Finanční aspekty programu HORIZONT 2020 Brno, Praha 28. a 30. června 2016
Program semináře Blok 1 (10:00-12:00) Úvod do pravidel účasti Formy nákladů Způsobilé vs. nezpůsobilé náklady Plánování rozpočtu projektu Osobní náklady Blok 2 (12:30 15:00) Ostatní přímé náklady Subdodávky a ostatní třetí strany Platby a finanční vykazování Finanční audity a certifikáty Dotazy a závěrečná diskuse 2
Praktické informace pro předkladatele/příjemce projektů Participant Portal www.h2020.cz 3
Kdo se může účastnit Jakýkoliv právní subjekt ALE! Pozor na případná omezení účasti v příslušném pracovním programu 4
Kdo může získat financování EU Právní subjekty usazené v: 1) EU-28 2) Země přidružené k H2020 Albánie, Bosna a Hercegovina, Faerskéostrovy, Makedonie, Island, Izrael, Moldávie, Černá hora, Norsko, Srbsko, Turecko, Ukrajina, Tunisko, Gruzie, Švýcarsko(částečně asociovaná země pilíř 1, šíření excelence a podpora účasti, Euratom, ITER) 3) Ostatní třetí země Země automaticky způsobilé k financování EU Země bez automatické způsobilosti k financování z EU. Mohou být financovány, pokud: Existuje bilaterální dohoda mezi EU a třetí zemí Výzva takto stanoví Účast třetích zemí je EK považována za nezbytnou 5
Podmínky účasti Minimální podmínka účasti RIA/IA Nejméně tři právní subjekty, které jsou: a) usazeny ve třech různých státech EU/zemích asociovaných k H2020 b) na sobě nezávislé CSA, ERC, MSCA, Co-Fund, Nástroj pro MSP Jeden právní subjekt usazený v EU/zemi asociované k H2020 Další podmínky Mohou být stanoveny v pracovním programu 6
Sazba financování EU Sazba financování EU se odvíjí od typu akce Základní typy akcí a sazby financování: Výzkumné a inovační akce (Research and Innovation Action) Koordinační a podpůrné akce (Coordinationand Support Action) 100 % celkových způsobilých nákladů Inovační akce (InnovationAction) 70 %celkových způsobilých nákladů (výjimka pro neziskové organizace*: 100%) * Nezisková organizace = právní subjekt, který: a) nebyl zřízen za účelem tvorby zisku nebo b) nemá statutární či zákonnou povinnost rozdělovat zisky svým podílníkům či členům (viz Pravidla účasti, čl. 2) 7
Podmínka neziskovosti - příjmy v projektu příspěvek EU + příjmy celkové způsobilé náklady PŘÍJEM JE NENÍ příjem přímo vygenerovaný projektem (např. konferenční poplatky, příjem z prodeje majetku pořízeného pro projekt, prodaného v době trvání projektu) finanční příspěvek od třetí strany specificky určený pro projekt (např. sponzorský dar) nepeněžitý (in-kind) příspěvek od třetí strany poskytnutý zdarma určený pro projekt (pokud byl vykázán zároveň jako náklad projektu) příjem spojený s využíváním výstupů projektu finanční příspěvek od třetí strany určený na krytí nezpůsobilých nákladů finanční příspěvek od třetí strany bez určení využití vykazují se souhrnně ve finančním výkazu za poslední vykazované období (vč. prohlášení o jejich úplnosti) posuzují se na úrovni CELÉHO KONSORCIA!!! 8
Formy nákladů skutečné náklady (actual costs) nejčastěji využívaná forma nákladů dokládají se účetní dokumentací jednotkové náklady (unit costs) cena za jednotku pevná částka (lump sum) částky stanovené EK pevná sazba (flat rate) Fixně stanovené procento Cílem přinést zjednodušení (např. v oblastech, kde je vyčíslení skutečných nákladů problematické nebo nemožné) Možné pouze v oblastech stanovených EK Příjemce není povinen doložit vynaložené náklady účetní dokumentací 9
Obecná kritéria způsobilosti 1 (čl. 6.1 MGA) Skutečné náklady (actual costs) musí být: skutečně vynaložené příjemcem vynaložené v době trvání projektu (s výjimkou nákladů souvisejících průběžnou zprávou za poslední vykazované období a závěrečnou zprávou) zahrnuty v odhadu rozpočtu v Příloze 2 GA nezbytné pro realizaci projektu viz Příloha 1 GA identifikovatelné, ověřitelné, zanesené v účetnictví příjemce v souladu s národními účetními standardy a běžnou praxí příjemce vynaložené v souladu s národní legislativou (oblast daňová, pracovně právní a sociálního zabezpečení) opodstatněné, oprávněné, vynaložené za dodržování principů hospodárnosti, účelnosti a účinnosti. 10
