Město Klimkovice Směrnice 5/2015 KONTROLNÍ ŘÁD MĚSTA KLIMKOVIC Datum schválení: 11. 11. 2015 Účinnost od do: od 12. 11. 2015 neomezená Odpovědný za aktualizace a změny: tajemnice MěÚ (ve spolupráci s finančním odborem MěÚ) 1. Úvodní ustanovení Tímto kontrolním řádem se upravuje vnitřní kontrolní systém dle zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě (dále jen zákon o finanční kontrole ) v orgánu veřejné správy ve městě Klimkovicích (dále jen město), práva a povinnosti zaměstnanců města v kontrolním systému. Kontrolní systém je nedílnou součástí systému řízení. Získává objektivní informace o tom, zda jednotlivé útvary a jimi řízené organizační složky a příspěvkové organizace postupují v souladu s obecně závaznými právními normami a vnitřními předpisy města Klimkovic a zda uskutečňují operace hospodárně, efektivně a účelně. Pokud jsou některá ustanovení tohoto kontrolního řádu v rozporu s ustanovením jiných organizačních směrnic, zejména Organizačního řádu a Směrnice o zpracování a oběhu účetních dokladů, platí úprava stanovená v tomto kontrolním řádu. 2. Vymezení základních pojmů - orgánem veřejné správy ve smyslu zákona o finanční kontrole se rozumí město Klimkovice. - veřejnými prostředky jsou veřejné finance (příjmy a výdaje), věci, majetková práva a jiné hodnoty patřící městu. - veřejnou podporou se rozumí poskytování dotací, příspěvků a návratných finančních výpomocí z rozpočtu města. - správností finanční a majetkové operace (dále jen operace ) je její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, efektivností a účelností. - hospodárností je takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů, - efektivností je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem vynaložených prostředků. - účelností je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. - veřejnosprávní kontrolou se rozumí kontrola prováděná u příjemců (právnické nebo fyzické osoby) veřejné podpory z rozpočtu města Klimkovic nebo u žadatelů o tuto podporu. - řídící kontrolou se rozumí kontrola zajišťovaná odpovědnými zaměstnanci městského úřadu v rámci své působnosti vymezené v příslušných organizačních normách nebo popisech pracovní činnosti při Kontrolní řád města Klimkovic 1
přípravě, schvalování, sledování, konečném vypořádání a vyúčtování operací a následném prověření správnosti vybraných operací. - kontrolní metodou se rozumí použitá metoda nebo její vhodná kombinace s jinými metodami vymezenými v 6, odst. 1) zákona o finanční kontrole a v 3 až 9 prováděcí vyhlášky 416/2004 Sb. (dále jen vyhláška ) při provádění kontrolní činnosti. Kontrolní metoda slouží k zajištění objektivnosti a úplnosti informací o tom, zda kontrolované osoby naplňují požadavky, na které je kontrola zaměřena. - kontrolním postupem se rozumí systematicky uspořádané úkony, kterými se na základě zvolených kontrolních metod shromažďují, třídí, vyhodnocují a dokumentují informace k naplnění účelu finanční kontroly. 3. Vnitřní kontrolní systém řídící kontrola Všichni zaměstnanci mají v rámci svých pravomocí a odpovědnosti povinnost zajišťovat vytváření a řádné fungování vnitřního kontrolního systému. Vnitřní kontrolní systém ve městě tvoří řídící kontrola předběžná, průběžná a následná - uvnitř městského úřadu - uvnitř organizačních složek obce Řídící kontrola uplatňována ve městě má tři úrovně: I. Předběžná kontrola (1) Předběžnou kontrolu plánovaných a připravovaných operací zajišťují příkazci operací - starosta, tajemník a vedoucí zaměstnanci města, tj. vedoucí odborů MěÚ a vedoucí organizačních složek města. Podpisové vzory jsou uvedeny v příloze. Příkazci plně odpovídají za to, že schvalované operace jsou nezbytné k zajištění chodu a pro plnění úkolů města a jsou prováděny při dodržení požadavků kladených zákonem: efektivnost, účelnost, hospodárnost a soulad schválených operací s příslušnými právními předpisy upravujícími danou oblast. (2) Vzhledem k malé pravděpodobnosti výskytu nepřiměřených rizik a počtu zaměstnanců městského úřadu se slučuje v souladu s ustanovením 26, odst. 3 zákona 320/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, činnost správce rozpočtu a hlavního účetního. Správcem rozpočtu, resp. hlavním účetním, je určen vedoucí finančního odboru MěÚ. V případě nepřítomnosti správce rozpočtu je pověřen zastupováním jiný zaměstnanec finančního odboru MěÚ, a to paní Ing. Hana Vožická. Správce rozpočtu zodpovídá za dodržování rozpočtových pravidel, za finanční řízení města a zejména ve vztahu k finanční kontrole je navazujícím článkem na