ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení

Verze: 3.52.62 Poslední revize: 13.6.2016 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení ABX software s.r.o., Závodu míru 876/3a, 36017 Karlovy Vary, tel. (+420) 840 55 66 77, www.ab-x.cz, podpora@ab-x.cz

I ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení 0 1 ČÁST I Úvod 1 O Programu... 1 2 Historie... 1 3 Domluva... 1 4 Licenční klíč... 1 1 ČÁST II Jak začít 1 Instalace, verze... Windows 1 2 První spuštění,... dostupnost databáze 2 2 ČÁST III Konfigurace programu 1 Prostředí... 3 2 Nastavení uživatelů... 3 3 Databáze... 4 4 POS tiskárna... 6 5 Firma... 6 6 Internet... 7 7 Recepce... 8 Hotelové štafle Rezervace a účty Hosté Účetní parametry Místní poplatky Policie, hlášení Měny, kurzy Směnárna Vzhled dokladů Texty na dokladech Dokladové řady Úkoly Zabezpečení Uzávěrky Restaurace Telefony Zámkový systém Weblink 1 Weblink 2 Budíčky, úkoly Hodinové štafle Sklady 8 8 10 11 12 13 13 14 14 15 16 18 18 18 18 18 18 18 18 19 19 20 8 Zabezpečení,... provoz v zabezpečených Windows 20 ČÁST IV Soubor 20 1 Odhlásit uživatele... [Ctrl+Alt+O] 20 2 Přepnout uživatele... [Shift+Ctrl+O] 20 3 Konec [Alt+X]... 21 ČÁST V Nástroje 21 1 Zálohování, obnova,... oprava 21 2 Obnova databáze... ze zálohy 21 3 Odešli datovou... zálohu e-mailem 21

OBSAH II 4 Připojit k jiné... databázi 22 5 Aktualizace databáze... 22 6 Reset uživatelského... nastavení vzhledu 22 7 Nastavení programu... 22 8 Změnit přístupové... heslo 22 9 Vyprázdnění... databáze 22 10 Odstranění pohybů... za období z databáze 23 11 Import dat ze... starší verze Recepce 2.x 24 ČÁST VI Okno 25 ČÁST VII Ovládání programu 25 1 Základní pojmy... 25 2 Klávesové zkratky... 25 3 Mazání, referenční... integrita 26 4 Ovládání v datových... formulářích 27 Formuláře Tabulky (datové mřížky) Nastavení... viditelnosti a pořadí sloupců Setřídění... v tabulce Změna pořadí... záznamů v tabulce Nový záznam Smazat záznam Oprava záznamu Hledání Filtry Tisk a export dat 27 28 28 28 28 29 29 29 29 30 30 5 Nástrojový pruh... aplikace 32 32 ČÁST VIII Agendy 1 Adresář... 32 Přidání záznamu Vyhledávání v adresáři pomocí filtru Vzhled adresáře Údaje v adresáři, fotografie Smazání záznamu Sloučení více záznamů adresáře Typy pokojů Přidání typu... pokoje Definice typu... pokoje Filtr v Typech... pokojů Smazání... typu pokoje Pokoje Přidání pokoje... Parametry... pokoje Filtr v Pokojích... Vzhled zobrazení... v Pokojích Smazání... pokoje Uklizenost... pokojů Opravy, závady... a evidence nákladů na údržbu 33 34 34 34 35 35 37 37 37 38 38 38 38 39 40 40 40 40 41 2 Ceny pokojů... 41 Nová cenová kategorie Nová sezóna (cena) 41 42 3 Ceník ostatní... 42 Typy položek 42 4 Rezervace a... hotelové účty 43 Rezervace a účty graficky - Štafle 43

III ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Rezervace a účty textově Přístup do účtu pomocí hyperlinků Akce a tiskové sestavy pro rezervace a účty Vytvoření nové rezervace nebo pobytu Průvodce vytvořením rezervace / nový pobyt Walk-in pobyt Příjezd (Check-In) Odjezd (Check-out) Storno příjezdu/odjezdu a jiné změny Změna období pobytu Zkrácení pobytu u některých hostů Změna pokoje Změna způsobu účtování pobytu Vlastní pevná denní cena za pobyt Odebrání, přidání, stěhování hosta Změna parametrů hosta nebo vlastníka účtu Typy pobytu z hlediska DPH Pozdější příjezd, dřívější odjezd hosta Nastavení slevy Ruční úprava položek účtu Rozdělení - částečná úhrada účtu Vystavení proforma faktury Příjem zálohy na pobyt Ghost rezervace Připsání služby nebo zboží na pokoj Položka "Mimo ceník" Skupinové pobyty (účty) Zaplacení více pokojů jedním dokladem Převod konzumace z restaurace Natížení telefonních hovorů Automaticky vkládané položky Připomenutí při příjezdu a odjezdu Prodej "po lůžkách" Opce na rezervaci Waiting rezervace - na čekání Anonymní hosté Volné pobyty (kemp) Vydání karty pro zámkový systém Doplňkové rozlišení typu pobytu Kopie pobytu do jiného období Logování změn 5 Doklady 46 47 48 49 50 54 55 56 57 57 58 58 58 59 59 60 61 62 62 63 63 64 64 65 65 66 66 69 69 70 70 73 73 74 75 75 76 77 78 78 79... 79 Vystavení daňového dokladu za ubytování Tisk daňových dokladů Storno dokladu Archiv výtisků a stornoprotokolů Povídání o měnách Povídání o sazbách DPH Dodatečná oprava dokladu Export dokladů pro účetnictví 81 81 83 84 85 85 85 86 6 Příjemky-převodky... 88 Nová příjemka Smazání příjemky Oprava příjemky 88 89 90 7 Drobný prodej... 90 8 Pokladna, uzávěrky... 92 9 Nová rezervace/pobyt... 94 10 Telefony - přehled... hovorů 95 11 Restaurace... 95 12 Hodinové rezervace... prostor a předmětů 95

OBSAH IV Prostory a předměty k pronájmu 96 Hodinové štafle 97 Práce s hodinovými rezervacemi ve štaflích 99 Přehledy hodinových rezervací 102 13 Denní stav hotelu... - přehled 103 14 Přehled prodeje... 105 15 Dodavatelé... 107 16 Kurzy měn... 107 17 Směnárna... 107 18 Číselník států... 109 19 Budíčky... 110 20 Hotelový deník... 113 21 Ubytovací smlouvy... 114 Vzory ubytovacích smluv Vytvoření ubytovací smlouvy k rezervaci 114 116 22 Vnitřní účty... 116 23 Zprostředkovatelé... 117 24 Sledovač uživatelů... 117 25 Modul Telefony.exe... - import dat z ústředny 118 ČÁST IX Statistiky, Hlášení 121 1 Přehled pro... Policii / Ubytovací kniha 122 2 Ubytovací a... rekreační poplatek 123 3 Statistika ČSÚ... 124 4 Narozeniny... hostů 125 5 Podklad pro... kontrolní hlášení DPH 101c 126 ČÁST X Weblink 1 - poptávkový systém 127 1 Instalace a konfigurace... webové části 127 2 Klientská část... - konfigurace 127 3 Klientská část... - používání 128 ČÁST XI Weblink 2 - rezervační systém 128 1 Instalace a konfigurace... 128 2 Práce s přijatými... rezervacemi 128 ČÁST XII SW podpora 130 1 Kontakty... 130 2 Služby... 130 3 Zakázkové úpravy... 131 4 Časté dotazy... a potíže (FAQ) 131 Rejstřík 132

1 1 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Úvod O Programu Historie, zaměření Domluva Licenční klíč Verze programu: 3.52.62 Poslední revize: 13.6.2016 Kontakty 1.1 O Programu Program ABX Recepce je vytvořen ve vývojovém prostředí Delphi 6, používá databázový stroj Firebird a generátor tiskových sestav FastReport 3. Je určen pro hotely, penziony, kempy a jiná ubytovací zařízení. Může být provozován na PC s operačním systémem MS WINDOWS 2000, XP, VISTA a vyšším. Na starších verzích (Win 98, ME) není funkčnost zaručena. Program je vytvořen pro českou verzi Windows. Na nečeských edicích nezaručujeme správné zobrazení českých znaků. Pokud máte cizojazyčné Windows, doporučujeme alespoň nainstalovat podporu pro české prostředí a také nastavit v místním nastavení "české" formáty čísel, tj. oddělovač tísíců (mezera), desetinný oddělovač (čárka) a podobně. V opačném případě nelze zaručit bezchybnou funkci programu. Doporučená minimální konfigurace: PC s procesorem Celeron 1GHz, 512MB RAM, WinXP. 1.2 Historie 1999: První verze systému Recepce pro DOS - zakázková aplikace 2000: Uvolněna první komerční verze 2 pro ostatní uživatele 2008: Recepce R3 pro Windows 1.3 Domluva V dalším textu použijeme pro označení tlačítek značky: <Název tlačítka>. Volby z menu uvádíme ve složených závorkách {Volba}, klávesy v hranatých závorkách [Klávesa]. Jednotlivé moduly jsou popisovány v takovém pořadí, v jakém byste si je měli projít a naplnit daty. Tato příručka zachycuje stav programu v určitou chvíli, a tak jak se program vyvíjí. Může se v drobnostech odlišovat od skutečnosti, případně může popisovat funkčnost, která bude implementována až dodatečně. Pokud se s nějakou nepřesností setkáte, informujte nás prosím - budeme rádi a uvedeme stav programu i příručky do souladu. Obrázky: Tak jak se manuál po léta vyvíjí, mění se i vzhled operačního systému, na kterém manuál píšeme. Novější obrázky jsou nasnímány pod Windows 7, starší pod Windows XP, proto se může lišit jejich vzhled (barva okrajů apod.). 1.4 Licenční klíč Bez licenčního klíče nelze program spustit. Licenční klíč definuje uživatele (firmu), a v závislosti na typu zakoupené licence také její typ (edici). Licenční klíč může být vázán na konkrétní počítač. Licenční klíč lze získat automaticky při instalaci z registračního serveru výrobce programu. Veškeré údaje nezbytné pro získání LK obdržíte při koupi programu. V případě potíží nebo nejasností se obraťte na zákaznickou podporu. Licence, obsažená v licenčním klíči, určuje počet povolených pokojů, volných pobytů a podobně, stejně jako dostupnost nadstavbových modulů (telefonní ústředna, drobný prodej a další). 2 Jak začít Instalace První spuštění Konfigurace programu 2.1 Instalace, verze Windows Program pro svou funkci požaduje spuštěný databázový server Firebird, který musí běžet na počítači, kde jsou v síti umístěna data. V případě provozu na jednom počítači je tedy server i aplikace ABX RECEPCE na stejném počítači. Server by měl vždy běžet na slušném PC vybaveném záložním zdrojem. Je rozumné, aby server a data byla umístěna tam, kde je požadavek na nejrychlejší práci. Rychlost práce na ostatních počítačích pak závisí na rychlosti sítě a serveru. Nejprve tedy pomocí instalačního souboru, který najdete buď na instalačním CD, nebo stáhnete z internetu, nainstalujte server

Jak začít 2 Firebird 2.5. V závislosti na typu operačního systému si může instalátor Firebirdu vyžádat restart. Následně stejným způsobem nainstalujte i samotný program ABX RECEPCE. Server Firebird je dostupný například zde: http://www.ab-x.cz/79-podpora_-_soubory_ke_stazeni Poznámky k SQL serveru Firebird Firebird doporučujeme instalovat i na počítače, které neslouží jako server. Při instalaci serveru musí být vytvořena klientská knihovna gds32.dll. Obvykle je tato knihovna při instalaci vygenerována automaticky a umístěna do adresáře \system32. Pokud není na klientském počítači Firebird nainstalován, je nutné tuto klientskou knihovnu umístit do adresáře programu. Knihovnu můžete překopírovat ze serveru, nebo ji najdete na instalačním CD. Verze knihovny by měla odpovídat verzi serveru. Při prvním spuštění programu se provádí kontrola UDF knihoven v příslušném adresáři serveru Firebird. Toto první spuštění by mělo proběhnout pod administrátorským účtem, jinak bude případné doplnění knihovny neúspěšné. Pokud se z jakéhokoli důvodu nezdaří zkopírování knihoven RecepceUDFs.dll a uuidlib.dll, nahrajte je ručně do adresáře \UDF SQL serveru Firebird, (obvykle C:\Program Files\Firebird\Firebird_2_5\UDF). Instalujte server Firebird ve verzi 2.5, s jinou než doporučenou verzí není zaručena plná funkčnost programu. V dalších verzích programu může dojít ke změně doporučené verze na vyšší. Pokud používáte další programy, které vyžadují jinou verzi, pak lze souběžně provozovat i více verzí, pouze jediná však může běžet jako služba. S poněkud náročnější konfigurací při souběhu verzí serveru Firebird pomůže naše technická podpora. Poznámky k Windows Vista, Windows 7 a vyšší Cestu k databázi specifikujte vždy IP adresou, UNC jménem, nebo tzv. lokální smyčkou. Viz nastavení databáze. 2.2 První spuštění, dostupnost databáze Program se spustí automaticky po instalaci, nebo pomocí ikony, která se vytvoří na ploše či v nabídce start (podle toho, co jste vybrali při instalaci). Přihlaste se jménem 0 (nula) a heslem 0 (nula). Přihlašovací údaje doporučujeme změnit v nastavení uživatelů. Pokud není nainstalovaný SQL server Firebird, nebo je nedostupný databázový soubor, program po spuštění nahlásí, že se nelze připojit k databázi, např. tímto chybovým hlášením: Řešení: a) zkontrolujte, zda je nainstalovaný a spuštěný Firebird (například spuštěním správce procesů Ctrl+Alt+Delete, v seznamu běžících procesů musí být fbserver). b) zkontrolujte, zda existuje databázový soubor.fdb c) pokud je potřeba přenastavit v programu cestu k databázi (třeba proto, že je umístěna na jiném počítači - serveru), použijte pro přihlášení jméno pro konfiguraci ADMIN a heslo 0 (nula). Více o nastavení cesty k databázi viz Nastavení databáze. Pozn. uživatelská jména a hesla jsou uložena v databázi, a proto je při její nedostupnosti nelze použít. Spuštění bez zadání jména a hesla Program umožňuje parametrizované spouštění se jménem a heslem v příkazovém řádku (lze doplnit do vlastností zástupce programu na ploše), např. Astor.exe -uname jiri -upwd heslo. V takovém případě se po spuštění nezobrazí přihlašovací dialog. Používejte s rozmyslem. 3 Konfigurace programu Klikněte na značku nastaveni, nebo vyberte z menu {Nástroje}{Nastavení programu}, případně použijte zkratku [Ctrl+Alt+M]. Nastavení obsahuje sadu záložek, jejichž počet a obsah může záviset na verzi programu.

3 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení V jednotlivých záložkách lze nastavovat chování programu. V případě pochybností ponechte raději výchozí nastavení. Pokud program běží jinde, než je instalován server, je třeba nastavit správně umístění databáze v síti. Společná nastavení prostředí Prostředí Nastavení uživatelů Databáze POS tiskárna Firma Internet Nastavení aplikačních modulů Recepce 3.1 Prostředí Datové operace Při mazání některých detailních záznamů - tj. např. položek příjemky, receptury apod. si program může, nebo nemusí vyžádat souhlas ("Opravdu chcete smazat tento záznam?"). Detailní záznamy mazat bez dotazu Okna Uživateli skrýt nepovolené volby z menu V Nastavení uživatelů je možno jednotlivým uživatelům nastavit, které agendy jsou jim dostupné a které nikoli. Ikony, resp. příslušné položky menu {Otevři} se pak obvykle uživatelům nemusejí ani zobrazovat. V opačném případě budou zobrazeny, ale jako nedostupné (šedivé). Ukládat pozici a velikost oken Jednotlivá okna (formuláře) se při příštím otevření otevřou na stejné pozici a ve stejné velikosti, jako byla naposled zavřena. Uložené pozice lze smazat volbou Reset uživatelského nastavení vzhledu. Obnovovat spuštění otevřená okna při dalším Program po přihlášení automaticky znovu otevře okna tak, jak byla otevřena při jeho posledním odhlášení (ukončení programu). Dialogy, synchronizace ukazatele myši Dialogy, dotazy Program automaticky zobrazí dialogové okno (Dotaz, zprávu) na takové pozici, aby byl ukazatel myši na výchozím tlačítku (<Ano>, <Ne>, <OK> apod.). Asistenti pro vstup hodnot Totéž pro okna pro vstup hodnot (datum, číslo a podobně). V případě potřeby posunout ukazatel Pokud je ukazatel myši v takové poloze, že by zobrazené dialogové okno bylo mimo viditelnou část obrazovky, program může přemístit tento ukazatel tak, aby se okno na obrazovku vešlo. Automatické akce při startu Při startu může program spouštět v závislosti na verzi a na dalších nastaveních nějaké testy či upozornění pro uživatele, například zjišťování nových verzí na internetu a podobně. Na tomto nastavení záleží, kdy budou Automatické akce spouštěny. 3.2 Spouštět při každém přihlášení Automatické akce se spustí po každém přihlášení jakéhokoli uživatele Spouštět při prvním přihlášení Spustí se pouze při prvním přihlášení prvního uživatele Nespouštět nikdy Nespustí se nikdy, resp. jedině na přímý pokyn uživatele. Nastavení uživatelů Přepněte se na záložku "Uživatelé". Zde můžete přidávat, upravovat a mazat uživatele, přidělovat jim oprávnění apod.1 Můžete

Konfigurace programu 4 také každému uživateli nastavit nějaký obrázek, který se bude zobrazovat při přihlašování do systému.2 Věnujte pozornost zejména právům, týkajících se přístupu k modulům a právům pro jednotlivé operace při vytváření a správě hotelových účtů. Zatímco nastavení uživatelů je globální pro celý systém (stejní uživatelé platí na všech stanicích v síti), pak nastavení způsobu přihlašování (ručně nebo pomocí karet) se vztahuje jen pro počítač, na kterém je nastavení upravováno. Je tedy možné, aby se například na recepci nebo na pokladním místě vybaveném čtečkou uživatelé přihlašovali pomocí magnetických karet, RFID klíčů, nebo MIFARE karet, zatímco v kanceláři pomocí jména a hesla (klávesnice). Změny potvrďte, <Ok>, nebo odvolejte <Storno>. 1Program je navržen optimisticky, tj. co není zakázáno, je povoleno. 2Dop. formát obrázku je 64 x 64 pixelů. 3.3 Databáze Na této záložce se nastavuje umístění databáze. Pokud je databáze a tedy i server na jiném počítači, je zde nutno správně nastavit cestu. Pokud si s nastavením nevíte rady, požádejte o pomoc IT specialistu, nebo se obraťte na naši SW podporu. Cesta musí být zadána vždy z pohledu serveru. Protože server a databáze musejí být na stejném počítači, je to vždy cesta k lokálnímu disku z pohledu serveru, doplněná o specifikaci počítače. Umístění databáze Pokud jsou program i databáze na stejném počítači: C:\ABX\recepce3\DATA\Recepce.FDB nebo localhost:c:\c:\abx\recepce3\data\recepce.fdb (lokální TCP/IP) Databáze běží na jiném počítači (jehož UNC jméno je SERVER) v síti: SERVER:C:\ABX\recepce3\DATA\Recepce.FDB (protokol TCP/IP) nebo (nedoporučujeme!) \\SERVER\C:\ABX\recepce3\DATA\Recepce.FDB (protokol NetBEUI) Databáze běží na jiném počítači (který je specifikován IP adresou) v síti: 192.168.2.1:C:\ABX\recepce3\DATA\Recepce.FDB (protokol TCP/IP) Přihlašovací jméno a heslo k serveru Po instalaci má server Firebird přednastavené defaultní jméno a heslo. Pokud nejste zkušenými administrátory, nebudete mít potřebu do konfigurace serveru zasahovat. Proto nebude pravděpodobně nutné měnit přihlašovací údaje ani v nastavení programu. Změnou přihlašovacích údajů dosáhnete vyšší úrovně zabezpečení například při spojení přes internet. Směřování zálohy (cesta z pohledu serveru) Zde se nastavuje umístění zálohy, které se vytváří automaticky, nebo na základě požadavku uživatele. Zde se již neuvádí název serveru, pro všechny shora uvedené příklady zde tedy bude uvedeno: a) za předpokladu, že server sdílí celý disk c: C:\ABX\recepce3\DATA\ b) pokud server nabízí ke sdílení pouze jeden adresář, např. C:\ZALOHA, pak zapište pouze jeho název. Program si kompletní cestu (např. \ \SERVER\ZALOHA\) vygeneruje sám. Zapište tedy: ZALOHA\ Pamatujte, že klientská stanice, pokud má na ní zálohování fungovat, musí mít fyzické právo přístupu do adresáře na serveru, kde se má záloha vytvořit. Nemusí mít přístup k samotné databázi, což je z hlediska zabezpečení dat lepší. Zálohu kopírovat na výměnné médium Na tomto počítači ukončení aplikace zálohovat vždy Po vytvoření zálohy může program nabízet překopírování komprimované zálohy na výměnné médium (disketu, USB disk a podobně). při Podle potřeby můžete zálohování na některých počítačích vyřadit. Před kopírováním se zeptat Použijte při kopírování na výměnná média, která se vkládají či připojují podle potřeby. Vytvořit záložní nastavení Aktuální parametry připojení k databázi se uloží pod zadaným číslem a aliasem do konfiguračního souboru databases.ini. Načíst záložní nastavení Načtou se parametry vybraného záložního nastavení. Smazat záložní nastavení Vybrané záložní nastavení z databases.ini bude smazáno. Více viz níže

5 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Umístění databáze Cesta musí být zadána vždy z pohledu serveru. Protože server a databáze musejí být na stejném počítači, je to vždy cesta k lokálnímu disku z pohledu serveru, doplněná o specifikaci počítače. Pokud jsou program i databáze na stejném počítači: C:\ABX\recepce3\DATA\Recepce.FDB nebo localhost:c:\c:\abx\recepce3\data\recepce.fdb (lokální TCP/IP) Databáze běží na jiném počítači (jehož UNC jméno je SERVER) v síti: SERVER:C:\ABX\recepce3\DATA\Recepce.FDB (protokol TCP/IP) nebo (nedoporučujeme!) \\SERVER\C:\ABX\recepce3\DATA\Recepce.FDB (protokol NetBEUI) Databáze běží na jiném počítači (který je specifikován IP adresou) v síti: 192.168.2.1:C:\ABX\recepce3\DATA\Recepce.FDB (protokol TCP/IP) popis "Připojení k různým databázím". Povolit příjem událostí z databáze (events) Databáze může rozesílat klientům události, např. o změnách některých dat. To může způsobovat potíže v některých typech sítí, a také při připojení přes internet. V případě, že dochází k "zamrzání" či výpadkům spojení s databází, příjem událostí vypněte. Pouze v lokální síti Program automaticky vypne příjem událostí, pokud vyhodnotí umístění databáze jako internetové (mimo lokální síť). Další podrobnosti o zálohování databáze naleznete v kapitole Zálohování, obnova, oprava. Pár slov o architektuře Client-Server, zabezpečení Stojí za to si uvědomit, že pokud je databáze na serveru, není potřeba, aby klientské počítače (stanice) měly fyzický přístup k databázi. K databázi totiž přistupuje server Firebird, který vyřizuje požadavky jednotlivých klientů. Není tedy potřeba nastavovat sdílení disků*, jako je tomu u souborových databází. Umístění databáze na serveru, ke kterému nemá nikdo nepovolaný fyzický přístup, je tedy nejlepší ochranou databáze proti úmyslnému poškození. Pokud to operační systém a souborový systém umožňuje, můžete zamezit uživateli do adresáře přístup, nebo alespoň odebrat právo k manipulaci s datovým souborem (uživatelem se v tomto případě rozumí uživatel windows, pod kterým program běží). *Sdílení musíte povolit, pokud chcete, aby klientské stanice mohly zálohovat po síti (doporučeno). Stačí ale povolit přístup do vyčleněného adresáře, viz výše. K samotným datům nemusí mít stanice přístup (sdílení) povolen. Tip: Zájemcům o podrobnější informace o databázi Firebird a o její konfiguraci lze doporučit knihu Podrobná příručka Interbase/Firebird od P.Císaře, vydanou v nakladatelství Computer Press. Pozor na firewall Ať už používáte firewall integrovaný ve vašich Windows nebo nějaký jiný, bude nutno na serveru povolit TCP/IP přístup pro ostatní stanice. Firewall nevypínejte, jen povolte přístup pro FBserver.exe (port 3050). Připojení k databázi přes internet Pokud je počítač, na kterém běží server, připojen do internetu, můžete se k němu připojit i z počítače mimo lokální síť. Základním předpokladem je, aby tento počítač měl tzv. veřejnou IP adresu, kterou zadáte v nastavení připojení k databázi jako adresu serveru (viz výše). Na routeru pak zřídíte tzv. virtuální server (obvykle na portu 3050), který přesměruje požadavky na veřejnou IP na některý z počítačů v lokální síti. Pokud nemáte možnost tuto veřejnou adresu od vašeho poskytovatele připojení získat, lze tento nedostatek obejít např. pomocí software Hamachi, který vám umožní zřídit cosi jako VPN. V případě připojení přes internet je samozřejmě nutno celou síť (router, firewall atd.) správně nakonfigurovat, což nemusí být zcela triviální záležitost. Nemáte-li sami dost zkušeností, obraťte se na odborníka. Požadujete-li vyšší bezpečnost spojení přes internet, zvažte šifrování dat pomocí tzv. SSL tunelu. Při spojení přes internet se doporučuje vypnout příjem událostí z databáze. Jinak je třeba v konfiguraci routeru otevřít pro FB další port, např. 3051, a v konfiguračním souboru Firebird.conf nastavit RemoteAuxPort=3051. Důležité upozornění: Pokud zpřístupníte server do internetu, je možno se k němu připojit (třeba i jiným programem než je ABX RECEPCE) za předpokladu znalosti následujících parametrů: IP adresa, umístění databáze (C:\ABX\recepce3...), přihlašovací údaje serveru (jméno, heslo, po instalaci přednastaveno). Proto čím více těchto parametrů změníte oproti přednastaveným hodnotám, tím bude váš systém ve větším bezpečí. Informace o změně přihlašovacích údajů serveru naleznete v dokumentaci v adresáři serveru Firebird (C:\Program Files\Firebird\...). V konfiguračním formuláři je k dispozici nástroj pro snadnou změnu hesla serveru (nutno provést na počítači který slouží jako server pro celou síť). Pozn.: Připojení k databázi přes internet pomocí veřejné IP adresy je možné pouze u některých typů licencí. Možné potíže Pokud nefunguje připojení k databázi prostřednictvím sítě (lokální nebo internetu), prověřte následující: Je správně zadaná cesta k databázi? Lze na zadanou IP adresu "pingnout"?

Konfigurace programu 6 Není v siti router, který by blokoval protokol tcp/ip? Nezadali jste cestu k databázi v chybném formátu? Například \\10.0.0.1\C:\ABX\... je chybně (používá se protokol netbeui, což není podporováno), přestože test připojení projde. Pokud je server za routerem, je v něm správně povolen příslušný port a je komunikace správně směřována na server? Práce s programem pomocí vzdálené plochy Pokud není k dispozici rychlé připojení k internetu na obou stranách, je možno použít tzv. vzdálenou plochu (např. pomocí programu VNC). Tento způsob sice zablokuje ovládaný počítač pro ostatní uživatele, ale na druhou stranu funguje dobře i při nepříliš rychlém připojení. Více připojení k různým databázím (pro odborníky a administrátory) Ve speciálních případech může být užitečné mít možnost přepínat různé databáze. Například lze mít jednu databázi v lokální síti, a další (třeba dvě restaurace se zcela odlišným sortimentem) buď v téže síti, nebo i připojenou přes internet. Připojovací parametry k dalším databázím jsou uloženy v souboru \Harsys6\settings\databases.ini. Pokud nechcete editovat soubor ručně, je k dispozici jednoduchý nástroj: 1. Otevřete "Nastavení programu", záložka "databáze". 2. Nastavte databázi, ke které se chcete připojovat a pomocí tlačítka "test" ověřte dostupnost. 3. Tlačítkem <Vytvořit záložní nastavení> uložte aktuální parametry pod vybrané číslo. Zadejte také jednoduchý alias (textový popis pro uživatele, např. "Hospoda2"). 4. Opakujte pro všechny databáze, ke kterým se chcete připojovat. 5. Neukládejte nastaveni (použijte <Storno>), jinak se toto připojení stane výchozím! Použití: Po startu se program vždy připojí k výchozí databázi. Po úspěšném přihlášení může uživatel pomocí volby "Přepnout databázi" z menu "Nástroje", nebo tlačítkem na nástrojové liště:. K vybrané databázi se musí přihlásit správným uživatelským jménem a heslem platným pro tuto databázi. Po dobu přihlášení k jiné než výchozí databázi nelze upravovat nastavení parametrů připojení. Pokud se má program připojovat např. k různým databázím (provozovnám) přes internet, je vhodné jako výchozí nastavit lokální databázi (která nakonec může sloužit díky nutnosti přihlášení i jako vstupní brána k ostatním databázím). Tipy a upozornění: Přepínání lze využít i pro cvičné účely, kdy si vytvoříte samostatnou databázi na lokálním počítači. Databázový soubor můžete získat prostým překopírováním výchozí databáze recepce.fdb do jiného souboru. Pozor! V době kopírování nesmí být nikdo k databázi připojen! Po překopírování je možné takto vzniklou databázi vyprázdnit pomocí příslušné volby z menu nástroje. Po instalaci nové verze, která si vyžádá i aktualizaci databáze, je třeba provést aktualizaci i pro další databáze. Aktualizaci vyvoláte z menu "Nástroje". Pozor na nastavení cesty pro zálohování a pro kopii zálohy. Pokud budete mít více (třeba jinak pojmenovaných) databází se stejně zadanou cestou, mohou se vám při zálohování záložní soubory vzájemně přepisovat. Proto je doporučeno zvolit odlišná nastavení pro každou databázi. 3.4 POS tiskárna Program předpokládá i možnost použití pokladní (POS) tiskárny jako alternativy pro tisk zjednodušených daňových dokladů (namísto A4 faktur). Tento nastavovací formulář umožňuje nastavit tiskárnu pro znakový režim - ale Recepce (narozdíl např. od systému ABX Harsys) znakový tisk nepoužívá - tiskne v grafickém režimu. Pro usnadnění tisku na POS tiskárnu zde ale můžete vybrat tiskárnu ze seznamu nainstalovaných tiskáren (program ji pak automaticky vybere pro tisk POS varianty daňových dokladů): Poznámky: Předpokládá se termotiskárna s páskou 80mm. Pro grafický tisk se příliš nehodí jehličková tiskárna. Tiskárna musí být nainstalována včetně originálních driverů pro grafický tisk. V konfiguraci driveru nastavte správně odstřih papíru po každé stránce. Rychlost tisku závisí jek na driveru, tak na rychlosti komunikace mezi PC a tiskárnou. Pokud je tiskárna připojena přes sériové rozhraní, vyplatí se proto nastavit COM portu co nejvyšší rychlost (kterou tiskárna ještě podporuje). POS tisk je dostupný pro zjednodušené daňové doklady - viz Tisk daňových dokladů. 3.5 Firma Základní údaje Název firmy a její IČ je dáno licenčním klíčem a nelze jej změnit. Ostatní firemní údaje, které se mohou vypisovat na vystavovaných dokladech, lze změnit.

7 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Sazby DPH Zde je možno v případě legislativní změny nastavit nové sazby DPH. Program si při startu načítá platné sazby DPH z databáze podle aktuálního systémového data. Dále program stanovuje sazby DPH pro každý doklad při jeho dokončení podle jeho data uskutečněného plnění (DUZP). Je tedy v některých případech možné doklady spadající do předchozí sazby DPH uzavřít dodatečně v době, kdy již platí nová sazba. Doporučený postup při změně sazeb je následující: 1. Doplňte do tabulky řádek s novou sazbou DPH (Pokud není předvyplněn). Nový řádek vložíte takto: vstupte do tabulky a pomocí kurzorových kláves přejděte na další, prázdný řádek (nebo např. klávesou Insert). Součástí záznamu je datum platnosti, proto tento úkon můžete provést i v předstihu. Od zadaného data pak program bude automaticky používat novou sazbu. 2. Restartujte program (i na všech ostatních stanicích (PC) s programem, aby se změny projevily i tam). 3. V poslední den platnosti původní sazby vytvořte, nebo dokončete všechny doklady, příslušné ještě v původní sazbě. U pobytů spadajících do obou období doporučujeme buď pobyt vyúčtovat předčasně (pokud chcete aby spadl do sazby která končí), nebo jej rozdělit do dvou samostatných, navazujících účtů (pobytů). Po dokončení dokladů vytvořte pokladní uzávěrku. Tip: Pokud nestihnete úkon provést, změňte dočasně systémové datum v počítači. Měna Až jednou...splní náš stát konvergenční kritéria, budete si zde moci nastavit jinou měnu...třeba EUR. Pobočka Program prozatím nepodporuje více poboček. Smlouvy, hlášení Zde je možno přednastavit některé z textů, které se tisknou na sestavách. Bankovní účty Recepce podporuje rozšířený volný formát zadávání bankovních účtů, protože se předpokládá, že hotel má více účtů pro různé měny. V libovolném textu, jehož rozsah je až 6 řádků, můžete kromě samotného čísla účtu zadat i SWIFT, IBAN, případně slovní označení banky, to vše ve třech jazykových variantách. V textu lze používat základní html formátovací znaky pro tučné písmo (<b>...</b>) a kurzívu (<i>...</i>), případně podtržené (<u></u>) Pokud se stává, že hosté platí např. v EUR na CZK účet a podobně (což znamená kurzové ztráty při přepočtu), pak můžete pro účty s předepsanou cizí měnou úhrady (nejčastěji EUR) definovat samostatné sady textů bankovních účtů. 3.6 Internet V rámci některých funkcí může (v závislosti na verzi) program odesílat e-maily (např. objednávky, zprávy). konfigurace je možno nastavit parametry, které to umožní. V této části Elektronické adresy Odesílatel Zapište adresu, která se bude jevit jako adresa odesílatele a na kterou vám budou adresáti případně posílat odpovědi, např. moje_adresa@seznam.cz Jméno jméno, které uvidí adresáti, např. "Restaurace u dubu" Kopie všech odeslaných emailů posílat Pro kontrolu si můžete nechat posílat kopie všech z aplikace odeslaných emailů na nějakou svoji adresu. na adresu Adresa Adresa pro odesílání kopií. Odeslané emaily ukládat do databáze Odeslané emaily se mohou ukládat do databáze.

Konfigurace programu 8 SMTP Host (SMTP) Název (adresa) SMTP serveru, např. smtp.iol.cz apod. Uživatelské jméno (SMTP) Poskytovatelé internetového připojení obvykle při připojení k SMTP serveru zajišťujícímu odesílání zpráv požadují ověření klienta. Zde zapište vaše uživatelské jméno. Např. u IOL to bývá referenční číslo plátce telefonního účtu. Heslo (SMTP) Heslo k ověření uživatele Pozn.1: Program není mailový klient, pouze umožňuje odesílání emailů bez nutnosti využití a konfigurace standardního klienta typu Outlook. Proto emaily pouze odesílá, nepřijímá odpovědi! Program samozřejmě neřeší vytvoření platného účtu u některého z poskytovatelů, účet si musíte vytvořit sami na jeho webových stránkách. Pro zdárné odesílání musí být k dispozici SMTP server. Pozn.2: Mimo tohoto způsobu pomocí SMTP serveru může program používat ještě interní způsob přes vlastní server ABX software, pro který není nutno nic nastavovat (může být ale dostupný jen pro uživatele s předplacenou uživatelskou podporou). SMS 3.7 Formát volání služby Řetězec volání služby, s maskami parametrů ve formátu např. %jmeno%. Pokud bude zvolena jiná služba, než smsbrana.cz, bude nutno upravit. Uživatelské jméno a heslo Přístupová údaje pro SMS službu Kontrolovat návratovou XML zprávu Pokud je využívána služba smsbrana.cz, program vyhodnotí a případně oznámí výsledek volání služby. Recepce V záložce "Recepce" lze nastavit množství parametrů ovlivňujících funkce programu dle vlastní potřeby a individuálních potřeb konkrétního hotelového zařízení. Jednotlivá nastavení jsou rozdělená do následujících kapitol: 3.7.1 Hotelové štafle Při přetažení myší potvrzovat Při přetažení rezervace myší v hotelových štaflích lze zvolit možnost zobrazení dotazu na potvrzení správnosti změny pokoje, termínu, ceny,... (Zatržením těchto voleb předejdete náhodnému, nebo nechtěnému přesunu pokoje při manipulaci s myší, který byste ani nemuseli zaznamenat a přišli na něj až dodatečně, pokud vůbec.) Provedený přesun pokoje, změna ceny či termínu ve štaflích se uskuteční až po odsouhlasení tlačítkem <Ano>. Interval denního úklidu během pobytu 3.7.2 Ve svislé legendě se zobrazují ikony stavu uklizenosti pokoje. Interval udává, jak často se provádí úklid pokoje během pobytu (výměna ručníků a podobně). Více viz Štafle. Rezervace a účty Průvodce Lze nastavit dotaz před otevřením každého nového průvodce pro vytvoření rezervace + automatické otevření nového účtu po dokončení v hotelu / kempu.

9 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Opce Zvolte, zda požadujete, aby nepotvrzená rezervace byla vždy již automaticky s opcí, případně rovnou nastavte počet dní požadované opce. Rezervace s prošlou opcí zůstává ve štaflích, ale je označena červeným křížkem v pravém dolním rohu. Výchozí měna účtu V této měně bude automaticky účtován pobyt. Pro volbu EUR je nutné mít nastavené pevné ceny v Euro v záložce v agendě Ceny pokojů Výchozí forma úhrady Zde nastavená forma úhrady bude automaticky zvolená při vystavení faktury. Před samotným vystavením je možné ji samozřejmě ještě změnit. Je výhodné zde zvolit nejčastější způsob platby, což ušetří čas a zbytečně časté překlikávání při vystavování účtů. Výchozí způsob účtování pobytu Máte možnost volby mezi účtováním ceny za celý pokoj či ceny podle osob. Toto nastavení bude automaticky používáno jako výchozí u všech rezervací a pobytů. V případě výjimky lze u jednotlivých pobytů nastavit odlišně v Průvodci vytvořením rezervace viz Nová rezervace/pobyt. Způsob účtování pobytu je možné taktéž nastavit jinak, a to celkově u různých typů pokojů v agendě Typy pokojů pod záložkou Detaily. Nulové ceny položek účtu Zvolte, zda chcete býti programem varováni v případě, že je cena (např. pobytu) nulová, či nikoliv a zda se nulová cena má či nemá zobrazovat a tisknout v dokladech. Upozorňovat na Ne-dnešní příjezdy / Ne-dnešní odjezdy V případě zpětného zanesení příjezdu do programu (např. ve středu ubytujete zpětně do programu klienty, kteří přijeli již v pondělí, ale nemohli jste je z nějakého důvodu zapsat do počítače. Anebo v případě dřívějšího odjezdu či provedení odjezdu v počítači později i několik dnů po opravdovém odjezdu nás program upozorní dotazem, např.: Poznámka: V této souvislosti doporučujeme přečíst si pasáž živé účty. Volné (kempové) účty Parametry pro kempové účty (více viz Volné pobyty).

