v úvahu závěry ze Závěrečné zprávy SW o systémové podpoře strategického rozvoje, cíle projektů v TC s vyuţitím perspektiv Informační koncepce a zkušeností při implementaci systému řízení bezpečnosti informací zaměřené na ochranu osobních údajů)-splněno - implementace metody kvality řízení EFQM, model Excellence, nástroj ke komplexnímu posuzování organizace a jejího celkového výkonu 1.2. Dokumentace a výkonnost procesů Dokumentace QMS se řídí směrnicí QS 42-02 Řízení dokumentace a záznamů. Ke dni 31.12.2011 byly provedeny revize dokumentů umístěných na intranetu, viz.záznamy v listech změn/revizí nebo v Souboru u daného dokumentu. Rozsah dokumentace je dostatečný pro efektivní fungování MěÚ, procesy se průběţně a řízeně podle potřeb aktualizují, prochází změnovými řízeními nebo ruší, vznikají nové, příklady: - strategie MěÚ Hranice - personální politika MěÚ Hranice - aktualizace Grantového programu a Zásad pro poskytování příspěvků z rozpočtu města Hranic Trvající doporučení - průběţně aktualizovat podle potřeb MěÚ stávající dokumentaci ve spolupráci s manaţerem kvality (MK) - tvorba nových dokumentů podle potřeb odborů 5
- aktivně zapojovat odbory v rámci připomínkového řízení při tvorbě a změnách dokumentace Doporučení pro zlepšování v roce 2012 a 2013 - vyuţít spisovou sluţbu EZOP pro sledování dat pro efektivní a účinné řízení úřadu (přehledy správních řízení a přestupků, stíţnosti, doba vyřízení věci u určené správní činnosti, počty stanovených právních úkonů) - trvale - celková revize a inovace dokumentace QMS se zaměřením na procesní mapy 1.3. Zpětná vazba od zákazníka/občana 1.1.1. Mediální oblast jen tabulky Viz. kapitola 1.1.3 Mediální oblast str. 9 Zprávy o činnosti MěÚ Hranice. Tiskové konference ( TK ) Rok Počet TK termín (měsíc) Účast médií Poznámky 2007 5 (3,4,7,10,12) 8 2008 5 (3,4,6,10,10) 8 otevření dálnice - externě 2009 6 (2,3,6,8,9,12) 8 8- otevření mostu - externě 2010 6 (2,4,5,8,9,12) 8 8 - návštěva m. zemědělství 2011 6 (2,4,6,7,7,12) 7 7 Azylový dům a Kongo 2012 5 (2,5,8,9,12) 7 2 ledy, 8 otevření parku 1.1.2. Informování občanů Internet - zásadní modernizace webových stránek se uskutečnila na závěr roku 2008. - ocenění za nejlepší webové stránky v mezinárodní soutěţi EuroCrest společně s Bratislavou a polskou Poznaní, které jsme získali díky nominaci za vítězství v celostátním kole soutěţe Zlatý erb 2010-7.- 8.místo za nejlépe pojatou prezentaci k ţivotnímu prostředí na webových stránkách v celostátní soutěţi Zelená informacím společně s Opavou v kategorii, kde se účastnilo více jak 270 měst Další ocenění jsme v této oblasti získali na závěr roku 2012, kdy jsme získali jiţ lepší 5. místo Další rozšiřování poskytovaných údajů na webu města : - zveřejňování veřejných zakázek - výsledky veřejných zakázek nad 100 tisíc korun, včetně zadávací dokumentace a zvaţované akce - zvukové záznamy z jednání zastupitelstva města a výsledky hlasování jednotlivých zastupitelů - seznamy smluv - zásadní modernizací proběhlo zveřejňování televizního zpravodajství na webu města. Od března 2012 je vyuţíván portál youtube, coţ umoţnilo jednak daleko vyšší kvalitu vkládaných zpravodajských relací a také uţivatelsky přívětivější prostředí - uţivatel jiţ nemusí čekat, neţ se mu stáhne celý soubor, sledování zpráv probíhá prakticky okamţitě (streamování). - ve 2. polovině roku 2012 byla na webu města umístěna webkamera, zachycující Masarykovo náměstí. 6
