ZPĚTNÁ VAZBA OD ŽADATELŮ O GRANT - PO VYHODNOCENÍ PROJEKTOVÝCH ŽÁDOSTÍ V ROCE 2015 Úvod Zpráva přibližuje hlavní zjištění z dotazníkového šetření realizovaného Domem zahraniční spolupráce (DZS) koncem roku 2015 a zaměřeného na zkušenosti institucí žádajících o finanční podporu v rámci programu Erasmus+. Dotazníkové šetření umožnilo získat zpětnou vazbu, kterou bude možné využít při budoucích úpravách nastavení programu Erasmus+. Smyslem zprávy je nabídnout zejména popis konkrétních zjištění. Základní informace o programu Erasmus+ V roce 2014 spustila Evropská unie nový vzdělávací program Erasmus+, který podporuje spolupráci a mobilitu ve všech sférách vzdělávání, v odborné přípravě a v oblasti sportu a mládeže. Erasmus+ je nástupcem Programu celoživotního učení, programu Mládež v akci a dalších. Cílem programu Erasmus+ je zvýšit kvalitu a přiměřenost kvalifikací a dovedností. Dvě třetiny prostředků z tohoto programu jsou určeny na stipendia více než 4 milionům osob za účelem studia, odborné přípravy, práce či dobrovolnické činnosti v zahraničí v období 2014 2020. Programu Erasmus+ se mohou zúčastnit žáci, studenti, učitelé, dobrovolníci, vedoucí mládeže, vzdělavatelé, odborníci z podniků a veřejného sektoru a funkcionáři amatérských sportovních organizací. Lze z něj také poskytnout finanční prostředky na partnerství vzdělávacích zařízení, mládežnických organizací, místních a regionálních úřadů a nevládních organizací, podniků, jakož i na reformy v členských státech s cílem modernizovat vzdělávání a odbornou přípravu a podpořit inovace, podnikatelské schopnosti a zaměstnanost. Součástí programu je realizace aktivit zaměřených na podporu implementace Evropského systému kreditů pro odborné vzdělávání a přípravu ECVET. Program také více než v období 2007 2013 akcentuje informační platformy, jako je například etwinning, které propojují školy prostřednictvím internetu. V České republice je administrací programu Erasmus+ pověřena přímo řízená organizace Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy Dům zahraniční spolupráce (DZS). DZS kromě programu Erasmus+ koordinuje řadu dalších mezinárodních vzdělávacích programů a aktivit (AIA, CEEPUS, AKTION, AMVIA, Norské fondy a fondy EHP, Eurodesk, European Schoolnet a další) a realizuje aktivity vztahující se k oblasti podpory vzdělávání. 1
O šetření V období od 21. října do 15. listopadu 2015 realizoval Dům zahraniční spolupráce elektronické dotazníkové šetření zaměřené na zkušenosti žadatelů o grantovou podporu poskytovanou v rámci programu Erasmus+. Cílem bylo získání zpětné vazby od úspěšných i neúspěšných žadatelů především v zájmu dalšího rozvoje podpory žadatelů v programu Erasmus+ na národní úrovni ze strany DZS. Dotazník vytvořil DZS ve spolupráci s týmem externích odborníků. Konkrétně byl dotazník zaměřen zejména na následující témata: povědomí o informacích k programu Erasmus+, informace k výzvám a podávání žádosti; zkušenosti s přípravou a podáváním žádosti; zkušenosti s podporou při přípravě žádosti ze strany DZS; zkušenosti s odevzdáváním a vyhodnocením žádosti; podpora při opakovaném podávání žádosti; srovnání s jinými možnostmi grantové podpory. O respondentech O možnosti vyplnit dotazník se respondenti dozvěděli z e-mailové zprávy. Adresně byla prosba o spolupráci odeslána na 1060 e-mailových adres kontaktních adres uvedených v projektových žádostech předložených do výzev vypsaných v roce 2015. Za cílovou skupinu je v tomto případě možné považovat zástupce všech institucí, které v letech 2014 a 2015 podaly žádost o grant v rámci programu Erasmus+. Jedná se o osoby ve věku 18 let a více. Návratnost činila 25 %, což je v kontextu elektronických dotazníků velmi dobrá hodnota. Dotazník z celkem 1059 oslovených vyplnilo 264 osob. Z nich 57 % tvořili zástupci institucí, které v rámci uvedené výzvy měly alespoň jednu žádost úspěšnou. Druhou část tvoří zástupci institucí, jejichž ani jedna žádost nebyla úspěšná nezískala finanční podporu. Mezi respondenty bylo 74 % žen a 24 % mužů. Z hlediska věku byli nejčastěji zastoupeni respondenti ve věkové skupině 34-44 let (30 % respondentů), následovaní skupinou respondentů ve věkové skupině 45-54 let (29 % respondentů). Dotazovaní