Příloha č. 1 Smlouvy: Podrobné vymezení díla Specifikace předmětu zakázky intranetový portál (INP) Předmětem zakázky je vybudování intranetového portálu (dále jen INP) na Městském úřadu Mikulov. Cílem INP je integrovaná sada serverových funkcí, pomocí kterých lze zlepšit efektivitu organizace díky komplexní správě obsahu a vyhledávání v síti, optimalizaci sdílených procesů a usnadnění sdílení informací. Zadavatel preferuje vybudovat portál na platformě již existujících standardních softwarových produktů a jejich přizpůsobení potřebám zadavatele. Hlavním důvodem požadavku je jednodušší a levnější upgrade řešení na standardní platformě s preferencí paramertizizace prostředí před programovaným řešením. Zadavatel nepřipouští výměnu používaných agendových informačních systémů ani systémových SW. Popis současného řešení ICT a použitelných licencí je v příloze č. 1 s názvem Popis současného stavu. INP je určen: - interním přihlášeným uživatelům Městského úřadu Mikulov (zaměstnanci MěÚ, zaměstnanci organizačních složek), - externím přihlášeným uživatelům (např. členové rady města a zastupitelstva). Přihlášeným externím uživatelům budou zpřístupněny všechny části INP dle jejich oprávnění. Komunikace těchto uživatelů s INP bude probíhat zabezpečenou formou (přes VPN) a protokol HTTPS. Plnění zakázky zahrnuje: a) vytvoření implementační dokumentace nasazení INP, b) dodávku všech potřebných SW a licencí pro plnohodnotný provoz INP, c) implementaci a nastavení INP, d) kompletní migraci dat tj. do INP budou importovány osobní dokumenty zaměstnanců, společné dokumenty odborů a společné dokumenty úřadu a veřejné složky zms Exchange 2007 (vnitřní předpisy, rezervace, zápisy se zasedání RM, ZM apod.), e) dodávku konektorů do MS Exchange, MS Office a MS Windows Exploer (tyto konektory budou umožňovat čerpání dat), f) provedení školení administrátorů a operátorů INP, g) vytvoření provozní směrnice pro správce portálu a uživatele. 3.1. Filozofie řešení Implementací INP bude řešena problematika standardních činností, jednoduchého ovládání a integrace s každodenně používanými AIS a aplikacemi Office, vyhledávání napříč portálem, sdílení datového prostoru s komfortním řízení oprávnění přístupu k funkcionalitám a datovým strukturám, jednoduchého sdílení souborů, úkolů s ostatními kolegy, přehled o plnění úkolů ze schůzek, jednotné platformy pro získávání informací.
Dále bude INP plnit funkci: Společné nástěnky a vývěsky. Rezervačního systému prostředků (auta, fotoaparáty, dataprojektory, ) Oběhu elektronických dokumentů, formulářů a žádostí (žádanka o přepravu, cestovní příkaz, dovolenka, ) sřízeným workflow a schvalovacím procesem a nástrojem prokazatelného seznámení s dokumentem. Společné fotogalerie a knihovny pro data typu směrnice, pokyny, materiály rady a zastupitelstva, atd Osobní portál úředníka (dokumenty, kalendář, úkoly, ). Skupinové portály pro odbory, oddělení, projektové týmy, skupiny úředníků pracující na stejném úkolu nebo projektu s podporou projektového řízení a sdílení souvisejích dokumentů Nástroje pro dotazníková šetření a ankety Nástroje pro verzování, vyhledávání a třídění dat dle metadat a dalších kritérií Nástroj pro generování a sledování plnění úkolů, evidenci požadavků (typu helpdesku) a sledování průběhu jejich řešení. Jednotliví uživatelé budou mít přístup k datům, formulářům, vývěskám, osobním miniportálům a osobním vývěskám. Správci a manažeři INP dostanou do rukou nástroj k snadnému vytváření oběžníků, anket, hlasovacích