Karlovarská krajská nemocnice a.s. Bezručova 19, 360 66 Karlovy Vary IČ: 263 65 804 Označení dokumentu: 101/ 2012 Počet stran: 5 Počet příloh: 10 Verze: 1 Platnost od: 9.11.2012 Směrnice Personalistika 1. Účel Tato směrnice popisuje činnosti spojené se stabilizací personálu, jeho kvalifikaci a spokojenosti. Směrnice konkretizuje obecné postupy nezbytné při řízení personálního oddělení v souladu s jednotlivými ustanoveními Zákoníku práce, popřípadě zvláštních právních předpisů podle zvláštních podmínek u zaměstnavatele. Vztahuje se na všechny zaměstnance, včetně vedoucích zaměstnanců, kteří jsou v pracovním poměru se zaměstnavatelem na základě pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Její nedodržení je považováno za porušení povinností zaměstnance vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k jím vykonávané práci. 2. Personální plánování Personální plánování je jednou se základních činností vedoucího zaměstnance, jehož výsledkem je personální plán. Personální plán: Každé oddělení má schválený personální plán počtu personálu, který odpovídá požadavkům pojišťoven na personální vybavení pracoviště a potřebám jednotlivých oddělení. Kontrolu personálního plánu obsazenosti jednotlivých oddělení v souladu s požadavky na personální vybavení oddělení zajišťuje personální oddělení. Změny personálního plánu na následující rok se zdůvodněním, předkládá vedoucí zaměstnanec oddělení vždy do 31.10. aktuálního roku vedení společnosti, které změny posoudí a vydá konečné rozhodnutí. Schválený personální plán je k dispozici na personálním oddělení a dílčí plán je uložen u vedoucího zaměstnance příslušného úseku a oddělení. Požadavky na změny personálního plánu v průběhu roku budou povolovány jen ve výjimečných případech. Řádně zdůvodněné požadavky navrhuje vedoucí oddělení a schvaluje vedení společnosti. 3. Získávání zaměstnanců 3.1 K získávání zaměstnanců dochází Po změně organizační struktury, která vytvořila nové pracovní pozice. Při náhradě za odcházejícího zaměstnance. 3.2 Požadavek na obsazení pracovní pozice Vedoucí zaměstnanec předá požadavek na zveřejnění volného místa na úřadu práce, vydání inzerce apod. dopisem, nebo e-mailem personálnímu oddělení. Požadavek na obsazení pracovní pozice musí být vždy v souladu s personálním plánem, který je schválen vedením společnosti. Získávání zaměstnanců probíhá za pomoci těchto zdrojů: Databáze uchazečů. Inzerce na internetových stránkách KKN a.s. Inzerce na úřadu práce. Další zdroje (inzerce media, tisk, rozhlas). - 1 -
Zaměstnanec je vybrán: Výběrovým řízením. Na základě vstupního pohovoru mezi vedoucím oddělení a uchazečem. Je určen nejvhodnější uchazeč a o výsledku je informováno personální oddělení. Nevybraní uchazeči budou písemně nebo e-mailem informování personálním oddělením. Současně personální oddělení zajistí zrušení nabídky pracovního místa na úřadu práce, event. na webových stránkách KKN a.s. 4. Nástup zaměstnance Vedoucí oddělení vyplní pro nastupujícího zaměstnance formulář Personální změna a návrh mzdy. Schvalování se řídí Podpisovým řádem a přidělenými kompetencemi pracovníků při nástupu zaměstnance. Na základě Personální změny a návrhu mzdy personální oddělení: Informuje nastupujícího zaměstnance o povinnostech souvisejících s přijetím (sdělí termíny vstupního školení BOZP a PO, školení hygieny rukou a zaškolení v IT). Zaměstnanci předá tiskopis Žádost o vstupní prohlídku (nutno absolvovat nejpozději den před nástupem do zaměstnání) a osobní dotazník. Vyhotoví pracovní smlouvu a zajistí oprávněné podpisy. Přidělí osobní číslo. Seznámí zaměstnance s jeho právy a povinnostmi vyplývajícími z jeho pracovní smlouvy. Seznámí se mzdovým zařazením. Nejpozději v den nástupu předá personální oddělení nastupujícímu zaměstnanci pracovní smlouvu, další dokumenty týkající se nástupu do zaměstnání a jmenovku, objedná razítko, které mu po vyhotovení předá provozní oddělení. Vedoucí zaměstnanec provede kontrolu uzavřené pracovní smlouvy a dále: Dle dosaženého vzdělání přidělí nastupujícímu zaměstnanci kompetence k výkonu pracovní pozice dle platné legislativy. Předá zaměstnanci Náplň práce (1x zaměstnanec, 1x osobní složka na personálním oddělení, kopie vedoucí zaměstnanec). Vybaví dalšími potřebnými náležitostmi (osobní ochranné pomůcky, klíče.). Určí školitele (adaptační proces). 