Konfigurace programu 3.7.3 10 Hosté Nastavte základní a výchozí parametry týkající se hostů / operací s hosty. 1 Pozn.: Vzhledem k tomu, že ve většině případů rezervací i vícelůžkových pokojů je známé jméno pouze jedné osoby, nastavení "Povolit anonymní hosty v rezervacích" doporučujeme. 2 Pozn.: Z důvodu povinnosti ubytovatele vést evidenci všech ubytovaných osob, je zatržení volby "Povolit anonymní hosty v pobytech (účtech)" na zvážení. 3 Pozn.: Jiný typ stravy než výchozí nastavíte : a.) V průběhu tvoření nové rezervace mezi kroky 2. a 3. při zadání počtu osob pro pobyt: b.) V případě již existující rezervace (kromě rezervace na jméno bez zadaných osob) v záložce "Ubytovaní" pod ikonou "Strava":

11 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení 4 Pozn.: Při tomto nastavení není možné ubytovat v programu na pokoji vyšší počet osob než je výchozí nastavení pokoje bez toho, aby za každou osobu navíc nebyla účtována přistýlka. Vztahuje se i na dítě, které ne vždy přistýlku potřebuje. 3.7.4 Účetní parametry 1 Pro rok 2011 platí, že je-li strava zahrnuta do ceny ubytování, podléhá snížené (10%) sazbě daně. Pokud se strava účtuje zvlášť, měla by dle současného stanoviska příslušných orgánů spadat do základní (20%) sazby. Doklady lze ale vystavovat se "sloučenou" stravou s ubytováním, takže lze interně stravu účtovat zvlášť a přitom vystavovat "neprůstřelné" daňové doklady, viz Tisk daňových dokladů. Stojí za zmínku, že až do roku 2004, kdy vypršela platnost metodického pokynu MF ČR, bylo možno stravu účtovat zvlášť ve snížené sazbě a že tedy nelze vyloučit nějakou změnu v dalším období. Systém je připraven na jakoukoli možnou kombinaci, tak jak budou předpisy vyžadovat. Další informace o způsobech účtování stravy najdete v popisu agendy Ceny pokojů, informace o zobrazení na vystavovaných dokladech pak v kapitole Tisk daňových dokladů. DPH v CZK z dokladů v EUR počítat z položek (jako Pohoda): DPH v CZK se nepočítá ze sumy dokladu, ale postupně po

Konfigurace programu 12 řádcích, tzn zaokrouhluje se na úrovni každého řádku. Použijte zejména pokud budete vystavené doklady exportovat pro Pohodu. 3.7.5 Místní poplatky Než začnete pracovat s nastavením místních poplatků, povšimněte si rozdělení okna na dva shodné svislé oddíly se shodnými možnostmi nastavení. Nastavte níže uvedená kritéria nezávisle na sobě u Poplatku z ubytovací kapacity a Rekreačního/ lázeňského poplatku. Povoleno účtovat hostům Poplatek bude účtován hostům. (V případě neaktivní volby o krok dále, tj. "Automaticky přidávat do účtů", bude poplatek za tohoto nastavení započítán do ceny pokoje.) Automaticky přidávat do účtu Při aktivování volby bude poplatek automaticky přičítán do účtu mimo cenu pokoje, tj. bude na účtu tvořit samostatnou položku. Odečíst z ceny za noc za osobu Hodnotu poplatků přidaných do účtu (které jsou tedy účtovány hostu) je možno odečíst od denní ceny za osobu. Pak lze tedy uvádět v ceníku cenu, která bude platit vždy, ať už host poplatkům podléhá nebo ne. V případě, že nepodléhá, bude do účtu vložena plná cena, a pokud ano, bude tato jednotková cena snížena o poplatky. Pro hotel je to výhodnější, protože z poplatků nemusí odvádět DPH. Příklad: Denní cena 1000Kč, poplatky 15+4, celkem 19Kč. Host nepodléhající poplatkům bude mít denní cenu 1000Kč, host podléhající pak 981Kč +poplatky. Pozn.: v případě souběhu tohoto způsobu s procentuelní slevou na ubytování se sleva počítá vždy z celé ceny (vč. poplatků) a použitá % hodnota slevy se uvede i na dokladu. Matematicky ale tato sleva neodpovídá svému řádku (v součtu s příslušným poplatkem ale ano). Tato volba se neuplatňuje při stanovení ceny "za pokoj". Sazba poplatku v Kč Stanovte sazbu poplatku podle podmínek určených městem, jeho Obecním úřadem či příslušným odborem, pod který svou polohou patříte. Sazba poplatku v EUR Poplatek bude přepočítán na EUR aktuálním denním kurzem pouze v případě vedení účtu v Kč a změnou měny na EUR až v okamžiku vystavení účtu. V případě vedení účtu v EUR nebude při zadání nulové hodnoty zde vyčíslen. Z toho důvodu stanovte jeho výši, např. přepočtem s použitím průměrného kurzu za minulé období. Pouze os. ve věku: Určete věkové rozmezí pro účtování poplatku. Vypínat pro pracovní pobyty Zvolte, pokud si nepřejete účtovat poplatky klientům s typem pobytu: Pracovní. Text v účtech: Dovyplňte, případně přepište na vámi používané texty, vč. čísla registrace, var. symbolu... Hlavička úřadu v hlášení: Vypište název obecního nebo městského úřadu - může být použito jako adresa v obálce s okénkem.

13 3.7.6 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Policie, hlášení Nastavení parametrů automatických hlášení o pobytech cizinců prozatím není k dispozici. 3.7.7 Měny, kurzy V případě, že akceptujete platby klientů v jiných měnách než CZK, věnujte pozornost nastavení oddílu "Měny, kurzy". Pro použití kurzu pro přepočet hodnot / částek z CZK do jiných měn máte následující 3 možnosti: 1. Aktuální denní kurz Jednou z pokročilých funkcí programu je automatické stahování aktuálních denních kurzů z internetu, ze serveru České národní banky (ČNB) a jejich automatické použití při přepočtu z CZK na cizí měnu. Toto však není jediná možnost, jak zvolit a použít kurz pro přepočet částky v CZK do jiné měny. 2. Pevný kurz V případě, že nemáte zájem používat aktuální denní kurz, stačí volbu jeho stahování deaktivovat, a zároveň určit programu pro přepočet pevný kurz, viz níže zobrazený formulář. 3. Upravený aktuální denní kurz Třetí alternativou výše kurzu pro přepočet, je ponechání aktivního stahování aktuálního denního kurzu, ale navýšení koeficientu pro přepočet kurzů ČNB po stažení, který je jako výchozí nastaven na hodnotu 1. (Tzn. po stažení kurzu např. 25,00 Kč za Euro program vynásobí hodnotu 25,00 koeficientem 1, tj. 25,00 x 1 = 25,00. Bude použit kurz 25,00. V případě, že určíte koeficientu hodnotu např. 2, pak 25,00 x 2 = 50,00. V tomto případě bude použit kurz 50,00 CZK za Euro, a tak dále.) V případě, že platby v cizích měnách nepřijímáte, zakažte zde možnost vystavování účtů v jiných měnách než tuzemské. Nastavení dále umožňuje omezit povolení vystavení účtu v cizí měně zvlášť pro hotelové účty a zvlášť pro drobný prodej pro případ, že je pro vás platba v cizí měně přijatelná pouze v jednom z těchto typů dokladů.

Konfigurace programu 14 Pozn: Pokud chcete vést doklady i v jiné než národní měně, měli byste zároveň používat denní kurzy bez úpravy koeficientem. Kurz se totiž používá pro přepočet DPH na národní měnu, a nebude-li použit oficiální kurz ČNB, bude muset vaše účetní DPH před zaúčtování dokladu ještě jednou přepočíst. 3.7.8 Směnárna Podrobný popis práce s agendou viz kapitola Směnárna. Způsob účtování: 3.7.9 Do kurzu promítnout marži Kurzy recepce jsou pro účely směny sníženy nebo zvýšeny (v závislosti na typu operace nákup/prodej) o určené %. Pozor - 5 se připočítává ke kurzu recepce, který (opět podle konfigurace) již může být upraven nějakým koeficientem, viz popis nastavení Měny, kurzy, část "Upravený aktuální kurz". Účtovat poplatek Za směnárenskou operaci je zákazníkovi účtován poplatek, stanovený v % z kurzové hodnoty vyplácené měny, v rámci nastaveného limitu. Vyplácenou částku zaokrouhlit vždy na celé Vyplácená částka je buď zaokrouhlena na celé jednotky (koruny, eura atp.), nebo, v závislosti na konfiguraci měn v části nastavení Měny, kurzy, na příslušné menší (desetihaléře či centy, ev. padesátníky). Povolit operace Nezávisle na právech pracovníků lze globálně povolit jednotlivé typy operací (více viz Směnárna). ve výchozím stavu je povolen pouze nákup cizí měny. Název dokladu pro zákazníka Nadpis dokladu (odpočtu). Skenované razítko Pokud je v části konfigurace Vzhled dokladů vloženo "skenované" razítko, bude vytištěno i na odpočet. Obsluha pak pouze připojí podpis. Počet kopií Počet tištěných kopií odpočtu. Dialog před tiskem Před odesláním dokladu na tiskárnu je zobrazen standardní dialog tiskárny, umožňující zvolit tiskárnu či její vlastnosti. Vzhled dokladů Zde je možno ovlivnit výchozí vzhled vystavovaných dokladů (způsob, jakým budou zobrazeny informace a položky z hotelového účtu nebo drobného prodeje). Další informace o tisku dokladů viz Tisk daňových dokladů a také Typy pobytu z hlediska DPH.

15 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení 1 Ačkoli je ve výše uvedeném formuláři vysvětleno, pro jisté porozumnění se jedná o ikony: Vložit obrázek ze schránky Vložit obrázek ze souboru Zrušit obrázek (pro zrušení výběru obrázku) 3.7.10 Texty na dokladech Zde lze nastavit názvy daňových dokladů a další texty, které se tisknou obvykle v záhlaví nebo zápatí, vše ve třech jazykových mutacích. Hotelový účet převodem placený jinak než Název/hlavička dokladu placeného v hotovosti, kartou Hotelový účet placených převodem Název/hlavička dokladu placeného bankovním převodem Zápatí dokladů za ubytování Obvykle poděkování za návštěvu Zápatí dokladů za drobný prodej Obvykle poděkování za nákup Pokud jste zvyklí mít na dokladech jiný text, program vám to umožňuje! Upravte si texty dle libosti...

Konfigurace programu 16 Tip: Pokud používáte samostatnou číselnou řadu pro doklady hrazení převodem, viz Dokladové řady, můžete nastavením rozdílného názvu dokladu odlišit oba typy dokladů "na první pohled". 3.7.11 Dokladové řady Zde je možno konfigurovat způsob přidělování čísel dokladů. Předčíslí dokladu bude začínat číslem roku, např. "2009". rok + Z čísla roku používat jen poslední dvě Chcete-li dosáhnout kratších čísel, můžete použít pouze dvě poslední čísla roku, tj. "9", "10" atd. Úvodní nula pro roky 2008, 2009 bude vynechána. číslice Doklady (faktury) placené převodem (pokud se vystavují v samostatné číselné řadě) mohou být odlišeny další vloženou číslicí mezi číslo roku, vlastní prefix a pořadové číslo. odlišení "1" + Vlastní předčíslí budete potřebovat nastavit zejména v případě, že firma má více provozoven (hotelů), a bude tedy potřeba vzájemně odlišit doklady v nich vystavované. Zda používat vlastní předčíslí, nebo ponechat číslování na programu, je otázka pro účetního poradce firmy. Vlastní předčíslí Nastavíte-li vlastní předčíslí, bude program mezi číslo roku a pořadové číslo přidávat zadané předčíslí. Po načtení počítadel se zde zobrazí příští pořadové číslo (bez předčíslí), které bude přiděleno dalšímu vystavovanému dokladu. Příští číslo Samostatná řada pro doklady k HÚ hrazené převodem Obsazovat čísla smazaných dokladů Doklady hrazené převodem bude muset účetní zaúčtovávat vždy jednotlivě (narozdíl od hotovostních, které lze zaúčtovat i hromadným dokladem). Proto může být výhodné, aby doklady hrazené převodem měly vlastní číselnou řadu. Pozor! Bude-li tato volba aktivní, mělo by být zároveň aktivní i vlastní předčíslí, aby program v této řadě nevystavoval doklady se stejným číslem jako v řadě hotovostní doklady! Mezery po stornovaných dokladech se uloží do zásobníku mezer. Při požadavku na další číslo se vždy nejprve prohledá zásobník, odkud se použije nejnižší zde uložené číslo pro danou dokladovou řadu. Pozor! Pokud stornujete starší doklad, bude číslo použito pro doklad chronologicky podstatně mladší. Tomuto lze zabránit zásahem do zásobníku mezer, viz dále. Obsazovat dokladů poř.čísla opravených Parametr umožňující vracet "do mezer" pouze čísla dokladů po opravě dokladu (která má za následek změnu číselné řady), tj. např. při stornu se mezera nevyužije, ale při opravě formy úhrady faktury ano.

17 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Mezery... Zobrazí zásobník mezer pro danou dokladovou řadu. Mezery můžete nejen mazat, ale i přidávat. Tipy Potřebujete obsadit konkrétní číslo dokladu? Vložte jej do mezer! Postup jak změnit číslo již vystaveného dokladu najdete v kapitole Dodatečná oprava dokladu. Pozor: počet číslic v čísle dokladu je omezen na 10, přičemž pro pořadové číslo je vyhrazeno 5 pozic. Pokud chcete používat kromě roku i další vlastní předčíslí, tento váš vlastní prefix už může být pouze jednomístný. Pokud to nestačí, můžete používat pouze poslední dvě číslice z čísla roku (viz výše). Nastavení příštího čísla dokladu Např. při přechodu z jiného systému (nebo resetu databáze) lze snadno navázat na původní číselné řady: 1. Klepněte u příslušného druhu dokladu na tlačítko, umístěné pravého vnitřního okraje pole "Příští číslo": 2. Objeví se okno pro vepsání požadovaného dalšího čísla dokladu: Poznámky k obsazování mezer po smazaných dokladech v reálném provozu se nevyhnete potřebě občas opravit chybně vystavený doklad. Doklad nelze opravit jinak, než se nejprve vystornuje (viz Storno dokladu). vzniklé mezery se nebudou líbit vaší účetní. Pokud nechcete mezery obsazovat, měli byste alespoň vystavovat a v účetní evidenci archivovat tzv. stornoprotokoly, kterými lze vzniklé mezery obhájit. v každém případě doporučujeme doklady nemazat "natvrdo", ale nechat je pouze označit jako smazané, viz konfigurace Zabezpečení. Pozn.: Při zatržení volby "Samostatná řada pro doklady k HÚ hrazené převodem:" můžete zatrhnout a stanovit i "Vlastní předčíslí:". V opačném případě bude program generovat souběžně dvě totožné dokladové řady, které se na vytištěných dokladech liší pouze písmenným označením HU a

Konfigurace programu 18 VF. 3.7.12 Úkoly Popis nastavení není prozatím k dispozici. 3.7.13 Zabezpečení Bezpečné mazání záznamů Vybrané typy dat se neodstraňují z databáze fyzicky, pouze se označují jako smazané. Obvykle se pak dají pomocí filtru opět zobrazit. Ukládat do archivu sestav Obraz každé vytištěné varianty vybraných druhů sestav se uloží do archivu pro pozdější náhled a zjištění historie verzí dokladu. Viz. Archiv výtisků a stornoprotokolů Protokolování storen Ke stornovaným dokladům za ubytování se vytváří tzv. storno protokol, viz. Storno dokladu. Logování úkonů Systém umožňuje zaznamenávat různé druhy úkonů pro účely pozdějšího vyhodnocování a sledování práce obsluhy. 3.7.14 Uzávěrky Při uzávěrce tisknout Nastavte automaticky nabízené sestavy k tisku při každé uzávěrce. Po uzávěrce uzamknout účty Účty po odjezdy budou uzamčeny pro obsluhu bez přísl. oprávnění, viz také Pokladna, uzávěrky. 3.7.15 Restaurace Povolit převody z restaurace, natěžovat při odjezdu Automaticky prováděné operace budou aktivní. Před odjezdem se zkontrolují případné čekající převody. Automaticky povolovat převod z restaurace Novým účtům bude automaticky povolen převod. 3.7.16 Telefony Vše o instalaci a konfiguraci služby Telefony.exe naleznete v kapitole Telefony - import dat z ústředny. Recepce u hotelových účtů standardně neeviduje čas příjezdu/odjezdu. Pro správné rozdělení hovorů se v nastavení ústředny stanovuje dělící čas. Při každém zatížení účtu, nebo výběru záznamů z databáze hovorů lze ale čas změnit. 3.7.17 Zámkový systém Aktivovat systémem propojení se zámkovým Bude umožněno a nabízeno ovládání zámkového systému (programátoru zámkových karet) z programu. Výrobce /typ Vyberte z dostupných modelů zámkového systému. Pokud používáte jiný systém, nebo není odpovídající volba aktivní, kontaktujte dodavatele programu a požádejte o rozšíření. viz Zakázkové úpravy. Připojení Technická specifikace způsobu propojení se zámkovým systémem. 3.7.18 Weblink 1 Kontrolovat automaticky nové žádosti Přihlašovací údaje k serveru Program v pravidelných intervalech dotazuje server na nové poptávky. viz Klientská část - konfigurace Další info viz Weblink 1 - poptávkový systém. 3.7.19 Weblink 2 Povolit příjem rezervace z webového serveru Nebude-li tato volba aktivní, minir3 odmítne jakýkoli požadavek. Použít způsob účtování Způsob stanovení cena za pobyt.

19 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Používat cenovou kategorii (ID) Ceny budou nabízeny ve vybrané kategorii. Pro web tak můžete nastavit jiné ceny než pro pultový prodej. Pokoje s nulovou cenou nenabízet Pokoje, které pro požadované období nemají stanovenou cenu, nebudou nabízeny. Volitelná strava Určete, zda je součástí pobytu strava a zda zákazník může její rozsah změnit. Povolené měny Vyberte měny, ve kterých může být zákazníkovi zobrazena cena. Povolené typy rezervací Dostupné typy rezervací a plateb. Demorežim Použijte pro testování systému, např. při zkušební instalaci na veřejné adrese. Pořízené rezervace nebudou zapsány do databáze. Rezervovat lze nejdéle na Nejvyšší možný počet dní rezervace přijaté přes weblink. Na tentýž den rezervovat nejpozději v Nejpozdější čas rezervace na dnešek. Logovat chyby do souboru V případě potíží se chyby zapisují do souboru pro pozdější vyhodnocení pracovníkem technické podpory. Použít odkaz podmínky na vlastní smluvní Zobrazit komentář k cenám pokojů Adresy, kde jsou k dispozici smluvní podmínky hotelu v jazykových mutacích. Informační text zobrazovaný na webu, např. "Ceny jsou včetně DPH, zahrnují snídani" apod. Krok2: Zobrazit ceny u pokojů Ceny dle obsazeností ještě před nastavením počtu osob atd. Zobrazit dostupné počty lůžek a přistýlek, obrázek ovlivňuje informace zobrazované při výběru pokoje. Slevy pro včasné rezervace Při rz v dostatečném předstihu je zákazníkovi poskytnuta sleva z cen ubytování. Slevy pro rz bez možnosti storna Pokud host zvolí na webu typ "bez možnosti storna", pak dostane slevu dle konfigurace. Další informace viz Weblink 2 - rezervační systém. 3.7.20 Budíčky, úkoly Interval upozornění V zadaném intervalu program upozorňuje na existující aktuální budíčky a úkoly. Hotelový deník Agenda může být otevřena automaticky po přihlášení obsluhy. Viz Hotelový deník. 3.7.21 Hodinové štafle Definice provozní doby Nastavte po dnech. Obvykle postačí pro každý den jedna provozní doba (provozní okno), ale podle potřeby lze v rámci jednoho dne definovat i přestávky: Poznámky: Jednotlivá provozní okna na sebe musí navazovat Další řádky mezi stávající vložíte klávesou [Insert] - nový řádek bude přidán před aktuálně označený Program povolí vložit rezervace překlenující "přestávky" nebo "zavřeno". Definice provozních dob slouží čistě pro definici zobrazené doby v grafických štaflích.

Konfigurace programu 20 Další nastavení Nastavte výchozí chování štaflí (hodinových rezervací) společné pro všechny uživatele. V rámci zde nastavených pravidel můžete dále specifikovat práva jednotlivých uživatelů (obsluhy) v konfiguraci práv uživatelů. Další podrobnosti o hodinových štaflích viz Hodinové rezervace prostor a předmětů. 3.7.22 Sklady Konfigurace názvů skladů. 3.8 Zabezpečení, provoz v zabezpečených Windows Pokud chcete systém maximálně zabezpečit před neoprávněnými zásahy, budete jej pravděpodobně provozovat pod uživatelským kontem s omezenými právy. Pokud bude tomuto kontu odepřeno právo zápisu souborů v adresáři s programem, pak je pro jeho korektní funkci programu potřeba povolit práva k zápisu pro následující adresáře \abx\recepce3\settings,. Pokud tomu tak nebude, nebudou správně fungovat některé funkce programu, ani nebude možno pod tímto kontem program konfigurovat. Zabezpečení systému doporučujeme ponechat na IT odborníkovi. Při prvním spuštění po instalaci se provádí kontrola, zda jsou k serveru firebird doinstalovány nezbytné UDF knihovny. Pokud ne, program nakopíruje potřebné soubory do adresáře \UDF. Protože server je obvykle nainstalován v \Program Files, nepovede se to při spuštění pod neadministrátorským účtem. První spuštění by proto měl provést administrátor. Z hlediska zabezpečení provoz pod neadministrátorským účtem samozřejmě jinak doporučujeme, předejdete tak případným neoprávněným manipulacím se systémem. 4 Soubor 4.1 Odhlásit uživatele [Ctrl+Alt+O] Touto volbou se odhlásí stávající uživatel. Pokud se nepřihlásí jiný, volbou storno lze program ukončit. 4.2 Přepnout uživatele [Shift+Ctrl+O] Touto volbou, ev. kombinací kláves [Ctrl+Shift+O] nebo se vyvolá dialog přepnutí uživatelů, ve kterém je možno přihlašovat další uživatele, současně může být přihlášeno max. 7 uživatelů. Jakmile je takto přihlášeno více uživatelů, je program v jakémsi "kamarádském" režimu, kdy je možno jednoduše přepínat mezi uživateli bez znalosti jejich uživatelského jména a hesla, včetně veškerých jejich oprávnění. Přihlášený uživatel může být ze zásobníku přihlášených uživatelů odebrán [Ctrl+číslo]. "Kamarádský" režim končí regulérním odhlášením [Ctrl+Alt+O] nebo

21 4.3 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Konec [Alt+X] Program bude ukončen. Při ukončení se (v závislosti na nastaveni Databáze) provede zálohování databáze + kopie zálohy na zvolený disk (nejlépe výměnné médium). Doporučujeme nezanedbávat zálohování, a skutečně provádět kopie zálohy na výměnné médium (USB disk apod.), nebo na disk jiného počítače v síti. Zálohujte a ještě jednou zálohujte. Ani ne tak kvůli riziku poškození dat z důvody softwarové chyby, jako kvůli riziku poškození hardware, např. pevného disku, odcizení počítače apod. 5 Nástroje 5.1 Zálohování, obnova, oprava Při ukončení bude program otravovat se zálohováním. Zálohujte, zálohujte a ještě jednou zálohujte. Ani ne tak kvůli riziku poškození dat z důvody softwarové chyby, jako kvůli riziku poškození hardware, např. pevného disku, odcizení počítače apod. Proto neignorujte kopírování na výměnné médium! Cestu k zálohovacímu médiu lze změnit v nastavení programu, záložka Databáze. Databáze Firebird je velmi stabilní, a tak zálohu budete potřebovat pravděpodobně jedině v případě poruchy disku proto kopírujte vytvořenou zálohu jinam, než kde je fyzicky databáze. Pořiďte si např. USB flash disk apod., nebo alespoň čas od času vypalte zálohu, nebo celou databázi na CD. Autor těchto řádků tuší, že to možná stejně dělat nebudete ale alespoň se pak nebudete vymlouvat J. Mimo automatické zálohování při ukončení programu lze kdykoli vyvolat zálohování z menu {Nástroje}. Uživatelé s oprávněním ADMIN mohou měnit umístění záložního souboru. Pokud je v adresáři pro zálohování k dispozici hotová komprimovaná datová záloha (ve formátu.zip), pak je možno přímo z programu provést obnovu dat, viz Obnova databáze ze zálohy. Pokud je zálohování spuštěno ze stejného počítače, jako na kterém běží server, pak je poměrně rychlé. Zálohovat je možno i z počítačů, které se připojují k serveru prostřednictvím sítě, ale je poněkud pomalejší. Zálohování "po síti" funguje jedině v případě, že je na serveru povoleno sdílení souborů a klientská stanice má plný přístup k databázi včetně práva zápisu. Součástí instalace (netýká se demoverze) je servisní nástroj abxdbservice, který umožňuje zálohovat, ale i obnovovat databázi ze zálohy a také opravovat případně poškozenou databázi. V případě, že po havárii hardware nebo výpadku napájení začne docházet k chybám, případně program vůbec nelze spustit, můžete se pomocí tohoto nástroje pokusit databázi opravit. Program abxdbservice naleznete ve složce programu, zástupce je při instalaci přidán i do nabídky Start. Součástí je možnost nastavit různé parametry, úklid databáze, odpojení uživatelů apod. V případě zájmu o tuto problematiku lze doporučit knihu Podrobná příručka Interbase/Firebird od P.Císaře, vydanou v nakladatelství Computer Press. Volba jména zálohy Zejména v případě, že se chystáte zálohovat nějaký chybový stav nebo stav před většími změnami, jejichž správností si nejste jisti, doporučujeme zálohovat pod nějakým jednoduše rozpoznatelným názvem. Ideální je do názvu zakódovat aktuální datum a čas - toto lze udělat jednoduše pomocí tlačítka <Datum_čas jako název>: 5.2 Obnova databáze ze zálohy Pokud je v adresáři pro zálohování k dispozici hotová komprimovaná datová záloha (ve formátu.zip), pak je možno přímo z programu provést obnovu dat. Je-li záloha umístěna někde jinde, můžete podle potřeby změnit cestu k záložnímu souboru.1 Obnova dat je možná i pomocí nástroje pro servis databáze (abxdbservice), který by po instalaci měl být v nabídce start windows, programy, ve složce programu ABX RECEPCE. Před obnovou dat si dobře rozmyslete, co děláte, přesvědčete se, že obnovujete ze správné verze zálohy, případně si zazálohujte aktuální stav dat. 1 Obnova dat přímo z programu je možná pouze na počítači, na kterém je i server. Při pokusu o obnovu databáze umístěné na jiném počítači dojde k chybě. Pokud potřebujete obnovit data "po síti", použijte přiložený nástroj abxdbservice. 5.3 Odešli datovou zálohu e-mailem V případě nějakých potíží, nebo nejasností může být potřeba, abychom měli k dispozici vaše data. Pomocí tohoto nástroje můžete poslat data k opravě, nebo analýze problému. Stejně tak je můžete jednoduše odeslat na vlastní mail, třeba za účelem synchronizace dat s domácí instalací programu.

Nástroje 22 Pro správnou funkci tohoto nástroje je vyžadován funkční, správně nakonfigurovaný poštovní klient podporující MAPI, tj. nejčastěji MS Outlook Express, který je součástí každých Windows. Pokud není počítač připojen do internetu, uložte záložní soubor na výměnné médium a odešlete odjinud. 5.4 Připojit k jiné databázi Pokud se potřebujete připojovat k různým databázím (např. přes internet k více recepcím), pak lze použít dva způsoby: a) Nainstalujte Recepci vícekrát do různých adresářů na disku vašeho počítače. Každou instalaci nakonfigurujte pro jednu databázi. Výhodou je, že můžete být současně připojeni k více databázím a podle potřeby se přepínat mezi dvěma spuštěnými programy. Také můžete mít každou databázi v jiné verzi programu. Určitou nevýhodou je, že každou novou verzi programu budete muset nahrávat do všech používaných adresářů. b) V konfiguraci programu vytvořte více připojení a pomocí této volby se přepínejte mezi různými databázemi. Více informací najdete v popisu nastavení databáze. 5.5 Aktualizace databáze Tento nástroj lze použít v případě obnovení dat (pomocí abxdbservice) s deaktivovanými indexy nebo s neobnovenými kontrolami (validity checks). Dále se používá pro přizpůsobení stávající databáze nové verzi programu. Před použitím tohoto nástroje udělejte vždy datovou zálohu. Při práci v síti jej spouštějte jen tehdy, když je připojen jen jeden uživatel. Aktualizace databáze se spustí automaticky při spuštění programu s jinou verzí databáze, než program očekává - typicky po instalaci nové verze nebo po obnově z datové zálohy, vytvořené ve starší verzi programu. 5.6 Reset uživatelského nastavení vzhledu Program si pamatuje seznam, pozice a rozměry naposledy otevíraných formulářů, seznam pořadí a šířky sloupců v datových mřížkách (tabulkách). V závislosti na nastavení programu se mohou naposledy otevřená okna obnovovat při dalším spuštění. Po resetování uživatelského nastavení vzhledu se vrátí k výchozímu nastavení. Uživatelské nastavení může být vymazáno automaticky po instalaci nové verze. 5.7 Nastavení programu Klikněte na značku nastaveni [Ctrl+Alt+M], nebo vyberte z menu {Nástroje}{Nastavení programu}, případně použijte zkratku V jednotlivých záložkách lze nastavovat chování programu. Jednotlivé volby jsou dostatečně intuitivní. V případě pochybností ponechte raději výchozí nastavení. Pokud program běží jinde, než je instalován server, je třeba nastavit správně umístění databáze v síti. 5.8 Změnit přístupové heslo Po zadání stávajícího hesla máte možnost své heslo změnit. 5.9 Vyprázdnění databáze Databázi lze vyprázdnit, například po zkušebním období. Použijte volbu z hlavního menu {Nástroje}{Vyprázdnění databáze}. Můžete zvolit rozsah vyprázdnění. Pro výmaz potřebujete znát speciální heslo, které vám sdělí na požádání výrobce programu.. Před vyprázdněním byste měli pro jistotu vytvořit zvláštní datovou zálohu, nejlépe se zvláštním jménem. V případě, že omylem vymažete i jiná data, než jste měli v úmyslu, můžete pak snadno data obnovit do původního stavu.

23 5.10 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Odstranění pohybů za období z databáze Částečný výmaz umožňuje zmenšit velikost databáze díky vymazání starších dat. Má význam spíše jen v případě velkých databází (orientačně od 500MB výš), kde má již velikost databáze vliv na rychlost programu. Protože výmazem dojde k nevratnému odstranění veškerých informací o chodu ubytovacího zařízení ve zvoleném období, vždy zvažte, zda nelze zpomalení programu řešit raději pořízením výkonnějšího hardware. Částečný výmaz dat je poměrně komplikovaná operace, která se nemusí vždy úplně povést - viz dále. Doporučení a poznámky: Měli byste mazat vždy jen za období, která vás už opravdu nezajímá - ponechte si data alespoň dva nebo i více roků nazpět. Nemažte příliš čerstvá data! Protože nelze zcela vyloučit, že při výmazu nedojde k chybnému přepočtu, před jeho provedením si zkontrolujte a vytiskněte: 1. Stavy pokladen 2. Stavy zboží vedeného skladem Po dokončení výmazu zkontrolujte, zda jsou zůstatky v uvedených agendách shodné, jako před výmazem. Pokud ne, pak pomocí opravného dokladu zůstatky opravte. Doporučujeme v takovém případě také tento problém oznámit naší technické podpoře, aby mohla být případná chyba opravena (budeme potřebovat datovou zálohu vytvořenou před výmazem). Výmaz spouštějte pokud možno na serveru, kde proběhne nejrychleji. Zajistěte, aby v době výmazu nebyli ka databázi připojeni žádní jiní uživatelé! Výmaz je nevratný, proto si před jeho provedením databázi zazálohujte a zálohu (vhodně pojmenovanou) uschovejte pr opřípad potřeby náhledu na starší data. Pokud nejste spokojeni s výsledkem výmazu, obnovte ihned databázi z této zálohy a pokračujte se stávajícími daty. Vymazané období už opravdu nebude vidět v žádných přehledech. Výmaz se nemusí povést na nestandardních datech, nebo projde jen částečně - pokud vazby zasahují mimo zvolené období. V takovém případě kontaktujte naši technickou podporu, případně zkuste provést výmaz na jiném (kratším) období. Některá méně podstatná data mohou být z výmazu vynechána. Databáze se fyzicky (velikost souboru) zmenší až provedením "zmenšení", neboli rebuildu databáze: Výmaz může trvat poměrně dlouho, stejně jako následný rebuild. Hotelové účty a rezervace Pro výmaz je rozhodující datum odjezdu. Pokud je hotelový účet prostřednictvím dokladu (faktury) propojen s jiným účtem, který je (podle DUZP) již mimo promazávané období, bude takový hotelový účet vynechán. Hodinové štafle Výmaz přeskočí rezervace, které jsou uhrazeny dokladem s pozdějším DUZP datem, než je konec období výmazu

Nástroje 24 Vynechány budou i účty, související s vystaveným dokladem (fakturou), jehož DUZP je mimo promazávané období Doklady (faktury) Záznamy příslušné zvolenému období budou smazány (pokud např. nesouvisí s hotelovým účtem mimo promazávané období), v rozsahu podle DUZP. V rámci výmazu se neprovádí žádná operace s dokladovými řadami. Souvisejícím pokladní záznamům je zrušena vazba, takže mohou být následně také smazány. Pokladna Záznamy ve zvoleném období budou smazány (nebo přeskočeny, viz dále). Pro jednotlivé typy pohybů (měna, forma úhrady, cenina ano/ne) se při výmazu vytvoří záznam s počátečním stavem. Případné předchozí počáteční stavy (z dříve provedených výmazů) jsou smazány a zahrnuty do nového záznamu. Tzn, výmaz by neměl mít vliv na zůstatky pokladen. Pokladní záznamy, příslušející k dokladům, které byly přeskočeny (viz výše), nejsou smazány. Pokud jsou ve zvoleném období pokladní uzávěrky, ke kterým již neexistují žádné pokladní pohyby, jsou tyto uzávěrky smazány také. Naopak, pokud je nějaký související doklad vynechán, pak není taková uzávěrka smazána ani nijak jinak modifikována. Skladové pohyby Ve zvoleném období jsou smazány všechny příjemky a převodky (podle data "Přijato") Za smazané doklady je vytvořena pro každý nenulový sklad pomocná příjemka, nastavující počáteční stav pro následující období. Tuto příjemku doporučujeme nemazat! Ostatní data Výmaz se týká i pomocných dat, jako je hotelový deník, budíčky, úklidy aj. 5.11 Import dat ze starší verze Recepce 2.x Systém "umí" naimportovat Adresář a Rezervace z předchozí verze Recepce 2.x pro DOS. Před importem by měly být pracovní databáze (z hlediska pohybů a účtů) prázdné, a nesmějí obsahovat žádné pohyby (prodeje, příjmy apod.). Vyprázdnění databáze můžete případně provést za pomoci nástroje Vyprázdnění databáze. Import je možný za předpokladu: Na počítači je nainstalován databázový stroj BDE (Borland database engine). Instalační soubor naleznete na CD (pokud jste obdrželi při koupi programu Recepce), nebo zde: http://www.ab-x.cz/soubory/w32/bde_511.zip Jsou dostupná data programu Recepce 2. V ideálním případě v cestě C:\RECEPCE\2009 (pokud probíhá import v r. 2009). Pokud máte data na jiném počítači, není nutno Recepci R2 instalovat, pouze přehrajte data na uvedené místo, nebo nastavte cestu podle jejich umístění. Do programu ručně vložíte číselník pokojů. Čísla pokojů musí odpovídat číslům v původní verzi. Hotelové účty a rezervace se převedou pouze pro pokoje nalezené i v nové verzi. (čísla pokojů lze podle potřeby dodatečně změnit). Poznámky: Pokud jste v původní verzi provedli nějaké úpravy v číselníku států, může se stát, že u některých hostů (většinou jde o exotické země) nebude správně nastaven stát (občanství). O této skutečnosti budete informováni ve výpisu upozornění. Vyřízené rezervace (ať už starší nebo aktuální) budou do nové verze převedeny jako potvrzené rezervace, tj. nepřevádí se informace o vystavených dokladech. Vyplývá to z diametrálně odlišného formátu a filozofie uložení dat. Rezervace se kvůli odlišnému způsobu uložení cen za pobyt převedou bez spočtené ceny. Přepočet ceny, pokud se nevyvolá automaticky v rámci nějaké jiné změny rezervace, je nutno provést pomocí příslušné akce: Doporučení V rámci seznamování s novou verzí doporučujeme po nějakou dobu provádět veškeré operace souběžně v obou verzích programu. Pokud je vše správně nastaveno, měli byste z obou verzí dostávat stejné výsledky (doklady na stejnou hodnotu). Číselné řady Pokud chcete v nové verzi plynule přejít na navazující číslování dokladů, budete muset nejprve nastavit správně počítadla dokladů: 1. Ujasněte si, jakými čísly chcete pokračovat. 2. V konfiguraci programu, záložka Recepce, kapitola Dokladové řady vložte příští čísla pro jednotlivé typy dokladů, u kterých chcete navazovat. Pozn.: Pozor na samostatnou řadu pro doklady hrazené převodem - tato možnost v předchozí verzi nebyla. V případě potíží s importem nebo přechodem na novou verzi se obraťte na zákaznickou podporu, viz SW podpora.

25 6 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Okno Standardní volby pro uspořádání právě zobrazených podřízených oken: Kaskáda, Uspořádej horizontálně, Uspořádej vertikálně, Minimalizuj vše, Aktualizovat vše, Zavřít vše. Okno na dostupnou velikost Namísto standardní maximalizace podřízeného (child) okna pouze zvětší aktuální okno agendy na maximální velikost dostupnou na hlavním formuláři. Výhodou je, že zůstávají viditelné veškeré prvky okna, jako například stavový (spodní pruh), které se jinak někdy na formulář nevejdou. Klávesová zkratka je [Shift+F5]. 7 Ovládání programu Základní pojmy Klávesové zkratky Ovládání v datových formulářích Nástrojový pruh aplikace 7.1 Základní pojmy 7.2 Klávesové zkratky F10 menu Ctrl+Alt+M nastavení programu Ctrl+Shift+C Ceník ostatní Ctrl+Shift+S Štafle Ctrl+Shift+P Pokoje Ctrl+Shift+K Ceny pokojů Ctrl+Shift+U Rezervace a účty Ctrl+Shift+Y Doklady Ctrl+Shift+L Pokladna

Ovládání programu Ctrl+Shift+N 26 Nová rezervace Ve formulářích: PageDown, PageUp Stránka vpřed, vzad End, Home První/poslední Ctrl+Home, První záznam Ctrl+End Poslední záznam F2 Vstup do údaje - ruší nebo zapíná označení hodnoty v edit. poli mezerník V poli datum - stisknutím vloží aktuální datum Ctrl+Backspace Vymaže celý obsah editačního pole F9 Editace (spouští se automaticky při zápisu) Ctrl+S, Ctrl+Enter Uložení akt. Záznamu Esc Zrušení posledních změn, zrušení změn v záznamu Alt+Backspace, Ctrl+U Odvolání změn v záznamu (undo), zrušení nově vloženého záznamu Ctrl+F Hledání v datech podle obsahu pole Ctrl+A Hledání dalšího výskytu nalezeného pomocí Ctrl+F Shift+F10 nabídka akcí Ctrl+P nabídka sestav Shift+F11 záznam Ctrl+Alt+R Obnovit data z databáze (refresh) Ctrl+Shift+R Obnovit záznam z databáze (refresh record) Ostatní: 7.3 Klik na titulek mřížky setřídění podle tohoto pole Klik + shift setřídění podle více sloupců Klik + Ctrl odebrání sloupce z třídění Mazání, referenční integrita Pozor toto platí pro všechna data jakýkoli záznam (pokud to není vysloveně zakázáno, můžete prostě smazat [Ctrl+Delete], nebo tlačítkem navigátoru. Ale jedině za předpokladu, že tento záznam nemá vazbu na jiný záznam. Tj. nelze smazat položku katalogu, která už je součástí nějaké příjemky, nebo výdejky. Není možné smazat zákazníka, který má nějaké prodejky apod. Takové mazání skončí chybou Violation of foreign key. V některých tabulkách dochází před pokusem o smazání k interní kontrole existujících závislostí. V případě, že systém zjistí závislosti bránící úspěšnému smazání záznamu, nabídne zobrazení formuláře "Kontrola závislostí dat" s informacemi o těchto závislostech. Pokud se nejedná o nezbytné, nebo zásadní závislosti, může uživatel přímo v tomto formuláři závislosti zrušit, nebo

27 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení přesměrovat. Tato činnost je ovšem vyhrazena jen uživatelům s oprávněním "Administrátor". Pokud Kontrola závislostí dat neumožní přímé řešení závislostí, můžete se pokusit o změnu přímo v závislé agendě. Tj. pokud na záznamu v adresáři závisí příjemka, můžete opravit přímo tuto příjemku. Některé závislosti ale není z rozumných důvodů možno odstranit, protože by tím došlo k narušení hlubších souvislostí. V takovém případě se buď s existencí záznamu smiřte, nebo jen podle uvážení přepište na jinou hodnotu. Jestliže např. nějaká položka prodejního sortimentu přestane být aktuální, ale nelze ji smazat kvůli existujícím závislostem (prodejům, příjmům a podobně), nic nebrání tomu, abyste ji přepsali na jiný druh zboží. V některých agendách je k dispozici možnost označit záznam jako smazaný, resp. skrytí nepotřebného záznamu, který nelze kvůli existujícím závislostem odstranit. Pokud agenda tuto funkci podporuje, naleznete ji v menu "Záznam" [Shift+F11]. Označování, namísto fyzického mazání je i výchozí způsob pro mazání důležitých dat, např. hotelových účtů. 7.4 Ovládání v datových formulářích Formuláře Tabulky (datové mřížky) Nový záznam Smazat záznam Oprava záznamu Hledání Filtry 7.4.1 Formuláře Veškerá okna agend (říkejme jim formuláře) s daty mají jednotný vzhled, v horní části najdete: Filtr kritéria výběru, pomocí kterého můžete dynamicky podle potřeby měnit složení zobrazených dat. Filtr je možno skrýt kliknutím na oranžový proužek3 nebo volbou, která se zobrazí po kliknutí na ikonu (trychtýř) úplně vlevo. Stejným způsobem je možno dočasně filtr vyřadit a opět zapnout. Více viz Filtry. Akce, jejichž nabídka se zobrazí po kliknutí na ikonu (ozubená kola), nebo kombinací kláves [Shift+F10]. Akce lze vyvolat také ze standardního menu aplikace [F10], nebo tlačítkem na tzv. navigátoru po záznamech. Tiskové sestavy, opět kliknutím na ikonu tiskárny, nebo kombinací [Ctrl+P], nebo tlačítkem na již dříve zmíněném navigátoru v nástrojovém pruhu aplikace. Záznam - po vybrání se zobrazí nabídka možností pro práci s aktuálním záznamem, vložení dalšího, nebo přesunutí na záznam podle výběru. 3 Barva se mění podle stavu filtru.