Návštěvnost webových stránek města v roce 2012 opět stoupla a překročila hranici 200 tisíc návštěv za rok. Vyhodnocení doporučení pro zlepšování v roce 2011 a 2012 - rozšířit sluţby poskytované prostřednictvím webových stránek města (evidence veřejných zakázek) - splněno - pokračovat na zjišťování podmínek pro přímé vkládání videoklipů nebo odkazů na videoklipy na stránky města (aktuální videozpravodajství) a další zkvalitnění televizního vysílání na webu města (stream) trvá, splněno - další rozšiřování informací pro občany na základě podnětů odborů (čipování psů, úrazypojištění, místní poplatky ) - splněno - pokračovat ve vyuţívání zpětné vazby z dotazníkových akcí-splněno - virtuální prohlídky města-splněno - evidence smluv-splněno - další zdokonalování nového systému webových stránek s cílem udrţet přehlednost stránek a zlepšit uţivatelské podmínky-pokračuje Doporučení pro zlepšování v roce 2013 - další zlepšení sluţeb městského webu v oblasti televizního vysílání, nebo dalších krátkých videozpráv z aktuálních událostí. (speciální videoportál, kde by byly soustředěny veškerá videa a hranické televizní zpravodajství) 7
Vyhodnocení průzkumu spokojenosti občanů v roce 2012 Od roku 2007 Městský úřad Hranice provádí průzkum spokojenosti klientů, který realizuje společnost Edukol. Průzkum spokojenosti vychází z projektů financovaných z prostředků Evropského sociálního fondu a rozpočtu České republiky Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji a projektu Kvalita řízení na městských úřadech v Moravskoslezském kraji a její zvyšování z roku 2007. Z rozsáhlého materiálu vybíráme (celá zpráva uloţena u tajemníka MěÚ). Obecně stále převaţují mezi odpovídajícími muţi. Klesající podíl odpovídajících návštěvníků ve věku od 56 let se v roce 2011 zastavil. V roce 2012 byla změněna dolní hranice nejstarších návštěvníků na 66 let a více. Z grafu je zřejmé, ţe největší podíl na návštěvnosti městského úřadu mají lidé v aktivním věku. Počty rozhovorů dle pohlaví a věku r.2012 8
Procentuální zastoupení rozhovorů s návštěvníky různých odborů z šetření spokojenosti v letech 2007 až 2012 Odbor dopravy Odbor vnitřních věcí Odbor sociálních věcí a zdravotnictví Odbor stavební Obecní ţivnostenský úřad Odbor ţivotního prostředí Odbor finanční Odbor správy majetku Odbor školství, kultury, TV a cestovního ruchu Navštíveno více odborů 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Odbor rozvoje města 0 10 20 30 40 9
Hodnocení jednotlivých odborů klienty Odbor Návštěvnost [%] Hodnocení [Ø] 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Odbor vnitřních věcí 29,4 22,1 28,3 28,4 26,7 25,6 1,5 1,4 1,5 1,3 1,2 1,3 Odbor dopravy 25,4 37,9 29,1 32,9 22,3 33,0 1,2 1,5 1,3 1,2 1,2 1,3 Odbor soc. věcí a zdravotnictví 18,5 16,9 15,5 17,4 30,1 17,9 1,9 1,7 1,6 1,7 1,7 1,3 Odbor stavební 8,5 6,9 8,0 6,2 5,4 8,9 1,9 1,5 1,6 2,0 1,6 1,4 Celkový počet 324 378 290 413 467 304 odpovědí/průměr 1,54 1,53 1,41 1,41 1,47 1,32 Srovnání letošních hodnocení s výsledky z roku 2011 ukazuje, ţe u většiny odborů nedošlo k výrazným změnám. Zmínit je třeba dvě výjimky, kterými jsou stavební úřad a především odbor sociálních věcí a zdravotnictví. Dotázaní návštěvníci těchto odborů je hodnotili vůbec nejlépe od roku 2007, kdy bylo šetření tohoto typu provedeno poprvé. Tato zlepšení se také nejvýrazněji podepsala na celkovém průměru, který rovněţ předčil dřívější měření. Vyhodnocení Doporučení pro zlepšování v roce 2011 a 2012 - zlepšit ještě více orientaci v budově Zámecká 118 - splněno - na webu jasně prezentovat, kde se nacházejí jednotlivé odbory - splněno - zváţit organizaci na odboru stavební úřad dle území projednáno, od změny upuštěno Doporučení pro zlepšování v roce 2013 - nadále měřit čekací doby a doby pro vyřízení věcí u určených činností odborů Poskytování informací za rok 2012 podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon) Celkový přehled je umístěn na Internetu a úřední desce. 