Aplikovaná informatika Realizace metody Worklow, tvorba podmínek pro Groupware ZEMÁNEK, Z. PLUSKAL, D. SMETANA, B.

Aplikovaná informatika Realizace metody Worklow, tvorba podmínek pro Groupware ZEMÁNEK, Z. PLUSKAL, D. SMETANA, B. Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky amanagementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/28.0326

Realizace metody Worklow, tvorba podmínek pro Groupware i 1. Aplikace metody Workflow a Groupware 2. Využit ití OIS při p i aplikaci metod týmové spolupráce 3. Dokumentace využit ití týmové spolupráce v KP 4. Kontrolní otázky a úkoly samostudia

Cíle cvičení 1. Předat studentům m základnz kladní informace o využit ití metod Worklow a Groupware. 2. Objasnit význam přesnp esného nadefinování činností a procesů při i realizaci projektu. 3. Charakterizovat využit ití OIS při p aplikaci metod týmové spolupráce.

Workflow Foto: omni-ts.com Foto: omni-ts.com Foto: blogs.technet.com Foto: blogs.technet.com Foto: commons.codeforamerica.org Foto: commons.codeforamerica.org Určuj ují jej: pravidla regulující procesy, předávané informace (koloběh, trvalé uložení historie zůstává), dále je stanoveno, kdo co schvaluje (rozhoduje), měřítka procesu (metriky) používaná pro jeho posuzování.

Workflow systém je tvořen čtyřmi složkami: Úlohy (úkoly) aktivity, které musí být provedeny pro dosažení cíle. Lidé (síly) vykonávají úlohy. Nástroje (prostředky) aplikace umožňující vykonání úloh. Údaje dva typy: = věcné údaje (časy, finance ), = údaje o procesu (dokumenty, databáze, zprávy atd.). Z uvedeného je zřejmá realizace s využitím připravovaného plánu KP v MS Project!

Workflow systém Součást stí workflow systému jsou: Pracovní prostřed edí zpřístupnění pracovních úkolů uživatelům, prostředky pro jejich realizaci, typicky Lotus Notes nebo Microsoft Exchange, jednotlivé aplikace mohou být také odděleny. Stavební aplikace umožňují definovat pravidla, trasy a role v procesech a označit údaje, informace, nebo objekty, které jsou právě zpracovávány např. Oracle Workflow. Řídící mechanismus managementu zajišťuje, aby úlohy byly předány ve správném pořadí správným osobám, dále sledování dosavadního postupu a stavu zpracovávaného požadavku.

Moduly KnowNet - nástroje

Hlavní workflow KnowNet

Definice Groupware Programové vybavení, které umožňuje dvěma a více lidem navzájem komunikovat, kooperovat na společném díle a koordinovat jejich aktivity, přičemž komunikace, kooperace a koordinace jsou tři formy spolupráce. Komunikace = výměna zpráv, požadavků, instrukcí. Kooperace = práce nad společnými dokumenty. Koordinace = znamená vzájemné sladění činností. [2]

Klasifikace Groupware

Rozdělení funkcí podle kritérií

Týmová spolupráce - Osobní Informační Systémy Většina osobních informačních systémů (OIS) obsahuje funkce a aplikace umožňující komunikační podporu týmové práce. Mimo klasické integrované systémy s více funkcemi lze využít speciáln lní jednoúčelov elové nástroje. Základní rozdělen lení komunikačních prostředků odpovídá rozdělení groupware.

Osobní informační systémy (Personal Information Systems) 13 Hlavní cíle Zajištění dostupnosti důled ležitých nebo často používaných informací a jejich správa. Správa času a úloh. Podpora plánov nování. Zástupci Lotus Organizer, MS Outlook, CorelCENTRAL, DOG Organizér, Organizér (freeware) OIS

14 Přínos OIS Pomáhaj hají nám m nezapomínat. nat. Umožň žňují nezabývat se nepodstatnými informacemi a plně se soustředit na právě prováděný úkon. Vytvářej ejí prostor pro přemýp emýšlení. Představují způsob, jak zvýšit koncentraci a výkon mozku. Nutí nás s k důslednosti d a domýšlen lení všeho, co zaznamenáváme. me.

15 Zvláštnosti OIS Proces jeho tvorby, provoz a údržbu obvykle provádí uživatel. Uživatel je sám s m sobě systémovým analytikem, oponentem, systémovým inženýrem, programátorem, údržbářem.

16 Komponenty OIS Podpora plánov nování (hlavní část) strategických (dlouhodobých) cílů, c taktických (středn ednědobých) dobých) cílů, c operativních (krátkodobých) cílů. c Správa informací,, které pomáhaj hají dosahovat cílůc kontakty na zajímav mavé a důled ležité osoby, dlouhodobé informace, informace s přechodnou p důled ležitostí.