uváděli, jakou pozici/jaké pozice aktuálně zastávají v organizaci 1, za kterou vyplňovali dotazník. Nejčastěji byli mezi respondenty pedagogičtí pracovníci (45 % respondentů zvolilo tuto možnost), projektoví manažeři (34 %), ředitelé organizací (19 %) a jejich zástupci (11 %). Informovanost žadatelů o programu Erasmus+ a motivace k podání žádosti o finanční podporu Na otázku, jakým způsobem získali poprvé informace o programu Erasmus+, odpověděli dotazovaní nejčastěji, že díky realizaci projektu v předchozím období (52 %). Na informační akci DZS, od vedení/kolegů z vlastní organizace nebo od vedení/kolegů z jiné organizace se informace dozvědělo ve všech třech případech shodně 10 % respondentů. Podrobnější informace 1 Pojem organizace je v tomto textu pro přehlednost společně používán pro organizace, instituce, skupiny. 2
reprezentanti žadatelů nejčastěji čerpali při seminářích DZS (45 %) a na webových stránkách DZS (40 %). V případě obecné informovanosti tak vidíme velmi pozitivní vliv minulých programů, jako byly Program celoživotního učení nebo Mládež v akci. V případě potřeby detailnějších informací se ukazuje být stěžejním zdrojem DZS. Podle dotázaných byl hlavním motivem organizace/školy pro podání žádosti zájem o zkvalitnění poskytovaných služeb (26 %); následovaný zájmem vedení organizace o mezinárodní spolupráci (24 %); dále také zájmem o zvýšení atraktivity školy pro žáky / zvýšení atraktivity organizace pro zaměstnance, spolupracovníky, nebo členy (20 %); a vlastním zájmem respondenta o mezinárodní spolupráci (16 %). Jak z grafu 1 vidíme, převládajícím zájmem se zdá být zkvalitňování činnosti či poskytovaných služeb, a to zejména začleňováním mezinárodní dimenze. GRAF 1: MOTIVY PRO PODÁNÍ ŽÁDOSTI Zdroj: vlastní data. Ačkoli se drtivá většina respondentů domnívá, že základní informace o programu Erasmus+ jsou dobře dostupné (92 %), zmíněno bylo několik konkrétních návrhů na možné zlepšení dostupnosti informací. Nejčastěji byla uvedena změna struktury webových stránek. Některého ze seminářů, pořádaných DZS před přípravou projektové žádosti nebo během její přípravy, se zúčastnily čtyři pětiny dotázaných. Pro skupinu těch, kteří se žádného semináře nezúčastnili, byly hlavními důvody nejčastěji nedostatek času (33 %) a absence informací o konání semináře (21 %). Nejčastěji zmiňovanými důvody účasti na seminářích bylo získání 3
podrobných informací o možnostech programu (72 %) a možnost položení dotazu v případě nejasností (27 %). Respondenti, kteří se zúčastnili nějakého semináře, hodnotili celkovou srozumitelnost poskytovaných informací kladně (srozumitelné 61 %, spíše srozumitelné 38 %). Téměř třetina hodnotila poskytované informace jako úplné (32 %) a necelé dvě třetiny jako spíše úplné (61 %). Pro zajištění dostatečné srozumitelnosti informací na seminářích je pro respondenty, kteří se zúčastnili semináře, důležitá zejména interaktivní ukázka práce s formulářem žádosti (60 %) a ukázka sestavování rozpočtu (38 %). V rámci přípravy projektové žádosti využili informace získané na webových stránkách DZS k programu Erasmus+ (www.naerasmusplus.cz) téměř všichni respondenti (94 %). Za srozumitelné považuje informace poskytované na zmíněných webových stránkách 93 % respondentů (rozhodně srozumitelné ve 46 % případů a spíše srozumitelné u 47 % respondentů). Ačkoliv nebyla našimi respondenty hodnocena pozitivně struktura webových stránek, jejich obsah je naopak hodnocen velmi kladně. Příručku pro žadatele při přípravě projektové žádosti využilo 97 % respondentů. Informace poskytované v příručce jsou srozumitelné pro 96 % žadatelů (ve 45 % naprosto srozumitelné a spíše srozumitelné v 51 % případů). Podobně pozitivně je hodnocena také úplnost informací obsažených v příručce, a to opět 96 % respondentů (naprosto úplné informace uvádí 39 % respondentů a spíše úplné potom 57 % respondentů). Příprava žádosti a její podání Pouze necelá čtvrtina respondentů (23 %) uvedla, že měla nějaké problémy při povinné registraci organizace na portále Evropské komise (Účastnický portál / Participant portal). O něco méně respondentů (16 %) mělo nějaké problémy při tvorbě povinných dokumentů v rámci zmíněného portálu. Konkrétně se jednalo nejčastěji o