Příloha č. 2 - Shrnutí současného stavu Aktuální stav oběhu dokumentů je založen na správě dokumentů v aplikaci IS Moutlook, konkrétně v Modulu Výpravna. Tato aplikace slouží k centrální evidenci, třídění a vyhledávání dokumentů a záznamů o událostech vztažených ke konkrétním projektům a kontaktům a pro evidenci došlé a odeslané pošty v papírové podobě. Informační systém Moutlook nachází využití na všech pracovištích CRR ČR i jeho regionálních poboček, spolupracuje se sadou nástrojů MS Office, Adobe a interními aplikacemi. Podstatným rysem IS Moutlook je jeho dvoustupňový filtr pro vyhledávání položek. Modul Výpravna je výhradně využíván pro evidenci interní i externí došlé a odeslané pošty. Dříve byl tento modul využíván i pro evidenci došlých smluv a objednávek, což je v současné době nevyužito a je řešeno jiným procesním postupem. Do tohoto modulu IS Moutlook je správci pošty a zaměstnanci zaznamenáváno přijetí a odesílání zásilek. Doručené zásilky Pro evidenci a označování písemností - je v současné době využíván systém IS Moutlook. Ročně je na pracoviště CRR ČR doručeno cca 25 000 zásilek, které zahrnují faktury, smlouvy, doporučené zásilky, ostatní zásilky, ale i balíky a další druhy (viz Typy zpracovávaných dokumentů). výhodou evidence došlé pošty je, že nelze jednoznačně rozlišit objem doručené pošty, jelikož pošta přeposlaná na regionální pobočky podléhá další evidenci (přiřazení nového čísla vygenerovaného z IS Moutlook), čímž dochází ke dvojí evidenci přijaté pošty. Před zahájením samotné evidence je správce pošty povinen přezkoumat, zda doručené dokumenty jsou určeny pro CRR ČR. Správcem došlé pošty na centrálním pracovišti CRR ČR jsou pracovníci sekretariátu, v rámci regionálních pracovišť jsou to určené osoby. Veškeré došlé a doručené dokumenty, s výjimkou dokumentů doručených elektronicky a peněžité zásilky určené CRR ČR, se přijímají u správce pošty. O příchodu každého dokumentu (neeviduje se pošta nezávažného charakteru: letáky, reklamní nabídky apod.) provede správce pošty záznam v IS Moutlook tak, že je mu automaticky vygenerováno pořadové číslo jednací, ke kterému přiřadí způsob doručení a počet příloh. Číslo jednací je zapsáno správcem pošty na doručenou písemnost. Následně je doručená písemnost nakopírována. Kopie se zakládá do příslušného šanonu, originál se postupuje příslušnému útvaru nebo pracovníkovi k vyřízení nebo informaci. Obálka dokumentu se ponechává jako součást dokumentu ve výjimečných případech, jeli: zásilka doručována určenému původci do vlastních rukou, to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla určenému původci doručena (v případě výběrových řízení se obálka neotvírá, zapisuje se pouze datum a čas doručení), to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele. Správce pošty zaznamená v IS Moutlook informaci o předání dokumentu příslušnému zaměstnanci určenému k vyřízení. Na centrálním pracovišti CRR ČR se dokumenty v písemné podobě odebírají z uzamčených schránek umístěných na chodbě dle příslušných útvarů, na pobočky organizace je dokumentace dále distribuována prostřednictvím České pošty, PPL nebo osobně. Pokud zaměstnanec převezme jakékoli dokumenty osobně (např. na poradě, služební cestě apod.), odevzdá je bezprostředně po návratu na pracoviště správci pošty k jejich zaevidování do IS Moutlook, pokud to dokument vyžaduje. Písemnosti, které jsou doručeny na centrálu CRR ČR a jejich