Příloha k usnesení Rady MČ Praha 1 č. UR14_0769 ze dne 03.06.2014 P R A V I D L A k provádění inventarizací majetku a závazků Městské části Praha 1 Městská část Praha 1 (dále jen městská část) inventarizací zjišťuje skutečný stav veškerého majetku (hmotného, nehmotného, finančního), opravných položek a rezerv, zásob, pohledávek a závazků a podrozvahových účtů. Městská část dále ověřuje, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu v účetnictví. Inventarizaci provádí k okamžiku, ke kterému sestavuje účetní závěrku jako řádnou nebo mimořádnou, nejméně však jedenkrát ročně k okamžiku roční účetní závěrky. Městská část provádí inventarizaci podle zákona č. 563/91 Sb., o účetnictví v platném znění a podle vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků. Tato pravidla jsou závazná pro zaměstnance městské části zařazené do Úřadu městské části (dále jen úřad) a Rada městské části Praha 1 (dále jen RMČ) stanovuje těmito pravidly postup při provádění inventarizací. Majetek, který mají svěřeny do správy příspěvkové organizace, zřizované městskou částí, inventarizují v souladu s právními předpisy tyto příspěvkové organizace. Příspěvkové organizace předávají inventarizační zprávy dle pokynů věcně příslušného odboru úřadu. Článek 1 Činnost Starosty městské části Praha 1 1. Starosta městské části Praha 1 (dále jen starosta) jmenuje písemně předsedu, tajemníka a členy hlavní inventarizační komise (dále jen HIK), která zajišťuje řízení, koordinování a kontrolu práce jednotlivých inventarizačních komisí, nazývaných dílčí inventarizační komise (dále jen DIK). Současně stanoví rozsah kompetencí předsedy a členů komise. 2. Svým příkazem starosta vydává plán inventur včetně harmonogramu a seznamu inventarizačních soupisů, a to nejpozději do zahájení první inventury, kterým rovněž zajistí, aby v průběhu fyzické inventarizace nedocházelo k pohybu majetku. 3. Starosta rozhoduje o návrhu na vypořádání inventarizačních rozdílů. 4. Starosta dává příkazy k provedení mimořádných inventarizací, které se provádí: a) k okamžiku vzniku, sloučení, zrušení organizační jednotky, která je zodpovědná za majetek (hmotný, nehmotný, finanční), za opravné položky a rezervy, za zásoby, za pohledávky a závazky nebo za podrozvahové účty b) při mimořádných událostech (vloupání, živelné pohromy) c) nařídí-li nadřízené orgány a při mimořádné účetní závěrce d) na základě zjištěných kontrol, které signalizují závažné nesrovnalosti Článek 2 Činnost hlavní inventarizační komise 1. Předseda HIK předkládá starostovi ke schválení plán inventur nejpozději do dne zahájení první inventury 2. Po schválení HIK předseda HIK jmenuje předsedy a členy DIK dle potřeby pro jednotlivé organizační jednotky Úřadu městské části Praha 1 (dále jen ORJ), které jsou zodpovědné - 1 -
za majetek (hmotný, nehmotný, finanční), za opravné položky a rezervy, za zásoby, za pohledávky a závazky a za podrozvahové účty. Předsedy a členy navrhují vedoucí pracovníci příslušné ORJ z řad zaměstnanců úřadu. 3. HIK stanoví formu provedení inventury (fyzická, dokladová) pro jednotlivé inventarizační položky a jednotlivé DIK. 4. HIK zodpovídá za zajištění podkladů z účetnictví pro provedení inventarizace pro jednotlivé DIK. 5. HIK zodpovídá za instruktáž jednotlivých předsedů a členů DIK. 6. HIK na závěr inventarizace vytvoří a projedná inventarizační zprávu. 7. Předseda HIK předkládá RMČ inventarizační zprávu a přehled o výsledcích všech provedených inventarizací. 8. Předseda HIK předkládá RMČ současně s inventarizační zprávou návrh na vypořádání případných zjištěných inventarizačních rozdílů. 