nejasnost při výběru typu organizace v anglickém jazyce. Nějaké problémy při práci s elektronickou žádostí se vyskytly u pětiny respondentů a jednalo se nejčastěji o nekonkrétnost chybových hlášení. Při sestavování rozpočtu se s nějakým problémem setkala čtvrtina respondentů a nejzávažnější problémy při práci s rozpočtem působilo stanovení délky pobytu a započítání dnů na cestua oblast rozpočtových kategorií správného zařazení konkrétních nákladů. Přes čtyři pětiny respondentů (83 %) v době přípravy kontaktovaly pracovníky DZS. Nejčastěji se jednalo o telefonický kontakt (64 %), následovaný e-mailovým kontaktem (51 %) a osobní konzultací (13 %). S komunikací s DZS v průběhu přípravy byli téměř všichni respondenti spokojeni (95 % pozitivních odpovědí). DZS je tedy mezi respondenty poměrně dobře znám jako dobrý zdroj informací. 4
Jakákoli nabízená podpora DZS byla celkově hodnocena kladně, přičemž jako nejméně přínosný byl pro přípravu žádosti hodnocen newsletter DZS (Mozaika). Naopak za nejvíce přínosné byly označeny webové stránky DZS a semináře organizované DZS. Jak shrnuje tabulka 1, z nabízené podpory měli respondenti nejméně často zkušenost s help deskem (55 % nemohlo přínosnost posoudit), registrací k zasílání aktualit (51 %), webináři (47 %), nahráváním seminářů a zveřejněním na webu DZS (44 %), osobní konzultací (41 %), instruktážním videem (31 %) a příklady dobré praxe (29 %). TABULKA 1: DRUH PODPORY, SE KTEROU MAJÍ ŽADATELÉ RELATIVNĚ MENŠÍ ZKUŠENOST Druh podpory Podíl respondentů se zkušeností (v %) Help desk 45 Zasílání aktualit 49 Webináře 53 Nahrávky seminářů zveřejněné na webu DZS 56 Osobní konzultace 59 Instruktážní video 69 Příklady dobré praxe 71 Zdroj: vlastní data. Z návrhů, co dalšího by respondentům při přípravě žádosti pomohlo, lze zmínit ukázkovou vyplněnou žádost nebo existenci regionálních konzultantů. Přes dvě pětiny respondentů (43 %) uvedlo, že se jim při tvorbě projektu dostalo podpory ze strany dalších subjektů. Nejčastěji se jednalo o podporu ze strany partnerské organizace a od vedení vlastní organizace. Většina našich respondentů (91 %) neměla problémy související s termíny odevzdání žádosti. Samotné odevzdání bylo problematické pouze pro 9 % dotázaných a většinou souviselo s technickými komplikacemi nebo nedostatkem času na straně žadatele. V případě dvou třetin respondentů je minimálně na 90 % pravděpodobné, že bude podána projektová žádost v příští výzvě programu Erasmus+. Na alespoň 50 % je to pravděpodobné pro 87 % dotázaných. Vidíme tedy vysoký zájem o podávání žádostí u organizací a jedinců, kteří již o programu Erasmus+ vědí. Žadatelé s neschválenou žádostí Většina žadatelů (86 %), kterým nebyla schválena ani jedna žádost (nebyla poskytnuta finanční podpora), obdržela zpětnou vazbu ke své žádosti. Zpětnou vazbu obdrželi nejčastěji písemně dopisem, současně se souhrnným hodnocením (57 %), nebo písemně a elektronicky spolu se souhrnným hodnocením (27 %). 5
Přes dvě třetiny neúspěšných žadatelů (69 %) hodnotí využitelnost obdržené zpětné vazby pozitivně, jako užitečnou pomoc při přípravě nové žádosti. Možnost opětovné konzultace při přepracovávání projektové žádosti vnímá většina respondentů kladně jako potřebnou (51 %), nebo vhodnou (33 %). 13 % se domnívá, že by opětovná konzultace nebyla nutná v případě dostupnosti kompletního hodnocení a bodového hodnocení původní projektové žádosti. Respondenti byli požádáni, aby uvedli tři nejvíce preferované formy podpory. Nejčastěji uvedli semináře, následované telefonickými konzultacemi, osobními konzultacemi a e-mailovou podporou. Zkušenosti s jinou grantovou podporou Tři čtvrtiny respondentů uvedly, že mají zkušenosti s procesem podávání žádostí v rámci jiných grantových programů. Nejčastěji se jednalo o dotace MŠMT a dotace regionů, měst a obcí. Menší podíl respondentů zmínil zkušenosti s Evropským sociálním fondem a Norskými fondy. Při otázce, jaké vnímají rozdíly v procesu podávání žádostí v rámci programu Erasmus+ a mimo něj, žádný názor nepřevažoval. Třetina respondentů považuje proces přípravy a podávání žádosti v programu Erasmus+ za složitější než mimo něj. Třetina uvedla, že je to srovnatelné, a podle třetiny se jedná o jednodušší proces. 6