Poskytování a účtování cestovních náhrad Vnitřní předpis Domov mládeže a školní jídelna Pardubice Rožkova 331 530 02 Pardubice Č. j. VP-06/2013 Originál: Sekretariát Elektronická verze: Platnost od: 1.1.2013 Účinnost od: 1.1.2013 Platnost do: Box dokumentů Počet příloh: 1 1. Sazby cestovních náhrad pro platné období Zpracoval: Hana Krejcarová Dne: 22.2.2013 Podpis: Schválil: Mgr. Bc. Alena Krabcová Dne: 22.2.2013 Podpis: Předchozí úprava: Směrnice pro poskytování a účtování cestovních náhrad ze dne 22.12.2011 Interval revize: Hana Krejcarová v.r. Alena Krabcová v.r. rok 31.12.2013
OBSAH ČÁST PRVNÍ - ÚVODNÍ USTANOVENÍ... 3 Čl.1 Obecná ustanovení... 3 Čl.2 Předmět a rozsah úpravy... 3 ČÁST DRUHÁ - PRACOVNÍ CESTA... 4 Čl.3 Podmínky vzniku pracovní cesty... 4 Čl.4 Povolení pracovní cesty... 4 Čl.5 Náležitosti cestovních příkazů... 5 ČÁST TŘETÍ - CESTOVNÍ NÁHRADY... 5 Čl.6 Poskytování cestovních náhrad... 5 Čl.7 Výše stravného a jeho náhrady... 5 Čl.8 Náhrady jízdních výdajů za použití osobního silničního motorového vozidla při pracovních cestách... 6 Čl.9 Náhrada jízdních výdajů... 6 Čl.10 Náhrada za ubytování... 7 Čl.11 Náhrada nutných vedlejších výdajů... 7 Čl.12 Zálohy na předpokládané výdaje při pracovní cestě... 8 Čl.13 Předkládání dokladů k vyúčtování pracovní cesty... 8 Čl.14 Vyúčtování pracovní cesty ze strany zaměstnavatele... 8 ČÁST ČTVRTÁ - ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ... 8 Čl.15 Závěrečná ustanovení... 8 Čl.16 Platnost a účinnost... 9 PŘEHLED SAZEB CESTOVNÍCH NÁHRAD PRO ROK 2013... 10 2
Poskytování a účtování cestovních náhrad VNITŘNÍ PŘEDPIS ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ Čl.1 Obecná ustanovení (1) Tento vnitřní předpis upravuje poskytování cestovních náhrad v souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění (dále jen zákoník práce ), kterým se řídí povolování pracovních cest, náhrady výdajů souvisejících s pracovní cestou a jejich vyúčtování. (2) Vnitřní předpis je platný pro všechny zaměstnance organizace Domov mládeže a školní jídelna Pardubice. (3) Rozpětí výše sazeb stravného, výše sazeb základních náhrad za použití silničních motorových vozidel, a výše průměrných cen pohonných hmot jsou stanovovány prováděcí vyhláškou Ministerstva financí Českého republiky podle 189 zákoníku práce vždy na kalendářní rok s platností od 1. ledna. Čl.2 Předmět a rozsah úpravy (1) Vnitřní předpis upravuje podmínky vysílání zaměstnanců na pracovní cestu. Stanovuje způsob, formu a výši sazeb poskytování cestovních náhrad pracovní cesty. (2) Rozsah úpravy blíže specifikuje určení místa nástupu cesty, místa výkonu práce, doby trvání pracovní cesty, určení způsobu dopravy, případně přesčasové práce, výkon práce nad stanovenou pracovní dobu, ukončení pracovní cesty a další podmínky pracovní cesty. (3) Vymezuje zodpovědnost nadřízených osob za ekonomickou efektivitu a rentabilitu za jimi schválenou pracovní cestu. (4) Vnitřní předpis neupravuje poskytování cestovních náhrad pracovní cesty do zahraničí. Uplatnění těchto cestovních náhrad zaměstnancem budou poskytovány v rozsahu daném platnou legislativou. 3
ČÁST DRUHÁ PRACOVNÍ CESTA Čl.3 Podmínky vzniku pracovní cesty (1) Pracovní cestou je časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. (2) S vysláním na pracovní cestu musí zaměstnanec vyslovit souhlas. (3) Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. (4) Při vyslání zaměstnance na pracovní cestu přihlédne zaměstnavatel k oprávněným zájmům zaměstnance. (5) Zaměstnavatel předem určí podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování. (6) Místem nástupu a ukončení pracovní cesty se považuje, pokud nebude vedoucím zaměstnancem určeno jinak, sídlo organizace. Ve výjimečných případech může vedoucí zaměstnanec povolit zahájení pracovní cesty z místa bydliště zaměstnance. (7) Vedoucím zaměstnanec se rozumí ředitelka organizace, v případě její nepřítomnosti zástupce ředitelky. Čl.4 Povolení pracovní cesty (1) Zaměstnanec ve shodě se svým zaměstnavatelem požádá o povolení pracovní cesty. V žádosti zdůvodní nutnost vzniku pracovní cesty, přičemž uvede termín a předpokládanou délku pracovní cesty, způsob dopravy, poskytnutí stravy, spolucestující. (2) Při opakování pracovních cest během kalendářního měsíce, využije zaměstnance velký tiskopis příkazu k pracovní cestě a cesty naplánuje na celý měsíc dopředu. Vedoucí zaměstnanec povolí plán svým podpisem. Při změně plánu pracovních cest opraví zaměstnanec plán a opětovně jej předloží vedoucímu zaměstnanci ke schválení. (3) Plán pracovních cest bude uložen v sekretariátě organizace pro případnou kontrolu. (4) Po ukončení pracovní cesty a spolu s vyúčtováním cestovních náhrad podá zaměstnanec písemnou zprávu o realizované pracovní cestě. Od doložení písemné zprávy může být upuštěno jen se souhlasem vedoucího zaměstnance. 4