Ovládání programu 7.4.2 28 Tabulky (datové mřížky) Ve většině formulářů jsou pro zobrazení dat použity tabulky (datové mřížky). Data jsou v nich seskupena v řádcích a sloupcích. Vzhled tabulek je obvykle možné přizpůsobit potřebám uživatele. Nastavení viditelnosti a pořadí sloupců Setřídění v tabulce Změna pořadí záznamů v tabulce 7.4.2.1 Nastavení viditelnosti a pořadí sloupců Kliknete-li v tabulce pravým tlačítkem myši, nebo na tlačítko pohledů. v levé horní části tabulky, zobrazí se menu pro úpravu Volbou nastavení sloupců (pohledu) lze vybrat údaje, které se mají zobrazovat. Pohled se automaticky uloží při zavření formuláře. Změnu pořadí sloupců lze provést přetažením sloupce myší na požadované místo, v některých tabulkách lze změnit volbou [Ctrl +F12]. K původnímu nebo výchozímu nastavení se lze vrátit volbou z menu pro úpravu pohledů - Přednastavené nastavení (Pohledy) 7.4.2.2 Setřídění v tabulce Data jsou setříděna podle výchozího kritéria. Podle potřeby lze kliknutím na název sloupce seřadit data podle obsahu daného sloupce. Jedním kliknutím vzestupně (od nejmenší po největší hodnotu), na vybraném sloupci se zobrazí kliknutím sestupně (od největší po nejmenší hodnotu), zobrazí se, druhým. Podržením [Shift] a kliknutím na více sloupců, se data setřídí podle sloupců v pořadí, v jakém byly zadány. Např. Kliknutím na sloupec dodavatel a na částku, se data seřadí podle dodavatelů, u každého vzestupně/sestupně podle částky. Pozn.: Kliknutím se SHIFT na jediný sloupec, podle kterého jsou data právě setříděna, dojde k setřídění podle výchozího řazení (šipka zmizí) 7.4.2.3 Změna pořadí záznamů v tabulce V některých tabulkách je možno měnit fyzické pořadí záznamů. V takových tabulkách bývá obvykle sloupec "Pořadí". Pokud je změna možná, najdete příslušnou volbu v menu tabulky: Obě volby mají zkratkové klávesy, [Ctrl+Nahoru] a [Ctrl + Dolu].

29 7.4.3 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Nový záznam Nový záznam lze přidávat: 1. Ve většině formulářů kombinací kláves [Ctrl+N], nebo akcí z menu akcí 2. Kombinací kláves [Ctrl+Insert] 3. Kliknutím na navigátor záznamu, tlačítko 4. Na liště, volbou záznam 7.4.4 Smazat záznam Smazání záznamu: 1. Kombinací kláves [Ctrl+Del] 2. Kliknutím na navigator záznamu tlačítko 3. Na liště, volbou záznam Smazání záznamu nemusí být povoleno, pokud jsou na tomto záznamu závislá data v jiných tabulkách. Např. nelze smazat položku katalogu, která už je součástí nějaké příjemky nebo výdejky. Není možné smazat zákazníka, který má nějaké pobyty apod. Takové mazání skončí chybou Violation of foreign key. 7.4.5 Oprava záznamu Oprava záznamu probíhá prostým přepsáním dat. V závislosti na typu dat může být oprava odepřena z důvodu uzamčení dokladu. Takové doklady lze odemknout pomocí příslušné akce, nebo tlačítka pro opravy. Opravovaný záznam se ukládá: a) opuštěním záznamu (např. přechodem na předchozí nebo další záznam [PageUp], [PageDown]) b) uzavřením formuláře c) Kombinací kláves [Ctrl+Enter] d) Kliknutím na příslušné tlačítko navigátoru e) volbou z menu "Záznam" ([Shift+F11] {Zapsat změny}) 7.4.6 Hledání Program disponuje dvěma nástroji pro vyhledávání v agendách: Filtry každá agenda má definované filtry, které umožňují podle základních kritérií zobrazit jen v danou chvíli potřebné záznamy. Vyhledávání v hodnotách polí v kteroukoli chvíli (je-li to povoleno) můžete stisknout [Ctrl+F], nebo použít ikonu na navigátoru. Program zobrazí intuitivní dialog pro vyhledávání. Pozor! Vyhledává se vždy jen v hodnotách, které vyhovují aktuálnímu filtru, tj. pokud vyfiltrujete v adresáři jen stát Česká republika, těžko můžete v poli "jméno" najít pana Schullera z Německa. Protože v datech (tabulce) může být více vyhovujících záznamů (třeba více ubytovaných z ČR), lze další vyhovující záznam najít pomocí [F3], nebo tlačítkem na navigátoru.

Ovládání programu 7.4.7 30 Filtry Filtr kritéria výběru, pomocí kterého můžete dynamicky podle potřeby měnit složení zobrazených dat. Filtr je možno skrýt kliknutím na oranžový proužek - lištu3 nebo volbou, která se zobrazí po kliknutí na ikonu Stejným způsobem je možno dočasně filtr vyřadit a opět zapnout. (trychtýř) úplně vlevo. Kritéria Jednotlivé agendy mají předpřipravenou sadu subfiltrů, ve kterých stačí "zakliknout" požadovaná kritéria, případně doplnit či pozměnit textový parametr. Levé menu Uložení stavu filtru Po otevření formuláře (agendy) je filtr vždy ve výchozím stavu. Uživatelské nastavení lze ale uložit volbou z menu "Filtr": Filtr bude uložen pod zadaným názvem. Můžete jej opatřit poznámkou a také označit, zda se jedná o filtr, dostupný i ostatním uživatelům programu4. Načtení, nebo odstranění uloženého filtru Volbou z menu vyvolejte okno správce uložených filtrů: Správce zobrazí (pokud nějaké existují) uložené filtry příslušné aktuální agendy. Uložený filtr můžete smazat, opravit jeho název nebo poznámku. Označený filtr lze načíst do agendy příslušným tlačítkem, nebo dvojklikem na řádek v tabulce. 3 4 7.4.8 Barva se mění podle stavu filtru. Administrátor může použít/mazat filtry všech uživatelů bez ohledu na toto nastavení Tisk a export dat Většina agend (formulářů) má horní liště ikonu tiskárny, po kliknutí na ní se vyvolá menu s výběrem dostupných sestav. Každá agenda má jinou sadu sestav. Vybranou tiskovou sestavu lze otevřít pro náhled (výstup na obrazovku), nebo odeslat na tiskárnu. Pozn.: Některé agendy (např. Denní stav) mají samostatná tlačítka <Tisk> pro každou skupinu sestav či záložku přehledu. Před zobrazením nebo výtiskem je u některých sestav možno nastavit některé parametry:

31 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení V náhledu tiskových sestav je mimo jiné i možnost exportu do různých přenositelných formátů: Export dat do.xls Běžné tiskové sestavy jsou obvykle formátované, obsahují nadpisy a různě seskupená data. Proto nejsou příliš vhodné pro export a další zpracování v tabulkovém procesoru (Excel, Quattro, OpenOfiice Calc apod.). Pro tyto účely můžete využít univerzální export do.xls (resp. do formátu SYLK - Symbolic Link), který je dostupný pro většinu dat, zobrazených v tabulkách. Export lze vyvolat buď z menu tabulky, nebo tlačítkem na navigátoru po záznamech, případně s dialogu nastavení viditelnosti sloupců tabulky. Tip: Chybí vám v programu nějaká tisková sestava nebo nevíte, jak vytisknout co vidíte? Podle následujícího postupu vyexportujte data do Excelu, tam případně dolaďte, přidejte sumy (nebo jiné aritmetické či finanční funkce) a vytiskněte. Postup : 1. Otevřete formulář s daty, která chcete exportovat 2. Podle potřeby pomocí filtru vytřiďte data 3. Klikněte do tabulky obsahující data (nastavte na ni kurzor) 4.Rozbalte menu tabulky a vyberte volbu {Export dat} (1):...pokud chcete exportovat jiné sloupce tabulky, než jsou zobrazené, můžete vybrat volbu {Nastavení sloupců} (2) a následně vybrat sloupce, které budou viditelné. Pak pokračujte tlačítkem <Export>.

Ovládání programu 32 5.Podle uvážení vyberte cestu a název exportního souboru, písmo a další dostupné parametry. 6.Program nabídne otevření nově vytvořeného souboru. Pokud je v počítači nainstalován MS Excel, nebo obdobný tabulkový procesor, bude soubor zobrazen. 7.5 Nástrojový pruh aplikace V horní části aplikace je tzv. nástrojový pruh, který obsahuje nástrojové lišty. Lišty se dají přesouvat myší, dokovat ve spodní části, nalevo, napravo podle potřeby. Nepotřebné lišty lze skrýt (menu {Zobrazit}). Podrobněji se budeme zabývat pouze tzv. Navigátorem po záznamech, nebo, chcete-li, Record navigatorem: Tento navigátor obsahuje tlačítka, která jednak indikují pozici ukazatele v datech (začátek první záznam, konec poslední apod.), jednak stav záznamu (v editaci, zapsaný), jednak umožňují pohyb po záznamech, vkládání, mazání záznamů, vyvolání menu akcí, obnovení dat (refresh) apod. Vyzkoušejte, uvidíte. Akce se aplikuje na data, na kterých je právě kurzor, tj. chcete-li např. smazat položku dokladu, musíte stát kurzorem na této položce. Klávesové zkratky. 8 Agendy 8.1 Adresář "Adresář" slouží k evidenci údajů jak fyzických osob (ubytovaných hostů nebo plátců ubytování) klientů, tak právnických osob (plátců za ubytování - firem, cestovních kanceláří apod.). Možnost přidávat a opravovat záznamy v adresáři je podobně, jako u jiných agend závislá na nastavení oprávnění uživatele, viz Nastavení uživatelů. Součástí adresáře je přehled o rezervacích a pobytech zvoleného hosta. Akce

33 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Nová položka adresáře Ctrl+N Založí novou položku adresáře, viz Přidání záznamu Touto volbou vytvoříte nový záznam, který je totožný s vybranou předlohou (aktuálním záznamu který je právě označen). Duplikovat... Tip: Duplikaci využijete pro vytvoření záznamu o podobném klientu, po duplikaci opravíte ty údaje (jméno,..) ve kterých se liší. Více viz samostatná kapitola Sloučení více záznamů adresáře. Sloučit označené záznamy Pošli e-mail Ctrl+M Pošli e-mail všem Pokud má kontakt zadanou emailovou adresu (viz záložka adresáře "Kontakty"), je možné pomocí akce {Pošli e-mail}, nebo kombinací kláves Ctrl+M vytvořit standardní emailovou zprávu. Předpokladem je nainstalovaný a nakonfigurovaný mailový klient podporující rozhraní MAPI - obvykle MS Outlook Express, nebo "velký" Outlook z MS office. Program vytvoří novou zprávu stejně jako v předchozím případě, ale jako adresáti budou uvedeny buď všechny email adresy z právě zobrazeného1 seznamu kontaktů, nebo jen ty, které mají zatrženu možnost "Obesílat e-mailem". Podle uvážení doporučujeme ručně přesunout adresy do "skryté" adresy, aby každý adresát neviděl ostatní adresy. Tip: Chcete poslat mail jen odběratelům, kteří u vás byli v posledním roce? Před spuštěním této akce pomocí filtru vyberte jen záznamy typu "Odběratel" a s "Útratou v období". 1 Právě zobrazeným seznamem se rozumí podle aktuálního filtru Tiskové sestavy Pozn.: Pokud má položka adresáře zadanou poštovní adresu, pro tisk adresních štítků se použijí přednostně její zadané části. Tj. zadáte-li ulici, bude tato použita, ale pokud nezadáte město, použije se město zadané ve fakturační adrese. 8.1.1 Přidání záznamu Údaje se do adresáře zapisují automaticky při zapsání / ubytování hosta, tj. přidáním hosta do adresáře ikonou ve 4. kroku Průvodce vytvořením nové rezervace viz. Nová rezervace/ pobyt. Záznam do adresáře je také možné přidat přímo zde v adresáři více způsoby: 1. Klávesovou zkratkou [Ctrl+N] anebo 1. Otevřením Akce [ShiftF10] a volbou {Nový záznam} anebo 3. Při přepnutí do záložky "Adresy, osobní údaje" použitím klávesové zkratky [ Ctrl+Insert] anebo 4. otevřením příkazu "Záznam" na horní modré liště [Shift +F11] a volbou {+ Vložit záznam}. V adresáři se otevře nový prázdný formulář, kam doplníte údaje. Po doplnění se nově pořízený záznam uloží do databáze jedním z následujících způsobů: a) automaticky při zavření formuláře (nebo ukončení aplikace) b) pokud se přesunete na jiný záznam, třeba pomocí kláves <Page Up> nebo <Page Down> c) stisknete-li kombinaci kláves b+enter> nebo <Ctrl+S>, viz také Klávesové zkratky d) uložení dat nebo přesun ukazatele záznamů je možno vyvolat i pomocí myši, viz Nástrojový pruh aplikace, Oprava záznamu. Tip: Přímé vložení záznamů do adresáře využijete například při přechodu z jiného systému, nebo potřebě vložit do databáze systému ABX Recepce údaje o klientech, kteří prozatím nejsou ubytováni, takže neprošli běžným procesem průběžného zavádění do adresáře.

Agendy 8.1.2 34 Vyhledávání v adresáři pomocí filtru Díky filtru lze v adresáři vyhledávat podle různých kritérií. Pro použití filtru je nutné mít možnosti filtru zobrazené v horní polovině okna Adresář. V případě, že to tak není: 1. 2. 3. 4. Klikněte v akci Filtr na volbu {Ukázat filtr (Rozbalit kritéria)} Zkontrolujte, zda je filtr aktivní, tzn. je označen modrým zatržítkem. V případě, že je označen červeným křížkem, znamená to, že není aktivní. Zvolte v akci Filtr {Zapnout filtr (Zobrazit podle kritérií)} anebo rovnou nastavte kritéria vyhledávání, Filtr se zaktivuje automaticky. Nyní je filtr aktivní. Příklad vyhledávání pomocí filtru: Hledáme hosta, jménem Muller, ubytovaného v období mezi 1. květnem 8:00 a posledním září 18:00, německé národnosti, neznáme datum narození. Po zadání těchto kritérií bude nastavení filtru vypadat následovně: Příklad zahrnuje popis jednotlivých ikon. Po přiložení kurzoru k ikonám se vpravo od kurzoru objeví nápověda, k čemu daná ikona slouží. V případě, že je filtr neaktivní, lišta je modrá. Po zadání kritérií filtru se mění barva na oranžovou. 8.1.3 Vzhled adresáře Vzhled a možnosti zobrazení údajů, jako pořadí sloupců a dalších, v adresáři nastavte podle potřeby pomocí ikony modrého ozubeného kolečka vlevo : Pomocí menu můžete měnit pořadí zobrazených sloupců, zvolit si vlastní nastavení volbou {Nastavení sloupců (pohledu)...} kde zvolíte údaje k zobrazení v adresáři, stejně tak jako označit či odoznačit všechny záznamy apod. 8.1.4 Údaje v adresáři, fotografie Do adresáře lze zadat veškeré osobní, případně firemní údaje. Zadané parametry se používají pro vystavované doklady, pro určení příslušnosti k ubytovacím a rekreačním poplatkům a podobně. Vloženi fotografie nebo skenu pasu Program umožňuje ke každému kontaktu vložit do databáze snímek z webkamery, oskenovaný pas nebo jiný obrázek. Vkládané obrázky by měly být v rozumné velikosti, aby nedocházelo k neúměrnému narůstání velikosti databáze. Postup: V adresáři na záložce "Fotografie", č.5, použijte některou z možností vložení.

35 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Poznámky: Snímky ve formátu.bmp jsou interně převedeny do.jpg bez ztráty kvality Pro nastavení velikosti snímku, kvality a dalších parametrů můžete obvykle použít ovládací software zařízení podporujícího rozhraní Twain Při práci s zařízeními s rozhraním Twain se může s tát, že při nevhodné manipulaci s ovládacím oknem zařízení, nebo konfliktu s jinou aplikací přistupující ke stejné kameře či skeneru dojde k zablokování uživatelského rozhraní. V tomto případě je nutno program ukončit pomocí správce programů, výjimečně ne nezbytný restart počítače. Chování snímacího rozhraní nezávisí na programu ABX Recepce, ale na driveru či obslužném programu dodaném výrobcem zařízení. Větší obrázky je doporučeno pomocí jiné aplikace převzorkovat a uložit do vhodného formátu tak, aby nezabíraly příliš místa. Doporučená velikost snímku je <50kB. 8.1.5 Smazání záznamu Pro smazání záznamu z adresáře: 1. Záznam označte 2. Použijte klávesovou zkratku [Ctrl+Delete] anebo 1. Záznam označte 2. Otevřete menu "Záznam" [Shift+F11] 3. Zvolte {Smazat záznam}. Pozor! Záznam není možné vymazat v případě, že je provázán se souvisejícími daty, tj. například je tento klient vlastníkem nějakého účtu, nebo je v seznamu ubytovaných hostů, případně je jako plátce vystaveného dokladu. Takový záznam už nebude (bez předchozího smazání zmíněných souvisejících dat) nikdy možné smazat. Více viz referenční integrita. 8.1.6 Sloučení více záznamů adresáře V praxi se stane, že dojde k duplicitnímu zadání stejné osoby do Adresáře. Často se tak stane kvůli nepozornosti obsluhy při zadávání rezervace nebo ubytování hosta, kdy se recepční nepokusí vyhledat osobu v adresáři, ale rovnou přidá nový záznam. Někdy může dojít k omylu a tentýž subjekt je do databáze vložen pod různými názvy. Databáze pak "kyne". Sloučením lze situaci velmi rychle napravit, všechny související doklady z nepotřebných záznamů se převedou na vybranou osobu. Uvolněné záznamy lze pak z Adresáře vymazat (což bez sloučení ani jinak není možné). 1. Otevřete adresář, najděte a označte záznamy, které chcete sloučit. Pro hledání použijte filtr, nebo hledání pomocí [Ctrl+F]:

Agendy 36 2. Vyvolejte akci "Sloučit označené záznamy", nebo stiskněte kombinaci kláves [Ctrl+S]. V seznamu záznamů vybraných pro sloučení označte jeden "hlavní", pod který budou ostatní sloučeny: Pozor, veškeré změny, které pomocí tohoto formuláře provedete budou nevratné, po jeho zavření se projeví v adresáři! 3. Po odsouhlasení proběhne sloučení. Je-li vše v pořádku, přesunou se vazby k "hlavnímu" záznamu: Podle uvážení lze smazat buď všechny zobrazené záznamy "bez vazeb", nebo jednotlivě vybrané "uvolněné" řádky v seznamu. Poznámky: Oprávnění k provedení sloučení je nastavitelné v Nastavení uživatelů. Sloučení mění vazby v následujících agendách či datech: Účty/rezervace, Ubytovací kniha (seznam hostů v účtech), Doklady, Skupiny účtů, Konzumace z restaurace. Změny vazeb jsou nevratné, ani smazané záznamy nelze později obnovit. Sloučení přesměrovává vždy všechny vazby, tzn. sice jej lze někdy použít např. jen k hromadné změně vlastníka účtů.

37 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Pokud ale existují i vazby např. v seznamu ubytovaných nebo dokladech, budou přesměrovány i ty. 8.1.7 Typy pokojů Agenda slouží pro zadání typů pokojů ubytovacího zařízení a možnosti jednotlivých typů (jednolůžkový, dvoulůžkový,...). Vlastní číselník pokojů se vytváří v agendě Pokoje, ceny pokojů (sezóny) pak v agendě Ceny pokojů. Přidání typu pokoje Definice typu pokoje Filtr v Typech pokojů Smazání typu pokoje 8.1.7.1 Přidání typu pokoje Nový typ pokoje vytvořte takto: 1. Vyvolejte nabídku Akce [ShiftF10] a vyberte volbu {Nový typ} anebo 2. při přepnutí se do záložky "Detaily" použitím klávesové zkratky [Ctrl+Insert] anebo 3. Vyvoláním nabídky "Záznam" na horní modré liště [Shift+F11] a volbou { + Vložit záznam}. Pokračujte: Definice typu pokoje 8.1.7.2 Definice typu pokoje Po zadání nového typu pokoje je nutné jej popsat, a to v záložce "Detaily". Kód Pokoji je programem automaticky přiřazen kód, podle pořadí zadání. Zkratka Určete zkratku pro daný typ pokoje. Tato zkratka se bude používat v ostatních agendách i ve štaflích. (Obvykle bývá používáno např. 1L pro jednolůžkový, 1L+ pro jednolůžkový s přistýlkou a podobně) Tip: V případě, jsou v hotelu pokoje typu Exkluzivní nebo s balkónem a podobně, můžete tuto informaci promítnout i do zkratky, např. E pro exkluzivní či B pro balkon a také do popisu pokoje, viz dále. Popis Slovně popište typ pokoje...jednolůžkový, dvoulůžkový s přistýlkou, dvoulůžkový exkluzivní atd. Počet lůžek Zadejte standardní počet lůžek daného pokoje bez přistýlek. (1 pro jednolůžkový, 2 pro dvoulůžkový, 3 pro třílůžkový...) Počet přistýlek Zadejte počet přistýlek, možných na daném typu pokoje. V případě, že pokoj je bez možnosti přistýlky, nevyplňujte, nebo zapište 0. Prodej po lůžkách Pokud bude prodej "po lůžkách" povolen už zde, bude automaticky povolen i pro nově přidávané pokoje tohoto typu. V detailu pokoje lze ale tento parametr změnit podle potřeby. Telefon, Minibar, Nekuřácký Zaškrtněte možnosti, které pokoj má.

Agendy 8.1.7.3 38 Volné místo mimo pevné pokoje (kemp) Slouží pro prodej míst například v kempu, u těchto typů pak lze zadat jen popis, ostatní možnosti (prodej po lůžkách, telefon atd) jsou nedostupné. Výchozí způsob účtování Nastavte výchozí způsob účtování daného pokoje, může být podle konfigurace programu, viz. popis nastavení Rezervace a účty a nebo se může lišit. Filtr v Typech pokojů V typech pokojů můžeme taktéž vyhledávat pomocí filtru, podobně jako v Adresáři viz. Filtr, avšak zde, v Typech pokojů pouze podle jediného kritéria, a to textu. Do pole pro text stačí napsat pouze část či několik písmen z hledaného typu pokoje, pokud takový typ pokoje existuje, bude nalezen a zobrazen. 8.1.7.4 Smazání typu pokoje Postup je shodný pro většinu agend: 1. Záznam označte 2. Použijte klávesovou zkratku [Ctrl+Delete] anebo 1. Záznam označte 2. Otevřete na liště "Záznam" [Shift+F11] 3. Zvolte {Smazat záznam}. 8.1.8 Pokoje Po nastavení typů pokojů přistupte k definování reálných pokojů ve vašem ubytovacím zařízení. Vytvořené pokoje budou viditelné ve štaflích i v ostatních agendách. V jednotlivých detailních záložkách najdete přímo s daným pokojem související data, jako seznam rezervací a pobytů, seznam závad, seznam úklidů a další. Přidání pokoje Parametry pokoje Filtr v Pokojích Vzhled zobrazení v Pokojích Smazání pokoje 8.1.8.1 Přidání pokoje Pokoj přidejte stejným způsobem, jako v předchozích agendách: 1. Vyvolejte menu Akce [ShiftF10] a vyberte volbu {Nový pokoj} anebo 2. Přepněte se do záložky "Detaily" a použijte klávesovou zkratku [Ctrl+Insert] anebo 3. Vyvolejte menu "Záznam" na horní modré liště agendy [Shift+F11] a vyberte volbou { + Vložit záznam}.

39 8.1.8.2 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Parametry pokoje Po přidání pokoje viz Přidání pokoje nastavte parametry pokoje. Nejdříve se zobrazí okno s dostupnými typy pokojů (viz agenda Typy pokojů): a dále již pokračujte ve vyplňování formuláře: Číslo Rozumí se reálné číslo pokoje, např 101, 102. V "číslech" pokoje můžete používat i písmena, tj. je přípustné označení pokoje 101A, 101B a podobně. Budova V případě, že má hotel pouze 1 budovu, vyplňte všude např. A. Pole nesmí zůstat nevyplněné. Patro Zapište číslo patra, ve kterém je pokoj situován. Typ Pořadí Odkazuje na typ pokoje, viz Typy pokojů. Tlačítkem v tomto poli je možno vyvolat výběr z dostupných možností a typ pokoje tak dodatečně změnit. Pořadí zobrazení pokoje ve štaflích (i jinde). Pořadí je přidělováno postupně, tak jak jsou pokoje vkládány do databáze. Dodatečně (třeba když jste pokoje definovali na přeskáčku) můžete pořadí změnit. S výhodou tak můžete ve štaflích seřadit pokoje ne podle čísel, ale podle jejich umístění a podobně. Postup změny pořadí: V záložce č.1 označte pokoj, který si přejete přesunout na jiné pořadí. Změnu směrem dolu či nahoru proveďte pomocí modrých šipek nad tabulkou. Umístění Podle potřeby popište umístění pokoje, např. "U výtahu" apod. Popis Stručný popis pokoje, např.: "Tmavý se sprchou", "Světlý s parketami a vanou" a podobně. Poznámky Jakékoli poznámky.

Agendy Systémový (technický) pokoj 40 Někdy také označován jako FREE pokoj. Nejedná se reálný pokoj, slouží pouze pro vaši potřebu při práci s programem a se štaflemi. Tip: Používá se např. v případě potřeby přestěhovat rezervace na pokojích mezi sebou při plné obsazenosti hotelu. V této situaci by to bez systémového (technického) pokoje nebylo možné, není volný žádný pokoj, kam první rezervaci přestěhovat. Proto použijete systémový pokoj, kam je možné si 1. rezervaci "odložit", a přestěhovat postupně rezervace na pokoje, jak je potřeba. POZOR! Na rezervaci na systémovém pokoji byste neměli zapomenout! 8.1.8.3 Prodej po lůžkách Zaškrtněte v případě, že potřebujete prodávat jednotlivá lůžka v pokojích. Ve štaflích bude znázorněno každé lůžko v pokoji pod číslem pokoje zvlášť, viz agenda Štafle Minibar, Nekuřácký, Trvale mimo provoz, Telefon Zaškrtněte dle typu pokoje a potřeby. Pokud je pokoj vybaven telefonem s možností volat do veřejné sítě, zapište i číslo telefonní pobočky - používá se při importu telefonních hovorů z ústředny. Trvale mimo provoz Takto označený pokoj bude ve štaflích zobrazen šedivě. Na tomto pokoj nebude možné pořizovat nové rezervace. Stávající rezervace pořízené před označením budou nadále k dispozici Skrýt pokoj ve štaflích Pokoj se nebude zobrazovat ve štaflích ani v průvodci pro vytvoření nové rezervace. Filtr v Pokojích V agendě Pokoje můžeme vyhledávat pomocí filtru, podobně jako v ostatních agendách viz. Filtr v Adresáři, avšak zde podle dvou kritérií, a to textu a období, ve kterém byl záznam zadán. Do pole pro text stačí napsat pouze část či několik písmen z hledaného pokoje, pokud takový typ pokoje existuje, bude nalezen a zobrazen. V polích pro zadání období zvolíte předpokládané období, kdy byl pokoj zadán. 8.1.8.4 Vzhled zobrazení v Pokojích Vzhled a možnosti zobrazení údajů, jako pořadí sloupců a dalších, v agendě Pokoje nastavte podle potřeby pomocí ikony modrého ozubeného kolečka vlevo : Pomocí menu můžete změnit pořadí zobrazených sloupců, zvolit si vlastní nastavení volbou {Nastavení sloupců (pohledu)...} kde zvolíte údaje k zobrazení v adresáři, stejně tak jako označit či odoznačit všechny záznamy apod. 8.1.8.5 Smazání pokoje Jako ve většině agend v programu pro smazání pokoje: 1. Pokoj označte 2. Použijte klávesovou zkratku [Ctrl+Delete] anebo 1. Záznam označte 2. Otevřete na liště "Záznam" [Shift+F11] 3. Zvolte {Smazat záznam}. To se neprovede v případě, že již existují související data, viz referenční integrita. 8.1.8.6 Uklizenost pokojů Přehled o provedených úklidech najdete na záložce č.5 "Úklidy". Provedené úklidy se zapisují v agendě Denní stav hotelu, kde jsou k dispozici i tiskové sestavy pro pokojské. Rychlá informace o stavu pokojů je k dispozici také v hotelových štaflích.

41 8.1.8.7 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Opravy, závady a evidence nákladů na údržbu Program disponuje velmi jednoduchou agendou pro evidenci závad v pokojích. Součástí jsou i pole pro zápis vzniklých nákladů (ceny oprav). Tipy: nový záznam můžete vložit jak tlačítkem na liště, tak klávesou <Insert>. Pokud vložíte prázdný řádek pod jiný řádek, můžete využít kombinaci kláves <Ctrl+D> pro překopírování hodnoty z tohoto předchozího řádku Nepotřebné záznamy lze smazat obvyklou kombinací <Ctrl+Delete>, nebo příslušnou volbou z menu {Záznam} 8.2 Ceny pokojů V této agendě se definují cenové programy pro jednotlivé typy pokojů nebo volných pobytů. Pokud nebudete mít nadefinovány sezóny, budete muset pro každý pobyt zadávat ceny ručně. Systém umožňuje založit více cenových kategorií - programů, z nichž každý má vlastní sadu sezón. Kromě základního cenové kategorie PULT (pultové ceny) tak např. můžete mít ještě další program nazvaný VIP, kde definujete speciální ceny pro VIP klienty, nebo cestovní kanceláře a podobně. Sezóny, platnost sezón Sezóna = definice cen za ubytování, případně související stravu, platná v daném období. Každý tykaždá sezóna může mít více druhů omezení a parametrů: Omezení podle dat OD - DO, ve formátu den.měsíc., platných v jakémkoli roce. Například lze definovat sezónu, platnou každé Vánoce, v období 23.12. - 1.1. Omezení podle přesných dat, které omezují platnost sezóny na přesně určené období v roce, např. velikonoce nebo jiný svátek, např. 1.5.2009-2.5.2009. Omezení na určité dny v týdnu - ubytování může být o víkendech dražší než ve všední den. Slevy a ubytování zdarma - určete, zda z cen je možné dále poskytovat % slevy, a zda mají v době jejich platnosti děti nárok na ubytování zdarma. Typ pokoje - každá sezóna je platná právě pro jeden typ pokoje Priorita - čím nižší číslo, tím vyšší priorita. Pokud pro daný den pobytu existuje více platných sezón (vyhovujících všem omezením), bude použita ta sezóna, která má nejvyšší prioritu (nejnižší číslo). Pokud pro daný den a typ pokoje existuje více sezón se shodnou prioritou, bude použita nejčerstvější, tj. naposled zadaná sezóna. Pozor, účty si "pamatují" typ pokoje, který byl pokoji přidělen při otevření či poslední změně účtu, proto se může stát, že při dodatečné změně typu pokoje budou účtu přidělovány ceny ještě "starého" typu. Pozor, pokud definujete příplatek za přistýlku, bude tato cena účtována navíc za každou přistýlku i v režimu účtování podle počtu osob. Tento příplatek nemá sloužit ke stanovení ceny za další osobu, ale jako poplatek například za manipulaci s nábytkem. Pokud je přistýlka standardní součástí pokoje, doporučujeme cenu vyřešit v rámci ceny za osobu či určitou obsazenost celého pokoje a pole pro cenu přistýlky ponechat prázdné. Nová cenová kategorie Nová sezóna (cena) 8.2.1 Nová cenová kategorie 1. Klikněte na Akci [Shift+F10] a vyberte {Nová kategorie} kláves. zkratka [Ctrl+N] Otevře se formulář pro vepsání nové kategorie na záložce "Detaily" 2. Vepište označení text do pole [Zkratka]. Pod touto zkratkou (např. VIP) se bude cenová kategorie používat v pobytech. 3. Do pole [Popis] vepište celý název cenové kategorie.

Agendy 42 Pokračujte: Nová sezóna (cena) 8.2.2 Nová sezóna (cena) Následujícím způsobem definujte sezóny pro všechny typy pokojů a poté i všechny další sezóny. 1. Otevřete agendu a na první záložce "Seznam" označte jednu z dostupných cenových kategorií. 2. Přepněte se na záložku č.2 "Detaily, sezónní ceny". 3. Klepněte na tlačítko <Nová sezóna>. 4. Z nabídky vyberte typ pokoje (příp. volného pobytu). 5. Pokud chcete omezit platnost sezóny, zapište datum počátku a konce platnosti do polí "platno od:" a "platno do:". V opačném případě klepněte na tlačítko <celý rok>. 6. Podle uvážení nastavte ostatní omezující parametry - dny v týdnu, slevy pro děti a podobně. 7. Na záložce "Ceny Kč" a případně i "ceny EUR" (pokud chcete vést účty v EUR, info viz Povídání o měnách) zapište denní ceny za celý pokoj a za osobu. Pokud se cena liší dle obsazenosti, zapište více cen pro různé počty hostů. Účtuje-li se cena za stravu zvlášť, zapište cenu snídaně, případně oběda a večeře). 8. Nový záznam uložte klávesovou zkratkou [Ctrl+Enter] nebo [Ctrl+S]. Poznámky: Sezónu můžete omezit počtem nocí, tzn. sezóna/cenové pásmo může platit až od určité délky pobytu - např 8 nocí a delší. Vhodnou kombinací priorit tak lze dosáhnout "množstevních" slev při stanovení ceny za noc. Možnost účtovat v rámci jednoho pobytu různé ceny (např v nějaký svátek či v době veletrhu) je přitom zachována. Počet nocí pro výběr sezóny se vždy uvažuje za celý pobyt (přestože mohou být některé noci účtovány jinou sezónou). 8.3 Ceník ostatní Zde se zakládají a evidují položky pro drobný prodej a pro zatěžování hotelových účtů. Čtěte také: Automaticky vkládané položky Nová položka 1. Vyberte volbu {Nová položka} z nabídky {Akce}, nebo použijte klávesovou zkratku [Ctrl+N]. 2. Doplňte název, nákupní a prodejní ceny a další parametry položky. 3. Nezapomeňte na správné nastavení typu položky. 4. Novou položku zapište do databáze [Ctrl+Enter]. Skladová karta Na záložce č.3 najdete skladovou kartu s detailním rozpisem pohybů položky, kterou je možno přepnout do detailního pohledu, nebo tzv. měsíční kumulace. Přepočtení stavů Máte-li pochybnosti o stavech položky, můžete čas od času spustit nástroj pro přepočtení stavů. V případě, že bude při přepočtu zjištěn rozdíl, program stav opraví. Za normálních okolností by ke vzniku rozdílu nemělo docházet. 8.3.1 Typy položek Recepce rozeznává následující typy položek: Ubytování - výchozí kód tržby 602 Strava - výchozí kód tržby 604 (strava podávaná v rámci pobytu, tj. snídaně, penze) Poplatky - výchozí kód tržby 379 (místní ubytovací poplatky, viz Ubytovací a rekreační poplatek) Služby - výchozí kód tržby 602 (např. půjčovné, masáže, další služby poskytované hotelem) Zboží - výchozí kód tržby 604 (minibary, doplňkový prodej) Restaurace - výchozí kód tržby 604 (veškerá konzumace převedená z restaurace, viz Převod konzumace z restaurace) Telefony - výchozí kód tržby 602 (cena hovorů z tarifikačního programu/pobočkové ústředny, viz Telefony - import dat z ústředny) 8. Zaplacené zálohy - výchozí kód tržby 324 (zálohy přijaté na hotelové účty, které se budou odečítat při placení od skutečně účtovaných položek) 9. Slevy - nemá výchozí tržbový kód (položka ceníku pro vložení mimořádné slevy). 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. K čemu jsou dobré typy položek?