příkazce operace, kde posuzuje oprávněnost příkazce operace k nařízení této operace, dále provádí porovnání podpisu příkazce s jeho podpisovým vzorem, zodpovídá za zatřídění příjmu nebo výdaje dle rozpočtové skladby, prověření oprávněnosti příjmu nebo výdaje ve vztahu ke schválenému nebo upravenému rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů pro příslušnou položku rozpočtové skladby, posouzení finančního dopadu operace na rozpočtové zdroje příslušného, případně následujícího, rozpočtového období a úplnosti a náležitostí předaných podkladů dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. (3) Průběh předběžné řídící kontroly: Kontrolní řád města Klimkovic 2
Předběžná řídící kontrola bude prováděna u příjmů i výdajů ve dvou kontrolních schvalovacích postupech za použití kontrolních metod a postupů stanovených vyhláškou č. 416/2004 Sb. První fáze před vznikem nároku nebo závazku. Druhá fáze po vzniku nároku nebo závazku. PŘÍJMY První fáze - před vznikem nároku (tj. při plánování budoucího příjmu) provádí příkazce operace: - prověří soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli města (netýká se příjmů za správní poplatky a určené daně od finančních úřadů, u takovýchto příjmů nevzniká nárok) - prověří správnost operace ve vztahu k dodržení právních předpisů a opatření města a dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti - prověří přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se mohou vyskytnout, - doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady Druhá fáze po vzniku nároku (tj. před inkasem příjmu) Příkazce operace prověří správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku tímto postupem: - příslušný pracovník (dle náplně práce) připraví doklady o nároku a pokyn k plnění veřejných příjmů (vzor v příloze), předloží jej ke kontrole a k podpisu příkazci operace a poté předá i s dokladem o nároku hlavnímu účetnímu (v případě vzniku pohledávek je dodržována vnitřní směrnice města č. 8/2013 Pravidla pro správu a vymáhání pohledávek. Hlavní účetní prověří soulad podpisu příkazce operace s podpisovým vzorem a dále - správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku s údaji ve vydaném pokynu - jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví - shledá-li nedostatky, oznámí své zjištění písemně příkazci operace s uvedením důvodu - neshledá-li nedostatky předá Pokyn k plnění veřejných příjmů potvrzený svým podpisem k zajištění výběru konkrétního příjmu ( předá jej příjmové účetní k zaúčtování) VÝDAJE Předběžná kontrola nebude prováděna u jednotlivých výdajů do částky 1.000,- Kč, a to z důvodu zachování hospodárnosti a efektivnosti výkonu finanční kontroly. Rovněž v případě havárie, mimořádné události či úhrady pokuty nebude předběžná kontrola prováděna a starostovi se v těchto případech uděluje kompetence k překročení závazných ukazatelů rozpočtu při čerpání výdajů za zajištění odstranění havárie na majetku města, která ohrožuje zdraví, život, majetek nebo životní prostředí. Průběh první fáze před vznikem závazku: Předběžnou kontrolu zajistí ve své působnosti příkazce operace a správce rozpočtu. Příkazce operace prověří - nezbytnost připravované operace - správnost operace zejména ve vztahu k dodržení právní předpisů, efektivnosti, hospodárnosti a dodržení postupu a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, - doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady Kontrolní řád města Klimkovic 3
Příkazce operace pak potvrdí svým podpisem písemný podklad k přípravě závazku (viz příloha č. 2 Schvalovací protokol předběžné řídící kontroly ) a předá jej k předběžné kontrole správci rozpočtu Správce rozpočtu prověří zda připravovaná operace byla ověřena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění - je v souladu se schválenými veřejnými výdaji, - odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy pro financování činnosti orgánů veřejné správy, - byla prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky, která se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout. Neshledá-li správce rozpočtu nedostatky, vrátí podklad potvrzený svým podpisem k připravované operaci příkazci. Tento podpis správce rozpočtu je dokladem o zajištění finančního krytí připravovaného závazku v navržené výši a konkrétnímu věřiteli (dále jen individuální příslib ) a ukončuje první fázi předběžné řídící kontroly. K zajištění provozních potřeb vyplývajících z běžné, pravidelné činnosti orgánů veřejné správy, které je nutné zabezpečovat operativně, může