Čl.5 Náležitosti cestovních příkazů (1) Před samotným zahájením pracovní cesty vyplní zaměstnanec na formuláři cestovního příkazu následující údaje: a) Jméno a příjmení, bydliště b) Místo, datum a předpokládaná hodina počátku pracovní cesty c) Místo jednání d) Účel cesty e) Místo a datum předpokládaného ukončení pracovní cesty (2) V případě použití vozidla pro pracovní cestu bude zaměstnanec postupovat podle vnitřního předpisu organizace Užívání a provoz motorových vozidel. (3) Po vyplnění požadovaných informací podle odstavce 1 a 2, předloží tento formulář vedoucímu zaměstnanci ke schválení. ČÁST TŘETÍ CESTOVNÍ NÁHRADY Čl.6 Poskytování cestovních náhrad Podle 173 zákoníku práce přísluší zaměstnanci při pracovní cestě tyto náhrady: a) stravné v nárokové výši dle délky pracovní cesty v každém kalendářním dni konání pracovní cesty, b) náhrada prokázaných jízdních výdajů, c) náhrada prokázaných výdajů za ubytování, d) náhrada prokázaných vedlejších výdajů. Čl.7 Výše stravného a jeho náhrady (1) Za každý kalendářní den pracovní cesty se poskytne zaměstnanci stravné podle délky trvání pracovní cesty: a) trvá-li pracovní cesta 5 12 hodin, b) trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, c) trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. 5
(2) Bylo-li při náhradách stravného podle 176 zákoníku práce zaměstnanci během pracovní cesty bezplatně poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, stravné se zkrátí o: a) 70% stravného, trvá-li pracovní cesta 5 12 hodin, b) 35% stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 25% stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. (3) Bezplatně poskytnutou stravou se rozumí strava, kterou nehradí ze svých vlastních prostředků zaměstnanec (ani částečně), ale DM např. formou faktury. Za bezplatně poskytnutou stravu není považováno poskytnutí obvyklého pohoštění nebo občerstvení. Čl.8 Náhrady jízdních výdajů za použití osobního silničního motorového vozidla při pracovních cestách (1) Pracovní cesty za použití osobního silničního vozidla jsou schvalovány pouze v mimořádných případech, kdy nelze cestu uskutečnit služebním vozidlem nebo hromadnou dopravou. (2) Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec v souladu s 158 zákoníku práce dokladem o nákupu. Doklad o nákupu pohonné hmoty musí být opatřen datem konání pracovní cesty nebo datem dne předcházejícího dni konání pracovní cesty. Spotřebu pohonné hmoty vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě, uvedených v technickém průkazu použitého vozidla. (3) Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se vychází z ceny pohonné hmoty prokázané zaměstnancem. (4) Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítává se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. (5) Neprokáže-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty, použije se při výpočtu výše náhrady průměrná cena příslušné pohonné hmoty stanovená vyhláškou vydanou podle 189 zákoníku práce. Čl.9 Náhrada jízdních výdajů (1) Náhrada jízdného hromadnou dopravou dálkové přepravy je v souladu s 157 zákoníku práce poskytnuta na základě předložených jízdenek. Vyplacení náhrady za nedoloženou jízdenku za pracovní cestu je posuzováno individuálně. 6
(2) Použije-li zaměstnanec se souhlasem nadřízeného zaměstnance oprávněného povolovat pracovní cesty místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek včetně osobního silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého DM, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený dopravní prostředek. (3) Náhrada ostatních výdajů spojených s jízdními výdaji je poskytnuta na základě předloženého daňového dokladu (účtenka, doklad z parkovacího automatu apod.). (4) Náhradu jízdních výdajů za použití místní dopravy v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty (mimo obec, ve které má zaměstnanec sjednáno pravidelné pracoviště) poskytuje DM na základě prokázaných jízdních výdajů. (5) Náhrada jízdních výdajů za použití hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo pravidelného pracoviště, je poskytována ve výši odpovídající ceně jízdného platného v době konání pracovní cesty, aniž by výši jízdného musel zaměstnanec prokazovat. (6) Při pracovních cestách vlakem budou propláceny jízdenky 2. třídy u všech typů vlaků. V případě nemožnosti použití vlaku typu Eurocity, Intercity, Supercity, lze nad rámec 250 km jízdy v jednom