Obecná kritéria způsobilosti 2 (čl. 6.1 MGA) Jednotkové náklady (unit costs) Cena za jednotku se násobí počtem spotřebovaných jednotek Vykázané jednotky musí být využity v době trvání projektu Příjemce musí prokázat nezbytnost využití jednotek pro realizaci projektu Počet jednotek vykázaných v projektu musí být identifikovatelný, ověřitelný a zdokumentovaný Pevná částka (lump sum) Musí korespondovat výši nákladů uvedených v Příloze 2 GA Realizované práce musí být v souladu s Přílohou 1 GA Pevná sazba (flat rate) Aplikuje se ve výši uvedené v Příloze 2 GA Náklady, na které je sazba aplikována, musí splňovat kritéria způsobilosti 11
Nezpůsobilé náklady (čl.6.5 MGA) náklady spojené s kapitálovým výnosem (např. vyplácené dividendy) jakékoliv dluhy a s nimi spojené náklady rezervy na možné budoucí ztráty nebo výdaje placené úroky (např. úroky z půjčky) pochybné pohledávky kurzové ztráty bankovní poplatky spojené s přijetím plateb od EK nadměrné a lehkomyslné výdaje odpočitatelná DPH náklady vynaložené po případném pozastavení projektu náklady vykázané v jiném projektu financovaném z EU 12
Příprava rozpočtu projektu
Rozpočet projektu Součástí projektového návrhu schválení projektu součástí GA (Příloha 2) = odhad způsobilých nákladů jednotlivých partnerů konsorcia (+ propojených třetích stran) Maximální výše grantu (schválená v GA) nemůže být v průběhu realizace projektu navýšena. 14
Přesuny rozpočtu V průběhu realizace projektu jsou možné přesuny mezi jednotlivými N kategoriemi i mezi partnery navzájem. Změna GA je v souvislosti s přesunem rozpočtu vyžadována v těchto případech: o Přesuny spojené s významnou změnou plánu projektových prací (Příloha 1 GA) o Přesuny do formy nákladů, kterou příjemce nenaplánoval v rozpočtu projektu o Nová subdodávka - ve výjimečných případech může (nemusí!) projektový úředník schválit bez formální změny GA 15
Čemu věnovat pozornost respektování běžné účetní praxe instituce finanční pravidla H2020 pro jednotlivé nákladové kategorie třetí strany v projektu (plánování subdodávek) předvídání inflace, pohyb kurzu, nárůst mezd rozpočet se plánuje v EUR 16
Základní rozpočtové kategorie Přímé náklady Osobní náklady Subdodávky Ostatní přímé náklady Cestovní náhrady Odpisy vybavení, infrastruktury nebo jiných aktiv Ostatní zboží a služby Nepřímé náklady 17
Osobní náklady Při plánování osobních nákladů musí každý partner stanovit: Personální kapacitu nutnou k realizaci projektu (resp. jednotlivých pracovních balíčků). Jednotka: člověkoměsíc (person-month) Indikativní sazbu za ČM/instituci Jednotka: EUR vychází z finanční historie (přísl. kategorie) zaměstnanců zahrnuje v sobě suberhrubou mzdu zohledňuje případný nárůst mezd v čase sazba se v projektovém návrhu explicitně neuvádí, slouží pouze ke správnému stanovení osobních nákladů Výpočet osobních nákladů (pro účely rozpočtu): počet ČM * sazba/čm 18
Osobní náklady v šabloně projektového návrhu Table 3.4a: Summary of staff effort (Part B) WP1 WP2 WP3 Total Person/ Months per Participant 1. ABC 1 6 3 2. XYZ 10 Total Person/Months Section 3 Budget (Administrative forms) 19
Ostatní přímé náklady Cestovní náhrady Celková výše cestovních náhrad se odvíjí od počtu naplánovaných služebních cest (projektové meetingy apod.) U každé služební cesty je nutné vzít v úvahu různou výši nákladů cest do plánovaných destinací V této nákladové kategorii lze naplánovat také cestovné a ubytování externích expertů, kteří se projektu účastní na ad hoc bázi. 20