příkazce operace předložit správci rozpočtu návrh na kontrolní zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše není předem známa, předložit správci rozpočtu návrh na kontrolní zajištění (žádost o limitovaný příslib ), a to tímto postupem: Po schválení rozpočtu bude neprodleně následovat rozpis rozpočtu jednotlivým příkazcům operací schválený radou města. Příkazce operace podá následně žádost na limitovaný příslib na celý kalendářní rok. Limitovaný příslib bude vydáván zejména na tyto typy výdajů: - drobné provozní výdaje - výdaje dle uzavřených smluv (zálohy na energie, plyn, vodu, každoročně se opakující platby jako pojistné, atd.) - na poštovné, telekomunikační poplatky, bankovní poplatky, - na spotřebu PHM - na daňové povinnosti - na mzdové a ostatní náklady - výplaty sociálních dávek Limitovaný příslib nesmí být vydán, a tedy individuálnímu příslibu budou podléhat vždy tyto výdaje: - výdaje vyplývající z dotačních titulů a titulů projektů z prostředků EU, mimo sociální dávky - výdaje na dlouhodobý majetek - jednorázový, každoročně se neopakující výdaj v hodnotě nad 100.000,- Kč Žádost bude v případě potřeby obsahovat návrhy na rozpočtová opatření. Správce rozpočtu neprodleně vydá limitovaný příslib, který bude mít přiřazeno č.j. a podá návrhy na rozpočtová opatření dle pravomoci radě města nebo zastupitelstvu města. Po schválení rozpočtových opatření radou nebo zastupitelstvem města je možné vydat limitovaný příslib i průběžně během kalendářního roku. Na základě limitovaných příslibů zpracuje správce rozpočtu cash flow města na období příslibu a podá orgánům města návrhy na zhodnocení volných finančních prostředků, případně podá zprávu o vývoji finanční situace města. Kontrolní řád města Klimkovic 4
Druhá fáze po vzniku závazku (po uzavření smlouvy nebo objednávky) Předběžnou kontrolu zajistí ve své působnosti příkazce operace a hlavní účetní. Příkazce operace předá doklady o závazku (smlouva, objednávka, atd.) s podpisem hlavnímu účetnímu k zajištění platby. Na pokynu označí rovněž, zda se jedná o individuální příslib nebo limitovaný příslib. Hlavní účetní prověří - soulad podpisu s podpisovým vzorem - soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku s individuálním příslibem, - soulad pokynu příkazce operace k zajištění platby s limitovaným příslibem. Neshledá-li nedostatky, předá ověřený pokyn k plnění výdajů s doloženou smlouvou nebo objednávkou potvrzený svým podpisem k zajištění platby ve výši splatného závazku příslušné účetní; platba může být jednorázová ve výši celkové dlužné částky nebo rozložená do několika dílčích plateb. Příkazce operace před výdajem veřejných prostředků (tj. před úhradou faktury nebo před výdajem hotovosti z pokladny uvede na účetní doklad (fakturu nebo paragon) č.j. limitovaného příslibu, případně č.j. individuálního příslibu. Příkazce operace jej povinen sledovat čerpání a zůstatek limitovaného nebo individuálního příslibu! Po datu ukončení období limitovaného (individuálního) příslibu správce rozpočtu provede do 20. pracovních dnů kontrolu dodržení limitovaného příslibu a o výsledku této kontroly bude neprodleně informovat příkazce operace. Překročení limitovaného (individuálního) příslibu se posuzuje jako porušení rozpočtové kázně a bude mít vliv na finanční ohodnocení příkazců operace. O této skutečnosti bude neprodleně informován starosta nebo tajemník úřadu. II. Průběžná kontrola Za průběžnou kontrolu zodpovídá starosta, prakticky se kontrola realizuje prostřednictvím vedoucích zaměstnanců, tj. tajemníka, vedoucích odborů a vedoucích organizačních složek, popř. jiné osoby pověřené starostou. Zjistí-li tito odpovědní zaměstnanci, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, včetně vnitřních předpisů města, oznámí své zjištění písemně starostovi, který přijme opatření k nápravě zjištěných nedostatků. Na průběžné kontrole se podílejí zejména tito zaměstnanci: Zaměstnanec Druh operace Komentář Četnost kontrol Vedoucí finančního odboru Zajišťování bezhotovostní ho styku Kontrola se zaměří na shodu příkazu se závazkem v účetní evidenci a na ochranu majetku před neoprávněnými zásahy průběžně, minim.1 x měsíčně Pokladní Vedoucí odborů a org. složek Nakládání s peněžními prostředky v hotovosti a ceninami Vyřizování reklamací Kontroluje úplnost předkládaných dokladů a oprávněnost peněžních výdajů na základě předložených dokladů, zaměří se i na inventarizaci peněžních prostředků a na ochranu a zabezpečení majetku při manipulaci, přesunu a úschově Kontrola se zaměří do oblastí, zda jsou reklamace uplatňovány nebo vyřizovány včas a zda jsou zdokumentovány a zaevidovány průběžně, minimálně 1 x ročně průběžně, minimálně 1 x ročně Vedoucí odborů a organizačních Správa pohledávek a jejich vymáhání Předmětem kontroly je adresnost pohledávky, její právní zajištění, dodržování platebních podmínek, předcházení vzniku nedobytných pohledávek smluvními podmínkami, korespondence s dlužníky při minimálně jednou za čtvrtletí Kontrolní řád města Klimkovic 5
