2.16 Digitalizace archivu stavebního úřadu Úřad, kde bylo řešení aplikováno: Magistrát města Chomutova Strategickými partnery pro vytvoření projektu byli úředníci Stavebního úřadu magistrátu města Chomutova (dispoziční řešení, informační toky a zadání) a společnost HSI com, s. r. o., Plzeň (software na digitalizaci archivu). Popis řešení Z informací denního tisku jsou samozřejmě známy úřady, kde se digitální archivace používá. Tuto archivaci však většinou zajišťuje na základě objednávky jiná organizace než příslušný úřad. Tato varianta byla prověřována v rámci přípravy i na našem stavebním úřadu (dále jen StÚ), ale vzhledem k tomu, že po dobu zpracovávání archivovaných dokumentací je bylo nutno přemístit mimo fyzický archiv StÚ, který se tím stal nepřístupným, byla tato forma zpracování zamítnuta a bylo přistoupeno k řešení vytvořit vlastní pracoviště pro digitalizaci. Navíc dodavatelské zajištění digitalizace archivu stavebního úřadu se pohybuje v desítkách milionů korun. V našem projektu byla za spolupráce s úřadem práce dále využita možnost zaměstnat osoby, které jsou na trhu práce handicapované. Technické řešení digitalizace archivu našeho StÚ byla zadána společnosti HSI com Plzeň. Elektronický archivační systém e-arsys vznikl na základě poznatků z implementace elektronického archivačního systému zahraničního výrobce a na základě konkrétních požadavků projektového týmu složeného z pracovníků StÚ. Firma také zajistila příslušné technické vybavení. Projektový tým s ní spolupracuje i nadále, program je průběžně modifikován a aktualizován. Hlavním důvodem vzniku e-arsysu byla potřeba rychlého, snadno ovladatelného a přesto velmi výkonného systému, který navzdory své jednoduchosti obsahuje moderní algoritmy, jež usnadňují organizaci i tak rozsáhlých archivů, jako je archiv s několika miliony dokumentů. Jednou z velkých předností systému je jeho rychlá a snadná aplikovatelnost. Nezáleží na tom, zda jej v organizaci bude využívat jeden či stovky uživatelů. Je to intranetová aplikace, takže instalace probíhá jen na serveru. Systém není v žádném případě vázán na jednotlivé klientské stanice, ani na počet současně přihlášených uživatelů. Rychlost vyhledávání v archivu se pohybuje v průměru kolem 30 000 záznamů za sekundu. Další z hlavních výhod systému je bezpečnost uložených dat vždy vycházíme z nejmodernějších technologií, a proto i e-arsys obsahuje zabezpečení, které odpovídá aktuálním poznatkům o bezpečnosti. Elektronický archivační systém je pro správu informací nadmíru efektivní. Například archivace 1 milionu dokumentů o základní velikosti jednoho dokumentu 300 KB ve třech kopiích (z důvodu bezpečnosti) zabere pouze tři pevné disky jednoho PC. Oproti klasickému archivu jsou zřejmé úspory, jak v ušetřených nákladech na kancelářský papír, tak i na prostory. Snadná přenositelnost archivu, praktická bezúdržbovost systému, rychlost vyhledání požadovaných dat a on-line pří-
stup k dokumentům přináší magistrátu zisk v podobě ušetřených nákladů ve srovnání s klasickým archivem. e-arsys je učící se systém. O co jde? Znamená to, že s každým archivovaným dokumentem usnadňuje dalším uživatelům archivaci i vyhledání dokumentů, neboť jakmile je hodnota jednou zadána, systém ji nabídne k výběru a není tedy nutné ji zadávat znovu. Systém je určen pro malé, střední i velké úřady, které pracují s dokumenty. Tedy pro ty úřady, které potřebují bezpečně archivovat, třídit a vyhledávat, spojovat nebo kompletovat dokumenty, připojovat přílohy, případně dokumenty skartovat po uplynutí doby jejich platnosti, a to buď automaticky, nebo s výzvou. Důvod a cíle Zpracováváním fyzického archivu do digitální formy bylo sledováno a vyhodnocováno plnění těchto cílů: poskytovat v elektronické podobě maximum dostupných informací majitelům objektů, projektantům a dalším zainteresovaným osobám a orgánům; zajistit snadnou dostupnost informací a dat v kompetenci StÚ; dosahovat úspory času klientů i úředníků; zvýšit produktivitu práce úředníků; zkvalitnit atmosféru při obsluze klienta (nižší psychická zátěž obou stran); naplňovat principy efektivní správy (e-goverment); posílit multiplikační efekt daný úsporou času úředníka, doby pobytu klienta na úřadě, to vše s postupným přechodem na dálkový přístup klienta k údajům v archivu; snížit spotřebu papíru potřebného pro tištění dokumentů (předání na CD, dálkový přístup atp.); on-line přístup k dokumentům pro více oprávněných uživatelů současně; připravit se na digitalizaci dalších odborů; zamezit poškozování již archivovaných dokumentů jejich užíváním; využít pro naplňování digitálního archivu daty handicapované osoby. Implementace systému Implementace systému probíhala za úzké spolupráce dodavatele, pracovníků stavebního úřadu a pracovníků oddělení IT. Nasazení celého systému se uskutečnilo plynule podle předem odsouhlaseného harmonogramu. Z uvedených důvodů můžeme doporučit tento systém případným zájemcům z řad obecních, městských či magistrátních úřadů.