Ostatní přímé náklady Vybavení, infrastruktura a jiná aktiva Každý partner do rozpočtu naplánuje: poměrnou výši účetních odpisů (podle doby a intenzity využití v projektu vůči celkové kapacitě vybavení) případně poměrnou část pronájmu či leasingu (bez poplatků za finanční služby!) 21
Ostatní přímé náklady Ostatní zboží a služby = služby a zboží nezbytné pro realizaci projektových úkolů Co lze nárokovat? spotřební materiál náklady na diseminaci (Open Access, konferenční poplatky, ) náklady spojené s IPR (např. náklady na ochranu výsledků projektu) audit 1. stupně (Osvědčení o finančních výkazech CFS) překlad dokumentů logistické zajištění projektových meetingů (zajištění místnosti, catering atd.) 22
Ostatní přímé náklady v šabloně projektového návrhu Table 3.4b: Other direct cost items (Part B) Povinně vyplňují pouze partneři, u nichž ostatní přímé náklady přesáhnou 15 % rozpočtu na osobní náklady! Section 3 Budget (Administrative forms) 23
Subdodávky Identifikace projektových úkolů, které je nutné zadat externě a stanovení odhadu ceny subdodávky Limitovaný rozsah Pozor na úkoly svěřené koordinátorovi v čl. 41.2b) a na subdodávky mezi partnery (nejsou povoleny) Subdodávky musí být naplánovány v Příloze 1 a 2 GA 24
Subdodávky v šabloně projektového návrhu 4.2. Third parties involved in the project (Part B) Section 3 Budget (Administrative forms) 25
Nepřímé/režijní náklady = 25 % přímých nákladů (bez subdodávek a nepeněžitých příspěvků poskytnutých třetími stranami, které nebyly využívány v prostorách příjemce) V rozpočtové tabulce se dopočítají automaticky na základě údajů o přímých nákladech projektu Vzhledem k formě nákladů (flat rate) se v projektovém návrhu neuvádí slovní popis 26
Propojené 3. strany -Rozpočtová tabulka v návrhu projektu (část A) Research and Innovation Actions, Coordination and Support Actions Innovation Actions 27
Tabulka s rozpočtem u výzev s dvoustupňovým předkládáním stupeň 1 koordinátor projektu uvádí celkovou požadovanou částku za celé konsorcium 28
Specifická kritéria způsobilosti pro jednotlivé nákladové kategorie 29
Základní nákladové kategorie Přímé náklady Osobní náklady Subdodávky Ostatní přímé náklady Cestovní náhrady Odpisy vybavení, infrastruktury nebo jiných aktiv Ostatní zboží a služby Kapitalizované a operační náklady velkých výzkumných infrastruktur (mohou si nárokovat pouze subjekty, které splňují definici velké výzkumné infrastruktury (dle H2020) a mají od EK ex-ante schválenou metodiku) Nepřímé náklady 25% přímých nákladů (bez subdodávek a nepeněžitých příspěvků poskytnutých třetími stranami, které nebyly využívány v prostorách příjemce) 30
Osobní náklady 31
Osobní náklady -dělení MGA, čl. 6.2 Osobní náklady pracovníků, kteří jsou s příjemcem v pracovněprávním vztahu nejčastější typ osobních nákladů v H2020 (A.1) Náklady na fyzické osoby pracující pro příjemce na základě jiného než pracovněprávního vztahu tzv. in-house konzultanti (A.2) specifika české legislativy Náklady na personál vyslaný třetí stranou za úplatu (A.3) pouze náklady třetí strany (nikoliv zisk) Náklady FO nebo vlastníků MSP, kteří si nevyplácejí mzdu (A.4, A.5) fixní hodinová sazba (vychází z WP MSCA) Specifický případ Průměrné osobní náklady Pouze pokud je běžnou praxí příjemce (v ČR spíše výjimečné) Příjemci využívající průměrné osobní náklady si mohou na dobrovolné bázi nechat od EK schválit svou metodiku výpočtu (tzv. Osvědčení o metodologii) 32
Osobní náklady pracovníků, kteří jsou s příjemcem v pracovněprávním vztahu Způsobilý náklad, za předpokladu, že: existuje pracovněprávní vztah mezi příjemcem grantu a pracovníkem (pracovní smlouva, DPP, DPČ) Pracovník je přiřazen k (podílí se na) realizaci projektu H2020 Co je možné si nárokovat Všichni příjemci bez ohledu na právní formu: Základní odměnu (basic remuneration) Základní mzdu/plat (basic salary) Nárokové příplatky (mandatory complements) Variabilní příplatky (variable complements) + Neziskové organizace Dodatečnou odměnu (additionalremuneration) Základ pro výpočet hodinové sazby Nevstupuje do výpočtu hodinové sazby; výpočet probíhá odděleně Základní i dodatečná odměna zahrnují také odvody na sociální a zdravotní pojištění placené zaměstnavatelem (tzv. superhrubá částka)! 33