43 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Pro třídění realizovaných položek v přehledech prodejů, statistikách a sumářích tržeb. Některé z těchto přehledů mohou být použity i pro účetní účely. K čemu jsou a co znamenají tržbové kódy? Výchozí tržbové kódy odpovídají číslům syntetických účtů používaných v podvojném účetnictví. Položkám vkládaným automaticky systémem se přidělují podle konfigurace (viz popis nastavení Účetní parametry). Položkám Ceníku je můžete upravit ručně. Tržbový kód může být alfanumerický (čísla i písmena) o délce 3 znaky. Kódy se dále používají při Exportu dokladů pro účetnictví pro předkontaci. 8.4 Rezervace a hotelové účty Rezervace a účet jedno jsou Každá rezervace se může změnit na účet, každý účet se může vrátit zpět do stavu rezervace. Rezervace/účet může mít následující stavy: Waiting rezervace - na čekání - rezervace, která neblokuje1 pokoj. Nepotvrzená rezervace - blokuje2 pokoj, může mít Opci Potvrzená rezervace - blokuje pokoj Otevřený účet - po příjezdu hostů (proběhl check-in), lze natěžovat drobným prodejem, telefony, převody z restaurace,... Uzavřený, nezaplacený účet - po odjezdu (proběhl check-out, ale vystavené doklady nejsou označené jako zaplacené) Uzavřený, zaplacený účet - všechny vystavené doklady jsou označené jako zaplacené Změna stavů probíhá pomocí akcí - obvykle v detailu účtu po "rozkliknutí" ve štaflích, některé se dají ve štaflích také vyvolat pravým tlačítkem myši na proužku znázorňujícím pobyt. 2 "Neblokuje pokoj" znamená, že tato rezervace se může libovolně překrývat s jinými. nelze pořídit jinou rezervaci, která by s touto kolidovala (překrývala se). Blokace se nevztahuje na tzv. Ghost rezervace. 2 "Blokuje pokoj" znamená, že nelze pořídit jinou rezervaci, která by s touto kolidovala (překrývala se). Blokace se nevztahuje na tzv. Ghost rezervace. Živé účty Ihned po vytvoření rezervace/účtu jsou vytvořeny položky vyúčtování, které reprezentují předpokládanou cenu za pobyt. Podle aktuálního ceníku pokojů se sestaví vyúčtování sestávající z denních cen za pobyt, za stravu, za přistýlky a podobně. Cena je účtována za každý den zvlášť a může se tedy lišit podle toho, do jaké sezóny ten který den pobytu spadá. Vyúčtování může být doplněno i o automaticky vkládané položky. Co je podstatou technologie živých účtů? Mnoho konkurenčních hotelových systémů pracuje tak, že až při provedení tzv. denní uzávěrky dojde k "natížení" denních cen za pobyt na hotelový účet. ABX Recepce R3 věc řeší jinak - položky jsou na účet vloženy ihned při vytvoření rezervace/účtu, a při jakékoli změně (úpravě období, skladby hostů, přesun na jiný pokoj apod.) parametrů účtu, které mají vliv na cenu pobytu, dojde k novému vygenerování položek účtu podle aktuálního ceníku. To znamená, že se nejprve všechny aktualizované položky z účtu vymažou, a nahradí se novými. To se ovšem netýká již vyúčtovaných (zaplacených), nebo uzamčených položek. Grafické štafle Asi nejpřehlednějším nástrojem pro práci s rezervacemi a účty jsou "štafle" (někdy též "plachta"). S účty se manipuluje pomocí myši. Většina dále následujících operací a postupů bude popisována právě s použitím štaflí. Více o jejich ovládání viz popis agendy Štafle. Rezervace v textové podobě Rezervace a účty jsou dostupné i v řádkovém zobrazení v agendě Rezervace a účty textově. V tomto zobrazení se lépe pracuje s účty, které byste obtížně zobrazovali ve štaflích (účty označené jako Ghost, nebo Waiting rezervace). Další výhodou je, že editace účtu neprobíhá v okně blokujícím program, takže je v jejím průběhu možno podle potřeby přepínat i do jiných agend. 8.4.1 Rezervace a účty graficky - Štafle Grafické štafle jsou obvykle nejpoužívanějším rozhraním pro práci s rezervacemi a hotelovými účty. Přestože je možné účty zakládat a editovat i v agendě Rezervace a účty, správa rezervací ve štaflích je pohodlnější. Dále v této a v následujících kapitolách najdete popisy jednotlivých operací, které je možno ve štaflích provádět. Poznámka: Pro správu rezervací prostor a předmětů jsou dispozici Hodinové rezervace prostor a předmětů, které mají vlastní hodinové štafle. Pohyb ve štaflích Pokud se do štaflí nevejdou všechny pokoje najednou, můžete rolovat pomocí standardních šipek, nebo využijte kolečko myši. Štafle v Recepci umožňují kontinuální pohyb v období vpřed a vzad bez přerušení. Pokud nevyužijete připravených tlačítek na ovládacím pravém svislém panelu, použijte navigační lištu ve spodní části štaflí:

Agendy 44 Tipy pro pohyb ve štaflích Kolečko myši : vertikální pohyb mezi prostory, použijte pokud nevejdou všechny na jedno stránku Kolečko + [Shift]: časový pohyb vpřed/vzad Kolečko + [Ctrl]: změna časového měřítka (zoom) Ovládací pravý panel - nastavení parametrů zobrazení štaflí Filtr účtů Od verze 3.28.33 je ve štaflích k dispozici také filtr, který umožňuje zobrazit pouze vybrané typy rezervací/účtů. Využijete ho zejména v hodně zaplněných termínech, nebo, pokud používáte Waiting rezervace, nebo Ghost rezervace k zobrazení proužků, které jsou překryty jinými. Tip: Rychlé přepínání mezi všemi proužky a např. pouze Waiting rezervacemi: 1:

45 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení 2: Informace o uklizenosti pokojů Ve svislé legendě pokojů se zobrazují ikony signalizující stav uklizenosti pokojů (Pokud nevypnete v záložce "Vzhled"). V případě, že pokoj není k aktuálnímu1 datu obsazen, považuje se pokoj za neuklizený tehdy, jestliže od posledního pobytu neproběhl úklid. v tom případě je zobrazena ikona pro "velký úklid" U probíhajících pobytů se předpokládá, že host nastoupil do uklizeného pokoje, a v průběhu tohoto pobytu se zobrazuje v nastavitelném intervalu (viz konfigurace programu, část Hotelové štafle) ikona pro "malý úklid" (výměna ručníků a podobně). Pozn.: V průběhu pobytu se ve štaflích může jevit (pokud jsou zapisovány denní úklidy) jako uklizený i pokoj, který má v budoucím období další otevřený účet, a proto je v jiných přehledech nebo sestavách označen jako neuklizený (protože má pozdější pobyt než poslední úklid). Hromadný zápis provedeného úklidu můžete provést v agendě Denní stav hotelu, kde jsou k dispozici i tiskové sestavy pro pokojské. Po jednotlivých pokojích lze úklid zapisovat i přímo ve štaflích (pravé tlačítko na svislé legendě pokojů). Piktogramy Na levé liště štaflí a na proužcích účtů mohou být zobrazeny piktogramy signalizující určitý stav účtu nebo pokoje. Význam jednotlivých piktogramů najdete přímo ve štaflích. Na pravé ovládací liště štaflí, v záložce "Vzhled" je k dizpozici tlačítko pro zobrazení legendy:

Agendy 46 Fullscreen režim, tisk Zejména na malých monitorech (notebooku, tabletu,...) oceníte možnost přepnout štafle do fullscreen módu, kdy bude pro štafle využita celá dostupná plocha obrazovky. Ve Fullscreen režimu ale nelze jednoduše přepínat mezi agendami, ani např. více otevřenými průvodci vytvořením nové rezervace. Fullscreen a normální režim můžete přepínat tlačítkem, nebo klávesou F11. Vedle tlačítka pro fullscreen najdete druhé, které umožňuje tisk štaflí na tiskárně. 1 Podle systémového data serveru 8.4.2 Rezervace a účty textově V této agendě se zobrazují účty podle filtru. Pomocí předdefinovaných kritérií můžete vybrat přesně ty účty, které vás zajímají:

47 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Pro snazší orientaci jsou v tabulce - seznamu účtů zobrazeny piktogramy naznačující dnešní příjezd nebo odjezd: S účty se v této agendě pracuje naprosto stejně, jako ze Štaflí. Vybraný záznam ale nerozklikáváte, pouze se přepínáte do detailních záložek (Detaily, Ubytovaní atd.). Editace a prohlížení účtů v textovém zobrazení má řadu výhod, které využijí zejména zdatnější uživatelé: Pokud editujete účet zde, neblokujete modálním oknem tak ostatní agendy. Můžete se tak bez problému přepnout např. do štaflí (kde třeba otevřete pro úpravy další účet, tentokrát již v samostatném okně), nebo vytvořit prodejku drobného prodeje. Nastavíte-li kurzor na správné místo, např. do titulkového proužku, a zároveň se přepnete na některou z detailních záložek, můžete pomocí kláves [PageUp] a [PageDown] pohodlně listovat účty: Akce a tiskové sestavy pro rezervace a účty 8.4.3 Přístup do účtu pomocí hyperlinků Řada analytických agend a přehledů poskytuje možnost otevření účtů, které jsou součástí zobrazeného přehledu pomocí odkazů, tzv. hyperlinků. Odkaz je zobrazen podobně, jako na internetových stránkách, tj. modrý podtržený text. Hyperlinky jsou k dispozici např. v agendách Doklady, Denní stav hotelu, Adresář (záložka "Rezervace, pobyty"). Hyperlink může obsahovat číselné ID účtu, nebo jméno vlastníka. Příklady: Doklady: Denní přehled, obsazené pokoje:

48 Agendy Denní stav, kniha hostů: Denní stav, přehled stravy: 8.4.4 Akce a tiskové sestavy pro rezervace a účty Akce Nový pobyt nebo rezervace Ctrl + N Vyvolá průvodce vytvořením nové rezervace nebo pobytu (pouze z textové agendy Rezervace a hotelové účty). Krok vzad F6 Podle aktuálního stavu účtu mění stav zpět (storno příjezdu, storno odjezdu apod.). Krok vpřed F7 Podle aktuálního stavu účtu mění stav vpřed (příjezd, odjezd apod.) viz stavy účtů. Vyloučit účet ze skupiny Osamostatnění účtu, který je součástí skupiny. viz Skupinové pobyty (účty). Přidat účet do skupiny Zařazení účtu do existující, nebo nově vytvořené skupiny. Rozpustit skupinu Zrušení skupiny osamostatněny). účtů (účty nebudou smazány, ale jen Připsat službu nebo zboží z ceníku F5 Přidání položky z ceníku (Ceník ostatní) do hotelového účtu. Připsat neceníkovou službu nebo zboží Ctrl+F5 Přidání položky, které není v běžném ceníku. Název položky, cena a sazba DPH budou nastaveny ručně. Připsat službu nebo zboží na hosta Přiřazení naúčtované položky konkrétnímu hostu. Připsat na účet konzumaci z restaurace Vyvolá proces natížení účtu konzumací převedenou z restaurace (viz. Převod konzumace z restaurace). Natížení se jinak provádí automaticky při odjezdu pokoje. Připsat na účet hovory z tel. ústředny Vyvolá proces natížení účtu hovory z tel. [st5edny (viz. Telefony import dat z ústředny). Natížení se jinak provádí automaticky při odjezdu pokoje. Dodatečná sleva na účet Vloží do vyúčtování dodatečnou položku o slevě F3 Upravit období pobytu od - do Znovu sestavit ubytování (přepočíst) cenu za Ruční změna dat příjezd - odjezd. Obdobně lze provést ve štaflích myší, viz změna období pobytu. Znovu sestaví "živý" účet. Předchozí verze denních položek jsou nejprve smazány. viz Živé účty. Přestěhovat celý účet na jiný pokoj Přesun pobytu na jiný pokoj. Dojde k přepočtení celého účtu, viz Změna pokoje. Přestěhovat hosta na jiný pokoj Přestěhování hosta z jednoho hotelového účtu na jiný, viz Přestěhování jednotlivého hosta Automaticky přidávané položky Otevře editační formulář pro Automaticky vkládané položky. Vystavit proforma fakturu na zálohu Vytvoří proforma (zálohovou) fakturu, kterou můžete odeslat

49 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení zájemci o ubytování k proplacení. Přijmout zálohu podle proformafaktury Podle dříve vystavené proformafaktury vytvoří daňový doklad zálohovou fakturu. Připsat na účet zálohovou platbu Vytvoří zálohovou fakturu - daňový doklad na složenou zálohu na úhradu pobytu (depozit). Částečná úhrada účtu F4 Otevře okno s nevyúčtovanými položkami pro vytvoření částečného dokladu - rozdělení účtu. Tímto způsobem lze řešit rozdělení platby mezi spolubydlící, nebo předčasný odjezd některého z hostů. Tiskové sestavy 8.4.5 Vyúčtování pobytu (předúčet) Vyúčtování pobytu, které nebere v potaz případné částečné úhrady účtu. Vyúčtování skupiny (předúčet) Sumární předúčet za všechny účty ve skupině. Konzumace převedená z restaurace Položkový souhrnný výpis konzumace převedené z pokladního systému restaurace. Výpis připsaných tel. hovorů Výpis hovorů stažených z telefonní ústředny, příslušejících k hotelovému účtu. Vytvoření nové rezervace nebo pobytu Všechny následující způsoby vyvolají Průvodce vytvořením rezervace / nový pobyt. a) "natažením" proužku ve štaflích: Klepněte levou myší do dne příjezdu a natáhněte proužek až do dne odjezdu, pak uvolněte tlačítko myši: b) přímým vyvoláním průvodce

Agendy Na hlavní tlačítkem: liště vyvolejte 50 průvodce c) akcí z agendy Rezervace a účty textově Vyvolejte akci {Nový pobyt nebo rezervace}: Čtěte také: Průvodce vytvořením rezervace / nový pobyt 8.4.6 Průvodce vytvořením rezervace / nový pobyt Průvodce umožňuje vytvoření individuální nebo skupinové rezervace nebo pobytu. Vyvolat jej můžete jedním z dříve popsaných způsobů. Pomocí logicky navazujících kroků snadno vytvoříte požadovaný typ dokladu. Stránka 1 - typ dokladu a období pobytu 1. Podle potřeby změňte typ vytvářeného dokladu. Pokud se jedná o volný (kempový) pobyt, můžete zapsat označení místa a případně vybrat typ volného místa (viz také kapitola Volné pobyty (kemp) ). 2. Zvolte, nebo upravte datum odjezdu a příjezdu. Pokud byl průvodce vyvolán ze štaflí, bude zřejmě možno rovnou pokračovat na další stránku.

51 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Tipy: Použijte průvodce pro rychlé zjištění, jaké počty a typy pokojů jsou k dispozici v požadovaném období - hned na první stránce tabulka "Dostupná kapacita". Naučte se přecházet mezi stránkami vpřed a vzad pomocí kláves [F8] a [F7] Stránka 2 - výběr pokoje nebo pokojů 3. Vyberte jeden nebo více pokojů. Při výběru si můžete pomoci filtry podle pater, budov, typů pokojů. Dokud neoznačíte žádný pokoj, můžete také přepínat filtry podle stavu pokoje (skrývání rezervovaných, neuklizených a podobně). Pokud jste pokoj označili ve štaflích, bude již označen. To ale neznamená, že nemůžete výběr změnit, a nakonec nepořídit rezervaci/pobyt na úplně jiný pokoj, či více pokojů. Stránka 2 se nezobrazí, pokud se jedná o volný (kempový) účet.

Agendy 52 Předvyplnění hostů Protože Recepce pro správný výpočet ceny potřebuje znát složení hostů (hlavně v případech, kdy se liší ceny za osobu dospělý/ dítě, nebo se strava počítá do účtu zvlášť, také když jsou samostatně účtovány ubytovací a rekreační poplatky), je obvykle (podle konfigurace programu, viz nastavení rezervace a účty) ihned po označení pokoje vyvolán dialog pro předvyplnění prozatím anonymních hostů. Program předpokládá maximální zaplnění pokoje, proto upravte počty podle skutečnosti. Pokud dialog stornujete, nebudou hosté předvyplněni a program pravděpodobně nebude moci správně sestavit vyúčtování pobytu. V dalším kroku to ale můžete samozřejmě napravit: Stránka 3 - vlastník účtu a hosté 4. Najděte vlastníka účtu (to je osoba host nebo firma či cestovní kancelář, která pobyt objednává a na kterou bude vystaven účet) v adresáři. Pokud nebude nalezen, progran nabídne přidání nové položky do adresáře. Předběžné rezervace lze zavést jen na jméno; záznam v adresáři bude vytvořen až po potvrzení rezervace, nebo při příjezdu hosta. 5. Ubytujte hosty. Pokud je vlastník zároveň hostem na tomto pokoji, klepněte na tlačítko [Ubytuj hosta]. Další hosty (pokud je nechcete ponechat jako anonymní) přidejte pomocí tlačítka [Adresář F11]. Hosté vybraní z adresáře budou postupně nahrazovat předvyplněné hosty. Jednotlivým hostům (nebo všem najednou tlačítkem [Strava] ) můžete změnit stravu (ta se předvyplní podle konfigurace programu). Ve spodní části stránky můžete změnit typ pobytu.

53 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Stránka 4 - ceny za pobyt 6. Výchozí ceny budou přednastaveny podle konfigurace programu. Podle uvážení můžete změnit způsob účtování pobytu (cena za pokoj nebo podle osob), měnu ve které bude účet veden (CZK/EUR) a další parametry. Při založení účtu můžete zároveň naplánovat buzení hostů či jiné upozorňování, více viz Budíčky. Stránka 5 - doplňkové parametry

Agendy 54 7. Před konečným zápisem nové rezervace/účtu můžete ještě změnit typ dokladu (potvrzená/nepotvrzená/waiting rezervace), nastavit Opci, zdroj rezervace, zapsat poznámku k pobytu a podobně. Stránka 5 - po zapsání nového dokladu Po zapsání nového dokladu se průvodce prozatím nezavře, ale je k dispozici pro závěrečné úkony, jako je například tisk potvrzovacího dopisu, či odeslání potvrzení o rezervaci e-mailem. Před definitivní uzavřením formuláře (třeba klávesou [F8]) se můžete ještě vrátit pro kontrolu na předchozí stránku, ale parametry právě vytvořeného dokladu už zde změnit nelze. Pokud potřebujete něco změnit, najděte právě vytvořené rezervace nebo účtu ve štaflích, nebo textovém seznamu účtů a požadovanou změnu proveďte tam. Tip: U individuálních rezervací nebo účtů je na poslední stránce průvodce zobrazeno zatržítko pro okamžité otevření nově vytvořeného dokladu v editačním formuláři: 8.4.7 Walk-in pobyt Ubytování příchozího hosta "z ulice" je velmi snadné. Vytvoření účtu může proběhnout všemi možnými způsoby, stejně jako při vytvoření rezervace viz ( Vytvoření nové rezervace nebo pobytu). Asi nejsnazší je začít spuštěním průvodce z lišty pro otevření agend. Na první stránce průvodce zaškrtněte volbu "Bez předch. rezervace": Na rozdíl od rezervace je pobyt nutno založit rovnou "na hosta z adresáře", nikoli jen "na jméno". Program nabídne vyhledání/ přidání do adresáře automaticky. Po dokončení průvodce je nový účet rovnou ve stavu "Otevřený".

55 8.4.8 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Příjezd (Check-In) Přímé vytvoření otevřeného dokladu Příjezd = změna stavu z "potvrzená rezervace" na "otevřený účet" může proběhnout už v rámci pořízení dokladu typu Walk-in pobyt, nebo volný pobyt (kemp), kdy je nový doklad (teď už to není rezervace, ale účet) vytvořen rovnou ve stav "Otevřený". Příjezd rezervace - otevření účtu Vyvolání příjezdu ve štaflích 1. Najděte ve štaflích rezervaci, kterou chcete změnit na otevřený účet. Rezervace musí být v odpovídajícím stavu, tj. potvrzená nebo nepotvrzená, případně waiting. 2. Klepněte na ni pravým tlačítkem myši a vyberte volbu {Příjezd (check-in)} Vyvolání příjezdu v textovém zobrazení účtů 1. Najděte a označte rezervaci v textovém seznamu rezervací a účtů. 2. Stiskněte [F7], nebo spusťte akci, která posune stav účtu vpřed (u rezervace ve stavu "Potvrzená" to bude akce {Příjezd - Check-in}). Pokud byla rezervace ve stavu "Nepotvrzená", případně "Waiting", bude třeba klávesu [F7], nebo vyvolání akce opakovat. Vyvolání příjezdu z denního stavu - přehledu hotelu Zejména ve větším hotelu může být rychlejší nehledat rezervaci ve štaflích, ale v denním stavu hotelu. 1. Otevřete agendu "Denní stav" a přejděte na její záložku "Příjezdy, Odjezdy" 2. Pokud jste při předchozím použití této agendy změnili datum, klepněte na tlačítko <Dnes>, aby byl zobrazen dnešní stav, nebo naopak změňte datum na jiný den (chcete-li najít příjezd k jinému dni). Můžete využít filtrovací kritéria v horní části formuláře: 3. Pokud najdete požadovanou rezervaci, můžete přímo dotud otevřít detail účtu klepnutím na hyperlink, v otevřeném detailním zobrazení účtu můžete snadno provést příjezd pomocí akce, nebo tlačítka na záložce č.2: Operace při příjezdu 1. Pokud nebyl účet již založen jako "Otevřený", bude obsluze nabídnut formulář, umožňující zkontrolovat a případně upravit skladbu hostů. Zejména pokud byli při rezervaci do účtu vloženi anonymní hosté, je vhodné je nahradit hosty z adresáře.

Agendy 56 Pokud nejsou všichni hosté ubytováni po celou dobu pobytu, můžete nastavit období individuálně, více viz Zkrácení pobytu u některých hostů. 2. V závislosti na konfiguraci programu mohou být dále zobrazeny k odsouhlasení/úpravě: Automaticky vkládané položky Připomenutí při příjezdu a odjezdu 3. Pokud proběhnou všechny operace úspěšně, bude stav účtu změněn na "Otevřený účet". 8.4.9 Odjezd (Check-out) Odjezd pokoje znamená změnu stavu účtu z "Otevřený" na "Uzavřený zaplacený", případně "Uzavřený nezaplacený". V rámci tohoto úkonu systém nejprve zkontroluje čekající nenatížené hovory z telefonní ústředny, případně nenatíženou konzumaci z restaurace a pokud je nalezena, dojde k jejímu připsání na účet. Před změnou stavu účtu dále musí být vyúčtovány všechny doposud nevyúčtované (nezaplacené)položky účtu. 1. Podobně jako při příjezdu najděte otevřený účet. Akci odjezdu můžete vyvolat pravým tlačítkem ze štaflí, nebo příslušnou akcí přímo z otevřeného detailu účtu či z textového zobrazení účtů. 2. Odsouhlaste dotížení účtů položkami z restaurace nebo telefony (pokud systém vypíše dotaz). Program vás také upozorní, pokud provádíte odjezd napřed, nebo dodatečně (není naplánován na dnešek). 3. Pokud není zůstatek účtu nulový, budete vyzváni ke zvolení způsobu úhrady účtu:

57 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Možnosti: Vlastník účtu hradí vše Bude vytvořen nový daňový doklad. Plátce budete moci ale změnit, takže jím vlastně ani nemusí být vlastník. Viz. Vystavení daňového dokladu za ubytování Nyní uhradit jen část Odjezd bude přerušen, zavolá se částečná úhrada účtu Nevyúčtované položky převést na vnitřní účet Položky nebudou zaplaceny, ale budou převedeny na "Repre" nebo jiný vnitřní účet. tento způsob se hodí např. pro vyřízení ubytování "na účet podniku". Vše připsat do jiného dokladu Systém nabídne seznam aktuálně otevřených daňových dokladů. Viz. Vystavení daňového dokladu za ubytování Skupina: Vše připsat na otevřený doklad Systém nabídne seznam aktuálně otevřených daňových dokladů. Viz. Vystavení daňového dokladu za ubytování Vytvořit nový skupinový doklad Bude vytvořen nový daňový doklad, který bude ponechán otevřený pro připsání položek z dalších účtů skupiny. 4. Po úspěšném dokončení operace vystavení dokladu, nebo převodu na vnitřní účet bude změněn stav účtu na "uzavřený zaplacený" nebio "Nezaplacený" - podle toho, zda budou všechny s účtem související daňové doklady zaplacené nebo ne. 8.4.10 Storno příjezdu/odjezdu a jiné změny Storno příjezdu, Otevřený účet -> Rezervace Storno příjezdu (má-li obsluha toto právo) je možné pouze v případě, že nedošlo k natížení účtu doplňkovým prodejem, konzumací z restaurace a podobně. Stornu příjezdu brání také úplné, nebo částečné vyúčtování (zaplacení) účtu. V takovémto případě je storno možné provést až po předchozím stornování vystavených dokladů, natížených položek atd. Pokud nebude možné storno souvisejících dokladů provést, nebude možné ani stornovat příjezd a je nutno s s ním vypořádat jinak (vyúčtováním za nulovou cenu a podobně). Storno odjezdu, Uzavřený účet -> Otevřený účet Storno odjezdu umožní pokračovat v práci s účtem, tj. natěžovat další položky, prodloužit pobyt a podobně. Zásah do již vyúčtovaných (zaplacených) položek bude povolen až po vystornování souvisejících vystavených dokladů. Storno příjezdu/odjezdu provedete pomocí pravého tlačítka myši, nebo akcí z textového zobrazení, případně denního přehledu či jakékoli jiné agendy, která poskytuje přístup do účtu pomocí hyperlinků. 8.4.11 Změna období pobytu Ve štaflích 1. Najeďte ukazatelem myši nad začátek, nebo konec pobytu, až se kurzor změní na oboustrannou šipku 2. Klepněte levým tlačítkem, držte jej stisknuté a táhněte ukazatel požadovaným směrem 3. Po dosažení požadovaného období uvolněte tlačítko myši 4. Pokud má změna období za následek změnu ceny, bude zobrazen dialog potvrzení. V detailu účtu 1. Vyvolejte akci {Upravit období pobytu od - do}, nebo stiskněte klávesu [F3]. 2. V dialogovém okně nastavte požadované dny příjezdu/odjezdu a potvrďte. 3. Pokud nebude nové období kolidovat s jiným účtem či rezervací, bude účet přepočten a zapsán. Částečně zaplacený účet Pokud jsou některé, nebo všechny položky vyúčtování již součástí vystavených daňových dokladů, pak je změna období možná jen pod příslušným uživatelským právem. Vyúčtované položky po změně zůstanou součástí účtu pod stejným obchodním datumem, tzn. při zkrácení pobytu může nastat situace, kdy jsou na účtu jak dny spadající do období pobytu příjezd-odjezd, tak dny mimo toto období (pokud byly vyúčtovány, nesmažou se při aktualizaci vyúčtování (viz také živé účty). Čtěte také:

Agendy 58 Zkrácení pobytu u některých hostů 8.4.12 Zkrácení pobytu u některých hostů Pokud v rámci jednoho pobytu (jednoho pokoje) někteří hosté přijedou později, nebo naopak odjíždějí dříve, před koncem pobytu, je možno u těchto osob nastavit jiné období pobytu. Pokud je denní cena odvozena od počtu osob, nebo se účtují místní poplatky, bude mít případné zkrácení vliv na výpočet ceny za pobyt. Upravení období pobytu se uplatní také v příslušných sestavách, statistikách a přehledech. Individiduální délku pobytu nastavíte v detailu účtu v záložce č.3, v tabulce hostů, pro každou osobu zvlášť: 8.4.13 Změna pokoje Přesun rezervace nebo účtu na jiný pokoj je možná pouze ve štaflích, pomocí myši. Změna před příjezdem 1. Klepněte na účet levým tlačítkem, to držte stisknuté. 2. Přesuňte "štafli" na požadovaný pokoj a uvolněte tlačítko. 3. V závislosti na konfiguraci programu budete ještě dotázáni na potvrzení změny pokoje Změna pokoje v průběhu pobytu Pokud nevadí, že bude účtován nový pokoj, a nedošlo prozatím k vyúčtování položek vázaných k účtovanému pokoji, můžete pobyt přesunout úplně stejně jako v předchozím případě. V opačném případě, třeba pokud se jedná o přesun na pokoj s jinou cenou, nezbývá než pobyt na stávajícím pokoji předčasně ukončit, a na novém pokoji vytvořit pobyt nový, na zbytek období. Oba samostatné účty však může host zaplatit jedním daňovým dokladem - postup viz. Zaplacení více pokojů jedním dokladem. Pokud je část nebo celý pobyt zaplacen, tj existuje související daňový doklad, nebo jsou některé z položek vyúčtování převedené na vnitřní účet, ev jsou uzamčené, pak je přesun na jiný pokoj možný jen pod příslušným právem, viz Nastavení uživatelů. Vyúčtované položky zůstanou na účtu v původní ceně, tj. nedojde k jejich aktualizaci podle aktuálního ceníku. Tipy, poznámky: Pokud v hustě zaplněných termínech potřebujete "prohodit" dva pobyty vzájemně, musíte jeden z nich dočasně umístit na jiném, volném místě. Pro tento účet se skvěle hodí tzv. technický pokoj. Případně je možné dočasně účet označit jako tzv. ghost, pak systém umožní jej položit i do kolize "přes" jiný účet. Přesuny jsou možné i mezi samostatnými lůžky a celými pokoji. 8.4.14 Změna způsobu účtování pobytu Pobyt je účtován buď "za pokoj", kdy cena ale může záležet na jeho obsazenosti (viz Ceny pokojů), nebo "podle osob", kdy účtovaná cena za osobu může záviset jak na počtu osob, tak na tom, zda se jedná o dospělé, nebo o děti. Při vytváření účtu (Průvodce vytvořením rezervace / nový pobyt), nebo i později, v průběhu "života" účtu lze způsob účtování změnit pomocí příslušného přepínače. U "hotového" účtu/rezervace je to na záložce č.2, nebo č.4:

59 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Pozn.: Pokud jsou již některé z denních položek vyúčtované (zaplacené), nebo jsou uzamčené (zamykání položek), nebude změna způsobu účtování systémem povolena. 8.4.15 Vlastní pevná denní cena za pobyt Kromě ceníkových cen (viz Ceny pokojů) je možno pobytu (v závislosti na právech obsluhy) nastavit i tzv. pevné ceny. Pevnou cenou vyřešíte jakékoli speciální ceny pro smluvní partnery, stejně jako nestandardní výpočet ceny podle jakýchkoli kritérií. 1. V "hotové" rezervaci nebo pobytu na záložce č.2, nebo již v průvodce vytvořením rezervace v kroku č.6 zatrhněte volbu "Použít vlastní volné ceny": 2. Program nabídne dialog nastavení pevných cen. Podle uvážení vyplňte ceny za osoby, celý pokoj a případně i za stravu, pokud je účtována zvlášť: 3. Po potvrzení dialogu program nabídne přepočtení dokladu podle těchto nových pevných cen. Poznámky: Z pevných cen lze dále poskytovat % slevy. Při změně měny, ve které je účet veden se nominální výše pevných cen nezmění. 8.4.16 Odebrání, přidání, stěhování hosta 1. Otevřete první účet, přepněte se do jeho záložky č.3 "Ubytovaní". Označte hosta ke stěhování, zapamatujte si jeho jméno a odeberte jej ze seznamu ubytovaných: 2. Zavřete první účet, a otevřete druhý (cílový) účet. Přepněte se opět na záložku č.3. 3. Hosta přidejte z adresáře do cílového účtu:

Agendy Poznámky: V obou účtech dojde k přepočtení vyúčtování a pokud má počet hostů vliv na cenu, i ke změně celkové ceny za pobyt. V budoucnu bude tato operace možná zjednodušena novou akcí v agendě Rezervace a hotelové účty. 8.4.17 Změna parametrů hosta nebo vlastníka účtu Výměna vlastníka Na záložce č.2 účtu klepněte na tlačítko <Vybrat, nebo přidat nového hosta do adresáře>. Změna osobních údajů (parametrů) vlastníka Na záložce č.2 účtu klepněte na tlačítko <Zobrazit detail/opravit údaje v adresáři>. Změna osobních údajů (parametrů) hosta 1. Označte neanonymního hosta 2. Klepněte na tlačítko <Zobrazit/opravit údaje hosta v adresáři>. 60

61 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Změna způsobu účtování hosta Pomocí zatržítek můžete měnit parametry hosta. Pokud mají vliv na účtování pobytu (cenu), bude účet přepočten. 8.4.18 Typy pobytu z hlediska DPH Program umožňuje nastavit každému hotelovému účtu jeden ze tří typů pobytů: 1. Výchozí typ, sazby DPH dle nastavení Účetní parametry 2. Ubytovací balíček se sníženou sazbou na položky typu Ubytování, Strava, Služby 3. Léčebný balíček, s nulovou sazbou na položky typu Ubytování, Strava, Služby Pojmenování typů pobytů 2. a 3. a jejich přednastavené sazby lze změnit. Dále lze v konfiguraci Vzhled dokladů přednastavit automatické slučování položek ve vystavovaných daňových dokladech pro jednotlivé typy pobytů. Typ pobytu lze změnit podle uvážení jak v Průvodci vytvořením rezervace (pro všechny pobyty, pokud se jedná o hromadnou rezervaci), tak v existujícím hotelovém účtu (tlačítko je k dispozici na záložce č.2): Poznámky: Jednotná sazba daně se vztahuje na denní položky (denní ceny za ubytování či stravu), na automaticky vkládané příplatky (z ceníku pro doplňkový prodej, bez ohledu na zde nastavenou sazbu DPH) a na ručně vkládané položky z ceníku. Položek "Mimo ceník" se jednotná sazba netýká; obsluha vybere sazbu DPH při vložení a ta se již dále automaticky nemění (lze přepsat ručně). Při změně typu pobytu se u výše uvedených typů položek změní sazba DPH, ale jen v případě, že nejsou ještě součástí vystavených daňových dokladů, uzamčeny, ev. převedeny na vnitřní účet. Při určité posloupnosti úkonů či kombinaci parametrů položek (např. vystavení dokladu-změna typu pobytu-storno dokladu) může nastat stav, kdy aktuální DPH nevyúčtovaných položek nebude odpovídat typu pobytu. Tento stav se opraví

Agendy 62 automaticky např. při změně délky pobytu, přestěhování účtu, nebo jiné operaci, při které se znovu sestavují položky účtu. V ostatních případech lze změnu vynutit změnou typu účtu na jiný a zase zpět. Typy pobytů nejsou dostupné pro Weblink 2. Rezervace z webu je podle potřeby možno změnit ručně. Než začnete používat pobyty s nulovou sazbou daně, ujistěte se, že toto je pro váš hotel povoleno aktuálními předpisy. Zejména v případě používání nulových sazeb i pro položky typu Strava nebo Služby je nezbytné vystavovat faktury se sloučenými položkami pod takový název, který obstojí při případné kontrole finančního úřadu. Používání jednotných sazeb DPH podle typu pobytu i slučování položek je na vlastní odpovědnost uživatele programu! 8.4.19 Pozdější příjezd, dřívější odjezd hosta Program prozatím neumožňuje nastavit hostům z jednoho pokoje rozdílné datumy příjezdu a odjezdu1. Má-li mít pozdější nástup nebo ukončení pobytu hosta vliv na výpočet ceny za pobyt, můžete postupovat některým z následujících způsobů: 1. Vytvořte několik samostatných, navazujících účtů za jednotlivá období, která se liší počtem osob v pokoji. Můžete je nakonec vyúčtovat jedním dokladem, viz Vyúčtování skupiny. 2. Ve chvíli, kdy již bude jisté, že nedojde ke změně dat či jiných parametrů ovlivňujících cenu pobytu, můžete ručně vztoupit do vyúčtování položek a upravit ceny, nebo účtované počty v denních cenách, viz Ruční úprava položek účtu. 3. Vypočtěte průměrnou denní cenu, a nastavte ji pobytu jako vlastní pevnou cenu. V tomto případě ale spíše použijte typ účtování "za pokoj". 4. Vložte do účtu položku "Sleva", kterou odečtete z ceny její část za osoby, které nevyužili celou délku pobytu. Pokud je totřeba častěji, založte si pro tento účet odpovídající položku v ceníku. 1V některé z dalších verzí programu to ale bude možné, s touto funkcionalitou se počítá. 8.4.20 Nastavení slevy % Sleva na všechny položky daného typu v účtu Nejjednodušší je zapsat procentuelní slevu do příslušného pole přímo v účtu. U stálých zákazníků je vhodné tuto slevu zapsat přímo do adresáře; do nových účtů, kde bude zákazník vlastníkem účtu se sleva přenese automaticky. Po zapsání údaje (musíte přejít do jiného pole nebo zapsat změněná data, např. [Enter] nebo [Ctrl+Enter]) program nabídne možnost přepočtení stávajících položek vyúčtování. Přepočet se pochopitelně nebude týkat již zaplacených řádků. % Sleva na jednotlivou položku vyúčtování V detailu účtu se přepněte do záložky č.4 "Položky". V rozpisu položek vyhledejte položku (například denní cenu za ubytování), na kterou chcete dát mimořádnou slevu. Zapište slevu, účet se přepočte jakmile se změny z záznamu uloží: Tip: Pokud přichází do úvahy přegenerování položek účtu (nejspíše jako důsledek změny parametrů ovlivňujících jejich sestavení, jako jsou data od-do, seznam osob a podobně), a nechcete, aby se sleva z položky ztratila, uzamkněte ji - viz uzamčení položky. Mimořádná sleva pomocí ceníkové položky Do ceníku musíte mít zavedenou položku (nejspíše typu ubytování, nebo služba), pojmenovanou např. "Sleva na pobyt", se zápornou cenou, kterou vložíte do účtu v potřebném počtu jako jakoukoli jinou položku (bude-li mít cenu kladnou, použijete

63 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení záporný počet MJ). Mimořádná sleva pomocí neceníkové položky Vložte do účtu položku "mimo ceník", které nastavíte potřebný název ("sleva za hluk") a cenu. Sleva/přirážka změnou ceny položky Pokud na to má obsluha právo, může ve vyúčtování položek přímo změnit jednotkovou cenu: I v tomto případě platí, že pokud hrozí, že by mohlo dojít ke změně parametrů a tudíž novému sestavení položek vyúčtování, bude lépe položku uzamknout, aby nedošlo k přepsání takto ručně nastavené ceny. 8.4.21 Ruční úprava položek účtu Na záložce č.4 "Položky účtu" najdete ve spodní části jednotlivé denní ceny za ubytování, stravu, poplatky a také automaticky, nebo ručně natížené položky. Pomocí záložek v zápatí tabulky můžete rychle přepínat (filtrovat) jednotlivé typy položek. Pokud je to potřeba, můžete do jisté míry do položek zasahovat. Mějte však na paměti, že pokud změněnou položku neuzamknete (nebo nevyúčtujete), může být po změně parametrů pobytu, které vyvolají jeho přepočtení opět vloženy v původním tvaru (viz živé účty ). Sleva na řádek, Oprava jednotkové ceny viz Nastavení slevy na řádek a změna položkové ceny Uzamčení položky Uzamčená položka nebude podléhat automatické aktualizaci při přegenerování položek v účtu (např. při změně období od-do). Zároveň může existence uzamčené (nebo zaplacené) položky těmto změnám bránit, tj. nebude možné data od - do změnit tak, aby platnost (datum natížení) položky bylo mimo období účtu. 1. Označte položku účtu 2. Klepněte na tlačítko <Uzamknout položku> Obdobným postupem lze položku opět odemknout. Změna sazby DPH Ve speciálních případech může být potřeba opravit sazbu DPH položky. Pokud na to má obsluha v konfiguraci uživatelů nastavené právo, může přímo v tabulce položek zapsat jinou sazbu DPH. Chybnou sazbu systém automaticky nahradí základní (v současnosti 19%) sazbou. 8.4.22 Rozdělení - částečná úhrada účtu Pomocí částečné úhrady účtu se řeší situace Rozdělení platby mezi spolubydlící Úhrada části pobytu Oddělení položek které ubytovanému (ne)proplatí zaměstnavatel Převedení položek které host nemá platit "na vnitřní účet" Postup: 1. Otevřete účet, který je ve stavu "Otevřený" 2. Stiskněte klávesu [F4], nebo vyberte příslušnou akci {Částečná úhrada účtu}. 3. V dialogovém okně označte položky, které chcete oddělit, buď jednotlivě, nebo pomocí tlačítka <Označit položky>.

Agendy 64 4. Označené položky můžete převést na Vnitřní účet, nebo přejít k vystavení daňového dokladu 8.4.23 Vystavení proforma faktury K vytvořené rezervaci či pobytu můžete vystavit proforma fakturu, podle které klient zaplatí zálohu. 1. Otevřete (přejděte do detailu) vybranou rezervaci (účet). 2. Vyvolejte akci {Vystavit proforma fakturu na zálohu}. 3. Program otevře okno s navrženou výší zálohy, textem a specifikací pokojů. Pokud je rezervace součístí skupiny, bude navržená výše zálohy odpovídat součtu předpokládaných cen všech pobytů, a specifikace bude obsahovat pošty a typy pokojů celé skupiny. Podle uvážení upravte údaje, hodnotu zálohu atd. a potvrďte dialog. 4. Program přejde do tisku dokladu. Vytvořený doklad můžete volbou [Export] uložit do.pdf, případně odeslat e-mailem. Poznámky: Program při tisku vypouští ze sestavy některé údaje, jako například označení pokoje, u kterých je možné, že se před skutečným nástupem ještě mohou změnit, případně by byly pro klienta matoucí. Podle potřeby ale můžete vzhled dokladu ovlivnit. Vystavenou proforma fakturu lze běžným způsobem stornovat, případně opravit některé její údaje. Proforma faktura žádným způsobem neovlivňuje vyúčtování pobytu. Můžete vystavit libovolné množství proforma faktur. Po proplacení proforma faktury by měl být vystaven daňový doklad za tuto platbu: Příjem zálohy na pobyt Přehled o vystavených proforma fakturách, resp. přijatých zálohách je k dispozici v agendě Doklady. 8.4.24 Příjem zálohy na pobyt Pro příjem zálohové platby na pobyt použijte příslušnou volbu z nabídky {Akce}: 1. Otevřete detail účtu 2. a) Bez předchozí proformafaktury použijte akci {Připsat na účet zálohovou platbu} b) Pokud byla vystavena dříve proformafaktura, zvolte {Přijmout zálohu podle zaplacené proforma. V dialogu výběru proformafaktury pak vyberte příslušný doklad. Program navrhne výši zálohy a texty podle původní proformy 3. V dialogu vytvoření zálohové faktury podle potřeby doplňte a upravte parametry a potvrďte. 4. Program přejde na tisk daňového dokladu. Vrácení zálohy Pokud je potřeba vrátit již přijatou (zaplacenou) zálohu nebo její část, můžete a) Vystavit novou zálohou fakturu stejným způsobem, ale výši zálohy zapíšete záporným číslem. Výsledný daňový doklad bude vytištěn jako dobropis. b) Při konečném vyúčtování vznikne přeplatek, protože je záloha vyšší než cena za pobyt. Konečný zúčtovací daňový doklad bude automaticky vystaven jako dobropis. Pozn.: Přehled o přijatých zálohách je k dispozici v agendě Doklady.

