VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s. Fakulta ekonomických studií katedra řízení podniku PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM Informace vytvářejí nezbytný předpoklad pro velkou většinu manažerských informací. Bez správných a spolehlivých informací není možné účelně a správně rozhodovat, řídit ani komunikovat. Moderní manažerské myšlení je z velké části založeno na umění efektivně vyhledávat, pracovat a interpretovat informace a znalosti. Současná společnost je označována termínem informační společnost, na práci s daty a informacemi je zde kladen velký důraz. Úspěšnost uplatnění poznatků moderního managementu je podmíněna úrovní myšlení a jednání vedoucích pracovníků a jejich partnerů. Nesmírně důležité pro úspěšné zvládnutí manažerské práce je rychlé a kvalitní zvládnutí informačních systémů. Jejich základním úkolem je poskytování včasných, přesných a spolehlivých údajů. V informační společnosti je nutný citlivý přístup manažera k informacím a umění správně s informací pracovat. Je důležité informace správně třídit, filtrovat nedůležitá data a snažit se předcházet problémům informačního zahlcení. Informační technologie posuzované pohledem současných IT specialistů překračují rámec reálně využívaných IT technologií dneška. Míra reálnosti není technicky limitována, její limity jsou nastavovány potřebou jednotlivých problematik v konkrétních oborech. Lidské zdroje? Je nezbytné investovat jakékoli prostředky do jakéhosi propojení mezi myšlenku a konečný produkt? Existuje měřitelná jednotka pro efektivitu vývoje něčeho tak abstraktního jako je řízení, motivování, odměňování a vůbec všeho, čím by stroj mohl automatizovat takovéto a jiné procesy? Zásad a teorií týkajících se podoby takovýchto systémů je celá řada. Ať již použijeme jakoukoli teorii nebo i reálnou aplikaci těchto procesů, neměli bychom být nezbytně vázáni je-
jí konstrukcí a formou. Měli bychom přemýšlet v širším pohledu bez jakýchkoli omezení. Abychom mohli takto uvažovat a dále se rozvíjet, je nezbytné stanovit základní principy, které budeme dále štěpit a formovat s vědomím již přijatých obecných principů a teorií, avšak pohledem jiné perspektivy. IT systémy by neměli pouze zaevidovat konkrétního pracovníka do své databáze, neměli by pouze odesílat, přijímat, třídit, archivovat, filtrovat, sčítat, odčítat, přiřazovat, zakazovat, povolovat, informovat a ukončovat pracovní činnosti lidského kapitálu. Měli by jít mnohem dál, měli by být mnohem, mnohem dokonalejší. Tak jako chceme precizní dokonalý výsledek od stroje vyrábějícího dokonalá auta, tak bychom měli docílit vývoje takových aplikaci, které by dokázaly pomoci lidskému zdroji vyvinout maximální výkon a efektivitu, bez nutnosti opačné závislosti. Základní pojmy: Data určitá následnost znaků, odborné označení pro čísla, zvuk, obraz, text Informace cokoliv nehmotného, co je pro člověka užitečné, sdělení určitých poznatků. Jsou to data, kterým uživatel přisuzuje konkrétní význam Hodnota informace posuzuje její uživatel na základě svých potřeb, má subjektivní charakter Databáze účelně uspořádaná data, jsou využívány informačním systémem, obnovitelný zdroj, uživatelsky se zdokonaluje Znalosti výsledek aktivního učení, systém vzájemných působení zkušeností, faktů, hodnot, myšlenkových procesů Uživatelé informací: interní uživatelé pracovníci organizace, jejich potřeba informací závisí na tom, jaké funkce v organizaci vykonávají externí uživatelé zákazníci, dodavatelé, vlastníci, vláda, společnost Informační systém účelové uspořádání vztahů mezi lidmi, datovými zdroji a procedurami jejich zpracování včetně technologických prostředků 1 Informace jsou v současném období globální hyperkonkurence velmi důležité, kvalitní informace a znalosti podniků mohou být jejich největší konkurenční výhodou. Umění je nejen kvalitní a správné informace včas získat, ale i umět s nimi pracovat a využít je v časovém předstihu před konkurencí. Je ne- 1 VEBER, Jaromír. Management. 2. vydání. Praha: Management Press s.r.o., 2009, s. 201.