9. HIK řídí, koordinuje a kontroluje práci jednotlivých DIK a sumarizuje výsledky jednotlivých DIK, stanoví a vede seznam inventurních soupisů. 10. HIK určí rozsah a harmonogram činnosti jednotlivých DIK včetně termínu odevzdání inventarizačních soupisů HIK 11. HIK zajišťuje plnění plánu inventarizace včetně mimořádných inventarizací 12. HIK konzultuje s předsedy DIK zjištěné problémy a nedostatky a dohlíží na nápravu 13. HIK může i v průběhu inventarizace dávat návrhy Likvidační komisi tajemníka na likvidaci majetku, musí však dohlédnout na promítnutí rozhodnutí Tajemníka úřadu městské Praha 1 (dále jen tajemníka) do inventarizačních soupisů a zápisů. 14. HIK může i v průběhu inventarizace dávat návrhy Škodní komisi tajemníka na řešení případné odpovědnosti zaměstnanců za inventarizační rozdíly a škodní události, zjištěné v průběhu inventarizace Činnost tajemníka HIK 1. Provádí zápisy z jednání HIK. 2. Sleduje dodržování plánu inventur a rozhodnutí vydaných HIK, zejména sleduje dodržování harmonogramů a dodržování formálních náležitostí všech dokladů, inventurních soupisů a zápisů. 3. Na základě rozhodnutí HIK zajišťuje instruktáž předsedů a členů DIK, zejména postup a náležitosti provedení fyzické inventury, postup a náležitosti dokladové inventury, způsob zpracování inventurních soupisů a zápisů. Vede evidenci dokládající účast členů DIK na instruktáži. Článek 3 Činnost dílčích inventarizačních komisí 1. Řídí se příkazem starosty vydaným plánem inventur a rozhodnutími a pokyny HIK. 2. Provádí fyzickou nebo dokladovou inventuru na základě rozhodnutí HIK. Fyzickou inventurou zjišťuje skutečné stavy hmotného majetku a hmotných zásob. Dokladovou inventuru provádí u nehmotného a finančního majetku, opravných položek a rezerv, pohledávek a závazků, podrozvahových účtů, dále např. u pozemků. 3. Účetní podklady pro inventarizaci připravuje vždy finanční odbor. Ostatní podklady pro inventarizaci připravuje vždy příslušná ORJ. 4. Fyzickou inventurou zjišťuje skutečné stavy hmotného majetku, přičemž vychází z jednotek množství použitých v operativní evidenci. 2
5. Oddělení hospodářské správy může navrhnout HIK zřízení dílčích inventarizačních subkomisí (dále jen DISK) pro fyzickou inventuru majetku v zodpovědnosti této ORJ. Tyto DISK jmenuje HIK. Vztahují se na postup činnosti DIK s tím, že po ukončení práce všech DISK zahrne DIK této ORJ jejich výsledky a inventurní soupisy a zápisy do inventurního soupisu a zápisu DIK této ORJ a souhrnně předá HIK. 6. Dokladovou inventurou prověřuje správnost stavu příslušného účtu, nebo stavu podle zápisů z operativní evidence na základě dokladů, které ověřují jednotlivé položky tvořící tento stav 7. Při inventuře pozemků a nemovitostí se postupuje dle listinné dokumentace (zápisy z pozemkových knih, případně smlouvy apod. včetně ověření dle katastru nemovitostí). 8. Při inventuře pokladní hotovosti zjišťuje její skutečný stav přepočtením peněz a cenin. 9. Při inventuře hmotného a nehmotného majetku DIK může navrhnout Likvidační komisi tajemníka likvidaci příslušného majetku z důvodu zjištěného stavu majetku. 10. Při inventuře pohledávek a závazků musí DIK ověřit, zda u pohledávek a závazků, které svou výší překračují stanovenou částku, je provedeno vzájemné odsouhlasení mezi věřitelem a dlužníkem. Částka stanovená touto směrnicí je 1 mil. Kč celkově za každého jednotlivého dlužníka. 