1) počet podaných ţádostí o informace 22 2) počet vydaných rozhodnutí o odmítnutí ţádosti 0 3) počet podaných odvolání proti rozhodnutí 0 4) rozsudky soudů ve věci přezkoumání zákonnosti rozhodnutí povinného subjektu o odmítnutí ţádosti o poskytnutí informace 0 5) soudní řízení o právech a povinnostech podle zákona o svobodném přístupu k informacím 0 6) výčet poskytnutých výhradních licencí 0 7) počet stíţností podaných podle 16a zákona 0 8) důvody podání stíţností a stručný popis způsobu jejich vyřízení: - 1.1.3. Stížnosti a petice 10
Vyhodnocení stížností podaných v roce 2012 Typ podání Počet Důvodná podání Stíţnost na zaměstnance Stíţnost na úřední postup Částečně důvodná podání Nedůvodná podání Jiná sdělení Postoupeno V řízení 6 0 1 2 3 0 0 3 0 0 1 2 0 0 Ostatní 26 1 1 10 10 0 0 Anonymy 4 0 0 2 2 0 0 CELKEM 35 1 2 15 17 0 0 Celkové porovnání stížností na zaměstnance Rok Celkem podnětů/celkem oprávněných stížností Celkem stížností na zaměstnance/počet oprávněných 2007 53/9 3/0 1 2008 40/2 3/0 1 2009 26/2 3/0 0 2010 24/0 0/0 0 2011 35/2 5/1 0 2012 35/3 6/1 1 Ombudsman Vysvětlivky: Případy důvodných a částečně důvodných stíţností jsou v souladu se směrnicí Kontinuální zlepšování (QS 83-01) ukončeny vypsáním karet nápravných opatření; Případy jiných sdělení jsou v kartách stíţností dále specifikovány např. jako opravný prostředek, postoupení věci příslušnému správnímu orgánu, oznámení, ţe nebyly shledány důvody pro zahájení řízení, zahájení řízení z moci úřední na základě podané stíţnosti, případně jiná sdělení. Trvající doporučení - vyplňovat karty nápravných opatření u důvodných a částečně důvodných stíţností - vyplňovat karty nápravných opatření u nedůvodných stíţností v případě přijetí preventivních opatření Petice v roce 2012 Poř. Č. Předmět petice Datum a způsob vyřízení 11
1/2012 2/2012 3/2012 4/2012 5/2012 6/2012 Petice: Upuštění od stavby bioplynové stanice v katastru území obce Klokočí Petice - omezení počtu parkovacích míst - Masarykovo nám. Petice ţádost o změnu názvu ulice z Nádraţní II na K Náraţí, v Hranicích 4 - Drahotuše Petice ţádost o změnu názvu ulice z Tyršova II na ulici M. Tyrše, v Hranicích 4 Drahotuše Petice ţádost o změnu názvu ulice z Nerudova II na Jana Nerudy, v Hranicích 4 - Drahotuše Petice proti výstavbě autoservisu v Havlíčkově ulici usn. 846/2012 RM 28 ze dne 28.2.2012 dopis ze dne 5.3.2012 usn. 1026/2012 RM 33 ze dne 29.5.2012 usn. 286/2012 ZM ze dne 14.6.2012 usn. 352/2012 ZM 13 ze dne 3.5.2012 dopis ze dne 11.5.2012 usn. 352/2012 ZM 13 ze dne 3.5.2012 dopis ze dne 11.5.2012 usn. 352/2012 ZM 13 ze dne 3.5.2012 dopis ze dne 11.5.2012 usn. 1203/2012 RM 38 ze dne 11.9.2012 dopis ze dne 17.9.2012 1.4. Zajišťování kvalifikace 1.4.1 Vyhodnocení plánu vzdělávání Vzdělávání úředníků se řídí zákonem 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů v platném znění, dále zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění a Směrnicí QS 62-01 Personální záleţitosti a zajištění kvalifikace. Rokem 2012 započalo pro většinu zaměstnanců tříleté vzdělávací období, za které mají povinnost dle zákona o úřednících absolvovat 18 dnů školení. 