další řešení proběhne na pobočkách organizace, jsou sekretariátem odeslány dále na pobočky, které si po obdržení písemnost opět zaevidují jako došlý dokument pod svým novým vygenerovaným číslem jednacím. Zaměstnanec, který dostane dokument k vyřízení, musí dokument ve stanovených lhůtách vypořádat. Pokud vyřídí dokument jinou formou např. telefonickým rozhovorem nebo mailem, je odpovědný za provedení záznamu o této skutečnosti přímo na písemnost nebo připojení písemného záznamu k písemnosti. Záznam o provedení vyřízení písemnosti zaznamená zaměstnanec do IS Moutlook, kde je možné uložit poznámky a přílohy k evidenci pošty. Elektronickou poštu přijímají pracovníci určení v e-mailových adresách, evidence je prováděna v rámci jednotlivých počítačových stanic. V současné době zde není přímá návaznost evidence v IS Moutlook. Příjem a následně odesílání pošty pomocí Informačního systému datových schránek není v rámci organizace doposud využíváno, jelikož CRR ČR nebyla zatím datová schránka zřízena. Příloha č. 2 - Shrnutí současného stavu - 1 -
Podepisování dokumentů Podepisování písemností včetně použití otisku razítka vyplývá z Podpisového řádu a z pověření. Podpisové právo mají vedoucí zaměstnanci, kteří odpovídají v rámci organizace za vedení svěřeného útvaru, udává to popis jejich pracovního místa nebo pověření. Záznamy z operačních programů, které vypořádají zaměstnanci z útvaru finančního řízení programů EU, které podléhají podpisu generálního ředitele, předávají nebo odesílají na sekretariát generálního ředitele. Záznam o předání dokumentu k podpisu generálnímu řediteli zaznamená sekretariát do podpisové knihy. Odeslané zásilky Odesílanou korespondenci eviduje každý zaměstnanec v IS Moutlook. Tím je přiděleno dokumentu číslo jednací. Následně předá zaměstnanec připravený dokument správci pošty, který zajistí podpis generálního ředitele organizace, pokud je to vyžadováno, a následně jeho odeslání na uvedenou adresu. Odeslání potvrdí v IS Moutlook. Ročně je odesláno cca 12 000 zásilek. Zásilky odesílané z centrálního pracoviště jsou označeny frankovacím strojem (na pobočkách organizace zatím frankovací stroje nejsou). V případě elektronické pošty ukládá každý zaměstnanec korespondenci ve svém adresáři v Outlooku nebo ve svých podadresářích dle jednotlivých činností (projektů) nebo v papírové podobě ve složce, která se váže k danému projektu, popřípadě v obou formách. Korespondenci lze doručit adresátovi i osobní cestou, to však za předpokladu, že zaměstnanec provádějící doručení zajistí podepsání spisu, nebo průvodního listu ke spisu přejímající osobou. Doklad následně předá správci pošty k uložení. Evidence smluv a objednávek Evidence smluv a objednávek je vedena odděleně. V současné době jsou všechny požadavky na objednávky nebo návrhy smluv zpracovány jakýmkoliv zaměstnancem a uloženy na sdíleném disku organizace dle jednotlivých útvarů nebo poboček. Zároveň je žádajícím zaměstnancem objednávka požadavek vytištěna. Vytisknutou verzi objednávky - požadavku nechá zaměstnanec schválit svým nadřízeným nebo zastupujícím zaměstnancem a v naskenované podobě opět uloží do příslušné složky útvaru na sdílený disk organizace. Zaměstnanec, který objednávku - požadavek zpracoval, zašle na finanční účtárnu informační e-mail s odkazem na uložený dokument s žádostí o další zpracování. Finanční účetní zanese objednávku do IS Helios, přiřadí jí evidenční