Základní mzda a nárokové příplatky Fixně stanovené (částka nebo %) a nárokové složky mzdy Vyplácené za běžnou činnost definovanou v pracovní smlouvě Např.: tj. jsou vypláceny nezávisle na účasti ve specifickém projektu Tarifní mzda/plat Příplatky vyplývající z národní legislativy příplatek za noční práci, příplatek za práci ve ztíženém pracovním prostředí, ) Příplatky vyplývající z kolektivní smlouvy 13. mzda/plat Příplatky vyplývající z pracovní smlouvy... Příplatek za vedení/zastupování (role v organizaci) Osobní příplatek (viz právní stanovisko EK!) Nezpůsobilé jsou: výplata dividend, jakákoliv část odměny zaměstnance vyplacená v souvislosti s komerčními cíli nebo fundraisingovými cíli 34
Osobní příplatek Právní stanovisko EK 35
Variabilní příplatky Např.: (neprojektové) čtvrtletní, pololetní nebo roční odměny. Musí splňovat obecná kritéria způsobilosti Vyplácené za běžnou činnost definovanou v pracovní smlouvě tj. jsou vypláceny nezávislena účasti ve specifickém projektu/aktivitě Stanovené na základě objektivních kritérií zakotvených v interních pravidlech příjemce. nezpůsobiléjsou příplatky vyplacené na základě uvážení nadřízeného pracovníka (tj. bez zdokumentovaných objektivních kritérií) v případě nejasností ohledně aplikace objektivních kritérií může EK variabilní příplatek akceptovat, za předpokladu, že: Zaměstnanec příplatek dostával již před udělením grantu H2020 Příplatek nebyl zvýšen po udělení grantu H2020 Jsou splněna ostatní kritéria způsobilosti 36
Dodatečná odměna (= projektový bonus) Způsobilá pouze pro neziskové organizace* max. EUR 8000/pracovníka/rok (při plném úvazku) Musí mít přímou souvislost s projektem H2020 Vyplácení dodatečné odměny: souvisí s výkonem jiné než standardní činnosti/expertizy zaměstnance (kterou definuje pracovní smlouva) je běžnou praxí příjemce Kritéria pro výpočet musí být objektivní a obecně aplikovaná příjemcem (bez ohledu na zdroj financování) nezpůsobilé jsou projektové bonusy vyplacené na základě uvážení nadřízeného pracovníka (tj. bez zdokumentovaných objektivních kritérií) * Nezisková organizace = právní subjekt, který: a) nebyl zřízen za účelem tvorby zisku nebo b) nemá statutární či zákonnou povinnost rozdělovat zisky svým podílníkům či členům (viz Pravidla účasti, čl. 2) 37
Dodatečná odměna (= projektový bonus) Způsobilá pouze pro neziskové organizace max. EUR 8000/pracovníka/rok (při plném úvazku) Musí mít přímou souvislost s projektem H2020 Vyplácení dodatečné odměny: - souvisí s výkonem jiné než standardní činnosti/expertizy zaměstnance (kterou definuje pracovní smlouva) - je běžnou praxí příjemce Kritéria pro výpočet musí být objektivní a obecně aplikovaná příjemcem (bez ohledu na zdroj financování) - nezpůsobilé jsou projektové bonusy vyplacené na základě uvážení nadřízeného pracovníka (tj. bez zdokumentovaných objektivních kritérií) 38
Výpočet osobních nákladů 39
Jaké údaje k výpočtu potřebuji? Hodinová sazba zaměstnance Čas strávený na projektu (výkaz práce) Výše dodatečné odměny (pouze v případě jejího vyplácení) 40
Hodinová sazba Referenční období pro výpočet hodinové sazby: účetní rok pokud není v době finančního reportování účetní rok uzavřen hodinová sazba za poslední uzavřený účetní rok (last closedfinancialyearavailable) 01/10/2015 31/03/2017 Vykazované období (příklad) 2015 2016 2017 Hodinová sazba 2015 Hodinová sazba 2016 Hodinová sazba 2016 také pro 1-3/2017 * EK v současné době připravuje modifikaci MGA, která umožní výpočet hodinové sazby také na měsíční bázi. 41