zbytné věnovat dostatečné úsilí včasnému uspokojování informačních potřeb, do popředí se dostává význam vhodných informačních systémů. Získávání informací je většinou časově náročné a poměrně drahé. Škodlivý je nejen nedostatek, ale i nadbytek informací, obojí může vést k promarnění nebo dokonce ztrátě konkurenční výhody. 2 Kvalitní informace by měla být: relevantní / charakter informace odpovídá charakteru užití/, správná / pravdivá, spolehlivá, přesná/, včasná, aktuální, úplná, přiměřená /přiměřeně podrobná/, nákladově přiměřená. Dobré informace umožňují manažerům udržovat a zdokonalovat pozici organizace na trhu. Mít dobré informace znamená zejména včasně rozpoznat: - nové konkurenty na trhu - nové výrobky na trhu - vlastní silné a slabé stránky - potenciální příležitosti a ohrožení - silné a slabé stránky dodavatelů - potřeby a přání zákazníků - nové materiály a výrobní technologie - nové informační technologie - veškeré informace na podporu rozhodování manažera 3 1. Vytváření informačního systému Rozhodnutí o tom, jak má vyhovující informační systém pro konkrétní podnik vypadat, závisí na tom, jaké informace mají být zpracovávány, komu mají sloužit a jaké budou prostředky k jejich poskytování, co se vlastně od informačního systému očekává. Fáze vytváření informačního systému jsou: - stanovení současných a budoucích potřeb podniku, jakou souvislost budou mít tyto potřeby s informačními systémy - definování požadovaných výstupů - příprava stanoviska týkající se potřeby informačních systémů 2 VEBER, Jaromír. Management. 2. vydání. Praha: Management Press s.r.o., 2009, s. 196-200. 3 PALMER, Sally., WEAVER, Margaret. Úloha informací v manažerském rozhodování. 1. vydání. Praha: GradaPublishing, s.r.o., 2000. s. 32.
- příprava doporučení pro schválení vrcholovými orgány a pro nákup/finanční rozvaha + analýza přínosů pro podnik/ Dále je potřeba dopředu promyslet preferované charakteristiky informačního systému, výběr zařízení /hardwaru/, způsob zacházení s databází, integraci do stávajícího systému v podniku, programové vybavení / software/. 4 Za žádoucí je považován výběr uživatelsky příjemného rozhraní tzn. výběr takového prostředí, aby práce v něm byla pro uživatele maximálně příjemná, pohodlná a usnadněná, aby byl v co největší míře zajištěn bezpečný spolehlivý provoz a odstraněna možnost vzniku chyb. Informační systém je v dnešní moderní době nezbytnou běžnou součástí chodu každé organizace, mezi jeho hlavní výhody patří: - rychlost vstupu, zpracování a výstupu dat - přesnost vstupu, zpracování a výstupu dat a informací - pružnost v komunikaci a prezentaci informací - schopnost zpracovat najednou velké množství dat - schopnost předávat data libovolnému počtu uživatelů - schopnost uchovávat velké množství dat a informací v malém prostoru 5 Nevýhodou informačního systému může být: - špatná kvalita údajů je nutné věnovat zvláštní pozornost získávání přesných údajů - nedostatečná znalost systému jeho uživateli je nutné zabezpečit vzdělávání uživatelů - nedostatečné třídění údajů mající za následek neužitečné zprávy je nutné věnovat péči způsobu třídění údajů, proškolit uživatele, jak je používat - nevyjasněná odpovědnost za vytváření informací, jak systém užitečně využívat je nutné zabezpečit vyjasnění odpovědnosti, stanovit, jak je možné informace využívat, zavést nepřetržitou poradenskou služby, linku první pomoci 4 ARMSTRONG, Michael. Řízení lidských zdrojů. 1. vydání. Praha:Grada Publishing,a.s., 2007. s. 727-732. 5 PALMER, Sally., WEAVER, Margaret. Úloha informací v manažerském rozhodování. 1. vydání. Praha: Grada Publishing, s.r.o., 2000. s. 73.