65 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení 8.4.25 Ghost rezervace K čemu je to dobré? Za normálního stavu systém nedovolí uložit vzájemně kolidující rezervace. Pokud z jakéhokoli důvodu potřebujete v jednom termínu vést dva účty, je použití Ghost jedinou možností. V praxi jsme se setkali např. se stavem, kdy je pokoj dlouhodobě pronajatý nějaké společnosti, ale ta ho využívá jen občas (přestože za něj platí). Hotel, ať už s vědomím nebo bez vědomí tohoto zákazníka pokoj občas využije a pronajme jej někomu jinému. Aby bylo možno označovat účty jako Ghost, musíte nejprve tuto možnost povolit v konfiguraci rezervací a účtů: Označení rezervace nebo účtu jako Ghost V detailu rezervace nebo účtu, na záložce č.2 "Detaily" zaklikněte v levém dolním rohu formuláře volbu "Účet není viditelný pro ostatní účty" Ve štaflích pak bude účet označen ikonkou "ducha": Nalezení skryté rezervace Ve štaflích, pokud budou rezervace (proužky) v kolizi, bude rezervace označená jako Ghost vždy vespod. Může se tedy stát, že nebude vůbec vidět, nebo že nebude dostupná. Dokonce pak není vyloučeno, že se "povede" S tím je třeba počítat. Skryté účty, ke kterým se nelze dostat ve štaflích, musíte najít v textovém zobrazení rezervací a účtů. Pokud se pokusíte zrušit označení Ghost u účtu, který je v kolizi s jiným účtem, dojde k databázové chybě - server odmítne pozměněná data zapsat. 8.4.26 Připsání služby nebo zboží na pokoj Položky pro natěžování do účtů ubytovaných se definují v ceníku doplňkového prodeje. Obvyklé použití je pro účtování doplňkového prodeje (nápoje a zboží z recepce nebo minibaru), příplatků k ubytování (parkovné, půjčovné, sauna,...) nebo plateb za další služby poskytované hotelem (výlety, léčení apod.). 1. Otevřete účet nebo rezervaci. 2. Přepněte na záložku č.4 "Položky" 3. Klepněte na tlačítko <Připsat službu nebo zboží z ceníku>, nebo použijte stejnojmennou akci. Nejrychlejší je ale pamatovat si a používat klávesovou zkratku [F5]. 4. Program vytvoří prázdný řádek v rozpisu položek a přejde do pole Kód. 5. Pokud znáte kód položky, vepište jej (např. 100). Můžete také vepsat část názvu položky. Pro podrobné hledání stiskněte klávesu [F12], která otevře vyhledávací dialog:

Agendy 66 6. Po potvrzení vyhledané položky ji program vloží do tabulky, kurzor se přesune do pole [Počet]. Zapište množství, nebo stiskněte [Enter], pokud je počet 1. 7. Má-li obsluha příslušné právo, může zapsat nebo upravit % slevu. Pokud je v účtu nastavena pevná % sleva na položky daného typu, bude sleva doplněna automaticky. 8. Po zapsání řádku (třeba dalším stiskem [Enter]) bude účet přepočten. 8.4.27 Položka "Mimo ceník" Do účtu můžete kromě běžných položek z ceníku doplňkového prodeje vkládat i položky "mimo ceník". Jedná se obvykle o mimořádné služby, které v běžném ceníku nejsou. 1. Otevřete účet nebo rezervaci 2. Přepněte na záložku č.4 "Položky" 3. Klepněte na tlačítko <Připsat neceníkovou položku>, nebo použijte příslušnou akci Tip: Nejrychlejší způsob je použít klávesovou zkratky [Ctrl + F5], pak nebudete muset nejprve přepínat na záložku č.5. 4. Systém dá na výběr typ položky (viz typy položek) 5. Systém dá na výběr sazbu DPH. (Pokud chcete tuto možnost používat, měla by obsluha být poučena o sazbách; případnou chybu lze dodatečně opravit, viz ruční úprava položek účtu) 6. Program vloží nový prázdný řádek do tabulky položek, nyní je třeba doplnit název, počet, a cenu (vč. DPH), případně slevu v % ze zadané ceny: 7. Záznam bude zapsán buď tím, že několikerým stisknutím [Enter] přejde kurzor na další řádek, nebo například stiskem [Ctrl +Enter], nebo zavřením formuláře [F8], případně vyvoláním stejné akce, nebo prostě přechodem do jiné části formuláře. 8.4.28 Skupinové pobyty (účty) Vytvoření skupinového účtu Pokud mají být všechny účty ve skupině ve stejném, nebo podobném období, je nejjednodušší je vytvořit najednou, tj. v průvodci vytvořením rezervace zaškrtnete všechny pokoje skupiny. Dodatečně je možno jednotlivé pobyty upravit (pokud se například liší příjezdem či odjezdem) Taková sada rezervací či účtů je pak obvykle automaticky vytvořena jako skupinová:

67 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Jak se pozná že je účet součástí skupiny? Ve štaflích má účet, pokud je součástí skupiny, zdvojenou konturu proužku, kterým je vyjádřen. Navíc, pokud označíte kliknutím jakýkoli účet ze skupiny, jsou všechny účty této skupiny zvýrazněny zesíleným obrysem. Lépe je to vidět, pokud vypnete 3D vzhled štaflí: Pokud "rozkliknete" některý z účtů/rezervací skupiny, najdete v detailu účtu na jeho záložce č.8 "Další účty ve skupině" seznam souvisejících pobytů. Nalezení všech účtů skupiny Zejména pokud neprobíhají všechny pobyty skupiny ve stejném období, může být obtížné zobrazit je / nalézt najednou ve štaflích. Pro zobrazení (získání přehledu) účtů celé skupiny můžete s výhodou použít textové zobrazené rezervací a účtů, kde je možno snadno vyfiltrovat výběrem z existujících skupin. Skupinové rezervace - hromadné úkony Ve štaflích jsou k dispozici akce, urychlující hromadné potvrzení rezervace, rozpuštění skupiny či hromadné smazání rezervace. Nabídku vyvoláte pravým tlačítkem myši: Dodatečné přidání účtu do skupiny Existující účet nebo rezervaci je možno přidat do nové, nebo existující skupiny (pravé tlačítko myši ve štaflích): V tomto formuláři je možné i přidat novou skupinu. Vyloučení účtu ze skupiny, Rozpuštění skupiny Ve štaflích klepněte pravý tlačítko myši na skupinovou rezervaci a vyberte příslušnou volbu s nabídky. Smazání skupinové rezervace Rezervace, které doposud nepřešly do stavu účet, lze volbou z nabídky ve štaflích smazat najednou. Pokud jsou některé z rezervací již po příjezdy, nebudou smazány (dojde tedy k pouze částečnému smazání skupinové rezervace).

Agendy 68 Příjezd skupiny Příjezd se provádí jednotlivě, rezervace po rezervaci, stejně jako u individuálního pobytu (viz Příjezd). Je tomu tak proto, že součástí procesu příjezdu je kontrola složení ubytovaných, auto položek a další úkony, které nelze provést hromadně, bez odsouhlasení obsluhou. Náhled na stav účtu skupiny V kterémkoli účtu skupiny vyvolejte nabídku tiskových sestav (Ctrl+P)a vyberte sestavu "Vyúčtování skupiny (předúčet)". Sestava bude obsahovat vyúčtování všech pobytů, bez ohledu na případnou částečnou úhradu. Odjezd skupiny Podobně jako příjezd, i odjezd je nutno provést jednotlivě, pokoj po pokoji. Důležité je vědět, zda mají být vystaveny jednotlivé doklady (faktury), nebo jedna či více společných. Systém předpokládá spíše druhou možnost, a podle toho při vystavování dokladů automaticky nastavuje přepínače ve formuláři pro volbu způsobu vyúčtování. Při odjezdu prvního účtu ze skupiny se nabízí možnost vytvoření nového skupinového dokladu, který bude následně ponechán "otevřený" pro přidávání vyúčtování z dalších účtů skupiny. u tohoto dokladu bude také automaticky potlačena volba "Přejít na tisk dokladu" (byl by to jen koncept). Při odjezdu dalšího účtu ze skupiny, pokud bude nalezen otevřený doklad, se nabídne připsání položek do tohoto dokladu (program dá na výběr z otevřených dokladů). Bude-li to zároveň poslední zbývající účet skupiny, bude přednastaveno uzavření tohoto dokladu a bude se předpokládat následný tisk hotové faktury. Poznámky: Program se "brání" tomu, aby ve skupině byly účty vedené v různých měnách. Pokud se přesto rozhodnete propojit účty v různých měnách, nebude možno tyto pobyty vyúčtovat společným dokladem. Naznačené fungování není dogma, a pokud je potřeba uzavřít a vytisknout doklad před definitivním vyúčtováním celé skupiny, tj. skupina nemá být vyúčtována jedním dokladem, je-li potřeba některý z pobytů přidat do jiného otevřeného dokladu a podobně, prostě použijte přepínače při volbě způsobu vyúčtování a při vytvoření dokladu tak, abyste dosáhli požadovaného cíle.

69 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení 8.4.29 Zaplacení více pokojů jedním dokladem Použijte obdobný postup pro přidávání vyúčtování za pobyt do dříve otevřených daňových dokladů, jako je popsáno v kapitole Skupinové pobyty (účty). 8.4.30 Převod konzumace z restaurace Hotelové účty vedené v systému ABX Recepce je možno zatěžovat konzumací převedenou z pokladního systému restaurace. Nejvhodnější je propojení s restauračním systémem ABX Harsys 62, který tuto operaci podporuje. Podrobný popis samotného převodu konzumace je součástí jeho uživatelské příručky. Následující popis platí v případě propojení s restauračním systémem Harsys. Natížení (přenos) konzumace je vždy úkolem pro pokladní systém a tuto operaci provádí obsluha pokladny (vrchní). Převedená konzumace se zapíše po položkách do databáze a je dostupná a) v agendě "Restaurace" b) V záložce č.7 "Restaurace" příslušného hotelového účtu Vhodnou organizací provozu by mělo být zajištěno, aby se do recepce dostala hostem podepsaná účtenka (potvrzení o převodu), pro případ pozdějších rozporů při závěrečném vyúčtování. Pokud má účet nastavenou % slevu na restauraci, je sleva již při zápisu do databáze, přičemž je uplatněna pouze na položky, které jsou z restaurace převedeny s atributem "sleva povolena". Tzn. pokud je v sortimentu restaurace např. u cigaret nastaveno, že na ně nelze poskytovat slevu, nebude jejich cena změněna. Před natížením je možno ještě (v závislosti na uživatelských právech) do konzumace zasáhnout (smazat řádky, upravit ceny). Tuto možnost nedoporučujeme povolovat recepčním. Mějte také na paměti, že restaurace se již zpětně nedozví, zda a k jaké úpravě došlo. Chybně natíženou konzumaci (třeba na nesprávný účet) nelze na restauraci "vrátit". Správný postup v tomto případě je tento: 1. na restauraci vystavte storno účet se zápornými pohyby, který se převede na stejný účet, čímž se položky vzájemně vyruší. 2. následně pak restaurace namarkujte totéž znovu a převeďte na správný hotelový účet Vlastní navýšení hodnoty hotelového účtu o převedenou konzumaci se provádí automaticky před odjezdem, nebo příslušnou akcí přímo v účtu. Při každém natížení se do položek účtu přidá řádek s celkovou hodnotu právě natížené konzumace, případně více řádků, pokud se mezi položkami vyskytne více sazeb DPH. Položce "restaurace" je (opět v závislosti na právech) možno upravit cenu, nebo slevu. V tomto případě se již nekontroluje povolení poskytovat slevy na jednotlivé položky konzumace. Pozn.: Pokud dojde k převodu konzumace v době, kdy již probíhá odjezd, ale tento proces ještě nebyl finálně potvrzen, může se stát, že dokončení odjezdu skončí chybou. Při zopakování odjezdu pak dojde k dodatečnému zatížení účtů o nově převedenou konzumaci. Dodatečné řešení rozporů Pokud host po předložení vyúčtování rozporuje převedenou konzumaci, můžete oprávněnou reklamaci vyřešit více způsoby: Převeďte z restaurace další účet, tentokrát v záporné hodnotě. Tím se zároveň rozdíl projeví i v pokladním systému. Vložte do položek účtu Položku "Mimo ceník", kterou vykompenzujete spornou částku Opravte sporný řádek (na záložce č.7 účtu) co do ceny, počtu, případně jej celý smažte1. Toto půjde provést pouze u doposud nenatížené konzumace. Pokud na to máte právo, můžete ale nejprve vymazat příslušný součtový řádek vyúčtování (na záložce č.4): Opravte přímo součtový řádek. Tuto možnost příliš nedoporučujeme, protože pak nebude odpovídat vyúčtování položek! Tisk přehledu převedených položek Přímo z detailu účtu je možnost vytisknout přehled převedené konzumace. Tisk je pochopitelně bez položek, které jsou označené jako smazané.

Agendy 70 1Při obvyklém nastavení bezpečného mazání bude položka pouze označena jako smazaná 2Pokladní systémy jiných výrobců mohou po dohodě využít rozhraní systému pro přenos svých dat. Neautorizované napojování pokladních systémů jiných výrobců nedoporučujeme. 8.4.31 Natížení telefonních hovorů Předpoklady Na některém počítači v síti musí být nainstalován program komunikující s ústřednou (obvykle tarifikační program Allwin nebo Wintel) a běžet správně nakonfigurovaná služba Telefony.exe (dodávaná jako součást ABX Recepce). Tím je zajištěno průběžné vkládání záznamů o hovorech do databáze programu. Více o instalaci a konfiguraci najdete v kapitole Telefony import dat z ústředny. V agendě Pokoje musí být pokojů přiřazena čísla pobočkových linek Automatické natěžování musí být aktivováno v nastavení programu, viz kapitola Telefony. Automatické natížení hovorů Před uzavřením hotelového účtu (odjezdem) program zkontroluje, zda v databázi nejsou nevyúčtované hovory pro daný pokoj. Pokud ano, bude proces odjezdu přerušen, a tyto hovory budou nejprve přidány jednou souhrnnou položkou do položek vyúčtování hotelového účtu. Natížené hovory budou označeny jako vyúčtované. Ruční natížení hovorů Kdykoli můžete proces natížení hovorů pro daný pokoj vyvolat pomocí příslušné akce v otevřeném účtu Vyúčtování hovorů bez otevřeného hotelového účtu - pomocí drobného prodeje Pokud potřebujete vyúčtovat např. hovory z telefonu v recepci (tedy mimo pokoj), nebo i z pokoje (před jejich připsáním na hotelový) účet, je to možné i za pomoci drobného prodeje. Host zaplatí hovory hotově, nebo kartou ihned při vystavení dokladu. 1. Otevřete agendu a označte hovory, které chcete vyúčtovat. Pokud se nejedná o poslední hovor, může být výhodné si nejprve vyfiltrovat zobrazené hovory, např. podle čísla linky, nebo pokoje. Hovory, které označíte, by neměly být již vyúčtované, ani označené jako smazané. Pozn.: Pokud nevidíte hovor, který právě proběhl, je možné, že tento záznam ještě nebyl stažen z ústředny. Záleží na intervalu a způsobu stahování hovorů. Podle nastavených intervalů to může trvat několik minut, než se hovor objeví. Data v otevřené agendě se neobnovují automaticky, proto např. zavřete a otevřete formulář, nebo klepněte na tlačítko obnovení dat (refresh) na nástrojové liště programu (kurzor před tím musí být v obnovovaných datech - tabulce hovorů) 2. Vyberte akci "Vyúčtovat drobným prodejem": 3. Po odsouhlasení vyúčtování bude skrytě (a nevratně) vytvořena prodejka drobného prodeje. Budete mít pouze možnost zadat placenou částku, a zadat způsob zaplacení dokladu. Po dokončení prodeje, ať už s tiskem dokladu nebo bez, bude inkasovaná částka připsána do pokladní hotovosti a hovory budou označeny jako vyúčtované. 4. Podle potřeby můžete ještě před vyúčtováním, nebo i po něm (položky zůstanou označené) vytisknout výpis hovorů. Pro tento účet použijte tiskové menu na horní liště agendy telefony. Co když automatické natěžování nefunguje? Pokud z jakéhokoli důvodu nefunguje přenos hovorů z tarifikačního programu do Recepce, zkontrolujte, zda běží služba Telefony.exe, případně její konfiguraci. Pokud zprovozníte nefunkční službu, mělo by dojít k dodatečnému "natažení" chybějících hovorů. Pokud se vám toto nepodaří, nebo si nebudete vědět rady, vyúčtujte hovory za pomoci výstupu z tarifikačního programu (Allwin, Wintel apod.). Doklad můžete "vyrobit" za pomoci Drobného prodeje. Ukáže-li se, že ani tarifikační program nepracuje (neobsahuje záznamy o hovorech), budete pravděpodobně muset požádat o pomoc servisní firmu (dodavatel pobočkové ústředny). Poznámky: Program kontroluje poslední připojení služby Telefony, a pokud neprobíhá ve stanovených intervalech, budete na tuto skutečnost při odjezdu pokoje upozorněni. Toto hlášení byste neměli ignorovat, mohlo by dojít k nevyúčtování uskutečněných hovorů. Prodejka drobného prodeje bude vždy v národní měně (CZK) 8.4.32 Automaticky vkládané položky Jak to funguje? Každý účet či rezervace může mít vlastní sestavu automaticky vkládaných položek. Tyto položky se přidávají ve stanovených počtech k pobytu, ke každému hostu, nebo jen ke každému dospělé osobě. Položka se přidává buď každý den, nebo jen první či poslední den pobytu.lze také nastavit počáteční a konečné datum platnosti pro každou položku zvlášť. Protože Recepce používá tzv. živé účty, dochází k novému sestavení účtovaných položek při každé změně dat příjezd-odjezd. Obsluha tedy nemusí počítat a ručně upravovat účtované počty poskytnutí služby. Příklady využití auto položek Běžný hotel: Parkovné nebo poplatek za garáž Poplatek za psa Půjčovné za sportovní vybavení Poplatek za televizi Příplatek za přistýlku nebo jiné nadstandardní vybavení pokoje Poplatek za stravu, které nebyla zahrnuta v ceně ubytování (polopenze a podobně)

71 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Horský hotel Poplatek za skipas Zařízení poskytující léčebné procedury Léčení Balíček lázeňských procedur Kemp, tábořiště: Poplatek za auto, stan, karavan,... Apartmánový ubytovací komplex: Závěrečný úklid poplatek za zapůjčení ložního prádla Na co se auto položky nehodí Do automatických položek účtu nelze přidávat položky typu "Zboží"1 Místní a rekreační poplatky mají vlastní mechanismus účtování, viz Místní poplatky. Základní cena za ubytování (pokoj/osobu) - zejména pokud chcete mít různé cenové úrovně pro různé typy pokojů, nebo různé sezóny a cenové úrovně pro různé zákazníky, použijte standardní stanovení cen v agendě Ceny pokojů. Snad jedině v kempu s velmi jednoduchou cenovou politikou by mohlo být účtování cen za pobyt pomocí auto položek efektivní. Příprava ceníku Pokud lze stanovit nebo odhadnout obvyklou sestavu auto položek, je výhodné tyto položky označit v ceníku pro automatické předvyplnění sestavy auto položek (může proběhnout automaticky při pořízení účtu, nebo na pokyn obsluhy). 1. Otevřete ceník, najděte položku která připadá do úvahy pro auto položky. 2. Přepněte se na záložku č.2 "Detaily" 3. Nastavte parametry pro automatické přidávání, interval a způsob přidávání: 4. Chcete-li upravovat následující položku, stiskněte [PageDown], nebo uložte záznam [Ctrl+Enter], případně zavřením formuláře. Konfigurace Automatické položky nejprve aktivujte v nastavení programu, část Rezervace a účty. Pokud budete auto položky používat u většiny účtů, nastavte jejich automatické nabízení. Pokud spíše výjimečně, můžete je vždy nastavit pro konkrétní účet ručně. Automatické vložení auto položek do rezervace nebo účtu V závislosti na konfiguraci program vyvolá okno s nabídkou auto položek buď v průvodci vytvořením nové rezervace/pobytu, nebo při příjezdu účtu.

Agendy 72 Ruční vložení nebo oprava sestavy auto položek Sestavu položek můžete upravit - přidáním, nebo odebráním položek (namísto odebrání stačí odznačit řádek - zrušit zatržítko nalevo). Podle potřeby můžete změnit počet pro přidání položky (třeba když host přijede dvěma auty, bude platit parkovné 2x), nebo nastavit datum počátku či konce účtování položky2. Oprava již vložených auto položek v průvodci vytvořením nové rezervace / ubytováním Seznam auto položek přiřazených k účtu otevřete tlačítkem, které najdete v kroku č.6 průvodce (viz Vytvoření nové rezervace nebo pobytu): Oprava již vložených auto položek v účtu V hotové rezervaci nebo účtu najdete možnost obdobným tlačítkem zobrazit (u uzavřených účtů po odjezdu), nebo editovat (u rezervací a otevřených účtů) na záložce č.4 "Položky účtu". Stejnou možnost najdete i v akcích.

73 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Uzamčení vložených auto položek Stejně jako jiné položky lze i ty automaticky připsané uzamknout proti dalším změnám. To může být účelné např. v situaci, kdy nějakým způsobem ručně upravíte rozsah automaticky vložených položek, a nechcete, aby systém při případné pozdější změně dalších parametrů pobytu (změna ceny, období a pod., která by vyvolala přepočtení účtu) došlo k novému vložení auto položek jinak. Více o uzamykání položek najdete v kapitole Ruční úprava položek účtu. Omezení, poznámky, tipy Počty v sestavě auto položek pro přidání do účtu mohou být pouze celá čísla Prozatím nelze přidávat auto položky v jiné, než ceníkové ceně (ze které se ale mohou uplatnit % slevy). Pokud potřebujete používat stejné auto položky v různých cenách, musíte do ceníku zavést více položek o různé ceně. Výhodou striktní vazby na ceník je, že auto položky jsou do účtu vloženy vždy v ceníkové ceně. Cenu již vložených auto položek ale můžete změnit přímo ve vyúčtování, viz Ruční úprava položek účtu. Seznam vložených auto položek najdete v účtu v záložce č.4, vyberte podzáložku "Automaticky vložené položky": 1 Pokud změníte dodatečně typ položky v ceníku na "Zboží", program tyto již vložené auto položky zpracuje. Bude-li pak účet znovu přepočten, třeba kvůli změně období, dojde i k odpisu těchto položek ze skladu. Zejména u budoucích rezervací to ale není žádoucí stav. Proto nedoporučujeme takovéto změny provádět. 2Mějte na paměti, že nastavené datumy omezující platnost auto položky se nemění automaticky při případné pozdější změně období pobytu. Po takové změně pak pochopitelně nebudou auto položky fungovat jak očekáváte. 8.4.33 Připomenutí při příjezdu a odjezdu Enter topic text here. 8.4.34 Prodej "po lůžkách" Kromě klasického prodeje ubytování po celých pokojích je možné v Recepci prodávat i samostatná lůžka. Tento způsob prodeje se používá nejčastěji v hostelech, ubytovnách, nebo školících střediscích. Počet povolených souběžných pobytů na samostatných lůžkách závisí na typu licence (viz Licenční klíč). Povolení prodeje po lůžkách V konfiguraci příslušného pokoje, viz Pokoje je nutno pokoji povolit prodej po lůžkách. Také správně zapište celkový počet možných lůžek a přistýlek v definici typu pokoje, viz. Typy pokojů. Zobrazení ve štaflích Pokoj, který má nastaven prodej "po lůžkách", bude mít v levé svislé legendě vedle čísla pokoje malou značku. Kliknutím na tuto značku budou jednotlivá lůžka rozbalena/skryta.

Agendy 74 Výběr samostatného lůžka v průvodci V seznamu dostupných pokojů mají pokoje, které umožňují prodej "po lůžkách" v poli [Pokoj číslo] malé tlačítko [+], resp. [-] pro rozbalení či sbalení pokojů do lůžek. Se samostatnými pokoji se dále pracuje stejně, jako s pokoji. V hromadné rezervaci lze kombinovat jak lůžka, tak celé pokoje. Omezení, poznámky Prodej "po lůžkách" i "celý pokoj" lze v provozu libovolně kombinovat. Pokud je obsazeno byť jediné lůžko, nelze již zbylou kapacitu pokoje ve stejném termínu prodat jinak než také po lůžkách. Jednotlivé "lůžko účty" můžete, pokud je to účelné, propojit do skupiny pro snadnější společné zaplacení. Pokud není ve štaflích pokoj rozbalen, nemusí být vidět rezervace a účty jednotlivých lůžek. Všechny pobyty budou zobrazeny hlavním řádku pokoje, takže se mohou jevit zdánlivě v kolizi. 8.4.35 Opce na rezervaci Při pořízení nepotvrzené rezervace může být zapsáno datum tzv. opce. Pokud do tohoto data nedojde k potvrzení rezervace (změně stavu na potvrzená, případně jiný vyšší účtu), bude tato rezervace označena ve štaflích piktogramem (křížek), a bude v seznamu rezervací s propadlou opcí. Více viz Denní stav hotelu - přehled.

75 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení 8.4.36 Waiting rezervace - na čekání Nepotvrzenou rezervaci je možno převést na ještě nižší stav - Waiting (viz stavy účtů). Waiting rezervace neblokuje pokoj (podobně jako tzv. Ghost rezervace), a je možno ji libovolně umísťovat do kolizí s ostatními účty. Předpokládá se, že rezervace tohoto typu čeká na případné převedení do blokujícího stavu, jedná se tedy o "hodně nezávaznou rezervaci", spíše poptávku zájemce o ubytování. Jako waiting můžete označit již existující běžnou rezervaci, nebo ji takto nastavit již v průvodci, při vytvoření 1. Nalezení skryté rezervace Waiting rezervace bude ve štaflích zobrazena pod pobyty vyšších typů (platné blokující rezervace, účty). Pro její vyhledání použijte agendu Rezervace a účty textově, případně použijte filtrování ve štaflích. 1 Průvodce prozatím nepovolí ani waiting rezervaci vytvořit jako kolizní, tj. pokud chcete rezervaci vědomě umístit do kolize s jinou rezervací, musíte ji napřed vytvořit jako nekolizní, a teprve dodatečně ji můžete ve štaflích "přetáhnout" do kolize. V budoucnu se počítá s další agendou "Poptávky", která umožní evidovat poptávky zákazníků, které jste museli odmítnout, a které můžete kontaktovat v případě dodatečného uvolnění kapacity. 8.4.37 Anonymní hosté Anonymní hosté nejsou zavedeni v adresáři. Program používá dva typy anonymních hostů: Předvyplnění hosté: Při zápisu rezervace jsou do seznamu hostů zapsáni jako "Host č.1", "Host č.2" atd. Účelem tohoto předvyplnění je získat představu o budoucím zaplnění pokoje. Program také potřebuje tyto záznamy pro správný výpočet předpokládané ceny za pobyt, pro zpracování přehledů stravy a podobně. Předvyplnění hosté se vkládají podle počtů zadaných v dialogu předvyplnění hostů, který je součástí Průvodce vytvořením rezervace. Anonymní hosté se vkládají do seznamu hostů pomocí tlačítka v seznamu hostů v průvodci, nebo existující rezervaci či účtu: Používat anonymní hosty? Pokud vedete souběžně i papírovou evidenci (přihlašovací lístky, ubytovací kniha), pak asi není nutné do systému zapisovat všechny hosty jmenovitě. Naopak, pokud chcete z programu tisknout i policejní hlášení, a vůbec mít přehled o všech hostech, pak anonymní hosty nepoužívejte. V tomto případě byste měli předvyplněné hosty nejpozději při příjezdu nahradit hosty

Agendy 76 zapsanými do adresáře. Upozornění: odpovědnost za splnění evidenční povinnosti je na vás, ne na programu. Proto použití anonymních hostů dobře zvažte! V konfiguraci programu, část Hosté je možno nastavit, zda je použití anonymních hostů v programu povoleno: 8.4.38 Volné pobyty (kemp) Co jsou volné pobyty? Volné pobyty neprobíhají v běžném číslovaném pokoji nebo chatce, ale např. na volném prostranství autokempu nebo tábořiště. V závislosti na typu zakoupené licence je omezen počet současně probíhajících volných pobytů. Oba typy pobytů lze samozřejmě kombinovat, tj. možné běžným způsobem rezervovat číslovanou kapacitu a zároveň provozovat tábořiště. Automaticky nabízené zpřažené položky Do účtu mohou být automaticky, nebo po odsouhlasení vloženy tzv. Automaticky vkládané (zpřažené) položky. Tuto možnost lze s výhodou použít právě v kempech, kde lze takto vyřešit snadné účtování poplatků za auto, stan, přívěs, psa a podobně. Konfigurace programu a příprava dat pro volné pobyty Nastavte výchozí název pro označení místa volného pobytu, viz popis konfigurace Rezervace a účty. V ceníku vytvořte položky pro účtování poplatků za auto, stan a podobně, viz Automaticky vkládané (zpřažené) položky. V typech pokojů založte nový typ, případně označte alespoň jeden stávající jako "Volné místo mimo pevné pokoje": U tohoto typu již nehraje počet lůžek žádnou roli. Jako výchozí způsob účtování se pro volné pobyty hodí spíše "Cena podle osob", než "Cena za celý pokoj". Cenu pro volný pobyt je pak možno stanovit podle jakéhokoli typu pokoje, který je označen jako "Volné místo" Práce s volnými pobyty ze štaflí Volné pobyty pochopitelně nejsou zobrazeny ve štaflích. V ostatních přehledech, stejně jako v textovém zobrazení rezervací a účtů jsou "volné" účty a rezervace dostupné stejně jako ty "na pokoje". Ve štaflích je k dispozici druhá varianta (jakási skrytá stránka) zobrazení pro volné účty. Mezi oběma stránkami se může obsluha libovolně přepínat:

77 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Dvojklikem na jakýkoli volný účet zde zobrazený otevřete jeho detail. Ostatní práce je víceméně stejná, jako z běžnými "pokojovými" účty. Volné pobyty z agendy "Rezervace a účty" Za zmínku stojí možnost filtrování záznamů podle kritérií "Volné/kemp" a "Hotel". 8.4.39 Vydání karty pro zámkový systém Pokud je součástí licence i podpora pro zámkový systém (nutno nejprve aktivovat, viz. popis konfigurace), můžete vyvolat dialog vytvoření zámkových karet následujícími způsoby: Ze štaflí Klikněte pravým tlačítkem myši do volného místa ve štaflích v řádku pokoje, ke kterému potřebujete vytvořit kartu a zvolte možnost {Zámková karta pro pokoj xx}: Systém tak umožňuje vytvořit rychle kartu i pro hosta z ulice, ještě před zapsáním pobytu do programu. Ke stávajícím účtům vytvořte kartu dále popsaným postupem (Akcí z účtu) - nejprve "rozklikněte" účet. Z průvodce Jakmile je v průvodci vybrán konkrétní pokoj, je na spodní liště průvodce k dispozici tlačítko <Zámkové karty pro pokoj xx>. Opět je tedy možno vytvořit karty dříve, než dokončíte celý proces ubytování hosta. Z detailu rezervace nebo účtu V nabídce {Akce} každého účtu najdete i volbu {Vytvořit zámkovou kartu}, která se hodí zejména pro dodatečné vytvoření další karty pro hosty. Možnosti se mohou lišit podle typu zámků. Obvykle je možno vytvořit kartu s časovým omezením, platnou pro jeden, nebo více pokojů.

Agendy 78 8.4.40 Doplňkové rozlišení typu pobytu Pokud vyvstane potřeba podrobněji analyticky třídit pobyty podle individuálních kritérií (např. pobyty ze slevomatu, kongresy apod.), pak lze každému pobytu nastavit tzv. doplňkové rozlišení. a) v průvodci novou rezervací, v kroku č.7, před dokončením rezervace či zápisem walk-in účtu: b) v existujícím hotelovém účtu na zál.č. 9, "Doplňkové info": Vyhodnocení pak probíhá v příslušné záložce agendy Přehled prodeje: 8.4.41 Kopie pobytu do jiného období

79 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Kopíruje se: Veškeré základní parametry účtu (pokoj, vlastník, cenová kategorie, slevy atd.) Seznam ubytovaných hostů Seznam položek pro automatické natížení Nekopíruje se: Plán budíčků (základní budík ale ano) Individuální data příjezdu a odjezdu období hostů Datumové omezení platnosti automaticky vkládaných položek Přesun záloh (depositu) do nového účtu: Přesunout se může pouze "ostrá" zálohová faktura - tedy obvykle zaplacená - která ovšem ještě není zúčtovaná (záloha není odečtena na jiné faktuře). Nepřesouvají se proforma faktury, ty zůstávají vždy v původním účtu. Důležité poznámky: Položky (denní ceny za pobyt, služby, poplatky atd.) se vždy sestaví podle aktuálního ceníku - pokud nemá účet nastavené pevné ceny. Tip: Funkci lze mimo jiné použít i pro rozdělení pobytu "na pokoj" na více pobytů "na lůžko". Po provedení kopie můžete ze zdrojového i zkopírovaného účtu smazat některé hosty, tak aby zůstal vždy jen jeden. Lze použít např. pro snadné sestavení samostatného hotelového účtu. Pozor, nejprve je nutno i výchozí pobyt přesunout na samostatné lůžko - nelze mít účet "na celý pokoj" i pobyt "na lůžko" ve stejném období. 8.4.42 Logování změn Na samostatné záložce je ke každému účtu dostupná historie provedených úkonů, včetně času a jména uživatele, který úkon provedl. Zaznamenávají se zde ale pouze podstatné údaje, jako jsou změny ceny, období pobytu a další. Viditelnost logu lze uživatelům skrýt pomocí nastavení příslušného práva v konfiguraci uživatelů. 8.5 Doklady Zde jsou dostupné veškeré programem vystavené daňové doklady (související s hotelovými účty, nebo za drobný prodej). Kromě náhledu má uživatel možnost doklady dotisknout a případně do jisté míry i doklad upravit. Sada předpřipravených filtrů usnadňuje vyhledání požadovaného dokladu/ů.

Agendy 80 Od verze 3.36 je součástí agendy "Doklady" i přehled o přijatých zálohách na pobyty, vč tiskové sestavy "opis" a možnosti filtrovat podle stavu zálohy (nezaplacená proforma atd.): Tip: Doklad můžete v zobrazeném seznamu dokladů vyhledat podle čísla dokladu pomocí [Ctrl+F]. Před stiskem této kombinace klepněte do pole "Doklad". Akce Změnit číslo dokladu Administrátor má možnost dodatečně přečíslovat již vystavené doklady. Tato operace může být potřebná po přechodu z jiného systému (třeba starší verze Recepce pro DOS), kdy je třeba správně navázat na "rozjeté" číselné řady. Tato akce je určena pro uživatele, který velmi dobře ví, co dělá. Jejím nesprávným použitím

81 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení může dojít ke zdvojení čísel dokladů, nebo naopak ke vzniku "děr" v číselné řadě. Podle potřeby je vhodné současně přenastavit číslo příštího dokladu, případně přidat či smazat mezery v zásobníku mezer - viz. popis nastavení Dokladové řady. Změnit DPH přepočíst Umožňuje změnit kurz u daňových dokladů, které jsou vedené v jiné než národní měně, a kde je tudíž DPH vypočteno s ceny v měně dokladu kurzem. Akce je dostupná pouze pro administrátora. kurz, Export dokladů zobrazených Příplatková funkce pro export vystavených dokladů do XML, případně jiného formátu umožňuájícího následný import do účetního programu. Viz Export dokladů pro účetnictví. Tiskové sestavy Dotisk dokladu označeného Umožňuje běžným způsobem (včetně možnosti náhledu a změny parametrů ovlivňujících vzhled sestavy) provést dotisk označené sestavy (daňového dokladu). Tip: Dotisk sestavy, přesně tak jak byla vytištěna (třeba se specifickým nastavením vzhledu) může být snazší z Archivu výtisků a stornoprotokolů, který je také součástí agendy "Doklady". Tuto sestavu využijete zejména pro odevzdání přehledu o uskutečněných tržbách účetní. Přehled a sumář Jednotlivé doklady jsou setříděny podle způsobu úhrady a měny účtu/zaplacení. zobrazených dokladů Tip: volitelně lze dokoupit modul Export dokladů pro účetnictví, který usnadní zaúčtovávání. Sumář položek podle kódů tržby 8.5.1 dokladů Analytický přehled sumarizuje položky všech dokladů, které jsou roztříděny jak podle měny a způsobu úhrady, tak podle kódů tržeb. Více viz kapitola Kódy tržeb položek dokladů. Tisk pokladního doklady Opis pokladního dokladu k hotovostní faktuře. Přehled záloh Seznam zobrazených pobytů s přijatými zálohami (resp. dle akt. filtru). Vystavení daňového dokladu za ubytování Daňový doklad se vystavuje buď za celý pobyt, nebo jeho část (výběr položek či období). Vybrané položky jsou vystavením dokladu označeny jako zaplacené (přesněji stávají se součástí dokladu, jsou k němu připojeny). Před vytvořením dokladu je možno nastavit řadu jeho parametrů: Vystavený doklad najdete m.j. v záložce č.5 souvisejících účtů. 8.5.2 Tisk daňových dokladů Tisk daňového dokladu je nabízen automaticky po vytvoření dokladu (vyúčtování pobytu nebo dokončená prodejka). Vzhled vystavovaných dokladů je ovlivněn konfigurací programu, více viz popisy jednotlivých kapitol:

Agendy 82 Záložka Firma - zde nastavte hlavičku, čísla bankovních účtů a další firemní údaje. Záložka Recepce, kapitola Vzhled dokladů - zde se nastavují výchozí, obsluhou ovlivnitelné parametry vzhledu dokladů Záložka Recepce, kapitola Texty na dokladech - zde se nastavují doplňkové texty typu "Děkujeme za návštěvu", nebo název dokladu (obvykle "Daňový doklad - FAKTURA"). Před tiskem má obsluha do jisté míry ovlivnit vzhled výsledné tiskové sestavy a zvolit její směřování: Slučování položek Slučování (v konfiguraci vzhledu dokladů lze zapnout automatické slučování) umožňuje snadno vystavit doklad v takovém "provedení", jak vyžaduje host, případně finanční úřad (v této souvislosti doporučujeme prostudovat i kapitolu Povídání o sazbách DPH). Tedy například, pokud účtujete stravu zvlášť, lze tuto zahrnout pod ubytování a podobně, stejně jako případnou konzumaci z restaurace nebo jiné služby. Vtip je v tom, že nedochází k zásahu do položek ve vyúčtování hotelového účtu, ale pouze k jejich odlišné interpretaci pro účely tisku. Položky z rozdílnou sazbou DPH se nesloučí. Museli byste nejprve ve vyúčtování dokladu pozměnit sazbu DPH (viz Ruční úprava položek účtu). Veškeré tyto úpravy, stejně jako jiné úpravy dokladů jsou na vaši odpovědnost. Pokud nechcete, aby recepční měli možnost slučování položek, zakažte jim to v nastavení uživatelských práv (viz Nastavení uživatelů). Pozdější dotisk vytvořeného dokladu je možný více způsoby: přímo ze souvisejícího hotelového účtu, záložka č.5 "Doklady, platby" ze seznamu vytvořených prodejek (týká se drobného prodeje, záložka č.2 "Hotové prodejky"). ze seznamu dokladů v agendě "Doklady", viz Doklady Z archivu vytištěných dokladů v agendě "Doklady", viz Archiv výtisků a stornoprotokolů Možné chyby tisku: Pokoušíte se tisknout stornovaný doklad, který již není propojen s položkami hotelového účtu. Původní doklad by ale měl být v archivu výtisků. Sestavy na pokladní (POS) tiskárně Program umožňuje tisk zjednodušených daňových dokladů na i na pokladní tiskárně (šíře pásky 80mm). Tisk probíhá v grafickém režimu. Více o nastavení a instalaci viz konfigurace POS tiskárny.

83 8.5.3 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Storno dokladu Kdy je potřeba stornovat doklad? Například: Když má po jeho vystavení dojít k zásadní změněn parametrů účtu (např. denních cen za ubytování) Pokud se dodatečně zjistí, že je třeba natížit na hotelový účet další položky (drobný prodej, minibar, restaurace,..) a nechcete hostu předkládat více faktur, vše má být na jedné. Host se rozhodne prodloužit pobyt a zaplatit později. Již vystavená faktura se prozatím zruší. Postup 1. Otevřete si hotelový účet, jehož součástí je doklad který má být stornován. Nejjednodušší to bude poklepáním na účet ve štaflích. Můžete ale také účet najít přímo v dokladech, agendě "rezervace a účty", nebo jakémkoli přehledu který umožňuje pomocí hyperlinku přímé otevření hotelového účtu: 2. Pokud je účet ve stavu "Uzavřený", tj je označen zelenou nebo červenou barvou, je třeba nejprve provést storno odjezdu, a tímk účet vrátit do stavu "Otevřený". Nejrychlejší je to klávesou [F6]. 3. V otevřeném detailu účtu se přepněte na záložku č.5 "Doklady, platby". Označte doklad, který chcete stornovat: 4. Klepněte na tlačítko <Storno dokladu> 5. Otevře se dialog stornování, který obvykle vyžaduje zapsaní důvodu storna: 6. Po potvrzení dojde ke stornování, případně se vytiskne stornoprotokol. Pokud nebyly z dokladu vystornovány položky všech

Agendy 84 účtů (např. byt stornován pouze jeden pokoj ze skupiny), bude nabídnut tisk zbytkového dokladu. Co to znamená storno, co se vlastně stane? Zruší se vazby položek hotelového účtu na doklad. Položky se "uvolní" a lze s nimi znovu pracovat (aktualizovat jejich ceny, slevy atd.). Částka "Vyúčtovat" hotelového účtu se zvýší o hodnotu stornovaného dokladu. Doklad se označí jako smazaný, nebo se smaže fyzicky (závisí na nastavení bezpečného mazání záznamů, viz popis konfigurace programu, část Zabezpečení). Původně přidělené pořadové číslo vystaveného dokladu se obvykle vloží do mezer pro příští použití (závisí na konfiguraci programu, viz Dokladové řady). Může se vytisknout stornoprotokol, který má stejné číslo jako původní doklad, a lze jej chápat i jako interní dobropis. Stornoprotokol je uložen do Archivu výtisků a stornoprotokolů. Později umožňuje zjistit, kdy a co bylo přesně stornováno. Dobropis - daňový doklad Protože v drtivé většině příkladů se stornovávají doklady ještě před jejich předáním hostovi, není třeba vystavovat klasické "účetní" dobropisy, které by příjemce dokladu musel podepisovat. V našem případě se jedná spíše o interní storno chybně vystaveného dokladu. Pokud je přece jen nutno stornovat doklad již odeslaný příjemci (např. cestovní agentuře), a vznikne potřeba vystavit klasický dobropis, je nutné tento dobropis vystavit v účetním systému firmy - jako jeho přílohu může účetní použít Recepcí vystavený interní stornoprotokol. Storno prodejky drobného prodeje Storno prodejky není možné. Namísto toho vystavte novou prodejku, kde stornovávané položky zadáte se zápornými počty. Pokud se jedná o vratku peněz zákazníkovi, doporučujeme nechat si od něj podpisem potvrdit převzetí hotovosti. 8.5.4 Archiv výtisků a stornoprotokolů Pozn.: Tato funkce je dostupná pro edici GOLD+ a vyšší. Daňový doklad (faktura) může být vytištěn v různých variantách, podle parametrů, které je možno zvolit před tiskem. Často je nutno na žádost klienta některé údaje, které by mohly být vidět na dokladu potlačit, nebo je sloučit dohromady, tak jak host vyžaduje (viz Tisk daňových dokladů). Každá varianta daňového dokladu, která je skutečně odeslána na tiskárnu, nebo exportována do souboru vhodného pro tisk (tedy ne jen zobrazena jako náhled) je uložena jako obraz do archivu dokladů. V archivu může manager snadno zkontrolovat, jaké varianty dokladů byly vytištěny, a také snadno dotisknout kteroukoli z nich. Do archivu se kromě daňových dokladů ukládají také tzv. stornoprotokoly, více viz Storno dokladu. Poznámky: Pokud dojde v průběhu "života" dokladu ke změnám jeho hodnoty, bude v archivu změna zachycena jen pokud došlo k odeslání sestavy na tiskárnu. Před tiskem se otestuje, zda se jedná o prvotisk nebo dotisk, a do archivu je uložena jen pokud se liší (v sebenepatrnějším detailu). Tisk daňového dokladu nemá možnost tisku pomocí ikony přímo z náhledu, tisk je nutno vyvolat tlačítkem přímo z formuláře nastavení parametrů tisku. Pokud není v konfiguraci (viz popis kapitoly Zabezpečení) aktivní tzv. bezpečné mazání záznamů, bude po případném stornování dokladu odstraněn i archiv.