systémů a jiných vnitro úřadových miniaplikací. Budou definována workflow pro nejfrekventovanější procesy. Vložené dokumenty bude možné verzovat, členit do kategorií (např. nabídky, poptávky apod.), snadno vyhledat, třídit, seskupovat (dle kategorie, autora a ostatních atributů a metadat), ale i prohledávat v obsahu těchto dokumentů. Řešení musí umožňovat přípravu návrhů na jednání jednotlivých útvarů úřadu (Rada, Zastupitelstvo, Komise, Výbor, Odbor apod. Rezervace prostředků bude realizována formou společných vývěsek a kalendáře exchange. INP umožní týmům účinně spolupracovat, podílet se na vytváření a publikování dokumentů včetně jejich verzování, řízeného procesu tvorby, schvalování a distribuce, udržovat seznamy úkolů a požadavků, implementovat pracovní postupy (workflow). Vytváření portálů a osobních webů pro sdílení informací a úpravu uživatelského rozhraní a obsahu webu je formováno na základě profilu uživatele. Rychlé a snadné vyhledávání v datových strukturách INP aplikacích je pružné pomocí webovského rozhraní. Správci INP a pokročilí administrátoři získají možnost navrhovat formuláře, ke kterým lze přistupovat přímo z prohlížeče a integrovat je s databázemi a dalšími aplikacemi. Integrace probíhá i se systémy MS Office. Je požadován softwarový produkt podporující spolupráci pracovních skupin, který pomůže se sdílením obsahu, spoluprací a s urychlením spolupráce s pracovními skupinami prostřednictvím komunikační sítě. INP bude integrován se stávajícím prostředím a bude plně využívat stávajících HW a SW prostředků. Softwarový produkt musí podporovat spolupráci členů pracovních skupin, který může pomoci při přístupu a bezprostřední spolupráci s osobami a při práci s informacemi a projektovými materiály, které potřebujete k realizaci pracovních úkolů. Je požadováno vybavení bohatým spektrem funkcí: Knihovny obsahu umožňují sdílení běžných pracovních souborů včetně verzování a řízení přístupových oprávnění, týmová diskusní fóra a blogy umožňují bezprostřední komunikaci, portály wiki umožňují vytváření a
bezprostřední upravování obsahu, konektory usnadňují sdílení obsahu přímo z používaných desktopových aplikací MS Office a MS Outlook. Požadovány jsou následující vlastnosti: Účinnější spolupráce v rámci projektových týmů a pracovních skupin. Podpora projektového řízení. Odstranění či omezení duplicitních činností a chyb v konzistenci obsahu. Sdílení týmového obsahu, přístup k tomuto obsahu včetně jeho verzí a bezprostřední spolupráce nad týmovým obsahem, který je průběžně aktualizován. Poskytnutí účinných prostředků pracovním skupinám ke zřizování a správě jejich informací a projektů v důkladně zabezpečeném prostředí bez podpory IT. Účinná alternativa elektronické pošty pro ukládání a správu obsahu omezení provozní zatížení elektronické pošty. Podpora tvorby workflow v grafickém prostředí. Jednoduché a efektivní sledování úkolů a požadavků a jejich plnění SW musí umožňovat uchovat obsah na jednom místě (v určeném týmovém prostoru) a místo velkých příloh si uživatelé zasílají pouze odkazy do společného úložiště. Je nutné propojení s poštovním klientem, takže přístup k uloženým datům z elektronické pošty je ještě jednodušší. Důležité dokumenty už nebude třeba ukládat v poštovní databázi pomocí odkazu v emailu se lidé dostanou přímo k aktuální verzi dokumentu. Tyto přílohy budou ukládány do knihovny dokumentů v příslušném týmovém prostoru. Každý tým může mít knihoven několik, například tým kanceláře tajemníka bude využívat jednu