Roční produktivní hodiny metody výpočtu Fixně stanovené číslo 1720 hodin Tuto metodu mohou využít všichni příjemci, kteří si chtějí zjednodušit výpočet ročních produktivních hodin. Číslo je ekvivalentem plného úvazku. Individuální roční produktivní hodiny Počítají se pro každého pracovníka zvlášť. = Celková pracovní doba pracovníka vyplývající z a) pracovní/kolektivní smlouvy, b) národní legislativy mínus absence (např. nemoc) plus přesčasy. Standardní roční produktivní hodiny Tato metoda je určena pro příjemce, jejichž běžnou praxí je používat průměrné číslo pro organizaci/ kategorii zaměstnanců, nákladové středisko apod. Číslo nesmí být nižší než 90 % celkové pracovní doby odvozené z a) pracovní/kolektivní smlouvy, b) národní legislativy 42
Individuální roční produktivní hodiny příklad - AGA Pan Novák je zaměstnán na plný úvazek (8 hodin denně od pondělí do pátku) ve výzkumném centru. Ve sledovaném roce je 8 svátků připadajících na jinak pracovní den. Pan Novák čerpal 25 dní dovolené (v souladu s jeho pracovní smlouvou), 5 dní byl na nemocenské a 29 hodin pracoval přesčas (výzkumné centrum přesčasy proplácí). Celková pracovní doba: 365 dní 104 dní (soboty a neděle) 25 dní (dovolená) 8 dní (svátky) = 228 dní x 8 hodin/den = 1824 produktivních hodin Individuální roční produktivní hodiny pana Nováka: 1824 produktivních hodin + 29 hodin (přesčas) 40 hodin (nemoc) 1813 43
Zaznamenávání odpracované doby Pracovníci, kteří nepracují výhradně na projektu mají povinnost vést evidenci skutečně odpracovaných hodin na projektu, tzv. výkazy práce (timesheets). Pracovníci, kteří pracují výhradně (100% jejich úvazku) na projektu nemají povinnost vést výkazy práce. Skutečnost, že se pracovník věnuje výhradně projektu stvrzuje příjemce čestným prohlášením. Výkazy práce musí být schvalovány pracovníkem i jeho nadřízeným (minimálně na měsíční bázi). Náležitosti výkazu práce Název a číslo projektu Název příjemce Jméno, datum a podpis pracovníka Hodiny na projektu (EK doporučuje sledování na denní bázi) Jméno a podpis nadřízené osoby Odkaz na projektové úkoly, pracovní balíčky, apod. Popis projektových aktivit (!) 44
Výkaz práce doporučovaná (nikoliv povinná) forma Title of the Action TIME RECORDING FOR AN HORIZON 2020 ACTION Month January 01 Year 2014 Grant Number Beneficiary s name: Name of the person Person working in the action Type of personnel Employee Work package DAY 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Wed Thur Fri Sat Sun Mon Tue Wed Thur Fri Sat Sun Mon Tue Wed Thur Fri Sat Sun Mon Tue Wed Thur Fri Sat Sun Mon Tue Wed Thur Wed Ʃ 0 0 0 0 0 0 0 Ʃ Hours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Short description of the activities carried out in the month: Signed: Date: 0 Pdate 30.7.2014 Signed (Name of the supervisor): Date:
Čestné prohlášení vyplňuje se v každém vykazovaném období za pracovníky, kteří se věnují výhradně projektu H2020 46
Dodatečná odměna výpočet maximálního limitu Limit 8000 EUR/pracovníka/rok (při plném úvazku!) Při částečném zapojení do projektu je nutné limit proporcionálně snížit! Příklad 1 Výzkumník je zaměstnaný na částečný úvazek 4 dny v týdnu (úvazek 0,8) během kterých se věnuje výhradně projektu. Maximální limit = 8 000 *0,8= 6 400 Příklad 2 Výzkumník je zaměstnaný na plný úvazek na projektu od ledna do března. Maximální limit = 8 000 *0,25= 2 000 Příklad 3 Výzkumník v daném roce odpracoval 1600 hodin, z toho 800 na projektu EU. Maximální limit = 8 000 /1 600 * 800= 4 000 47
Osobní náklady vzorec pro výpočet Výpočet: Základní odměna (basic remuneration) = hodinová sazba zaměstnance počet hodin na projektu + Dodatečná odměna (additional remuneration) (Pouze neziskové organizace splňující kritéria způsobilosti pro vyplácení dodatečné odměny!) 48