5. Náplně práce a kompetence Každý zaměstnanec musí mít jasně stanovené povinnosti, činnosti a kompetence. Ty jsou určovány na základě jeho vzdělání, specifických úkolů pracoviště a osobních znalostí a dovedností. Náplň práce vyhotovuje vedoucí zaměstnanec. Vypracovávají se vždy: Při nástupu zaměstnance. V případě postoupení zaměstnance v jeho profesním rozvoji a rozšíření jeho pravomocí (změna pracovní pozice, změna mzdové skupiny, změna pracoviště, změna kompetencí). Přidělené kompetence musí odpovídat Náplni práce a musí být aktuální a odpovídat skutečnosti. 6. Adaptační proces Účelem je zajištění rychlého, efektivního a bezproblémového začlení nových zaměstnanců do organizace, splnění povinností daných právní legislativou a bezproblémový chod jednotlivých oddělení. 6.1 K realizaci adaptačního procesu dochází vždy Při přechodu zaměstnance na jinou pracovní pozici, kdy charakter jeho nové práce se výrazně liší nebo přechází do jiné organizační jednotky. Každý nový nastupující zaměstnanec s výjimkou odborných ředitelů a generálního ředitele. Zdravotnický pracovník, který přerušil výkon povolání na dobu delší než dva roky (mateřská dovolená, rodičovská dovolená apod.). - 2 -
6.2 Průběh adaptačního procesu Vedoucí pracovník (primář, vrchní sestra, vedoucí oddělení) ihned po nástupu nového zaměstnance sestaví plán adaptačního procesu na formuláři Adaptační proces, určí školitele a seznámí účastníka adaptačního procesu s jeho průběhem a organizací. Školitel průběžně zaznamenává absolvování jednotlivých částí adaptačního procesu do formuláře Adaptační proces. Školitel může být pouze zaměstnanec: V lékařském úseku se specializací v daném oboru. V ošetřovatelském úseku s osvědčením k výkonu zdravotnického povolání bez odborného dohledu. U nezdravotnického zaměstnance s odbornou způsobilostí anebo praxí. Délka adaptačního procesu: Délka a rozsah adaptačního procesu je závislá na charakteru pracovní pozice zaměstnance a na znalostech, dovednostech a schopnostech konkrétního účastníka adaptačního procesu. Adaptační proces zdravotníků trvá 3 12 měsíců. Adaptační proces u zaměstnanců, kteří přerušili výkon povolání na dobu delší než 2 roky nebo přecházejí na jiné pracoviště a charakter jejich práce výrazně liší, trvá 2 6 měsíců. Adaptační proces u nezdravotnických pracovníků trvá zpravidla 3 měsíce. 6.3 Hodnocení adaptačního procesu Po ukončení adaptačního procesu školitel zaměstnance zhodnotí (zaměstnanec je hodnocen pouze v oblastech, které souvisí s výkonem práce). Vyplněný a podepsaný formulář Adaptační proces předá vedoucímu zaměstnanci oddělení. Součástí hodnocení adaptačního procesu může být Adaptační proces test. V případě negativního hodnocení zaměstnance v rámci adaptačního procesu, musí vedoucí zaměstnanec oddělení přijmout opatření ke zlepšení nevyhovujícího stavu (případné další doškolení, prodloužení adaptačního procesu, přeřazení na méně náročnou pracovní pozici ) nebo rozvázat se zaměstnancem pracovní poměr. 7. Hodnocení zaměstnanců Provádí se jednou ročně a je řešeno samostatně ve standardním pracovním postupu pro hodnotitele. 8. Povýšení / přestup zaměstnance ve společnosti Při změně funkce, úvazku, nákladového střediska, doby sjednání pracovního poměru, změny mzdy vyplní vedoucí zaměstnanec nejpozději týden před plánovanou změnou formulář Personální změna a návrh mzdy. Schvalování se řídí Podpisovým řádem a přidělenými kompetencemi zaměstnance při povýšení / přestupu. Na základě schváleného návrhu personální oddělení vyhotoví změnu pracovní smlouvy nebo změnu mzdového zařazení, zaznamená údaje do personálního softwaru a dokumenty založí do osobního spisu na personálním oddělení. Při změně pracovního místa je za předání agendy a pracovních pomůcek, které se váží k pracovnímu místu, zodpovědný nadřízený zaměstnanec. 9. Ukončení pracovního poměru Vedoucí zaměstnanec odesílá na personální oddělení výpověď zaměstnance nebo dohodu o ukončení pracovního poměru okamžitě po jejím obdržení. Všechny právní úkony a administrativu spojenou s ukončením pracovního poměru zajišťuje personální oddělení. Při ukončení pracovního poměru dohodou, sepisuje dohodu nadřízený zaměstnanec a předá zaměstnanci výstupní list. - 3 -