17 Komponenty OIS Velmi důled ležitým prvkem operativního plánov nování je kalendář ELEKTRONICKÝ DIÁŘ Pro studenta nepochybně rozvrh vyučovacích hodin

Vlastnosti OIS Freeware Student DOG Organizér Obsahuje: Denní přehled - Datum, stav databáze, analogové hodiny, fáze měsíce, upomínání svátků a narozenin. Kontakty - Správa všech vašich důležitých kontaktů. Umožňuje importovat kontakty z Microsoft Outlooku. Kalendář - Zde si můžete zapsat všechny své školní i mimoškolní aktivity. U každého záznamu si můžete vybrat jednu z několika ikonek (telefon, knihy, postava...), zvolíte si, pokud chcete zadávat čas či nikoli. Rozvrh hodin, Úlohy, Virtuální index

Vývoj elektronické komunikace Oblíbenou službou se stala elektronická pošta (e-mail). Vznikla ke konci sedmdesátých let, konkrétně v roce 1969, kdy vědci americké agentury ARPA završili svůj výzkum propojením čtyř počítačů. E-mail je nejčastější využití komunikační sítě, kdy jsou přenášeny hlavně textové soubory mezi určitým odesílatelem a adresátem. Vytváří se i elektronické konference s hromadnou adresou pro příspěvky a pak hromadným rozesíláním zpráv 19

Vývoj elektronické komunikace z PC Později se prosadily služby umožňující zobrazit seznam připojených uživatelů (instant messaging). Například IRC vyvinul v roce 1988 Jarkko Oikarinen a bylo spuštěno ve Finsku, ovšem během relativně krátké doby rozšířilo do celého světa. První ICQ se objevilo 15. listopadu 1996 vytvořené izraelskou firmou Mirabilis. Nebývalý nárůst zažívá v posledních několika letech používání služby Voice over. Telekomunikační služby realizované prostřednictvím technologií VoIP se stávají plnohodnotnou alternativou k zavedeným telekomunikačním sítím. Všechny tyto služby podstatně zrychlily a zjednodušily komunikaci. Během posledních deseti let si dokázaly získat oblibu desítek miliónů uživatelů. 20

Elektronická konference 21 Zdroj: http://neconeco2.ic.cz Elektronická konference slouží k automatickému rozesílání elektronické pošty většímu počtu odběratelů, zpravidla tématicky nebo oborově zaměřených. Toto hromadné rozesílání je stejně jako přihlašování a odhlašování z konference zajištěno automaticky. Konference mohou být jak otevřené, kam se může přihlásit a číst či posílat. [7]

Webový chat 22 Komunikace prostřednictvím webového prohlížeče je velmi snadná a pro vzájemnou komunikaci uživatelů využívá jednoduchého, velmi intuitivního prostředí. Tímto způsobem je možné komunikovat odkudkoliv a kdykoliv. Server poskytující službu chat umožňuje zakládání tzv. místností, které jsou většinou tématicky zaměřené. Registrovaní uživatelé píší příspěvky a odesílají je na server, který stránky pravidelně (většinou rychle a často) obnovuje. Menší oblibě se pak těší tzv. javachaty (naprogramované v Javě), kde uživatelé přímo vidí každou stisknutou klávesu v reálném čase. [7] Příklad: www.xchat.cz

23 ICQ Zdroj: http://neconeco2.ic.cz Je obdobou webového chatu s tím rozdílem, že ke komunikaci mezi uživateli je nezbytný speciální program klient. Ten zpravidla pracuje skrze vlastní protokol (IRC, ICQ, Jabber, apod.). Uživatelé tak mohou komunikovat s ostatními, kteří používají stejného klienta (resp. klienta se shodným protokolem). Existují i tzv. univerzální klienti, podporující více protokolů současně. S takovým klientem je pak možné komunikovat i s uživateli jiných programů (například Miranda, Trillian). Patrně nejrozšířenější je ICQ, původně vytvořený izraelskou firmou Mirabilis a poprvé uvedený 15. listopadu 1996. [7]

24 IRC Zdroj: http://neconeco2.ic.cz IRC je víceuživatelský chatovací systém. Byl jednou z prvních možností komunikace v reálném čase, ve své době propojovala tato síť významnou část internetových uživatelů. Síť částečně stála u zrodu internetového chatování. Přestože je IRC určeno především ke komunikaci, tak podobně jako e-mail dokáže přenášet soubory mezi uživateli. K připojení na IRC je třeba speciální program IRC klient. Mezi nejoblíbenější klienty pro systém Windows patří mirc, ViRC, Miranda, Chatzilla nebo X-chat. [7]

25 QIP Zdroj: http://neconeco2.ic.cz QIP je jednoduchý, nenáročný instant messenger podobný ICQ, ale v mnoha svých vlastnostech jej předčí. QIP je nenáročný na místo na RAM (asi 2MB), je USB portable, což ocení především studenti ve školách a pracující lidé, kterým není dovoleno používat IM v práci. QIP využívá záložky, díky nimž uživatel získává dokonalou přehlednost, umí zaheslovávat rozhovor, nabízí jedním kliknutím na kontakt získání informací o uživateli. Nabízí také velmi jednoduché a efektivní vyhledávání a navíc možnost exportu do htm, txt, rtf. [7]