1.4.2 Vyhodnocení vzdělávání z hlediska efektivity (čerpání objemu finančních prostředků) Celkové náklady na vzdělávání p.č. OBLAST 2010 % 2011 % 2012 % 1 Schválený rozpočet 860.000 700.000 700.000 2 Upravený rozpočet 796.000 100 576.000 100 709.080 100 3 Vyčerpané prostředky 675.856 85 489.398 85 581.321 82 Náklady na vzdělávání na jednoho zaměstnance Rok Vyčerpané Počet Náklad na Počet Náklad 12
prostředky zaměstnanců jednoho zaměstnance absolvovaných dnů na 1 školící den 2010 675.856 131 5.159 1.101 614 2011 489.398 126 3.884 783 625 2012 581.321 113 5.144 917 634 Vyhodnocení: V roce 2012 došlo k navýšení počtu absolvovaných dnů oproti roku 2011 a to z důvodu zvýšeného zájmu o semináře s ohledem na započaté nové tříleté vzdělávací období a také z důvodu potřeby proškolování vzhledem k novelám právních předpisů. Náklady na jeden školící den se ovšem nesníţily vzhledem ke zvýšení cen za semináře. Rovněţ je třeba brát na zřetel skutečnost, ţe v nákladech na vzdělávání jsou zahrnuty i náklady na různé konference celkový náklad 35.509 Kč; těchto konferencí se zúčastňovali jak zaměstnanci, tak uvolnění funkcionářů města, kteří nejsou zahrnuti v celkovém počtu zaměstnanců. Celkové náklady na vzdělání (zvláštní odborná způsobilost, průběžné dle vybraných sledovaných oblastí) p.č. OBLAST 2010 % 2011 % 2012 % 1. Vzdělávání dle zákona zvláštní odborná způsobilost 56 570 8 45.570 9 19.080 3 2. Správní řízení 1 420 0 5.840 1 x 3. Stavební zákon 26 880 4 28.200 6 19.590 3 Hospodaření s majetkem 4. obce Komunikační dovednosti (elearning) 5. 3 552 1 0 25.530 4 105 000 15 0 0 6. Sociální, SPOD 9 900 2 23.512 5 20.440 4 7. Přestupkové řízení 1 590 0 5.960 1 x 8. Výuka anglického jazyka 31 360 5 3.000 x 9. E-learning (Rentel) 171 642 25 163.080 33 172.800 30 10. Účetnictví, daňový řád, DPH x 28.970 6 38.300 7 11. Veřejné zakázky, investice x 27.476 6 16.440 3 Celkem vybrané oblasti 407 914 328.608 315.180 Ostatní průběţné vzdělávání 267 942 40 160.790 33 266.141 46 CELKEM 675 856 489.398 581.321 Vyhodnocení: 13
Došlo k rapidnímu sníţení nákladů na zvláštní odbornou způsobilost, coţ je výsledkem niţší fluktuace zaměstnanců (méně výběrových řízení) a jsou přijímáni do pracovního poměru zaměstnanci, kteří splňují předepsané vzdělávání (uznána rovnocennost vzdělání). Forma e-learningového vzdělávání se stále potvrzuje jako efektivní, zahrnuje také např. přestupkové řízení, veřejné zakázky, nakládání s obecním majetkem, komunikační dovednosti, spisová sluţba a další, které zaměstnanci v rámci tohoto vzdělávání vyuţívají. Od února 2011 byla obnovena smlouva na poskytování tohoto druhu vzdělávání. Přehled nákladů podle druhu vzdělání Druh vzdělávání 2010 2011 2012 Vstupní vzdělávání 0 0 0 Zvláštní odborná způsobilost 56 570 45.570 19.082 Průběţné vzdělávání 619 286 443.828 562.239 Vzdělávání celkem 675 856 489.398 581.321 Náklady na vzdělávání v oblastech organizovaných městem Hranice v roce 2012 Počet Počet dnů Firma Téma školení účastníků školení Jiří Pořízka Autoškola Trčka Rentel, a.s. Aliaves, a.s. EuroPfois, s.r.o. Město Hranice Školení interních auditorů Náklady Náklad na 1 účastníka 9 1 7.680 853 Školení řidičů 83 1 6.480 78 e-learningové vzdělávání Pracovně právní vztahy ve VS Motivace a vedení komunikace a vyjednávání a konflikty Oběh účetních dokladů 201 393 172.800 860 23 1 39.000 1.696 11 2 0 0 24 1 0 0 Vyhodnocení: Hromadné vzdělávací akce jsou stále efektivní nejen z hlediska jejich úspory na jeden vzdělávací den, ale také s ohledem na sníţení dalších s tím související nákladů, cestovné aj. V roce 2012 byl zahájen kurz anglického jazyka pro vybrané zaměstnance úřadu, který je zaměřen na komunikaci v oblasti samosprávy, zejména na cestovní ruch (partnerská města); výuku zabezpečuje Mgr. Šimko. Vyhodnocení efektivnosti vzdělávání za rok 2012 14