Personální oddělení vydá zaměstnanci: Potvrzení o zaměstnání. Potvrzení o výši průměrného výdělku. Pracovní posudek vydá přímý nadřízený zaměstnanec na jeho žádost. Povinnosti zaměstnance před ukončením pracovního poměru: Informovat svého nadřízeného o plnění rozpracovaných úkolů (rozpracované, nesplněné). V případě vedoucího zaměstnance, je jeho povinností předat nadřízenému zaměstnanci (generální ředitel, odborný ředitel, hlavní sestra) písemnou zprávu o rozpracovaných úkolech, způsobu předání a vedení oddělení. Podrobit se výstupní prohlídce. Odevzdat Výstupní list, který je řádně potvrzen odpovědnými zaměstnanci uvedených příslušných úseků nebo oddělení. Byla-li se zaměstnancem uzavřena Dohoda o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, bezprostředně nadřízený zaměstnanec zajistí provedení inventury. V případě dluhu zaměstnance vůči KKN a.s.: Se souhlasem zaměstnance bude provedena srážka ze mzdy. Je možnost splacení dluhu v hotovosti v pokladně příslušné nemocnice KKN a.s., zaměstnanec doloží doklad o zaplacení na personálním oddělení spolu s Výstupním listem. V případě, že zaměstnanec není schopen splatit dluh jednorázově, sepíše finanční účtárna se zaměstnancem dohodu o způsobu vyrovnání dluhu splátkový kalendář. 10. Povinné náležitosti osobní složky 10.1 Osobní složka na personálním oddělení obsahuje Personální změna. Osobní dotazník. Pracovní smlouva včetně dohod o jejích změnách a příslušných dodatků. Náplň práce. Doklady o dosaženém vzdělání a odborné kvalifikaci (osvědčení, certifikát, členství k ČLK.). Potvrzení o zaměstnání posledního zaměstnavatele, nahrazující doklad o evidenci na Úřadu práce. Výpis z Rejstříku trestů. Doklad o zdravotní způsobilosti originál vstupní prohlídky. Doklady potvrzující odbornou praxi. Potvrzený formulář O vstupním školení (BOZP, PO, hygiena rukou, informační technologie, nemocniční informační systém a systém kvality). Výměr poživatele důchodu. Doklad o snížení pracovní schopnosti. Mzdový výměr. Dohoda o srážkách ze mzdy. Záznam adaptačního procesu Dohoda o odpovědnosti, mlčenlivosti originál. Kvalifikační dohoda. Výstupní list. Potvrzení o zaměstnání, výdělku, dobách pracovní neschopnosti. 10.2 Povinné náležitosti osobní složky vedené u vedoucích zaměstnanců Kopie Náplně práce a originál dokladu o přidělených kompetencích. Zdravotní způsobilost aktuální zdravotní prohlídka s evidencí rizikové práce. Podrobný záznam o vstupním školení BOZP - originál. Záznam o periodickém proškolení BOZP, PO, hygieny rukou aktuální, platný. Záznam osobního hodnocení aktuální, platný. Dohoda o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách kopie. - 4 -
10.3 Nahlížení do osobní složky Nahlížet do osobní složky smí pouze osoba oprávněná (zaměstnanci personálního oddělení), zaměstnanec o němž je osobní složka vedena, nadřízený zaměstnanec. 11. Přílohy 1. SPP hodnotitele. 2. Formulář Personální změna. 3. Formulář Náplň práce. 4. Formulář Vstupní povinná školení. 5. Formulář Návrh mimořádné odměny. 6. Formulář Výstupní list. 7. Formulář Souhlas s vedlejší činností. 8. Formulář Adaptační proces formulář. 9. Formulář Osobní hodnocení zdravotníci a nezdravotníci. 10. Formulář Sebehodnocení zdravotníci a nezdravotníci. 12. Rozsah platnosti Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance KKN. 13. Použité zkratky BOZP - bezpečnost a ochrana zdraví při práci PO - požární ochrana KKN - Karlovarská krajská nemocnice ČLK - Česká lékařská komora SPP - standardní pracovní postup - 5 -