26 MSN Messenger Zdroj: http://neconeco2.ic.cz Pro jednoznačnou identifikaci uživatelů slouží emailová adresa. Při registraci program uživatele požádá o zadání e-mailové adresy a vytvoření hesla (toto heslo nemusí být totožné s heslem e-mailové schránky). MSN Messenger neposkytuje tolik možností jako konkurence, ale v tom je právě jeho výhoda. Uživatel nemusí nic nastavovat a okamžitě po přihlášení do sítě může kromě posílání zpráv posílat také soubory. MSN Messenger se stal prvním průkopníkem v oblasti přenosu hlasu a videa. [7]

Miranda IM Zdroj: http://neconeco2.ic.cz 27 Miranda IM je freeware program určený pro 32-bitové verze Windows. Jeho úkolem je nahradit oficiální Instant Messenger, jako je Mirabilis ICQ nebo Live Messenger. Na rozdíl na rozdíl od např. ICQ je Miranda bez bannerů a reklam. Uživatel může mít aktivováno více protokolů najednou, takže nepotřebuje zvláštní program pro ICQ, MSN a IRC. [7]

28 VoIP Voice over Internet Protocol (zkratkou VoIP) je technologie, umožňující přenos digitalizovaného hlasu v těle paketů rodiny protokolů TCP/IP využití počítačové sítě. Používá možností IP protokolu a tak moderní technologie umožňuje poskytování hlasových služeb = IP telefonie, internetová telefonie či digitální telefon. Všechny tyto pojmy označují přenos lidského hlasu přes Internet. V internetové telefonii se hlas přenáší v datových paketech. Kodek (spojení slov kódovat a dekódovat) převede hlas do digitální podoby, mluvené slovo se rozdělí na krátké hlasové úseky, které jsou přetransformovány do digitální podoby. Vytvořená data jsou přenesena v síti a následně pomocí stejného kodeku převedeny zpět na hlas. [7] Zdroj: http://neconeco2.ic.cz

29 Skype Zdroj: http://neconeco2.ic.cz Skype je užitečný multifunkční program pro: klasickou formu chatu, pro bezplatné telefonování po internetu, videokonference a další funkce, který si v relativně krátké době oblíbily desítky milionů internetových uživatelů po celém světě. Nevyžaduje totiž žádnou složitou instalaci nebo konfiguraci. Zapotřebí je pouze mikrofon, zvuková karta, sluchátka a stabilní internetové připojení (256 kbps nebo rychlejší). Skype uživatelé mezi sebou komunikují zdarma bez ohledu na to, jak daleko jsou od sebe fyzicky vzdáleni. [7]

30 Alternativní skupinová komunikace - LNChat

Úkoly do samostudia 1. Vedoucí týmu ve spolupráci s ostatními členy týmu otestuje vhodné komunikační prostřed edí pro podporu týmové spolupráce. 2. Vyzkoušejte dostupné možnosti na svém m hardware včetně přenosu obrazu a konference. 3. Každý člen vloží do KP výstřižek snippet jako svůj záznam znam komunikace v týmu u testovaných aplikací.

Zdroje - doplňující studijní literatura: 1. BELKO, Peter. Týmová spolupráce v Microsoft Office, SharePointu, Office Web Apps a Live Mesh. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2011, 270 s. ISBN 978-80-251-3574-7. 2. KUNSTOVÁ, R. Efektivní správa dokumentů. Co nabízí Enterprise Content Management. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2009. 208 s. ISBN 978-80-247-3257-2. 3. Prezentace-workflow [online]. [cit. 2013-11-13]. Dostupné z: http://home.zcu.cz/~steiner/kopo/prednasky/8_prednaska%208_wf.pdf 4. Workflow v Orsoftu. ORTEX spol. s r.o. [online]. 2010 [cit. 2013-11-13]. Dostupné z: http://web.ortex.cz/produkty/orsoft/workflow.aspx 5. Groupware. Wikipedia.org [online]. 2013 [cit. 2013-11-13]. Dostupné z: http://cs.wikipedia.org/wiki/groupware 6. Pět způsobů koordinace volného času zaměstnanců. <i>http://office.microsoft.com</i> [online]. 2013 [cit. 2013-12-02]. Dostupné z: http://office.microsoft.com/cs-cz/help/pet-zpusobukoordinace-volneho-casu-zamestnancu-ha001034805.aspx 7. Elektronická komunikace prostřednictvím internetu a intranetu. Http://neconeco2.ic.cz/ [online]. 2010 [cit. 2013-12-06]. Dostupné z: http://neconeco2.ic.cz/