číslo, vytiskne, na druhou stranu objednávky nakopíruje schválenou objednávku od vedoucího zaměstnance (uloženou na Datovém úložišti) a nechá ji schválit vedoucím ekonomického útvaru nebo ředitelem organizace. Schválená objednávka je předána nebo odeslána na sekretariát, který objednávku orazítkuje a odešle na adresáta. Zároveň ji a zaeviduje jako odeslanou poštu v IS Moutlook. Schvalování a evidence smluv - před schválením musí být smlouva ještě přezkoumána a schválena právním zástupcem organizace. Následně je schválena vedoucím útvaru a vedoucím ekonomického útvaru. Finanční účetní přidělí evidenční číslo, které vygeneruje z IS Helios. Takto zpracovaná smlouva se předává na sekretariát organizace k podpisu generálnímu řediteli. Sekretariát následně smlouvu odešle poštou adresátovi. Adresátovi může být předáno i osobně. Sekretariát zanese do IS Moutlook záznam o odeslané nebo předané poště.po podpisu smlouvy adresátem a následném zpětném vrácení jednoho výtisku smlouvy (popř. více, je-li požadováno) odešle sekretariát k založení na finanční účtárnu, kde bude smlouva zaevidována do účetního systému. Všechny smlouvy podepsané všemi stranami jsou předávány vedoucímu ekonomickému útvaru, který má možnost umístit smlouvy na Datové úložiště. Ostatní zaměstnanci organizace mají právo ke čtení. Ukládání a zabezpečení dokumentů Vyřízený dokument předá zaměstnanec pověřený jeho vyřízením do centrální příruční registratury. Každá organizační jednotka má svoji vlastní centrální příruční registraturu. Dokumenty se v centrální příruční registratuře ukládají podle druhů a dle ročníků. Účetní dokumenty se ukládají odděleně. Písemnosti, které spolu souvisejí, se při ukládání řadí do samostatného spisu. Ostatní písemnosti se ukládají samostatně, a to podle potřeby vyřízení nebo vzniku vždy v jedné řadě v rámci každého spisu. Všichni zaměstnanci odpovídají za úplnost dokumentů předávaných k uložení a za správné označení a stanovení skartačních znaků (Spisový a skartační řád CRR). Dokumenty jsou v Centrální příruční registratuře každého útvaru/pobočky ukládány do doby jejich následného předání do Centrální spisovny. Centrální spisovna přebírá dokumenty z centrálních příručních registratur zpravidla 1x ročně na základě předávacích protokolů. Dokumenty přijaté do spisovny zapisuje zaměstnanec pověřený vedením spisovny do přírůstkové knihy spisovny. Všechny dokumenty přebírané do centrální spisovny musí být pověřeným zaměstnancem zkontrolovány z pohledu potřebných náležitostí při označování obalů a vyplnění štítků. Příloha č. 2 - Shrnutí současného stavu - 2 -
Skartace dokumentů Po uplynutí skartačních lhůt (zpravidla 1x ročně) provádí centrální spisovna, resp. pověření zaměstnanci skartačním řízením, které musí být provedeno pod dohledem skartační komise jmenované generálním ředitelem CRR ČR a ve spolupráci s Národním archivem, příp. MMR. Dokumenty lze předat k vyřazení až po vydání skartačního povolení Národním archivem, na jehož základě je vypracován zaměstnanci pověřenými vedením spisovny CRR ČR skartační protokol. Nahlížení a vypůjčování dokumentů Nahlížení a vypůjčování dokumentů ze spisovny se řídí Výpůjčním řádem spisovny. Zaměstnanci mohou nahlížet do dokumentů jen při plnění pracovních úkolů. Vypůjčování a nahlížení do dokumentů uložených ve spisovnách je dovoleno jen s povolením vedoucího organizační jednotky. Vypůjčení dokumentů ze spisovny zapíše správce spisovny do Výpůjční knihy a v případě půjčky mimo organizaci (podléhá schválení GŘ) ještě do formuláře Doklad o vydání dokumentu ze spisovny mimo organizaci. Správce spisovny musí nejméně 2x ročně překontrolovat zpětné vrácení zapůjčených dokumentů. Příloha č. 2 - Shrnutí současného stavu - 3 -