složek Starosta Tajemník Vedoucí odborů a organizačních složek Vedoucí finančního odboru Členové finančního výboru Zpracování mzdové agendy Evidence majetku Správa majetku obce Zaznamenáván í uskutečněných operací v účetnictví Pokladna, hospodaření s majetkem vymáhání pohledávek, předávání kompletních podkladů k soudnímu vymáhání, vymáhání příslušenství pohledávek, využití možnosti započtení pohledávek, úroveň informovanosti příslušných zaměstnanců o dlužnících atd. Kontrola se zaměří na zabezpečení ochrany osobních údajů, vedení příslušné pracovněprávní evidence, plnění termínů pro předávání přehledů, hlášení a vyúčtování. Dále se prověřuje neexistence černých duší. Kontrola se zaměří na prověření úplnosti a průkaznosti evidence majetku, inventarizace, způsob ocenění majetku v účetnictví, atd. Předmětem kontroly je úroveň péče o majetek (provádění oprav a udržování majetku, využívání, zabezpečení ochrany majetku, úroveň pojištění majetku ve vztahu k možným rizikům, atd.) Kontrolovanými osobami jsou účetní a agenda dodavatelů, odběratelů, banky, pokladny, majetku, interních dokladů zjišťuje se, zda operace jsou vůbec v účetnictví podchycovány, včasnost těchto operací, správný časový sled, případná chybovost Provádí kontrolu hospodaření s majetkem a finančními prostředky obce, provádí kontrolu pokladny průběžně, minimálně 1 x ročně průběžně, minimálně 1 x ročně průběžně, minimálně 1 x ročně průběžně, minimálně 1 x měsíčně minimálně 1 x ročně Průběžná kontrola je zabezpečována v rámci oběhu účetních dokladů a přezkušování jejich věcné a číselné správnosti. O těchto kontrolách nemusí být zpracován samostatný protokol. III. Následná kontrola Následná kontrola bude provedena vedoucími odboru vždy do 31. 1. následujícího roku a tato bude zaměřena na vyhodnocení plnění požadovaných kritérií při provádění operací a návrhy na systémová opatření k zefektivnění činnosti veřejné správy v okruhu své odpovědnosti. Protokoly o prováděných řídících kontrolách budou ukládány takto: a) protokol o předběžné kontrole (pokud bude vyhotoven dle bodu I. Předběžná kontrola) bude přiložen u kopie podepsané smlouvy na finančním odboru, b) protokoly o následné řídící kontrole budou ukládány u starosty, c) podpisové vzory příkazců operací a správce rozpočtu u starosty a správce rozpočtu. Kontrolní řád města Klimkovic 6
4. Veřejnosprávní kontrola 4.1. Veřejnosprávní kontrola prováděná u zřízených příspěvkových organizací Tuto veřejnosprávní kontrolu zajišťuje vedoucí odboru finančního MěÚ. Vedoucí odboru finančního je povinen zejména: a) kontrolovat plnění stanovených a rozhodujících úkolů v oblasti svého působení, b) porovnávat dosahované výsledky s výsledky minulých období a se stanovenými cíli, c) navrhovat odborné podřízené zaměstnance na kontrolní akce a tyto poučit o cílech a kontrolních postupech prováděných kontrol, d) navrhovat využití přizvaných osob (odborných poradců, expertů a znalců) při provádění kontroly. e) využívat poznatky z kontrolní činnosti ke zvyšování celkové úrovně řídící a metodické práce v rámci své působnosti, f) v případě zjištěných nedostatků neprodleně zjednat nápravu a přijmout účinná opatření, která zabrání jejich opakování včetně vyvození důsledků vůči podřízeným pracovníkům osobně odpovědným za jejich vznik, g) o zjištěných nedostatcích a o přijatých opatřeních neprodleně informovat starostu. h) v rámci kontrolního systému spolupracovat s jednotlivými zaměstnanci města Klimkovic. Předběžná veřejnosprávní kontrola u zřízených příspěvkových organizací bude prováděna vždy: a) před schválením rozpočtu na příslušný kalendářní rok, ve kterém budou upraveny finanční vztahy mezi zřizovatelem a příspěvkovou organizací na dané rozpočtové období, b) před schválením jakýchkoliv rozpočtových úprav vůči příspěvkové organizaci v průběhu rozpočtového období. c) kontrola nebude prováděna v případech, kdy město Klimkovice je pouze nepřímým poskytovatelem veřejné podpory (např. dotace školám na platy, dotace od jiných orgánů státní správy a státních fondů apod.) Předběžná