- vzdělávání je efektivní - stále se osvědčuje e-learningová forma vzdělávání - zajištění přehlednosti čerpání finančních prostředků díky čtvrtletní sledovanosti jejich čerpání - realizace vzdělávání v oblasti IT vlastními zaměstnanci (znalost systému na správu obsahu DMS - programe Kerio Workspace, práce s programem spisové sluţby, oběh účetních dokladů, které prováděli zaměstnanci finančního odboru Ing. Vladimír Zemek a Ing. Birnbaumová). Doporučení pro rok 2013: - vyuţívat e-learningovou formu vzdělávání v rozsahu čerpání min.4dny,úspora finančních nákladů a snadnější naplňování zákonem stanovených dnů vzdělávání jsou zřejmé E-learning je zcela vyuţíván pro zákonné vstupní vzdělávání a vzdělávání vedoucích zaměstnanců, nelze jím zcela nahradit prezenční odborné vzdělávání - organizovat hromadná školení - zajišťovat vzdělávání v oblasti IT vlastními zaměstnanci 1.4.3 Vyhodnocení účinnosti vzdělávání Odbory průběţně sledují dobu vyřízení věci u stanovených činností. Věci jsou vyřizovány na začátku zákonné lhůty (OVV,OD, OSVZ),v její první polovině ( OŢÚ), převáţně do 30 dnů (OSÚ). U OŠK památková péče- je doporučeno sledovanou činnost vypustit pro důvody, které nemůţe správní orgán ovlivnit závěr: nevypouštět, spíše vyhodnotit délku objektivních překáţek, pro které nemůţe správní orgán rozhodnout ve lhůtě! Další postupy budou pro sledované parametry stanoveny v roce 2013 při implementaci metody Excelence. 1.5. Externí audity V březnu 2012 byl proveden audit účetnictví za rok 2011. Výrok zněl bez výhrad a proto nebyla přijata ţádná nápravná opatření. V červnu a říjnu 2012 byl proveden průběţný auditorský dohled. V době zpracování hodnocení stále probíhá účetní uzávěrka roku 2012. Vyhodnocení závěrečné zprávy sebehodnocení v rámci metody společného hodnotícího rámce CAF ( metoda CAF) a výstupů vnitřního benchmarkingu ( vnitřní BI) pro řízení MěÚ Metoda CAF V roce 2012 byla vypracována sebehodnotící zpráva č. 6 v rámci metody CAF. Zpráva byla přihlášena do resortní Ceny Ministerstva vnitra za kvalitu ve veřejné správě - Ročník 2012 - stříbrný stupeň ceny. Vnitřní BI 15
V roce 2012 jsme i nadále zapojeni v BI 2005 - iniciativa asi 70 obcí, které se navzájem srovnávají. Byla provedena srovnávací analýza na úrovni jednotlivých odborů. Doporučení pro zlepšování v roce 2013 - provést jednotlivé analýzy na úrovni odborů, jejich výsledky analýz představit vedení města jako podklad pro zpracování rozpočtu na rok 2014 - provést měření a vyhodnocení parametrů stanovených v rámci metody CAF při implementaci metody EFQM 1.6. Externí kontroly Přehled externích kontrol včetně související dokumentace je veden na odboru kanceláře starosty. Protokoly o výsledcích kontrol jsou vyhodnocovány co do přijímání nápravných opatření při zjištění závaţných nedostatků. Trvající doporučení - vyhodnocování doporučení a zjištění kontrol v rámci interních auditů kvality a vnitřního auditu - vystavení Karet NO/PO u závaţných