85 8.5.5 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Povídání o měnách Měna, ve které je veden účet Recepce umožňuje používat v cenících, hotelových účtech a v prodejkách drobného prodeje jednu ze dvou měn CZK, nebo EUR. Co to přesně znamená? V ceníku pokojů i doplňkového prodeje můžete definovat ceny A v CZK a ceny B v EUR. Je jen na vás, jaké budou, a v jakém kurzu je stanovíte. Při otevření hotelového účtu vyberete, v jaké měně bude veden, tj. zda budou ceny čerpány z ceníku A nebo B. Podobně lze vybrat i pro drobný prodej. Podmínkou je, aby pro vybranou měnu byly stanoveny ceny; položky s nedoplněnou měnou nebudete moci v prodejce použít. Měna, ve které je doklad zaplacen Drobný prodej musí být uhrazen ve stejné měně, ve které je veden Doklad, kterým vyúčtováváte pobyt (hotelový účet) bude mít sice vyúčtování položek ve stejné měně, jako je měna souvisejícího účtu, ale výsledná částka k úhradě může být přepočtena můžete přepočíst na jinou měnu úhrady. Hotelový účet vedený například v CZK tak může být jednoduše zaplacen v EUR, nebo USD. K jednomu hotelovému účtu může existovat více vystavených dokladů, v různých měnách. Dostupné měny Program disponuje pevným portfoliem měn (CZK, EUR, USD, GBP, RBL a další), které se ale může postupem času rozšiřovat. Součástí je i jednoduchá Směnárna. Kurzy měn při přepočtech Pokud nebudete zadávat ani stahovat denní kurzy z internetu (viz popis agendy Kurzy měn), bude program používat výchozí, přednastavené kurzy zadané v konfiguraci programu (viz popis nastavení Měny, kurzy). Kurz měny pro přepočet DPH v dokladu lze změnit i dodatečně, buď opravou dokladu, nebo akcí v agendě Doklady. Kurzové přepočty na vystavovaných dokladech DPH je vždy přepočtena na národní měnu - CZK a to tak, že se celková částka za doklad zaokrouhlí podle nastavení programu v částiúčetní parametry a DPH se vypočte z této částky. Případné zaokrouhlení je tedy zahrnuto v základech DPH. Pokud je doklad veden v jiné než národní měně, bude DPH spočtena z přepočtené (kurzem) a zaokrouhlené částky. Volitelnou součástí dokladu je i použitý kurz a vyčíslení kurzového rozdílu+zaokrouhlení, které vznikne při použití více měn a ze zaokrouhlení. 8.5.6 Povídání o sazbách DPH Dále uvedené platí k 1.11.2008: Ubytování v hotelech, penzionech a podobných zařízeních podléhá snížené (9%) sazbě DPH. Pokud je v rámci ubytování poskytována strava (snídaně, polopenze, penze), spadá i tato sazba, zahrnutá do ceny za pobyt do snížené sazby. od 1.5.2004 se změnil zákon o DPH a přestal platit pokyn MF ČR, který umožňoval použít sníženou sazbu DPH i v případě, že na daňových dokladech uvádíte stravu poskytovanou zvlášť (tj např. snídaně je na samostatném řádku). Bohužel, český úředník si současný stav může vyložit (a takže vykládá) tak, že pokud snídani uvedete na faktuře zvlášť, měla by takto účtovaná sazba být v základní 19% sazbě. Každý správce daně (FÚ) se může k takto vystaveným dokladům postavit jinak. Je příznačné, že pro naše byrokraty je důležitější formální podoba dokladu, než podstata, o které se účtuje. Pokud je snídaně a další strava volitelnou, a cenu ovlivňující součástí pobytu, je samozřejmě výhodné ji účtovat zvlášť. Výhodou tohoto způsobu je i to, že v přehledech bude patrné, kolik jste utržili za ubytování a kolik za stravování. Abychom zachovali tuto možnost, a zároveň byly doklady vystavovány "správně", umožňuje recepce tzv. slučování položek, kdy jsou původně samostatné řádky vyjádřeny na faktuře jednou položkou. Lázeňská, zdravotnická či podobná ubytovací zařízení mohou používat 8.5.7 Dodatečná oprava dokladu ve vystaveném dokladu lze změnit údaje, které neovlivňují jeho hodnotu, např. plátce, formu úhrady, případně číslo dokladu, nebo datum vystaveni/zaplacení a podobně. 1. Otevřete hotelový účet, jehož se doklad týká. 2. Na záložce č.5 účtu označte doklad, který potřebujete opravit. 3. Klepněte na tlačítko <Opravit doklad> ve spodní části formuláře 4. V zobrazeném dialogu opravte co je třeba a dialog potvrďte.

Agendy 8.5.8 86 Export dokladů pro účetnictví Zejména v případě většího počtu dokladů je jejich následné zaúčtovávání časově náročné, navíc s možností chyb při ručním zpracování. Pokud používaný účetní systém (ÚS) umožňuje import dokladů vystavených jiným programem, je možné tuto činnost podstatně urychlit a množství chyb minimalizovat. Modul "Export vystavených dokladů" je za příplatek. Pro podmínky rozšíření licence nás kontaktujte. Podporované účetní ekonomické systémy (ÚS) K 25.1.2016 jsou podporovány účetní systémy Pohoda (Stormware), ABRA (Abra software), Stereo (Kastner software), do budoucna počítáme (dle zájmu) s doplněním exportu i pro jiné účetní programy. Účel Hlavním smyslem je usnadnit zaúčtovávání dokladů. Přestože to nevylučujeme, nepředpokládáme, že by importované doklady měly být určeny pro zákazníky. Nepřenášejí se (a ani se nemohou přenášet) veškeré údaje či texty, které aplikace ABX na svých fakturách tiskne, tzn. zdrojová a naimportovaná faktura se může lišit nejen vzhledem, ale i obsahem, případně (viz dále) i v některých částkách (např. kvůli rozdílnému způsobu zaokrouhlování). Jak to funguje Pověřený pracovník v agendě Doklady sestaví (nejlépe pomocí filtru podle období, typu dokladu atd.) výběr požadovaných dokladů. Podle uvážení může pomocí zatržítka v levé části seznamu dokladů označit jen některé ze zobrazených řádků. Z menu Akcí [Shift+F10] pak vyvolá akci {Export zobrazených dokladů}. Zobrazený formulář umožňuje nastavit parametry exportu, který se spustí tlačítkem <Export>. V závislosti na zvoleném formátu (metodě) exportu se v zadaném umístění vytvoří sada exportních souborů (obvykle XML), případně se provede komunikace přímo s účetním systémem (ABRA OLE). V případě exportu do souborů je potřeba tyto soubory načíst účetním systémem, který je zpracuje. Výhodou přenosu pomocí souborů je, že programy nemusejí být nainstalovány na stejném počítači. Pozn.: V případě Abra OLE je možné, aby účetní měla nainstalován program tak, že se k datům bude připojovat prostřednictvím lokální sítě, nebo i přes internet. není tedy nutné (a kvůli označování vyexportovaných dokladů ani šikovné) přenášet celou datovou zálohu. Výběr dokladů pro export Pro výběr použijte dostupné filtry. K dispozici je i filtr, rozlišující doklady podle toho, zda již byly vyexportovány či ne. Parametry exportu Parametry je možné přednastavit přímo ve formuláři (při zavření se uloží pro další použití). Jejich vhodnou kombinací docílíte mj. toho, aby doklad vystavený v Recepci co nejlépe odpovídal dokladu, který se importem vytvoří ÚS. Pozn.: Úplné shody nemusí být možné dosáhnout, viz dále. Středisko: pokud rozlišujete ve firmě tržby podle středisek, můžete učit, jakému středisku budou doklady přiřazeny. Čísla dokladů doplnit o písmenný prefix: Pokud to ÚS umožňuje, můžete doplnit číslo dokladu úvodním prefixem pro lepší rozlišení jednotlivých typů dokladů (HÚ, ZP, ZZ, DP). Předkontace: Pomocí ID syntetických/analytických účtů, které budou součástí exportu dosáhnete správného zaúčtování dokladů, vč. položek náležejících různým typům tržby (ubytování, strava atd.). Nastavení kódů tržby pro jednotlivé typy položek naleznete v konfiguraci Účetní parametry. Přidávat položky dokladů: Je možné exportovat jak samotné hlavičky se sumarizací dokladu (DPH), nebo doklady vč. položek, ze kterých sestávají. Položky lze posílat více způsoby. Doporučujeme vyzkoušet, a zvolit nejlépe vyhovující způsob pro co nejsnazší zaúčtování. Pozn.: protože ÚS obvykle počítá sumu dokladu právě z položek, může při "plném detailu" položek dojít k rozdílu mezi sumami originální a naimportované faktury. To se může stát např. v případě větších počtů kusů položek na jednom řádku, kdy ÚS zaokrouhlí řádkovou sumu jinak. V takovém případě je možno zvolit možnost "Řádky sumárně". Zaokrouhlení dokladu přidávat jako položku: Pokud ÚS neumožňuje nastavení způsobu zaokrouhlení dokladu do stejné sazby (např.pohoda), jako používá Recepce, lze přidáním zaokrouhlovací položky dosáhnout shody rekapitulace DPH (jinak se může stát, že ÚS přidá zaokrouhlení do jiné sazby). Jako jednotkové ceny použít ceny po slevě: Pokud ÚS přepočítává jednotkové ceny podle zadané slevy (Pohoda), je skoro jisté, že zaokrouhlením dojde k jiným řádkovým sumám. Řešením je použít cenu po slevě jako jednotkovou. Údaj o slevě přidat do poznámky položky: V návaznosti na předchozí volbu je možné přidat informaci o slevě do poznámky položky (pokud ji ÚS podporuje). Pozn.: Případné poznámky Recepce se neexportují. Recepce do poznámky vkládá datum a čas čerpání (natížení) položky. Řádky sumárně: Počet jednotek v řádku (kusů) je vždy 1, jednotková cena je rovna řádkové sumě originálního dokladu. Snižuje pravděpodobnost zaokrouhlovací neshody mezi zdrojovým a naimportovaným dokladem. DPH dokladů v cizí měně počítat z přepočtených položek (Pohoda, Abra): Recepce počítá sumu DPH v CZK kurzovým přepočtem z celkových sum v jednotlivých sazbách daně. Pokud účetní systém (Pohoda) počítá sumy pro DPH z jednotlivých řádků dokladu, které nejprve přepočte kurzem cizí měny (a zaokrouhlí), nemohou se sumy obou programů "sejít". Pro tento případ je v konfiguraci programu možnost zapnout odlišný způsob výpočtu DPH v cizoměnových dokladech (projeví se až v nově vystavených dokladech). Dále je možné, že doklady vystavené Recepcí starší verze než 3.41.53 mají rekapitulaci DPH zaokrouhlenou na celé koruny (od zmíněné verze se již přepočet do CZK nezaokrouhluje), zatímco ÚS zaokrouhluje jinak. U takového dokladu se tedy bude přepočet DPH v CZK lišit.

87 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Drobný prodej Prodejky drobného prodeje je možné exportovat stejně jako faktury. V účetním systému budou odlišeny účetní řadou, případně textem (poznámkou), která je součástí exportu. Prozatím není podporován export do samostatného formátu. Dokladové řady Doporučujeme vhodně nastavit Dokladové řady tak, aby vyhověly ÚS, a aby zároveň umožňovaly rozlišení jednotlivých typů dokladů (Hotelový účet/faktury, Proforma faktura na zálohu, Zaplacená záloha/daňový doklad, Drobný prodej). Vazba na adresář Součástí exportu jsou i údaje (adresa) odběratele/zákazníka. Nepočítá se však s vazbou na adresář ÚS, tzn. doklady pravděpodobně v ÚS nebudou ani v případě opakovaných dokladů pro stejného odběratele přiřazeny konkrétnímu záznamu adresáře. Předkontace položek Pro předkontaci položek se používají "výchozí položkové kódy tržeb", viz konfigurace. Pozor, kód tržeb se dále nastavuje každé položce ceníku (pro doplňkový a drobný prodej) zvlášť v agendě Ceník ostatní. Vazba na sklady v účetním systému Vazba na skladové položky ÚS není prozatím podporována, tzn. export neobsahuje žádné ID položky, které by bylo možno v ÚS spárovat s jeho skladem. Doklady v cizí měně Export podporuje doklady v cizí měně. Neřeší však případné kombinace odlišné měny dokladu a měny jeho úhrady. Tzn. Například faktura vystavená v CZK, ale zaplacená v EUR se exportuje jako doklad v CZK. Pokud je potřeba zaúčtovávat i měnu úhrady, je nutno příslušný záznam (pravděpodobně v pokladně) vytvořit ručně, nejlépe podle "papírové faktury. Pozn. Kombinace odlišné měny dokladu a jeho úhrady obvykle není ÚS ani podporováno (Pohoda). Poznámky, doporučení Pozorně sledujte výsledek importu (log vytvořený ÚS), který může obsahovat různé chyby a upozornění. Každý jednotlivý doklad doporučujeme po naimportování "vzít do ruky" a zkontrolovat, zda souhlasí (zejména v části DPH). Případné rozdíly je obvykle možné opravit prostředky ÚS, ať už opravou údajů, nebo např. vložením položky dokladu, která "pohne" s hodnotou dokladu správným směrem. ÚS obvykle nepovolí opakovaný import dokladu se stejným číslem. V případě importu opraveného dokladu je obvykle potřeba původní doklad z ÚS smazat. Poznámky k jednotlivým ÚS: Pohoda Součástí adresy odběratele není stát, a to proto, že Pohoda požaduje id země odpovídající její vlastní interní databázi, která se ve výchozím stavu liší od databáze států v Recepci. Délka čísla dokladu je omezena na 10 znaků, proto obvykle není možné použít písmenný prefix - resp. bylo by to možné při vhodném nastavení číselných řad. Pohoda je poněkud rigidní v možnostech oprav některých údajů, jako je např. sumarizace DPH. Zároveň používá odlišné způsoby výpočty sum a zaokrouhlování. Nevylučujeme proto, že se někdy nepodaří dosáhnout přesné shody rekapitulace DPH (rozdíly v řádů spíše haléřů než korun). V takových případech může být jedinou cestou oprava ceny některé z položek dokladu, případně jeho kompletní vytvoření "ručně". Korunové (CZK) faktury lze importovat jak s položkami, tak bez položek. Faktury v cizí méně ovšem, mají-li obsahovat jak hodnotu v cizí měně (EUR), tak správnou rekapitulaci DPH v CZK, musí být importovány včetně položek. Pohoda to jinak neumí ani v případě ručního založení dokladu. Pokud účtujete i v EUR, doporučujeme v konfiguraci Účetní parametry nastavit volbu "DPH v CZK z dokladů v EUR počítat z položek (jako Pohoda)" Abra G2 Abra nepodporuje import ze souboru (resp až ve verzi G3 a za příplatek), je nutno s ní komunikovat přes její OLE rozhraní. Z tohoto důvodu musejí být oba programy na stejném počítači. Pokud nemáte víceuživatelskou verzi Abry, nelze mít současně spuštěnou Abru a zároveň provádět import. V konfiguraci našeho programu, ev přímo před importem se dají nastavit např. dokladová řada apod. Přestože Abra při importu vyžaduje své interní ID, vy v konfiguraci zadáváte "Code", tzn uživatelskou identifikaci, nebo přímo obsah (např. KS 0008). Naše aplikace si potřebné ID zjistí přímo z databáze Abry. V případě nenalezení dojde k chybě, nebo v případě nezávažného údaje bude vypsáno varování. Abra nepodporuje import dokladů bez položek (pouze hlavička s hodnotou dokladu) Abra nepodporuje import dokladů bez vazby na firmu. Import podle potřeby vloží do Abry novou firmu (existenci v adresáři ověřuje podle IČ). U existující firmy se podle potřeby provede aktualizace jejích základních údajů (Export nezakládá např. při rozdílném obchodním jménu novou firmu). Zákazníci bez IČ nejsou zakládáni, faktura se přiřadí zákazníkovi s kódem "0" (musí v adresáři Abry existovat). Číslo dokladu (např FV-1/2013) si generuje Abra sama, a nelze jej v importu ovlivnit. Podle uvážení můžete sladit Dokladové řady programu s řadou v Abře (museli byste ale zajistit správné pořadí importu faktur, což se dříve či později nepovede). Číslo exportované faktury najdete vždy v variabilním symbolu, případně v textové poznámce. Pozor, v Abře (chcete-li VS zobrazovat a případně upravovat v agendě Vydané faktury) musíte nejprve v konfiguraci Firemní údajeparametry toto povolit. Duplicita dokladu se před importem každé jednotlivé faktury kontroluje podle VS. V případě potřeby vložení opravené či duplicitní verze faktury musíte nejprve původní fakturu smazat, nebo jí změnit VS. Předkontace pro celou fakturu, nebo i na úrovni položek se děje pomocí "Typů příjmu" (např. "ZB", "SL" apod.). Podle uvážení v Abře založte další typy příjmů.

Agendy 8.6 88 Abra nepodporuje poznámky u položek dokladu. U některých parametrů počítáme s výchozími ID Abry - např id měny CZK by měl být "0000CZK000". U typů úhrad předpokládáme výchozí kódy Abry (Hotově=H1, Převodem=U1, Kartou=PK atd). Abra má namísto Proforma faktur cosi jako "Zálohové listy". Export do této agendy není podporován. Proformy se vloží do faktur vydaných, a to jako daňové doklady bez vyčíslené daně (DPH). Domníváme se, ze pro přenos proforma faktur do ÚS není žádný důvod; doporučujeme exportovat až faktury k přijatým zálohám. Příjemky-převodky Pomocí příjemek/převodek vstupuje zboží do skladů, nebo se mezi nimi převádí. Každý doklad (příjemka) má definováno, "odkud kam" jejím prostřednictvím zboží směřuje. V rámci pořízení příjemky lze zakládat nové položky ceníku (skladové karty), nebo upravit stávající (Ctrl+F12, Alt+F12). Nová příjemka Smazání příjemky Oprava příjemky Akce Nová příjemka [Ctrl+N] Otevře průvodce vytvořením nové příjemky/převodky. Dokončit příjem Zařazení dokončeného dokladu do skladu. Před zařazením se pohyby příjemky nepromítají do stavů zboží. Volitelně lze v rámci zařazení také "Zkontrolovat dodavatele v sortimentu", což znamená, že program nabídne nastavení dodavatele příjemky jakožto výchozího dodavatele pro přijímané druhy zboží. Opravit příjemku Dříve zařazený doklad lze vyřadit a dodatečně opravit. Zobrazit [Ctrl+Q] položky Zobrazí pohyby (skladovou kartu) aktuální položky příjemky. pohyby Zobrazit stavy položky ve Zobrazí rychlý náhled na stavy položky ve všech skladech. skladech [F5] Do boxu vše Veškeré položky aktuální příjemky se zkopírují do interní schránky programu (do boxu). Vlož z boxu Pokud je aktuální příjemka rozpracovaná (nezařazená do skladu), bude obsah boxu vložen (přidán) ke stávajícím položkám. Vlož z boxu naopak Položky z boxu budou vloženy v opačných množstvích, tedy např. počet 2 bude vložen jako -2. Pozn. Box lze použít ke zrychlenému vytváření podobných příjemek - např, pokud jednou příjemkou odeberete ze skladu nějaké zboží, můžete pomocí boxu snadno během několika vteřin vytvořit "protidoklad" s výdejem téhož zboží jinam. Nicméně, tento způsob práce byl běžný v předchozí verzi R2, v této verzi lze jednoduše převádět zboží přímo mezi sklady. Sestavy Příjemka cenách 8.6.1 v prodejních Opis příjemky s prodejními cenami. Příjemka na sklad Opis příjemky např. pro předávací účely. K dispozici je i varianta pro pokladní tiskárnu 40 zn/řádek. Seznam zobrazených příjemek (sumář) Soupis zobrazených příjemek (podle filtru!), podtrženo, sečteno. Sumář podle dodavatelů Porovnání dodavatelů, sumy dokladů. Nová příjemka 1. Otevřete formulář Příjemky. 2. Klikněte na ikonu akcí na barevném proužku, vyberte volbu {Nová příjemka}, nebo použijte klávesovou zkratku [Ctrl+N] 3. Otevře se průvodce novou příjemkou. Vyberte směr odkud-kam a pokračujte tlačítkem <Další>, nebo klávesou [F8]. 4. Vyberte dodavatele. Pokud nechcete dodavatele zadávat, můžete zaškrtnout volbu "Nehledat...". Pokračujte [F8]. Pozn.: Po instalaci je seznam dodavatelů prázdný. Nové dodavatele můžete snadno doplnit, editovat nebo i mazat (pouze pokud dodavatel ještě nemá žádné příjemky) přímo z této stránky průvodce.

89 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení 5. Podle potřeby zapište číslo faktury dodavatele. Pokud zapisujete příjemku dodatečně, měli byste opravit datum pohybu! Ukončete průvodce [F8]. 6. Po dokončení průvodce program přejde do prvního prázdného řádku příjemky. Kurzor stojí v poli [Kód]. 7. Zadejte kód položky (pokud jej znáte), nebo část názvu položky. Pro podrobné hledání ve skladových kartách (ceníku) použijte klávesu [F12], která otevře vyhledávací formulář. 8. Pokud chcete založit novou položku, nebo jste neuspěli s hledáním mezi stávajícími položkami, pomocí kláves [Ctrl+F12] vyvoláte založení nové položky.1 9. Nyní již máme v příslušném poli platný kód a kurzor je v poli počet. Zadejte množství a nákupní cenu. Množství vždy zadávejte v jednotkách, v jakých budete chtít zboží evidovat. obvykle ks. 10.Pokud toto nebyla poslední položka, [Enter] přejděte na nový prázdný řádek a opakujte předchozí kroky. 11.Po zapsání všech položek (kontrolujte celkovou částku) klikněte na tlačítko <Zařadit doklad>. Program nabídne způsob zařazení. Podle potřeby můžete při výběru způsobu zařazení také zaškrtnout "Zkontrolovat dodavatele v sortimentu", což znamená, že program nabídne nastavení dodavatele příjemky jako výchozího dodavatele pro přijímané druhy zboží. 12.Podle potřeby vytiskněte příjemku [Ctrl+P]. 1Místo [F12], [Ctrl+F12] můžete kliknout pravým tlačítkem myši v poli, nebo levým na ozubené kolečko v levém horním rohu mřížky. 8.6.2 Smazání příjemky 1. Pokud je příjemka zařazená, vyřaďte ji tlačítkem <Opravit>. 2. Umístěte kurzor někam do datové oblasti příjemky (ne položek) 3. Kombinací kláves [Ctrl+Delete], nebo tlačítkem pro smazání záznamu na liště navigátoru [Shift+F11] smažte celou příjemku., nebo volbou z menu "Záznam"

Agendy 8.6.3 90 Oprava příjemky 1. Dokončenou příjemku je možno opravit až po odemknutí tlačítkem "Opravit". 2. Opravte řádky podle potřeby. Smazat řádek lze [Ctrl+Delete], vložit nový mezi řádky [Insert]. 3. Po dokončení oprav opět dokončete příjemku příslušným tlačítkem <Zařadit doklad>. 8.7 Drobný prodej Účel drobného prodeje Modul "Drobný prodej" umožňuje rychlý prodej zboží a služeb na recepci, s okamžitým zaplacením v hotovosti nebo kartou. Prodej "na fakturu" tímto způsobem se nepředpokládá. Pomocí drobného prodeje můžete obsloužit jako hotelové hosty (pokud nevyžadují připsání předmětu prodeje "na pokoj", ale chtějí platit hned), tak příchozí (neubytované zákazníky). Typickým příkladem použití drobného prodeje je doúčtování konzumace z minibaru mimo hlavní hotelový účet, zapůjčení sportovního vybavení a podobně. Drobný prodej neumožňuje zaplacení v jiné měně, než A (CZK), nebo B (EUR). Drobný prodej využívá položky z agendy Ceník ostatní, případně je zde možno vložit položku "mimo ceník". Vytvoření prodejky 1. Otevřete agendu "Drobný prodej". 1 2. Program nejprve zkontroluje, zda neexistuje nedokončená, rozpracovaná prodejka, a pokud ano, otevře ji. Jinak automaticky vytvoří novou prázdnou prodejku ve výchozí měně. 3. Položku do prodejky vložte jedním z těchto způsobů: a) do pole [Kód ceníku] zapište číselný kód, nebo část názvu položky: Tipy: Místo kódu vložte čtečkou čárových kódů EAN, nebo zadejte "3x4" pro vložení 3ks položky s kódem 4. b) stiskněte [F12] pro otevření vyhledávacího okna. Kurzor musí být předtím také v poli [Kód ceníku]: 4. Po vložení správného kódu položky program ihned přejde do pole [Počet]. Zde zadejte počet jednotek (kusů, hodin ap.); pokud je počet 1, nemusíte číslo zapisovat. 5. Stiskem klávesy [Enter] přejděte do následujícího pole [Sleva] a chcete-li vložit % slevu, zapište ji (obsluha nemusí mít zápis levy povolen). 6. Pokud mají následovat další položky (prodejka má mít více řádků), pokračujte dalším [Enter] na nový prázdný řádek. Zde pak opakujte celý postup 3. - 6. tak dlouho, dokud není prodejka kompletní:

91 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Tip: Nový prázdný řádek pro položku můžete vložit mezi stávající řádky pomocí klávesy [Insert]. Chybně vložené řádky smažete před dokončením prodejky klávesou [Delete]. 7. Pro dokončení prodejky stiskněte [F8], nebo klepněte na příslušné tlačítko <Dokončit prodejku>. Otevře se dialog zaplacení: 8. Po dokončení prodejky (ať už s tiskem, nebo bez tisku) budete mít na výběr, zda pokračovat v drobném prodeji, nebo ne. Zaplacená částka a částka k vrácení přitom zůstává zobrazena, abyste mohli vypořádat hotovost: Položka mimo ceník Občas potřebujete vyúčtovat službu nebo zboží, které není v běžném prodeji. Pro vložení vlastní položky "mimo ceník" stiskněte v rozpracované prodejce klávesu [F3], nebo použijte příslušnou Akci, případně tlačítko <Vložit položku mimo ceník> na spodním okraji okna agendy. Ve formuláři, který se otevře pak doplňte název, prodejní cenu, sazbu DPH a nastavte správně typ položky:

Agendy 92 Úprava ceníkové položky Ceníkovou položku v prodejce je možno (má-li na to obsluha právo) upravit co do názvu a prodejní ceny pomocí klávesy [F7], příslušné akce, nebo tlačítka <Upravit položku> na spodním okraji agendy: Zahájení dalšího prodeje, prodejka v měně B (EUR) Pokud není nový prodej zahájen automaticky (přešli jste po dokončení předchozí prodejky do prohlížení předešlých dokladů), můžete nový prodej zahájit buď příslušnou akcí, nebo kombinací kláves [Ctrl+N] pro prodejku v měně A (CZK), případně kombinací [Shift+Ctrl+N] pro prodejku v měně B (EUR). Dotisk starší prodejky Přepněte se do záložky č.2 "Hotové prodejky". Zde najděte a označte požadovaný doklad. Dotisk vyvoláte ze standardního tiskového menu [Ctrl+P], nebo ikona tiskárny na liště agendy. Oprava chybně vystavené prodejky Jednou dokončenou prodejku není možno opravovat a ni stornovat. Pokud je to nutné, vytvořte opravný doklad, do kterého zadáte stejné položky, jako v původním dokladu, ale se zápornými počty. Vznikne tak opravný doklad, na základě kterého i můžete podle potřeby hostovi vrátit peníze, nebo naopak doúčtovat rozdíl k doplacení. 1nedokončená prodejka vznikne po nekorektním ukončení programu, nebo pokud byl drobný prodej vědomě uzavřen bez dokončení prodejky 8.8 Pokladna, uzávěrky V pokladní knize se evidují pohyby a stav hotovosti. Program do pokladní knihy automaticky zaznamenává veškeré pohyby, které vznikají při vyúčtovávání hotelových pobytů, nebo při drobném prodeji. Záznam se vytvoří vždy po dokončení příslušného

93 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení dokladu. Pro každou měnu se vede samostatná pokladní kniha. Zobrazení pohybů vybrané měny Výběr měny, která má být zobrazena se provádí pomocí filtru: Pokud je vybrána konkrétní měna (ne "všechny měny"), program zobrazuje ve formuláři sumu předchozích pohybů (které nejsou právě zobrazeny), sumu zobrazených pohybů, sumu následných pohybů (které jsou mimo datumové omezení od-do směrem do budoucna) a poslední zůstatek (aktuální předpokládaný stav pokladny v příslušné měně). Ruční zápis vkladu nebo výběru z pokladny Do pokladny se mohou ručně zapisovat záznamy o všech provozních platbách a výběrech z pokladny recepce, jako například: Vklad provozní zálohy odvod hotovosti do banky platby dodavatelům, servisním firmám drobné nákupy, režie Postup: 1. Klepněte na tlačítko 2. Doplňte částku a údaje příjemci či plátci: pro vklad, nebo pro výběr. 3. Po potvrzení dialogu bude záznam zapsán a podle potřeby může být vytištěn pokladní doklad. Zápis skutečného zůstatku hotovosti Při předávání směny je vhodné do pokladní knihy zaznamenat skutečný stav pokladny. 1. Vyberte měnu, jejíž zůstatek chcete zapsat. 2. Pokud je to potřeba, nastavte filtr tak, aby byl zobrazen chronologicky nejčerstvější záznam. Označte poslední záznam a klepněte na tlačítko. 3. Do dialogu zapište skutečnou výši hotovosti a potvrďte. V řádku se zápisem skutečného zůstatku bude zobrazen + nebo rozdíl. Odsouhlasování pokladních pohybů Pokud je ručně vložený záznam vytvořen obsluhou s nižším oprávněním, je až do odsouhlasení manažerem nebo administrátorem zobrazen červeně. Záměr je takový, že manažer hotelu si takovéto pohyby kontroluje a označuje jako odsouhlasené pomocí příslušných tlačítek na spodní liště agendy. Opravné pohyby

Agendy 94 Pokud dojde k opravě vystaveného dokladu (vyúčtování hotelového účtu, nebo drobného prodeje) co do výše, měny, způsobu úhrady a podobně, systém neopravuje původní zápis v pokladně, ale vytvoří nejprve opravný zápis (protipohyb), kterým je původní zápis anulován, a následně nový záznam již odpovídající změněnému stavu dokladu. Opravný záznam je v řádku označen: Tisk pokladních dokladů k pohybům Program umožňuje přímo z pokladny provést dotisk pokladního dokladu k jakémukoli hotovostnímu pohybu. Bezhotovostní pohyby Do pokladny se pro kontrolní účely zaznamenávají i bezhotovostní pohyby. Jsou zobrazeny kurzívou, nemají vliv na výpočet zůstatku. Viditelné jsou pouze pokud bude správně nastaven filtr: Uzávěrka Prvotním smyslem uzávěrky je zaznamenání stavu pokladny v jednotlivých měnách a také uzamčení zápisů proti další editaci nebo smazání. Předpokládá se, že uzávěrka bude prováděna každodenně, a její součástí může být i vytištění komplexních sestav o stavu ubytovacího zařízení.. 1. Klepněte na tlačítko 2. Zkontrolujte a případně upravte rozsah tištěných sestav (přednastavení sestav viz popis nastavení Uzávěrky): 3. Po potvrzení je uzávěrka vytvořena a zapsána. Poznámky: V závislosti na konfiguraci programu (viz. konfigurace) uzávěrka uzamkne účty po odjezdu pro uživatele bez příslušného oprávnění. Uživavatel s oprávněním "Znovuotevření po uzávěrce" může ale zámek jednorázově obejít, nebo jej trvale (tedy do další uzávěrky provedené po odjezdu tohoto účtu) odstranit. Uzávěrka také uzamkne (není možné je stornovat) dokončené odpočty Směnárny. 8.9 Nová rezervace/pobyt Enter topic text here.

95 8.10 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Telefony - přehled hovorů V této agendě jsou dostupné hovory, které se do recepce přenášejí importem z tarifikačního programu (více o importu viz Telefony - import dat z ústředny). Jedná se víceméně o kontrolní zobrazení, které asi nebudete příliš potřebovat. K natížení částky za hovory na účet dochází buď na pokyn obsluhy (akcí přímo z účtu), nebo automaticky před odjezdem (uzavřením účtu) Natížené hovory budou ve výpisu šedivé Hovory z linek, které nejsou přiřazené pokojům nemají vyplněné ID a číslo pokoje - jedná se o hovory z recepce a ostatních interních poboček Podle uživatelských práv je možno hovor před jeho natížením na účet smazat, případně upravit jeho cenu a další údaje Recepce (alespoň prozatím) neřeší blokování a povolování volání z linek ve vazbě na to, zda je nebo není na pokoji otevřený účet. Z tohoto důvodu se může stát, že hovor uskutečněný v době mimo období zapsaných účtů nebude nikdy natížen na žádný hotelový účet. Z tohoto důvodu je vhodné občas zkontrolovat stav hovorů - pomocí vestavěného filtru si zobrazíte pouze nepřipsané hovory na linky přiřazené pokojům: Informace o nastavení parametrů souvisejících s účtováním tel. hovorů hostům najdete v popisu nastavení: Telefony. 8.11 Restaurace Veškerá konzumace, která je to systému převedena z pokladního systému restaurace (viz Převod konzumace z restaurace a také konfigurace převodů z restaurace) je dostupná v této agendě - pouze pro náhled. Pomocí přednastavených filtrů můžete zobrazit pouze konzumaci určitého pokoje, za určité období a v určitém stavu (čekající na natížení, natížená). Je také možno vytisknout výpis (sumář/historie) aktuálně zobrazené konzumace. Poznámky: Narozdíl od telefonních hovorů, které se mohou uskutečnit nezávisle na tom, zda existuje účet na pokoj, bude převod na hotelový pokoj od začátku vázán na konkrétní účet. Konzumaci lze upravit, případně smazat (označit jako smazanou) pouze v detailu souvisejícího účtu Související účet lze snadno otevřít pomocí hyperlinku, který je zobrazen u každého řádku převedené konzumace 8.12 Hodinové rezervace prostor a předmětů Narozdíl od běžných denních rezervací (štaflí), které slouží k rezervaci pokojů na celé noci, jsou hodinové rezervace (HR) určeny ke správě krátkodobých rezervací (pronájmů) konferenčních sálů, wellness prostor, sportovišť, nebo i drobných předmětů (např. jízdních kol nebo jiného sportovního vybavení). Čtěte dále: Prostory a předměty k pronájmu Hodinové rezervace ve štaflích Přehled hodinových rezervací Konfigurace - hodinové štafle Poznámky: HR je možné (ve speciálních případech) použít i pro rezervace pokojů - pokud si pokoj pro hodinové rezervace nadefinujete jako Prostor. Budete mít ale k dispozici jen velmi omezenou sadu možností stanovení nájemného (ceny). Hodinové rezervace neumožňují také nemají žádnou přímou evidenci ubytovaných hostů, a tudíž ani žádnou vazbu na ubytovací poplatky, statistiky a hlášení. Hodinové rezervace a štafle jsou příplatkový modul. Stejně jako počet pokojů, i povolený počet prostor/předmětů závisí na licenci.