kontrola bude zaměřena na: a) Dosažené (nebo předpokládané) výsledky hospodaření za předcházející období a zhodnocení majetkové a finanční situace příspěvkové organizace, b) Úroveň vnitřní organizační struktury a spolehlivost vnitřních kontrol v rámci příspěvkové organizace, c) Úroveň vedení účetní evidence, d) Plán nákladů a výnosů na příslušné rozpočtové období, e) Plán investic na příslušné rozpočtové období, f) Předpokládané zapojení vlastních fondů k financování provozní a investiční činnosti příspěvkové organizace v příslušném rozpočtovém období. g) Návrh na finanční vztahy mezi zřizovatelem a příspěvkovou organizací na příslušné rozpočtové období. Průběžná veřejnosprávní kontrola u příspěvkových organizací bude provedena vždy do 31. 10. příslušného kalendářního roku. Bude zaměřena na: a) Průběžné výsledky hospodaření, b) Dodržování kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti při provádění operací, c) Předpokládaný vývoj finanční a majetkové situace do konce rozpočtového roku, d) Spolehlivost vnitřních kontrol, e) Rizika spojená s činností příspěvkové organizace, která mohou vést k ohrožení činnosti příspěvkové organizace a neefektivnímu hospodaření s veřejnými prostředky, Kontrolní řád města Klimkovic 7
Následná veřejnosprávní kontrola bude provedena vždy nejpozději do 30. 6. následujícího roku a bude zaměřena na: a) Dosažené výsledky hospodaření za předcházející období a zhodnocení majetkové a finanční situace příspěvkové organizace, b) Úroveň vnitřní organizační struktury a spolehlivost vnitřních kontrol v rámci příspěvkové organizace, c) Úroveň vedení účetní evidence, d) Prověření účelného, hospodárného a efektivního provádění operací s veřejnými prostředky. 4.2. Veřejnosprávní kontrola u příjemců veřejné podpory nebo u žadatelů o tuto podporu Výkonem veřejnosprávní kontroly u příjemců veřejné podpory nebo u žadatelů o tuto podporu je pověřena vedoucí finančního odboru MěÚ (dále kontrolor ) (Členové komisí a výborů mohou jako experti být využíváni jako přizvané osoby dle čl. 5 tohoto kontrolního řádu). Kontrolor bude kontrolu provádět na základě písemného pověření k provedení veřejnosprávní kontroly. Pověření bude obsahovat min. tyto náležitosti: přesný název a sídlo orgánu provádějícího kontrolu (Město Klimkovice, Lidická 1, 742 83 Klimkovice), přesný název (jméno) a sídlo nebo bydliště kontrolovaného subjektu, druh veřejnosprávní kontroly (předběžná, průběžná, následná), jméno, příjmení kontrolora, datum vystavení pověření, podpis starosty. Předběžná veřejnosprávní kontrola bude provedena u všech žadatelů o poskytnutí veřejné podpory z rozpočtu města Klimkovic dle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, a to před podpisem příslušných smluv, které zavazují město Klimkovice k poskytnutí veřejné podpory. Předmětem kontroly bude ověření údajů uvedených v žádosti o poskytnutí veřejné podpory (žádost viz příloha č. 3), a to zejména náležitosti dle 10a zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. Žadatel, který není veden ve veřejném rejstříku, doloží k žádosti navíc doklad dokazující právní formu žadatele a doklad prokazující osobu statutárního zástupce a způsob zastupován, pokud toto není v rejstříku nebo jiném dokladu o právní forma uvedeno. Předběžná veřejnosprávní kontrola nemusí být prováděna na místě u žadatele, ale v prostorách městského úřadu. Smlouva o poskytnutí veřejné podpory může být podepsána až po ověření všech výše uvedených skutečností. Veřejná podpora nemůže být poskytnuta, pokud budou zjištěny následující skutečnosti: a) žadatel právně neexistuje, nebo osoba, která jedná za žadatele, není k tomuto jednání oprávněna, b) žadatel nevede řádně účetnictví, c) žadatel má daňové závazky po splatnosti u finančního úřadu a tyto nejsou zajištěny povoleným splátkováním ze strany finančního úřadu, d) žadatel je v úpadku (konkurz, nebo vyrovnání), e) bankovní účet, na který má být zaslána finanční podpora není ve vlastnictví žadatele, f) ostatní skutečnosti, které mohou vést k neúčelnému, nehospodárnému nebo neefektivnímu hospodaření s prostředky veřejné podpory nebo k jejímu vynaložení v rozporu se zákonem. Průběžná veřejnosprávní kontrola bude provedena na místě u všech žadatelů, kterým byla poskytnuta veřejná podpora přesahující 20 tis. Kč Předmětem této kontroly budou zejména tyto skutečnosti: a) účetní zachycení veřejné podpory, b) účel využití prostředků z veřejné podpory, c) pokud je veřejná podpora poskytnuta na nákup konkrétního majetku nebo služeb, fyzicky se ověří fyzická existence tohoto majetku nebo služeb, cenová přiměřenost a způsob výběru dodavatele majetku nebo služeb, jejich zachycení v účetní evidenci. Pokud budou zjištěny nedostatky, další veřejná podpora bude zastavena až do doby jejich odstranění. Kontrolní řád města Klimkovic 8