nedostatků 1.7. Interní audity kvality Realizace interních auditů kvality se řídí směrnicí QS 82-01 Interní audity kvality. Seznam interních auditorů na rok 2012 je umístěn na Intranetu - auditoři splňují předpoklady pro výkon své funkce, včetně kaţdoročních školení - auditoři byli seznámeni s hodnocením provedeným na konci roku 2012, vzali na vědomí jednotlivá doporučení, týkající se výkonu jejich funkce - tým auditorů se průběţně mění, coţ souvisí i s fluktuací a odchody do důchodu, viz seznam IAK na Intranetu Výsledky IAK v roce 2012 SN NN Z D - - 6 11 Legenda : SN systémová neshoda NN nesystémová neshoda Z - zjištění D - doporučení Vyhodnocení: Z kontrolních interních auditů se podává trend kontinuálního zlepšování práce celého městského úřadu také prostřednictvím doporučení a zjištění pro jednotlivé oblasti. Trvající doporučení - Důsledně popisovat činnosti v procesech a důsledně stanovit jejich parametry s ohledem na sledované výstupy 16
- Vyhodnocovat i nesystémové neshody, zjištění a doporučení interních auditorů kvality za účelem dalšího zlepšování Doporučení pro zlepšování v roce 2013 - vyuţívání softwarových aplikací pro relevantní sledované výstupy - synergické vyuţívání výstupů zpracovaných metodami CAF,BI,ISO a jejich další centralizace - viz. Závěrečná zpráva z IAK z 10.11.2012 - editace adresářů a odstranění duplicit - zobrazení přítomnosti zaměstnanců na webu splněno 1.8. Dodavatelé Seznam dodavatelů je umístěn na intranetu, je zpracován komplexně pro zajištění důsledné a efektivní meziodborové spolupráce v případě zakázek se stejným předmětem činnosti. Rozšíření aplikace seznamu dodavatelů o nové moţnosti filtrování dle zadaných kritérií (cena, celkové hodnocení atd.), řazení seznamu dodavatelů podle jednotlivých atributů (reference, servi a záruky atd.). Nově byla zabudována funkce zobrazení pouze aktivních dodavatelů, u kterých není hodnocení starší neţ 2 roky. Seznam obsahuje všechny dodavatele MěÚ, kteří byli vybráni na základě systému určeného směrnicí QS 74-01 Zadávání zakázek. Zahrnuje nejen dodavatele, kteří aktuálně poskytují určitou sluţbu MěÚ, ale také ty dřívější. Doporučení pro zlepšování v roce 2013 - návrhy odborů týkající se změny způsobu hodnocení práce firmy Ekoltes zahrnout jako doporučení do závěrečných ustanovení v Závěrečném účtu za rok 2012 - elektronické objednávky, knihy došlých a vystavených faktur mají identifikaci subjektů podle IČ, zamyslet se nad druhy výstupů ze systému, které lze vyuţít pro vyhodnocování údajů ( počet skutečně vyuţívaných stejných dodavatelů a srovnání se strategickými dodavateli uváděnými v systému QMS ) 1.9. Informační systém V roce 2012 se oddělení IT (informačních technologií) podílelo na plném pouţívání technologického centra. Na novou infrastrukturu TC byly nasazeny a zprovozněny nové servery pro správu obsahu Kerio Workspace a formulářové řešení. Nasazení DMS probíhalo v několika etapách a podrobněji se jím zabýval projektový tým, vytvořený pro tento účel. Dále byl zajišťován chod serverů a pracovních stanic. Probíhala obměna výpočetní techniky, včetně instalace programů v aktuálních verzích. OIT spolupracovalo na zprovoznění několika kopírek s tiskovými moduly. Probíhalo zajištění nových a obnovení jiţ vystavených elektronických podpisů a certifikátů pro pracovníky MěÚ. Další činností byla příprava a provedení kroků spojených s nástupem nových pracovníků na MěÚ OIT spolupracovalo v průběhu roku 2012 na Oznámení o vykonávání působnosti v agendě, které je součástí Registrů práv a povinností. Probíhalo zpracování podkladů a příprava dokumentů ke skartaci, včetně nachystání dokumentů k odvozu do Okresního archivu v Přerově. Příprava samotné skartace ostatních dokumentů. V roce 2012 proběhly volby do Krajských zastupitelstev, kde bylo zajištěno technické zázemí pro zpracování výsledků hlasování. 17