- nedostatečná schopnost systému poskytovat zprávy je nutné zkoumat a zlepšovat kvalitu zpráv, definovat specifikace zprávy - liniový manažeři nechtějí přispívat informacemi do systému nebo je aktualizovat je nutné minimalizovat vyplňování formulářů, využívat intranet. 6 2. Bezpečnost informačních systémů Za zásadní je považováno bezpečné zacházení s informacemi a obecně celá bezpečnost počítačových systémů. Zanedbání bezpečnosti může mít za následek ztrátu dat nebo celých souborů, poškození dat nebo souborů a snadnou dostupnost tajných a důvěrných dat. Opomenutí bezpečnosti může být buď náhodné /např. vstup nepřesných dat, nesprávné zpracování vstupních dat / nebo úmyslné /např. podvod úprava programu za účelem nelegálního obohacení, hakerství neoprávněný přístup ke chráněným informacím, viry instrukce úmyslně vložené do počítačových souborů, které mohou poškodit data uložené v počítači/. Proti zanedbávání bezpečnosti je možné přijmout následující opatření: - prevence např. zabezpečení místností s počítači, přístupová hesla, využívat možnosti poskytování různých oprávnění k přístupu do databáze, školit zaměstnance, provádět pečlivý výběr nových zaměstnanců - detekce pravidelná kontrola vstupních a výstupních dat, aktualizace, podržování uživatelská oprávnění, pravidelná i nepravidelná kontrola platebních dokladů - nahrazování vytváření záložních kopií, ukládat je na jiné místo, než je pevný disk - opravování nainstalování kontrolních mechanismů, antivirových programů - odstrašování zavedení trestů za porušování bezpečnosti počítačového provozu 7 6 ARMSTRONG, Michael. Řízení lidských zdrojů. 1. vydání. Praha:Grada Publishing,a.s., 2007. s. 727. 7 ARMSTRONG, Michael. Řízení lidských zdrojů. 1. vydání. Praha:Grada Publishing,a.s., 2007. s. 727. 7 PALMER, Sally., WEAVER, Margaret. Úloha informací v manažerském rozhodování. 1. vydání. Praha: Grada Publishing, s.r.o., 2000. s. 73-76.
3. Personální informační systém Základní podmínkou personální práce v organizaci je existence aktuálních, věrohodných a detailních informací, které jsou důležité pro rozhodování, a které umožňují provádění analýzy pracovní síly v podniku i výsledků její práce, pracovních míst a efektivnosti pracovních činností. Z tohoto důvodu je nezbytné vytvořit a soustavně rozvíjet personální systém organizace. Vzhledem k tomu, že koncepce řízení lidských zdrojů využívá široký okruh informací, měl by se personální informační systém skládat z následujících subsystémů: - informace o pracovnících - informace o personálních činnostech - informace o pracovních místech - informace o vnějších podmínkách Data, informace a dokumenty vstupují do systému průběžně, průběžně se aktualizují, eviduje se i datum aktualizace. Systém obsahuje nejen data a údaje, ale i různé dokumenty např. pracovní smlouvy, popis pracovního místa, dokumenty o hodnocení pracovníků apod. Plně rozvinutý počítačový personální systém by měl svým uživatelům zajistit systematické řešení následujících oblastí: - personální agendy - personálního plánování - analýzu a vytváření pracovních míst - získávání, výběr a uvolňování zaměstnanců - mzdovou agendu - hodnocení práce a zaměstnanců - vzdělávání a rozvoj zaměstnanců - péči o zaměstnance - komunikaci 8 8 DVOŘÁKOVÁ, Zuzana. Management lidských zdrojů. 1. vydání. Praha: C.H.Beck, 2007, s. 399.
Mezi další funkce personálního informačního systému mohou patřit např. propojení na účetní systém organizace, správa výstupů pro finanční a státní instituce, interaktivní přístup k pracovněprávní legislativě, numerické a grafické zpracování výpočtů. Personální evidence patří mezi základní kameny provádění personálních procesů. Jedná se o uspořádaný systém zjišťování, zpracovávání, poskytování a uchovávání informací o všem, co se týká personální práce.