Následná kontrola bude provedena po skončení roku, nebo po ukončení akce, na které se podílely veřejné prostředky z rozpočtu města Klimkovice. Kontrola bude provedena u všech příjemců podpory, kdy tato přesáhla 10 tis. Kč. Z preventivních důvodů bude namátkově provedena kontrola i u příjemců nižší podpory. Předmětem kontroly budou zejména tyto skutečnosti a) účetní zachycení veřejné podpory a její použití v účetních knihách a účetních výkazech, b) kontrola všech dokladů, které se váží k vynaložení prostředků z rozpočtu města Klimkovic, c) ověření, zda veřejná podpora splnila svůj účel a prostředky byly vynaloženy účelně, hospodárně a efektivně. 5. Zásady veřejnosprávní kontroly Kontrolor je zejména oprávněn: a) vstupovat do objektů, zařízení a provozů a na pozemky, pokud mají vztah k předmětu kontroly a není-li tato možnost vyloučena platnou právní normou, b) požadovat po vedoucích kontrolovaných osob, aby ve stanovené lhůtě předložili originální doklady a další potřebné podklady ke kontrole a poskytli úplné a pravdivé informace o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech, c) zajišťovat v odůvodněných případech doklady, přičemž jejich převzetí musí být písemně potvrzeno, d) požadovat po kontrolovaných osobách, aby po provedené kontrole podaly ve stanovené lhůtě písemnou zprávu o přijatých opatřeních k odstranění zjištěných nedostatků a o plnění těchto opatření. Kontrolor je povinen zejména: a) oznámit starostovi, že se zřetelem na svůj vztah ke kontrolovaným osobám nebo k předmětu kontroly jsou důvodné pochybnosti o jeho nepodjatosti, (kontrola v tomto případě nemůže být tímto kontrolorem provedena) a starosta určí osobu, která provede kontrolu místo kontrolora, b) prokázat se kontrolované osobě pověřením k provedení kontroly, c) dbát práv a právem chráněných zájmů kontrolovaných osob, d) předat neprodleně převzaté písemnosti kontrolované osobě, pominou-li důvody jejich zajištění, e) zajistit ochranu odebraných originálních písemností proti jejich ztrátě, zničení, poškození nebo zneužití, f) zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděli při výkonu kontroly, tuto povinnost nemá vůči starostovi, tajemníkovi a dalším osobám a orgánům, u kterých to vyplývá z platné právní úpravy a vnitřních předpisů. Průběh kontroly, protokol a) kontrola je zahájena předložením písemného pověření k provedení kontroly kontrolované osobě, b) o kontrolních zjištěních se sepisuje protokol, který obsahuje zejména označení kontrolního orgánu, jméno kontrolora, označení kontrolované osoby, místo a čas provedení kontroly, předmět kontroly a popis zjištěných skutečností s uvedením nedostatků, označení ustanovení právních a vnitřních předpisů, které byly porušeny a dokladů a materiálů, o které se kontrolní zjištění opírá, c) jméno a příjmení přizvané osoby, její profesní zaměření, určení prověřované činnosti provedené přizvanou osobou, d) protokol podepisuje kontrolor, který provedl kontrolu, e) kontrolor seznámí vedoucího kontrolované osoby s obsahem protokolu. Seznámení s protokolem a jeho převzetí potvrzuje vedoucí kontrolované osoby podpisem protokolu f) odmítne-li vedoucí kontrolované osoby seznámit se s kontrolním zjištěním nebo toto seznámení potvrdit, vyznačí se tyto skutečnosti v protokolu. Kontrolní řád města Klimkovic 9
Námitky proti protokolu Proti protokolu může kontrolovaná osoba ve lhůtě pěti dnů ode dne seznámení s protokolem podat písemné a zdůvodněné námitky kontrolorovi. O námitce rozhodne kontrolor. Nebylo-li námitkám vyhověno, může se kontrolovaná osoba ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení rozhodnutí o námitkách odvolat ke starostovi. Starosta rozhodnutí o námitkách změní nebo zruší, jinak odvolání zamítne a rozhodnutí potvrdí. Je-li námitce vyhověno, kontrolor vyhotoví dodatek k protokolu, který bude mít stejné náležitosti jako protokol samotný. Proti rozhodnutí starosty se nelze dále odvolat. Oprava zřejmých chyb a omylů Dodatek k protokolu vyhotoví kontrolor rovněž i v případě zjištění chyb v psaní, výpočtech nebo jiných zřejmých nesprávností v protokolu. Dodatek se vyhotoví bez ohledu na skutečnost, zda chyby a omyly zjistil kontrolor nebo kontrolovaná osoba. Ukončení kontroly Kontrola je ukončena a) marným uplynutím lhůty pro