Byl pořízen elektronický hlasovací systém pro hlasování na jednáních zastupitelstva města (ZM). Oddělení IT nově zajišťuje proces zpracování materiálů pro hlasování a technicky obsluhuje samotné hlasování v průběhu jednání ZM. Hlasování nově probíhá pomocí tabletů a zajišťuje transparentní průběh celého hlasování včetně výstupů umísťovaných na internetových stránkách města. Činnost oddělení IT v roce 2013 bude kromě údrţby jednotlivých stanic a stávajícího programového vybavení zaměřena na rozvíjení systému na správu dokumentů Kerio Workspace. Dále pak na nasazení bezdrátového pokrytí budov MěÚ wi-fi signálem. Vyhodnocení Zprávy QMS za rok 2011: - plné nasazení formulářového řešení pořízeného v rámci projektu Technologické centrum ORP- splněno - Implementace systému na správu dokumentů a obsahu (DMS) -splněno Doporučení pro zlepšování v roce 2013: - pokrytí wi-fi vybraných pracovišť a místností MěÚ - plné vyuţití všech moţností Kerio Workspace. 1.10. Přehled zakázek zadaných dle bodu 5.3.2. směrnice QS 74-01 Zadávání zakázek a veřejných zakázek ( tj.zakázky od 100 do 500 tisíc Kč ) Kaţdoročně je zpracován přehled pro radu města. 1.11. Vnitřní kontrolní činnost Vnitřní kontrolní činnost je na městském úřadu vykonávána formou interních auditů a vnitřních kontrol zaměřených na vybrané odbory městského úřadu. Závěrečným dokumentem z kaţdého interního auditu je zpráva, která uvádí zjištěné nedostatky a zároveň uvádí doporučení k odstranění zjištěných nedostatků a navrhuje opatření a doporučení ke zlepšení fungování vnitřního kontrolního systému. Vnitřní kontrolní činnost je hodnocená v rámci roční zprávy o výsledcích finančních kontrol, která se zpracovává na základě 22 zákona o finanční kontrole, která zahrnuje údaje a informace o výsledcích finanční kontroly v tomto orgánu v rozsahu a formě stanovené prováděcí vyhláškou č. 416/2004 Sb. Termín pro postoupení roční zprávy na krajský úřad je nejpozději do 15. února běţného roku. V roce 2012 se realizovala opatření pro zlepšení fungování vnitřního kontrolního systému městského úřadu: - ve spolupráci s OŠK byl doplněný Pokyn zřizovatele pro ředitele příspěvkových organizací zřízených městem Hranice nově označený číslem 1/2012, který nabývá účinnosti od 1. ledna 2013 a ruší Pokyn zřizovatele 1/2008 ze dne 3. 9. 2008. 18
Přehled kontrolní činnosti za rok 2012 Typ kontroly Vnitřní kontrola (interní audit) města plánovaná podrobný rozbor viz. další tabulka Vnitřní kontroly nebo interní audity města neplánované ** Veřejnosprávní kontrola příjemců veřejných finančních podpor z rozpočtu města + Veřejnosprávní kontrola příspěvkových organizací Kontroly ukončené do 31. 12. 2012 1 xx 3 6 Další plánovaná vnitřní kontrolní činnost * 3 CELKEM 13 Vysvětlivky: + Jde o kontrolu 3 grantových smluv z roku 2011, jednalo se o granty poskytnuté Městskému muzeu a galerii, Městské knihovně. Ostatní kontrolované příspěvkové organizace ţádné granty v kontrolovaném období nezískaly. Při kontrole nebyly zjištěny ţádné pochybení, granty byly pouţité v souladu s jejich účelem. * Na základě plánu činnosti interního auditu na rok 2012 byly provedené vnitřní kontroly: 1) kontrola evidence smluv 2) kontrola dotace na romského terénního pracovníka za rok 2011, jako podklad k vyúčtování dotace. Při kontrole bylo zjištěno, ţe dotace byla pouţita v souladu s rozhodnutím, ţádné nedostatky nebyly zjištěny. 