knihovnu pro interní žádosti a druhou pro ukládání dokumentů k jednotlivým externím požadavkům. Uvnitř knihovny se dokumenty třídí do složek a pohledů, což usnadňuje orientaci. Jak celou knihovnu, tak jednotlivé dokumenty lze zabezpečit a nastavit přístupová práva uživatelům nebo skupinám uživatelů. K týmovým prostorům (a knihovnám dokumentů uvnitř nich) musí být možno přistupovat z webového prohlížeče a tedy v podstatě odkudkoliv, uvnitř i vně úřadu, podle bezpečnostních nastavení firewallu. Součástí software musí být navíc konektory do uživatelských aplikací, které umožní lidem využít jeho možnosti a přitom pracovat s programy, na které jsou uživatelé zvyklí, především konektory (pluginy) do MS Exchange, balíku MS Office a MS Windows Exploreru. Konektory propojí externí aplikaci s knihovnami dokumentů v softwaru. Díky nim lze například přímo z programu MS Word otevřít nebo uložit dokument do knihovny. Řešení musí být otevřeno pro rozšíření o konektory do dalších AIS. 3.2. Licence a vymezení HW 3.2.1. Licence Součástí dodávky díla jsou veškeré potřebné licence umožňující práci všem uživatelům se všemi požadovanými funkcionalitami INP. Typ licence Počet požadovaných identit Interní přihlášení uživatelé MěÚ 70 Interní přihlášení uživatelé organizační složky 18 Interní přihlášení uživatelé členové RM 3 Externí uživatelé 115
Licencování portálu požaduje, že budou zajištěny licence na přístup k MS Windows Serverům Standard, Enterprise, či Datacenter a přístup k MS Exchange a MS SQL. 3.2.2. Vymezení HW Uchazeč ve své nabídce navrhne optimalizované řešení pro provoz ve virtualizovaném prostředí. Virtualizace je u zadavatele řešena pomocí VMware vsphere 5 Enterprice Plus. Instalace portálu bude provedena na nové instanci virtuálního serveru. SQL pro INP se předpokládá rovněž na samostané instanci virtuálního serveru. Data budou ukládána na datové uložiště na rychlých RAID discích. 3.3. Školení Zaškolení do úrovně Administrátora je určeno 2 uživatelům v potřebném rozsahu. Dodavatel odpovídá za organizaci školení. Zaškolení do úrovně Operátora je určeno minimálně pro 2 uživatele v potřebném rozsahu. Dodavatel odpovídá za organizaci školení. Školení bude probíhat v sídle zadavatele před spuštěním do ostrého provozu. 3.4. Požadovaná minimální funkcionalita INP: INP bude personifikovaný Portál úředníka, kde každý podle oprávnění nastavených v AD uvidí všechny jemu dostupné zdroje. Pracovní plocha portálu musí být konfigurovatelná. Minimální požadavky na rozsah portálu jsou: - Rozcestník (domácí stránka) bude sloužit jako úvodní obrazovka portálu o Navigace do jednotlivých částí systému o Novinky o Pomůcka pro komfortnější a jednoduší práci uživatelů komponenta zobrazující seznam posledních míst na portálu navštívená uživatelem a seznam posledních míst, se kterými uživatel pracoval - Osobní složky (Jedná se o složky jednotlivých zaměstnanců.) o Knihovny obsahu (Nástroj pro správu dokumentů včetně jejich verzování, třídění, prohledávání.) uvnitř knihovny se dokumenty třídí do složek a pohledů o Kalendář (Nástroj pro plánování času. Nadřízený může nahlížet do kalendářů svých podřízených.) o Úkoly (Nástroj pro řízení úkolů. Úkoly mohou vznikat z vlastního podnětu nebo z podnětu nadřízeného. Nadřízený může nahlížet do úkolů podřízených o Fotogalerie (Nástroj pro správu fotodokumentací.) - Společné pracovní prostory (Jedná se o složky odborů, pracovních skupin i společné složky celého úřadu.), které obsahují: o Knihovny obsahu (Nástroj pro správu dokumentů včetně jejich verzování.) uvnitř knihovny se dokumenty třídí do složek a pohledů