podání námitek nebo vzdáním se práva podat námitky, b) dnem doručení vyřízení námitek kontrolované osobě, nebo c) dnem, ve kterém byly námitky předány k vyřízení správnímu orgánu Opatření vyplývající z kontrolních zjištění Opatření, která vyplývají ze zjištění uvedených v protokolu nebo v jeho dodatku, přijme statutární orgán kontrolované osoby bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě stanovené kontrolorem. Kontroloři provádějící kontrolu nemají z titulu prováděné kontroly právo přímého nařizování, jsou však oprávněni kontrolovat plnění přijatých opatření. Přizvané osoby Přizvané osoby ve smyslu 16, zákona o finanční kontrole mohou být kontrolorem pověřeny k provedení dílčí části kontroly (zejména v oblasti účetnictví a spolehlivosti vnitřního kontrolního systému kontrolované osoby). Přizvané osoby zpracují o svém zjištění zprávu, která není součástí protokolu a slouží kontrolorovi jako podklad k vyhotovení protokolu a stanovení opatření k odstranění nedostatků. Přizvaná osoba není oprávněna kontrolované osobě cokoli nařizovat a je povinna dodržovat povinnosti kontrolora. O této povinnosti bude přizvaná osoba kontrolorem předem poučena. 6. Závěrečná ustanovení Kontrolní řád je závazný pro všechny zaměstnance města Klimkovic a organizační složky a příspěvkové organizace zřízené městem Klimkovice. Zpracovávání přehledů o výsledcích kontrol pro kraj do 10. 2. následujícího roku zajišťuje vedoucí finančního odboru MěÚ. Kontrolou dodržování tohoto kontrolního řádu pověřuji Ing. Pavlu Vavrošovou, tajemnici MěÚ Zrušuje se kontrolní řád města Klimkovic ze dne 1. 10. 2005. Tento kontrolní řád nabývá účinnosti dne 12. 11. 2015 V Klimkovicích 11. 11. 2015 Ing. Zdeněk Husťák starosta Kontrolní řád města Klimkovic 10
Město Klimkovice Lidická 1, 742 83 Klimkovice Příloha č. 1 VÁŠ DOPIS ZN.: ZE DNE NAŠE ZN.: VYŘIZUJE: TEL.: FAX: E-MAIL: DATUM: @mesto-klimkovice.cz Městský úřad Klimkovice - odbor finanční - Objednávka č.../2013 Lidická 1, 742 83 Klimkovice Předmět objednávky: Objednatel: město Klimkovice, Lidická 1, 742 83 Klimkovice IČ: 00298051, DIČ: CZ00298051 Termín dodání: Předpokládaná cena s DPH: Vzájemné vztahy vyplývající z této objednávky se řídí příslušnými ustanoveními Obchodního zákoníku. Objednatel prohlašuje, že předmět objednávky je -není používán k ekonomické činnosti, a proto nebude pro výše uvedenou dodávku aplikován režim přenesené daňové povinnosti podle 92a zákona o DPH. Dodavatel je povinen vystavit doklad s náležitostmi dle 92a odst. 2 zákona o DPH. Ing. Zdeněk Husťák starosta Předběžná řídící kontrola dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění:.... pol.... Schválil příkazce operace:... dne... dle 13 vyhl. 416/2004 Sb. Schválil správce rozpočtu:... dne... dle 13 vyhl. 416/2004 Sb. Kontrolní řád města Klimkovic 11
Příloha č. 2 Schvalovací protokol předběžné řídící kontroly Název operace (závazek, nebo budoucí výdaj města Klimkovic), (pohledávka nebo budoucí příjem):. 1. Schvalovací postup příkazce operace ano ne a) připravovaná operace je nezbytná pro plnění úkolů MK b) podklady k připravované operaci jsou správné a úplné c) připravovaná operace splňuje kritéria: c1) hospodárnosti c2) efektivnosti c3) účelnosti d) připravovaná operace je v souladu s právními předpisy e) připravovaná operace byla schválena v příslušných orgánech města f) při realizaci operace mohou nastat následující rizika: (stručný popis) g) ke zmírnění rizik stanovuji následující opatření: V Klimkovicích dne. Podpis dle podpisového vzoru 2. Schvalovací postup správce rozpočtu ano ne a) připravovaná operace je v souladu se zákonem 250/2000 Sb. b) operace je v kompetenci příkazce operace c) rozpočtová skladba připravované operace oddíl, paragraf: položka: organizace, organizační jednotka d) připravovaná operace je v souladu se schváleným rozpočtem e) připravovaná operace je v souladu s rozhodnutími orgánů města f) připravovaná operace má následující dopad na rozpočet roku: g) připravovaná operace si vyžádá následující zdroje v příštích letech: i) podklady k připravované operaci jsou v souladu se zákonem 563/91 sb. j) podpis příkazce operace je v souladu s podpisovým vzorem Kontrolní řád města Klimkovic 12