Dodatečná smlouva výpočet hodinové sazby Případ 1: Dodatečná smlouva není uzavřena výhradně za účelem realizaceprojektu H2020 (např. smlouva existovala již před projektem a bude trvat i po jeho skončení) V tomto případě se počítá jediná hodinová sazba na základě souhrnných údajů z obou smluv (bez ohledu na odlišné druhové vymezení práce vykonávané v rámci každé smlouvy). Případ 2: Dodatečná smlouva je uzavřena výhradně za účelem realizace projektu H2020 V tomto případě se hodinová sazba počítá pouze na základě údajů dodatečné smlouvy. V případě, že je hodinová sazba na dodatečné smlouvě vyšší než hodinová sazba hlavní smlouvy, rozdíl (navýšení) v hodinové sazbě bude posuzován jako dodatečná odměna. 49
Osobní náklady Shrnutí Koncept dodatečné odměny Pouze neziskové organizace Limit max. 8000 EUR/pracovníka/rok (při plném úvazku) Výkazy práce Nepovinné u pracovníků věnujících se výhradně projektu H2020 Hodinová sazba Sjednocení referenčního období pro výpočet Nezahrnuje dodatečnou odměnu (její výpočet probíhá zvlášť) Způsob výpočtu osobních nákladů vyplývá přímo z GA Roční produktivní hodiny Možnost zvolit si fixně stanovené číslo 1720 50
Osobní náklady FAQ Vstupují náhrady za dovolenou/nemoc do základu pro výpočet hodinové sazby? Je možné si v rámci osobních nákladů nárokovat mzdy administrativních pracovníků? Je osobní příplatek navýšený v přímé souvislosti s projektem H2020 považován za základní odměnu (basic remuneration)? Jakým kritériím způsobilosti podléhá vyplacení dodatečné odměny (additionalremuneration)? Které složky mzdy jsou považovány za nezpůsobilé? 51
Ostatní přímé náklady - Cestovní náhrady - Vybavení, infrastruktura a jiná aktiva - Ostatní zboží a služby 52
Ostatní přímé náklady cestovní náhrady vyplácení cestovních náhrad se řídí národní legislativou a běžnou praxí příjemce cesta musí být nezbytná pro projekt EK nerozlišuje mezi cestami uvnitř nebo mimo EU (velmi nákladné cesty je vhodné předem zkonzultovat s PO) náklady na cestovné a ubytování externích expertů mohou být způsobilým N (je-li jejich účast v projektu naplánována v příloze 1 GA) 53
Ostatní přímé náklady vybavení, infrastruktura a jiná aktiva Způsobilým nákladem mohou být: účetní odpisy vybavení, infrastruktury a jiných aktiv stanoveny v souladu s běžnou praxí příjemce, národní legislativou a mezinárodními účetními standardy (IAS, IFRS) do pořizovací ceny mohou vstoupit také náklady na služby související s instalací a uvedením do provozu (viz. 47 vyhlášky č. 500/2002 Sb.) poměrná část podle využití vybavení v projektu (vůči plné kapacitě*) pronájem a leasing nesmí převýšit náklady na odpisy srovnatelného vybavení nesmí obsahovat poplatky za finanční služby (u finančního leasingu) pořizovací cena - velmi výjimečné; pouze pokud umožní pracovní program (!) * = počet produktivních hodin/dnů/měsíců odpovídající plnému využití majetku; zahrnuje veškerý čas během kterého je majetek využitelný. 54
Ostatní přímé náklady ostatní zboží a služby = služby a zboží nezbytné pro realizaci projektových úkolů: spotřební materiál náklady na diseminaci (Open Access, konferenční poplatky, ) náklady spojené s IPR (např. náklady na ochranu výsledků projektu) překlad dokumentů audit 1. stupně (Osvědčení o finančních výkazech CFS) předkládá příjemce na konci projektu pokud jeho příspěvek EU 325 tis. EUR (limit nezahrnuje nepřímé náklady) logistické zajištění projektových meetingů (zajištění místnosti, catering atd.) výběr dodavatele: nejlepší poměr kvalita/cena podléhá národní legislativě/běžné praxi příjemce 55
Subdodávky 56
charakteristické znaky : třetí strana komerční báze Subdodávky realizace projektových úkolů (action tasks) limitovaný rozsah činnosti koordinátora spojené s řízením konsorcia definované v čl. 41.2b) MGA nemůže vykonat subdodavatel subdodávky mezi partnery nejsou povoleny výběr subdodavatele: nejlepší poměr kvalita/cena; vyloučení střetu zájmu podléhá národní legislativě/běžné praxi příjemce musí být předem naplánovány v příloze 1 a 2 GA; ve výjimečných případech může (nemusí!) PO subdodávku dodatečně schválit bez nutnosti změny GA 57