11. Při inventuře pohledávek DIK musí u pohledávek po lhůtě splatnosti projednat opatření přijatá k jejich vymáhání s oddělením právním a kontrolním. V případě, že DIK zjistí pohledávky po lhůtě splatnosti, které neeviduje oddělení právní a kontrolní, projedná tyto pohledávky s ORJ, které je nositelem smlouvy, z níž tyto pohledávky vyplývají. 12. Při inventuře závazků DIK musí u závazků po lhůtě splatnosti projednat opatření přijaté k jejich uhrazení s odborem finančním. V případě soudních sporů s oddělením právním a kontrolním. 13. Inventuru zůstatků na účtech, na nichž se zachycuje styk s peněžními ústavy, provede DIK porovnáním zůstatků těchto účtů se zůstatky oznamovanými peněžními ústavy ve výpisech účtů k okamžiku inventarizace. 14. Majetek, který je v době příslušné inventury mimo organizaci, inventuje DIK podle dokladů, jestliže nebylo možné zjistit stav před jeho vypravením nebo odesláním z organizace (např. dopravní prostředky, stroje v opravě apod.). 15. U majetku zapůjčeného zaměstnancům k používání provede DIK fyzickou inventuru. 16. Při inventarizaci musí DIK kromě skutečného stavu majetku zjistit a uvést v inventurním soupisu: a) neupotřebitelný, znehodnocený a zjevně nevyužitelný majetek b) investice, v nichž nelze zjevně pokračovat c) poškozené, znehodnocené nebo zjevně nevyužitelné zásoby d) pohledávky určené k odepsání na základě příslušných rozhodnutí e) závazky určené k odepsání na základě příslušných rozhodnutí f) případy, ve kterých bylo rozhodnuto o likvidaci majetku či odpisu pohledávky či závazku, které k okamžiku inventarizace nebyly ještě vyúčtovány, a upozornit na nutnost jejich řádného vyúčtování g) zjištěné případy zjevně nezajištěné ochrany majetku h) způsob zjišťování skutečných stavů, pokud nebylo možno dodržet stanovený způsob fyzické inventarizace i) číslo účtu, na kterém je majetek zaúčtován. Článek 4 Inventurní soupis 1. fyzická inventura - soupis musí minimálně obsahovat: 3
- číslo a název účtu, který je inventarizován, - okamžik, ke kterému se inventura provádí, - označení ORJ, která je za majetek zodpovědná - pořadové číslo položky v soupisu, - inventární číslo majetku, - název majetku, - údaje o množství v technických jednotkách - skutečný stav, - údaje v Kč - skutečný stav, - údaje v Kč - účetní stav, - rozdíl v Kč, mezi skutečným stavem (manko, přebytek), - celkové součty v Kč, - datum provedení inventury, - podpisový záznam osoby (osob) odpovědné za zjištění skutečností a osoby odpovědné za provedení inventarizace 2. dokladová inventura soupis musí minimálně obsahovat: - číslo a název účtu, který je předmětem inventury - okamžik, ke kterému se inventura provádí, - označení ORJ, která je za nehmotný či finanční majetek, za opravné položky a rezervy, za pohledávky a závazky, za podrozvahové účty či za pozemky zodpovědná - čísla účetních dokladů, kterými byly jednotlivé položky tvořící zůstatek účtu zaúčtovány, - vyjádření, jak byly při inventuře pohledávek a závazků využity pomocné evidence - položky tvořící zůstatek účtu v Kč rozepsány podle povahy zúčtování - vyčíslení celkových obratů a zůstatku účtu, - textová část, - datum provedení inventury, - podpisový záznam osoby (osob) odpovědné za zjištění skutečností a osoby odpovědné za provedení inventarizace U obou druhů inventur majetek, jehož ocenění je vyjádřeno v cizí měně, musí být rovněž oceněn i v Kč a uveden způsob stanovení přepočtu z cizí měny na Kč. HIK zodpovídá za to, že po odevzdání inventurních soupisů jednotlivých DIK, bude všude, kde se k jednomu účtu účtové osnovy vztahuje více inventurních soupisů, vypracován sumarizační zápis, který projedná a schválí HIK. Fyzické i dokladové inventury se vždy musí účastnit