3) kontrola vyuţívání sluţebních automobilů v porovnání s náklady na cestovní náhrady Veškeré zprávy z vnitřních kontrol byly předány v písemné podobě starostce města. ** Jde o provedené vnitřní kontroly které nebyly obsahem plánu činnosti interního auditu na rok 2012. Zjištění z vnitřních kontrol ad 1) provedení opakované kontroly navazující na kontrolu evidence smluv z roku 2011, kdy bylo zjištěno větší mnoţství nedostatků. Účelem kontroly mělo být srovnání stavu po odstranění nedostatků z předchozí kontroly. Došlo ke zlepšení stavu tak, ţe klesl počet nenaskenovaných smluv, které chyběly v CES a počet opoţděně vloţených smluv. V ostatních zjištěných nedostatcích zůstala situace srovnatelná s rokem 2011. Obsah pokynu tajemníka č. 1/2011 ze dne 16. října 2011 19
Centrální evidence smluv je dostatečný a není třeba do něj zasahovat. Pro zlepšení stavu by jen stačilo, aby se jím zaměstnanci přesně řídili. ad 3) Smyslem kontroly nebylo prověřit formální náleţitosti agendy autoprovozu, ale ukázat či poměřit, jakým způsobem jsou auta vyuţívaná a porovnat náklady na pracovní cesty při pouţití referentských vozidel, sluţebního vozidla a při pouţití veřejné hromadné dopravy (vlaků, autobusů, MHD). V závěru zprávy bylo navrţeno 7 doporučení pro pouţívání sluţebního a referentských vozidel či pro pouţití veřejné dopravy, které by měly vést ke sníţení nákladů na PHM a hospodárnějšímu vyuţívání sluţebních automobilů. Přehled zjištěných nedostatků a nápravných opatření z vnitřní kontroly města (interní audit) Číslo auditu Audit č. A/1/2012 Veřejné zakázky malého rozsahu Nedostatky závažné Nedostatky méně závažné Jejich odstranění - 2 Proběhlo v lednu 2013 Doporučení Realizace Ţádná - Reaudit výdajů na poţární ochranu byl provedený v prosinci 2011 a realizace nápravných opatření a doporučení bude realizováno v průběhu roku 2012 splněno, viz. zpráva z 2.4.2012 Doporučení pro zlepšování pro rok 2012- vyhodnocení: - aktualizovat statut interního auditu v závislosti na změnu zákona o finanční kontrole č. 320/2001 Sb.- převedeno do r.2013 novela cit. zákona nebyla do konce roku 2012 přijata - Upravit protokoly z veřejnosprávních kontrol do podoby, kdy budou zjištěné nedostatky uváděny ve stručnější podobě na konci protokolů a u nich ke kaţdému uvádět způsob a termín odstranění nedostatků z důvodu přehlednosti, lepší kontrolovatelnosti splněno vytvořením přílohy č. 2 k protokolu Srovnání kontrolní činnosti za roky 2011 a 2012 Počet provedených auditů v obou letech zůstal stejný. V roce 2011 byly provedeny 2 vnitřní kontroly. V roce 2012 klesl počet kontrol u grantů, protoţe kontrolované příspěvkové organizace všechny granty z rozpočtu města nezískaly. Plánovaná vnitřní kontrolní činnost má setrvalou tendenci. V roce 2012 došlo k nárůstu o dvě kontroly u veřejnosprávních kontrol příspěvkových organizací. Kontrolní činnost za rok 2012 klesla oproti roku 2011 o 4 neprovedením neplánovaných kontrol a menším počtem kontrol grantů. Doporučení pro zlepšování pro rok 2013: - Aktualizovat analýzu rizik na základě podkladů od vedoucích odborů z listopadu roku 2012 (zápis z porady vedoucích č. 44/2012). 20