Workflow pohybu dokumentů Doručení Evidence a předání Vyřízení Uložení Likvidace/skartace Česká pošta Příjem dokumentu Přiřazení spisových a skartačních znaků Kurýrní služba Evidence dokumentu Založení do spisu Osobní doručení Distribuce dokumentu Evidence dokumentu PPL Elektronicky Vedoucí útvaru/ pobočky Konverze dokumentu? Vedoucí oddělení Konverze dokumentu? vždy Generální ředitel Vyřízení dokumentu SA MMR BK Uložení do centrální příruční registratury Předání do centrální spisovny? Vystavení předávacího protokolu Odpovědný zaměstnanec SF VZ Umístění spisu do centrální spisovny Stížnosti EÚ z.106 Uplynutí skartačních lhůt? Sledování termínu vyřízení VÚ Odeslání Skartační řízení? Osobní doručení Kurýrní služba Elektronicky Českou poštou PPL Sestavení skartační komise jmenuje GŘ a spolupracuje NA Předat do Národního archivu? Vystavení skartačního protokolu Vystavení předávacího protokolu Skartace Národní archiv Elektronická spisová služba CRR ČR Stránka 4
Odchozí pošta Vytvoření dokumentu Určení typu dokumentu SA MMR BK SF VZ Stížnosti EÚ z.106 Zápis z jednání Vnitřní předpis Interní dokument Ostatní FKSP Smlouva Základní dokumentace Personální agenda Veřejná zakázka Plná moc a pověření Zápis z jednání Korespondence Mzdová agenda PR a komunikace Zápis z jednání Personální agenda Plán Rozpočet Projekty technické asistence Programová dokumentace Vyúčtování žádostí o platbu Přiřazení čísla jednacího Je vyžadováno připomínkové řízení? Připomínkové řízení Ověření Je požadována kontrola vedoucího útvaru? Kontrola vedoucího útvaru Podpis GŘ Podpis Konverze? Konverze dokumentu Distribuce Určení způsobu odeslání Odeslání dokumentu Českou poštou Osobní doručení Kurýrní služba PPL Elektronicky Příloha č. 2 - Shrnutí současného stavu - 5 -
Typy zpracovávaných dokumentů a jejich životní cykly, způsoby a struktury organizace písemností V rámci CRR ČR se rozlišují dva druhy zpracovávaných dokumentů tištěné a elektronické, které se následně dělí na dokumenty vázající se k jejich původu na vlastní a cizí. Dle spisového a skartačního plánu CRR se v organizaci vyskytují následující typy dokumentů: Korespondence došlá, odeslaná pošta Zápisy z jednání a porad Dokumentace k veřejným zakázkám Základní dokumentace rozhodnutí ministra, zřizovací listina, výroční zprávy apod. Plné moci a pověření PR a komunikace Evidence PR aktivit, přehled přednášek, výstav, vlastní publikace apod. Spisová služba evidence razítek, čísel jednacích, podací archy a evidence došlé a odeslané pošty FKSP přehledy a plán čerpání Zaměstnanci, mzdová agenda evidence pracovní doby, plán odměn, dovolenky atd. Personální agenda osobní spisy zaměstnanců, popisy pracovních míst a další doklady vzniklé v průběhu pracovně právního vztahu Vnitřní předpisy směrnice a metodické pokyny pro řízení organizace, příkazy a provozní řády Informační a komunikační technologie servisní protokoly, předávací protokoly, certifikáty, evidenční listy apod. Projekty technické asistence programová dokumentace IOP, Cíl 3, OPTP Faktury Smlouvy Rozpočty Účetnictví a majetek účetní výkazy, interní doklady, inventarizace, záruční listy