Třetí strany v projektech 58
Komerční báze Dodavatel (nákladová kategorie Ostatní zboží a služby) Čl. 10 MGA Subdodavatel (nákladová kategorie Subdodávky) Čl. 13 MGA Nekomerční báze Propojená třetí strana Čl. 14 MGA Třetí strana poskytující nepeněžitý příspěvek Čl. 11+12 MGA 59
Propojené třetí strany = subjekty s právní vazbou na příjemce přímo se podílejí na projektových úkolech za odvedenou práci se zodpovídají příjemci (nikoliv EU) musí být identifikovány v Příloze 1 GA (schválení v průběhu realizace vyžaduje vždy změnu GA) nefakturují příjemci cenu, ale vyplňují svůj vlastní finanční výkaz v Participant Portal (= nákladová báze) pracují ve svých prostorách pod vlastním dozorem a vedením 60
Třetí strany poskytující nepeněžitý příspěvek = subjekty, které se přímo nepodílí na projektových aktivitách, pouze poskytují nepeněžitý příspěvek (nejčastěji vybavení, infrastruktura, lidské zdroje) příspěvky mohou být poskytnuty zdarma či za úplatu (cena stanovena na nákladové bázi dle skutečně vynaložených nákladů) musí být identifikovány v příloze 1 GA (výjimečně možné také dodatečné schválení v průběhu realizace bez změny GA) 61
Platby v projektu a finanční vykazování 62
Platby v projektu Evropská komise koordinátor partneři Grantová dohoda Konsorciální smlouva zálohová platba - do 30 dnů od (co nastane později): vstoupení GA v platnost / 10 dnů před zahájením projektových aktivit - automatický odvod do garančního fondu (GF) průběžné platby - odvíjí se od vykázaných nákladů max. do výše 85 % schváleného příspěvku EU (GF 5 % a zádržné 10 %) - do 90 dnů od obdržení kompletní průběžné zprávy Evropskou komisí platba zůstatku - závěrečné vyrovnání předchozích plateb a vykázaných nákladů příjemcem (vč. převodu z GF a zádržného) - do 90 dnů od obdržení kompletní závěrečné zprávy Evropskou komisí 63
Moduly pro reportování v PP Periodic Final 64
Moduly pro reportování v PP Periodic Report Technická zpráva Finanční zpráva individuální finanční výkaz vysvětlení využití zdrojů průběžný souhrnný finanční výkaz žádost o platbu Final Report Technická zpráva Finanční zpráva CFS příjmy
Role ve finančním vykazování Partner: Vyplňuje svůj vlastní finanční výkaz v Participant Portal (příp. výkaz propojené třetí stany) Elektronické schválení provádí PFSIGN (Projet Financial Statement Authorised Singatory) Koordinátor: Kontroluje finanční výkazy jednotlivých partnerů konsorcia Vytváří souhrnný finanční výkaz za celé konsorcium Včasné nedodání finančního výkazu partnerem nebrání koordinátorovi zaslat souhrnný finanční výkaz EK Opozdilý partner předkládá svůj finanční výkaz až spolu s finančním výkazem za další vykazované období (!) 66
Participant Portal: Finanční vykazování 67
Participant Portal: Finanční vykazování 68
Struktura finančního výkazu vysvětlení vykázaných částek 69
Vysvětlení vykázaných částek míra detailu OSOBNÍ NÁKLADY počet člověkoměsíců v jednotlivých pracovních balíčcích SUBDODÁVKY stručný popis položky a zda byla plánována v příloze 1 GA OSTATNÍ PŘÍMÉ NÁKLADY pouze v případě OPN 15 % vykázaných osobních nákladů popis pouze částky převyšující limit začít od největších (nejnákladnějších) položek Viz šablona průběžné zprávy 70
Šablona průběžné zprávy Participant Portal 71
Kdo finanční výkazy schvaluje? Nejpozději při prvním finančním reportování je nutné v Participant Portal nominovat osobu(y) oprávněnou schvalovat finanční výkazy tzv. (Project) Financial Statement Authorised Singatory (P)FSIGN Postup: 1) Nominace na úrovni organizace (FSIGN) provádí LEAR (příp. Account Administrator) možné nominovat více osob (tj. vytvořit seznam) Tip: Při nominaci může LEAR přidat komentář, který umožní řešiteli vybrat správnou osobu (např.: Finanční výkazy katedry chemie podepisuje od 1.1.2014 Ing. Jaroslav Koláček ) 2) Nominace na úrovni projektu (PFSING) provádí hlavní řešitel (Participant Contact - PaCo) možné nominovat více osob, ale 1 finanční výkaz = 1 podpis 72