jak celou knihovnu, tak jednotlivé dokumenty lze zabezpečit a nastavit přístupová práva uživatelům nebo skupinám uživatelů nad dokumenty je možnost definovat procesy (workflow) pro jejich řízené schvalování, publikaci či řízení životního cyklu. Lze dohledat historii jednotlivých kroků průběhu workflow. Tvorba workflow probíhá zaškolenými uživateli v grafickém prostředí bez nutnosti programování. o Kalendář (Nástroj pro plánování času. Může sloužit pro vytváření jednoduchých procesních modelů.) o Úkoly (Nástroj pro řízení úkolů. Úkolování v rámci pracovní skupiny. Musí být možno nastavit, kdo může koho úkolovat.) o Nástěnka/Vývěska (Nástroj pro rychlé sdílení aktuálních dokumentů.) o Fotogalerie (Nástroj pro správu projektových fotodokumentací a společných galerií.) o Miniportály ( o Portály Wiki (Nástroj pro tvorbu databáze znalostí.) o Budou vytvořeny prostory těchto odborů Sekretariát starosty Sekretariát tajemníka Odbor organizační a vnitřních věcí Odbor sociálních věcí Odbor majetkoprávní Odbor stavební a životního prostředí Odbor finanční Odbor rozvoje a živnostenského podnikání Městská policie Městská knihovna o Dynamicky bude možno vytvářet další pracovní prostory, které budou mít stejnou strukturu Vytváření nových prostorů lze provádět uživatelsky přímo z portálu Systém umožňuje konfigurovat schvalovací workflow pro vytváření prostorů - Workflow a rezervace prostředků o Rezervace prostředků (auta, fotoaparáty, dataprojektory, atd. o Schvalovací workflow pro rezervaci prostředků o Schvalovací workflow pro interní žádosti úřadu Nástup zaměstnance Odchod zaměstnance Schvalování žádosti o dovolenou Schvalování použití služebního vozidla Schvalování služební cesty Schvalování školení Schvalování nákupu materiálu (fasování) o Tvorba workflow probíhá zaškolenými uživateli v grafickém prostředí bez nutnosti programování. - Nástroje řízení o Zadávání a kontrola ( reportování ) plnění úkolů o Plánování času formou žádostí o schůzku s vazbou na kalendář s možností rezervace zasedacích místností
o HelpDesk/ Servisdesk aplikace pro sledování a evidenci servisních požadavků ( obecně, nejen IT )a tvorbu znalostní databáze. - Sada formulářů pro schvalovací workflow o Žádost o dovolenou o Cestovní příkaz o Žádost o použití služebního vozidla o Žádost o účast na školení o Žádost o kancelářské potřeby o Vstupní list zaměstnance o Výstupní list zaměstnance - Možnost vytváření oběžníků, anket a jiných interních miniaplikací - Diskusní systém včetně umožnění správci diskuse moderování příspěvků - Zasílání notifikačních mailů u schvalovacích workflow, při aktualizaci společných složek odborů a pracovních skupin, - Rozšířené hledání včetně fultextového vyhledávání napříč celým portálem - Propojení s poštovním klientem - INP umožní administraci přístupových práv. Systém bude umožňovat definovat neomezený počet jednotlivých uživatelů a uživatelských skupin, přičemž uživatele lze vložit do více skupin najednou. Současně lze tomuto uživateli navíc mimo práv získaných ze skupin přiřadit další práva přímo. Konkrétnímu uživateli nebo skupině např. odbor lze nastavit přístupová oprávnění ke složkám. - Prokazatelný doklad o seznámení s dokumentem ( směrnicí, pracovním pokynem) K týmovým prostorům (a knihovnám, dokumentů uvnitř nich) musí být možno přistupovat z webového prohlížeče a tedy v podstatě odkudkoliv, uvnitř i vně úřadu, podle bezpečnostních nastavení firewallu.