atd. Bankovní výpisy Pokladna pokladní doklady, valutová pokladna Pracovní cesty veškerá dokladová dokumentace Spisová služba - evidence přírůstkové knihy do spisovny, evidence výpůjček ze spisovny Správa, provoz a autoprovoz revize elektro-spotřebičů, pojistné události, CCS karty atd. Plány roční plán OIA/vyhodnocení, strategický plán/vyhodnocení Dokumentace IA Zahájení interního auditu, program interního auditu, Závěrečné zprávy z Interního auditu, monitoring nápravných opatření IA, Auditorský spis, konzultační činnost dle Standardů Dokumentace externích kontrol oznámení o zahájení externí kontroly/auditu, zprávy z externího šetření Vyúčtování žádosti o platbu Příkaz k převodu prostředků Rozhodnutí např. o krácení dotace Pověření k podpisům Programová dokumentace Ostatní znalecké posudky, nabídky, databáze dodavatelů a různé interní pracovní materiály Dokument se eviduje po celou dobu životního cyklu. Od příjmu, předání odpovědnému pracovníkovi za vyřízení, zpracování dokumentu, jeho uložení, až po jeho skartaci nebo předání do Národního archivu. Obecně lze rozdělit životní cykly dokumentů na: elektronické; analogové. závisle na způsobu jeho podoby (elektronická, analogová) je dokument evidován v IS Moutlook. Příloha č. 2 - Shrnutí současného stavu - 6 -
Řízení přístupu k dokumentům: je založeno na organizační struktuře organizace a odpovědností vyřizování dokumentů vyplývající z dané pozice, jejích kompetencí a pravidel stanovených v organizačních směrnicích a řádech. Jednotlivé přístupy v rámci IS jsou řízeny aplikací MITIS, jejíž prostřednictvím jsou jednotlivým zaměstnancům odpovědným pracovníkem přidělována přístupová práva do aplikací, které vyplývají z jejich kompetencí. MITIS je webová aplikace založená na platformě Silverlight a jejíž modul Identity managementů je využíván pro řízení přístupů zaměstnanců CRR ČR do jednotlivých aplikací. Tato aplikace řídí životní cyklus identity uživatele. Cyklus začíná nástupem zaměstnance do organizace, kdy mu jsou prostřednictvím aplikace zřízeny základní přístupy. V průběhu času uživatel může získat další nové přístupy a oprávnění, nebo o ně přichází. Přerušením nebo ukončením pracovního poměru mu jsou přístupy odebrány. Předpokládá se, že aplikace MITIS bude i nadále využívána pro přidělování přístupů a oprávnění i pro elektronickou spisovou službu. Současná minimální HW konfigurace klientských stanic: Procesor Intel 4, 2,6 MHz RAM 512 MB HDD PATA 120GB OS Windows XP SP3 a vyšší MS Office 2003 2010 Professional IE verze 8.0 a vyšší Příloha č. 2 - Shrnutí současného stavu - 7 -
Organizační diagram Generální ředitel Oddělení interního auditu Útvar řízení lidských zdrojů, informačních systémů a komunikace Útvar regionálních pracovišť Sekretariát Oddělení řízení lidských zdrojů Praha Oddělení informačních systémů Střední Čechy Útvar ekonomického řízení Severozápad Oddělení technické asistence Oddělení hospodářské správy Jihozápad Severovýchod Útvar řízení strukturálních fondů Cíl 1 a Cíl 2 Střední Morava Moravskoslezsko Jihovýchod + INFOBOD ČR-SR Útvar Evropské územní spolupráce Oddělení metodického řízení Oddělení administrace a kontroly projektů IOP a OPTP Oddělení metodického řízení JTS ČR-Polsko Oddělení administrace a kontroly projektů Útvar finančního řízení programů EU Útvar Enterprise Europe twork Oddělení administrace plateb Oddělení metodiky Příloha č. 2 - Shrnutí současného stavu - 8 -