Nominace na úrovni organizace - FSIGN Nominace na úrovni projektu - PFSIGN 73
Směnný kurz pro finanční vykazování průměr směnných kurzů ECB za vykazované období http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-czk.en.html 74
Finanční audity a certifikáty 75
Ex-ante Posouzení finanční kapacity Týká se koordinátorů projektů, u kterých požadovaný příspěvek EU/projekt 500 tis. EUR Řadových partnerů konsorcia se posouzení zpravidla netýká. Osvědčení o finančních výkazech (= audit 1. stupně) (CFS) Týká se příjemců jejichž příspěvek EU 325. tis. EUR (limit nezahrnuje nepřímé náklady!) Předkládá se pouze jedenkrát, na konci projektu Provádí nezávislý auditor vybraný příjemcem (viz. příloha 5 GA) Způsobilý náklad projektu (N kategorie: Ostatní zboží a služby) Osvědčení o metodologii (CoM) Týká se příjemců, kteří vykazují průměrné osobní náklady Předkládá se na dobrovolné bázi 76
Ex-post Finanční audity (audity 2. stupně) v průběhu realizace projektu a až do 2 let po vyplacení zůstatku auditoři EK, externí auditoři Kontroly a audity EÚD, vyšetřování OLAF v průběhu realizace projektu nebo afterwards Dokumentační povinnost Povinnost uchovávat originály relevantních projektových dokumentů do 5 let od vyplacení zůstatku (3 roky pro low value granty) Zajištění přístupu Povinnost zajistit, aby EK, OLAF a EÚD mohly v případě potřeby provést audity a kontroly u třetích stran 77
Uchovávání dokumentace (čl. 18 MGA) Skutečné náklady záznamy nákladů, vykazované částky i podpůrná dokumentace musí souhlasit např. dodavatelské i subdodavatelské smlouvy, faktury, účetní záznamy osobní náklady: rozděleny na zaměstnance např. interní směrnice o odměňování zaměstnanců, výplatní pásky, záznamy odpracované doby, bankovní výpisy ostatní přímé náklady: Pevná sazba rozděleny podle typu nákladů např. odpisy, objednávka nákupu, dodací list, bank. výpisy, přístrojový deník, interní směrnice pro odepisování majetku dokumenty dokládající způsobilost nákladů, na které je pevná sazby aplikována 78
Výpočet konečné výše grantu (čl. 5.3 MGA) Kdy: při platbě zůstatku 1 Aplikace sazby financování na způsobilé náklady (vykázané příjemci a schválené EK) Celkové schválené způsobilé náklady sazba financování 2 3 4 Strop financování podle GA Princip neziskovosti projektu výše příspěvku EU (viz bod 2.) + příjmy projektu > celkové způsobilé náklady snížení příspěvku EU Snížení na základě nesprávné implementace či porušení povinností vyplývajících z GA Konečná výše grantu 79
Peněžité a administrativní pokuty (čl. 45) Pokud je prokázáno: Závažné pochybení Podvod předchází kontradiktorní postup Příjemce významně nenaplňuje své závazky vyplývající z GA, příp. podává nepravdivá prohlášení Např. plagiátorství, chybějící výkazy práce, falešné prohlášení o statusu SME Peněžitá pokuta 2 až 10 % z výše finančního příspěvku EU, který příjemce obdržel 4 až 20 % v případě opakovaného provinění během 5 let od prvního porušení Administrativní pokuta = vyloučení ze všech grantů financovaných EU na dobu max. 5 let od prokázání porušení 80
FAQ Za jakých podmínek se subdodavatel může podílet na realizaci projektových úkolů? Je propojená třetí strana vázána finančními pravidly H2020? Je možné vyplnit finanční výkaz (nebo jeho adjustment) před koncem vykazovaného období? Zodpovídá koordinátor za to, že náklady vykázané jednotlivými partnery splňují kritéria způsobilosti? Za jakých podmínek může EK uvalit peněžitou nebo administrativní pokutu? 81
www.tc.cz www.h2020.cz Finanční dotazy: horniecka@tc.cz, lojkova@tc.cz Právní dotazy: kotoucek@tc.cz, kratenova@tc.cz