pracovník ORJ zodpovědné za inventarizované položky. Předsedou DIK nemůže být jmenován vedoucí ORJ, zodpovědné za inventarizované položky. Inventurní soupisy musí DIK uspořádat tak, aby jejich zápisy umožnily snadné porovnání skutečného stavu majetku se zápisy o stavech tohoto majetku v účetnictví a operativní evidenci. Jednotlivé stránky inventurních soupisů DIK pořadově očísluje. Vyžaduje-li vyhotovení inventurních soupisů více stránek, DIK sečte a zapíše číselné údaje na každé stránce a provede jejich rekapitulaci na samostatné stránce. 4
Opravy provádí DIK tak, že původní zápis přeškrtne tak, aby byl čitelný, vedle napíše správný údaj. V případě opravy skutečného stavu se podepíší k opravenému stavu členové DIK, kteří podepsali opravovanou písemnost. V ostatních případech se podepisuje opravující. Zjistí-li DIK inventarizační rozdíl, vyčíslí jej v jednotkách množství a Kč v inventurních soupisech, včetně návrhu na vypořádání zjištěného rozdílu. Článek 5 Zápis DIK Po ukončení inventarizace DIK vyhotoví zápis, ve kterém uvede: druh inventury, označení inventarizovaného majetku, okamžik, k němuž byla inventura provedena, den zahájení a ukončení inventury, přehled vyhotovených inventurních soupisů, využití operativních evidencí, vyčíslení účetního stavu v porovnání se stavem zjištěným s úhrnným vyčíslením rozdílů, pravděpodobné příčiny inventarizačních rozdílů, návrh na vypořádání inventarizačních rozdílů, jména členů DIK, datum vyhotovení inventurního zápisu včetně podpisového záznamu DIK k inventurnímu zápisu připojí doklady související s inventurou včetně přehledu o přírůstcích a úbytcích za období od zahájení provedení inventury do 31.12. běžného roku Kompletně zpracované materiály o inventuře předloží DIK v požadovaném termínu HIK. Článek 6 Činnost vedoucích zaměstnanců jednotlivých ORJ Předají v termínu dle příkazu starosty plánu inventur návrhy na předsedy a členy DIK předsedovi nebo tajemníkovi HIK Pro provedení inventarizací umožní činnost předsedů a členů DIK. V případě výzvy ze strany HIK spolupracují s HIK. Na základě příkazu starosty přijmou opatření k zamezení pohybu majetku v průběhu inventarizace. Včas a v požadované formě předkládají v průběhu celého roku podklady Likvidační komisi tajemníka pro rozhodnutí o likvidaci nevyužitelného, znehodnoceného majetku. Po rozhodnutí zajistí předání podkladů pro vyřazení majetku z evidence finančnímu odboru. Včas a v požadované formě předkládají podklady Škodní komisi tajemníka pro rozhodnutí v případě škodních událostí. Článek 7 Závěrečná ustanovení Schváleno usnesením Rady MČ Praha 1 č. ze dne s účinností od 1. xx. 2014. V Praze Ing. Oldřich Lomecký Starosta 5
Příloha: Vzor zápisu DIK Z á p i s DIK o provedení inventarizace k 31.12.201x za rok 20xx DIK č. Označení zodpovědné ORJ : V souladu se Směrnicí k provádění inventarizace majetku a závazků MČ Praha 1 byla provedena inventarizace za rok 201x: Den zahájení: Den ukončení: Přehled vyhotovených inventurních soupisů v příloze č.1, počet listů: Vyjádření inventarizační komise komplexní vyhodnocení: Prohlašujeme, že byla provedena inventura veškerého majetku a účtů dle pokynů HIK, že nic nabylo zatajeno, a že všechny údaje uvedené v inventurních soupisech a v tomto zápise včetně příloh odpovídají zjištěné skutečnosti. DIK posoudila potřebnost a využití majetku hospodařícím subjektem a prohlašuje, že majetek je evidován dle platných předpisů a řádně využíván. Podpis členů DIK č. : Funkce: Jméno a příjmení Podpis: Předseda:... Členové:......... Datum vyhotovení zápisu: Zápis zhotovil/a: 6