Příloha č. 3 ŽÁDOST O POSKYTNUTÍ INDIVIDUÁLNÍ DOTACE Z ROZPOČTU MĚSTA KLIMKOVICE v souladu se zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů DOTACE NÁZEV PROJEKTU/ČINNOSTI (účel dotace) DOBA, V NÍŽ MÁ BÝT DOSAŽENO PROJEKTU/ČINNOSTI VÝŠE POŽADOVANÉ DOTACE V KČ ÚDAJE O ŽADATELI Žadatel (přesný název dle stanov, zřiz.listiny, jméno a příjmení u fyzické osoby) Forma právnické osoby (např. spolek, nadace, apod.) Sídlo žadatele (shodné se stanovami, zř.list., u fyzické osoby trvalé bydliště) Identifikační číslo (i v případě fyzické osoby - podnikatele) Datum narození (u fyzické osoby) Předmět činnosti žadatele Internetové stránky žadatele Zástupce žadatele Jméno, příjmení, právní důvod zastoupení Ulice, obec, PSČ Telefon E-mail Fax Identifikace osob s podílem v této právnické osobě a o výši tohoto podílu (jen u obchodních korporací) Identifikace osob, v nichž má právnická osoba přímý podíl a o výši tohoto podílu Bankovní spojení (peněžní ústav) Kontrolní řád města Klimkovic 13
Číslo účtu a kód banky Osoba zodpovědná za žádost Jméno, příjmení Telefon: E-mail: ÚDAJE O ČINNOSTI / PROJEKTU Popis projektu (základní idea, realizační plán, rozpis činnosti, propozice jednorázové akce, co projekt řeší) Cílová skupina (pro koho je projekt určen, počet lidí, apod.) Časový harmonogram Zahájení: Ukončení: Odůvodnění žádosti Seznam příloh žádosti Kontrolní řád města Klimkovic 14
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Žadatel prohlašuje, že uvedené údaje jsou úplné a pravdivé, že nezatajuje žádné okolnosti, důležité pro posouzení projektu. Dále žadatel prohlašuje, že má vyrovnány všechny závazky vůči městu a jeho organizacím, Moravskoslezskému kraji a jeho organizacím a státu, na jeho majetek nebyl prohlášen konkurz nebo proti němu nebylo zahájeno insolvenční řízení, nebyl konkurz zrušen pro nedostatek majetku žadatele nebo není v likvidaci, žadatel nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin, jehož skutková podstata souvisí s předmětem jeho činnosti nebo trestný čin proti majetku tato podmínka se vztahuje na osoby vykonávající funkci statutárního orgánu nebo všechny členy statutárního orgánu, s ohledem na zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, souhlasí se zpracováním svých osobních údajů uvedených v této žádosti městem Klimkovice pro účely dotačního řízení, v případě, že žadatel je právnická osoba nebo fyzická osoba podnikající, že vede řádně účetnictví. Klimkovice, dne... Podpis žadatele/osoby oprávněné jednat za žadatele, razítko K ŽÁDOSTI JE TŘEBA PŘIPOJIT: 1. Kopii smlouvy o běžném účtu nebo kopii výpisu z účtu (k bankovnímu spojení uvedenému v žádosti). 2. U žadatele, který není veden ve veřejném rejstříku, doklad prokazující právní formu žadatele a doklad prokazující osobu statutárního zástupce a způsob zastupování, pokud toto není v rejstříku nebo jiném dokladu o právní formě uvedeno. UPOZORNĚNÍ Neúplné vyplnění žádosti a uvedení nepravdivých údajů je důvodem k vyřazení žádosti. Příloha č. 4 Kontrolní řád města Klimkovic 15
Město Klimkovice Lidická 1 742 83 Klimkovice Pověření k provádění průběžné a následné řídící kontroly Pověřuji tímto zaměstnance městského úřadu p... k provádění průběžné a následné řídící kontroly dle Kontrolního řádu města Klimkovic v následujících oblastech dle bodu II. a bodu III tohoto kontrolního řádu: Pověřená osoba je povinna uskutečňovat operace ve své působnosti v souladu se zákonem a je povinna dbát na to, aby veřejné prostředky byly vynaloženy účelně, hospodárně a efektivně. Pověřená osoba je vykonává svou kontrolní činnost v souladu se zákonem 320/2001 Sb., prováděcí vyhláškou 416/2004 Sb. a ustanovením bodů II. a III tohoto kontrolního řádu. Pověření se vydává na dobu neurčitou a nabývá účinnost dne. V Klimkovicích dne.. Ing. Zdeněk Husťák starosta Příloha č. 5 Kontrolní řád města Klimkovic 16
Město Klimkovice, Lidická 1, Klimkovice Pokyn k plnění veřejných příjmů se záznamem o provedení předběžné řídící kontroly u příjmů po vzniku nároku U uvedené příjmové operace byla provedena předběžná řídící kontrola v rozsahu stanoveném zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole a vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se zákon o finanční kontrole provádí. Příjem : Za období: Výše nároku: Datum splatnosti: Kontrolu provedl příkazce operace: Kontrolu provedl hlavní účetní: Ing. Renáta Jančová Nedostatky, opatření: Celkový výsledek řídící kontroly: souhlasím - nesouhlasím Dne: Podpis příkazce operace: Osoba odpovědná za účetní případ (zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.) Nedostatky, opatření: vráceno - nevráceno zpět dne: Celkový výsledek řídící kontroly: souhlasím - nesouhlasím Dne: Podpis hlavní účetní: Osoba odpovědná za zaúčtování (zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.) Předpis pohledávky: Kontrolní řád města Klimkovic 17