Jediná překážka, na kterou jsme společně s dodavatelem při implementaci narazili, byla úroveň znalostí pracovníků přijímaných z úřadu práce. Tito pracovníci musí být schopni obsluhovat kompletní linku, kde zajišťují práce od naskenování dokumentů až po jejich archivování v elektronické podobě. Toto jsme ale vyřešili intenzivním školením těchto pracovníků. Bylo však nutné zajistit i školení základů práce s PC, následně školení základních znalostí o operačním systému a schopností práce se skenerem, a pak teprve vlastní uživatelské školení pro práci s e-arsysem. Stručný harmonogram řešení: srpen 2004: zpracování projektu řešení; leden březen 2005: zpracování softwaru, konzultace se zpracovatelem; duben červenec 2005: dovybavení pracovišť, doladění a úprava softwaru; srpen listopad 2005: zaškolení personálu a zahájení provozu; prosinec 2005 dosud: provoz na dvou pracovištích ve dvousměnném provozu zajišťují celkem 4 pracovníci (2 osoby ZP + 2 absolventi). Nejvýznamnější výsledky 1. Byla vytvořena pracovní místa pro dva absolventy formou jednoročního působení podporovaného pracovním úřadem. 2. Pracoviště archivace jsme upravili tak, aby bylo možné zaměstnat osoby se změněnou pracovní schopností chráněná dílna (dva pracovníci). 3. Získali jsme dotaci z fondů EU ve výši 750 000 korun. V průběhu dosavadního využívání zaznamenal projektový tým tyto efekty: Filozofie systému vychází ze základního požadavku dostupnost informací pro každého. Pochopitelně je dostupnost řízena na úrovni přístupových kódů, takže lze rozlišit informace poskytované pracovníkům uvnitř úřadu a informace poskytované občanům, případně majitelům nemovitostí. Urychlil se přístup do archivované dokumentace bez nutnosti vyhledávání ve fyzickém archivu. Zásadně jsme zlepšili služby občanům a firmám poskytované StÚ (zrychlení přístupu k archivované dokumentaci, nabídka ucelených informací úředníkem z jednoho místa obsloužení z jedné ruky, možnost předání vyžádaných dokladů jak ve formě tištěné, tak na CD, popř. dálkově). Komplexní nabídka služeb pro zainteresované strany (pracoviště je vybaveno tiskárnami a kopírkami až do formátu A0 a plotterem). Podstatně jsme zrychlili podávání informací klientům StÚ. Je umožněn on-line přístup k dokumentu více oprávněným uživatelům současně, vč. úředníků.
Při vyhledávání potřebných informací není potřeba pracovat s originálem dokumentu, pracuje se s ním pouze virtuálně, na obrazovce počítače. Zatímco stálou manipulací s uloženými dokumenty narůstá riziko nenávratného zničení, uchovávaná archivní dokumentace je skutečně zajištěna proti dalšímu poškozování. Efektivně lze zamezit ochranu před neoprávněnou manipulací s dokumenty jsou nadefinována přístupová práva každému uživateli (do úrovně jednotlivých dokumentů). Dosáhli jsme bezpečnější formy uložení dat a kvalitnější správy dokumentů. Je zajištěno monitorování všech osob, které s dokumentem pracovaly. Vzhledem k velkému počtu ukládaných dokumentů jsou v současné době digitalizovány aktuální dokumenty, ty staršího data zadáváme postupně, jestliže na ně nové dokumenty navazují. Výsledky jsou měřitelné a každý měsíc se vyhodnocují, pracovní tým měsíčně zdigitalizuje 5 000 dokumentů. Dosáhli jsme snížení nákladů na údržbu archivu v papírové podobě (úspora papírových dokumentů) a čas úředníka, který pracuje s elektronickým spisem. Posilujeme rozvoj e-služeb, jsme schopni předávat podklady v elektronické podobě. Systém umožňuje neustálé rozšiřování archivovaných dokumentů, což s postupujícím vybavováním domácností výpočetní technikou nabízí další využití již vložených investic a zlepšení služeb pro občany. Systém umožňuje zaměstnávat handicapované osoby z evidence úřadu práce a vytvořit společensky účelná místa. Zaměstnanci pracují na dvě směny vždy po dvou. Nepřehlédnutelným výsledkem je skutečnost, že na Národní konferenci kvality ve veřejné správě získal magistrát města Chomutova za navržené řešení cenu ministerstva vnitra za inovaci v územní veřejné správě za rok 2006. Inovativnost a přenositelnost dobré praxe O tom, že se jedná o inovační řešení, není pochyb. V současné době se již řada úřadů a organizací veřejné správy snaží digitalizovat archivy. Výše popisované řešení však vyniká především komplexností nabídky včetně poskytování služeb všem zainteresovaným stranám. Dochází ke zjednodušení práce úředníka, ale i k lepšímu poskytování služeb občanům. V praxi to znamená např. pro občana přenos výkresů na elektronických nosičích, tvorbu koordinovaného stanoviska a vyjadřování dotčených orgánů pouze elektronicky, renovaci starých projektových dokumentů apod. Inovativnost vidíme i ve vytvoření pracoviště, kde se zaměstnávají handicapovaní.
Přenositelnost na ostatní organizace je dle našeho názoru dobrá; např. nabídka softwaru se pohybuje kolem 300 tis. Kč a v rámci projektu EU lze získat prostředky na lidské zdroje a vybavení podobně, jako je získal Magistrát města Chomutova. Příloha na CD: - schéma digitalizace a vyhledávání dokumentů Autor příspěvku: Ing. Theodor Sojka, tajemník, Magistrát města Chomutova, Statutární město Chomutov, Zborovská 4602, 430 28 Chomutov, tel. 474 637 240, e-mail: t.sojka@chomutov-mesto.cz