směru použít 1. třídu běžného typu vlaku. Čl.10 Náhrada za ubytování (1) Náhrada za ubytování bude poskytnuta během pracovních cest, pokud bude volba ubytování v souladu s ekonomičností a pohodlností zaměstnance na pracovní cestě. (2) Cena za osobu a noc nepřesáhne v zařízeních hotelového typu 800,- Kč, není-li možné zajistit odpovídající ubytování do výše této ceny, může ve výjimečných případech nadřízený zaměstnanec povolit dražší ubytování. (3) Při nutnosti více zaměstnanců (semináře, porady, školení atd.) je ubytování zabezpečeno, pokud to složení zaměstnanců dovolí, ve dvoulůžkových pokojích. Čl.11 Náhrada nutných vedlejších výdajů (1) Výše nutných vedlejších výdajů je poskytnuta zaměstnanci v prokázané výši dokladem splňující náležitosti. (2) Pokud zaměstnanec DM neprokáže výši nutných vedlejších výdajů, poskytne mu DM v souladu s 164 zákoníku práce po posouzení nadřízeného zaměstnance oprávněného povolovat pracovní cesty náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklých v době a místě konání pracovní cesty. (3) Za nutné vedlejší výdaje se považují zejména parkovací lístky, vstupenky, lístky úschovny zavazadel aj. 7
Čl.12 Zálohy na předpokládané výdaje při pracovní cestě (1) V souladu s kolektivní smlouvou lze zaměstnanci na jeho žádost poskytnout v mimořádných případech zálohu na pracovní cestu. Zaměstnanec přiloží k žádosti rozpis předpokládaných výdajů, potvrzený zaměstnancem oprávněným povolovat pracovní cesty. (2) Zaměstnanec je povinen do 10 pracovních dní po ukončení pracovní cesty zálohu vyúčtovat. Zůstatek zálohy vrátí do pokladny nebo po dohodě odešle na účet DM. O zaslání zůstatku písemně vyrozumí odpovědnou osobu. Čl.13 Předkládání dokladů k vyúčtování pracovní cesty (1) Zaměstnanci jsou povinni předkládat doklady k vyúčtování pracovních cest za jeden kalendářní měsíc nadřízenému zaměstnanci do druhého dne v následujícím měsíci. (2) K vyúčtování pracovní cesty je používán formulář cestovního příkazu, v příloze zaměstnanec předkládá doklady uznatelné k vyúčtování (jízdenky, účtenky apod.) Čl.14 Vyúčtování pracovní cesty ze strany zaměstnavatele (1) Zaměstnavatel provede vyúčtování cestovních náhrad do 10 pracovních dnů po obdržení dokladů k vyúčtování. (2) Lhůta 10 pracovních dnů, kterou stanoví 183 odst. 5 zákoníku práce k uspokojení nároku zaměstnance, začne plynout dnem, který následuje po datu uvedeném na prezenčním razítku podatelny do dne předání příkazů k úhradě do banky nebo na pokladnu. (3) Náhrady cestovních výdajů budou zaměstnavatelem zaslány zaměstnanci na účet, který uvedl na cestovním příkazu. Pokud zaměstnanec účet neuvedl, proběhne tato úhrada na účet, na který je zaměstnanci zasílán plat. (4) Po dohodě se zaměstnancem bude proplacena náhrada cestovních výdajů v hotovosti na pokladně. ČÁST ČTVRTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Čl.15 Závěrečná ustanovení (1) Vedoucí zaměstnanci útvarů DM jsou povinni prokazatelným způsobem s tímto vnitřním předpisem seznámit své podřízené zaměstnance a zajistit jeho plnění. (2) Tento vnitřní předpis ruší směrnici DM ze dne 22. 12. 2011. 8
(3) Přílohou tohoto vnitřního předpisu je Přehled sazeb cestovních náhrad pro daný kalendářní rok. Čl.16 Platnost a účinnost Vnitřní předpis nabývá dnem platnosti vyhlášení s účinností od 1. ledna 2013. V Pardubicích dne 22. 2. 2013 Mgr. Bc. Alena Krabcová ředitelka 9
Příloha 1 Přehled sazeb cestovních náhrad pro rok 2013 PŘEHLED SAZEB CESTOVNÍCH NÁHRAD PRO ROK 2013 Ministerstvo práce a sociálních věcí České republiky stanoví podle 189 odst. 1 zákona 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění, provádějící vyhláškou č. 472/2012 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad: 1. Sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel Sazba základní náhrady za 1 km jízdy podle 157 odst. 4 zákoníku práce činí nejméně u a) jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč, b) osobních silničních motorových vozidel 3,60 Kč. 2. Stravné Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné podle 163 odst. 1 zákoníku práce nejméně ve výši a) 66 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 100 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 157 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. 3. Průměrná cena pohonných hmot Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty podle 158 odst. 3 věty třetí zákoníku práce činí: a) 36,10 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů, b) 38,60 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů, c) 36,50 Kč u motorové nafty V Pardubicích dne 22. 2. 2013 Mgr. Bc. Alena Krabcová ředitelka