Agendy 96 8.12.1 Prostory a předměty k pronájmu Zde se definují prostory a předměty k pronájmu (povolený počet závisí na licenci), dále jen PaP. Součástí definice je i cena pronájmu, s možností cenových pásem. Nový prostor (předmět) 1. Použijte akci [ShiftF10]{Nová položka k pronájmu}, nebo lépe klávesovou zkratku [Ctrl+N]. 2. Doplňte název. Podle potřeby zvolte vhodný krátký název pro štafle, a delší pro vyúčtování (doklad pro hosta): Rozdělení prostor do skupin Do tohoto pole zapište jakýkoli text (pro další předměty ve stejné skupině můžete využít tlačítko "ABC"). Jedná se o pomocné a spíše informační rozdělení prostor a předmětů do skupin. Lze podle něj mimo jiné filtrovat ve štaflích. "Systémový" prostor Jedná se o virtuální prostor, který se dá využít např. jako pomocný či parkovací prostor pro vzájemné stěhování/prohazování rezervací. S jeho pomocí můžete také vystavit samostatné vyúčtování bez vazby na skutečný prostor a podobně. Cenová pásma Pokud prostory pouze rezervujete, ale neúčtujete (např. poskytujete hotelovým hostům sportoviště zdarma), nemusíte ce cenovými pásmy zabývat. v opačném případě: 1. Aktivujte volbu [x] Účtovaná položka. Program automaticky předvyplní první pásmo pro 1 hodinu. 2. Podle uvážení pouze doplňte cenu za 1h, nebo pásmo upravte. 3. Máte-li v úmyslu odlišovat cenu podle délky pronájmu, vytvořte i další potřebná pásma (klávesou [Enter] postupně přejdete na nový, prázdný řádek, nebo použijte tlačítko <Nové pásmo>. Poznámky: Podobně jako u cen pokojů, i zde můžete definovat zvlášť cenu v CZK a EUR Prozatím není možnost odlišit ceny v rámci dne, nebo sezóny, tzn. jednotková cena je stejná bez ohledu na čas rezervace. V případě potřeby např. účtovat jinou cenu o víkendu než ve všední den je nutno změnu ceny vyřešit ručně přímo v konkrétní rezervaci. Pokud povolíte poskytování slev, pak bude moci v hodinových rezervacích nastavovat slevy jak obsluha ručně (podle svých práv), tak automaticky výběrem hosta. Pro účely zákaznických slev se použije sleva, nastavená v Adresáři na služby. Pořadí ve štaflích

97 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Stejně jako u Pokojů, i zde je možno nastavit pořadí ve štaflích. Změnu pořadí proveďte na záložce č.1 pomocí tlačítek, nebo kurzorovými klávesami s [Ctrl] - zkratek [Ctrl+Nahoru] a [Ctrl+Dolů]: 8.12.2 Hodinové štafle [Ctrl+Shift+H] Konfigurace chování a práv Základní parametry chování štaflí (a hodinových rezervací obecně) najdete v kapitole Konfigurace hodinových štaflí. Podívejte se také na práva uživatelů, a podle uvážení omezte či povolte provádění jednotlivých operací (Aplikační modul Recepce, podkapitola Rezervace prostor): Poznámky ke konfiguraci práv obsluhy: Pokud je v konfiguraci aktivní volba "Při vyúčtování/uzavření označit automaticky rezervaci jako využitou", pak k automatickému nastavení jako "využitá" dojde i v případě, že obsluha nemá právo pro samostatné označení rezervace jako "využité". Nemá-li obsluha právo "Zrušit označení rezervace jako "využitá"", pak se jí ani nepodaří ze štaflí smazat využitou nevyúčtovanou rezervaci, protože před smazáním je nutné toto označení zrušit (jinak volba není dostupná). Uživatelské parametry "Pořízení s max předstihem" a "Pořízení zpětně nejpozději" se vztahují vždy k začátku rezervace. Při některých typech editace se může stát, že změna období od-do rezervace "projde", ale po uložení budou již další změny zablokovány, protože se rezervace octne mimo povolený limit. Časový limit zabraňuje i editaci poznámek, kterou případně může mít obsluha jinak dovolenou i po dokončení/uzavření rezervace. Parametr konfigurace "Pokladní uzávěrka uzamkne rezervaci se skončeným obdobím (podle práv obsluhy)" způsobí, že po uzávěrce již nepůjde jakkoli měnit rezervace, které již podle plánu měly skončit, resp. dále je bude moci upravovat jen uživatel s oprávněním "Editace skončených i po uzávěrce" Smazání nevyužité rezervace je možné i pod základním právem "Editovat hodinové rezervace". Samostatné omezení možnosti změnit výši poskytnuté slevy ("Změnit slevu na hod.rezervaci prostor") na hodinovou rezervaci najdete mezi ostatními slevami ve větví uživatelských práv "Slevy". Vzhled hodinových štaflí Na pravé straně najdete (pokud si ji neskryjete) svislou nástrojovou lištu. Na její záložce "Vzhled" můžete do značné míry ovlivnit vzhled štaflí. Nastavení se ukládá pro každého uživatele zvlášť, tzn. každý může mít vzhled nastavený jinak:

Agendy Nalezení období (dne) Použijte navigátor na první záložce nástrojové lišty "Jdi". Tlačítka se šipkami < a > vás snadno přenesou o del, týden, měsíc, nebo i rok vpřed nebo vzad: Časové měřítko štaflí Měřítko, tj. podrobnost horizontální časové osy nastavte a) pomocí slideru na nástrojové liště: b) podržte klávesu [Ctrl] a zatočte nad štaflemi kolečkem myši Tipy pro pohyb ve štaflích Kolečko myši : vertikální pohyb mezi prostory, použijte pokud se nevejdou všechny prostory/předměty na jednu stránku Kolečko + [Shift]: časový pohyb vpřed/vzad Kolečko + [Ctrl]: změna časového měřítka (zoom) Filtr podle skupin 98

99 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Rozdělíte-li si prostory a předměty (PaP) do skupin, můžete podle nich následně filtrovat ve štaflích: Fullscreen, tisk - viz štafle pokojů. 8.12.3 Práce s hodinovými rezervacemi ve štaflích Pořízení nové hodinové rezervace (HR) a) Klepněte pravým tlačítkem myši do volného místa ve štaflích a zvolte možnost {Nová rezervace} b) Natáhněte myší (se stisknutým levým tlačítkem) celé období rezervace: Následně program otevře podrobné okno rezervace, ve kterém budete moci nastavit její další parametry (viz dále). Po dokončení všech potřebných úprav uložíte rezervaci tlačítkem <OK>, resp. klávesou [F8]: Tip: Potřebujete rezervovat delší období, než můžete "natáhnout" myší? Nebo se nedaří označit ve štaflích přesný čas? Nevadí, označte kratší, nebo jen "nahrubo" a následně nastavte přesný čas začátku a konce ve formuláři samotné rezervace. Přiřazení zákazníkovi nebo propojení s hotelovým účtem V nové rezervaci program do pole "Zákazník" předvyplní text "Nepřiřazeno". Obvykle budete ale chtít rezervaci označit jménem zákazníka: a) Zapište jméno zákazníka. Pro případné další údaje (např. telefon nebo jiný kontakt) použijte pole pro interní poznámku:

Agendy 100 b) Přiřaďte rezervaci zákazníkovi z adresáře (stávajícímu, nebo nově vytvořenému). Dialog hledání vyvolejte klepnutím na zvýrazněné tlačítko: c) Propojte rezervaci s hotelovým účtem (jméno hotelového hosta) bude převzato i pro tuto hodinovou rezervaci. Dialog hledání vyvolejte klepnutím na zvýrazněné tlačítko: Nastavení nájemného, slevy Program při každém nastavení či změně období u neuzavřené rezervace přepočte cenu, resp. pokusí se přidělit rezervaci správné cenové pásmo. V závislosti na přidělených právech může obsluha parametry účtování změnit. Pokud se ale později změní období, nebo předmět rezervace, může se stát, že ručně nastavené parametry (jednotková cena, počet účtovaných jednotek atd.) budou přepsány novým, automaticky dohledaným cenovým pásmem. Podle práv může obsluha nastavit % výši slevy ručně, nebo může být převzata (sleva na službu) z nastavení zákazníka v Adresáři. Bez ohledu na to, jakým z těchto způsobů byla sleva nastavena, bude při změně zákazníka (nebo zrušení vazby na adresář) sleva aktualizována (nastavena její nová výše podle adresáře, nebo vynulována). Vazba na hotelový účet nemá na výši slevy vliv - pokud není při propojení zároveň nastaven vlastník hotelového účtu i jako vlastník propojené hodinové rezervace. Poznámky: Aktualizace % slevy neproběhne, pokud je už rezervace vyúčtována. Program povolí i rezervace mimo provozní dobu, resp. mimo období zobrazení ve štaflích. Definice provozních dob má vliv jen na grafický vzhled štaflí. Celé období rezervace je účtováno. Poznámky k rezervaci Do rezervace můžete zapsat jak "interní" poznámku, tak poznámku pro zákazníka (tiskne se do potvrzení, viz dále): Potvrzení o rezervaci Podle situace můžete pro zákazníka vytisknout jednoduché potvrzení o rezervaci, které najdete přímo v tiskovém menu rezervace:

101 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Poznámka: Prozatím není k dispozici žádná sestava typu "smlouva" (v případě potřeby lze řešit vlastním formulářem). Pro účely jednoduchého stvrzení sjednaných podmínek (času a ceny) můžete ale použít i toto "Potvrzení o rezervaci", které dáte hostu podepsat. Oprava rezervace "Rozklikněte" rezervaci dvojklikem myši přímo ze štaflí. Po dokončení změn uložte nový stav <OK> nebo [F8], případně stornujte <Storno> nebo [Esc]. Poznámky: Do detailu rezervace je možné přejít i proklikem z detailu propojeného hotelového účtu, nebo z některého z přehledů rezervací (viz dále). V průběhu provádění změn může v rámci některých operací dojít k automatickému uložení stavu, takže již není možné změny stornovat a navrátit se k předchozímu stavu. Přesun rezervace, změna období a) uchopte ve štaflích rezervaci myší, a přesuňte ji na požadované místo. Přesun může být jak v rámci jednoho prostoru/ předmětu, tak mezi nimi (na jiný řádek). b) Otevřete detail rezervace a pozměňte počátek a/nebo konec rezervace. Poznámky: Pro snížení rizika nechtěného přesunu rezervace je vhodné v konfiguraci aktivovat volby potvrzení přesunů myší. Možnost přesunu závisí na stavu rezervace (podle konfigurace lze/nelze přesouvat "využitou" či "uzavřenou" rezervaci) a právech obsluhy. Označení rezervace jako potvrzené/nepotvrzené, využité/nevyužité Základní stavy rezervací si může obsluha označovat (např. aby bylo patrné, zda se host dostavil či zda mu byl vydán pronajímaný předmět). Potvrzení či změna stavu využití může být provedeno pravým tlačítkem na proužek rezervace ve štaflích, nebo i zatržítkem (akcí) v detailu rezervace: Smazání rezervace Neuzavřenou rezervaci (pokud to povolují právě právě přihlášené obsluhy)lze smazat ze štaflí z menu, které se zobrazí po kliknutí pravým tlačítkem myši na proužek rezervace. Vyúčtování (uzavření) rezervace a) Drobným prodejem: Program vytvoří prodejku, viz Drobný prodej. b) Převodem na hotelový účet: Program vloží do propojeného hotelového účtu zúčtovací řádek s cenou za pronájem. c) Zaplaceno jinak (externě): Předpokládá se, že nájemné je účtováno např. fakturou, vystavenou z jiného systému (účetního programu), nebo ručně. Taková platba se pochopitelně nijak neprojeví v pokladně ani v přehledu prodeje, ani v jiných agendách

Agendy 102 systému Recepce. d) Free (neúčtovat): Rezervace není účtována nijak - hotel poskytne pronájem zdarma, případně nebyla rezervace využita, jedná se o zaměstnaneckou rezervaci apod. Provedenou úhradu lze stornovat (podle práv) tlačítkem s křížkem: Poznámky: Obsluze lze nastavit povolené způsoby uzavření. Externí či Free úhrady tak může mít k dispozici jen manažer hotelu. Storno úhrady nemusí být vždy možné, např. po vyúčtování (fakturaci) položky z hotelového účtu Práce s uzavřenou rezervací Po uzavření rezervace již není jednoduše možné měnit její parametry (období, cena aj.) buď vůbec, nebo jen některé, v závislosti na konfiguraci a právech obsluhy. Dá se určitě předpokládat situace, kdy je potřeba přesunout již zaplacenou rezervaci. Nelze ale změnit cenu vyúčtované rezervace (už existuje zúčtovací řádek v Drobném prodeji, nebo Hotelovém účtu). Pokud přesto dojde ke změně parametrů, které mohou ovlivnit cenu, pak program zobrazuje upozornění (piktogram? ve štaflích a textově ve formuláři rezervace). Je na obsluze, nebo manažerovi hotelu, aby stav prověřil a případně vyřešil: Upozornění bude odstraněno novým automatickým nastavením odpovídající ceny (to bude ale možné jedině po předchozím stornování uzavření/úhrady). Postup: Stornujte úhrady (je-li to možné) a klepněte na tlačítko přepočtu. Tip: Rozpor v ceně (pokud již není z jakéhokoli důvodu možné stornovat původní úhradu rezervace) můžete vyřešit samostatným opravným dokladem (nebo natížením hotelového účtu), do kterého vložíte ať už ceníkovou položku, nebo položku "mimo ceník". Zatímco změna období (vč. změny jeho délky) uzavřené HR je snadné ze štaflí, přímo ve formuláři HR je nejprve pro tuto (a jiné) změny odemknout rezervaci akcí [ShiftF10] {Odemknout rezervaci pro úpravy}. Další poznámky Přednastavená výše slevy se přebírá z adresáře (pokud je rezervace přiřazena konkrétnímu hostu), přičemž se použije sazba pro "Služby". Pozor tedy - zatímco výši ručně nastavitelné slevy lze v konfiguraci práv pro HR nastavit zvlášť, zákazníkovi (alespoň prozatím) slevu pro HR samostatně přednastavit nemůžete. Jméno zákazníka převzaté ze souvisejícího hotelového účtu zůstává HR přiřazeno i po případném zrušení vazby na hotelový účet. Vyúčtování HR pomocí Drobného prodeje nebo převodem na hotelový účet (a stejně tak případné zrušení vyúčtování) vždy předchází zapsání dosavadních změn. Tzn. po provedení vyúčtování nelze předchozí změny (a ani samotné vyúčtování) zrušit pouhým odvoláním změn (tlačítko <Storno> nebo volba z menu Záznam), ale je v případě chyby nutno data opravit do požadovaného (původního) stavu. Po přesunu rezervace z účtovaného P/P na neúčtovaný se může stát, že zůstane zachováno účtování. Podle potřeby a práv může obsluha rezervaci otevřít a účtování upravit. 8.12.4 Přehledy hodinových rezervací Na rozdíl od denních hotelových rezervací a účtů, které mají souhrnnou agendu Rezervace a hotelové účty, ve které se zobrazují účty i mimo štafle, pro hodinové rezervace prozatím taková agenda k dispozici není. Hodinové rezervace ale můžete snadno dohledávat v několika typech přehledů. Přehled z agendy Prostory Na záložce č.3 "Přehled rezervací" agendy Prostory a předměty k pronájmu najdete seznam rezervací pro aktuálně označený

103 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení přehled, s možností filtrování období (podle začátku rezervace), nebo jejího stavu: Podtržená čísla dokladů nabízejí snadný "proklik" nejen do vlastní hodinové rezervace, ale i do souvisejících dokladů. Proklikem otevřený detail dokladu umožňuje i jeho úpravu, tzn. z tohoto (i následujících) přehledu můžete přímo rezervace nebo související hotelové účty upravovat. Přehled z agendy Adresář Podobný přehled, jako najdete v Prostorech, je připraven i v Adresáři, na záložce č.6; zde umožní najít HR pro označeného hosta. Pozor, najdete zde HR, které byly hostu přiřazeny jako vlastníkovi, nebo byly propojeny s jeho hotelovým účtem. Může se tedy stát, že stejná HR bude v přehledu pro dva různé hosty (to pokud by měla jako vlastníka rezervace nastavena někoho jiného, než vlastníka propojeného HÚ). Přehled z agendy Denní stav V Denním stavu je na záložce "Hodinové rezervace" ucelený přehled všech HR, tentokrát s výběrem orientovaným spíše na čas a/nebo stav HR, bez ohledu na Prostor/předmět nebo hosta. Podobně jako u jiných záložek agendy Denní stav hotelu - přehled se i zde předpokládá, že přehled se bude používat pro orientaci v denních rezervacích (které je nutno nějak připravit, předat, vyúčtovat). Kromě HR pro vybraný den či období jsou zde ve výchozím stavu zobrazeny i všechny využité, ale neuzavřené rezervace. Pomocí tohoto přehledu by jste si tedy měli "ohlídat", aby bylo vše správně uzavřeno a zaplaceno. Pro obslužný personál můžete vytisknout sestavu "Přehled hodinových rezervací". Jedná se opis aktuálního zobrazení, proto je vhodné před tiskem seznam správně vyfiltrovat. Pokud tedy máte v hotelu wellness provoz, a zároveň pronajímáte jízdní kola, bude vhodné vytisknout pro pracovníky wellnessu přehled pouze těch HR, které se jich týkají. 8.13 Denní stav hotelu - přehled V této agendě získáte rychlý přehled o stavu ubytovacího zařízení ke konkrétnímu datu (obvykle dnes). Agenda nemá společný filtr pro jednotlivé typy přehledu, ale každý přehled (kromě stavu účtů) má svůj jednoduchý filtr (především nastavení dne). Každá záložka tak může zobrazovat data k jinému datu, případně za jiné období od-do. Stavy účtů Zobrazuje aktuální, tj poslední stav ubytovacího zařízení. Údaje o možný zanedbaných, nebo propadlých rezervacích účtech jsou barevně zvýrazněny. Pokoje

Agendy 104 Umožňuje rychlé zjištění stavu pokojů (volné, obsazené, uklizené, neuklizené,...). Pokoje, které mají povolen Prodej "po lůžkách", lze klepnutím na tlačítko [+], resp. [-] "rozbalovat" do jednotlivých lůžek a naopak. Finanční deník pokojů Zobrazuje tržby za jednotlivé pokoje ve vybraný den, rozdělené po druzích (ubytování, strava, služby,...). Nezahrnuje pochopitelně drobný prodej, ani položky na účtech, které jsou doposud ve stavu rezervace (neproběhl příjezd). Přehled pro pokojské (úklidy) Kromě aktuálního stavu pokoje uklizený/neuklizený/? zde najdete zajímavou informaci o poslední, současném a nejbližším dalším pobytu pro daný pokoj, vč. možnosti otevřít účet/rezervaci pomocí hyperlinků. Postup: Záznam úklidů Pomocí tlačítka <Tisk> můžete pokojské vytisknout denní stav hotelu, do kterého ona následně zapíše či označí pokoje, které uklidila. 1. Označte zatržítkem v levém sloupci legendy tabulky pokoje k úklidu 2. Klepněte na tlačítko <Zapsat úklid označených pokojů> 3. Zapište jméno pokojské, případně poznámku a potvrďte Pozn. historii úklidů najdete v agendě Pokoje, na záložce č. 6. Postup: Zrušení chybně zapsaných úklidů 1. Označte pokoje, kterým chcete odstranit chybný údaj o úklidu 2. Klepněte na tlačítko <Smaž denní úklid označených> 3. Podle potřeby upravte datum úklidu a potvrďte Denní kniha hostů Aktuální seznam ubytovaných k vybranému dni, případně za období Od - Do. Přehled se sestavuje podle data příjezdu, tj. nezahrnuje hosty kteří mají odjezd v počáteční den zadaného intervalu Od - Do. Příjezdy, odjezdy Užitečný přehled zobrazuje hosty (pokoje), kteří mají ve zvolený den naplánován příjezd či odjezd. Povšimněte si, že ve výchozím stavu nejsou zobrazeny ty pobyty, u kterých již sledovaný úkon, tj. příjezd nebo odjezd proběhl (jsme "s nimi hotovi"). Strava Seznam hostů (s možností tisku jmenného seznamu, nebo sumáře), kteří mají nárok na vybraný typ stravy (snídaně, oběd večeře). Možnost zvolit různá kritéria, např. volitelně zahrnout i prozatím nepotvrzené rezervace a podobně. Hodinové rezervace viz Přehledy hodinových rezervací. Budíčky Tato záložka obsahuje tlačítko pro rychlé otevření (nebo vyvolání do popředí) přehledu budíčků. Více viz Budíčky. Narozeniny hostů

105 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení O možnostech automatického upozorňování na narozeniny se dočtete v kapitole Narozeniny hostů. K dispozici je tisková sestava "Přehled narozenin hostů". Poznámky: Program do přehledu zahrnuje hosty se zadaným datem narození, kteří jsou a)vlastníky účtu b)ubytovaní jako hosté na účtu jiného vlastníka. Účet může být v jakémkoli stavu (kromě označení jako smazaný), tzn, obsluha musí sama posoudit, zda je informace zcela relevantní (např. zda hosté vůbec dorazili apod.). Waiting list Seznam rezervací na čekání, včetně zobrazení dostupnosti požadované kapacity pro danou waiting rezervaci.1 1Prozatím nedostupný přehled, bude k dispozici v pozdějších verzích. 8.14 Přehled prodeje Přehledy prodeje jsou mocným nástrojem při analyzování chodu hotelu. Údaje se vždy počítají znovu z aktuálního stavu dat. Rozsah informací se dá široce ovlivnit nastavením filtru. Je třeba si uvědomit, že ne všechny přehledy zahrnují vše, např. přehled po pokojích neobsahuje data za tzv. volné pobyty (kemp). Sumární přehled hotelu Zobrazuje aktuální stav hotelu včetně tržeb (položek natížených na hotelové účty) za období definované filtrem. Po otevření formuláře je třeba "nastartovat" přehled zvolením dne nebo období ve filtru. Nezahrnuje volné pobyty. Statistika pokojů Užitečný přehled o tržbách, počtech příjezdů a odjezdů, osob a dalších údajích po jednotlivých pokojích. Umožňuje snadno zjistit, jak je který pokoj vytížený, i jaká je v daném období celková vytíženost hotelu. K přehledu je dostupná i tisková sestava. Poznámky k této statistice: Rozhodný je datum příjezdu např. z pobytu v období 17.-19. při sledovaném období 17.-18. se započítává jedna noc, budeme-li sledovat období 17.-19., započtou se noci dvě. Pokoje se zadaným počtem lůžek 0 se pro účely této statistiky považují za jednolůžkové Pokud je pobyt účtován podle osob, má počet osob vliv na obsazenost, u pobytu účtovaných cenou "za pokoj" nikoli (znamená vždy 100% pro daný den pobytu) Pokud je pokoj účtován "Podle osob", a není žádná osoba zadána, bude obsazenost za den pobytu 0% Do statistiky se nepromítají předčasné odjezdy a pozdější příjezdy, i při účtování "Podle osob" se uvažují všechny osoby po celou dobu pobytu Případně obsazené přistýlky u pobytů účtovaných "za osobu" ovlivňují obsazenost za daný den až nad 100% Prodej po položkách Cena za pobyt je na hotelových účtech vyjádřena položkami "Ubytování", "Strava" a podobně, které se vkládají na účty v jednotkové ceně za každý den/noc pobytu. Podobně se na účty vkládají položky za doplňkový prodej a služby, stejně jako do prodejek drobného prodeje. V tomto přehledu se zobrazí realizované položky takto: počty prodaných (kusů, porcí, x) - sumarizovaně, tržba za tyto položky kumulovaně. Tzn, položky stejného typu (nebo ceníkového kódu) budou sečteny dohromady, ať už byly prodány za jakoukoli cenu.

Agendy 106 Tip: využijte možnosti setřídit data v tabulce kliknutím na záhlaví sloupce: Tržby podle typů položek Při velkém množství položek v ceníku může přehled po položkách obsahovat poměrně dost řádků, ze kterých nebude na první pohled jasné, jaký typ položek se jak podílí na tržbách ubytovacího zařízení. Přehled podle typů položek rozdělí tržbu ve sledovaném období (dle filtru) podle základních typů položek Ubytování - Strava - Poplatky - Služby - Zboží - Restaurace Telefony. K dispozici je textová (záložka "V číslech") a grafická (koláčový graf) podoba. Obsazenost Klasický čárový graf ukáže vývoj obsazenosti (počet obsazených pokojů, počet osob, počet volných (kempových) pobytů a související tržba - vše po dnech. Zajímavá může být i textová podoba v číslech po dnech (boční záložka "V číslech"). Poznámky: Graf je samozřejmě závislý na nastavení filtru, tedy pozor na zahrnutí např. nepotvrzených/nerealizovaných rezervací % obsazenost pokojů uvažuje pokoj jako obsazený i při obsazení alespoň jednoho lůžka Tržba nezahrnuje drobný prodej, ale pouze částky účtované v rámci hotelových účtů (zálohy se ignorují). Tržba účtovaná v EUR se přepočítává kurzem nastaveným v příslušném subfiltru do CZK. Úřední statistiky Podrobnosti hledejte v kapitole Statistiky, Hlášení Zdroje rezervací Přehled o způsobech získání hostů (z internetu, na doporučení,..) Zprostředkovatelé

107 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Vyhodnocení Zprostředkovatelů. Hosté podle občanství Do přehledu jsou (volitelně) zahrnuty účty, spadající alespoň částečně do sledovaného období. Noci pobytů mimo toto období se do sumy přenocování nezapočtou. Jeden každý účet tak (pokud přechází např. z měsíce do následujícího) může být součástí přehledů za více období (např. měsíců). Tržby podle občanství Zahrnuje položky dokladů podle "data čerpání" (např. každá noc má svoji položku/zúčtovací řádek s datem počátku noci), nebo data vystavení souvisejícího dokladu (faktury). 8.15 Dodavatelé Pokud používáte skladovou evidenci, a přijímáte zboží pomocí příjemek, budete potřebovat definovat své dodavatele. Dodavatelé nemají prozatím samostatnou agendu, ale je možno je přidávat a editovat v rámci procesu vytvoření nové příjemky. Více viz kapitola Nová příjemka. 8.16 Kurzy měn Program používá pro přepočty placených částek do zvolené měny a také pro přepočty DPH do národní měny denní kurzy měn. Více o této problematice viz Povídání o měnách a také popis konfigurace Měny, kurzy. Denní kurzy jsou k dispozici v agendě "Kurzy měn", kam se dostanou a) ručním zadáním b) automatickým stažení z internetu (webových stránek ČNB) Ruční zadání denního kurzu 1. Otevřete agendu 2. Stiskněte kl8vesovou kombinaci [Ctrl+N], nebo vyberte příslušnou akci {Nový denní kurz} 3. Program se přepne na přepne do prázdného záznamu na záložce "Detaily" 1 4. Doplňte datum a pak postupně potřebné kurzy 5. Záznam zapište [Ctrl+Enter]. 1 Pro vložení dnešního data využijte s výhodou klávesu [mezerník] - stiskněte jej 3x 8.17 Směnárna Agenda Směnárna slouží k nákupu cizích měn (dále CM), případně k jejich prodeji. Obsahuje základní nástroje pro vytvoření odpočtu a následný tisk nezbytných přehledů. Konfigurace Před zahájením provozu nastavte podle potřeby parametry, více viz popis konfigurace programu, kapitola Směnárna. Kromě toho doporučujeme projít a případně upravit práva jednotlivých pracovníků, viz Nastavení uživatelů. Kurzy, Marže, Poplatky Program při nákupu a prodeji CM používá kurzy recepce (viz popis jejich konfigurace a agenda Kurzy měn), buď stejné, jako při platbě hotelového účtu (proto je jako výchozí marže při nákupu CM přednastavena marže 0%), nebo upravené o přednastavenou marži. Při prodeji můžete použít odlišnou (obvykle nenulovou) marži. Samotné kurzy jsou buď denní (automaticky z internetu stahované kurzy ČNB), nebo ručně zadávané (viz agenda Kurzy měn), případně výchozí, tak jak jsou nastaveny v konfiguraci Měny, kurzy. Při stanovení kurzů, jejich koeficientů a marží je nutno uvažovat i s reálně dosažitelným kurzem následného prodeje nakoupených valut. Zatímco při úhradě hotelového účtu v CM v ne zcela výhodném kurzu nehrozí reálná ztráta, při směnárenské činnosti už je situace jiná. Ke každému odpočtu můžete účtovat poplatek, v % z prodávané částky (tzn. té měny kterou vyplácíte zákazníkovi). Poplatek bývá obvykle v "mantinelech" min - max, viz konfigurace parametrů směnárny. Poplatek je vždy vyčíslen v prodávané měně, přičemž jsou-li používány "mantinely", pak ty jsou vždy přepočteny stejným kurzem jako samotná konverze. Odpočet - nákup nebo prodej cizí měny

Agendy 108 1. Otevřete agendu Směnárna, můžete použít zkratku [Ctrl+Shift+M]. 2. Vyvolejte akci [Shift+F10] {Nový odpočet}, nebo lépe zkratkou [Ctrl+N]. 3. Zvolte typ odpočtu (pokud se nepřednastaví sám jak potřebujete - vyberte zda CM nakupujete (klient platí např. USD, dostane CZK), nebo prodáváte (klient platí CZK, dostane třeba EUR), případně zda se nejedná o volnou konverzi (klient platí EUR, dostane GBP apod.). 4. Doplňte placenou, resp. požadovanou částku. Program dopočte poplatky, a částku k výplatě, resp. k úhradě. 5. V závislosti na právech obsluhy je možné ovlivnit parametry odpočtu - třeba změnit kurz, výši poplatku a pod. 6. Doplňte údaje klienta, případně jej vyberte z adresáře (pozor - od určité částky je zaznamenat údaje zákazníka povinné!). 7. Tlačítkem <OK> nebo klávesou [F8] zapište odpočet. Program (podle konfigurace) vytiskne odpočet. Storno odpočtu Odpočet není možné opravit, pouze (v závislosti na uživatelských právech) stornovat - pomocí akce {Storno odpočtu}. Odpočet je označen přeškrtnutím jako stornovaný, do příslušných pokladen se vloží opravný protipohyb. Storno není možné provést po provedené uzávěrce pokladny (pokud je v konfiguraci aktivní uzamykání provedených odpočtů uzávěrkou). Vazba na pokladny Každý provedený odpočet (s výjimkou dále zmíněných evidencí bezhotovostních konverzí) se automaticky zapíše do pokladen zúčastněných měn. Podobně se protipohybem v pokladně případné storno odpočtu. Uzávěrka pokladny (lze v konfiguraci Uzávěrky vypnout) hotové odpočty uzamkne, takže je již nelze stornovat. Odvod hotovosti Nakoupená CM je součástí valutové pokladny recepce. Odvod hotovosti na firemní účet by měl být do pokladny zaznamenán (viz Pokladna, uzávěrky). Pokud je valutová hotovost odvedena na cizí účet s konverzí do národní měny (tedy de facto prodána, např bance nebo jiné firmě), pak pro tuto operaci můžete provést běžný prodejní odpočet (kde správně nastavíte poplatky a kurz podle skutečnosti), případně odpočet v kombinaci s vhodným záznamem pohybu v pokladně. Obvykle je ale pro podobné operace vhodnější dále popsaná evidence bezhotovostní konverze. Evidence bezhotovostní konverze, bilance směnárny Hotovost odvedená na bankovní účet již není v evidenci programu (ten o ní a o bankovních pohybech "neví"). Pro účely výpočtu bilance směnárny je ale vhodné, aby se program "dozvěděl" o realizovaných prodejích nakoupené CM. Tyto prodeje do programu zaznamenáte následovně: 1. 2. 3. 4. Otevřete nový odpočet [Ctrl+N] Zaklikněte možnost "[x] Evidence bezhotovostní konverze bez vazby na pokladnu" Zvolte typ obchodu a vyplňte správně objem v obou měnách zúčastněných v konverzi. Program dopočte kurz, ve kterém konverze proběhla (tzn. v tomto případě nemá žádný význam kurz zadávat)

109 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Bilanci (orientační výpočet zisku ze směnárenské činnosti) najdete jako tiskovou sestavu v menu tisk [Ctrl+P]. Přehledy pro ČNB V tiskových sestavách najdete mimo jiné i Valutovou knihu a také povinné čtvrtletní hlášení: Poznámky: Pro provozování směnárny je (může být, podle aktuální legislativy) potřeba povolení (registrace směnárny) od ČNB. Před zahájením směnárenské činnosti prostudujte platné předpisy. Pro prodej cizích měn mohou platit odlišná pravidla, než pro jejich nákup! Konfiguraci programu přizpůsobte podle aktuálního stavu předpisů. Seznam dostupných měn je dán a nelze jej uživatelsky rozšířit. Další měny mohou být doplňovány podle zájmu uživatelů programu. Agenda je jednoduchá, obsahuje pouze základní nástroje a jako taková je určena spíše pro příležitostné použití pro účely výměn valut hotelovým hostům. Program prozatím nepodporuje světelné kurzové tabule (v případě zájmu o propojení kontaktujte výrobce programu). 8.18 Číselník států Agendu "Země" nenajdete na hlavní liště, ale v nabídce "otevři". Tento "číselník" se používá pro doplňování země trvalého pobytu, doručovací adresy a občanství v Adresáři. Zároveň je zde definován způsob, jakým budou hosté z té které země zařazováni do statistiky ČSÚ (viz. Statistika ČSÚ). Při doplňování nových států proto dbejte na správné doplnění kódů států!

Agendy 110 Přidání záznamu 1. Otevřete agendu (číselník) států. 2. Vložte nový záznam klávesou [Insert]. Tip: Pokud chcete vložit podobný název, jako už v číselníku je, nejprve jej najděte, posuňte kurzor pod tento řádek a teprve teď vložte nový záznam [Insert]. Hodnoty z předchozího (vzorového) řádku pak můžete překopírovat pomocí kombinace kláves [Ctrl+D]. 3. Postupně doplňte jednotlivá pole. Nezapoměňte na kód a název pro statistiku ČSÚ. 4. Uložte záznam kombinací kláves [Ctrl+Enter]. Nebude-li některé z polí správně vyplněno, budete na to upozorněni a záznam se neuloží. 8.19 Budíčky Budíčky lze nastavovat na pokoje (hotelové účty), ev. lze do systému vkládat jednoduchá upozornění (interní úkoly). Tuto funkci využijete např. v případě, kdy hotel nemá telefonní ústřednu s funkcí buzení. Dále můžete snadno nastavit upozornění i na jiné úkony, které musí recepce provést. Poznámka: podívejte se také na Hotelový deník. Budíček zapsaný při pořízení rezervace (účtu) Pokud při pořizování nové rezervace či účtu vyplníte pole "Budíček", ev. omezíte plánovaný budík jen na určitý den, bude po založení účtu automaticky přidán jeden nebo více nových budíčků: Budíčky budou přidány vždy jen pro období pobytu, počínaje dnem následujícím po příjezdu, tj. bude jich stejný počet, jako nocí pobytu. Pokud bude omezení na "Pouze den" mimo období pobytu, pak nebude přidán žádný budíček. Nevyhovuje-li čas shodný pro všechny dny, nebo je potřeba naplánovat více upozornění pro nový pobyt, ev. je schéma buzení složitější (nebo dokonce chcete naplánovat budíček/upozornění mimo období pobytu), čtěte dále: Vložení, zrušení, nebo oprava budíčku k existujícímu účtu V detailu účtu, na záložce č.2 je k dispozici náhled na nejbližší nevyřízený budíček a dále tlačítko, které otevírá náhled na plán budíčků:

111 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení V plánu je možno přidávat nové, nebo rušit či opravovat stávající budíčky: Pomocí průvodce lze přidat jednotlivý, nebo opakovaný budíček, s využitím mnoha pomocných tlačítek pro snadné zadání: Jednotlivé řádky, přidané pomocí tlačítka <Nový řádek> umožňují rychle zadat jednotlivý budíček mimo období pobytu. Podobného výsledku lze ale dosáhnout i editací stávajícího řádku. Pozn. Změny provedené v plánu budíčku se zapisují do databáze okamžitě, tj. zůstanou platné i pokud zavřete detail účtu tlačítkem <Storno>. Přehled budíčků, vložení interního / privátního úkolu

Agendy 112 Všechny budíčky/úkoly jsou dostupné v samostatném přehledu. Tento formulář je shodný jak pro upozornění na aktuální úkol, tak prop náhled a editaci. Formulář najdete v menu {Otevři}, tj. nemá samostatnou ikonu na nástrojové liště. V hotelových štaflích je k dispozici info o budíčcích ve formě piktogramů: Pozn.: jako "červený" se budíček zobrazuje s předstihem asi 3min. Správné zobrazení závisí i na zvoleném intervalu obnovení štaflí. Viz také Piktogramy. V přehledu lze budíčky označit jako vyřízené, zrušit je, posunout, nebo jakkoli změnit čas: Jde zde také možno přidávat nové interní upozornění - budíky/úkoly nespojené s žádným hotelovým účtem. Takový budík je možno zároveň označit jako "privátní", tj toto upozornění nebude zobrazováno jiným uživatelům:

113 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Upozornění na aktuální budíček (úkol) Program v pravidelných intervalech upozorňuje na existující úkoly. První upozornění (pokud v systému existují neprovedené budíky) se vyvolá zhruba jednu minutu po přihlášení obsluhy, dále pak v tříminutových (lze v konfiguraci programu změnit) intervalech. V závislosti na konfiguraci programu může obsluha v přehledu další upozorňování vypnout, avšak pouze po dobu, kdy bude přehled otevřený (obrázek výše). Volitelně je při upozornění také přehrán zvuk. Odložení budíčku Označený budíček lze snadno posunout o jeden z přednastavených intervalů, nebo nastavit jakýkoli jiný čas. Poznámky, tipy Při změně období pobytu se budíčky automaticky nemění, tzn. může dojít k tomu, že data budíčků jsou mimo! Pokud má uživatel otevřené nějaké tzv. modální okno (dialog který je nutno ukončit před další činností), nebude formulář s přehledem vyvolán do popředí. Uživatel bude pouze upozorněn běžnou zprávou. Po zavření dialogu (např. detailu účtu otevřeného ze štaflí), ev. celé kaskády navazujících dialogových oken bude přehled budíčků zobrazen (jeho okno se stane aktivním). K agendě budíčků je k dispozici sada uživatelských práv, která umožňuje detailně nastavit chování programu pro každého uživatele zvlášť. Např. vedoucí či manažer si může upozorňování zcela vypnout, aby nebyl obtěžován úkoly které mají na starosti recepční. Budíček vyvolá upozornění, i když naplánován na datum mimo období pobytu. Budíček na termín mimo pobyt lze využít např. k připomenutí kontroly zaplacenosti zálohové faktury, nebo jiné činnosti před či po pobytu. Uživateli, který nemá být "otravován" budíčky, stačí v konfiguraci uživatelů vypnout upozornění na společné, a na cizí budíčky. Upozornění na vlastní úkoly vypnout nelze - těch se zbavíte jedině jejich vyřízením. 8.20 Hotelový deník [Ctrl+Shift+I] Jednoduchá pomocná agenda pro zápis denních poznámek pro ostatní recepční či management hotelu, zpráv či instrukcí pro další směnu apod. Hotelový deník může nahradit nespolehlivé a neprokazatelné vzkazy ve formě papírků či e-mailů. Díky dohledatelné formě navíc poskytuje přehled o historii vzkazů pro případ pozdějších rozporů. Účelem se částečně kryje s agendou Budíčky, na rozdíl od nich je ale určena výhradně pro interní účely recepce, nikoli pro hosty. Hotelový deník (na rozdíl od budíčků) nemá žádný mechanismus upozorňování na nadcházející události či úkoly. Předpokládá se, že obsluha (pokud se deník v hotelu používá) se do deníků dívá v rámci běžné pracovní rutiny. Konfigurace programu a práv uživatelů V konfiguraci (záložka Recepce, kapitola Budíčky, hot deník) je možné nastavit automatické otevření deníku po startu programu, resp. přihlášení obsluhy. Dále je k dispozici sada práv pro obsluhu, pro editaci a další úkony: Postup vytvoření zprávy 1. Pomocí akce {Nový záznam do deníku}, nebo lépe klávesovou zkratkou [Ctrl+N] vložte do deníku nový záznam. 2. Zapište předmět (povinné pole) a podle uvážení i text zprávy, poznámku atd. 3. Pokud se zpráva nějak vztahuje ke konkrétní rezervaci nebo hotelovému účtu, můžete do deníku zaznamenat propojení na tento účet - usnadníte tak sobě i kolegům případný náhled na jeho detail: 4. Hotový záznam zapište například klávesovou zkratkou [Ctrl+Enter].

Agendy 114 Zprávy pro určený den Deník po otevření zobrazuje záznamy za posledních několik dní, seřazené sestupně podle data a času vytvoření (nebo jiného dne, pokud jej určíte): K čemu je to dobré? Při předpokládaném způsobu používání se nastupující recepční podívá na zprávy pořízené předchozí směnou, a podle jejich obsahu se nějak zařídí. Je ale zbytečné, aby četl(a) zprávy, které se vztahují až nějaké události v budoucnu, kterou prozatím není potřeba řešit. Určením dne může zadavatel zprávy zajistit, že se taková zpráva v onen den zobrazí navrchu, jako aktuální ke zpracování. Požadovat potvrzení o zpracování Zadavatel může zprávu označit "[x] Požadovat potvrzení o zpracování". U takové zprávy pak může obsluha (kterákoli, s příslušným právem) pomocí akce {Potvrdit zpracování zprávy} zaznamenat čas zpracování. Zpráva je pak v seznamu označena zelenou značkou: Příklady použití Zpráva od noční směny o zjištěné závadě (topení, výtah,..), denní směna musí zajistit opravu Upozornění na zvláštní požadavek hosta, příprava salónku Info o příjezdu/odjezdu hosta, kterému je třeba věnovat zvláštní pozornost, s vazbou na hotelový účet 8.21 Ubytovací smlouvy ABX Recepce usnadňuje vytváření ubytovacích smluv k individuálním, nebo skupinovým rezervacím. K čemu jsou ubytovací smlouvy? Po přijetí a zapsání rezervace do systému můžete vystavit smlouvu, která upravuje podmínky ubytování, způsob úhrady, opci a podobně. Vystavenou smlouvu odešlete zájemci o ubytování. Teprve po vrácení podepsaného výtisku a uhrazení zálohy (pokud ji ve smlouvě požadujete) pak označíte rezervaci jako potvrzenou. Ubytovací smlouvy využijí zejména ubytovatelé, spolupracující s cestovními kancelářemi, školami a jinými institucemi. Hlavní "vtip" je v tom, že program do správně připraveného vzoru "dosadí" namísto proměnných konkrétní údaje (den příjezdu, odjezdu, firemní údaje zákazníka a podobně. 8.21.1 Vzory ubytovacích smluv Tato agenda nemá ikonu na hlavním panelu, najdete ji v menu {Otevři}. Po instalaci obsahuje agenda jeden nebo více výchozích vzorů smluv. Pokud jste zakoupili program ještě před zavedením ubytovacích smluv, můžete výchozí vzor smlouvy vložit dále popsaným postupem pro vytvoření vzoru smlouvy (je součástí instalace jako soubor). Načtení připraveného vzoru ze souboru Přestože agenda obsahuje integrovaný editor smluv, je pohodlnější počáteční návrh vytvořit v běžném textovém editoru (MS Word, Open Office Writer, Wordpad a podobně). Pokud ale vzor nechcete použít, můžete (byť ne tak komfortně) celý návrh vytvořit přímo zde. 1. Připravte vzor smlouvy, včetně proměnných, viz proměnné. Hotový vzor uložte volbou {Soubor} - {Uložit jako...} jako Rich Text Format (.rtf). 2. Otevřete agendu volbou {Otevři} - {Vzory ubytovacích smluv}. 3. Vyberte akci {Nový vzor smlouvy}, nebo použijte kombinaci kláves Ctrl + N. 4. Program nabídne možnost načtení vzoru ze souboru. Vyberte příslušný soubor. 5. Doplňte zkratku a případný popis vzoru 6. Podle potřeby dolaďte vzor v integrovaném editoru a uložte (Ctrl+S). Hotový vzor můžete vyzkoušet (zobrazit náhled) pomocí příslušné akce, nebo tlačítkem na nástrojové liště editoru.

115 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Editor vzorů smluv Integrovaný editor poskytuje pouze základní funkce pro formátování textu. Pokud chcete použít funkci, kterou neobsahuje, můžete rozpracovaný vzor uložit do souboru, ten otevřít ve vhodném textovém editoru a po upravení opět načíst do vzorů. Tipy a poznámky: Celý obsah, nebo jen některé prvky můžete přenášet nejen pomocí uložení a znovunačtení ze souboru, ale také pomocí schránky (Ctrl+C, Ctrl+V). Integrovaný editor ani výsledná sestava nemusí podporovat všechny formáty a prvky, které najdete ve vašem Wordu. Doporučujeme se proto při jejich používání "držet při zemi". Editor automaticky zalamuje řádky podle své aktuální šířky. Na výsledné sestavě bude pravděpodobně konec řádků jinde. tzn., to co vidíte v editoru nemusí přesně odpovídat papírové podobě. Editor "umí" pouze jednoúrovňové Undo (krok zpět, Ctrl+Z) a Redo (vrať změny, Ctrl+Y) Při instalaci nové verze Recepce se aktualizují vzory dodávané v souborech (v adresáři..\recepce3\smlouvy_vzory). Proto nedoporučujeme ukládat vlastní vzory do stejně pojmenovaných souborů. Přidělení vzoru zákazníkovi Chcete-li obsluze zjednodušit výběr vzoru, můžete v adresáři (na záložce č.3) zákazníkovi přidělit jeden vzor jako výchozí. Proměnné ve smlouvách Ve vzorech můžete požívat následující proměnné (parametry). Parametr se ve vzoru uvádí vždy ve formátu %nazev_promenne %. Pokud má být text dosazený namísto proměnné tištěn např. tučně, jiným fontem a podobně, formátujte potřebným způsobem i proměnnou ve vzoru. a) Údaje ubytovatele přebírá se z konfigurace firmy): %ub_firma1% %ub_firma2% %ub_ulice1% %ub_psc% %ub_mesto2% %ub_ico% %ub_dic% %ub_zapis_v_or% - spisová značka zápisu v obch. rejstříku %ub_banka_cz% - číslo účtu, česká verze %ub_banka_en% - číslo účtu, anglická verze %ub_banka_de% - číslo účtu, německá verze %ub_kontakty% - telefon, e-mail a další kontakty lze pro každou smlouvu upravit: %ub_zastupce% - celé jméno přihlášeného uživatele, který smlouvu vytvořil %ub_kde% - místo podpisu smlouvy, např. "Praha" (z konfigurace firmy) %ub_dne% - den podpisu smlouvy b) firemní či osobní údaje objednatele: přebírá se z údajů hosta v adresáři: %h_jmeno1% - jméno hosta nebo název jeho firmy %h_jmeno2% - druhý řádek firemního názvu %h_adresa1% %h_adresa2% %h_psc% %h_mesto% %h_stat% %h_ico% %h_dic% %h_kontakty% - kontakty z adresáře (telefony, email) lze pro každou smlouvu upravit: %h_zastupce% - odpovědná osoba (výchozí je údaj "kontakt" z adresáře) %h_kde% - místo podpisu smlouvy, např. "Brno"

Agendy 116 %h_dne% - den podpisu smlouvy c) údaje vkládané do textu smlouvy (): %cislo_smlouvy% - číslo smlouvy %od% - datum počátku pobytu (příjezd) %do% - datum konce pobytu (odjezd) %pokoje% - specifikace rezervovaných pokojů (např. "1 * 2L, 1 * 3L ") %noci% - počet nocí pobytu %osob% - počet dospělých osob %deti% - počet dětí %ubytovanych% - počet dospělých i dětí dohromady %cena_osoba% - celková cena za dospělou osobu za den pobytu %cena_dite% - celková cena za dítě za den pobytu %cena_info% - jakákoli poznámka k ceně nebo specifikace stanovení ceny %strava% - poskytovaný rozsah stravy %celkem% - celková cena za pobyt (denní cena x počet dní) %zaloha_procent% - v jaké výši % z celkové ceny musí objednatel uhradit zálohu %zaloha_celkem% - vypočtená výše zálohy (nelze editovat) %opce% - den, do kterého je nutno potvrdit rezervaci (nebo zaplatit zálohu) %mena% - měna, ve které bude pobyt účtován %dph_ubyt% - % sazba DPH, ve které bude pobyt účtován %dalsi_ujednani% - doplňující text %text1% - další doplňující text pro jakoukoli pasáž smlouvy %text2% - další doplňující text pro jakoukoli pasáž smlouvy Důležité poznámky a tipy: Pokud nenajdete vhodný parametr (proměnnou) pro zamýšlené znění smlouvy, pak vložte do vzoru potřebný text "natvrdo", případně použijte jeden ze dvou doplňkových textů, který pak ručně vyplníte při vytvoření smlouvy. Některé parametry (např. cena za osobu) nemusí mít programem předvyplněné hodnoty. Např. u skupin, nebo pokud je cena stanovována za pokoj, je obtížné stanovit, kolik je vlastně cena za osobu. Pro účely smlouvy je tedy nutno podle potřeby tento parametr vyplnit ručně. Podobně mohou mít některé parametry jako hodnotu přednastaven průměr z účtů ve skupině a pod. Pro různá znění a různé jazyky lze vytvořit neomezené množství vzorů smluv. 8.21.2 Vytvoření ubytovací smlouvy k rezervaci 1. Otevřete detail rezervace/účtu (obvykle dvojklikem ze štaflí), nebo jej najděte v agendě Rezervace a hotelové účty. 2. Vyvolejte akci {Ubytovací smlouva...} 3. Pokud k rezervaci ještě není vytvořena smlouva, program nabídne výběr vzoru (pokud má zákazník v adresáři přednastaven konkrétní vzor, nemusíte jej vybírat) a otevře formulář pro nastavení parametrů smlouvy. Nastavení parametrů Nastavitelné parametry jsou k dispozici v tabulce. Podle potřeby upravte jejich hodnoty. Nepotřebné parametry můžete odstranit klávesovou zkratkou Ctrl+Delete. Parametry nelze ale vkládat (přidávat). Obnovení výchozích parametrů Tato volba vrátí zpět všechny případně smazané parametry a naplní je výchozími hodnotami (z příslušejícího účtu). Tisk / odeslání smlouvy Smlouvu můžete běžným způsobem vytisknout, nebo ji pomocí následující volby "Rychlý export / odeslání.pdf" můžete odeslat e-mailem. 8.22 Vnitřní účty Tuto agendu najdete v menu {Otevři}. Zde můžete pomocí příslušné akce přidávat nové vnitřní účty, případně je editovat nebo odstraňovat. Ke každému účtu je k dispozici i přehled převodů. Vnitřní účty jsou určeny především k odpisu položek "na účet podniku", tzn. položek, které nejsou nebo nemohou být účtovány zákazníkovi, případně jsou účtovány mimo systém Recepce (fakturace proběhla přímo v účetním systému), nebo se jedná o barterové plnění a podobně. Výhodou je, že převody na vnitřní účty mohou být volitelně zahrnuty do přehledů prodeje, viz agenda Přehled prodeje. Další informace o převodech na vnitřní účet viz Odjezd (Check-out). Pozn. Namísto převodu na vnitřní účet je možno nastavit nulovou cenu položek, pokud to umožňují práva obsluhy.

117 8.23 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Zprostředkovatelé Hotelovým účtům lze přidělovat tzv. zprostředkovatele, a to jak při pořízení účty (rezervace), tak později. Agenda (číselník) Zprostředkovatelé Formulář otevřete volbou {Otevři}{Zprostředkovatelé}. Novou položku můžete přidat volbou {Akce}{Nový zprostředkovatel}, resp. zkratkou [Ctrl+N]. Nastavení zprostředkovatele Buď na poslední stránce průvodce vytvořením nového pobytu, nebo na záložce "Doplňkové info" v detailu rezervace (účtu) najdete pole prop výběr zprostředkovatele ze seznamu, ev. jeho vymazání: Vyhodnocení zprostředkovatelů Součástí agendy Přehled prodeje je vyhodnocení zprostředkovatelů. Pomocí filtru lze do přehledu zahrnout např. pouze realizované pobyty a/nebo jen vybrané typy položek - pokud např. vyplácíte provizi jen z ubytování, a ne z doplňkového prodeje. Můžete tedy snadno sestavit pro každého zprostředkovatele samostatný přehled/vyúčtování po jednotlivých pobytech, ve kterém budou zohledněna jen ta část ceny/tržby, ze které se provize počítá: 8.24 Sledovač uživatelů V systému ABX Recepce je k dispozici sledování přihlášení a odhlášení uživatelů. Tato agenda poskytuje přehled o přístupech do systému - kdo, kdy a z jakého počítače. Eviduje se čas přihlášení a odhlášení (čas počítače sloužícího jako server). Pokud nedojde ke korektnímu odhlášení uživatele (například při havárii programu, výpadku napájení a podobně), je při dalším přihlášení stejného uživatele ze stejného počítače původní záznam o přihlášení označen. Při neúspěšném přihlášení (chybném zadání hesla) je tato skutečnost zaznamenána, včetně chybně znění hesla. Administrátor či manager tak může odhalit neúspěšný pokus o průnik do systému pod cizím jménem. V závislosti na nastavených oprávněních je možno ze sledovače smazat jednotlivé záznamy, nebo pomocí akce celou zobrazenou historii.

Agendy 118 Jednotlivým uživatelům je možno v nastavení programu nastavit, zda mají být jejich přihlášení logována: Tip: Pokud není agenda "Sledovač" součástí vaší licence, můžete všem uživatelům vypnout právo pro zobrazení této agendy, aby se nezobrazovala na liště ani v nabídce {Otevři}. 8.25 Modul Telefony.exe - import dat z ústředny Pokud jsou v pokojích instalovány telefony s možností volat ven, je potřeba venkovní hovory tarifikovat a cenu za zjištěné hovory přenášet na hotelové účty. Následující text je určen pro odborníky a servisní techniky: Komunikace s ústřednou Recepce není tarifikační program a nestará se o komunikaci s pobočkovou ústřednou (dále jen PU), ani o ocenění hovorů. Předpokládá se a je obvyklé, že dodavatel PU nainstaluje a zprovozní tarifikační software (Obvykle Ateco Wintel, nebo Allwin od firmy ALL.COM software, případně jiný). Tento program komunikuje s PU, stahuje data o uskutečněných hovorech, tarifikuje je a dále ukládá ve formátu vhodném pro import do Recepce. Import dat z výstupu tarifikačního programu do SQL databáze systému ABX Recepce zajišťuje služba Telefony.exe. Způsoby tarifikace V zásadě existují dva způsoby tarifikace: a) pomocí tarifních impulsů 16kHz, které posílá operátor během hovoru. Impulsy mají danou cenu (např. 2,50Kč). Recepce si přebírá zaznamenaný počet impulsů za hovor, přičemž cenu za impuls účtovanou hostovi je možno nastavit dle potřeby. b) tzv. pseudotarifikace, kdy cenu za hovor vypočítává tarifikační program (tedy obvykle software Wintel nebo Allwin, dále jen TSW). I v tomto případě lze cenu hovoru při importu do recepce upravit vhodným koeficientem. V praxi to ale není potřeba, vhodný koeficient se nastaví už v TSW. V případě použití pseudotarifikace doporučujeme udržovat tarifní tabulku aktuální v souladu s vývojem cen tarifů operátora. O aktualizaci požádejte vašeho správce PU. Konfigurace komunikačního/tarifikačního software (TSW) TSW se vyskytuje u zákazníků v mnoha verzích, které se mohou lišit co do chování a způsobu konfigurace. Detailní popis jejich nastavení je tedy nad rámec této příručky. V zásadě je potřeba dosáhnout toho, aby TSW pravidelně ukládal do souboru data o hovorech v rozsahu: Datum a čas hovoru

119 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení číslo volající pobočky volané číslo doba trvání hovoru počet tarifních impulsů a/nebo cena hovoru Ostatní údaje, které může TSW do výpisu přidávat nejsou pro naše účely podstatné. Poznámky pro nejobvyklejší TSW: Wintel - nastavte periodicky vytvářenou sestavu "Přehled po pobočkách". Pozor, v globálním nastavení formátu hodnot nastavte dostatečný počet znaků pro jednotlivé údaje, jinak se může stát, že např. vyšší částky nebudou správně zobrazeny, nebo, což je horší, dojde k rozbití formátu a dat, což znemožní import do Recepce. Aby Wintel neblikal, nainstalujte jeho modul "Zápis" jako službu, ne jako aplikaci. Nastavení Wintelu je poměrně komplikované a není vždy snadné dosáhnout požadovaného výsledku. Je proto lépe ponechat tuto konfiguraci odborníkovi. Allwin - tento program se nastavuje mnohem snadněji, postačí zadat cestu pro ukládání dat. Novější verze již mají dokonce připravený.csv formát pro hotelové systémy. Instalace služby Telefony.exe Aplikaci Telefony.exe najdete po instalaci programu v adresáři programu, obvykle C:\ABX\Recepce3, odkud ji můžete ručně spustit. Automatické spuštění po zapnutí počítače můžete zajistit takto. a) instalace jako služba (doporučeno): Po spušťění telefony.exe se objeví ikona v tray liště (vedle hodin). Dvojklikem na ikonu otevřete okno aplikace. Přepněte se na záložku Nastavení. Program bude vyžadovat "speciální" heslo pro konfiguraci, které Vám sdělíme na požádání ústně. Následně použijte připravené tlačítko, které provede instalaci (případně odinstalaci) služby. Po restartu počítače byste již měli najít běžící proces telefony.exe ve správci procesů. b) jako aplikace: přidejte zástupce programu do složky "Po spuštění" v nabídce start vašich Windows. Poznámky: Pro síťové instalace: Aplikace telefony by měla běžet pouze na jednom z počítačů zapojených do systému - nejlépe na stejném, kde běží TSW. V ojedinělých případech se jedná o počítač, kde není nainstalována Recepce. Je sice možné telefony.exe přenést i na jiný počítač, ale pak nebude zaručena její případná automatická aktualizace při instalaci nové verze. I v tomto případě je proto obvykle výhodnější spouštět telefony.exe na hlavním počítači, který slouží zároveň jako server pro data. Pak je nutno zajistit síťový přístup (sdílení) k souboru s daty na jiném počítači. Instalace nových verzí. Instalátor kontroluje, zda telefony.exe běží, a pokud ano, pokusí se je ukončit a opět spustit. Pokud se toto z jakýchkoli důvodů nepodaří, je vhodné ukončit aplikaci ručně (pravé tlačítko na ikoně na liště), aby mohl instalátor nahradit spustitelný soubor novou verzí. Konfigurace služby Telefony.exe Prvním krokem je nastavení cesty k databázi. Více o připojení najdete v popisu nastavení Databáze. Obvykle můžete převzít specifikaci z nastavení hlavního programu. Tlačítkem [Připoj] vyzkoušejte, zda je cesta k databázi definována správně. Pokud ano, zobrazí se další nastavovací prvky ve spodní části formuláře:

Agendy 120 Změněné nastavení se uloží příslušným tlačítkem do pracovní databáze programu, takže se uchovává spolu s ostatními daty Formát uložení dat, maska Data mohou být uložena buď v textovém (plain-text) formátu, nebo v.csv (comma separated); Recepce podporuje oba. Aplikaci Telefony.exe je třeba specifikovat formát pomocí tzv. masky, ve které se používají následující identifikátory jednotlivých částí formátu: Údaj Vyjádření v textovém formátu vyjádření v.csv DD/MM/RR datum hovoru Oddělovač se ignoruje, stejně jako případné první dvě číslice čtyřciferně uváděného data (nahraďte je jinými znaky, např. DD/MM/**RR). čas začátku hovoru H2:M2:S2 DD H2 H3:M3:S3 1. délka hovoru. N číslo pobočky (vnitřní linky) Pozn: čísla linek je nutno nastavit v agendě "Pokoje". Nemusejí souhlasit s čísly pokojů. Viz agenda Pokoje. Některé ústředny (např. ATEUS OMEGA) ukládají délku hovoru v sekundách. V tomto případě zapište TTTT..T (počet T podle počtu číslic v záznamu) a v nastavení přepněte formát trvání hovoru H3 pro formát H:M:S nebo TT pro sekundy xx Zapište tolik x, kolika místná jsou čísla, pro 3-místná zapište tedy xxx. xx CCCCCCCCCCC volané číslo Zapište tolik C, kolika místný je údaj. Do počtu C zahrňte i mezery před CC

121 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení údajem. počet tarifních impulsů iiii Tolik i, kolika místný je (může být)tento údaj. Úvodní mezery v souboru nevadí. ii eeeeee cena hovoru v Kč Tzv. příznak, který do souboru zapisují např. ústředny Siemens. Jednoznakový příznak odlišuje různé typy hovorů (příchozí, odchozí apod.) Pokud příznak nevyplníte, budou se importovat všechny hovory. Naopak můžete zapsat i několik příznaků oddělených čárkou, ( 2,5 ); pak se budou importovat pouze řádky s tímto příznakem. Použijte v případě, že používáte pseudotarifikaci. P ee nepoužito Je lhostejné, v jakém pořadí se výše uvedené parametry (hodnoty) vyskytují v záznamech z ústředny. Pokud ústředna do souboru ukládá i jiná data (nadpisy, komentáře apod.), program je bude ignorovat. Mezery nebo prostor pro nepodstatná data musíte v masce vyplnit jinými než předepsanými znaky (mezerou, *, podtržítkem apod.). Příklad masky pro textový formát: DD.MM.YYRR*H2:M2*xxx***CCCCCCCCCCCCCCCCTTTTTeeeeeeeeee Příklad masky pro.csv formát (pokud mezi středníky není žádný symbol pro hodnotu, znamená to, že se tato část.csv dat bude ignorovat: DD;H2;;;xx;CC;;H3;ii;ee;; Jak správně vytvořit masku? Zdrojový soubor otevřete v editoru, např. notepadu, v neproporcionálním fontu. Masku vytvořte přímo pod vzorovým řádkem a následně přeneste do Telefonů. Ve zdrojovém souboru musí být každý záznam oddělen znakem konce řádku. Chybné, nebo masce nevyhovující řádky se ignorují. Naimportovaná data se ponechávají ve zdrojovém souboru, nebo je smaže (vyprázdní zdroj), nebo přesune do záložního souboru. Pokud není nutné zachovat zdroj kompletní pro jiný software, doporučujeme přesouvat naimportovaná data do záložního souboru. Služba Telefony totiž jinak při každém importu musí konvertovat všechna data, která jsou ve zdrojovém souboru! Některé ústředny, resp. jejich komunikační programy mohou ukládat data pod jménem, které se mění např. podle měsíce. V tom případě zapište název souboru např. takto: C:\RECEPCE\USTREDNA\*.*. V adresáři pak ovšem nesmí být jiný soubor. Po importu je vhodné zdrojový soubor smazat (nastavení služby Telefony). Volbu Doplňovat chybějící mezery a Doplňovat chybějící dvojtečky aktivujte tam, kde ústředna někdy vynechá mezeru nebo dvojtečku ve formátu, např. díky chybě v komunikaci mezi ústřednou a počítačem. Mezery musí být zadány podtržítkem (_), dvojtečky dvojtečkou (:) jakékoli jiné znaky, které se mají ignorovat, např. pořadové číslo odchozí linky musíte nahradit jiným nevýznamným znakem (třeba *). Takto lze opravit některé chybné záznamy. Potřeba korigovat chybná data se vyskytuje jen sporadicky a když už, je spíše namístě hledat příčinu. Konfigurace prostředí Recepce Popis nastavení programu Recepce související s telefony najdete v popisu konfigurace programu, kapitola Telefony. 9 Statistiky, Hlášení ABX Recepce disponuje nástroji pro zpracování nejběžnějších typů úředních statistik a hlášení: Přehled pro Cizineckou policii Ubytovací a rekreční poplatek Statistika ČSÚ Narozeniny hostů

Statistiky, Hlášení 9.1 122 Přehled pro Policii / Ubytovací kniha Pokud nevedete paralelně klasickou "papírovou" evidenci hostů, budete potřebovat sestavy pro účely hlášení cizinců cizinecké policii, případně pro účely archivace v papírové formě. Program umožňuje několik způsobů, jak seznam hostů sestavit (nenahlášení, příjezdy v období,...). Po odeslání sestavy na tiskárnu (nebo elektronického hlášení) program nabídne označení hostů jako nahlášených. Je tedy snadné oznámit pouze nové hosty. Tipy pro papírovou sestavu: Kromě vlastního názvu sestavy můžete také nastavit první pořadové číslo záznamu v ubytovací knize. Tím dosáhnete navazujících záznamů v průběžně tisknutých seznamech hostů. Elektronické hlášení Současná právní úprava umožňuje odesílání seznamu hostů e-mailem. Bližší informace a materiály vám poskytne Cizinecká policie, nebo je naleznete na jejích stránkách (odkazy nemusí být veřejné, obdržíte po registraci). Doporučený postup: 1. Opatřete si elektronický podpis (např. na poště) a nainstalujte jej do svého PC 2. Vyžádejte si registraci a pokyny pro elektronické odesílání na stránkách www.policie.cz V době tvorby této příručky byly v platnosti následující odkazy: http://www.policie.cz/clanek/oznamovani-ubytovanych-cizincu-ubytovatelem.aspx http://www.policie.cz/clanek/zjednoduseni-a-zkvalitneni-spoluprace.aspx 3. Po obdržení registračních údajů (číslo IDUB, zkratka),pokynů a excel aplikace můžete odesílat hlášení pomocí poštovního programu (např. Outlook), který "umí" odesílat elektronicky podepsané zprávy. V příloze musí být soubor se seznamem hlášených hostů ve formátu.unl. a).unl soubor vytvořený ručně Hosty zapíšete ručně do.xls souboru UbyPrototype_xx.xls (který obdržíte od Policie po registraci) a pomocí tlačítka na jeho první straně vygenerujete.unl. Ručně vytvoříte e-mail, je které vygenerovaný soubor připojíte. b).unl vygenerovaný programem 1. Otevřete formulář policejního hlášení příslušnou volbou z menu {Statistiky, hlášení} 2. Nastavte vhodná kritéria pro výběr hostů a vyplňte parametry pro odeslání (IDUB, zkratka atd.) 3. Pokud nevyhovuje přednastavený datum a čas vytvoření souboru, upravte jej, protože datum a čas se použije jako název exportního.unl souboru.. Pokud budou při exportu zjištěny chyby, můžete na záložce "" zjistit, o jaké nedostatky se 4. Proveďte export jedná, a opravit je: a) v adresáři (znovunačtením dat se změny promítnou do seznamu, pak opakujte export) b) přímo v seznamu hostů:

123 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení, nebo (pokud např. na tomto PC není 5. Pro odeslání vytvořeného souboru(ů) můžete využít volby nainstalovaný el.podpis) lze soubory přenést na jiný počítač, kde vytvoříte e-mail ručně. Pro otevření složky se souborem lze tlačítka. Poznámky, tipy: Před prvním odesláním.unl vygenerovaného programem jej můžete zkusit naimportovat do UbyPrototype_xx.xls, pro ověření, že je ve správném formátu, případně zjištění chyb. Recepce kontroluje data o hostech na chyby podle dokumentace PČR, ale přesto je možné, že některé chyby v datech budou zachyceny až při přijetí hlášení. Věnujte proto prosím pozornost potvrzení o doručení, které by se vám ze serveru mvcr.cz mělo vrátit. Případné rozdíly v kontrolách nám, prosíme, oznamte, abychom mohli kontroly sjednotit. Pokud dojde ze strany policie ke změně formátu, může se stát, že výstup z Recepce bude dočasně nekompatibilní. Již odeslané.unl hlášení nelze do Recepce znovu načíst; je buď možno vytvořit hlášení znovu (nastavením vhodných parametrů), nebo načtěte odeslaný.unl soubor do UbyPrototype_xx.xls, kde jej opravíte a znovu vyexportujete. Již při sestavení hlášení se program snaží vyřešit některé (časté) chyby v datech, jako např. titul zadaný do pole pro příjmení a podobně. Hotová hlášení zůstávají v adresáři..\hlaseni_idub\. Podle uvážení můžete jednou za čas tato hlášení smazat. 9.2 Ubytovací a rekreační poplatek Skoro každý provozovatel ubytovacího zařízení je povinen odvádět poplatky z ubytovací kapacity, případně rekreační (lázeňské) poplatky příslušnému obecnímu (městskému) úřadu. Výše poplatků, metodika jejich výpočtu a období pro jejich odvod (měsíc, čtvrtletí) je různá; závisí na místní vyhlášce. Program je možno nakonfigurovat tak, že požadovaný přehled (výpočet výše odváděného poplatku) je dílem okamžiku. Na čem tedy výše poplatku závisí? a) Na nastavení parametrů (výše poplatků, zda se účtují i za děti a do jakého věku atd.). Konfiguraci pro místní poplatku najdete v nastavení programu, podrobnosti naleznete v kapitole o nastavení Místní poplatky). b) jednotlivým hostům se v průběhu ubytování nastavuje, zda je za ně odváděn poplatek, zvlášť ubytovací a zvlášť rekreační. Program sice tento parametr přednastaví podle věku osoby, ale obsluha má možnost toto změnit (v závislosti na oprávnění). c) do jisté míry lze ještě ovlivnit jak rozsah tak vzhled přiznání před jeho sestavením (výtiskem).

Statistiky, Hlášení 124 Pozor, podle vyhlášky platné v době vzniku této agendy je pro odvod poplatků rozhodující den odjezdu - na rozdíl od jiných přehledů, kde je výběr prováděn podle dne příjezdu (datum, pod kterým noc figuruje v hotelovém účtu). Proto nemohou čísla z tohoto hlášení souhlasit s čísly např z Přehledu prodejů. Od verze 3.40.51 je volitelnou součástí přehledu i počet osob, které se v daném období ubytovaly. Některé úřady tento údaj vyžadují, zvlášť tuzemce a cizince. V případě pobytu zasahujícího do více sledovaných období se osoby započítají do všech období, do kterých jejich pobyt spadal. Součet počtů osob z více hlášení se proto nerovná počtu skutečně ubytovaných hostů např. za rok! Poznámka k přidávání poplatku hostům do účtu Poplatek je provozovatel povinen odvádět bez ohledu na to, zda tento poplatek byl či nebyl hostu explicitně vyúčtován. Je na uvážení provozovatele, zda mu "stojí za to" poplatek do účtů přidávat či nikoli. Pokud se jedná o dražší hotel, je asi zbytečné přidávat k účtu ještě pár korun na poplatky, naopak, levná ubytovna si možná nebude moci dovolit toto zanedbat. Důležitým aspektem ve vztahu v celkové ceně za pobyt je skutečnost, že poplatky (pokud jsou účtovány ve se stejné výši v jaké je stanovuje místní vyhláška) nepodléhají DPH. 9.3 Statistika ČSÚ Měsíční dotazník [CR 1-12] a čtvrtletní [CR2-04] Většina hotelů musí ČSÚ odevzdávat tyto pravidelné měsíční dotazníky. Recepce "umí" vytisknout kompletní formulář, vč. všech textů, loga ČSÚ a metodických pokynů. Některé údaje pro dotazník recepce vypočte z dat o pobytech, jiné musíte vyplnit sami. Vyplněná data se ukládají pro příští použití. Vypočtená data: přehled o ubytovaných osobách podle národností. počty realizovaných "pokojodnů" průměrná dosažená cena za pokoj Poznámky: Statistika je zpracována podle metodického pokynu ČSÚ, tj. správně počítá ubytované na přelomu roku (kdy se počítají jak do prosince tak do ledna) atd. Roztřídění cizinců ze zemí, které nemají v dotazníku vlastní řádek do skupin "Ostatní Asie", "Ostatní Afrika" a pod. se děje podle číselníku zemí. Pozor na správné zatřídění zemí, které si případně sami do tohoto číselníku přidáte, nebo upravíte. Více viz Číselník států. Účty bez hostů nemusí být započteny Pokud je snídaně zahrnuta v ceně (není účtována samostatnou položkou), bude zahrnuta i ve spočtené průměrné ceně za pokojoden. To samé platí i pro místní poplatky. Výpočet probíhá v nastaveném období od-do, některé parametry je možné ovlivnit pomocí [x] zaškrtávacích voleb. Data, která musíte vyplnit (případně je program předvyplní a je na obsluze, zda je takto ponechá, nebo upraví): Kontaktní údaje Veškeré údaje o hotelu (kategorie, kapacita, lůžka, provozní data) Kongresy Komentáře, poznámky. Poznámky: Skryté pokoje se do předvyplněného počtu zahrnují, narozdíl od "systémových" (technických), "mimo provoz", nebo těch, které jsou označené jako smazané. Jako průměrné počty pokojů/lůžek se použijí stejné počty jako pro celkový počet pokojů/lůžek, protože program (alespoň

125 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení prozatím) nijak nepracuje s časově definovanými odstávkami pokojů (pokoj je buď trvale v provozu, nebo mimo provoz). 9.4 Narozeniny hostů Automatická informace V nastavení programu, záložka Recepce, kapitola "Hosté" lze nastavit, zda má program po startu (a dále pak vždy po změně přihlášené obsluhy nebo systémového data počítače) zjišťovat, zda některý z ubytovaných (nebo očekávaných) hostů nemá narozeniny. V případě, že jsou takoví hosté nalezeni, zobrazí se jednoduchá zpráva: Poznámky: Informace se sestavuje se zpožděním 2 minuty od přihlášení obsluhy. Obsluha má možnost si kdykoli vyžádat shodnou informaci volbou z menu {Statistiky, hlášení}: Program do informace zahrnuje hosty se zadaným datem narození, kteří jsou a)vlastníky účtu b)ubytovaní jako hosté na účtu jiného vlastníka. Účet může být v jakémkoli stavu (kromě označení jako smazaný), tzn, obsluha musí sama posoudit (nejlépe náhledem do agendy Denní stav hotelu - přehled), zda je informace zcela relevantní (např. zda hosté vůbec dorazili apod.). Pokud je host zároveň vlastníkem i ubytovaným, vlastníkem více účtů, nebo je vlastníkem jednoho a ubytovaným v účtu jiného vlastníka apod., bude v seznamu oslavenců uveden vícekrát. Je na obsluze, aby se rozhodla, který záznam vzít v potaz (např. do kterého souvisejícího účtu vložit narozeninovou slevu apod.). Doporučujeme v nastavení programu ponechat předstih pro zjišťování alespoň 1 den; mimo jiné tak budou do přehledu pro 28.2. zahrnuti hosté, narození 29.2. Automaticky sestavovaná a zobrazovaná informace o narozeninách hostů je omezena na 20 řádek. Automatické info lze každému uživateli (například účetní to nezajímá) vypnout v konfiguraci práv, v části RecepceStatistiky: Souhrnný přehled o narozeninách hostů, s možností náhledu na detaily hostů a jejich hotelových účtu, viz Denní stav hotelu

Statistiky, Hlášení 126 přehled. 9.5 Podklad pro kontrolní hlášení DPH 101c Od 1.1.2016 platí novela zákona č. 235/2004 o DPH. Podle 101c musí plátci DPH podávat tzv. kontrolní hlášení (dále KH), ve kterém uvádějí samostatně uskutečněná plnění (vystavené daňové doklady) nad 10.000Kč, pokud tato plnění byla ve prospěch jiných osob povinných k dani (tedy jak plátců tak neplátců DPH). Sestavení samotného hlášení, resp. jeho odeslání v elektronické podobě není úlohou pro tento program, ale pro účetní software, ve kterém povinný subjekt vede své účetnictví. Recepce poskytuje následující podporu pro splnění výše uvedené povinnosti: a) Podklad pro kontrolní hlášení k DPH (dále jen PKH) Tato tisková sestava, kterou najdete v menu {Statistiky, hlášení}, sestaví jednoduchý přehled pro účetní(ho). Je podle něj jednak možné zkontrolovat, zda jsou k dispozici všechny doklady k samostatnému zaúčtování (a pokud ne, můžete provést dotisk), a také zaúčtovat zbytek tržby souhrnným dokladem (přílohou může být sestava z agendy Doklady "Přehled a sumář zobrazených dokladů"). b) Možnost filtrovat doklady podle toho, kam mají být zařazeny v kontrolním hlášení Zejména, pokud budete chtít doklady nepodléhající části A.4. hlášení zaúčtovávat souhrnně, jedním dokladem, oceníte možnost vyfiltrovat zbytek dokladů: Které doklady budou zahrnuty do A.4 části? Budou to doklady, které jsou přiřazeny zákazníkovi z adresáře, který má doplněné DIČ. doplňování DIČ do dříve vystavených dokladů může to mít vliv i na KH. Proto pozor na dodatečné Zaúčtování tržby... Informace o možných způsobech zaúčtování tržby vč. příkladu najdete v dokumentu "Informace a pokyny pro účetní: Kontrolní hlášení podle 101c, od 1.1.2016", který je ke stažení k dispozici přímo z programu:

127 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení Důležité poznámky Dodatečná oprava zákazníka v Adresáři, např. doplnění/výmaz jeho DIČ může mít za následek změnu podoby souvisejícího PKH. PKH je dostupný uživatelům s oprávněním 'Zobrazení Podkladu pro Kontrolní hlášení k DPH'. 10 Weblink 1 - poptávkový systém Pokud má ubytovací zařízení vlastní webové stránky, vyskytne se často požadavek na on-line příjem žádostí o ubytování. To obvykle znamená naprogramování webového formuláře propojeného s databází. Uživatelé systému ABX Recepce R3 mají možnost využít hotové řešení pro příjem a zpracování poptávek "Weblink". Do stránek hotelu se vloží poptávkový formulář jako tzv. iframe; jeho obsah se načítá z dodaných zdrojových kódů (viz dále). Vše běží na vašem serveru, pouze pořízená data jsou uložena na serveru výrobce programu (ab-x.cz), odkud s nimi dále pracuje klientská část). Služba je zřizována na žádost a za zřizovací poplatek. Provoz zdarma, ale je vázán na úhradu zákaznické podpory (první rok je podpora zdarma). Weblink je určen pouze k přijetí poptávky, vlastní rezervace se pořizuje ručně, podle příchozího požadavku. Weblink neumožňuje stanovit pohyblivou cenu během období, ani neumožňuje zobrazit skutečně volnou kapacitu. O přijetí požadavku je uživatel informován e-mailem a upozorněním přímo v aplikaci ABX Recepce. Demoverzi weblinku najdete zde: http://www.ab-x.cz/software/recepce-3-weblink-demo1.php Současně nabízíme i vyspělejší systém Weblink 2, který umožňuje přímý zápis rezervace do databáze programu, tj. není nutný ruční přenosu přijatých požadavků. 10.1 Instalace a konfigurace webové části Podmínkou pro fungování je funkční PHP podpora na serveru, kde jsou stránky hostovány. Instalaci a případné úpravy svěřte vašemu webmasterovi. Následující řádky jsou určeny odborníkům: 1. Součástí dodávky weblinku jsou zdrojové PHP kódy, které nahrajete v nezměněné adresářové struktuře např. do rootu vašeho webu. 2. V adresáři../inc najdete soubor config.php. V něm upravte přihlašovací údaje (zapište přidělené přihlašovací jméno a heslo) např. takto: $login = 'hotel_mujhotel'; $pwd = 'dr4563luty'; Dále nastavte adresy, kam se mají odesílat e-mailová upozornění (a také z jaké adresy budou posílána potvrzení hostům): $wl_emails = array('<recepce@mujhotel.com>','reditel@mujhotel.com'); (na tyto adresy půjde informační zpráva o přijetí nové poptávky) $wl_mail_from = 'Můj Hotel<recepce@mujhotel.com>'; (bude v hlavičce e-mailu jako odesílatel) 3. Do stránky, ve které má být poptávkový formulář zobrazen, vložte na správné místo následující kód: <iframe src='../weblink_client/wl.php?lang=cz' scrolling='auto' width='500' height='400' frameborder='0'> </iframe> (src přizpůsobte podle toho, kam jste umístili zdrojové kódy, viz výše) Poznámky: Poskytnuté zdrojové kódy si můžete přizpůsobit podle potřeby (např. css styl, texty a podobně). 10.2 Klientská část - konfigurace 1. V konfiguraci programu (záložka Recepce, kapitola Weblink) zapište přidělené přihlašovací údaje a aktivujte upozorňování na nové žádosti. 2. Otevřete agendu Weblink (nemá samostatnou ikonu na liště, najdete ji ve volbě {Otevři}. 3. Na záložce Pokoje klepněte na tlačítko [Načíst stav webu]. Při prvním použití se pochopitelně nic nenačte, při dalším se načte aktuální stav webové databáze. 1 4. Vyplňte informace o pokojích, které chcete na www zveřejnit, včetně cen za noc. Pokud chcete s anglickou mutací poptávkového formuláře zobrazovat ceny v EUR, musíte je zadat pro všechny nabízené typy pokojů. 5. Uložte nový stav tlačítkem [Zapsat na web]. 1 Weblink nepřebírá informace o pokojích z databáze. Můžete tedy zveřejnit zjednodušený ceník, přestože ve skutečnosti máte více podobných druhů pokojů. Také můžete na www stránkách nabízet mírně odlišný ceník.

Weblink 1 - poptávkový systém 10.3 128 Klientská část - používání Pokud je aktivní volba "Kontrolovat nové žádosti automaticky", bude Recepce stav kontrolovat v intervalu 20 minut. Na příchod nové žádosti budete upozorněni, ale vlastní stažení se automaticky neprovádí. 1. Otevřete agendu "Weblink" z nabídky {Otevři}. 2. na záložce "Webové požadavky" klepněte na tlačítko [Načíst z webu]. 3. Případné nové žádosti budou přidány na začátek tabulky. 4. Podle uvážení odmítněte (pomoci tlačítka Označit jako: [Odmítnutá]) ty žádosti, které na první pohled nejsou relevantní. 5. Skutečné žádosti zpracujte tak jako jakoukoli jinou poptávku, tzn. ověřte si ji, podle uvážení vytvořte rezervaci a následně zákazníkovi závazně potvrďte vč. konečné ceny a dalších podmínek. Poznámky, tipy: Pomocí akce můžete hromadně smazat vyřízené žádosti. e-mail můžete zájemci odeslat přímo z agendy Weblink (prostřednictvím standardního e-mailového klienta, např. MS Outlook). 11 Weblink 2 - rezervační systém Na rozdíl od poptávkového systému Weblink 1 spolupracuje Weblink 2 přímo s databází Recepce, a přijaté požadavky z www stránek se zapisují přímo do štaflí. Princip rezervačního systému Weblink 2 je následující: Do stránek hotelu se vloží rezervační formulář jako tzv. iframe; jeho obsah se načítá ze serveru hotelovysystem.eu (tento server byl zřízen právě pro účel provozování Weblinku) (konfigurace viz dále). Na tomto serveru se neukládají žádná data, slouží pouze jako můstek mezi Recepcí a stránkami hotelu. V recepci, resp. na některém počítači v lokální síti hotelu (obvykle na serveru, tj. počítači s daty programu Recepce R3) je nainstalována služba "ABX Recepce R3 - weblink 2 (minir3)" (dále jen minir3), která komunikuje zašifrovaným protokolem s webovou částí systému. tato služba musí běžet pořád, tj. počítač se nevypíná. Služba Weblink 2 je zřizována na žádost a za zřizovací poplatek. Provoz je zdarma, ale je vázán na úhradu zákaznické podpory (první rok je podpora zdarma). Weblink zapisuje pořízené rezervace přímo do databáze programu, s barevným odlišením od ručně pořízených rezervací. Weblink čerpá data o volných pokojích a jejich cenách z aktuální databáze, takže systém nabízí jen volné pokoje v aktuálních cenách dle platných cenových sezón. O přijetí požadavku je uživatel informován e-mailem a upozorněním přímo v aplikaci ABX Recepce. Demoverzi weblinku najdete zde: http://www.ab-x.cz/132-weblink_2_-_demoverze Některé parametry a také text konfirmačních e-mailů nelze uživatelsky nastavit. Jejich nastavení provedeme podle požadavků. 11.1 Instalace a konfigurace Podrobný popis instalace a konfigurace jak webové části, tak služby mini R3 obdržíte při zakoupení produktu Weblink 2. Konfigurace chování viz nastavení programu, část Recepce, kapitola Weblink 2. 11.2 Práce s přijatými rezervacemi V závislosti na konfiguraci se při přijetí rezervace ihned přidělí pokoj (pak se přijatá rezervace objeví ve štaflích), nebo je to naopak ponecháno až na obsluze programu. Pokud se pokoje ihned neblokují, může samozřejmě nastat situace, kdy je "přebukováno", tj. je přijato více pokojů, než je reálná kapacita hotelu či penzionu. Program v intervalu 10 minut kontroluje, zda nedorazil nový weblink požadavek, a pokud je nějaký zjištěn, pak zobrazí právě přihlášení obsluze upozornění. a) rezervace bez přiděleného pokoje

129 ABX Recepce R3 - informační systém pro ubytovací zařízení 1. Otevřete agendu Weblink 2 - odpovědí <Ano> na výše popsanou zprávu, nebo z nabídky {Otevři}: 2. Otevřete detail rezervace, kde: Zkontrolujte a případně doplňte údaje hosta (žadatele): Podle uvážení ověřte vhodným způsobem, např. telefonicky požadavek, a pokud je vše v pořádku, přidělte pokoj a označte rezervaci, jako "Přijatou recepcí": Výzva k přidělení pokoje se zobrazí i při jiných změnách účtu. Bez vybraného pokoje nelze označit rezervaci jako "Přijatou recepcí". Potvrzená rezervace s přiděleným pokojem se objeví ve štaflích jako kterákoli jiná, pořízená ručně. b) rezervace s automaticky přiděleným pokojem Weblink přiděluje pokoje ve stejném pořadí, ve kterém jsou seřazeny ve štaflích. Recepcí nepřijatá rezervace bude odlišena oranžovou barvou: S rezervací můžete pracovat stejně, jako s jakýmkoli jiným hotelovým účtem. I weblink rezervace s přiděleným pokojem jsou samozřejmě k dispozici i v agendě Weblink 2, kde je můžete otevřít a zpracovat výše uvedeným postupem. Odmítnutí weblink rezervace Rezervaci (např. s vadnými osobními údaji) můžete snadno odmítnout (smazat): a) tlačítkem v detailu rezervace po otevření z agendy Weblink 2 nebo ze štaflí:

Weblink 2 - rezervační systém 130 b) pravým tlačítkem myši ze štaflí: Pozor - pokud to povaha zamítnuté rezervace umožňuje či vyžaduje, zašlete objednavateli mu vhodný e-mail, nebo ho jiným dostupným způsobem informujte o zrušení požadavku. Systém neinformuje zákazníka automaticky! 12 SW podpora Kontakty Služby 12.1 Kontakty Adresa: ABX software s.r.o. Závodu míru 867/3a 360 17 Karlovy Vary e-mail: podpora@ab-x.cz www : www.ab-x.cz telefon: 353 561 986 (kancelář) technická podpora: 12.2 840 55 66 77, 353 034111 (v pracovní době) Služby Podpora uživatelů Našim zákazníkům poskytujeme podporu v režimu BASIC a PLUS. Prvních 12 měsíců od zakoupení programu zdarma v režimu BASIC V dalším období si lze podporu předplatit, vždy na aktuální kalendářní rok Podpora BASIC Podpora a konzultace e-mailem Telefonická podpora v pracovní dny od 9.00 do 17.00h Aktualizace (nové verze, upgrade) ke stažení, informace e-mailem Pomoc prostřednictvím vzdálené správy přes internet Přednostní vyřízení veškerých požadavků Podpora PLUS, navíc: